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QU’EST CE QU’UN REGISTRE DÉMATÉRIALISÉ?
Présentation de la solution PRÉAMBULES
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Le fruits du travail de spécialistes
Notre service a été conçu en étroite collaboration avec des experts techniques et juridiques.
§ WEB&DESIGN, studio de développement web§ PARMES Avocats, cabinet spécialiste du droit public § ACTECIL, consultant CNIL
§ Plusieurs commissaires enquêteurs ont participé à la conception de la plateforme et poursuivent aujourd’hui son évolution
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Un registre dématérialisé est un site internet dédié à une consultation ou une enquête publique avec pour objectif de :
§ Publier les dates d’ouverture et fermeture§ Publier les dates et lieux de permanence§ Donner accès au dossier de présentation§ Permettre la lecture des observations
(y compris dans les lieux de consultation)§ Informer le public d’éventuelles prolongations et nouvelles
permanences ou réunions publiques§ Déposer des observations§ Publier son rapport et informer le public de sa mise en ligne
Un site web dédié
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§ Espace réservé aux commissaires enquêteurs leur offrant un véritable outil de travail collaboratif et d’assistance à l’analyse
§ Espace réservé à l’autorité organisatrice lui permettant de numériser les observations manuscrites
§ Espace réservé au maître d’ouvrage lui permettant de préparer ses réponses
3 espaces réservés distincts
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Un registre dématérialisé sécurise vos manipulations :
§ L’ouverture et la fermeture au public du registre sont automatisées
§ La suppression d’une observation est impossible§ Toutes les actions sont « tracées » et disponibles en
cas de litige§ Les observations ainsi que votre travail sont
sauvegardés périodiquement
Procédures sécurisées
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Tout est configurable en fonction des besoins :
§ Mise en ligne des observations manuscrites§ Mise en ligne du dossier de présentation§ Système de communication CE / MO§ Modération des avis § Relève de boite courriel§ Partage sur les réseaux sociaux§ Envoi journalier des observations vers les lieux de
consultation pour impression§ …
Service personnalisable
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LES ÉTAPES DE VIED’UN REGISTRE DÉMATÉRIALISÉ
Avant, pendant et après…
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Préparation
VERROUILLAGE
OUVERTURE
MISE À LA DISPOSITION DU PUBLIC
FERMETURE
PUBLICATION DU RAPPORT
ARCHIVAGE
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Réalisée en accord avec les intervenants…
§ Choix des options§ Définition des interlocuteurs§ Configuration de l’ouverture et de la fermeture§ Saisie des données administratives§ Saisie des éléments de présentation§ Téléchargement du dossier de présentation§ Mise en place d’un courriel dédié§ Personnalisation graphique de l’interface publique
Préparation
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Cette action est similaire au paraphe du registre papier lors de l’ouverture de l’enquête publique.
Verrouillage
Dans les cadre d’une enquête publique, le verrouillage est réalisé par le commissaire enquêteur. Celui-ci a vérifié que le dossier de présentation est conforme aux attentes et que les données saisies sont justes : il verrouille le registre dématérialisé afin qu’il s’ouvre automatiquement le jour J. 10
Dès lors que le registre a été verrouillé, l’ouverture du registre dématérialisé est automatique.
Le maître d’ouvrage, l’autorité organisatrice et bien entendu le commissaire enquêteur reçoivent un courriel de notification.
Les personnes s’étant inscrites sur le portail www.registre-dematerialise.fr comme étant intéressées par les enquêtes publiques sur leur département reçoivent un courriel de notification.
Ouverture
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Le public peut télécharger les éléments du dossier de présentation, lire les observations déposées et apporter sa contribution.
Les commissaires enquêteurs reçoivent des courriels de notifications les informant du dépôt de nouvelles observations pour qu’ils puissent les analyser au fur et à mesure. Les outils d’exportation (excel et pdf) sont dès à présent disponibles.
De la même façon, le maître d’ouvrage prépare ses réponses.
Parallèlement, l’autorité organisatrice reçoit les observations par courriel afin de lui faciliter l’insertion dans le registre papier si elle le souhaite.
Mise à la disposition du public
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La fermeture du registre dématérialisé est automatique.
Le public n’a alors plus accès au dossier de présentation ou aux observations déposées : seule la page d’accueil est présente rappelant les dates et heures de fermeture.
Le maître d’ouvrage, l’autorité organisatrice et le commissaire enquêteur reçoivent un courriel de notification. Ceux-ci ont toujours accès aux observations dans leurs espaces réservés respectifs.
Fermeture
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L’autorité organisatrice se charge de mettre à la disposition du public le rapport d’enquête publique ou de consultation via un formulaire simple dans son espace réservé.
Les personnes ayant déposé une observation de façon identifiée (non anonyme) reçoivent un courriel de notification.
Afin de respecter RGPD, les données personnelles mais aussi les données inutiles après analyse du registre sont alors purgées du système.
Publication du rapport d’enquête
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L’archivage du rapport d’enquête publique se fait automatiquement un an après la mise en ligne du rapport de l’enquête publique ou de la consultation.
Le rapport d’enquête publique n’est alors plus disponible.
Archivage
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CRÉER UN REGISTRE DÉMATÉRIALISÉSimple, rapide et efficace !
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La création d’un registre dématérialisé nécessite l’accord des différents acteurs de l’enquête publique.
Après avoir reçu le bon pour accord du maître d’ouvrage, nous fournissons à l’autorité organisatrice l’adresse du registre pour que celle-ci puisse finaliser la rédaction de son arrêté. Celle-ci nous le retourne et nous fournit l’identité ainsi que l’adresse e-mail des intervenants.
Une fois le registre dématérialisé préparé, les intervenants reçoivent un e-mail avec leur identifiant et mot de passe leur permettant de vérifier la conformité du registre.
Le commissaire enquêteur n’intervient pas dans la création du registre dématérialisé mais celui-ci peut modifier la configuration si besoin.
Créer un registre dématérialisé
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En accédant à votre espace réservé, vous pouvez faire deux choses :
§ Visualiser le registre avant le publicSeule la page d’accueil est alors disponible du public. En cliquant sur « visualiser le registre », vous aller pouvoir voir les autres pages du registre.
§ Modifier le registreL’intégralité du contenu présenté dans le registre est modifiable en accédant dans votre espace réservé à la rubrique « configuration » du registre.
Vérifier le registre dématérialisé
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Comme évoqué précédemment, le verrouillage est une étape essentielle. Cette action, réalisée par le commissaire enquêteur, implique 2 choses :
§ L’ouverture automatique du registre le jour et l’heure définies
§ La surveillance du registre
A partir de cet instant, toutes modifications réalisées sur les données administratives ou le dossier de présentationimpliquera l’envoi le lendemain matin d’une notification par e-mail aux intervenants de l’enquête publique.
Verrouiller le registre dématérialisé
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VOUS CONNECTER À VOTRE ESPACE RÉSERVÉ
Vous identifier sur la plateforme
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Pour accéder à votre espace réservé, il est nécessaire de vous rendre sur la page d’accueil de notre portail puis cliquer sur « Se connecter » en haut à droite du menu.
Si vous êtes sur un registre dématérialisé, cliquez sur le logo en haut à gauche pour accéder à la page d’accueil de notre portail.
Dans la fenêtre d’identification, un lien vous permet, en cas d’oubli, de réinitialiser votre mot de passe.
Se connecter
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Votre espace réservé permet de traiter plusieurs registres. La rubrique « Mes registres » les liste, vous permet de créer un registre de démonstration et de demander un devis.
Chaque registre propose 3 boutons :§ « Tableau de bord » permettant de
le configurer et visualiser ses statistiques de fréquentation,
§ « Observations » vous donnant accès à la liste de ses observations,
§ « Visualiser » ouvrant l’interface publique dans un nouvel onglet de votre navigateur.
Rubrique « Mes registres »
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PRÉSENTATION DU PROJET ET DONNÉES ADMINISTRATIVES
Modifier la configuration du registre dématérialiséet les données de oprésentation de l’enquête publique
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Dans la rubrique « configuration », l’onglet « Page de présentation » vous ouvre un formulaire très simple permettant d’éditer le contenu de la page d’accueil du registre.
La partie supérieure permet de définir le ou les visuels de la page d’accueil. Ces visuels, de préférence en paysage, seront automatiquement redimensionnés.
Ensuite, vous pouvez modifier le titre du registre dématérialisé puis, si vous souhaitez insérer un texte de présentation plutôt que l’objet et les données administratives, cliquez sur « Je souhaite rédiger un texte de présentation personnalisé » et saisissez le.
Présentation du projet
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Dans la rubrique « configuration », l’onglet « Données Administratives » vous ouvre un formulaire très simple permettant de saisir les données administratives de l’enquête. Seul 2 points nécessitent une explication.
Une fois l’enquête publique ouverte, les dates ne sont plus modifiables cependant un nouveau champ texte vous permet de saisir une nouvelle date de clôture correspondant au temps complémentaire réglementaire.
Il est nécessaire de ressaisir le siège de l’enquête publique comme lieu de consultation. Ceci se fait par un simple clic sur « ajouter ».
Données Administratives
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Dans la rubrique « configuration », l’onglet « Calendrier des permanences » vous permet de saisir les permanences et réunions publiques.
En cliquant sur ajouter, vous pouvez ajouter une permanence. Dans l’interface du public, celle-ci apparaîtra dans l’ordre chronologique des permanences par lieu qui eux s’affichent par ordre alphabétique.
Attention à bien saisir le lieu exactement de la même façon que le lieu de consultation enregistré dans l’onglet « modalité administrative » : cela permettra un affichage optimisé pour le public.
Calendrier des permanences
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Dans la rubrique « configuration », l’onglet « Documents de présentation » vous permet de définir le moyen donné au public pour prendre connaissance du dossier.
Deux options vous sont proposées :
Soit les documents sont mis en ligne sur un autre site et dans ce cas il faut juste saisir l’adresse web de la page puis cliquer sur le bouton enregistrer.
Documents de présentation 1/3
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Soit les document sont téléchargeables depuis le registre dématérialisé et dans ce cas une interface vous permet d’ajouter un fichier ou une rubrique.
Quand vous avez créé une rubrique, deux boutons « Ajouter » sont disponibles. Le premier, décalé sur la droite permet d’ajouter un élément dans la rubrique. Le second, aligné avec la rubrique, permet d’ajouter un élément après la rubrique.
Pour intercaler un élément (une rubrique ou un fichier) entre deux éléments, il suffit de cliquer sur celui avant la position choisie : une ligne de boutons apparaît dont « Ajouter »
Documents de présentation 2/3
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Pour modifier un élément (une rubrique ou un fichier), il suffit de cliquer sur son nom puis sur « Modifier » afin d’ouvrir un encart.
Vous pouvez déplacer l’élément en indiquant l’élément précédent celui-ci. Si vous souhaitez le placer en première position d’une rubrique, ceci se fait en deux étapes : il est nécessaire de le mettre en seconde position puis déplacer le premier après l’élément concerné.
Vous pouvez également supprimer cet élément. S’il s’agit d’une rubrique, il est nécessaire que celle-ci de possède pas de fichier.
Documents de présentation 3/3
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Dans la rubrique « configuration », l’onglet « Gestion des utilisateurs » vous permet d’ajouter des intervenants. Ces personnes auront alors accès à l’espace réservé avec le profil associé.
Pour des raisons de sécurité, une personne ne peut pas ajouter d’intervenant ayant un profil différent que le sien : un commissaire enquêteur ne peut ajouter que des commissaire enquêteur...
Pour ajouter un utilisateur, il faut cliquer sur ajouter puis saisir l’identité et l’e-mailde la personne et cocher son profil. Dans l’exemple ci-contre, la personne est autorité organisatrice et maître d’ouvrage par conséquent, celle-ci possède plusieurs options.
Gestion des utilisateurs
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SUIVRE LES OBSERVATIONS
Lire les observations, suivre les statistiques de fréquentation et modérer un avis si besoin
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Le tableau de bord d’un registre dématérialisé possède trois vocations :
§ Connaître l’état du registre,§ Visualiser des données statistiques
de fréquentation et téléchargement,§ Exporter les observations et
données sous différents formats.
En cliquant sur le nombre de téléchargement, vous obtenez la liste des documents avec le nombre de téléchargements associés.
Le tableau de bord d’un registre
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La quatrième rubrique « observations » vous liste les observations déposées dans le registre. Cette page est composée de la manière suivante :
§ Le nombre d’observations§ Un menu de sélection pour trier les
observations selon des critères différents
§ Un champ d’accès direct par numéro d’observation
§ Un système de navigation par page
Rubrique « Observations »
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Chaque observation propose deux voire trois boutons :§ Imprimer§ Analyser§ Modifier (s’il s’agit d’une
observation importée manuellement)
En cliquant sur le bouton « Analyser », vous accéder à la page de visualisation de l’observation. Le bouton « Modérer l’observation » masque du public l’observation et affiche le message :
« Cette observation est prise en compte mais n'est pas visible car elle comprend des propos considérés comme non publiables. »
Modérer une observation
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INSÉRER UNE OBSERVATION
Comment ajouter dans le registre dématérialisé une observation manuscrite du registre papier, un courier postal ou un e-mail
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Il est possible d’importer des avis. Il peut s’agir d’observations envoyées par e-mail, par courrier postal ou rédigées dans le registre papier. En fonction de l’option choisie, ceux-ci seront visibles du public.
Pour ajouter un avis, cliquer le bouton « saisir une observation » en haut de la liste des observations.
Les observations ajoutées peuvent être modifiées à tout moment. Le bouton « modifier » est disponible à cet effet.
Insertion d’observations
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Le formulaire de saisie d’une observation permet d’enregistrer :
§ L’identité de la personne§ L’origine (courrier, email, lieu)§ La date§ Le ou les scans de l’original§ Un champ texte permet
également d’enregistrer la retranscription de l’observation ou un texte invitant le public à télécharger les pièces jointes.
Insertion d’observations
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INSÉRER UN COURRIEL
Comment ajouter dans le registre dématérialisé une observation reçue par e-mail
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Afin de réduire au maximum lesmanipulations humaines donc les erreurs, il est également possible de relever une boite email et d’importer des avis en deux clics.
Pour configurer le registre, aller dans le menu « configuration » puis sélectionner « configuration avancée ».
En deuxième partie de page, vous pouvez saisir l’adresse du serveur, l’identifiant et le mot de passe nécessaires pour la relève.Après avoir enregistré, vous pouvez Tester la configuration en cliquant sur le bouton dédié à et effet.
Configurer l’adresse email
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Dans la rubrique observations, vous avez un bouton « Import d'emails »
`Les courriels présents dans la boite sont alors listés avec une prévisualisation sans pièce jointe. Il vous reste à cocher les avis puis cliquer sur le bouton « importer X emails ». S’il s’agit d’une boite commune vous pouvez ainsi ne sélectionner que les messages concernant ce registre.
Relever la boîte email
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Vous allez ensuite pouvoir traiter chacun des messages précédemment sélectionnés.
Le formulaire de saisi d’une observation est ainsi pré-rempli avec le contenu du message !
Afin de respecter les bonnes pratiques de l’internet, vous pourrez si besoin éditer le message et retirer par exemple la signature de la personne afin de ne pas diffuser au grand public le mobile et l’email du dépositaire.
Insertion d’observations
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ANALYSER LES OBSERVATIONSOutils de travail du commissaire enquêteur & maître d’ouvrage
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Il est possible à tout moment d’ajouter renommer ou supprimer une thématique en la fusionnant avec une autre.
Pour ajouter une thématique, saisissez le dans « Nouveau mot clé » puis cliquez sur « Enregistrer ». Pour fusionner deux thématiques, sélectionnez les puis saisissez le terme les englobant dans « Nouveau mot clé » puis cliquez sur « Enregistrer ».
Les mots clés (thématiques)
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La troisième rubrique « Analyse » vous permet de gérer vos thématiques de catégorisation des observations. Celles-ci seront disponibles dans la page d’analyse des observations pour les associer ou non via un système de case à cocher.
Le surligneur de mot
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La troisième rubrique « Analyse » vous permet également de gérer le système de surlignage.
L’utilisation est très simple : ajouter des racines de mot séparées par des espaces afin que le système surligne en vert les mots les utilisant.
A titre d’exemple, « agri » permettra de surligner « agricole » et « agriculture ».
Le système surligne également les thématiques. Dans l’exemple ci-contre lorem est surligné pour cette raison
A droite de la liste des observations se trouve un système de filtre permettant d’afficher seulement les observations répondant aux critères suivants :§ Mot clef et nom§ Analysées ou non§ Modérées ou non§ Doublon ou non§ Thématique§ Lieux d’origine§ Personne ayant analysé l’observation
Pour activer le filtre, cochez les cases correspondant à vos critères de recherche puis cliquez sur le bouton « filtrer ». Pour obtenir à nouveau l’intégralité des observations, cliquez sur « Réinitialiser ».
Liste des avis : système de filtre
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Chaque observation est présentée de façon synthétique avec en particulier :
§ Numéro de référence§ Lieu de dépôt entre parenthèse§ Statut de l’observation§ Auteur§ Date de dépôt§ Date de l’analyse
Le bouton « Analyser » permet de visualiser l'observation et la traiter.
Liste des avis : détails
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§ Personne ayant pris en charge l’avis§ 3 premières lignes de l’observation§ Thématiques associées§ Indicateur précisant qu’une
annotation est rédigée§ Le nombre de commentaires
(en cliquant, ceux-ci s’affichent)
La partie supérieure est consacrée à la présentation de l’observation. En plus des données présentes dans la liste, vous pouvez lire l’intégralité de l’observation et télécharger les pièces jointes si l’auteur a déposé des documents.
Interface d’analyse d’un avis (1/2)
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Pour utiliser les outils d’assistance à l’analyse, il est nécessaire de cliquer sur le bouton « Afficher les outils d’aide à l’analyse ». La partie inférieure apparaît et vous met à disposition les outils d’analyse et de travail collaboratif.
Deux types d’outil vous sont proposé dans cette interface. Les premiers sont destinés à faciliter le travail quand plusieurs intervenants interviennent. Les autres vous permettent de « qualifier » l’observation et prendre des notes à son sujet.
Ces informations ne seront visibles que par les intervenants de même type : seul les commissaires enquêteurs ne voient par exemple le commentaire déposé par l’un d’eux.
Interface d’analyse d’un avis (2/2)
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Dans le cadre de commission d’enquête,il est important de savoir qu’un commissaire enquêteur est en train d’analyser une observation. Il en est demême lorsque le maître d’ouvrage mais plusieurs ressources à la disposition du projet.
Dans ce contexte, le bouton « Je prends en charge » vous permet d’avertir vos collègues que vous analyser cette avis. Vous apporterez donc le premier commentaire mais rien n’empêche les autres intervenant de réagir à vos « qualifications » et propos !
Vous avez également la possibilité d’envoyer une demande de prise en charge par e-mail à vos collègues. Dans l’espace « Notification », choisissez l’intervenant concerné puis cliquez sur « Envoyer ». Afin d’avoir une trace de la demande celle-ci fera l’objet d’un commentaire.
Répartition du travail d’analyse
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Vous pouvez associer une observation à une autre afin de l’identifier comme étant des doublons. Il s’agit d’un avis envoyé plusieurs fois ou d’un propos envoyé par plusieurs personnes. Grace aux filtresprécédemment mentionnés, vous pourrez les cacher et les décompter.
Une fois une observation identifiée comme étant le doublon d’une autre celle-ci n’est plus disponible dans la liste des observations : seule l’observation « d’origine ».
Dans l’exemple ci-contre, l’observation n°3 (première ligne) est identifiée comme origine de deux autres (n°1 et n°15). L’analyse se trouvera dans la n°3.
L’avis n°15 permettra d’accéder directement à son « origine ». Pour supprimer la relation, il faut cliquer sur la crois rouge.
Identifier les doublons
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Il est possible d’attribuer un indice allant de 1 à 10 à chacune des observations.
Cet indice n’a pas de rôle prédéfini : il est mis à votre disposition afin de vous aider dans votre travail. A titre d’exemple, il peut être utilisé dans les cas suivants :
§ Tri par ordre d’importance de demandes de réponse§ Tri par ordre d’affichage des annotations§ Regroupement selon un critère divers§ Mise en exergue de certaines observations
Les indices de « priorité »
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Une fois les thématiques définis dans l’onglet analyse, celles-ci sont disponibles dans la page d’analyse d’une observation. Vous pouvez alors lui associer une ou plusieurs thématiques.
Les thématiques associées à des contributions sont également disponibles comme filtre de recherche dans la liste des observations : vous pouvez donc n’afficher que celles associées à cette thématique.
Dans le même état d’esprit, le tableur Excel d’exportation sera agrémenté de colonnes correspondant aux thématiques.
Thématiques / mots clés
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Vous avez la possibilité d’ajouter des commentaires à une observations. Ceci vousest pratique comme bloc note personnel mais aussi comme moyen de communication avecvos collègues avec la possibilité de retracer leséchanges.
Si vous le souhaitez, vous pouvez partager ce commentaire avec l’ensemble des intervenants.Dans ce cas, le commentaire sera visible de tous (mais pas du public). Attention, le système de commentaire n’envoie pas de notification pare-mail : si vous souhaitez une réaction de leur part, il est important de les prévenir par un autre moyen.
Ajouter un commentaire se fait très facilement : cliquer sur « ajouter un commentaire »
Commenter une observation (1/2)
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Un encart se déroule. Il est composé des éléments suivants :§ une case à cocher permettant de partager
le commentaire, § un champs texte vous permettant de saisir
le propos,§ un bouton de téléchargement d’une pièce
jointe si besoin.
Le dépôt d’un commentaire ne peut pas être modifié ou supprimé.
Commenter une observation (2/2)
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Chaque observation peut également être agrémentée d’une annotation. Celles-ci sont présentes dans le tableurExcel et peuvent être exportées dans un fichier PDF.
Pour votre analyse finale, vous pouvez utiliser les annotations afin de rassembler vos remarques et les réponses du maître d’ouvrage. Dans le cadre d’enquête publique de grande envergure, il peut être intéressant de générer un PV de synthèse reprenant toutes les notes de synthèse.
En utilisant les indices de priorité, vous serez alors capable de présenter toutes les contributions « types » suivies des autres observations mentionnant leur référence.
Les annotations
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Le maître d’ouvrage et le commissaire enquêteur possédant les mêmes références d’observation et les mêmes formats d’exportation, vous possédez ainsi un langage commun.
Si vous le souhaitez, il est possible de partager un commentaire avec le ou les commissaires enquêteurs. L’outil de dépôt de commentaire devient alors une interface de communication privée entre le maître d’ouvrage et le commissaire enquêteur au sujet d’une observation précise.
Communication avec les CE
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LES FORMATS D’EXPORTATIONPasser du numérique au papier
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A ce jour, seul le papier fait foi. Il est donc essentiel de transformer le registre dématérialisé en une version papier qui pourra venir compléter le ou les registres manuscrits.
La version imprimable se télécharge sous forme de fichier compressé zip dans lequel se trouve le PDF accompagné si nécessaire des pièces jointes qui n’auront pas pu être intégrées au PDF. Ce dernier rassemble la très grande majorité des pièces jointes. Il est structuré de la manière suivante : les observations, les pièces jointes puis les observations non confirmées et leur pièce jointe.
Dans le cadre des registres où le dépôt d’un avis se fait avec confirmation par retour de courriel, la plateforme ne supprime pas les observations non confirmées et vous laisse libre de les prendre en compte ou non.
Les observations « web » - PDF
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Dans le cas où les observations manuscrites sont chargées dans le système, la plateforme permet d’imprimer l’intégralité de celles-ci. Cela évitera à l’autorité organisatrice de manipuler à nouveau les originaux en les photocopiant pour les fournir au Tribunal Administratif.
Finalement, enregistrer les observations manuscrites dans le registre dématérialisé n’impose que très peu de travail complémentaire !
Les observations « papier » - PDF
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Il s’agit là d’un véritable outil de travail complémentaire. Cette fonctionnalité permet de générer un fichier Excel composé de l’intégralité des observations et des données les caractérisant.
Comme dans la liste des observations, n’hésitez pas à utiliser les fonctions de tri et filtre par critères croisés.
Toutes les observations - Excel
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Il est possible d’exporter les annotations des observations selon deux critères :§ par ordre de référence d’observation,§ par indice de priorité ce qui vous permettra
de les ordonner selon votre bon vouloir.
Ces annotations peuvent être exploitées pour générer votre PV de synthèse mais aussi comme base de travail que vous pourrez coller au sein de votre rapport d’enquête publique.
Les annotations - PDF
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Comme évoqué précédemment, le système enregistre toutes les actions des utilisateurs (y compris le public).
Le fichier PDF retrace toutes les actions réalisées sur le registre. Ce fichier est donc à enregistrer et à fournir au tribunal administratif en cas de litige.
Les traces - PDF
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D E S E N Q U Ê T E S P U B L I Q U E S
REGISTRE DÉMATÉRIALISÉ
www.registre-dematerialise.fr
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