Présentation Projet SDSI

Schéma Directeur des Systèmes d’Information

Information Systems Strategic Alignment (IS Master Plan)

Préparation CA du 11/10/2011

7 septembre 2011 F. Danel – G. Bonnet – Bertrand Moriceau

Présentation SDSI Préparation CA – 11 octobre 2011

• Pourquoi faire évoluer le SI ? -> Contexte

• Comment? -> Méthodologie

• D’où on part? -> Diagnostic

• Quoi? -> Objectifs

• Quand? -> Planning

• Combien? -> Aspects financiers

2Préparation CA - 7/10/2011

Pourquoi un Schéma Directeur?• Le SI actuel repose sur Agresso …

– Couverture partielle des besoins pour le siège (Finance, RH et Log) – Utilisateurs peu satisfaits– Pas utilisé sur le terrain

Besoin d’aller + loin RH, Log, Finance. ….Et Excel pour le reste (APR, Kit log, Reporting…)

• Contexte : – Forte évolution des volumes (Missions, collecte, nb d’écritures…)– De + en + exigeant et complexe– Demandes des Tiers (transparence et traçabilité)– Des processus souvent inadaptés ou incomplets– Une stratégie ACF-IN 2015 ambitieuse, nécessitant d’être pilotée

Nécessité de bâtir un SI capable d’accompagner ACF pour les défis présents et à venir

2010: Demande du DG au DAFSI.

3Bureau CA - 2 septembre 2011 3Préparation CA - 7/10/2011

Contexte – Organisation• Contexte:

– Dans le cadre de la mise en œuvre de la stratégie ACF-IN 2015, ACF-F a initié mi 2010 une démarche d’étude de ses Systèmes d’Information (SI) et de conception d’un Schéma Directeur des Systèmes d’Information (SDSI)

– Le périmètre concerne ACF-F. Le réseau ACF-IN a été consulté, les travaux de ACF-E ont inspiré la démarche

– Le projet SDSI est une étape préliminaire du projet de transformation du SI 2013-2015

• Organisation du projet SDSI

4Préparation CA - 7/10/2011 4

Participants Rôle Poste

François Danel Sponsor DG ACF-F

Gilles Bonnet Directeur de projet DAFSI

Bertrand Moriceau Chef de projet AMOA & MOE Consultant

Juan-Francisco Gomez Membre COPIL Responsable SI

Erland Egiziano Membre COPIL Directeur Logistique

Vincent Taillandier Membre COPIL Desk

Olivier Longué Membre COPIL DG ACF-E

Comment ? Méthodologie

• Démarche:– Phase 1: diagnostic, analyse de l’état initial Août à déc. 2010– Phase 2: définition des orientations et priorités, SI cible 2015 Q1 2011– Phase 3: recommandations, Roadmap 2011–2015, méthodologie

Q2 2011

• Périmètre: France + ouverture ACF Intl (Madrid)

• Entretiens – 46 personnes rencontrées au siège – 12 entretiens pays :

• Bengladesh• Burkina Faso

– Madrid : Déplacement les 16-17/11/2010, Londres (Fév. 2011), NY (Téléphone)

• Méthodologie– Analyse des process existants et de la pertinence SI actuel– Recueil des besoins pour SI Cible– Scénarios et arbitrage– Implication DG et COMDIR– Vision internationale portée par ACF-F

5Préparation CA - 7/10/2011

Diagnostic – Ce qui va bien

• Le SI Communication Développement est mature

• Les matériels informatiques sont à niveau, au siège et sur le terrain pour les besoins actuels

• Le Kit Log est harmonisé et déployé au niveau ACF-IN

« L’hébergement a permis de rattraper les meilleures pratiques actuelles »

« Tous les portables en missions préparés depuis le siège sont sur le même standard, avec Kaspersky comme antivirus »

« La version 4 du kit log sera forcément automatisée dans un logiciel unique » 

6Préparation CA - 7/10/2011

Diagnostic – Le SI est vieillissant et pas adaptable

• Le SI Finance ne permet pas un Reporting en temps réel (ré engineering complet)

• Les outils de partage de documents

sont manquants (Intranet)

• Le SI RH est disparate suivant les personnels (siège, expat, local, vivier)

• Les opérations n’ont pas d’outil pour gérer les projets humanitaires (projet GESPROH)

• L’organisation informatique est en retard pour accompagner le développement du SI (gouvernance SI, méthode, ressources, expertise)

• « la clôture est biannuelle et fastidieuse, les imports sont manuels»

• «Les APR mensuels sont longs à envoyer. Consolider les modifications est une perte de temps»

• «Le matricule d’un même salarié n’est pas le même s’il est expat. ou au siège»

• « Il n’y a plus d’outil pour anticiper les dates de remises de rapports bailleurs»«Les formats des rapports financiers bailleurs sont de plus en plus compliqués»« Il faudrait un outil de suivi des recommandations des audits et recos bailleurs»

• « Seule la maintenance est assurée, nous n’avons pas les moyens de répondre aux demandes de développements »

7Bureau CA - 2 septembre 2011 7Préparation CA - 7/10/2011

Quoi ? OBJECTIFS & ENJEUX

• Objectif de transformation du SI L’innovation technologique comme levier de la performance dans la lutte contre la faim.

• Objectif du SDSIRéaliser un Schéma Directeur des Systèmes d’Information (SDSI) à horizon 2013-2015, afin d’ aligner le Système d’Information ACF-F sur les besoins des Opérations et des fonctions support, dans le cadre de la Stratégie 2015.

• Enjeux: – Stratégie: accompagner la mise en œuvre de la stratégie ACF-F 2015– Efficacité : répondre aux besoins avec réactivité, améliorer la qualité des

programmes pour les bénéficiaires, optimiser les process– Efficience : optimiser les capacités d’action, partager les bonnes pratiques,

harmoniser et améliorer les processus, retour sur investissement – Traçabilité : informations, sécurité, redevabilité – Image : communiquer avec les donneurs et parties prenantes – Valeurs : Professionnalisme, transparence

Préparation CA v0 - 6/10/2011 8

QUOI? VISION SI Cible 2015• Axe Stratégique: utiliser le SI pour communiquer on-line, en temps réel avec les parties

prenantes, disposer d’un Reporting fiable selon des axes d’analyse définis, renforcer la qualité (automatiser le suivi des contrôles internes, tracer les incidents de sécurité, améliorer les performances des process).

• Axe Opérationnel: Mettre le SI au service du soutien aux bénéficiaires et renforcer la redevabilité pour les financeurs, maîtriser les BDD et statistiques pour contribuer à la recherche et au plaidoyer, automatiser la gestion des projets humanitaires, en prévisionnel, suivi harmonisé et reporting bénéficiaires, renforcer l’impact des programmes et améliorer la pertinence des actions et leur suivi qualité.

• Axe Support: contribuer à l’amélioration de la performance d’ACF par l’automatisation et l’intégration des process support Finance, Log, RH. Renforcer les compétences SI, pérenniser l’infrastructure ICT, mettre en place un help desk.

• Axe Transverse: mettre à disposition l’information on-line, de qualité et en temps réel, développer la capitalisation (Intranet, Record Management). Développer la gouvernance SI (bonnes pratiques SI, culture transverse), afin de préparer les conditions de réussite des projets de transformation SI.

9Bureau CA - 2 septembre 2011 9Préparation CA - 7/10/2011

QUOI? Axes de transformation

COMMUNICATION REPORTING

QUALITE CONTROLE

COMDEV GESTION PROJETS HUMANITAIRES RECHERCHE

MARKETING

GESTION CONTATS

SI RH SI LOG ERP FI

SUPPORT SI

INFRA. ICT

GESPROH BDD, StatIntranet v2

Axe Stratégique

Axe Opérationnel

Axe Support Axe Transverse

Préparation CA - 7/10/2011 10

QUOI? 5 Projets phares SI

• Projet phare 1: CAPITALISATION: Intranet v1 (2011) à Internet v4

• Support SI, Infrastructure et Gouvernance SI: pré-requis permanent pour accompagner la performance et la transformation SI

• Projet phare 2: GESPROH (gestion des projets humanitaires)

• Projets phares 3 à 5: Informatiser RH, LOG, ERP– ERP FIN: Réussir la transformation financière pour mieux piloter les

activités

– SI LOG: Automatisation nécessaire, projet trasnverse ACF-IN

– RH: fortes attentes, y compris at ACF-IN level (recrutement et gestion du vivier)

• REPORTING: Définir les axes d’analyse et priorités, automatiser

• Autres projets SI: harmonisation, bonnes pratiquesPréparation CA - 7/10/2011 11

QUAND? Planning SDSI

Préparation CA - 7/10/2011 12

Version 1.4 du 010911 2011 2012 2013 2014 2015

Axes Thèmes

COMMUNICATION

REPORTING

CONTRÔLE

QUALITE PROCESS

BDD STATS

GESPROH

INFOS BAILLEURS ON-LINE

QUALITE PROGRAMMES

ERP FI

SI LOG

SI RH

REFERENTIELS SI & SUPPORT SI

INFRASTRUCTURE ICT

CAPITALISATION

GOUVERNANCE SITRAN

S-

VERS

EST

RATE

GIQ

UE

OPE

RATI

ON

NEL

SUPP

ORT

Faisabilité ProjetConception Suivi

Approche financière

Bureau CA - 2 septembre 2011 13

Benchmark PWC 2010ACF-F dépense 1,5 M€ en 2010, soit 1.92 % du volume d’activitévs Référence Panel PWC: 3,08 % du volume activité en moyenne

RECURRENT• 1,5 M€ à 1,9 M€ à fonctionnalités constantes - Effet croissance de l’activité ACF-F (de 2011:96 M€ à 2015: 125 M€) - Ajouter l’impact des projets SI

INVESTISSEMENT SDSI• 7 M€ pour les projets SI sur 5 ans • Impact sur le récurrent en: - Besoins en évolution d’infrastructures - Récurrent post projets (maintenance)

COUT TOTAL du SI• Effet rattrapage et développement SI• 3,06 % des revenus en moyenne sur 5 ans

FINANCEMENT de la transformation SI

• ROI des projets fonctionnels

• Réduction fraude

• Réduction réclamations bailleurs

• Développement image

• Recherche de financements: - Mécénat de compétence? - Bailleurs?

13Préparation CA - 7/10/2011

Benchmark ONG

14Préparation CA v0 - 6/10/2011

ONG ACF-F ACF-E ACF-NY MSF CRF OXFAM CRIC HI MDM UCPA IUCN

SecteurMalnutrition Médical Médical /

diversFaim Médica

l Handicap

Médical

Loisir Conservation

nature

Descriptif

5 HQ dont 3 HQ OPE30 à 100M€

19 HQ dont 5 HQ OPE90 à 130M€

France1800 structures17000 salariés50000 bénévoles+- 1 MM€

750 M£ > 1 MM$

Lyon + X pays

Paris + X pays

? Genève+ 75 pays250 M€

SI Gestion

AGRESSOS/T paie, com/devSAGAEXCEL

NAVIGATORSAGAEXCEL

5 ERP HQ/ Pays

QUALIAC HYPERION + BOPaie PLEIADE (SOPRAH)

PS (Oracle)

NAVISION

QUALIACSAGA

SAP ?

SI OPE

ftp GESPRA2 M€/4 ans mécénat

- Log: SAGE/ LBCLogiciels métier

PS specific

Projets SI

SDSI 7 M€/ 4 ans

Attente ACF-FVolonté d’ERP en capitales

UNIFIELD Log+Fin / bases> 10 M€

• New Intranet : JALIOS• Etude d’un ERP• SIGMAH international

HELIOSLog+cash / Missions5 M£

New ERP > 20 M€

SIGMAH New NAVIGATOR

5 pays en 18 mois

La tendance est générale dans le secteur des ONG de l’utilisation des technologies et systèmes d’information comme levier de performance, en vue d’améliorer le professionnalisme et la transparence, en particulier afin de répondre aux exigences des bailleurs.

SDSI: analyse des risques et solutions

15Préparation CA v0 - 6/10/2011

Niveau de Prob.

%Risque

Facteur de risque

Actions de diminution (couverture des risques)

Responsable- Acteurs

Nature du risque

15 %J

Cadrage du périmètre fonctionnel

• Mettre en place un modèle de données centralisé avec un référent fort• Appliquer les critères de priorité définis

CACOMDIR

Go / No Go

15 % J

Cadrage du périmètre géographique

• Priorité Missions, avec test de déploiement SI terrain sur 1 à 2 projets à court terme• Amélioration des processus HQ <-> Missions• Coordination avec ACFIN, harmonisation des données à consolider

SponsorDP

Délai

10 % JQualité de l’étude et du chiffrage

• Faire un projet pilote• Mettre en place une méthodologie pragmatique• Analyser les impacts si avènement des risques

DPMOA

DélaiCoûtQualité

25% RManque de moyens humains

• Rattraper le retard de staffing • Développer la gouvernance SI

CA / DGCOMDIR/ DSI

DélaiQualité

10 % JChoix de solution (ERP ou briques SI, type d’appli..)

• Analyse technique et applicative, • Mise en place des meilleures pratiques: architecture SI et modèle de données fonctionnelles

COMDIRACF-INDSI

Coût

30% RDisponibilité des ressources

• Mobiliser les ressources, former les MOA dans chaque direction utilisatrice• Analyser annuellement le suivi du projet et ajuster

COMDIRDP / MOADSI

DélaiCoût

20% O

Rejet de la solution par les utilisateurs

• Mobiliser en amont, valoriser les attendus• Accompagnement au changement, help desk• Montrer l’exemple, faire simple pour initier le SI

COMDIRDPMOA

Délai Qualité