La gestion participative,

un investissement BÉNÉFIQUE pour Solumation

Comment fait-on pour recruter du personnel technique lorsque les grands employeurs se pavanent, parés de leurs plus beaux atours ? Chez Solumation, la dotation et l’évaluation du rendement contribuent à façonner un climat de travail à la fois distinctif et attractif.

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Lors de l’entrevue, les employés peuvent poser des questions au candidat et la décision fi nale d’embauche est prise par l’ensemble des employés.

SYSTÈME D’ÉVALUATION DU RENDEMENT

Pour M.Lespérance, une entreprise doit être capable de mesurer la performance de ses employés sans imposer un contrôle excessif.

Chez Solumation, les principales étapes de l’évaluation du rendement sont :

1. une rencontre avec l’employé;

a. une rencontre est prévue avec chaque employé afi n que ce dernier établisse conjointement avec son employeur ses objectifs pour la prochaine année, les objectifs n’étant pas les mêmes pour tous les employés;

b. les deux parties doivent parvenir à une entente comprenant 5 objectifs : 3 objectifs quantitatifs (ex : taux de ventes, fi délisation des clients, recrutement de nouveaux clients, etc.) et deux objectifs qualitatifs (objectifs où l’on cherche à travailler les attitudes comme, par exemple, le suivi au niveau de la qualité du service offert). Il est important de spéci-fi er que les objectifs qualitatifs, tout comme les objectifs quantitatifs, doivent être mesu-rables et ou observables.

BÉNÉFICES

DOTATION

Pour Solumation, la participation des employés au processus de dotation est une solution gagnante / gagnante pour l’entreprise et les candidats.

• Elle augmente les chances de réussir la première étape de la socialisation du nouvel employé (et qui touchera le nouvel employé dans sa partici-pation active à la productivité de l’entreprise).

• Elle responsabilise l’équipe face au choix du can-didat; l’équipe est rassurée et elle est donc plus réceptive, plus accueillante et plus coopératrice.

• Elle aide le nouvel employé à gérer le stress de se joindre à une nouvelle entreprise (étant donné qu’il a déjà eu un premier contact avec ses futurs collègues).

SYSTÈME ÉVALUATION DU RENDEMENT

Un système d’évaluation basé sur la fi xation conjointe des objectifs comporte plusieurs bénéfi ces selon l’entreprise :

• l’employé connaît et comprend ses responsa-bilités et les attentes face à son rendement; l’employeur connaît les attentes des employés envers l’organisation;

• l’employé se responsabilise par rapport à son rendement;

• l’employé et l’employeur peuvent clarifi er certains sujets;

• une relation d’échange se développe entre l’employeur et l’employé;

• l’individu se sent valorisé dans l’exécution de son travail et dans ses relations interpersonnelles;

• la façon de présenter et de gérer l’évaluation du rendement diminue le stress chez les employés par rapport à l’évaluation.

LE MOT DE LA FIN

Chez Solumation, les travailleurs sont considérés comme de véritables partenaires, indispensables au bon fonctionnement de l’organisation. Au plan des valeurs, la gestion participative démontre, chez le président de Solumation, une ouverture d’esprit, un respect des personnes, de la transparence, de la foi dans les capacités des gens et dans l’expertise de chacun. Si la gestion participative ne va pas sans quelques contraintes, chez Solumation elle huma-nise l’entreprise tout en stimulant une effi cacité économique profi table à tous.

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LES RHEN ACTION

Cette fi che s’inscrit dans une série produite à l’initiative du CLDEM et d’Emploi Québec dans le cadre des actions visant à favoriser l’adoption et la diffusion des meilleures pratiques de gestion en ressources humaines. Nous remercions chaleureusement la direction de l’entreprise pour sa participation. Entrevue et rédaction : Daniel Beaupré, Ph. D, professeur à l’École des sciences de la gestion (UQAM) et Nathalie Jomphe, CRCA, conseillère en ressources humaines. Juin 2008

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Plusieurs études démontrent l’importance d’inté-grer les employés dans le processus de décision d’embauche. L’étude de Watson Wyatt’s dévoile que les compagnies qui ont créé une culture qui implique leurs employés dans le processus d’embauche ont une valeur ajoutée sur le marché. Selon les compa-gnies adeptes de cette pratique, l’implication et les prises de décision d’équipe procurent de meilleurs résultats pour plusieurs raisons :

• la qualité des nouveaux employés : les décisions d’équipe sont souvent meilleures que celles prises par un seul individu, particulièrement quand les décisions sont basées sur une informa-tion incomplète et ambiguë;

• un aperçu réaliste de l’emploi : les employés sont les mieux placés pour donner aux candidats un portait réel du travail;

• la satisfaction envers le milieu du travail : les individus s’attendent à être impliqués dans les décisions qui les affectent; meilleure est leur implication, meilleure sera leur satisfaction à l’égard du milieu du travail;

• l’intérêt pour le succès du candidat : quand l’équipe prend une décision, tous les membres se sentent impliqués dans la réussite du candidat et les employés ont tendance à être plus réceptifs, plus accueillants.

IDENTIFICATION DE L’ENTREPRISE

Située à Lachenaie, Solumation est une jeune entreprise qui se spécialise dans l’intégration en contrôles industriels, la modernisation des procé-dés alimentaires et chimiques et la programmation d’interface homme-machine. L’expérience et la complémentarité de leurs professionnels dans les procédés industriels, permettent à Solumation de garantir des applications stables, simples, sécuri-taires et effi caces pour les secteurs industriels, publics et municipaux. De plus, le président de l’entreprise est membre de l’Ordre des Ingénieurs du Québec et de différentes associations, lui permettant ainsi d’approuver des travaux et de rédiger des devis techniques.

DÉFI DE L’ENTREPRISE

Pour Solumation, qui est une petite équipe de travail (8 professionnels principalement des techniciens et des ingénieurs), chaque individu est important et a un impact notable sur la satisfaction du client et les résultats organisationnels. Le défi auquel fait face l’entreprise au plan de la dotation est donc de facili-ter l’acceptation du nouvel employé dans le groupe afi n d’assurer, le plus rapidement possible, sa parti-cipation active à la productivité de l’entreprise.

Quant à l’évaluation du rendement, le principal défi est le souci de l’entreprise de respecter ce que les employés désirent (les gens n’ont pas tous les mêmes aspirations professionnelles) tout en demeu-rant équitable dans l’évaluation du rendement.

ÉTAPES DE RÉALISATION DES PROJETS

DOTATION

Selon Monsieur Guy Lespérance, la clé du succès réside en une gestion où l’on favorise la participa-tion des employés. Le moyen mis en place afi n de considérer les employés dans la prise de décision lors du processus de dotation, consiste à les faire participer à la dernière entrevue de sélection.

Pour bien fonctionner dans une entreprise comme Solumation, l’employé ne doit pas seulement possé-der les compétences techniques et les habiletés nécessaires à l’utilisation des outils et des méthodes d’exécution de son travail (savoir-faire). En effet, le savoir-être est tout aussi important pour en faire un employé de choix. L’employé doit donc démontrer des aptitudes et affi cher des comportements qui lui permettent d’entrer en relation avec les autres et de bien accomplir ses fonctions. C’est surtout à ce niveau que la participation de tous les employés devient avantageuse.

L’évaluation du rendement a eu pendant plusieurs années une bien mauvaise réputation. Elle était vue comme une pratique punitive, un monologue du patron qui défi lait la liste complète des lacunes des employés éprouvant un problème de performance. Les employés qui offraient un bon rendement n’avaient pas à subir ce supplice; la façon de leur dire qu’on était satisfait de leur rendement était de ne pas faire leur évaluation ! Les choses ont bien changé. Aujourd’hui, l’exercice d’évaluation du rendement est un processus dont peuvent bénéfi cier autant le patron que l’employé, dans la mesure où certaines règles de base sont respectées.

Le système d’évaluation du rendement est un ensemble d’étapes organisées dont le but est de faire un bilan et d’apprécier la contribution de l’employé. La participation de l’employé dans la fi xation de ses objectifs permet à ces derniers et à leurs supérieurs hiérarchiques de déterminer ensemble les résultats à atteindre ainsi que de tenir les employés informés des progrès accomplis.

Habituellement, l’approche de gestion par objectifs comporte quatre étapes :

ÉTAPE 1 Déterminer les objectifs que chacun des subordonnés devra atteindre de concert avec les supérieurs. Les objectifs peuvent englober à la fois les résultats escomptés et les moyens ou activités permettant de les atteindre.

ÉTAPE 2 Déterminer le temps dont disposeront les subordonnés pour atteindre les objectifs fi xés. Au fur et à mesure que le rendement s’accroît, les subordonnés peuvent gérer leur temps puisqu’ils connaissent le travail qui doit être réalisé, le travail déjà fait et le travail qu’il reste à accomplir.

ÉTAPE 3 Comparer les objectifs atteints et les objectifs préalablement fi xés. Déterminer les raisons pour lesquelles les objectifs n’ont pas été atteints ou ont été dépassés. Dépister les besoins de formation. Identifi er les conditions organisationnelles qui infl uencent le rendement des subordonnés et sur lesquelles ceux-ci n’ont aucun contrôle.

ÉTAPE 4 Établir de nouveaux objectifs et choisir les stratégies qui permettront d’éliminer les obstacles rencontrés précédemment. Les subordonnés qui ont réussi à atteindre les objectifs initiaux peuvent être invités à participer de façon plus active au processus d’élaboration d’objectifs futurs.

Les entreprises n’ont d’autre choix que de miser sur leur compétitivité pour relever le défi de la mondialisation. Pour cela, elles doivent compter sur des ressources humaines mobilisées. La gestion participative semble un bon moyen d’y parvenir. La gestion participative repose essentiellement sur trois éléments : une bonne circulation de l’information, la consultation basée sur le dialogue et la mobilisation en vue d’une prise de décision partagée. Voici comment cela se concrétise chez Solumation.

PARTICIPATION DES EMPLOYÉS DANS LE PROCESSUS DE SÉLECTION

PARTICIPATION À LA FIXATION DES OBJECTIFS

À PRESCRIRE POUR LA DOTATION À PROSCRIRE POUR LA DOTATION

• Demander l’avis du personnel permet de tirer le meilleur du processus d’embauche

• Offrir aux employés un moyen d’exprimer leurs idées et leurs opinions permet d’augmenter leur engagement et ce sera plus facile de lancer de nouvelles idées ou d’amor-cer des changements.

• Ne pas faire participer les employés à la prise de certaines décisions, surtout celles qui les concernent directement.

À PRESCRIRE POUR L’ÉVALUATION DU RENDEMENT

À PROSCRIRE POUR L’ÉVALUATION DU RENDEMENT

• L’évaluation du rendement d’un employé doit se faire sur une base continue, pas seulement sur les quelques se-maines qui précèdent la rencontre offi cielle d’évaluation. Cette approche permet :

— d’effectuer un suivi plus effi cace;

— d’apporter les correctifs requis;

— de reconnaître les bons coups plus rapidement;

— au gestionnaire et à l’employé d’établir une relation d’échanges continus et d’éviter les mauvaises surprises.

• L’échange doit permettre à l’employé de participer et de collaborer activement à la démarche. Pour susciter son engagement, il est important d’écouter ses idées.

• Omettre de faire un suivi de l’entente conclue lors de la rencontre individuelle.

— Il est conseillé de faire ce suivi trois mois après la première rencontre afi n de valider les actions entreprises et d’examiner les besoins de soutien supplémentaires

• Terminer la rencontre individuelle sans conclure par l’élaboration d’objectifs et d’engagements écrits, autant de la part de l’employé que du superviseur, en ce qui concerne les mesures de soutien mises à la disposition de l’employé.