AGENCE FRANCAISE INFORMATIQUE

MANUEL UTILISATEUR

PROCEDURE TRANSFERT PAIE - XEMELIOS

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Page de signatures

Référence SystèmeFamille

Titre PAIE AFI GRH-2.0 (À PARTIR VERSION 2.0.0) VERS XEMELIOS (VERSION 5)

Rédacteur TBApprobationVersion du ProduitDate de Création 29/05/2014Date Dernière Mise A Jour 05/09/2014

Tous droits de traduction, d’adaptation et de reproduction par tous procédés réservés pour tous pays.Ce document ne peut, ni en totalité ni en partie, être copié, photocopié, reproduit, transcrit sans le consentement écrit de la société AFI.

Toute reproduction, intégrale ou partielle, faite sans le consentement de l’auteur ou de ses ayants droit ou ayants cause, est illicite (loi du 11 mars 1957, alinéa 1er de l’article 40). Cette reproduction par quelque procédé que ce soit, constituerait donc une contre façon sanctionnée par les articles 425 et suivants du Code Pénal, la loi du 11 mars 1957 n’autorisant, aux termes des alinéas 2 et 3 de l’article 41, d’une part, que les ‘copies ou reproductions strictement réservées à l’usage privé du copiste et non destinées à une utilisation collective’, et d’autre part, que ‘les analyses et les courtes citations dans le but d’exemple et d’illustration’.

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Le Ministère des Finances procède actuellement à la mise en oeuvre de procédures de dématérialisation des flux comptables.

Dans quelque temps votre trésorier vous demandera de mettre en place un nouveau protocole de transfert des données (pièces comptables, pièces justificatives).

La procédure de transfert paie Xémélios répond à ce protocole de transfert.

Ainsi, il sera possible de générer dans un fichier unique pour la paie mensuelle :- les pièces comptables au format xhl,- les pièces justificatives, les bulletins de paie, les arrêtés (contrat, absence ...) au format Pdf.

Pour vous guidez, nous vous proposons les points suivants :

- associations des documents dans la paie Afi Grh-2.0. bulletins de paie. fichiers annexes

- génération d'un arrêté- intégration d'un document provenant d'une autre application

- transfert des fichiers de paie via Xémélios. pièces comptables. bulletins de paie. fichiers annexex

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I - ASSOCIATION DES DOCUMENTS DANS LA PAIE AFI GRH-2.0

A) Les bulletins de paie

L'export des bulletins vers Xémélios s'appuie sur la présence des bulletins au format Pdf pour chaque agent. Pour générer les bulletins sous ce format, il faut lors de l'édition des bulletins de paie, activer l'encoche de l'option Stocker les bulletins en Ged.

Pour vérifier la présence des bulletins générés dans la Ged, après avoir sélectionné l'agent, il faut se rendre dans le menu Agent - Situation de l'Agent - Ged : Situation. La liste des bulletins pour l'agent, s'affichera dans l'arborescence de la partie Gauche (Documents - Paie - Bulletins).

En cliquant sur le bulletin de la période choisie, un aperçu à droite de l'écran s'affiche.

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Le bouton Valider sera utilisé si certains champs, comme les commentaires sont renseignés ou modifiés.Le bouton Télécharger permet d'enregistrer ce fichier sur un autre espace au format PDF.Le bouton Supprimer permet de retirer un document de cette liste.

B) Les fichiers annexes

L'association de fichiers annexes pour la situation d'un agent, peut se faire :- soit lors de l'utilisation d'un des modules du logiciel (Carrière et/ou Absences) qui effectue une opération de

génération d'un fichier annexe au format Pdf,- soit directement par l'intégration d'un fichier Pdf provenant d'une autre application.

a) Génération d'un arrêté dans l'application AFI suite à un mouvement de carrière ou d'absence

A la création d'un mouvement de carrière ou d'absence, il est possible d'affecter un document arrêté, qui viendra s'ajouter dans la liste des documents Ged de la personne, via le bouton Génération arrêté.

En cliquant sur ce bouton (et selon son paramétrage), l'action de génération de l'arrêté en Ged, se fera soit automatiquement, soit par la validation d'une étape supplémentaire de modification/validation du document.

Pour cela, il faut d'abord avoir effectué les 2 paramétrages suivants :

1 - Préparation du document de l'arrêté (avec logiciel Open Office en version 3 maxi)

Il faut se rendre dans le menu Documents - Fusions.A partir ce menu, vous avez la possibilité de créer un document, de copier un document, de modifier un document existant après avoir sélectionné un groupe (EFFECTIFS-CARRIERE, SANTE- HYGIENE ET SECURITE - TEMPS DE TRAVAIL) et un sous-groupe (Avancements, promotion, ...)

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Dans les cas de création/modification, il faut porter une attention particulière sur les options à cocher sur la première page de paramètres :

- la case Ged disponible (voir a) sera à cocher nécessairement pour faire apparaître le bouton Génération arrêté,

- la case Enregistrement en Ged Automatique (voir b), sera à activer si le document à créer ne passe par une étape de vérification/modification.

Le paramétrage du corps du document de l'arrêté se fait en utilisant le bouton Modifier puis en lançant Open Office. Il doit, bien sur, comprendre le texte souhaité, mais pourra être complété par des champs d'informations provenant automatiquement de la base de données du dossier (voir fonction Afi Fusion dans Open Office).

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Pour de plus amples explications sur la création d'un tel document, ou sa modification, il faudra se reporter à la formation ...

2 - Paramétrage du code mouvement

Le code mouvement, selon son paramétrage, est le facteur déclencheur de la création du document Ged. Il faut préciser pour le code mouvement, de quel groupe, et de quel sous-groupe, celui fait partie. Il faut aussi lui rattacher un document spécifique finalisé (voir paragraphe précédent). Pour cela, il faut se rendre dans le menu Paramètres - Carrières - Code mouvement.

Sélectionner le code mouvement sur la partie droite de l'écran.

Dans la fenêtre qui s'ouvre et sous le titre Document de fusion, il faut renseigner :- le groupe (a),- le sous-groupe (b), (voir tableau des groupes et sous-groupes dans la partie b de ce chapitre)- le document de fusion (c).

Les choix effectués pour ces zones, bien penser à cliquer sur Valider

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b) Intégration d'un document Pdf provenant d'une autre application

Pour intégrer ces documents Pdf dans la Ged, il faut se rendre dans le menu Agent - Situation de l'Agent - Ged : Situations de l'agent sélectionné.

Sur l'écran de droite s'affichera une liste de groupes (voir a) pour une première sélection de classement.

Après avoir sélectionné le groupe souhaité, la sélection du sous-groupe apparaissant dans une nouvelle fenêtre doit être effectué. Ces actions permettent d'affiner plus précisément le classement des documents à intégrer dans la Ged.

GROUPES SOUS-GROUPES

DROITS-FORMATION-DISCIPLINE- conflits du travail- discipline- droits sociaux- droits syndicaux

EFFECTIFS- CARRIERE- avancements, promotions- contrats- départs/arrivées de non titulaire- départs/arrivées de titulaire- mouvements de personnel- non permanents- non titulaires- titularisation

PAIE- bulletins

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REMUNERATIONS

- avantages en nature- budget- heures supplémentaires- logement de fonction- non permanents- non titulaires- titulaires

SANTE-HYGIENE-SECURITE

- accident du travail- maladie

TEMPS DE TRAVAIL

- congés- temps de travail

La sélection effectuée, un nouvel écran se présente pour récupérer le fichier Pdf souhaité.

Pour sélectionner le fichier à intégrer :- cliquer d'abord sur la loupe (voir a) et choisir son fichier au travers de l'explorateur qui s'ouvre.- cliquer ensuite sur Ajouter (voir b) pour valider le choix.

Le document ainsi sélectionner se retrouve à la fois dans son arborescence (gauche de l'écran), et dans la partie détail Documents (écran de droite).

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A FAIRE OBLIGATOIREMENT

Concernant les documents annexes qui sont associés à une personne (voir partie B), il est absolument indispensable de vérifier que ces documents soient bien associés à une situation Xémélios.

Dans le menu Agent - Situation de l'Agent - Ged : Situation de l'agent sélectionné, dans l'arborescence de la partie Gauche, on retrouvera les documents en fonction du groupe et de leur sous-groupe précédemment paramétrés.

Cliquer sur le nom de fichier se trouvant à gauche. Si la fenêtre d'Informations Document n'est pas développée, cliquer sur le titre du même nom se trouvant dans la barre bleue de la fenêtre droite en haut ( voir a).

En cliquant sur la menu déroulant de la zone Type, sélectionner Situation - Xémélios.Ne pas oublier de terminer le traitement en cliquant sur le bouton Valider.Dès ce moment, les fiches de paie et les documents sont prêts à être transférés vers Xémélios.

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IMPORTANT :

Le transfert des documents annexes vers Xémélios se fait, par défaut, en fonction du mois indiqué dans la date de la zone "Créé le" (ex : 22/04/2014).

Toutefois, il est possible de réaliser un transfert sur une autre période.

Pour effectuer cette opération, il est nécessaire d'adjoindre au nom du document, la date souhaitée. Il faut sélectionner le document, et dans la zone Nom indiquer la date aux formats suivant :

- jj/mm/aaaa ou aaaa/mm/jj- jj-mm-aaaa ou aaaa-mm-jj- mm/aaaa ou aaaa/mm- mm-aaaa ou aaaa-mm

(Dans notre exemple, la date du 01/06/2014 sera indiquée pour intégration sur mois de Juin alors que la date de création initiale est le 22/04/2014).

Pour information, l'ensemble des documents Ged générés via un document Open Office de la paie, affecte dans leur titre, la date de l'acte.

(Exemple : un document avec une date d'acte 08/05/2014 mais avec une date de création le 05/04/2014 sera pris en compte dans le transfert Xémélios au mois de Mai 2014. En effet, dans le titre du document apparaîtra en plus du libellé du document, la date du 08/05/2014)

ATTENTION :

La zone Date de Validité n'est à renseigner que si le document ne doit apparaître que sur une période.Ensuite, le document sera supprimé de la GED ; donc, éviter de la renseigner.

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II - TRANSFERT DES FICHIERS DE PAIE VERS XEMELIOS

Cette action s'effectue à partir du menu Paie - Liquidation - Xémélios.

Après avoir effectué la Sélection des agents concernés, il faut indiquer la Date de mise en paiement.

Cinq options s'offrent ensuite :

(a) - Déclarer les budgetsPermet de générer le fichier en fonction du code budget défini dans l'application et applicable à la trésorerie. Avec l'option décochée, il faudra indiquer le code budget à l'importation dans Xémélios.

(b) - Joindre les mouvements et les arrêtés de carrières Permet la récupération des événements de carrières générés par l'applicationDe plus, le cas échéant, les documents Ged générés automatiquement au travers des mouvements de carrières seront repris.

(c) - Joindre les arrêtés du module absence Permet de générer un fichier annexe Pdf pour chaque agent, et pour chaque mouvement d'absence paramétré dans la Ged au cours de la période sélectionnée.

(d) - Ajouter les bulletins en pièce jointe Permet de générer un fichier annexe Pdf pour chaque agent correspondant au bulletin, pour la période sélectionnée (fiche de paie au format AFI)

(e) - Ajouter les documents Ged de type XéméliosPermet de générer un fichier annexe Pdf pour chaque agent correspondant aux documents intégrés "manuellement" dans la Ged, pour la période sélectionnée.

Pour valider les choix et générer le fichier, cliquer sur le bouton Xémélios.

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!!! ATTENTION !!!

Selon la demande de la trésorerie, les fichiers envoyés pour le transfert vers Xémélios pourront se présenter sous 2 formes.

1ère forme (envoi sans pièces jointes)Un fichier.- un fichier XHL reprenant l'ensemble des informations des bulletins (fichier par défaut)

Les blocs d'évènements pourront être repris dans ce même fichier si l'option Joindre les mouvements de carrières du menu Xémélios est cochée.(Format du fichier : n°Siret établissement_année de paie_ETAT_PAYE_mois de paie.xhl)

2ème forme (envoie avec pièces jointes)Un fichier archive zippée qui contient :- un fichier XHL reprenant l'ensemble des informations des bulletins (fichier par défaut)

Les blocs d'évènements pourront être repris dans ce même fichier si l'option Joindre les mouvements de carrières du menu Xémélios est cochée.(Format du fichier : n°Siret établissement_année de paie_ETAT_PAYE_mois de paie.xhl)

- un dossier PJ dans lequel on trouve. un dossier SIRET qui contiendra l'ensemble des pièces justificatives (au format Pdf, Doc ou Rtf)

Pour la codification des noms de ces pièces, nous vous conseillons de vous rapprocher de votre trésorerie.

Exemple : fichier.zip composé

NB : souvent une lettre d'accompagnement de la dématérialisation vous sera envoyée pour définir les différentes options retenues pour les envois.

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