PRISE EN MAIN DE VOTRE SIFAC

DFI/DARCI 05/01/2011 Version1

1. Le vocabulaire

2. Lancer SIFAC

3. L’écran d’accueil et les principaux boutons utilisés

4. Les types de messages

5. L’utilisation des match codes

6. Les zones obligatoires

7. Les raccourcis

8. Les favoris

9. Importer et exporter ses favoris

10. Les listes personnelles

11. Paramétrages des options :

a. Saisie des décimaux

b. N’afficher que ses favoris

c. Ne plus limiter les recherches à 500 résultats

d. Afficher les pop-up

e. Augmenter la taille de la police

f. Afficher dans quelle transaction on se trouve

12. Paramétrage personnel

13. Fonction aide dans SIFAC

En cas de problème contacter l’adresse sifac@unistr a.fr

1. Le vocabulaire

Mandant : le mandant est la structure physique la plus élevée du système d’information. Un mandant est associé à un environnement technique.

Société : entité distincte pour laquelle des états financiers complets sont requis.

Périmètre analytique : il constitue un ensemble cohérent de règles et processus analytiques. Il s’agit d’une donnée structurante du domaine contrôle de gestion.

Périmètre financier : il constitue un ensemble cohérent de règles et processus budgétaires. Il s’agit d’une donnée structurante du domaine budgétaire.

Organisation d’achat : elle correspond à l’entité habilitée juridiquement à passer les commandes.

Divisions : elles permettent de gérer les secteurs d’activités (secteur de la TVA). Le choix de la division dérivera automatiquement les codes de TVA.

Agence commerciale : chaque UB (centre financier de niveau 2 dans SIFAC) est modélisée par une agence commerciale, ce niveau de regroupement permet de gérer le reporting dans le module des ventes.

Centre financier : unité au sein de laquelle le budget est mis en place et potentiellement exécuté. Le centre financier traduit la structure de l’établissement en unités budgétaires et centres de responsabilité.

Domaine fonctionnel : la nomenclature de gestion (Destinations LOLF).

Compte budgétaire : comptes représentant les natures de dépenses et de recettes en comptabilitébudgétaire. Ils sont un regroupement des comptes comptables.

Fonds : définit l’origine des fonds (DGF, CPER, Contrat quadriennal, contrats, droits d’inscription…).

Centre de coût : collecteur des dépenses et outil de comptabilité analytique.

Centres de profit : collecteur de recettes.

OTP : Organigramme Technique de Projet, « coque » contenant des éléments d’OTP (e-OTP) sous forme hiérarchisée pour modéliser un projet, une convention, un colloque une opération de travaux. Un OTP permet un suivi budgétaire précis et pluriannuel d’une opération. Le Contrat quadriennal, le CPER et quelques conventions sont suivis à l’aide d’OTP.

e-OTP : élément d’OTP. Les recettes et dépenses d’une convention sont imputées sur un e-OTP.

Programme de financement (PFI) : enveloppe budgétaire pour conventions/opérations. Le nom du PFI doit reprendre les 8 premiers caractères de l’e-OTP pour être lié à celui-ci.

2. Lancer SIFAC

a. Par l’ENT

Mode opératoire disponible sur l’ENT, onglet Application des gestion puis SIFAC

LANCER SIFAC : DOUBLE CLIQUER SUR SAP LOGON

SIFAC PRODUCTION UDS : ce système est la base réelle de travail de l’Université.

Cliquer sur

b. Par le bureau

3. L’écran d’accueil et les principaux boutons utilisés

Zone de saisie des transactions

Arborescence et accès aux transactions SIFAC

Barre d’outils spécifiques

Barre de titre

Barre de menu

Barre d’outils standard

Permet d’afficher ou de masquer certaines informations comme l’utilisateur, la transaction,...

Ouvrir une nouvelle sessionSession

Modifier favoris

Supprimer favoris

Ajouter aux favoris

SAP Business Workplace (messagerie SIFAC)

Menu SAP (Standard)

Menu utilisateur (liste des rôles)

Déplacer les favoris vers le bas

Déplacer les favoris vers le haut

Création

Afficher autre document

Afficher/modifier document

Contrôler la cohérence des saisies

Modifier document

Afficher document

Annuler

Valider

4. Les types de messages

Alerte : le système prévient qu’une erreur éventuelle de saisie est intervenue. Vérifier que le champ concerné est correctement renseigné. Possibilité de poursuivre en appuyant sur la touche Entrée (message non bloquant).

Information : icône permettant d’assister ou d’informer l’utilisateur. Ces messages ne requièrent aucune intervention.

Erreur : une entrée incorrecte bloque le système. Il faut modifier le champ mal renseigné

5. L’utilisation des match codes

Les match-codes permettent d’afficher une liste de choix.

Placer votre curseur sur une cellule, si c’est un champ avec match-code, il apparaîtra avec l’aspect suivant:

Cliquez sur l’icône En fonction du champ sélectionné, une fenêtre s’affichera avec des critères de recherche:

Le symbole «*» permet de remplacer un ou plusieurs caractères que vous ne connaissez pas. Attention un espace est considéré comme caractère.Taper sur Entrée ou cliquer sur

Sélectionner la ligne de votre choix puis double cliquer (ou taper sur Entrée ou cliquer sur la coche verte).

6. Les zones obligatoires

Dans SIFAC les zones obligatoires sont reconnaissables par le symbole suivant :

Exemple dans la transaction VA01 création d’une commande de vente

La zone «de commande client» est une zone obligatoire

7. Les raccourcis

Certains raccourcis clavier permettent de ne pas utiliser la souris, certains ne fonctionnent pas dans toutes les transactions.Les principaux sont les suivants :

Lancer une transaction dans une autre fenêtre/O+code transaction

Lancer une transaction depuis une autre transaction/N+code transaction

Retourner à l’écran d’accueil/N

Ouvrir une nouvelle fenêtre /O

CTRL + SSauvegarder

F8Exécuter

CTRL + FRechercher

CTRL + PImprimer

F12Interrompre

MAJ + F3Terminer

F3Retour

F1Aide

RaccourciObjet

Un très grand nombre de raccourcis sont accessibles à chaque écran. Pour les connaitre, il suffit de sélectionner les menus de la barre d’états.

8. Les favoris

Pour une transaction fréquemment utilisée, il est pratique de l’enregistrer dans les transactions favorites afin d’y accéder rapidement.

a. Créer un dossier dans les favoris

Au niveau de la page d’accueil, dans la barre de menu cliquer

Sélectionner « Ajouter dossier ».

Saisir le nom du dossier. Valider

b. Ajouter dans un dossier une transaction à partir de l’arborescence

Rechercher dans l’arborescence la transaction souhaitée.Sélectionner la transaction.

Tenir appuyé le clic gauche de la souris.

Glisser la transaction jusqu’au dossier DEPENSES.

c. Ajouter dans un dossier une transaction connue

Se positionner sur le dossier où doit apparaître la transaction.

Cliquer sur le menu « Favoris ».

Sélectionner « Ajouter transaction ».

Saisir le code de transaction.

Valider

d. Modifier favoris

Se positionner sur la transaction àmodifier.

Cliquer sur « Favoris ».

Sélectionner « Modifier ».

Modifier le texte de la transaction.

Valider

La modification est effectuée.

e. Supprimer un favori ou un dossier

Sélectionner la transaction à supprimer.

Cliquer sur

La transaction est supprimée.

9. Importer et exporter ses favoris

a. Exporter une liste de favoris SIFAC

Vous avez la possibilité dans SIFAC d’exporter le dossier « favoris » pour les installer sur un autre poste utilisateur

Indiquez l’endroit de la sauvegarder et donner un nom à votre fichier puis cliquez sur

b. Importer une liste de favoris SIFAC

Recherchez le fichier des favoris àimporter sur le nouveau poste puis

Trier : ajoute et trie par ordre alphabétiqueAjouter : Ajoute simplement

10. Les listes personnelles

Lorsqu’on recherche une valeur via le « match code » il y a beaucoup de valeur pour lesquelles vous n’êtes pas concerné. Il est possible de se créer une liste personnelle avec seulement les valeurs utiles. Prenons l’exemple des codes d’imputations dans la transaction ME21N

Avant :

On remarque que de nombreux codes sont inutiles pour l’université.

Nous allons donc créer notre liste personnelle de codes d’imputation.

Pour cela il suffit de se positionner sur la valeur concernéet de cliquer sur

Cependant il est possible de retourner sur la liste entière en cliquant sur

Pour afficher l’ensemble des données de la liste cliquer sur

Après :

11. Paramétrages des options

a. Saisie des décimaux

Dans SIFAC il est possible de choisir comment on souhaite saisir les nombres décimaux, soit avec un « . » ou une « , ». Pour cela allez dans données utilisateurs :

Puis dans l’onglet Constante, vous avez le choix entre 3 formats :

Par défaut la Direction Informatique a paramétré l’ensemble des utilisateurs en 1,234, 567.89

b. N’afficher que ses favoris

Dans un souci de clarté, vous avez la possibilité de n’afficher que vos favoris dans le menu de la page d’accueil. En effet vous pouvez décider de masquer le menu SAP. Pour cela allez dans les autres fonctions, puis options :

Puis cocher la case suivante : En cochant cette case vous n’afficherez pas les codes des transactions, mais seulement ce à quoi elles servent.

Pour afficher les codes des transactions avec les noms vous devez également cocher pour avoir le résultat suivant :

c. Ne plus limiter les recherches à 500 résultats

Vous avez la possibilité d’augmenter le nombre de résultat maximum retournépar une recherche (par défaut 500 résultats). Pour cela cliquez sur Aide, puis Option :

Ensuite dans l’onglet Aide F4, remplacez le nombre maximum d’occurrences à afficher par 9999 par exemple (nombre maxi)

d. Afficher les pop-up

Pour que les différents messages d’avertissements, d’erreurs ou autres s’affichent clairement à l’écran, il faut activer les pops up. Pour cela cliquez sur Options… via le bouton suivant :

Ensuite, il faut cocher les 3 cases suivantes :

e. Augmenter la taille de la police

Il est en effet possible d’augmenter la taille de la police, il faut pour cela cliquez sur Nouveau design visuel via le bouton suivant :

Ensuite dans l’onglet généralité, il suffit d’augmenter le pourcentage de la police :

Il faudra cependant redémarrer Sifac pour que la modification soit effective.

f. Afficher dans quelle transaction on se trouve

Pour une meilleure visibilité et savoir dans quel écran de transaction on se trouve, il est possible d’afficher le code de transaction, pour cela dérouler le petit bandeau en bas à droite de l’écran et cocher transaction :

12. Valeurs par défaut

Lors d’une commande, il est possible de renseigner certaines valeurs par défaut. Par exemple dans la transaction ME21N, il suffit de cliquer sur le bouton suivant :

Puis dans l’onglet Valeurs par défaut, de nombreux choix s’offrent à vous :

Valeurs par défaut pour l’en-tête

Valeurs par défaut pour les lignes de postes

Possibilité de rajouter des zones non présentes dans les onglets

13. Fonction aide dans SIFAC

Pour avoir des informations sur une cellule, il suffit de positionner votre curseur et appuyer sur F1.

Exemple dans la barre de saisie des transactions :