Bilan de la 1 cohorte en gestion des ressources …€¦ · Bilan de la démarche ... d’un nouvel employé ainsi que les pratiques de gestion qui favorisent la fidélisation

Emploi-Québec Chaudière-Appalaches

et le Réseau Agriconseils de la Chaudière-Appalaches

Bilan de la 1re cohorte en gestion des ressources humaines pour les producteurs

agricoles de la Chaudière-Appalaches

Juin 2012

BILAN DE LA 1RE

COHORTE

Emploi-Québec Chaudière-Appalaches et le Réseau Agriconseils de la Chaudière-Appalaches

2012-06-08 Alia Conseil \CHIC\CLIENTS\EN COURS\AGRICONSEILS\6D811183\AGRICONSEILS_BILAN_1ERE_COHORTE_GESTION_RH.doc\2 Page 2

TTAABBLLEE DDEESS MMAATTIIÈÈRREESS

Introduction .............................................................................................................................. 3

Rappel de la mise en contexte du mandat ................................................................................................ 3

Objectifs de l’intervention ........................................................................................................................... 3

Rappel de la démarche ............................................................................................................ 4

Bilan de la démarche ................................................................................................................ 5

Contenu des ateliers de formation ............................................................................................................. 5

Diffusion des ateliers de formation ......................................................................................... 8

Le modèle pédagogique 70/30 .................................................................................................................. 8

Animation des ateliers de codéveloppement ............................................................................................. 9

Accompagnement individuel des entreprises participantes ..................................................................... 11

Constats et recommandations .............................................................................................. 11

Constats et recommandations généraux ................................................................................................. 11

Ateliers de formation ................................................................................................................................ 12

Ateliers de codéveloppement ................................................................................................................... 12

Accompagnement individuel .................................................................................................................... 12

Conclusion .............................................................................................................................. 13

Annexe 1 : Résumés des formations .................................................................................... 14

Annexe 2 : Compilation des évaluations .............................................................................. 16

BILAN DE LA 1RE

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IINNTTRROODDUUCCTTIIOONN

Rappel de la mise en contexte du mandat

Faisant face à plusieurs enjeux liés à la gestion des ressources humaines, un comité de travail a

été formé pour œuvrer à contrer le taux de roulement en Chaudière-Appalaches dans les

entreprises agricoles. Afin de répondre adéquatement à ces enjeux, le comité a élaboré un plan

d’action structuré et coordonné visant à inscrire les actions dans une vision à long terme. Ce

plan d’action est composé de trois principaux volets.

Le volet 3 du plan d’action concerne l’offre de service en gestion des ressources humaines. Le

comité souhaitait mettre à la disposition des producteurs une offre de service visant à les

soutenir dans leur gestion des ressources humaines. Aussi, cette offre de service comprend

l’administration des groupes, l’adaptation et la diffusion de formations, l’animation d’ateliers de

codéveloppement et l’accompagnement des entreprises participantes par des services-conseils

individuels. Dans cette optique, le comité d’intervenants, dont les principaux partenaires

financiers qui sont Emploi-Québec et le Réseau Agriconseils, a eu recours aux services d’un

consultant en gestion des ressources humaines pour la réalisation du volet 3 du plan d’action,

qui consiste à offrir des services au groupe. Pour ce faire, le comité d’intervenants et les

principaux partenaires financiers désiraient mettre en place un groupe pilote en gestion des

ressources humaines afin de rejoindre les producteurs agricoles et de les inciter à adhérer à

l’offre de service.

Plus précisément, le mandat de Alia Conseil consistait à administrer les groupes, à diffuser des

formations, à animer les codéveloppements et à offrir des services-conseils individuels auprès

des gestionnaires/propriétaires d’entreprises agricoles, gérants de ferme et responsables des

ressources humaines travaillant sur le territoire de la Chaudière-Appalaches.

Objectifs de l’intervention

Doter les entreprises agricoles de moyens et d’outils concrets pour conserver leur personnel en développant les compétences pratiques et l’autonomie des gestionnaires.

Améliorer les pratiques en gestion des ressources humaines des producteurs agricoles en fonction du marché du travail.

Diminuer le taux de roulement dans les entreprises agricoles.

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RRAAPPPPEELL DDEE LLAA DDÉÉMMAARRCCHHEE

Le bilan des différentes activités est présenté aux pages suivantes.

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BBIILLAANN DDEE LLAA DDÉÉMMAARRCCHHEE

Contenu des ateliers de formation

Objectifs Principaux éléments du contenu

Recruter et fidéliser son personnel

Énoncer et expliquer les principales étapes d’un processus d’embauche efficace.

Rédiger une description de poste qui énonce clairement les attentes liées au poste et qui permet d’attirer des candidats compétents.

Préparer et mener une entrevue d’embauche.

Expliquer l’importance du processus d’accueil d’un nouvel employé ainsi que les pratiques de gestion qui favorisent la fidélisation.

Il est à noter que le premier module de la

première cohorte a été animé par Mme

Pierrette Desrosiers de Psycoaching.

Les objectifs et les éléments de contenu

du premier module présentés ci-dessous

sont un résumé des éléments constituant

le manuel du participant de Financement

agricole Canada intitulé « Les meilleurs

employés sont la clé d’une meilleure

exploitation ».

Les coûts de recrutement.

Les étapes d’un recrutement fructueux.

La description de poste qui attire des candidats compétents.

Les options de recrutement.

Les entrevues d’embauche efficaces.

L’importance du processus d’accueil.

Les pratiques de gestion qui favorisent la fidélisation.

La communication et les relations interpersonnelles (rétroaction constructive)

Décrire les composantes de la communication.

Expliquer les impacts de la non-expression.

Prendre conscience des pressions qui les habitent.

Comprendre l’importance d’ajuster ses communications en fonction des différentes personnalités.

Expérimenter la préparation et la communication d’un feed-back constructif.

Évaluer l’efficacité de nos interactions à l’aide de l’outil proposé.

La dynamique relationnelle.

L’importance de la communication.

L’impact du leader.

Les habiletés de base (écouter, exprimer ses émotions et donner et recevoir du feed-back).

La perception.

La gestion des impressions.

La préparation d’un feed-back.

Les styles de communication.

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Contenu des ateliers de formation (suite)


Gestion des situations conflictuelles et des employés difficiles

Reconnaître les caractéristiques d’un employé difficile.

Développer ses habiletés pour gérer les cas difficiles.

Préparer une rencontre de recadrage.

Réagir de façon productive lors d’un conflit en utilisant un processus de résolution de conflit individuel et/ou d’équipe.

Les distinctions entre les employés difficiles et les employés en difficulté.

Les caractéristiques des employés difficiles.

Les différentes personnalités des employés difficiles.

La communication dans les situations difficiles.

Les rencontres de recadrage.

La gestion des cas difficiles.

La gestion des situations conflictuelles.

Les différents types de conflits et leurs conséquences sur la relation.

Le processus de résolution de conflit.

Trucs efficaces pour former un employé

Identifier le rôle du coach.

Expliquer les éléments essentiels à l’apprentissage et le rôle du coach à leur égard.

Former un employé sur une tâche pratique en favorisant les apprentissages.

Les principes de base du coaching.

Les éléments essentiels à l’apprentissage : motivation, attention, perception, opérations mentales et mémorisation.

Les tâches du coach :

o Préparer le coaching.

o Accueillir l’employé.

o Expliquer/démontrer la tâche.

o Faire pratiquer l’apprenant.

o Confirmer les apprentissages.

Le suivi postcoaching.

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Contenu des ateliers de formation (suite)


Un levier de mobilisation : la reconnaissance

Identifier et expliquer les trois fondements et les indicateurs de performance d’une équipe de travail.

Identifier les pratiques de gestion à adopter pour favoriser la performance au sein d’une équipe.

Expliquer l’importance de la reconnaissance comme outil de mobilisation.

Distinguer différentes formes de reconnaissance au travail.

Préparer une marque d’appréciation pour un membre de son équipe.

Les fondements du travail en équipe.

Les indicateurs de performance.

La définition et la dynamique de la

reconnaissance.

Les entraves à la reconnaissance.

Les impacts de la reconnaissance.

Les marques de reconnaissance.

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DDIIFFFFUUSSIIOONN DDEESS AATTEELLIIEERRSS DDEE FFOORRMMAATTIIOONN

Tous les jours de formation ont été diffusés de manière à être pratiques et dynamiques plutôt

que didactiques, selon le modèle suivant.

Le modèle pédagogique 70/30

L’application de ce modèle :

favorise les apprentissages;

permet une vérification continuelle de l’acquisition de la compétence;

définit une responsabilité à l’apprenant dans l’évolution de ses apprentissages;

augmente le dynamisme et permet à tous de s’exprimer et de contribuer.

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Le modèle pédagogique 70/30 (suite)

Ainsi, le modèle pédagogique 70/30 a permis aux participants de mettre en pratique les

éléments importants durant la formation. Pour ce faire, chaque participant a reçu :

la présentation PowerPoint lui permettant de se référer aux notions importantes pendant et

après la formation;

un cahier d’exercices permettant de mettre en pratique les notions abordées.

De plus, après chaque jour de formation, une évaluation de la réaction des participants a été

réalisée. Un résumé de chaque formation a également été rédigé par le consultant. Il est

possible de consulter la compilation des évaluations ainsi que les résumés en annexe du

présent document.

Animation des ateliers de codéveloppement

Les ateliers de codéveloppement constituent des rencontres de discussion en petit groupe

regroupant les participants de la démarche. Dans le cadre de la première cohorte, cinq

rencontres de codéveloppement étaient prévues, à raison de trois heures chacune. À cette

occasion, les participants ont échangé entre eux sur l’application des notions apprises lors des

journées de formation en plus de partager leurs réussites et leurs difficultés. Cette approche, qui

prenait la forme d’un coaching avec les pairs, misait sur le groupe ainsi que sur les interactions

afin de favoriser l’atteinte de l’objectif, soit l’amélioration de la pratique professionnelle.

Lors de cette étape, la consultante de Alia Conseil jouait un rôle d’animatrice qui consistait à :

maintenir l’alignement sur l’atteinte des objectifs de l’approche;

diriger les échanges;

appuyer et valider les éléments amenés par les participants en lien avec les concepts de gestion des ressources humaines reconnus;

susciter la participation et questionner les participants;

faciliter et stimuler les apprentissages en créant un climat de confiance et en amenant les participants à réfléchir (prendre du recul).

OObbjjeeccttiiffss ddee ll’’aapppprroocchhee

Les objectifs de l’approche sont :

de comprendre et d’apprendre de son expérience, dans l’action;

d’apprendre de l’expérience des pairs;

de prendre un temps de réflexion (prendre du recul) et de discuter des préoccupations en gestion rencontrées dans l’exercice de ses fonctions de gestion;

d’avoir un groupe d’appartenance (briser l’isolement);

d’échanger sur des trucs et outils;

d’avoir du plaisir et se développer professionnellement.

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OObbjjeeccttiiffss ddee ll’’aapppprroocchhee ((ssuuiittee))

De plus, après chaque atelier de codéveloppement, une évaluation de la réaction des

participants a été réalisée. Il est possible de consulter la compilation des évaluations en annexe

du présent document.

MMooddiiffiiccaattiioonn aauu ddeerrnniieerr aatteelliieerr ddee ccooddéévveellooppppeemmeenntt

Il fut convenu avec les participants que la dernière rencontre de codéveloppement servirait à

effectuer un retour sur les concepts importants vus au cours des différents modules de

formation. Les éléments abordés lors de cette rencontre ainsi que les activités réalisées sont

présentés dans le tableau ci-dessous. De plus, une présentation PowerPoint a été utilisée afin

de présenter les éléments de contenu soutenant les activités. Lors de la réalisation des activités,

plusieurs discussions ont porté sur les apprentissages et la mise en pratique de ces derniers.

Éléments de contenu revus Activités

Fondement de la communication et

révision de la boîte à pression.

Rapport d’accident

Cette activité a permis de revoir les bonnes

façons de communiquer, soit la dynamique

de la communication et les habiletés de

communication : l’écoute, le questionnement

et le feed-back.

Formation par l’action

Bienvenue sur la planète XYZ

Cette activité a permis de revoir l’importance

des bonnes techniques de formation par

l’action. Cette activité également fait prendre

conscience aux participants qu’il ne suffit

pas de dire, mais qu’il faut démontrer, faire

faire et corriger.

Travail d’équipe

Obélisque Zin

Cette activité avait pour but de démontrer

l’importance de l’écoute, et l’importance de

la participation de tous à la résolution de

problèmes. De plus, cette activité a permis

de trouver des moyens pour structurer

l’information en plus de constater certains

comportements qui émergent au cours de

l’exercice.

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DDIIFFFFUUSSIIOONN DDEESS AATTEELLIIEERRSS DDEE FFOORRMMAATTIIOONN ((SSUUIITTEE))

Accompagnement individuel des entreprises participantes

Cette étape de la démarche consistait à accompagner les entreprises afin de leur offrir un

soutien personnalisé dans l’application des notions apprises en gestion des ressources

humaines. Les entreprises ont eu droit à un accompagnement individuel de neuf heures

échelonnées sur deux ans. L’accompagnement individualisé a débuté par une courte analyse de

l’organisation. Suite à cette analyse, l’entreprise a été invitée, en collaboration avec Alia Conseil,

à élaborer un projet précis d’amélioration en gestion des ressources humaines (incluant un

objectif, un début et une fin définis). Ainsi, Alia Conseil a accompagné l’entreprise dans

l’élaboration et la mise en place de ce projet.

Plus précisément, le rôle de l’accompagnatrice consistait à :

encourager à agir, c’est-à-dire faire connaître les possibilités et les champs d’action du participant, le stimuler à prendre une décision, diminuer son appréhension face à un problème complexe ou à un blocage émotif;

questionner pour favoriser la réflexion sur les gestes posés et leurs conséquences.

Il est à noter qu’une copie du diagnostic sommaire sur les habiletés de gestion réalisé auprès de

chaque organisation a été transmise au Réseau Agriconseils, suite à l’approbation des

participants.

CCOONNSSTTAATTSS EETT RREECCOOMMMMAANNDDAATTIIOONNSS

À la suite de la réalisation des différentes activités de la première cohorte, certains constats et

recommandations méritent d’être soulignés.

Constats et recommandations généraux

Les participants ont mentionné à plusieurs reprises le désir d’être soutenus et accompagnés davantage afin d’éviter de se sentir seuls dans l’application des notions apprises dans le cadre de la démarche. Pour ce faire, ils ont manifesté l’intérêt d’obtenir plus de rencontres de codéveloppement et d’accompagnement individuel.

Des difficultés au niveau de la rigueur des participants (ponctualité et horaires complexes) ont été constatées à plusieurs reprises au cours de la démarche. Ces difficultés exigent une grande souplesse et une flexibilité de la part des consultants impliqués dans la démarche.

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CCOONNSSTTAATTSS EETT RREECCOOMMMMAANNDDAATTIIOONNSS ((SSUUIITTEE))

Ateliers de formation

Les évaluations ont fait ressortir l’importance de la mise en pratique des concepts théoriques par la réalisation d’activités et d’exercices ainsi que par les échanges entre participants. Ainsi, le modèle de formation a été très apprécié.

Certains participants souhaitent obtenir encore plus d’exemples concrets en lien avec les différentes notions présentées.

Bien que la formation en salle soit plus que pertinente, plusieurs études ont démontré que seulement 10 % des apprentissages sont réellement transférés en action dans le milieu de travail. Par conséquent, un élément essentiel du succès suite à la tenue d’activités de formation est de mettre en place les stratégies et les mécanismes afin d’optimiser l’impact et l’efficacité de la formation suivie. Dans le cadre de cette démarche, en plus des sessions de formation en salle, deux autres techniques ont été retenues, soit des ateliers de codéveloppement ainsi que de l’accompagnement individuel. Cependant, les participants ont manifesté le besoin d’être encore plus soutenus et accompagnés.

Ateliers de codéveloppement

Lorsque les participants ont été familiarisés avec le fonctionnement des ateliers de codéveloppement, cette activité fut des plus profitables et très riche en partage d’informations et d’expériences.

L’ouverture du groupe et les échanges entre les participants ont été grandement appréciés lors de ces ateliers.

La dernière rencontre de codéveloppement a permis d’effectuer un retour sur les concepts importants vus dans les différents modules de formation. Ce changement a été très apprécié par les participants, car ils ont eu la chance de discuter plus en profondeur de l’application et de la mise en pratique des notions abordées au cours de la démarche. Ainsi, il serait souhaitable de reprendre cette formule pour les prochaines cohortes.

Accompagnement individuel

Un des facteurs assurant la réussite de l’accompagnement individuel réside dans l’adhésion du

participant envers le processus. Sans cette adhésion et sans une ouverture au changement de

la part du participant, il s’avère impossible pour les consultants impliqués de mener à terme une

telle démarche.

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CCOONNCCLLUUSSIIOONN

En conclusion, Alia Conseil tient à remercier Emploi-Québec et le Réseau Agriconseils pour leur

soutien durant la démarche de même que les entreprises participantes qui ont cru à la

démarche et ont su en retirer les bénéfices.

L’équipe de

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AANNNNEEXXEE 11 :: RRÉÉSSUUMMÉÉSS DDEESS FFOORRMMAATTIIOONNSS

Communication et relations interpersonnelles (rétroaction constructive)

Résumé de la formation du 15 février 2011

La participation du groupe est excellente.

Les principaux apprentissages faits concernent l’impact du phénomène de la perception

dans la communication. À cet effet, les participants, à travers des discussions, exercices et

expérimentations, ont pris conscience de l’importance de questionner l’autre pour vérifier sa

compréhension du message envoyé.

Par ailleurs, la technique d’impact de la boîte à pression en a fait réfléchir plusieurs.

Chacun a pris conscience de sa façon de réagir face aux événements rencontrés et de

l’importance de l’expression pour éviter de payer le prix de sa santé ou de ses relations en

accumulant trop de pression ou de tensions.

Seul bémol à la journée : les retards importants des participants. La formation n’a pu

démarrer réellement qu’à 10 heures. Seulement une participante était présente à 9 heures.

Gestion des situations conflictuelles et des employés difficiles

Résumé de la formation du 20 septembre 2011


Les principaux apprentissages faits concernent l’importance de rencontrer les employés qui

ont des comportements inacceptables, la façon de rencontrer ces derniers et l’obligation (loi)

d’appliquer une progression de sanctions pour les cas de discipline. À cet effet, les

participants, à travers des discussions, ont pris conscience de l’importance de gérer ces cas

tout en respectant la loi.

Par ailleurs, les techniques présentées dans le module précédant au sujet de la

communication, soit : l’écoute, le feed-back et le questionnement ont été revues et

appronfondies.

Seul bémol à la journée : les retards des participants. La formation a démarré avec

seulement 3 participants et les autres sont venus s’ajouter au cours de la matinée. Le

groupe a donc discuté de cette problématique et nous sommes venus à la conclusion que

dorénavant, la formation débuterait à 9h30 avec les participants qui sont présents et les

autres viendraient s’ajouter en cours de route.

BILAN DE LA 1RE

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AANNNNEEXXEE 11 :: RRÉÉSSUUMMÉÉSS DDEESS FFOORRMMAATTIIOONNSS ((SSUUIITTEE))

Trucs efficaces pour former un employé

Résumé de la formation du 8 novembre 2011


Les principaux apprentissages faits concernent l’enjeu de l’attention d’un apprenti et

l’importance d’une bonne préparation d’une activité de formation. À cet effet, les

participants, à travers des discussions, exercices et expérimentations, ont pris conscience

de l’importance de questionner un employé pour maintenir son attention et vérifier sa

compréhension des éléments clés à retenir pour accomplir une tâche.

Un autre élément important sur lequel les participants ont été sensibilisés, c’est l’importance

de prendre un temps adéquat pour former leur employé. En effet, pour plusieurs, la notion

de formation se limitait à donner de rapides consignes et à laisser aller leur employé de

façon autonome. La plupart comprennent maintenant qu’il faut non seulement se préparer

adéquatement, mais prendre suffisamment de temps pour expliquer à l’apprenti et surtout

pour le questionner ainsi que l’observer s’exercer à une nouvelle tâche afin de pouvoir

rapidement corriger ses erreurs et lui donner du feed-back.

Un exercice de transfert pratique a permis à chacun des participants, à partir d’une situation

concrète d’apprentissage dans leur contexte, de préparer un déroulement d’activité de

formation sur une tâche.

Note : le fait de débuter la journée à 9h30 a permis de diminuer les retards des participants

de façon importante. Cet horaire est à maintenir.

La gestion de l’équipe et la reconnaissance

Résumé de la formation du 10 avril 2012


Les principaux apprentissages faits furent les trois fondements du travail d’équipe. À cet

effet, à travers des exercices et expérimentations, les participants ont pris conscience de

l’importance des relations dans le travail d’équipe ainsi que les deux autres fondements, soit

la cible et l’organisation.

Par ailleurs, pour ce qui est de la reconnaissance, la technique d’impact ainsi que les

exercices ont permis aux participants de bien comprendre l’importance de la

reconnaissance comme outil de mobilisation et en ont fait réfléchir plusieurs sur la place et

l’utilisation qu’ils font de cet outil.

Un point fort intéressant pour cette dernière formation, les participants étaient présents en

grand nombre et à l’heure convenue.

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AANNNNEEXXEE 22 :: CCOOMMPPIILLAATTIIOONN DDEESS ÉÉVVAALLUUAATTIIOONNSS

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