PROGRAMME DE GENERALISATION DE LA … · ES à s’interroger sur leurs coûts ... ¾Un groupe de contrôleurs de gestion experts a rédigé les fiches ... et de pilotage Niveau national

Agence Nationale d’Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux

MINISTERE DU TRAVAIL, DE L’EMPLOI ET DE LA SANTE

PRESENTATION DU PLAN NATIONAL DE DEPLOIEMENT DE LA COMPTABILITE ANALYTIQUE HOSPITALIERE DANS LES ETABLISSEMENTS DE SANTEJOURNÉES NATIONALES DE L’INFORMATION MÉDICALE ET DU CONTRÔLE DE GESTION EN PSYCHIATRIE 13 septembre 2012


SOMMAIRE

1. Objectifs et principes directeurs du déploiement

2. Plan national de déploiement

3. Les outils mis à disposition dans le kit de déploiement

4. Planning de déploiement prévisionnel


SOMMAIRE






Genèse du Plan de déploiement

Le Contexte

• Le monde hospitalier a récemment connu de nombreuses réformes

(PMSI, CCAM, T2A, EPRD, nouvelle gouvernance) qui conduisent les

ES à s’interroger sur leurs coûts

• La CAH peut apporter des éléments de réponse pour situer le niveau

de performance économique des organisations de soins

• Toutefois, le constat initial dressé sur la CAH révèle ses limites

actuelles



Le constat initial sur la CAH

• Un modèle peu exigeant :Un faible taux de déploiement, en particulier dans les petits établissementsSeul le retraitement comptable (RTC), amorce de la CAH, est opposable

• Des méthodes multiples, non harmonisées :Multiples méthodologies : ENCC, Base d’Angers, RTC, CREA, TCCMPeu de liens existent entre ces méthodes

• Une difficulté de production des outils :Production ponctuelle avec des délais de production importantsCharge de travail lourde

• Une utilisation trop limitée : L’utilisation de la CAH pour la prise de décision dans les différentes instances des établissements est encore faible…



L’élaboration du Plan national de déploiement

• Un socle méthodologique : le nouveau Guide DGOS En proposant un Tronc Analytique Commun, il répond aux objectifs d’harmonisation des méthodes et de facilitation de la production des outilsLe TAC est donc un vecteur inédit de déploiement potentiel de la CAH

• Un mode d’élaboration participatif :Un groupe de travail de Référents Performance d’ARS a contribué à la définition de l’architecture du déploiementUn groupe de contrôleurs de gestion experts a rédigé les fiches techniques complémentaires au Guide DGOSUn outil Excel a été conçu avec le CH de Melun pour aider les établissements à produire leurs états analytiquesConsultation, par la DGOS, des fédérations hospitalières

• Ce plan est le fruit d’une collaboration DGOS / ANAP


Ambitions et objectifs du déploiement

• Déployer la nouvelle CAH sur l’ensemble des ES en 2013• Professionnaliser et valoriser la fonction contrôle de gestion en ES

Ambitions

2 grandes catégories d’ES ont été identifiées : les ES « experts » pouvant être référents des ES nécessitant un appui.

Objectifs EchéanceEchéance

Encadrement des ES moins avancés Promotion et valorisation du rôle du contrôleur de gestion au sein de l’établissement

2013 voire +Pour les ES référents

Montée en compétences en comptabilité analytique: harmonisation des pratiques comptables, construction et fiabilisation du TAC et du RTCCible principale : ES publics MCO entre 20 et 70 M€ , plus largement ES MCO, SSR & PSY

2013 au plus tardPour les autres ES


Principes directeurs

Principes directeurs posés pour le déploiement

Définir un dispositif support maillant l’ensemble du territoire et mobilisant les ressources disponibles en région1

Valoriser les contrôleurs de gestion expérimentés et mettre en évidence leur valeur ajoutée via une logique de responsabilisation2

Mettre en place une offre d’accompagnement ajustée au besoin d’assistance des ES ciblant en priorité les ES MCO entre 20M et 80M€ de recettes totales

3

En particulier, prévoir un appui opérationnel pour les ES les moins avancés à ce jour4

Minimiser les besoins de financement tout en répondant aux besoins d’accompagnement des ES5


SOMMAIRE






Le Plan national de déploiement

Le dispositif intègre plusieurs niveaux d’accompagnement et de pilotage

Niveau nationalNiveau

national

Niveau régionalNiveau

régional

Niveau local

Niveau local

• Définir l’ambition et les objectifs• Définir les éléments de langage commun• Animer une instance de pilotage national pour

garantir le bon rythme d’avancement

• S’assurer de la juste mise à disposition des moyens aux niveaux régional et local pour réussir le déploiement

• Lancer un support de niveau 2 pour centraliser des questions remontées par les ES et les traiter via des groupes d’experts bâti autour du Cercle Performance de l’ANAP

• Animer une instance de pilotage régional : ARS -ES référents – FHF – Autres pour déterminer les plan d’actions nécessaires pour assurer le bon déploiement

• Communiquer auprès des acteurs concernés

• Assurer un support de niveau 1bis qui permet de relayer des questions techniques des ES au support de niveau 2 (si absence de référent)

• Fournir un reporting régulier pour faire part de l’avancement et des points de blocage

• Assurer un appui distant de l’ES par un référent (support niveau 1)

• Fournir un appui opérationnel sur site de l’ES par un prestataire

Phase transitoire

1

2

3

Rôles dans le PilotageRôles dans le Pilotage Rôles dans l’AccompagnementRôles dans l’Accompagnement



Vision globale du dispositif de déploiement

DGOSDGOS Aide à concevoir le plan et à construire le kit de

déploiementPilote le déploiement en lien avec les ARS

ARSARS ARSARS ARSARS

ES Référent

Aide méthodologique aux ES sur la CAH

ES Référent

ES Accompagné

ES Accompagné

ES Accompagné

ES Accompagné

ANAPANAPATIHATIH

Fournit un support technique sur les RTC

Identifie et anime le réseau des référents en régionGère le financement des prestations

Appui méthodologique des Bureaux et des Référents

régionaux via les productions du Cercle Performance

« Comptabilité Analytique et Contrôle de Gestion »

PrestatairesPrestatairesFournit un appui

opérationnel sur site pré-cadré



Niveau national

Au niveau national, ont été conçus :• Le plan de déploiement (objectifs, calendrier, modalités, financement

etc.) incluant notamment• Le plan de communication• Le dispositif de suivi

• Les outils mis à disposition dans le kit de déploiement aux régions et des ES

Une instance de pilotage national devra être mise en place :• Pour piloter l’avancement du déploiement• Relayer les retours d’expérience et les besoin d’ajustement du

dispositif aux instances nationales compétentes



Focus sur le rôle du Cercle Performance « ComptabilitéAnalytique et Contrôle de Gestion » dans le déploiement de la CAH

Assurer un support national au déploiement en :• Animant un réseau d’experts• Capitalisant les bonnes pratiques• Diffusant les guides et outils pouvant aider les ES• Instruire les questions remontées par les ES



Qu’est-ce que le Cercle Performance ANAP « ComptabilitéAnalytique et Contrôle de Gestion » ?

Objectifs

• Créer et structurer une communauté « métier » en comptabilité analytique et en contrôle de gestion à l’hôpital

• Favoriser le partage et la diffusion des connaissances, des outils et des bonnes pratiques

• Contribuer à l’harmonisation des méthodes et des pratiques tout en valorisant la richesse et à la créativité des expériences de chacun

• Promouvoir et accompagner des démarches expérimentales

Objectifs

Mode de fonctionnement

• Travail en ateliers regroupant des contrôleurs de gestion d’ES et d’ARS• Exploitation de l’existant (outils, guides, retours d’expérience) • Recensement, par le biais des Bureaux des Comités Techniques Régionaux,

des Questions méthodologiques fréquemment posées et sollicitation des expertises idoines pour y répondre

• Mise à la disposition des Référents régionaux et des Bureaux des Comités Techniques Régionaux des productions du Cercle

Mode de fonctionnement

Axes de travail identifiés

• Outil d’auto-diagnostic du Contrôle Interne Comptable• Actualisation du guide méthodologique de la comptabilité analytique par pôle• Mémento pratique d’aide au remplissage du RTC • Guide de Bonnes Pratiques Opérationnelles du dialogue de gestion à

l’hôpital• Création d’un outil médico-économique d’analyse et de suivi des

activités nouvelles (module financier de l’outil Aeplice)

Axes de travail identifiés



Schéma d’accompagnement cible du Cercle Performance :

Comité Technique Régional

Bureau

ES appuyé

ES appuyé

ES appuyé

ES appuyé

ES Référent

Référent Performance ARS

ES Référent

Cercle Performance ANAPGuides et outils Contributions et retours d’expérience

Equipe ANAP

Aide au pilotage,à l’animation et

à la structuration du réseau régional

ANFH

Expertise métier

Module e-learning

Prestataire (financement ES)

Formation - actionCahier des

charges type

Reporting



Les éléments du pilotage régional

Au niveau régional, les ARS auront pour rôles principaux :• Le suivi de l’avancement du plan de déploiement dans la région• L’animation du réseau des référents

• voire l’animation des contrôleurs de gestion de la région

• Le support téléphonique pour répondre à des question d’ES ne disposant pas de référent / transmettre des questions au support national de niveau 2 (Cercle Performance ANAP)

• Le reporting périodique à l’instance nationale de pilotage pendant la phase de déploiement

• Un comité de suivi trimestriel « Comité Technique Régional » (CTR) devra être mis en place incluant :

• Le représentant de l’ARS

• Les contrôleurs de gestion en ES référents

• Un représentant de la FHF

• D’autres acteurs jugés nécessaires

• Chaque Comité devra se doter d’un Bureau

• Un comité de suivi trimestriel « Comité Technique Régional » (CTR) devra être mis en place incluant :

• Le représentant de l’ARS

• Les contrôleurs de gestion en ES référents

• Un représentant de la FHF

• D’autres acteurs jugés nécessaires

• Chaque Comité devra se doter d’un Bureau



Gouvernance locale du plan de déploiement

Instance Membres Objectifs Fréquence proposée

Bureau du ComitéTechnique Régional

Référent ARS, contrôleurs de gestion des ES référentsAutres experts

• Piloter l’avancée du déploiement au niveau régional• Faire part des retours d’expériences régionaux, ou des

questionnements méthodologiques du Comité, au Cercle Performance « Comptabilité Analytique et Contrôle de Gestion » de l’ANAP

• Recenser les questions techniques et méthodologiques récurrentes et proposer des réponses adaptées

• Préparer le Comité Technique Régional

Trimestrielle a minima

ComitéTechnique Régional(CTR)

Référent ARS, contrôleurs de gestion des ES référents, chefs de projet des ES accompagnés, correspondant FHFAutres (DG d’ES…)

• Etre l’instance de « reporting » au niveau régional • Assurer le partage d’expériences et la diffusion de

l’information sur le contrôle de gestion hospitalier, àl’échelle régionale

• Apporter des réponses et soutenir les efforts de déploiement des établissements accompagnés, le cas échéant en lien avec le support de niveau 2

• Identifier les bonnes pratiques ou outils capitalisables pour les autres établissements

• Valoriser le rôle du contrôleur de gestion en milieu hospitalier

Trimestrielle

Réunion de suivi (niveau infra-régional)

Contrôleur de gestion des ES référent, chef de projet de l’ES appuyé (+ DIM, DRH…de l’ES appuyé au besoin)

••

•

Faire un bilan des actions réalisées, en cours et à venirPlanifier les tâches prioritaires pour le mois à venir, ainsi que leurs responsablesIdentifier les éventuels points de blocage et les solutions pouvant y être apportées

Mensuelle



Focus sur le rôle des ARSActeur Domaine Rôle

ARS

Pilotage et suivi régional

Lancement du projet

Donne l’impulsion en région / Décline en région les modalités du déploiement:

• Contractualise avec les ES (CPOM)• Lance le plan de déploiement en région: présentation du dispositif

d’appui• Suit et évalue les actions du planEffectue un reporting périodique à l’instance nationale de pilotage

pendant la phase de déploiement

Animation du réseau des contrôleurs de

gestion des ES

••

Anime un comité technique trimestriel et un bureauAnime des sessions d’information, 1 à 2 fois par an, auprès de l’ensemble des ES

Soutien financier

• Incitation financière des ES référents (sur engagement contractuel : cf contrat type ES référent)

• Aide à la formation des ES accompagnés (sur engagement contractuel : cf contrat type ES accompagné)



Focus sur l’appui local assuré par les ES référents

Acteur Domaine Rôle

ES référentSupport de Niveau 1

• Répond à distance, par message électronique ou téléphone, aux questions de l’Etablissement appuyé relatives à la mise en œuvre de leur comptabilité analytique, le cas échéant en lien avec le support national (niveau 2)

• Effectue des visites sur site pour la réunion de suivi afin de :o vérifier l’avancement de la mise en œuvre ; à ce titre, il aide

notamment l’équipe projet à compléter sa fiche de suivi avant chaque réunion du Comité Technique Régional ;

o conseiller les ressources internes de l’Etablissement dans la production des états analytiques, sur les aspects techniques et méthodologiques

• Assure un contrôle qualité des états produits• Assure le reporting périodique de l’avancement des ES appuyés et

participe au bureau du Comité Technique Régional et au ComitéTechnique Régional

• Les ES référents ont une obligation de moyens vis-à-vis des ES accompagnés il a pour responsabilité de donner son avis d’expert sur les points de difficulté et in fine sur la qualité des livrables, il n’a pas pour responsabilité la validation de ces livrables

• Les ES accompagnés ont une obligation de résultats par la mise en place des pré-requis et basiques de la comptabilité analytiques (FICOM, arbre analytique, retraitements comptables etc.) et en particulier la production des RTC



La contractualisation entre les ES et l’ARS

ARSARS

ES référent(0,2 ETP en moyenne)

ES référent(0,2 ETP en moyenne)

ES appuyéES appuyé

Contrat type 1 : ARS-ES référent

Si : pas d’ES

référent sur le territoire

Support de Niveau 1Reporting direct à l’ARS

Contrat type 2 : ARS-ES accompagné

Contrat type 2 : option sans ES référent

ES accompagné

ES accompagné~ 4 /5 ES par

référent

Le cas échéant : accompagnement par un prestataire sur site

Les ES financeront leur accompagnement opérationnel soit via une AC soit par un financement autonome


SOMMAIRE






Le Kit de déploiement

2 catégories d’outils sont prévus dans le kit de déploiement

Outils techniquesOutils techniques Outils de « conduite de projet »Outils de « conduite de projet »

• Le guide de la comptabilitéanalytique hospitalière

• Fiches techniques sur les grandes étapes de production des outils de la CAH issues du Guide de la CAH

• Aide à la production du TAC (Outil Excel)

• Aide à la production des comptes de résultats par Pôle (Outil Excel)

• Guide d’utilisation des outils Excel

• Contrat type :• entre ARS et ES référent• entre ARS ES accompagné

• Cahier des charges type proposés aux ES souhaitant bénéficier d’une formation-action sur site

• Outil d’évaluation de la maturité des ES sur la base des retours de l’OCAH

• Fiche de suivi à remplir par les ES pour transmission aux CTR



Objectifs des outils conduite de projet

Outils conduite de projetOutils conduite de projet ObjectifsObjectifs

Contrats types

• Fixer des objectifs aux ES en termes de mise en place d’outils de la CAH et de délais

• Déterminer au regard de ces objectifs, les besoins d’accompagnement nécessaires (opérationnels et financiers)

• Préfigurer l’avenant au CPOM

Contrats types

Cahiers des charges• Détailler l’ensemble des prestations requises• Fixer le cadre de l’’accompagnement des ES (prix, durée etc.)Cahiers des charges

Outil d’évaluation de la maturitédes ES

Outil d’évaluation de la maturitédes ES

• Estimer la montée en compétences des ES sur la période• Cibler les ES les plus en difficulté• Identifier les ES référents

• Suivre l’avancement pour chacun des ES• Assurer de la part des ES accompagnés la remontée des points de

vigilance Fiche de reporting Fiche de reporting



• Des Contrats de Type 1 entre l’ARS et les Etablissements Référents, qui auront pour buts de :• Formaliser le rôle du Référent• Identifier les Etablissements qu’il aura à accompagner• Garantir le financement de son temps de travail (pourcentage à définir avec

l’ES Référent) et sa disponibilité pour assumer son rôle sur ce temps

• Des Contrats de Type 2 entre l’ARS et les Etablissements appuyés, qui auront pour buts de : • Définir des objectifs en matière de production d’états analytiques à une

échéance donnée (1 an) • Amener l’Etablissement à s’organiser en mode projet et à s’inscrire dans le

schéma régional de déploiement • Lui accorder, quand c’est possible, un soutien financier pour rémunérer, à la

réalisation de ses objectifs, des prestataires

Les contrats types :

MINISTERE DU TRAVAIL, DE L’EMPLOI

ET DE LA SANTE

Le Cahier des charges type : un accompagnement en 4 phases, sur 12 mois, financé par AC ou sur fonds propres :


Appropriation,

Lancement et Cadrage Elaborati

on du Plan

d’Actions

Notification (N)

Note de cadrage

Plan d’action

Appui à la mise en œuvre et transfert de

compétences

Etats analytiqu

es

Evaluation et

capitalisation

Bilan et rapport

115 jours 11 mois 110 mois 115 jours

1 jour/H 3 jours/H 10 jours/H 1 jour/H

MINISTERE DU TRAVAIL, DE L’EMPLOI

ET DE LA SANTE


Le Cahier des Charges Type : Points clés de l’accompagnement :

• Objectif : aider l’ES à remplir ses obligations contractuelles de production• Prise en compte de la dimension transfert de compétences et de savoir-

faire ; inclut une analyse des besoins de développement des compétences des ressources internes

• Strict respect de la gouvernance de projet interne (rôle clé du Chef de projet) et régionale (validation des états analytiques par le Référent régional)

• Accompagnement du Chef de projet dans le respect de ses obligations contractuelles : ode conduite du changement (réunions mensuelles de l’équipe projet) ode suivi (fiche de suivi) oet de reporting à l’ARS (état d’avancement du Plan d’actions)



Outils d’évaluation de la maturité des ES (1/2)

Déjà existant : le questionnaire OCAH

• Au moment du lancement de la démarche en région : permet d’évaluer la maturité des ES en comptabilité analytique et en contrôle de gestion

• En fonction de ce niveau de maturité, peuvent être identifiés: - Les ES experts- Les ES à appuyer

• En fin de déploiement : permet d’évaluer le développement de la CAH au niveau d’une région et au niveau national

• Campagne d’actualisation du questionnaire lancée en juin 2012 • Disponible sur le site de l’OCAH :

https://o6.sante.gouv.fr/oCAH/• Contact : [email protected]

https://o6.sante.gouv.fr/oCAH/



Outils d’évaluation de la maturité des ES (2/2)Un outil d’autodiagnostic mise à disposition : reprise sous format Excel du questionnaire OCAH

• 5 axes d’analyse ont été déterminés• Les réponses aux questions permettent d’estimer globalement le niveau

de maturité de l’ES

Score max Scoring Score sur 10Axe 1 Moyens disponibles 20 8,5 4,3Axe 2 Outils (inclut vision SIH) 22 6,8 3,1Axe 3 Découpage analytique 10 4,4 4,4

Axe 4Utilisation des résultats de la CAH (CREF, CPOM…) 28 0 0,0

Axe 5 Dialogue de gestion 33 8,2 2,5

maturité de C.H. Sain

0 , 0

2 , 0

4 , 0

6 , 0

8 , 0

1 0 , 0

Moyens disponibles

Outils (inclut vision SIH)

Découpage analytiqueUtilisation des résultats

de la CAH (CREF, CPOM…)

Dialogue de gestion

Niveau de maturité de C.H. Saint-Jacques

Exemple de restitution



La fiche de suivi • Au moment du lancement : permet de faire un état des lieux de départ • Tout au long du déploiement : permet de suivre la progression de l’ES appuyé• En fin de déploiement : permet de mesurer l’atteinte des objectifs contractualisés • La fiche contient 2 volets :

Reporting qualitatifReporting qualitatif Reporting quantitatifReporting quantitatif

Via un cours questionnaireES

DatePériode

11,5% 88,5%

50,0% 50,0%

32,1% 67,9%

50,0% 50,0%

Responsable Date

PCS

FICOM

AvancementRésultats et avancement sur la période

Construction des outils

Décisions relatives

Prochaines étapes

Affectations analytiques

Points d’attention

Météo

Tendance

Si "Non" ou "En cours" indiquer date

de fin prévueI.

i. Noni.1 Ouii.2 En coursi.3

ii.ii.1ii.2ii.3ii.4

iv.v.vi.

vii.

Le FICOM est largement diffusé et commenté aux utilisateurs

Un suivi extra-comptable des activités spécifiques et subsidiaires et de leur utilisation non directement identifiables dans le FICOM est réalisé en routine

Le fichier commun de structure ou FICOM est intégré dans le cœur du SIH

Aucune UF commune à plusieurs SAAucune UM commune à plusieurs SALe fichier structure en SA respecte les règles de l'arbre analytique harmonisé

Toutes les UF possedent un périmetre clairement identifié; limitation des UF "fourre tout"Le ficom est unique

FICHE DE SUIVI DE L'IMPLEMENTATION DE LA C.A.H.

Découpage analytique: le fichier commun de structure ou FICOM

Le découpage de l'établissement permet d'articuler de manière cohérente UM, UF, SA et Pôles

Mise en place de procédures de fiabilisation/modification/ actualisation du FICOM

Mise en place d'une équipe chargée de l'administration du FICOM

Le fichier commun de structure ou FICOM est fiable

Le fichier structure de chaque applicatif est alimenté à partir du FICOM


SOMMAIRE






Le planning du déploiement

Le plan de déploiement s’étend sur toute l’année 2013

Mars

Juillet - septembre2013

Mars

LANCEMENT

Constitution des Comités Techniques

Régionaux et des Bureaux

Constitutiondes CTREtat des lieux de départ

Mise en place du forum

Janvier - mars Mars - juin

Identification des ESréférents / ES à appuyer

Constitution des Bureaux

Communication lors de la

réunion trimestrielle du Cercle et appel à candidatures

de référents

CONTRACTUALISATIONDéfinition des objectifs pour les ES appuyés, désignation de leurs référents et signature des contrats

Contrats Types 1

Contrats Types 2

Feuilles de route

régionales

Diffusion des guides et outils

PREREQUISMise en place des prérequis analytiques à la production du TAC 2012 dans les ES

Suivi de la mise en œuvre

par les Bureaux des

CTR

Réponses aux questions

méthodologiques des Bureaux via le

Forum

PRODUCTION DU TACProduction par les

établissements de leur TAC 2012

Appui des ES référents

Formation des ES appuyés

Bilan de la mise en œuvre

Appui des ES référents

Restitution en séance plénière du

Cercle du bilan national du

déploiement

Intégration au Cercle de nouveaux

contrôleurs de gestion

référents

Septembre - décembre

Déploiement de la démarche

Déploiement de la démarche

Cercle Performance

Cercle Performance

31

Documents

PROGRAMME DE GENERALISATION DE LA … · ES à s’interroger sur leurs coûts ... ¾Un groupe de contrôleurs de gestion experts a rédigé les fiches ... et de pilotage Niveau national