Projet d’évolution des Systèmes d’Information :

Communication Secrétaires Généraux

Domaine de Bellejame,

12 février 2016

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12/02/2016 – Domaine de Bellejame

(R)Évolution du SI Fédéral

Enjeux et objectifs

• Formaliser collectivement le projet fédéral : vision, axes stratégiques et actions clefs selon les bonnes pratiques d’une planification raisonnée

• Avoir un cap • Faire des choix (fixer des priorités, reporter l’accessoire,

éliminer l’exception) • Impliquer les pilotes stratégiques et opérationnels

• Responsabiliser l’individu

• Humain • Structurel • Fonctionnel • Fédéral

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LANCEMENT D’ UNE CONSULTATION EN 2015 Pour définir le schéma directeur SI

• La FFR s’est lancée dans le projet de refonte de son SI à travers 3 grandes étapes :

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Audit et accompagnement sur la réflexion du

SI

Rédaction du cahier des charges

et choix du prestataire

Accompagnement et suivi sur la réalisation du

nouveau SI

Etape 1 Etape 2 Etape 3

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ETAPE 1 : AUDIT ET ACCOMPAGNEMENT Produire le schéma directeur et un premier état des lieux avec ALTRAN

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• Une étude courte et rapide, 22 septembre au 8 décembre 2015

• Ateliers participatifs, pour identifier les besoins, les attentes, les freins et les leviers

• Un rapport décrivant l’existant, la cible, les impacts et la trajectoire

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ETAPE 1 : AUDIT ET ACCOMPAGNEMENT Ateliers participatifs

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• Implication de toutes les parties prenantes

• 2 ateliers stratégiques : élus du Comité Directeur, DG, Directeurs

• 13 ateliers thématiques : élus fédéraux, territoriaux, représentants de clubs, salariés fédéraux et territoriaux

• 45 heures de réunions en atelier ou en visioconférence, 94 participants au total, un peu plus de 40 jours E.T.P. d’intervenants FFR

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DEFINITION DE LA CIBLE Enjeux et Objectifs : points clés

• Renforcer l’alignement du Système d’Information (SI) sur les enjeux et les besoins. – Un SI partagé pour toutes les parties prenantes,

– Une plus grande implication des Utilisateurs

– Une meilleure connaissance du licencié et de son parcours

• Améliorer la performance, la robustesse du système et la qualité des données – Des processus mieux décrits et appliqués

– Améliorer l’efficacité opérationnelle

– Des rôles et responsabilités clairement définis

– Des procédures et documents largement dématérialisés

• Mieux gérer les accès et la sécurité des informations – Accessibilité, disponibilité, fiabilité, réactivité

– Déléguer… et maîtriser = contrôler

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• OVAL-e et l’Intranet sont fortement appréciés et lors de leur mise en service à partir de 2004, ont apporté un vrai plus dans la gestion de la FFR, en créant du lien entre FFR, Comité et Club

• Bonne qualité des informations, nombreux rapports et des fonctionnalités qui répondent aux besoins

• Des services qui sont de plus en plus utilisés comme la Billetterie, qui est un levier de consultation de l’intranet.

MAIS…

ETAT DES LIEUX : Des points forts

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• Des temps de réponse et des difficultés d’accès chroniques

• Des informations parfois incomplètes, ou pas à jour

• Pas de véritable contrôle unique des accès (intranet club)

• La lourdeur de plusieurs processus clé

• Des rapports difficiles à adapter

• Un outil pas assez connu par ses utilisateurs

• L’ergonomie est décalée par rapport à l'évolution des processus

• Un SI difficile à faire évoluer sur la technologie actuelle

• Des compétences non pérennes pour gérer le SI

Il est urgent de faire évoluer le SI

ETAT DES LIEUX : des points faibles

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• Des processus lourds non formalisés, qui devront s’adapter à de nouvelles réglementations potentielles

• Des parties prenantes qui n’ont pas toutes le même niveau « technique » et qui obligera à construire une solution très « utilisateur final » orientée bénévole

• Des licenciés qui n’ont pas la démarche d’aller sur leur intranet pour mettre à jour leurs informations

• Une réticence potentielle des parties prenantes à partager les données et à gérer la communication

Des freins….

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• De très fortes attentes pour une simplification des processus, des outils et des usages

• Technologie mature permettant l’accessibilité des services en tout lieu

• Fournir de nouveaux services pour attirer l’usager-licencié (produits dérivés, rebond sur billetterie…)

• Une responsabilisation de chaque partie prenante le rendant acteur du système

Mais aussi des leviers

Enjeux, Objectifs,

Points Forts, Points Faibles, Freins, Leviers Qu’en pensez-

vous?

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ETAPE 2 : CAHIER DES CHARGES CONSULTATION

• Une étude qui doit être aussi très cadencée, pour être prêts en juin 2016

• Identification de propriétaires de processus (Les 10 principaux)

• Ateliers participatifs, pour cartographier ces processus en identifiant les éléments structurants, pour alimenter le cahier des charges de consultation

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Management de l’étape 2

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Comité de Pilotage Instance décisionnelle de pilotage du projet

Christian Garnier FFR Trésorier Général

Alain Doucet FFR Secrétaire Général

Jean Louis Barthès FFR Directeur général

Paul de Keerle FFR Directeur financier

Denis Malmasson FFR Responsable SI

Samuel Setbon ALTRAN Pilote de la prestation

Pascal Fortassin ALTRAN Conduite du changement

Commission d’Appel d’Offre Instance décisionnelle d’analyse des offres et de désignation du prestataire

Patrick Buisson Comité Directeur Jean-Louis Barthes

Directeur Général

Gérard Buathier CNPCT Paul de Keerle Directeur Financier

Guy Molveau Comité Directeur Gurvan Kervadec

Directeur Projets Sportifs

Georges Duzan Comité Directeur Fabien Roland Juriste

Christian Garnier Trésorier Général Denis Malmasson

Responsable SI

Instances Actrices des Processus :

Commissions Régaliennes

Commission Révision

des Règlements

Groupe de Travail de Simplification des

Procédures

(…)

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Planning Etape 2

Jan Fev Mar Avr Mai Juin Juil.

Ateliers Modélisation Processus

Rédaction Cahier des

Charges

Consultation Prestataires

Commission Analyse des

offres

Installation Prestataire

Désignation prestataire

Démarrage projet développement

Mise en œuvre de processus simplifiés pour affiliations sur Oval-e

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Identification des responsables de processus

Quel est son rôle?

• « Personne responsable de la conception des processus, de la performance, et de l'identification des opportunités futures d'amélioration sur le processus ».

• L'un des rôles essentiels du Pilote de Processus sera donc de porter « la voix du client » dans les arbitrages budgétaires, organisationnels, fonctionnels, etc.

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Participer à la description du processus Définir les indicateurs de performance Suivre l’évolution des exigences spécifiées Défendre la position des clients (internes,

externes) et être le représentant du processus en interne

Animer la relation avec les métiers, prendre en compte les besoins des utilisateurs et garantir leur satisfaction commune

Les tâches opérationnelles du

responsable de processus

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Recueillir et exploite en permanence l'ensemble des informations relatives au processus et à son fonctionnement,

Évaluer les ressources allouées afin de garantir l’efficience et l’efficacité du processus

Vérifier et mesurer Produire le reporting et rendre compte des résultats Mettre en place l’optimisation continue des processus Augmenter la satisfaction « client »

Les tâches opérationnelles

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Communiquer Animer la démarche de management des processus

et l’interface avec les autres pilotes Conduire le changement pour l’appropriation de la

culture Processus Permettre une bonne visibilité des processus réalisés

par les opérationnels Animer les revues de processus Homogénéiser les bonnes pratiques et partager

l’information.

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Les tâches opérationnelles

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Identification des responsables de processus

Macro processus Département Responsable Responsable Processus Délégation

Gestion des affiliations Activités Sportives Stéphane Duberger

Gestion des arbitres DTNA Joël Dumé

Gestion des structures Activités Sportives Stéphane Duberger

Gestion des compétitions Activités Sportives Stéphane Duberger

Gestion des rencontres Activités Sportives Stéphane Duberger

Gestion des sélections Projets Sportifs Gurvan Kervadec Mathieu Brauge

Gestion des diplômes DTN Gurvan Kervadec Riahd Djait

Gestion des règlements/discipline Activités Sportives Alice de Robillard

Gestion de la DSI Systèmes d’Information Denis Malmasson

Et le responsable des processus de la FFR est : Christian GARNIER

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EXEMPLE D’UN MACRO PROCESSUS Gérer les affiliations

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CARTOGRAPHIE GENERALE

Autres types de contenus : fiche signalétique et fichier des règles de gestion

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Les Etapes de la Conduite du Changement

Le chemin de la réussite !

Etablir un sentiment d’urgence

(Etat des lieux)

Former une coalition pour guider

(Comité Directeur)

Créer une vision

(Oval-e V2)

Communiquer la vision

(CT et Club)

Donner le pouvoir à d’autres pour agir

(Des référents)

Planifier et créer des victoires rapides

(Montrer des réussites dès le mois de septembre)

Consolider les améliorations

et produire plus

(Déployer à tous les niveaux)

Institutionnaliser les nouvelles approches

(Manager les processus)