Projet 3 C-IVOIREFormation aux outils de veille sur internet

Abidjan – 24 & 25 Avril 2012

Christine MorettiChargée d’accompagnement aux projets européens et

internationaux à l’Institut des Régions Chaudes (IRC) Service DEFIS - Montpellier SupAgro

http://www.supagro.fr/irc

Mon rôle est :• Assurer une veille l’actualité des financements internationaux

dans le domaine de la coopération universitaire et l’expertise en formation agronomique et agro-alimentaire,

• Apporter un appui pour le montage juridique, administratif et financier des projets

Contexte et objectifs de la formation

• Formation prévue dans le lot de tâches (WP) 2 « Amélioration du contrôle sanitaire des

aliments » Activités 3.3 et 3.4 décrites ainsi :

« Formation des membres du comité national et membres du projet aux outils de veille

stratégique et bibliographique»

• Objectifs de la formation : s’approprier les méthodes et les outils pour la mise en place

d’un système de veille sur la sécurité sanitaire alimentaire

• Résultat attendu en fin de projet :

« Création d’un système de veille sanitaire alimentaire en Côte d’Ivoire »

Organisation prévisionnelle des activités 3.3 et 3.4

14 jours d’avril 2012 à juillet 2014 (formation et finalisation du l’outil)

– Première approche : 24 et 25 avril 2012 (2 jours)– Suivi à distance sur 2nd semestre 2012 : 4 jours – Suivi à distance sur 2013 : 4 jours – Suivi à distance sur 2014 et restitution finale

en CI : 4 jours

Chronogramme proposé

Avril 2012 : formation, initiation, définition du plan de veille, structuration de l’outil et

constitution d’un GT chargé du suivi

Septembre à décembre 2012 : 4 réunions du GT en visioconférence pour mises au point,

améliorations, retours d’expérience

Courant 2013 : 4 réunions (1 par trimestre) du GT, en visioconférence pour mises au

point, améliorations, retours d’expérience

Entre janvier et juillet 2014 : 3 réunions du GT et présentation de l’outil finalisé à

l’assemblée générale de clôture du projet

Programme du 24 avril • Introduction générale : qu’est ce que la veille,

définitions des différentes notions de veille…• La conception d’un système de

veille informative : définition des besoins, du périmètre, des contraintes, des moyens : le plan de veille

• Travaux pratiques en binôme ou trinôme : définition et rédaction d’un plan de veille

• Feed-back sur la journée

Programme du 25 avril • Restitution des plans de veille réalisés en atelier en

mise en commun • Identification des sources, le traitement et l’analyse

des informations collectées en fonction des plans de veille réalisés.

• L’organisation et l’animation du futur système de veille 3C-Ivoire (outils, surveillance des pages web, agrégateurs, monitoring, constitution du GT)

• Conception d’un agrégateur de flux RSS netwibes

• Feed-back sur la formation

Définition générale de la veille

– Selon la norme XPX 50-053 AFNOR 1998 : « la veille est une activité continue et en grande partie itérative visant une surveillance active de l’environnement technologique, commercial, juridique …en vue d’anticiper les évolutions

– Elle sert à détecter, analyser, faire savoir au sein de son organisation quels sont les facteurs nouveaux qui

peuvent affecter son fonctionnement et ses résultats, dans le but de créer des opportunités et de réduire les

risques liés à l’incertitude. On parle alors de veille stratégique

Quelques caractéristiques ….

– La veille est une démarche volontaire et organisée,

1. La veille a pour finalité de détecter des informations pertinentes, favorables ou défavorables (détecter un

danger ou une opportunité) afin d’adapter une stratégie adéquate et de prendre une décision

2. La veille est pertinente lorsqu’elle traite l’information dans un temps raisonnable et lorsqu’elle parvient à temps pour

prendre une décision

Différents types de veille

– Veille technologique : porte sur les innovations, inventions, brevets, recherche appliquée

– Veille concurrentielle : porte sur les produits, les forces et faiblesses des concurrents, leurs méthodes de vente, de

communication, d’organisation– Veille commerciale : porte sur l’activité des clients,

fournisseurs, prospects, distributeurs …– Veille règlementaire et juridique : elle permet de se tenir

informé des lois, règlements, jurisprudence

– Veille sanitaire : elle permet de détecter des situations potentiellement dangereuses pour la santé publique et de

déclencher l’alerte si le risque est avéré ou probable.

VEILLE = PROCESSUS A VALEUR AJOUTEE

Qui nécessite au préalable une réflexion stratégique et qui

se décline en 4 phases

1- Phase de formulation des besoins d’informations

– Identifier les axes de veille (récurrents, ponctuels, transversaux)

– Déterminer les informations utiles

2- Phase de surveillance des sources

(« Sourcing »)

Identifier toutes les sources utiles, ponctuelles, systématiques (web, institutions,

gouvernement, réseaux personnels, partenaires, clients, fournisseurs, colloques, medias…)

Collecter l’information avec des outils adaptés

3- Phase de traitement et d’analyse de l’information

Transformer les informations brutes en des réponses élaborées

4 - Phase de diffusion ciblée de l’information

Définir la stratégie de diffusion

Mise en place des livrables

(bulletin d’information, bulletin d’alerte…)

1- Phase de formulation des besoins d’informations

Identification du besoinWhat, Why, When, Who, Where, How much ?

- Quels sont mes objectifs ? Quelle est ma problématique ?- Quels sont les acteurs directs ou indirects, les thèmes ou

concepts en lien avec le sujet (qui et quoi a une influence sur le sujet ?)

- Les limites que je me donne (en temps et en espace)le temps : besoin ponctuel, besoin récurrent

mais aussi de quel temps je dispose pour veille ?l’espace : informations locales, nationales, internationales

- Quels sont les délais et les moyens humains, technique, financiers dont je dispose ?

- Quels seront les destinataires de ma veille ?- Quels seront les niveaux d’information transmise, brute

ou analysée ?- Comment je diffuserai les résultats de ma veille ? Quelle

sera la périodicité ?

Pour faciliter ces questionnements et cette phase d’analyse, un outil simple à mettre en place :

LE PLAN DE VEILLE

Pour faciliter ces questionnements et cette phase d’analyse, un outil simple à mettre en place :

LE PLAN DE VEILLE

Document synthétique de communication et de travail

Présente le contexte, le périmètre et les objectifs de la veille

Peut prendre la forme d’un tableau ou d’une note de cadrage

Proposition d’organisation de l’après-midi

du 24 avril

Travail en binôme ou trinôme sur le plan de veille

Réflexion sur la constitution du groupe de travail qui sera chargé d’élaborer le système de veille 3C-IVOIRE (4 à 5

volontaires, organisation et répartition des tâches, calendrier de travail….)

Debriefing en fin d’après midi