PROPOSITION DE GRILLE D’ANALYSE ET D'ENTRETIEN

Grille d'analyse et d'entretien : Etablissement : Date : Groupe de travail : Personnes rencontrées :

Questionnement : ANALYSE

(Ce que l'on veut savoir)

Question ENTRETIEN

(quelles questions pose t on)

Réponse de

l'établissement

1) Répartition des rôles institutionnels

Mise en place du Conseil exécutif * Déterminer : - qui ( du CE ou du CA) exerce le rôle d'impulsion et d'orientation de la stratégie - si le CA s'est senti remis en question ou le CE bridé - si le CE et la CME s'articulent bien * Esquisser un bilan du CE un an après la date butoir de mise en œuvre de la réforme - Grands dossiers traités - Utilisation de la comptabilité analytique comme instrument d'aide à la décision ?

- Qui (du CE ou du CA) exerce le rôle d'impulsion pour les décisions stratégiques (découpages, projets de construction, orientations stratégiques…) ? - Y a t il eu des anicroches entre CA et CE ? - Y a t il eu des anicroches entre CE et PME ? -Quels ont été les principaux point traités par le CE depuis sa mise en place ? - La comptabilité analytique fait-elle l'objet d'une utilisation par le CE pour déterminer des orientations ?

Positionnement des pôles / direction (générale, fonctionnelles, déléguées)

- Quel type de délégations de gestion a été accordé dans

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* Quel est le champ et le montant des délégations de gestion ? * La collaboration s'est-elle bien enclenchée entre les pôles et les directions fonctionnelles ?

l'établissement ? Précisez les pôles. - Précisez les montants (ou des ordres de grandeur) - Avez-vous reçu un soutien de la part des directions fonctionnelles (ou déléguées) ? : (moyens humains, expertises, temps de réunion, travail de facilitation institutionnelle). Attente en matière de soutiens et d'expertises (SI, données financières, outils de gestion…) à préciser - Les contrats de pôle ont-il abouti à une meilleure association des médecins à la décision ?

Positionnement des directions déléguées / directions fonctionnelles Quelle est la répartition des attributions ?

- qui a la délégation de signature (DD/DF) ? - qui prend les décisions (DD/DF) ? - Effectifs en ETP (avant et après la réforme) : DAF, DRH, DAM, direction des travaux, DD : redéploiements vers les DD ou les pôles ? Chiffrage en ETP.

2) Mise en place d'une démarche d'efficience par les pôles (problème de la quantification en % de pôles)

Existe t il dans l'établissement une vision claire de la stratégie médicale de pôle ? Existence d'un projet médical de pôle cohérent avec la logique T2A (développement des activités porteuses et abandon des activités non rentables) ?

- La stratégie médicale est-elle écrite : existence d'un projet médical de pôle ? - Le candidat retenu au poste de responsable de pôle était-il promoteur d'un projet médical pour son pôle ? - Le projet médical de pôle intègre t-il les données du SROS et du projet médical de territoire ? - Le projet médical de pôle intègre t-il les données du projet médical d'établissement ? - La stratégie médicale fait-elle et fera-t-elle l'objet d'une mise en œuvre dans un relativement bref délai ? Existence d'un échéancier pour mise en œuvre du projet médical de pôle ?

Le médecin responsable de pôle exerce t il un leadership capable d'entraîner des évolutions internes au pôle ? * Relations avec les autres médecins

- Le responsable de pôle est-il d'après vous un "leader" ou un "conciliateur" ? - Quelle est la clé de répartition du temps consacré par le responsable de pôle à la gestion du pôle / temps activités cliniques ? - Le responsable de pôle a t il eu à gérer des difficultés

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* Difficultés managériales rencontrées * Réussites et ressources trouvées dans la constitution du pôle

relationnelles et des oppositions de personnes : à préciser(citer un exemple concret) - Quels sont les atouts managériaux du responsable de pôle ? - Quels sont les premiers acquis et les premières réussites du pôle ?

De quels moyens les pôles ont-ils été dotés et possède t il une taille critique pour mener des démarches de gestion ?

- Quel est l'"indice de concentration des pôles" = nombre des services / pôle ? - Nombre de lits et places du pôles (ou journées + venues + séances) - Budget du pôle (ETP consacrés à la gestion du pôle (ratio budget / ETP)

Le cadre administratif de pôle (CAP) est-il positionné et son temps peut-il être optimisé au bénéfice de la gestion du pôle ?

- Le CAP Est-il positionné ? (légitime / interlocuteurs) - A-t-il et est-il formé (gestion + connaissance de l'activité clinique du pôle) ? - Une valorisation en termes de parcours professionnel est-elle envisagée (VAE, évolution de carrière) ?

Le cadre soignant de pôle est-il positionné et son temps peut-il être optimisé au bénéfice de la gestion du pôle ?

- Le cadre soignant de pôle est-il un CSS (sinon quelles difficultés de positionnement d'un CS / CSS ? ) ? - Dépend-il (hiérarchiquement) de la direction des soins ou du responsable de pôle ? - Quels sont, d'après vous, les facteurs d'un bon positionnement ?

L'établissement a t il mis en place un contrôleur de gestion de nature à permettre un suivi des contrats de pôle et des délégations de gestion ?

- Un temps dédié de contrôleur de gestion est-il mis à disposition des pôles ? - Si oui quel % d'ETP ? - Si oui ce contrôleur de gestion est-il diplômé ou faisant fonction de contrôleur de gestion ? - Si oui ce contrôleur de gestion est-il rattaché à la DAF, au DD, au pôle ? - Si oui ce contrôleur de gestion est-il inséré dans un réseau régional de contrôleurs de gestion ? - Si oui ce contrôleur de gestion a t il développé un benchmarking intra établissement ?

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- Si oui ce contrôleur de gestion a t il développé un benchmarking inter établissements ?

Existe-t-il une logique d'équipe dans le fonctionnement de l'équipe de gestion du pôle ?

- L'équipe de gestion du pôle dispose t elle d'un temps d'échange périodique (durée, fréquence ?) - Comment qualifieriez-vous le mode de prise de décisions (consultatif, collégial, autocratique) au sein de l'équipe de gestion du pôle ?

Des marges de manœuvre organisationnelles ont-elles été dégagées depuis la mise en place des pôles ?

- Les circuits de décision ont-ils été simplifiés ou complexifiés ? (donner des exemples : bons de travaux, recrutement intérimaire, achat de fournitures de bureau…)- Le nombre d'intermédiaires s'est-il réduit ou bien a t il été accru ? - Les délais de prestation ont-ils cru ou diminué (compter en jours) ?

Les ressources communes à plusieurs services ont-elles été mutualisées ? Focus sur les ressources humaines :

Donnez des exemples de mutualisations internes de ressources communes à plusieurs services à l'intérieur des pôles : Exemples : - Regroupements de plateaux de consultations et d'activités ambulatoires - Regroupements de fonctions support et de plateaux techniques : TO des blocs opératoires. - Mutualisation de gardes - Effort de réduction des dépenses d'intérim (mise en place d'une suppléance spécialisée) - Achats en commun - …/… - Avez-vous constaté : * une amélioration dans la réalisation des plannings et la consommation de temps non médical ? Fluidité des affectations (réduction du nombre de postes vacants) et des remplacements (dépenses d'intérim + crédits de

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remplacement). * une amélioration dans la réalisation des plannings et la consommation de temps médical + augmentation ou diminution du temps passé en réunion par les médecins ? A évaluer objectivement. * un développement de nouvelles expertises / spécialisation ou développement de polyvalence ?

La mutualisation de ressources concerne t elle plusieurs établissements ?

Pouvez-vous donner des exemples de mutualisations de ressources avec des pôles d'autres établissements ? - exemples de coopérations inter établissements dans les mêmes disciplines - obstacles (juridiques, techniques, financiers, organisationnels, culturels, politiques…) rencontrés pour coopérer entre plusieurs établissements.

Quelle a été l'intensité dans la recomposition récente des pôles constitués (souvent dans l'urgence pour répondre à l'obligation réglementaire) ?

- Quels changements de rattachement de services à des pôles sont intervenus au cours de l'année écoulée ? - Quelles sont les causes de ces changement ? (logique de cohérence médicale, logique financière, questions de personnes, autres ?)

Les conséquences budgétaires et comptables de la nouvelle gouvernance ont-elles été tirées en cohérence avec la réforme de la T2A ? Peut-être demander l'avis de Daniel Gautier * La comptabilité analytique est-elle suffisamment développée pour permettre la déclinaison du budget de l'établissement au niveau des pôles ? * Le système intègre t il une rémunération de la performance ?

- Le budget a-t-il été intégralement réparti entre les pôles (moins une partie "direction générale" inférieure à 20-25%) ? - Les affectations de crédits par pôles sont elles fiables ? - Quelles limites relève t on ? - Les coût des fonctions support ou des fonctions mutualisées (exemple : blocs) sont ils affectés aux services cliniques d'hospitalisation ? Le codage de l'activité s'est-il amélioré ? - Les enveloppes déléguées aux pôles sont-elles mieux maîtrisées que les enveloppes non déléguées aux pôles ? - Un intéressements collectif a-t-il été mis en place ? Quelles sont ses règles (clés de répartition des excédents, intégration de la qualité servie au patient) ? - Un intéressement individuel est-il souhaitable, afin de réaliser des économies ? - Les tendances (déficit ou excédent de pôle) sont-elles

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davantage prises en compte que des soldes ? - Le DIM de l'établissement intervient-il pour favoriser le codage des pôles et la valorisation de l'activité ?

3) Impact de la nouvelle gouvernance sur la qualité du service rendu au patient

la nouvelle gouvernance a t elle produit un réel décloisonnement entre les services qui composent le pôle ?

- Des réunions multidisciplinaires (réunissant des praticiens de services et de disciplines différentes) ont elles été favorisées par la mise en place de la nouvelle gouvernance ? - Le pôle a t il favorisé les échanges entre soignants dans la prise en charge du patient ?

la nouvelle gouvernance a t elle favorisé le développement de démarches qualité ?

- Le pôle a t il mis en place des indicateurs (communs) de suivi de la qualité ? - Les différentes politiques qualité existant dans l'établissement ont-elles connu un regain après le 31 décembre 2006 (qualité-sécurité, prise en charge de la douleur, accès aux soins…) - le médecin adresse t il à son patient un double du compte rendu d'hospitalisation.

La politique de formation est-elle gérée au niveau du pôle ?

- Existe t il une politique de formation spécifique au pôle allant dans le sens d'une mise en cohérence des projets de service ?

Pôle le plus performant : Pôle le moins performant : Pas défini, qu'est -ce qu'on veut savoir ?

Pôle médico-technique :

Observations + -

Observations + -

1) Organisation et management : fonctionnement institutionnel pas traité (quand même un des aspects de la réforme) Mode de désignation du responsable de pôle1 Par le CA. La question est quel est le profil de la personne désignée. Contenu des délégations de gestion Oui, mais faut-il commencer par là ? Budget hôtelier Mensualités de remplacement Crédits d'intérim ETP non-médicaux ETP médicaux Achat petites fournitures Travaux d'entretien courant Commandes2 Equipements / Travaux Autres On mélange de l'enveloppe globale et de la délégation d'enveloppe, c'est à dire ce sur quoi porte la délégation et son montant. Modalités d'intéressement : question ouverte ? Coordination des acteurs au sein des pôles : trop vague : on ne va pas pouvoir comparer, ni en tirer une ligne générale Coordination avec les autres acteurs de l'hôpital Organisation de la mutualisation des moyens financiers au sein du pôle : idem

1 Volontariat, seule personne disponible, … 2 Avec ou sans délégation de gestion de l'enveloppe.

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Organisation de la mutualisation des effectifs de personnel au sein du pôle Impact sur les pratiques professionnelles : idée qu'ils nous disent ce qu'ils veulent Impact sur la prise en charge des patients Impact sur le codage de l'activité Questions :

- La Nouvelle Gouvernance a-t-elle permis d’accroître la coordination des acteurs au sein des pôles ? Une plus grande mutualisation des fonctions « supports, prestataires » (pharmacies, laboratoires, …) ?

- Comment les personnels perçoivent-ils la nouvelle organisation polaire ? A-t-elle conduit à un meilleur fonctionnement au quotidien ?

- La Nouvelle Gouvernance a-t-elle fait émerger de nouvelles pratiques professionnelles ? La prise en charge des patients s’en trouve t-elle améliorée ?

- La mise en place des pôles a-t-elle conduit à un meilleur codage de l’activité ?

Gestion des ressources humaines Réorganisation des effectifs au sein du pôle ? - Médicaux - Non-médicaux Impact sur les postes vacants : question des impacts ne se pose pas seulement pour les RH + on mélange question et questionnement - Médicaux - Non-médicaux Impact sur les profils recrutés - Médicaux - Non-médicaux Impact sur l'organisation du travail - Médicaux - Non-médicaux

3 Si non : quelle(s) autre(s) délégation(s) souhaitée(s) ? Pour quelle(s) raison(s) ?

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Impact sur la gestion des plannings - Médicaux - Non-médicaux Impact sur la charge de travail - Médicaux - Non-médicaux Impact sur l'offre de soins Questions :

Impact de la délégation de l’enveloppe des emplois non médicaux permanents :

- La mise en place des pôles a-t-elle été l’occasion de réfléchir sur les effectifs des services ? Cette réflexion a-t-elle conduit à en modifier les ETP ? La mise en place des pôles a-t-elle permis de répondre à des problèmes de vacances de postes spécifiquement identifiées auparavant ?

- Amélioration de la qualité du recrutement (meilleure adaptation des compétences) ? - Amélioration de la gestion des plannings ?

Impact de la délégation de gestion de l’enveloppe de remplacement (suppléance et heures supplémentaires)

- La mise en place des pôles a-t-elle été l’occasion de réfléchir sur les effectifs des services ? Cette réflexion a-t-elle conduit à en modifier les ETP ? La mise en place des pôles a-t-elle permis de répondre à des problèmes de vacances de postes spécifiquement identifiées auparavant ?

- Amélioration de la gestion des plannings ? - Mutualisation des personnels (mise en place de « pools de remplacement ») ?

Impact de la délégation de l’enveloppe de demi-journées de personnel médical et contrats de plages additionnelles

Si mutualisation du temps médical entre services d’un même pôle : - Diminution des plages assurées par des « mercenaires » (médecins extérieurs de l’établissement :

attachés, intérimaires, FFI) ? - Nombre de praticiens du pôle participant aux gardes et astreintes ? - Sont-elles assurées dans d’autres services du pôle ?

Si réorganisations ayant permis une diminution des plages additionnelles :

- Evolution de la proportion TTA/ temps médical réalisé au niveau du pôle ? Suivi des postes vacants

- La mise en place des pôles a-t-elle été l’occasion de réfléchir sur les effectifs des services ? Cette réflexion a-t-elle conduit à en modifier les ETP ? La mise en place des pôles a-t-elle permis de répondre à des problèmes de vacances de postes spécifiquement identifiées auparavant ?

- Analyse des effectifs considérés comme nécessaires, même s’ils ne font pas l’objet d’une vacance de poste, par les chefs de pôles (ou chefs de services) à travers : le temps de travail nécessaire dans le service/ le temps de travail disponible (voir l’évolution de ce rapport)

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Evaluation des informations à la disposition des pôles permettant une maîtrise par le trinôme de la gestion du personnel médical :

- Transmission des données relatives à la structuration des effectifs médicaux : pyramide des âges mais également diversité et équilibre entre la proportion des médecins issus de chaque statut (par ex : si gestion non anticipée des effectifs, peut se caractériser par la présence de beaucoup de médecins extérieurs)

Amélioration de la qualité du recrutement (meilleure adaptation des compétences ?) Amélioration de l’offre de soins

- Nombre d’EPP par pôles ? Stabilité du personnel (par médecins extérieurs/ PH…) ?

Achats, logistique et travaux Délégation suffisante ou non3 ? La délégation de gestion ne porte pas forcément seulement sur les achats Simplification des procédures ? A travers la délégation de gestion Amélioration des délais ? de livraison ? De décision ? Impact sur la charge de travail ? Compensé ou non ? Impact sur la réponse aux besoins des services et du pôle Questions :

Impact de la délégation de l’enveloppe d’équipements hôteliers, médicaux, informatiques, …

- Simplification des procédures : Amélioration du processus d’achat ? Désignation de référents des commandes à passer dans chaque pôle et élaboration d’une procédure (par exemple, date et fréquence des commandes, suivi des stocks restants dans les services de soins, homogénéité des produits commandés par chaque service du pôle…) ?

- Diminution des délais de livraison ?

- Augmentation de tâches non compensées (réception, vérification, …) ?

- Amélioration des réponses aux besoins des services ou des pôles (simplification, regroupement des commandes) ?

RR EE MM AA RR QQ UU EE SS

A quoi bon puisque la grille est déjà ouverte ?