PROGICIEL INTEGRE DE GESTION (ERP- WORKFLOW) …silsoft-ing.com/doc/SIL_ERP_FCT.pdf · 2018-06-27 · SIL-ERP Courriel : [email protected] Cellulaire : +221776099784 5 MODULE

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SILSOFT-ING

Mars 2018

PROGICIEL INTEGRE DE GESTION

(ERP- WORKFLOW) [email protected]

www.silsoft-net.com

+221 776099784

Fonctionnalités par Module


SOMMAIRE

Module de Gestion du budget..................................................................................................................................... 3

Elaboration et mise en place du Budget de départ de l’exercice par destination analytique ..................................................... 3

Gestion de la rectification du budget en cours d’exercice.................................................................................................................. 3

Observatoire du contrôle de gestion. ...................................................................................................................................................... 3

Module de Gestion des achats .................................................................................................................................... 3

Procédure normale ........................................................................................................................................................................................ 3

Procédure d’exception/urgence ................................................................................................................................................................. 3

Module de Gestion du stock et états de synthèse ................................................................................................... 4

Paramétrage de la nomenclature des articles ......................................................................................................................................... 4

Gestion des demandes d’approvisionnement (bons de consommation Interne) .......................................................................... 4

Module de Gestion des Ordres de paiements .......................................................................................................... 4

(Management des paiements par DG/DAF/ACP) ...................................................................................................... 4

Module de Gestion de la trésorerie et de la liquidation des Tiers, ....................................................................... 4

Module de gestion commerciale (CRM DES VENTES) ................................................................................................. 5

Facturation (Définitive / Avoir / Devis) .................................................................................................................................................... 5

Recouvrement ................................................................................................................................................................................................. 5

Module de Gestion des ressources humaines........................................................................................................... 5

Gestion des mouvements d’affectations, .................................................................................................................. 5

Gestion des présences (pointage électronique) ...................................................................................................... 5

Gestion de la Planification et suivi des formations et stages ................................................................................. 5

Gestion des heures supplémentaires ......................................................................................................................... 5

Gestion du suivi des avancements (automatiques ou manuels) ............................................................................ 5

Module de Gestion des ordres de missions .............................................................................................................. 6

Module de Gestion de la paie .................................................................................................................................... 6

Module de Gestion des immobilisations ................................................................................................................... 7

Module de Gestion de comptabilité générale et analytique .................................................................................. 7

Etats comptables ............................................................................................................................................................................................ 7

Etats Financiers avec la nouvelle configuration ...................................................................................................................................... 7

Module de Gestion du courrier .................................................................................................................................. 8

Module de Gestion Electronique des documents GED .......................................................................................... 8

Module de Gestion des demandes de l’interventions (help desk) ......................................................................... 8


MODULE DE GESTION DU BUDGET

ELABORATION ET MISE EN PLACE DU BUDGET DE DEPART DE L’EXERCICE

Suivant les natures de dépenses par direction (investissement/fonctionnement).

Consolidation et centralisation des budgets des directions par le contrôleur de gestion. Arbitrage et validation du budget par le comité de direction

Mise à exécution du budget (Voir Module Gestion achat) par imputation du contrôle de gestion. Exécution des dépenses / Exécution des recettes

GESTION DE LA RECTIFICATION DU BUDGET EN COURS D’EXERCICE

•La modification de chapitre à chapitre

• la modification à l’intérieur d’un chapitre • Le Gel ou la rallonge du budget

OBSERVATOIRE DU CONTROLE DE GESTION.

•Situation de l’exécution des dépenses

• Situation de l’exécution des recettes • Situation des demandes d’achats en cours

• Situation des bons de commande en cours

Statistique dynamique et périodique

Formation + accompagnement sur site

NB : Module complémentaire nécessaires (A acquérir)

Gestion des achats (En aval)

MODULE DE GESTION DES ACHATS

(GED Devis, Demandes achats, bon de commande, module observateur)

Procédure normale

Initiation de Demandes d’achats (tout employé ou point focal) Validation hiérarchique (Directeur) Validation Responsable des achats vers contrôleur

Intégration des dévis numerisés Validation Contrôleur de Gestion + imputation (Voir Budget) Validation du Directeur Général ou ressource alter-ego Validation Contrôleur de Gestion vers Service Achat

Notification des demandes d’achat en bon de commande Suivi et Traçabilité des Bons de commandes Réception produits commandés (matériels) Edition de bon de réceptions

Validation pour entrée en stock Réédition demande d’achat Suivi et Traçabilité des demandes d’achat Notification par alerte mail des validation dans le circuit procédural

Customisation d’adaptation spécifique du circuit procédural

Procédure d’exception/urgence

Génération automatique du bon de commande couplé à la demande d’achat sans passer par le circuit normal de validation



NB : Modules complémentaires nécessaires (A acquérir)

Gestion du budget (En amont)

Gestion du stock et des approvisionnements (En aval)


MODULE DE GESTION DU STOCK ET ETATS DE SYNTHESE

(Réception commandes, entrée en stock demande de consommation états de gestion du stock par destination

analytique, balance des inventaires)

PARAMETRAGE DE LA NOMENCLATURE DES ARTICLES

Incrémentation du stock (Fournitures et consommables)

Suivi du tableau de bord des commandes en instance de réception.

Réception des commandes (Responsable des achats/Stock)

Validation des réceptions de commande (responsable stock) Génération des bons de réceptions

Validation pour entrée en stock des produits commandés. Balance des inventaires d’entrée de stock

GESTION DES DEMANDES D’APPROVISIONNEMENT (BONS DE CONSOMMATION INTERNE)

Saisie des demande de consommation (Tout employé ou point focal par direction Validation des demandes d’approvisionnement par le manager du stock Traitement des sorties de stock par le responsable du stock.

Balance des inventaires de suivi du stock Statistique analytique dynamique et périodique


NB : Modules complémentaires Nécessaires (A acquérir)

Gestion du budget (En amont)

Gestion des achats (En amont)

MODULE DE GESTION DES ORDRES DE PAIEMENTS (MANAGEMENT DES PAIEMENTS PAR DG/DAF/ACP)

Paramétrage des comptes bancaires, Enregistrement des factures des prestataires et fournisseurs avec rattachement aux bons de commandes,

Digitalisation des factures des prestataires et fournisseurs,

Arbitrage des paiements,

Emission des ordres de paiements multi fournisseurs et multi factures avec indication de compte bancaire ciblé

MODULE DE GESTION DE LA TRESORERIE ET DE LA LIQUIDATION DES TIERS,

Espèce/Chèque/Traite/Virement /Caisse

Edition de la liasse de liquidation,

Traitement des paiements par : Chèque/Virement/Traite/Espèce (bon de caisse dépense ou recette), Circuit validation et de signature des paiements, Emission de la lettre de règlement et des documents de paiement, Situation des chèques par compte bancaire,

Situation des factures en instance et échéanciers, Rapprochement bancaire, Déversement des écritures comptables etc. Statistique dynamique et périodique Formation + accompagnement sur site NB : Modules complémentaires nécessaires (A acquérir) Gestion du budget (En amont) Gestion des demandes d’achats (En amont)


MODULE DE GESTION COMMERCIALE (CRM DES VENTES)

PARAMETRAGE

Création des campagnes commerciales Création des Devise et Cours Devises

Référentiel des Signataires des factures suivant le montant Prévision de chiffre d’affaire par rubrique et détermination du Plan de Trésorerie coulissant sur 12 mois à venir Création, référencement des Produits et prestations vendus Ventilation Produits et prestations vendus par centre d’intérêt (Facturation par destination analytique)

Cotation des Prestations, produits et matières vendus

EXPLOITATION

Création des clients et autres tiers (Voir comptabilité)

Facturation aux Clients Facture définitive / Facture d’avoir / Devis (Proforma) Confirmation de devis en facture définitive Emission Titre de recette

Gestion des échéanciers d’encaissement (factures échues non payées/ échues payées)

RECOUVREMENT

Traitement des encaissements : Chèque/Virement/Traite/Espèce (bon de caisse dépense ou recette)

Situation des encaissements clients reçus

Situation dynamique des ventes par période ou campagne Situation automatique des TVA collectées

Observatoire des ventes par destination analytique Situation consolidée ou détaillée des restes à payer (factures en instance) par client

Deversement des ecritures comptables

MODULE DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

Gestion des destinations analytiques;

Gestion des fiches de renseignement et du répertoire du personnel (Etat civil, filiation, informations complémentaires), Gestion des mouvements d’affectations et renseignement du curriculum vitae CV, Gestion du répertoire des ayants droits (Conjoint, enfants etc)

Gestion électronique des dossiers individuels (Doc administrative, diplômes, etc.) Vue organisationnelle des destinations analytiques (structurelle et hiérarchique)

Consultation des dossiers des employés, Edition des cartes professionnelles à badge, contrats, attestations et certificat de travail

Historique de la carrière de chaque agent; Gestion des présences (pointage électronique)

Gestion de la Planification et suivi des formations et stages Gestion des heures supplémentaires

Gestion du suivi des avancements (automatiques ou manuels) Gestion des sanctions, Bilan social employé

Gestion des demandes de congés et permissions Validation hiérarchique/ Validation RH/Validation DG

Suivi de l’exécution des congés du personnel Gestion des demandes de prêts

Validation hiérarchique/ Validation RH/Validation DG Gestion et suivi des remboursements

Statistique dynamique et périodique Formation + accompagnement sur site


Gestion des Ordres de missions (En association)

Gestion de la paie (En association)


MODULE DE GESTION DES ORDRES DE MISSIONS

Paramétrage des types de motivations de mission,

Paramétrage des rubriques financières liées aux missions,

Préparation, initiation et création de tickets de missions, Génération des ordres démissions avec détail des rubriques impliquées (nature, objet, motif, moyen de transport, itinéraire, détail financier), Validation des ordres démissions (Circuit procédural),

Prise en charge des ordres de mission par le département financier, Paiement des perdièmes par chèque (validation circuit), Génération automatique des écritures comptables, Suivi des statistiques des missions dans le module observatoire des Mission.



Adaptations spécifiques

Assistance et support


Gestion des Ressources Humaines (En association)

Gestion de la paie (En association)

MODULE DE GESTION DE LA PAIE

Paramétrages des rubriques de paie & correspondance comptable; Paramétrages dynamiques du barême du droit progressif pour le calcule de l’IR,

Paramétrages dynamiques du barême abattement selon le nombre de part, Paramétrages dynamiques du bonus de congé selon l’ancienneté, Paramétrages dynamiques de l’indice bonus de congé selon le nombre d’enfants, Paramétrages dynamiques du barême IRESS RG/RC,

Paramétrages dynamiques du barême de la TRIMF, Gestion des comptes bancaires des employés (RIB/IBAN); Gestion des regularisations des impots et taxes,

Calcule automatique des primes d’ancienneté, Traitement automatique ou manuel des salaires avec prise en compte des rubriques fixes ou variables, Traitement automatique des opérations de fin d’année, Suivi de l’évolution du nombre de part d’un salarié,

Fiche automatisée des déclarations de retenues à la source (RAS) Consultation d’une solde dans le temps ; Edition de l'état de la masse salariale; Edition de l'état de la caisse de sécurité sociale CSS;

Edition de l’état de l'IR (DGID); Edition de l'état de la caisse de prévoyance sociale; Edition des bulletins de paie du personnel (Individuel ou en masse); Génération de diverses situations sur les salaires au format CSV compatible Microsoft Excel,

Verrouillage des salaires après traitement. Deversement des ecritures comptables



Adaptations spécifiques

Assistance et support


Gestion des Ressources Humaines (En association)

Gestion de la comptabilité (En association)


MODULE DE GESTION DES IMMOBILISATIONS

Paramétrage des localisations,

Paramétrage des lieux, Paramétrage de la nomenclature des biens par famille, Paramétrage de la nomenclature des biens par nature, Paramétrage de la nomenclature des biens par marque et modèle,

Paramétrage des biens corporels ou incorporels (Type de bien), Paramétrage des durées d’amortissement des biens par famille,

Traitement des affectations et réaffectations des biens, Génération de codes barres pour étiquetage des biens

Traitement automatique à partir d’une pièce comptable en association d’un compte d’immobilisation, Affectations de biens multiples par lieu,

Gestion de valeurs ajoutées ou dépréciées sur un bien avec réactualisation du plan d’amortissement, Génération automatique du plan d’amortissement des biens

Gestion du suivi des mouvements des biens, Simulation du plan d’amortissement,

Gestion des dotations aux amortissements, Gestion des cessions d’immobilisations, Gestion de la maintenance, Déversements des écritures comptables)

Edition du plan d’amortissement par bien, Statistique dynamique et périodique Formation + accompagnement sur site


Gestion de la comptabilité (En association)

MODULE DE GESTION DE COMPTABILITE GENERALE ET ANALYTIQUE

Paramétrage de la Structure comptable

Paramétrage dynamique des postes comptables, Paramétrage dynamique du plan comptable Général,

Paramétrage dynamique du plan principal tiers, Paramétrage dynamique des journaux de saisie, Rubriques des tableaux annexes). Gestion des tiers (fournisseurs /clients/employé) plus génération automatique des comptes tiers,

Traitement des écritures comptables par destination analytique (saisie, lettrage, Report à nouveau, verrouillage), Traitement des écritures comptables par destination analytique multiple avec clé de répartition Intégration et déversement automatiques des salaires,

Intégration et déversement automatiques des dotations aux amortissements, Intégration et déversement automatiques de fichiers au format CSV,

ETATS COMPTABLES

Edition dynamique des Journaux comptables Edition dynamique du Grand livre, Edition dynamique de la Balance comptable,

Edition dynamique du Bilan, Edition dynamique du Compte de résultat, Edition dynamique du TAFIRE

ETATS FINANCIERS AVEC LA NOUVELLE CONFIGURATION

Autres états annexes Etats complémentaires Complément TAB13: Achats destinés à la production Etat complémentaire: éléments statistiques UEMOA Autres états fiscaux DGI Statistique dynamique et périodique



MODULE DE GESTION DU COURRIER

Gestion du Répertoire des correspondants (courriel)

Gestion du Répertoire des employés (courriel) Gestion de l’espace privé des employés

Intégration des Courriers entrants avec imputation Intégration Courriers Sortants

Intégration Courriers Internes Gestion des intérims,

Intégration du courrier (Multi-entrée) Traitement collaboratif du courrier

Transfert de courriers vers d’autres utilisateurs

Recherche du courrier :

Par date, Par Destinataire, Par expéditeur,

Par objet, Par Mot clé etc.

MODULE DE GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS GED

Paramétrage Nomenclature des destinations analytiques Plan d’indexation par destination analytique Paramétrage des types ou famille de document à archiver (Commande, Factures, Etat civil etc.)

Intégration des documents par type (Papier/ fichier (Word, Excel, power point, vidéo etc..) Moteur de Recherche dynamique

Rapprochement avec localisation physique Plan de rangement électronique et physique,

Gestion des dossiers du personnel, Gestion électronique d’objets documentaires ((Fichiers et documents papiers), Suivi des documents par service,

Archivage. Statistiques et recherches dynamiques

MODULE DE GESTION DES DEMANDES DE L’INTERVENTIONS (HELP DESK)

Paramétrage dynamique des Natures d’interventions (Familles) Exemple : Electricité / plomberie/ Maintenance informatique / menuiserie / entretien / réclamation etc.

Initiation ou ouverture des réclamations et demandes d’interventions (Tout agent)

Gestion des prises en charge par les services compétents Traitement des demandes avec rapport d’intervention par les services compétents Validation et appréciation de l’intervention par l’initiateur de l’intervention (Traité / différé) Fermeture du dossier de demandes d’interventions ou de réclamations

Observatoire statistique sur les demandes d’interventions ou réclamations Gestion des temps de traitement des réclamations pour l’évaluation de la qualité de prestation de services.

Vue intégrale et Solution Globale

Vue intégrale et Solution GlobaleVue intégrale et Solution Globale

Acteurs

Collaboration procédurale entre les acteurs

Directeur Directeur

Financier

• • • •

Acteurs fonctionnels et opérationnels


Directeur

FinancierContrôleur

GestionDirecteur RHResponsable

Achats/Stock

opérationnels


Directeur RH

• • ••

Documents

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