PRO… · La note administrative et la note de synthèse Points communs et différences Une épreuve écrite de synthèse est au programme de la majeure partie

2PROnote administrative,note de synthèse

Jérôme Duez

e f f i c a c i t é p r o f e s s i o n n e l l ev ie pro fess ionnel le

2006•03•Note de synthèse 3/09/07 9:33 Page 2

Note administrative,note de synthèse

COLLECTION LES « PRATIQUES DEMOS »

Jérôme Duez

Les Éditions DEMOS20 rue de l’Arcade 75008 Paris


Introduction :La note administrative et la note de synthèse 7

1re PARTIE :MÉTHODOLOGIE COMMUNE AUX DEUX ÉPREUVES P 11

� Les étapes préalables à l’épreuve • La gestion du temps � Lestrois questions clés � La prise de contact • La lecture du sujet • La liste des documents • Le survol du dossier • Le choix de l’ordrede lecture et du document pivot � La prise de notes • La gestionde l’espace • Différentes pratiques de prise de notes • Le repéragenumérique • La prise de notes directe • Les notes planifiées � Classement thématique des notes • Formulation des repères • Regroupement des notes � Introduction au plan • Spécificité duconcours • Premiers questionnements • Le schéma heuristique � La rédaction � Présentation de la copie

2e PARTIE :LA NOTE ADMINISTRATIVE 49

�Définition � La présentation • L’en-tête • Le nombre des parties• La présence de titres et de sous-titres � Le plan • La structurede l’introduction • Le paragraphe de transition et la conclusion �La «touche» supplémentaire: la proposition ou la sensibilisation� Le ton de la rédaction � Épreuve de note administrative � Corrigé par étapes • Prise de contact • Après survol du dossier• Prise de notes • Regroupement des notes et conception du plan� Corrigé

S O M M A I R E


3e PARTIE :LA NOTE DE SYNTHÈSE 107

�Définition � La présentation • L’en-tête • Le nombre des parties• La présence de titres et de sous-titres • Citations et références� Le plan – La problématique • La problématique • La structurede la note � Le ton juste – un devoir d’objectivité � Épreuve denote de synthèse � Corrigé par étapes • Prise de contact • Prisede notes • Réflexions sur la problématique et le plan • Regroupementdes notes � Corrigé

4e PARTIE : 1 DOSSIER POUR 3 ÉPREUVES 157

� Introduction aux corrigés • Découverte du dossier • Documentspris en compte • Les plans �Corrigé du sujet1: Note administrative� Corrigé du sujet 2 : Note de synthèse � Corrigé du sujet 3 : Notede synthèse et note administrative

Conclusion 207



La note administrative et la note de synthèse

Points communs et différences

Une épreuve écrite de synthèse est au programme de la majeure partiedes concours administratifs de catégories B et A. Qu’elle s’intitule noteadministrative ou note de synthèse, il s’agit pour le candidat de dégagerles grandes lignes d’un sujet, sous la forme d’un texte de 4 à 6 pages, àpartir d’un nombre variable de documents (une liasse de 10 à 50 pages) etsous la contrainte d’un énoncé. Le candidat doit reprendre les argumentsqu’il a lus, sans faire appel à son savoir ; seuls sa méthode et son bon senssont sollicités. Pour ce faire, il doit effectuer un « recoupement » desdifférents documents. En effet, par définition, le devoir de synthèse n’estni le résumé d’un texte ni une suite de résumés, mais la combinaison deplusieurs textes en un tout cohérent. Note administrative et note de synthèseprocèdent donc du même principe. En revanche, leurs définitions diffèrent :• la note administrative aborde des modalités. Nous répondons à la

question : comment faire fonctionner (ou améliorer) tel dispositif ?(Exemples : les modalités d’application d’une loi relative au droit d’asile ;le fonctionnement du dispositif de limitation des véhicules en cas de picde pollution ; la marche à suivre pour répondre à tel problème; etc.)L’épreuve implique une mise en situation: on répond au sujet commeon le ferait en situation professionnelle. C’est pourquoi on dit de la noteadministrative qu’elle est une aide à la décision, ou une aide aufonctionnement ;

• la note de synthèse aborde un problème de fond. Nous répondons à laquestion: quelle est la situation actuelle à propos de tel sujet? (Exemples:la situation des demandeurs d’asile en France; la pollution dans lesgrandes agglomérations; le travail en France, etc.) Il s’agit donc d’apporterun éclairage sur le sujet, sans mise en situation particulière.

Certains sujets peuvent semer le doute quant à la nature de l’épreuve. Parexemple, lorsqu’il est demandé: décrivez-nous les modalités de mise enplace de tel dispositif et les difficultés qui en résultent. S’agit-il d’une note

I N T R O D U C T I O N


administrative, étant donné que l’on évoque des modalités, ou d’une notede synthèse, étant donné que l’on doit également couvrir les difficultés,donc décrire une situation? Il nous est demandé de créer un parallèle entreun règlement et une situation. Par conséquent, nous portons un regardglobal sur le sujet : il s’agit bien d’une note de synthèse, laquelle abordeen partie une dimension administrative.Autre sujet pouvant semer le doute : décrivez l’évolution réglementairerelative à tel sujet. Le dossier d’une telle épreuve étant principalementcomposé de documents administratifs, certains pourraient voir là uneépreuve de note administrative ; or décrire une évolution réglementaire nereprésente pas une aide au fonctionnement ou à la décision, mais un simpleéclairage. Par conséquent, il s’agit théoriquement d’une note de synthèse;mais la nuance étant faible, on peut rencontrer ce type de sujet aux deuxépreuves.

La note administrative se limite exclusivement à la procédure, tandis quela note de synthèse exige un effort supplémentaire d’analyse pour mettreen rapport la procédure et les problèmes qui contrecarrent cette procédure,ou qui la génèrent. À cause de ce supplément d’effort, la note de synthèse,plus souvent réservée aux concours de catégorie A, est considérée commeune épreuve plus difficile que celle de la note administrative.

Enquêtez sur la nature de l’épreuve

Note de synthèse et note administrative sont également appelées « notessur dossier », à ne pas confondre avec la « note avec dossier ». Cettedernière est une épreuve de culture générale où le dossier (souvent épaisd’environ 150 pages) aide le candidat à répondre à deux ou trois questions,sous forme de dissertation. L’épreuve de note avec dossier peut égalementexiger du candidat qu’il classe et dépouille le dossier, puis le joigne, ainsirangé, à sa dissertation. Le présent ouvrage ne traitera pas de la note avecdossier, dont la nature et la méthode sont différentes du devoir de synthèse.

Il arrive que les programmes d’examens manquent de clarté sur la natureprécise de l’épreuve. Il n’est pas rare d’annoncer une épreuve de note desynthèse, alors que le sujet est celui d’une note administrative, voire d’unenote avec dossier ! Il serait dommage de se préparer à la mauvaise épreuve!Donc, vous avez tout intérêt à enquêter : par exemple en obtenant les sujetsdes concours précédents.

NOTE ADMINISTRATIVE, NOTE DE SYNTHÈSE8


Les attentes du jury

La majorité des concours de la fonction publique ne comportent que deuxépreuves : l’épreuve écrite éliminatoire, suivie d’une épreuve orale pour lasélection finale. Chacune est si lourde de sens qu’il n’est pas nécessaired’en rajouter pour se faire une opinion du candidat. Son devoir de synthèserévèle beaucoup de sa personnalité et de ses compétences. En le lisant,un juré peut apprécier son aisance à rédiger et ses qualités en français, sacompréhension de la commande (le respect du sujet), sa méthode (conditionabsolue de réussite), mais également son sens des priorités (la sélectiondes arguments, la qualité du plan), sa fiabilité (un rendu fidèle des proposd’origine, l’absence de contresens), son sens de l’initiative et desresponsabilités (surtout pour la note administrative, où le candidat doit semettre « dans la peau » d’un fonctionnaire de catégorie B ou A et s’exprimeren conséquence). Lorsqu’il s’agit d’une épreuve de note de synthèse, lejuré peut aussi juger la pertinence de l’analyse, révélée par le choix de laproblématique soulevée. Autant de critères permettant au juré de répondreà la question essentielle et décisive : ai-je envie de travailler avec cettepersonne?

Invitation à l’entraînement

L’épreuve de synthèse exige donc que l’on ait intégré un nombre importantde connaissances et de compétences pour être remportée. La méthodologieexposée dans cet ouvrage est à considérer par le candidat au concourscomme le point de départ d’un entraînement intensif de plusieurs semaines,voire de plusieurs mois. Sachez que le pourcentage de réussite est supérieurdans les concours externes de catégorie A, car les candidats sont souventd’anciens étudiants rompus aux épreuves d’examens et à l’entraînement,alors que beaucoup de candidats aux concours externes de catégorie B seretrouvent pour la première fois dans ce contexte particulier et n’ont passu se préparer en conséquence. L’entraînement est à estimer au plus hautpoint. Il ne suffit pas de parcourir le manuel ou de suivre quelques joursde formation; il faut se plonger dans cette matière comme on plonge dansl’aventure, et vivre dedans quelque temps.

L’aventure peut s’avérer passionnante, pour qui aime partir à la recherchede sens et à la recherche de clarté. Découvrir un sujet à partir de sourcesvariées, cerner rapidement ce sujet en repérant ses axes principauxdisséminés dans plusieurs textes, communiquer ensuite ce que l’on a

INTRODUCTION 9


compris dans un style clair et concis, telles sont les compétences visées.Les acquérir en vue de remporter le concours peut être, chemin faisant,un enrichissement personnel important.

* * *

L’épreuve de synthèse est divisée en quatre étapes :1 • la « prise de contact » (lecture du sujet et de la liste des documents,

survol du dossier) ;2 • la prise de notes ;3 • le plan;4 • la rédaction.

La première partie de l’ouvrage est consacrée à la note administrative età la note de synthèse, et plus précisément aux étapes 1, 2 et 4.La 2e partie, consacrée à la note administrative, et la 3e partie, consacréeà la note de synthèse, abordent l’étape du plan ainsi que d’autres pointsde méthodologie spécifiques à chaque type d’épreuve. De plus, ces parties2 et 3 proposent chacune un sujet d’épreuve suivi d’un corrigé présenté« étape par étape », où l’on retrouve la méthodologie appliquée à des casconcrets.La 4e partie de l’ouvrage présente un dernier dossier, faisant l’objet de troissujets d’épreuves.Les 2e et 3e parties peuvent être lues au choix, selon l’épreuve vousconcernant. Néanmoins, nombre de candidats aux concours distinguentmal la différence entre la note administrative et la note de synthèse; dansl’esprit de certains, les deux sont synonymes. La lecture des deux partiesainsi que de l’ensemble des corrigés de la 4e partie permet de chasser cetteconfusion.



Méthodologie commune auxdeux épreuves

Nous avons vu que la définition prête à discussion et que la frontière entrela note administrative et la note de synthèse est parfois mince. Lorsquenous aborderons la notion de « document pivot », la technique de prise denotes, le plan, etc., les expressions récurrentes seront « la plupart dutemps », « principalement », « sauf en cas de… », etc. Il existe bien sûr desmodèles pour chaque type d’épreuve, mais ils ne sont pas à prendre aupied de la lettre, car chaque sujet possède ses particularités et ses surprises.C’est pourquoi votre ligne de conduite doit reposer sur une suite dequestionnements et de comportements, que nous aborderons au fil deschapitres.

� Les étapes préalables à l’épreuve

La gestion du temps

Apprendre à gérer son temps est une première condition pour parvenir àrendre sa copie dans les limites imparties (trois ou quatre heures, selonles concours). Précisons qu’une copie rendue inachevée est disqualifiéed’office. L’ajout d’un brouillon à l’intérieur de la copie ne sauverait pas lasituation. Si le temps a manqué à la prise de notes, il est préférable de s’yrésigner et de rendre un devoir légèrement incomplet, la priorité étantd’arriver au bout.

Pour une meilleure gestion du temps, on peut diviser l’épreuve par étapes,comme le montre le tableau suivant :

� PARTIEre


Quel que soit le soin apporté à la rédaction, sachez que vous n’aurez pasle temps de rédiger de brouillon, sauf pour l’introduction, la transition etla conclusion.La gestion du temps est souvent définie en fonction de l’épreuve. Un dossierfin et facile à exploiter incite à porter davantage de soin et de temps à larédaction. Au contraire, un dossier épais, ou comprenant des articles peulimpides (tous les documents ne sont pas bien rédigés), nécessite d’accorderplus de temps à l’étape de la prise de notes, quitte à en manquer pour larelecture.

Lors de votre entraînement, tâchez d’atteindre la durée minimale pourchaque étape. Puis adaptez ce tableau en fonction de vos forces et de vosfaiblesses. C’est surtout votre capacité à rédiger rapidement (l’idéal est den’y consacrer qu’une heure pour une épreuve de trois heures) qui vouspermet de déterminer le temps pour les étapes qui précèdent.

En premier lieu, vous devez connaître votre vitesse d’écriture. Peut-être avez-vous perdu l’habitude d’écrire manuellement – il faut donc reprendre lagymnastique. Une fois que la main et le poignet ont retrouvé souplesse etdextérité, vous devez porter votre attention sur votre vitesse à rédiger.Minutez-vous en train de rédiger un résumé de texte ou un courrier administratif,et retenez le temps que vous mettez pour couvrir une page. Ainsi, lors dela découverte du sujet de l’épreuve, vous pourrez définir d’emblée le tempsque vous consacrerez à la rédaction et le nombre de pages que vous produirezau final.


ÉtapesÉpreuve de

3 heuresÉpreuve de

4 heures

Prise de contact :– lecture de l’énoncé et de la liste des documents– survol du dossier et choix de l’ordre de lecture

5 min10-15 min

5 min15-20 min

Lecture et prise de notes 50-60 min 1h15-1h30

Traitement et plan :– classement des notes selon un plan détaillé– rédaction au brouillon de l’introduction, du

paragraphe de transition et de la conclusion20-30 min 30-45 min

Rédaction : 1 h-1 h 30 1h10-1h45

Relecture : 10 min 10 min

CONSEILS D’ENTRAÎNEMENT


Le temps que vous consacrez à rédiger n’est pas réductible. Ce n’est qu’aubout d’années de pratique que la vitesse augmente. C’est donc sur les étapespréalables à la rédaction – prise de contact, prise de notes, élaboration duplan – qu’il faut s’entraîner à accélérer son rythme. Si vous vous préparez àune épreuve de 3 heures, commencez en consacrant 2h30 aux seules étapesqui précèdent la rédaction ; au fil des entraînements, accordez moins detemps à ces étapes, jusqu’à atteindre l’objectif idéal de 1h35 pour uneépreuve de 3 heures.

� Les trois questions clés

Toute forme d’expression – orale ou écrite, de nature professionnelle ouludique – répond à une règle élémentaire de la communication: préalablementau moment de s’exprimer, on se pose les trois questions : « à qui jem’adresse? », « quel message mon destinataire a besoin de recevoir? »et « qui suis-je? ». Nous sommes très souvent amenés à nous poser cesquestions de manière inconsciente. Prenons l’exemple d’une situationludique: des amis m’invitent à une soirée où je ne connais personne. Jedemande d’abord « qui reçoit ? » ; puis une fois sur place, je commence parobserver en silence et écouter les propos échangés en me demandant :« qu’aiment-ils entendre? », tout en devinant qu’en pareille occasion lesgens apprécient les sourires, l’humour et la cordialité. Et j’en apprendssuffisamment sur l’ambiance – chaleureuse et franche, ou froide, ou mondaine,etc. – pour décider de réagir en fonction, d’une part, de ce que je viensd’observer et, d’autre part, de mon désir de créer ou non de la communication.Donc, je me pose la question: «quelle part de moi vais-je laisser s’exprimer?».Dans un contexte professionnel, ces questions exigent du travail. Enmarketing, une réponse correcte à la question « quel message mes clientsont besoin d’entendre? » peut faire l’objet d’une longue enquête. En cequi concerne le contexte spécifique du concours, voyons comment répondreaux trois questions.

• « À qui je m’adresse? » : vous vous adressez à la fois à un jury (dontnous connaissons les attentes, qui se résument à votre fiabilité) et à undestinataire souvent mentionné dans le sujet : le préfet, le ministre, lechef de service, etc. Tous ces titres peuvent être rangés en deux catégories:celle du supérieur hiérarchique direct, avec lequel vous entretenez unrapport proche (le chef de bureau ou de service, voire le directeurd’établissement, si vous êtes vous-même chef de service) ; et celle dusupérieur hiérarchique indirect, avec lequel vous n’êtes pas familier (le

MÉTHODOLOGIE COMMUNE AUX DEUX ÉPREUVES 13


préfet, le ministre…). Plus le titre est élevé dans la hiérarchie, plus vousdevez être concis et soigner votre écriture. En revanche, lorsqu’il s’agitd’un supérieur direct, vos imperfections (informations inutiles, fautesde style, etc.) vous seront moins vivement reprochées. Par conséquent,il est plus facile de s’adresser à un supérieur hiérarchique direct.Les sujets de concours sont conçus de façon à maintenir un équilibreentre les facilités de l’épreuve et ses pièges. Ainsi, lorsque le dossierest simple à décrypter, vous risquez de devoir vous adresser à un supérieurhiérarchique indirect. Mais dès que le dossier présente quelques difficultés(un dossier épais, une question piège), la note s’adresse à un supérieurhiérarchique direct.Il arrive que le sujet ajoute un public particulier. Par exemple : le préfetvous demande une note en vue du discours qu’il devra prononcer devantdes chefs d’entreprise. Cela suggère un critère de sélection supplémentaire.Selon que l’on s’adresse à un chef d’établissement ou à un ministre, àun étudiant ou au grand public, non seulement le ton peut être différent,mais également la nature des informations communiquées. Par exemple,en fonction du niveau de connaissances – supposé – du destinataire,nous évoquons ou évitons certains points, expliquons ou négligeonscertains détails, etc.

• « Quel message mon destinataire a besoin de recevoir? » : dans lamasse d’informations que le dossier contient, vous devez choisir les pluspertinentes en fonction du contexte et du destinataire. Souvent, l’énoncédu sujet précise la nature – voire l’ordre – des informations devant figurerdans la note. Exemple : après avoir exposé les motifs et les publics visés,vous proposerez les modalités qui vous semblent les mieux adaptées àla situation. Il arrive aussi que l’énoncé du sujet demeure ouvert. Exemple:vous rédigerez une note sur le droit d’asile en France, sans plus deprécision. Dans ce cas, le « survol du dossier » permet de dégager lesgrands axes et de se faire une première opinion sur les informations àprivilégier.

• «Qui suis-je?» (ou «quelle part de moi doit s’exprimer?») est la questiontrop souvent négligée alors qu’elle est essentielle, surtout pour la noteadministrative impliquant une mise en situation. La réponse (ou l’absencede réponse) au « qui suis-je? » va traduire l’état d’esprit du rédacteur,à travers certaines de ses orientations et le ton général de la note. Lapremière réponse à cette question est évidente: vous êtes un représentantde la fonction publique, de catégorie B ou A, ou plus précisément, commevous postulez une telle place, vous devez vous projeter dans le poste.La catégorie B correspond aux emplois d’encadrement intermédiaire, lacatégorie A aux emplois de cadre supérieur. Encore faut-il savoir ce que



cela suppose. Quel est le rôle d’un tel fonctionnaire? Qu’attend-on delui ? Tant que vous n’aurez pas de réponse à ces questions et une visionclaire de votre rôle et de votre fonction, votre discours manquera d’autorité,au risque d’être aléatoire. Nous reviendrons sur la définition du « quisuis-je? » – d’ores et déjà, faites-vous une première opinion, projetez-vous dans le rôle que vous visez. Nous verrons plus loin (au chapitre« rédaction ») si votre vision est en accord avec les attentes del’administration.

� La prise de contact

La première étape, dite de « prise de contact », est déterminante et metvotre concentration à rude épreuve. En effet, il n’est pas exagéré d’affirmerque 75 à 80 % des échecs à l’épreuve de synthèse sont dus à des devoirs« hors sujet », imputables à une compréhension fausse du sujet et à unemauvaise approche des documents. Il s’agit d’une erreur compréhensibledans le contexte particulier du concours. Les candidats sont stressés,surtout dans les premières minutes de l’épreuve. De plus, ces premièresminutes sont souvent bruyantes: les papiers qu’on manipule, les claquementsd’agrafeuses, les retardataires, etc. Stress et bruits sont des défis à laconcentration. Or vous ne pouvez pas vous permettre d’être distrait dansla phase de découverte du dossier, laquelle va orienter toute votre procédure.Quelques conseils peuvent vous aider à franchir aisément cette étape.

Commencez par venir équipé. Confortablement vêtu, car dans une épreuveécrite le confort prime sur l’élégance (« être à l’aise dans ses chaussures »n’est pas une expression futile). Apportez de l’eau, surtout les fumeurs,pour qui une gorgée d’eau peu pallier l’envie d’une cigarette. N’oubliezpas vos outils : une montre, plusieurs stylos (au cas où l’un tomberait enpanne) et une agrafeuse. Écartez tout risque de vous laisser distraire pardes détails matériels.

Ensuite, dès que l’on vous remet le dossier, n’essayez pas de vous concentrerdans l’immédiat. Vos voisins font du bruit, faites comme eux:– vérifiez que le dossier est complet ;– séparez les documents et agrafez ensemble les pages de chaque document;– complétez la liste des documents si nécessaire (voir chapitre consacré

à « la liste des documents »).

Enfin vous pouvez vous concentrer. Pour cela, accordez cinq bonnes minutesà l’analyse de la première page, contenant le sujet et la liste des documents.Étudiez-la calmement, sans bouger et, surtout, sans feuilleter la liasse.



La lecture du sujet

Lorsque l’énoncé du sujet est détaillé, il constitue une mine d’informations.Chaque mot a son importance, susceptible de vous renseigner, non seulementsur le thème à traiter et la commande, mais également sur le contexte, ledestinataire de la note, voire davantage.

Exemple de sujet détaillé : À la suite de l’arrivée sur une plagefrançaise de centaines d’étrangers qui sollicitent l’asile, vous êtes,en tant que fonctionnaire du service des étrangers de la préfecture,chargé par votre chef de bureau de rédiger une note sur les conditionsde leur admission et les difficultés qui en résultent.

Consacrer trois bonnes minutes n’est pas de trop pour la lecture d’un sujetaussi long. Si vous avez du mal à vous concentrer, recopiez le sujet aubrouillon et surlignez les mots ou expressions clés. Ici, les expressions cléssont : « plage française », « centaines d’étrangers », « sollicitent l’asile »,« service des étrangers à la préfecture », « chef de bureau », « conditionsd’admission », « difficultés qui en résultent ». Aucune de ces expressionsn’est à négliger, chacune donne matière à réflexion. Aussi, chacune doitêtre comprise, visualisée et intégrée. Ici, les expressions nous renseignentsur le sujet, le contexte, le destinataire de la note et la commande.

• Sujet : « conditions d’admission » de « centaines d’étrangers » qui« sollicitent l’asile ». Autrement dit : « conditions d’admission sur leterritoire français des demandeurs d’asile ». Le thème est la « demanded’asile», mais un mot est à privilégier dans cette expression: «conditions».En effet, concernant la demande d’asile, on aurait pu vous demanderles principes législatifs et réglementaires d’admission. Or le mot« conditions » conduit à aborder les modalités d’accueil des étrangersen demande d’asile. En outre, l’expression « demande d’asile » imposeune limite. En effet, le sujet aurait pu s’étendre à l’ensemble des étrangersarrivant sur le sol français. Il convient donc de se limiter aux demandeursd’asile ; autrement, vous risquez de « faire du hors-sujet ».

• Contexte : ces étrangers ont débarqué sur « une plage française ». Il setrouve que les textes réglementaires en matière de demande d’asile desétrangers mentionnent surtout les ports, les aéroports et les garesferroviaires. Si vous mentionnez ces contextes en oubliant celui de la« plage », vous êtes fatalement hors sujet.

• Destinataire de la note : nous l’avons évoqué en répondant à la question« à qui je m’adresse? ». Il s’agit ici d’un supérieur hiérarchique direct :



le chef de bureau du service des étrangers à la préfecture. Par conséquent,il est important de privilégier le rôle du préfet dans votre note.

• Commande : en répondant à la question «quels messages le destinatairea besoin de recevoir ? », nous abordons la teneur de la commande. Dansl’exemple présent sont commandées les « conditions d’admission » etles « difficultés qui en résultent ». Cela suggère un plan en deux parties.Il est pratique de recevoir une pareille suggestion, et l’on doit respecterl’ordre des informations de la commande (si vous exposez les «difficultés»avant les « conditions », on risque de vous reprocher de « jouer » avecla commande).Un doute demeure, concernant le nombre des parties du plan. Au momentde la prise de notes, il se peut que l’on récolte beaucoup plus d’informationsrelatives aux « conditions d’admission » qu’aux « difficultés qui enrésultent ». Dans ce cas, un plan en trois parties serait envisageable(dont deux consacrées à deux aspects distincts des conditions d’admission,tels que « principes et objectifs » puis « modalités »).

À présent que vous avez étudié le sujet, vous croyez en avoir intégrél’énoncé – n’en soyez pas si sûr ! Il se peut que, dans la progression devotre travail, vous perdiez de vue une dimension du sujet. Par exemple,votre première idée du mot « conditions » est erronée; ou bien, vous êtestellement concentré sur un point fort du sujet que vous négligez un autreaxe important. Aussi, gardez la première page en évidence sous vos yeuxjusqu’à l’étape de la rédaction, et relisez le sujet à chaque étape de votreprogression, afin de confirmer que vous êtes toujours en accord avec lesexpressions clés.

Vous comprenez à présent l’utilité de consacrer trois bonnes minutes àl’étude du sujet. Adoptez la même attitude face à la liste des documents,qui souvent livre davantage d’informations.

La liste des documents

Nous allons relever les informations utiles de cette liste, de la même façonque précédemment. L’étude de la liste permet souvent d’identifier les axesprincipaux liés au sujet et de se faire une première idée de l’ordre de lecture(du document le plus important aux documents secondaires), idée confirméeà l’étape suivante, dite de « survol du dossier ».

On remarque que, face aux mots et expressions clés du sujet, et auxinformations réunies dans la liste des documents, on se comporte comme



un détective sur le lieu d’un crime. Observateur minutieux, le détectiveinterroge les indices avec beaucoup de curiosité, afin de se faire unepremière opinion; il ne considère pas cette opinion comme une certitude,mais comme une hypothèse susceptible d’être contredite à tout moment,qui l’aide néanmoins à se diriger et à progresser dans son enquête.

Il est très avantageux de tenir compte de la liste des documents et, ainsi,de se faire une opinion avant de feuilleter le dossier. Dans le cas contraire,lors d’une lecture sans idée préconçue ni directive, le risque d’égarementest à craindre, avec la perte de temps que cela génère. C’est pourquoi nousinsistons sur l’importance de compléter la liste des documents le caséchéant, et de l’analyser attentivement. Une liste complète comporte unensemble varié d’informations utiles, à savoir :– le titre du texte (pouvant parfois suggérer un titre de partie ou un axe

du plan). Lorsqu’il s’agit d’une circulaire, le destinataire doit être inscrit(il se peut que ce soit le même que celui de votre note) ;

– la date de sa parution (car on commence généralement la lecture enpartant des documents les plus récents, lesquels résument souvent lestextes antérieurs) ;

– l’auteur (utile lorsqu’il est connu comme une source fiable) ;– la source, c’est-à-dire le journal, l’hebdomadaire, le mensuel ou le site

Internet où l’article est paru. Si la source est connue pour une orientationpolitique marquée, on peut s’attendre à un article polémique, à traiteravec circonspection. Dans le cas des sites Internet, tout site non officielou n’appartenant pas à un organe de presse connu ne présente aucungage de sérieux et est donc à écarter ;

– le nombre de pages du document, qui peut vous aider à choisir ledocument pivot. Comme vous êtes amené à prendre le plus de notes àpartir du premier document lu, celui-ci ne doit pas être trop long (ne pasexcéder 6-7 pages), au risque de manquer de temps pour lire les autrestextes. Lorsqu’un document est épais, attendez-vous à ce que la moitiéou le tiers seulement vous concerne.

Le survol du dossier

Pour achever la phase de « prise de contact », le survol des documentspermet de confirmer l’opinion que l’on s’est faite devant la première page.Nous allons donc déterminer l’ordre de lecture et éliminer les documentsjugés superficiels. Sachant qu’il est impossible de prendre des notes àpartir de l’ensemble des documents dans le temps imparti, ne pas tout lireest de mise.



Survoler les documents n’est pas lire mais seulement repérer. Or résisterà la lecture peut s’avérer difficile lorsque vous survolez un article passionnant;c’est un piège qui peut mettre en péril votre gestion du temps. En cela,l’exercice du « survol » est un exercice de distanciation. Il faut être rapide– dix minutes au maximum, même lorsque vous avez en main une liassede 50 pages. Aussi ne faut-il tenir compte que des grandes lignes destextes. Ne surlignez rien (vous risquez de trop vous attarder sur les mots) ;tout au plus pouvez-vous biffer les chapitres des longs textes apparaissantsans rapport avec le sujet.

Certains possèdent des techniques de lecture rapide, qui facilitent l’étapedu survol, et cette étape uniquement (ensuite, lors de la prise de notes, ils’agira au contraire de lire avec attention). Vous pouvez vous entraîner àces techniques en consultant des ouvrages spécialisés (1). Mais en matièred’entraînement, celui-ci n’est pas essentiel, car vous pouvez réussir unsurvol par ces deux moyens simples :– identifier la nature des documents: d’un coup d’œil, on sait si le document

est juste placé à titre illustratif ou s’il peut recéler des informationsutiles ;

– lire les titres des chapitres ainsi que les débuts, voire les fins deparagraphes. Ainsi repère-t-on l’idée soulevée dans chaque paragraphe,sachant qu’un paragraphe bien rédigé respecte le principe «un paragraphepar idée, une idée par paragraphe ».

Prenons l’exemple de l’introduction de cet ouvrage, afin de voir ce que l’onen retient grâce à cette technique.


(1) Savoir lire, vite bien et avec plaisir, Pauline Bel, Les Éditions Demos.



La note administrative et la note de synthèse

Points communs et différences

Une épreuve écrite de synthèse est au programme de la majeure partiedes concours administratifs de catégories B et A. Qu’elle s’intitule noteadministrative ou note de synthèse, il s’agit pour le candidat de dégagerles grandes lignes d’un sujet, sous la forme d’un texte de 4 à 6 pages, àpartir d’un nombre variable de documents (une liasse de 10 à 50 pages) etsous la contrainte d’un énoncé. Le candidat doit reprendre les argumentsqu’il a lus, sans faire appel à son savoir ; seuls sa méthode et son bon senssont sollicités. Pour ce faire, il doit effectuer un « recoupement » desdifférents documents. En effet, par définition, le devoir de synthèse n’estni le résumé d’un texte ni une suite de résumés, mais la combinaison deplusieurs textes en un tout cohérent. Note administrative et note de synthèseprocèdent donc du même principe. En revanche, leurs définitions diffèrent :• la note administrative aborde des modalités. Nous répondons à la

question : comment faire fonctionner (ou améliorer) tel dispositif ?(Exemples: les modalités d’application d’une loi relative au droit d’asile ;le fonctionnement du dispositif de limitation des véhicules en cas depic de pollution ; la marche à suivre pour répondre à tel problème; etc.)L’épreuve implique une mise en situation: on répond au sujet commeon le ferait en situation professionnelle. C’est pourquoi on dit de la noteadministrative qu’elle est une aide à la décision, ou une aide aufonctionnement ;

• la note de synthèse aborde un problème de fond. Nous répondons à laquestion: quelle est la situation actuelle à propos de tel sujet? (Exemples:la situation des demandeurs d’asile en France; la pollution dans lesgrandes agglomérations; le travail en France, etc.) Il s’agit donc d’apporterun éclairage sur le sujet, sans mise en situation particulière.

Certains sujets peuvent semer le doute quant à la nature de l’épreuve. Parexemple, lorsqu’il est demandé: décrivez-nous les modalités de mise enplace de tel dispositif et les difficultés qui en résultent. S’agit-il d’une note

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administrative, étant donné que l’on évoque des modalités, ou d’une notede synthèse, étant donné que l’on doit également couvrir les difficultés,donc décrire une situation? Il nous est demandé de créer un parallèle entreun règlement et une situation. Par conséquent, nous portons un regardglobal sur le sujet : il s’agit bien d’une note de synthèse, laquelle abordeen partie une dimension administrative.Autre sujet pouvant semer le doute : décrivez l’évolution réglementairerelative à tel sujet. Le dossier d’une telle épreuve étant principalementcomposé de documents administratifs, certains pourraient voir là uneépreuve de note administrative ; or décrire une évolution réglementaire nereprésente pas une aide au fonctionnement ou à la décision, mais un simpleéclairage. Par conséquent, il s’agit théoriquement d’une note de synthèse ;mais la nuance étant faible, on peut rencontrer ce type de sujet aux deuxépreuves.

La note administrative se limite exclusivement à la procédure, tandis quela note de synthèse exige un effort supplémentaire d’analyse pour mettreen rapport la procédure et les problèmes qui contrecarrent cette procédure,ou qui la génèrent. À cause de ce supplément d’effort, la note de synthèse,plus souvent réservée aux concours de catégorie A, est considérée commeune épreuve plus difficile que celle de la note administrative.

Enquêtez sur la nature de l’épreuve

Note de synthèse et note administrative sont également appelées « notessur dossier », à ne pas confondre avec la « note avec dossier ». Cettedernière est une épreuve de culture générale où le dossier (souvent épaisd’environ 150 pages) aide le candidat à répondre à deux ou trois questions,sous forme de dissertation. L’épreuve de note avec dossier peut égalementexiger du candidat qu’il classe et dépouille le dossier, puis le joigne, ainsirangé, à sa dissertation. Le présent ouvrage ne traitera pas de la note avecdossier, dont la nature et la méthode sont différentes du devoir de synthèse.

Il arrive que les programmes d’examens manquent de clarté sur la natureprécise de l’épreuve. Il n’est pas rare d’annoncer une épreuve de note desynthèse, alors que le sujet est celui d’une note administrative, voire d’unenote avec dossier ! Il serait dommage de se préparer à la mauvaise épreuve!Donc, vous avez tout intérêt à enquêter : par exemple en obtenant les sujetsdes concours précédents.



Le regard s’arrête uniquement sur les lignes signalées dans la marge. Celasuffit pour retenir que le texte contient :– les définitions de la note administrative et de la note de synthèse;– les points communs et les différences entre les deux épreuves ;– des cas particuliers ;– il faut enquêter sur la nature de l’épreuve.

Il n’est pas besoin d’en savoir plus pour juger de l’importance du documentet identifier ses idées fortes. Le survol de ces deux pages ne prend pasplus de 10 secondes.

Voyons à présent comment procéder au survol des documents en fonctionde leur nature.

• Les textes juridiques et administratifs : dans un contexte professionnel,lorsque l’on a du temps devant soi et que l’on doit écrire une note àpartir de documents juridiques et administratifs, on respecte une certainehiérarchie, en lisant, dans l’ordre suivant :– le « bloc » constitutionnel : Constitution de 1958 (et ses révisions) ;

préambule de la Constitution de 1946 (« droits économiques etsociaux ») ; Déclaration des droits de l’homme et du citoyen de 1789;principes fondamentaux reconnus par les lois de la République(IIIe République) ;

– les traités internationaux;– la loi et l’ordonnance (ou textes législatifs) ;– le(s) projet(s) de loi ;– le décret et l’arrêté (ou textes réglementaires) ;– la délibération ;– le rapport interne;– la note interne, simple ou assortie de propositions ;– la note de service/la circulaire/l’instruction ;– la lettre administrative ;– la lettre à forme personnelle ;– le procès-verbal ;– le compte rendu;– le bordereau.Dans le cadre de l’épreuve de concours, il ne faut pas forcément respectercette hiérarchie pour déterminer l’ordre de lecture. En effet, une circulairerécente en apprend souvent davantage qu’une loi ancienne. De plus,des articles de loi ne sont pas toujours lisibles, notamment lorsqu’ilsmodifient une partie d’articles anciens, issus de textes absents du dossier.Néanmoins, il ne faut pas abandonner pour autant le texte de la loi, quidemeure la référence essentielle en matière de formulation. En effet, il



arrive que des décrets et des circulaires recréent la loi. La dérive estvite installée : il suffit de remplacer « le préfet doit » par « le préfet peut »ou un « notamment » par un « exclusivement », pour que la loi perdeson sens initial. C’est pourquoi, si vous prenez vos notes à partir d’undécret ou d’une circulaire, il est toujours bon de vérifier que les« reformulations » sont bien conformes aux termes de la (des) loi(s). Sivous remarquez une « dérive », le juré appréciera que vous la signaliezdans votre note.Lors du survol des lois et des décrets, seuls les titres des parties sontutiles, car nous n’avons pas le temps de parcourir chaque paragraphe.Lorsque ces titres sont absents, analysez la structure du texte. Sachantque les paragraphes sont ordonnés par thèmes (objectifs, principes,modalités, etc.), contentez-vous de repérer, à la lecture de quelqueslignes par page, la nature des thèmes abordés.

• Les articles de presse : se méfier des titres des chapitres/paragraphes.Ceux-ci ne sont pas souvent rédigés par le journaliste, mais par ledirecteur de la rédaction, qui conçoit des titres percutants et accrocheurs,parfois sans rapport avec les informations principales de l’article. Parconséquent, il est préférable de ne lire que les grands titres, le débutde chaque paragraphe et les légendes des photos. Lorsqu’il s’agit d’uneinterview, parcourez uniquement les questions. Ainsi, sans savoir cequi est vraiment dit, vous avez une idée des idées soulevées.

• Les articles de fond:généralement signés par des professeurs-chercheurs,des hommes politiques ou des « spécialistes ». Dans le cadre de la notede synthèse, beaucoup de ces articles sous forme de courts essaisabordent la majorité des axes principaux de la problématique et sontdonc à exploiter en tant que document pivot (voir chapitre suivant).Lorsque l’article est bien rédigé, en respectant le principe « une idéepar paragraphe, un paragraphe par idée », il suffit de lire le début et lafin de chaque paragraphe pour connaître les orientations du contenu.

• Les documents « illustratifs » : les dossiers épais d’une trentaine à unecinquantaine de pages ne présentent pas de difficulté majeure parrapport aux dossiers plus fins. Les documents contribuant à épaissir laliasse sont souvent de nature à fournir des exemples ou à traduire desambiances. Il s’agit principalement des arrêtés, des notes internes, desprocès-verbaux, des comptes rendus et des bordereaux. À ces documentss’ajoutent certains articles de presse abordant le sujet de manière trèssuperficielle. Ces documents font généralement une à deux pages ; unsimple coup d’œil suffit pour estimer leur intérêt, lequel se résumesouvent à deux-trois phrases. Dans ce cas, vous les notez sans attendre



et vous pouvez vous débarrasser du document. Ainsi, il est facile deréduire de moitié les liasses épaisses lors du «survol». En ce qui concerneles lettres administratives, elles sont également placées dans la liasseà titre illustratif, sauf bien sûr dans le cas où une lettre est à l’origined’un problème mentionné dans le sujet d’une épreuve de noteadministrative.

• Les statistiques : elles sont simples à lire, mais beaucoup sont réticentsà le faire. Les statistiques ne sont pas à considérer comme des documentssuperficiels ; certaines vous renseignent sur un point que les autresdocuments n’abordent pas. Il n’est pas nécessaire de les analyser enprofondeur, on se contente d’en retenir les grandes tendances sanss’attacher aux particularités.

Exemple :

Nous retenons ici une croissancerégulière de 1970 à 2005, sansobligatoirement retenir la chute de1991, passagère et peu brutale.

Lorsque l’on pratique pour la première fois le survol du dossier, on hésitebeaucoup à rayer des chapitres et à se débarrasser de certains documents.Dans ce cas, il est conseillé de lire quelques liasses dans leur intégralité, pourse conforter dans l’idée qu’il n’est pas nécessaire de tout lire.Aussi : lire des documents juridiques pour se familiariser avec leur plan etleur mise en page (vous vous habituerez ainsi à repérer rapidement lesparagraphes importants) ; parcourir les articles de journaux, en ne retenantque le début et la fin des paragraphes, puis dégager le plan et deviner lecontenu de chaque article ainsi survolé.


CONSEILS D’ENTRAÎNEMENT

1 000

800

500

300

0

1970 1980 1990 2000 2005


Le choix de l’ordre de lecture et du document pivot

Le « document pivot » est celui qui regroupe le plus d’informations en lienavec le sujet et donc à partir duquel sont prises le plus de notes. Un dossiercontient très fréquemment ce type de document unique à privilégier ; oubien le « pivot » est formé de deux documents (cela arrive lorsqu’il s’agitde couvrir des modalités et une situation: un document pivot pour chaquepartie). Le choix de ce(s) document(s) répond aux critères suivants :• la date : il s’agit presque toujours d’un document parmi les plus récents,

dans lequel on trouve une synthèse des documents antérieurs. Si le« pivot » est un document ancien, un document récent doit être lu ensecond, afin de noter les réactualisations ;

• le nombre de pages : étant donné que l’on prend beaucoup de notes àpartir du document pivot, celui-ci ne doit pas être trop long (ne pasexcéder 7 pages ; si deux documents constituent votre pivot, la sommene doit pas dépasser 7 pages) ;

• pour une note administrative, le « pivot » est toujours un documentjuridique. En revanche, pour la note de synthèse, il peut s’agir d’unarticle de journal ou de revue. Dans ce cas, l’auteur reconnu pour safiabilité est un critère de sélection. Attention aux auteurs connus maispolémistes. Si vous abordez un point de polémique, veillez à sélectionnerdeux textes d’avis opposés afin de couvrir le débat sans privilégier detendance. Si vous ne trouvez qu’un seul document de cette nature,abstenez-vous de l’exploiter. Un document de nature polémique n’estpresque jamais un document pivot (sauf au cas exceptionnel où l’onvous demande de rendre compte d’une polémique) ;

• la source : comme de l’auteur, il faut juger de la fiabilité de la source.Les articles parus dans l’Internet, par exemple, sont réputés pour leurmanque de fiabilité. Certains journaux connus pour leur orientationpolitique extrême (à droite comme à gauche) sont à considérer commeon considère les articles de polémique.

• le destinataire d’une circulaire : souvent plus lisibles que la loi, lescirculaires sont généralement les documents à privilégier pour la noteadministrative. Lorsque l’on est amené à rédiger une note à l’attentiond’un maire ou d’un préfet, il arrive fréquemment que dans la liasse figureune circulaire les concernant. Dans ce cas, il y a de grandes chancespour que ce texte soit le document pivot.

Si la suite de l’ordre de lecture ne vous apparaît pas avec clarté, il n’estpas nécessaire de la dresser dans l’immédiat. Il est plus important desélectionner les textes que vous ne lirez pas, afin d’alléger la liasse. Lorsde la prise de notes à partir du document pivot, après avoir déterminé les

