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ReadSoft & MicrosoftDynamics
Dématérialisation & Cloud : quels nouveaux leviers pour optimiser vos processus comptables avec les ERP Microsoft Dynamics ?
Livre blanc à l’usage des
entreprises envisageant
l’optimisation du traitement
de leur comptabilité
fournisseurs
© 2013 Readsoft & Microsoft Corporation
Tous droits réservés.
Automatisation du traitement de vos processus
comptables avec les ERP Microsoft Dynamics
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TABLE DES MATIERES
Vers la fin du traitement manuel au
sein de la comptabilité fournisseurs .. 3
Les bénéfices de l’automatisation des
processus comptables ............................. 5
Économies de temps et d’argent ... 5
Fiabilité des données comptables . 6
Visibilité et contrôle ............................ 6
Gestion des risques et conformité
légale ........................................................ 6
Les avantages inhérents au SaaS ........ 8
Facilité de déploiement ..................... 8
Adaptabilité ............................................ 8
Investissement dans une
technologie d’avenir ........................... 8
Rapport coût-efficacité attrayant .. 8
L'ascension du Cloud dans le
domaine de la comptabilité
fournisseurs.................................................. 9
Les « Best Practices » en termes de
dématérialisation des processus
comptables dans le Cloud .................. 11
Comment s’assurer d’acquérir les
meilleures performances ? ............ 11
La solution Cloud de ReadSoft :
ReadSoft Online................................. 13
Efficacité optimisée .......................... 14
Une plateforme SaaS solide.......... 14
Une plateforme SaaS sécurisée ... 14
Dématérialisation et Cloud :
quels nouveaux leviers pour
optimiser vos processus
comptables avec les ERP
Microsoft Dynamics ?
Lorsque l’on parle d’automatisation de la comptabilité fournisseurs
dans le Cloud, est-ce la technologie qui dirige le marché ou le
marché qui dirige la technologie ? La réponse, bien sûr, est que les
deux forces entrent en jeu.
La dématérialisation est à présent une pratique installée et en
croissance continue (+15% entre 2011 et 2012) et les solutions
émergentes en mode en SaaS contribuent à l'intérêt grandissant des
sociétés pour la numérisation des données et la dématérialisation
des workflows.
Ce livre blanc vous apporte la preuve que cette tendance peut être
bénéfique pour les sociétés ou industries de toutes tailles en quête
d'efficacité et vous présente une solution éprouvée, connectée à
votre ERP Microsoft Dynamics.
Automatisation du traitement de vos processus
comptables avec les ERP Microsoft Dynamics
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Vers la fin du traitement manuel au sein de la comptabilité fournisseurs
Le dernier baromètre Dématérialisation-Finance
2013(1), publié en octobre 2013, confirme la
tendance : les sociétés mettant en oeuvre une
solution de dématérialisation des factures et de
workflows automatisés pour réduire le papier et
les erreurs de saisie sont de plus en plus
nombreuses. 78,5% des entreprises interrogées
ont mis en place une ou plusieurs solutions de
dématérialisation du processus comptabilité-
fournisseurs
Ceci n’est pas étonnant. Adopter cette solution
a permis aux entreprises de faire d’importantes
économies et d’améliorer leur productivité.
Entre autre ces entreprises sont d’accord quant
aux 3 principaux apports d’une telle solution :
La réduction des coûts administratifs
La réduction des délais de traitement
L’amélioration du pilotage de l’ensemble
du processus Purchase to Pay
Par ailleurs, selon le baromètre, les pays qui
dématérialisent le plus sont les plus satisfaits de
l’efficacité de leur processus métier.
Par opposition, les dirigeants des organisations
qui traitent encore manuellement les factures,
deviennent moins tolérants vis à vis des
problèmes quotidiens, liés au processus de la
comptabilité fournisseurs et à une surcharge de
papier. Seulement 10% des Responsables
Financiers pensent que leurs processus manuels
actuels, basés sur le papier, fonctionnent ; ils
représentaient 13 % en 2011. i
Parmi les préoccupations rapportées sur cette
autre étude, «l'amélioration des processus et la
diminution des erreurs » restent les priorités.
27%
15%
12%
11%
8%
7%
6%
5%
4%
2%
1%
2%
Améliorer les processus/ Réduire les erreurs
Automatiser les processus manuels
Améliorer la productivité/Gérer le temps
Effectuer les paiements en temps et en heure
Réduire les coûts
Gérer et motiver les équipes
Etre en conformité avec la réglementation
Développer et maintenir une politique efficace
Communiquer avec les clients
Avoir une visibilité sur la trésorerie
Faire des analyses
Autre
Figure 1: ”Votre travail au sein de la comptabilité fournisseurs consiste à...”
The Accounts Payable Network, 2012
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Dématérialisation, Cloud : leviers d’optimisation
de vos processus comptables avec les ERP
Microsoft Dynamics
L'intérêt pour la dématérialisation des factures
ne cesse d’augmenter, et les obstacles à son
adoption tendent à disparaître.
Les Directeurs Financiers obtiennent plus
facilement l'aval de la direction pour de tels
projets. Ce qui montre bien que les décideurs
sont de plus en plus conscients des avantages
stratégiques engendrés par l’automatisation des
processus financiers, et notamment la meilleure
rentabilité du Service Comptable.
Même les petites et moyennes entreprises
(PME) reconnaissent les avantages à court
comme à long terme de l’automatisation des
processus de la comptabilité fournisseurs.
Presque 60 % des PME au niveau mondial
(versus 20% en France) ont aujourd’hui adopté
une solution plus ou moins étendue de
dématérialisation. Il est intéressant de noter que
les résultats d'études (menées à partir de
sociétés ayant comparativement des revenus
annuels plus bas) mettent en exergue le fait que
« la disponibilité de solutions technologiques
abordables, faciles à mettre en oeuvre et à
utiliser » ii est un facteur essentiel à tout projet
de dématérialisation au sein de l’entreprise.
23%
23%
18%
14%
22%
Numérisation avec saisie manuelle
Numérisation avec saisie
automatique (OCR/LAD)
EDI
PDF signé/Dématérialsation fiscale
Aucune solution mise en place
Figure 2: Avez-vous déjà mis en place une ou plusieurs solutions
de dématérialisation du processus comptabilité fournisseurs ?
Source : Baromètre Dématérialisation-Finance 2013(1)
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Dématérialisation, Cloud : leviers d’optimisation
de vos processus comptables avec les ERP
Microsoft Dynamics
Les bénéfices de l’automatisation des processus comptables
Il est important d'analyser en premier lieu les
avantages de l’automatisation des processus
comptables en général avant de voir ce qu’il en
est pour cette même technologie dans le Cloud. Il
y a eu de nombreux rapports publiés dans ce
domaine, incluant des rapports d'évaluation, des
enquêtes et des études de cas. Par souci de
brieveté, les principaux avantages de la
dématérialisation au niveau de la comptabilité
fournisseurs peuvent se résumer comme ci-
dessous :
Économies de temps et d’argent
« L'approbation plus rapide des factures » est
l’avantage le plus souvent cité comme étant
décisif par les sociétés, en ce qui concerne
l’adoption d’une solution de dématérialisation
des factures. L’avantage en terme de réduction
des coûts vient juste après.
En fait, l'impact de l’automatisation des processus
financiers sur l’efficacité du service de
comptabilité fournisseurs est l’amélioration des
temps de traitement de plus de 81 % et une
diminution des coûts de 92 %.iii
”The Accounts Payable Network” a publié une
étude sur ce sujet, révélant également au fil du
temps l’efficacité croissante des services
comptables ayant adopté une solution de
dématérialisation des factures fournisseurs.
La dématérialisation des processus comptables
conduit également à d'autres économies en
termes de temps et de coûts et notamment :
Augmentation de la productivité d’un ETP
à durée de travail équivalente
La possibilité d’escomptes pour règlement
anticipé
Des modalités de règlement facilitées
75%
50%
33%
58%
20%
14%
Rapidité d'approbation des
factures
Accroissement de la
productivité des employés
Amélioration de la visibilité sur
le passif
Réduction des coûts
Réduction des pénalités de
retard de paiement et intérêts
Mise en conformité avec les lois
en vigueur (SOX, FASB)
Figure 3: ”Quels sont pour vous les avantages induits par
l’automatisation des processus financiers”,
Paystream Advisors, Inc., 2012
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Dématérialisation, Cloud : leviers d’optimisation
de vos processus comptables avec les ERP
Microsoft Dynamics
Fiabilité des données comptables La numérisation des données élimine la saisie
manuelle, et de ce fait, diminue
considérablement les erreurs associées à
l'intervention humaine. Un opérateur pétrolier
figurant parmi les 500 fortunes des États-Unis,
par exemple, a réduit son taux d'erreur à 0,043
% (quasiment inexistant) après avoir mis en
place une solution de dématérialisation des
factures fournisseurs.
Et en effet, parmi les sociétés ayant adopté
cette technologie: iv
58 % déclarent avoir moins de factures
perdues ou manquantes
30 % déclarent avoir moins de factures en
double
De plus, les sociétés sont de plus en plus
conscientes que le traitement automatisé des
factures est également un soutien au
développement stratégique de l’entreprise. En
récupérant des données de meilleure qualité
grâce à la numérisation, la direction est capable
de contrôler et mettre en place un reporting
financier plus précis.
Visibilité et contrôle Dans un environnement où les factures entrantes
sont dématérialisées, ces dernières sont scannées
et les données sont automatiquement envoyées
dans la solution de numérisation. En opposition
avec un processus manuel et décentralisé où une
facture peut rester indéfiniment sur le bureau
d'un employé sans que personne n'en soit averti,
la dématérialisation des factures fournisseurs
fournit une visibilité complète et instantanée à
tous les acteurs du processus. Cette meilleure
traçabilité permet plus de précision, de visibilité
et de contrôle tout au long processus comptable.
Comme le rapporte l’étude de Paystream
Advisors: «Rationaliser les processus comptables
est devenu vital dans une économie en crise où
une marge de financement brute adéquate et un
contrôle accru des comptes fournisseurs est
essentiel pour maintenir les liquidités et soutenir
les opérations commerciales.»
Gestion des risques et conformité légale
L’automatisation aide les organisations à
appliquer les règles internes et à s’assurer de la
conformité contractuelle des documents. Elle
permet en effet de s’assurer que les transactions
de comptes fournisseurs sont traitées en
conformité à la fois avec les procédures internes
et les règlementations. Elle peut permettre en
outre de réduire les frais de paiement en retard,
de négocier des remises pour paiement anticipé,
d’éliminer les acquittements multiples et de lutter
contre les paiements frauduleux. Mais elle doit
aussi être elle-même en conformité avec la
règlementation en vigueur.
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Dématérialisation, Cloud : leviers d’optimisation
de vos processus comptables avec les ERP
Microsoft Dynamics
Dématérialisation fiscale : La nouvelle
directive européenne 2010/45/ UE sur
la facture électronique
En Europe, la directive stipule que les sociétés
doivent être en mesure de présenter un compte-
rendu d’audit de l'ensemble du flux de
facturation, de la réception au paiement des
factures.
Applicable depuis le 1er Janvier 2013, cette
directive autorise le transfert électronique des
données de facturation (et de paiement) pour
toutes les organisations européennes. En vertu de
cette directive, les entreprises sont tenues de
mettre en place des processus et contrôles pour
garantir l'authenticité, l'intégrité et la lisibilité
d'une facture électronique, et créer une piste
d'audit fiable entre une facture et une livraison
de biens ou de services. De ce fait, chaque
facture, qu’elle soit au format papier ou
dématérialisée, sera traitée à l’identique, dans le
respect et la conformité de ladite directive.
Par ailleurs, les factures reçues doivent être
conservées dans leur forme et contenu originels
et peuvent être stockées dans des pays liés à la
France par une convention prévoyant une
assistance mutuelle ou un droit d’accès direct en
ligne, de téléchargement et d’utilisation de
l’ensemble des données.
Il est donc possible de dématérialiser fiscalement
ses factures fournisseurs en échangeant des
fichiers PDF (porteurs ou non d’une signature
électronique) en veillant à constituer une piste
d’audit fiable. La publication, le 18 octobre 2013,
des instructions fiscales permet de connaitre les
attentes de la Direction Générale des Impôts en
matière de dématérialisation fiscale et vient
clôturer la transposition de la directive
européenne. Cette nouvelle réglementation est
rétroactive au 1er janvier 2013.
Dématérialisation fiscale : Les exigences
françaises en matière de comptabilités
informatisées
Depuis la loi de finance de 1991, l’administration
fiscale française a pris en compte la
dématérialisation des échanges et acté la
possibilité de fournir au format électronique un
certain nombre de documents comptables.
En particulier depuis le 12 janvier 2006, elle a fait
évoluer les règles régissant la bonne tenue des
comptes et le contrôle des comptabilités
informatisées dans le cadre des articles L 13, 47
A, 57, 74 et 102 B du livre des procédures fiscales. v
Ces règles portent notamment sur la constitution
d’archives fiscales permettant la conservation et
la reproduction de l’image fidèle de l’ensemble
des pièces justificatives comptables et
commerciales ayant concouru à l’établissement
de la liasse fiscale. Récemment, l’arrêté du 29
juillet 2013 fixe les normes de production sous
forme dématérialisée du Fichier des Ecritures
Comptables.
Volume des données, traçabilité, délais de
conservation pouvant aller de un an à trente ans
selon les documentsvi, ces évolutions
règlementaires, si elles permettent d’économiser
des espaces de stockage physique,
s’accompagnent donc de nouvelles exigences qui
conduisent les entreprises à mettre en place de
nouveaux outils et pratiques en matière de
dématérialisation et de gestion. Il est dorénavant
possible d’y répondre via la mise en place de
procédures d’archivage ou de stockage en ligne
sécurisé sur des portails documentaires, sous
forme de coffre-fort numérique.
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Dématérialisation, Cloud : leviers d’optimisation
de vos processus comptables avec les ERP
Microsoft Dynamics
Les avantages inhérents au SaaS Dans l'univers des processus métiers, les
applications ”dans le Cloud”, c’est à dire en
mode SaaS (en opposition au mode licence), ont
particulièrement gagné du terrain en raison des
avantages induits par le fait que les logiciels
sont détenus, maintenus et gérés à distance par
un fournisseur. Gartner souligne par ses études
que ces caractéristiques sont aujourd’hui les
arguments essentiels à l'adoption du SaaS par
les Services Financiers. vii
En d’autres termes, les arguments en faveur
d’une solution en mode SaaS sont les suivants :
Facilité de déploiement Les applications dans le Cloud sont plus faciles à
mettre en œuvre car il n'y a pas de matériel à
acheter ni d'infrastructure à installer ou à
configurer.
Adaptabilité Les applications en mode SaaS peuvent
s'étendre au fur et à mesure que le nombre
d'utilisateurs croît, permettant à l'organisation
de s’adapter en fonction de son activité.
Investissement dans une technologie d’avenir La très médiatisée technologie du Cloud attire
l'attention en raison des économies
substantielles qu'elle permet. Selon un autre
rapport Gartner,
«95% des organisations vont maintenir ou
augmenter leurs investissements en SaaS en
2013. »
Rapport coût-efficacité attrayant Le coût des solutions en mode SaaS, et son
mode de règlement par abonnement, comparés
aux solutions en mode licence sont des
arguments aussi très importants pour les
sociétés.
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Dématérialisation, Cloud : leviers d’optimisation
de vos processus comptables avec les ERP
Microsoft Dynamics
L'ascension du Cloud dans le domaine de la comptabilité fournisseurs
Aujourd’hui, comme on pouvait s'y attendre, le
« manque de budget » est le premier frein à
l'adoption de solutions de dématérialisation des
factures ; vient ensuite la crainte de ne pas avoir
de retour sur investissement (ROI).
La majorité des entreprises, soucieuses de leurs
dépenses, « souhaitent vivement trouver des
moyens pour améliorer leur rentabilité et sont
prêtes à franchir le pas vers la dématérialisation
» viii
Aujourd'hui, 5 à 20 % des projets en
dématérialisation des factures fournisseurs le
sont en mode SaaS - et leur nombre ne cesse
d’augmenter.
40%
14% 10%
60%
50%
10%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
Budget insuffisant Retour sur
investissement incertain
Pas de soutien de la
direction
Manque de
compréhension des
solutions disponibles
Manque de ressources
techniques pour
l'intégration de la
solution
Les processus en place
fonctionnent
Figure 4 : Obstacles à l'adoption de Solutions de dématérialisation des factures, Paystream Advisors, Inc., 2012
Page 10
Dématérialisation, Cloud : leviers d’optimisation
de vos processus comptables avec les ERP
Microsoft Dynamics
Une enquête provenant du groupement
d’experts « Accounts Payable Network » ,
confirme la tendance de l’automatisation de la
comptabilité fournisseurs dans le Cloud.
Pour les entreprises sondées, la mise en place
de solutions dans le Cloud concerne en premier
lieu la numérisation des données et les
workflow (50%). ix
Les experts prédisent également un futur
optimiste pour les solutions dans le Cloud pour
les autres processus métiers. Selon Gartner, «
l'adoption du SaaS pour les solutions comptables
fondamentales augmentera régulièrement. » x
Paystream Advisors anticipe également la
croissance du SaaS pour les sociétés qui traitent
de plus petits volumes et ils rapportent que : xi
• « Les solutions SaaS vont répondre de plus en
plus aux besoins des PME. »
• « L'essentiel pour une PME est l'accès aux
fonctionnalités dont elle a besoin, à un niveau de
prix qui offre un retour sur investissement
attractif. »
En conclusion, les entreprises de toute taille
peuvent réaliser des économies en déployant
une solution d’automatisation des processus
financiers dans le Cloud.
25%
50%
15% 7,50%
ERP/Système
Comptable
Imagerie et
Workflow
Procure-to-Pay Autre
Figure 5 D:omaines où les entreprises ont investi dans des
technologies hébergées dans le Cloud, The Accounts Payable
Network, Avril 2012.
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Dématérialisation, Cloud : leviers d’optimisation
de vos processus comptables avec les ERP
Microsoft Dynamics
Les « Best Practices » en termes de dématérialisation des processus comptables dans le Cloud
Même les petites et moyennes entreprises
(PME) reconnaissent les avantages à court
comme à long terme de l’automatisation des
processus de la comptabilité fournisseurs.
Presque 60 % des PME au niveau mondial
(versus 20% en France) ont aujourd’hui adopté
une solution plus ou moins étendue de
dématérialisation. Il est intéressant de noter que
les résultats d'études (menées à partir de
sociétés ayant comparativement des revenus
annuels plus bas) mettent en exergue le fait que
« la disponibilité de solutions technologiques
abordables, faciles à mettre en oeuvre et à
utiliser » est un facteur essentiel à tout projet
de dématérialisation au sein de l’entreprise.
Même si le Cloud est plein de promesses, les
entreprises doivent procéder de façon raisonnée
pour en tirer le maximum en terme de
performance.
La liste de points ci-dessous va vous permettre
d’appréhender une solution SaaS
d’automatisation des processus financiers et
vous orienter dans vos choix.
Que faut-il savoir? Quelles sont les questions à
poser?
Par exemple, contrairement aux solutions
traditionnelles en mode licence et donc sur site,
ces solutions dans le Cloud sont hébergées sur
une plateforme : aussi la question de sécurité et
de fiabilité de la plateforme est un point clé à
soulever.
Comment s’assurer d’acquérir les meilleures performances ?
Examinez le niveau de compétence du
fournisseur et son expertise en termes
de numérisation de données et de
workflow automatisé.
1. Combien d'années d'expérience a le
prestataire dans le domaine de la
dématérialisation des factures fournisseurs ? Fort
d'une expérience plus longue, un prestataire
sera plus à même d'aborder les défis liés à
l’implantation d’une telle solution et de
solutions similaires pour d’autres process
financiers.
2. Où sont développées les solutions ? Si le
prestataire externalise le développement des
solutions, ou s'il a récemment acquis le
développeur sans connaissance préalable dans
ce domaine d’activité, la responsabilité en cas
de non adéquation de la solution peut être
compromise.
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Dématérialisation, Cloud : leviers d’optimisation
de vos processus comptables avec les ERP
Microsoft Dynamics
3. Le service support du prestataire a-t-il bonne
réputation ? Choisissez un prestataire qui met
l’accent sur son service client et notamment le
support client.
4. Combien de clients a déjà le prestataire ? Plus
le fournisseur prouve qu'il a réussi avec d'autres
entreprises, mieux c'est. Vérifiez la diversité en
termes de taille et d'industrie.
Assurez-vous que la solution peut
s'intégrer à votre système de gestion
en interne (ERP).
1. Vérifiez si la solution est déjà utilisée par
d'autres organisations avec le même ERP.
2. Est-ce que les solutions sont certifiées
conformes pour cet ERP ? Si les solutions sont
certifiées par les différents ERP, alors elles ont
été rigoureusement testées : les certifications
témoignent d'une longue relation de travail
entre le prestataire de la solution et les éditeurs
d’ERP.
Évaluez la qualité de la solution par
l'intelligence de la reconnaissance
optique des caractères (OCR).
1. De quel niveau de précision bénéficie la
technologie et comment conduit-elle à l'efficacité
du traitement des factures ? La précision
pendant la phase initiale de numérisation des
données est primordiale pour une solution
d’automatisation du traitement des factures
fournisseur.
2. Est-ce qu'un modèle de facture est nécessaire?
Si c'est le cas, l'efficacité est compromise.
Déterminez la fonctionnalité des
solutions d'un bout à l'autre.
1. Est-ce que la solution comprend
l’automatisation du processus de bout en bout :
de la numérisation des données de la facture à
leur transfert dans l’ERP, en passant par
l’attribution et les workflow d'approbation ?
2. Est-elle évolutive ? Il est important de choisir
une solution qui puisse évoluer avec votre
société.
Garantissez la sécurité et la fiabilité de
vos données
Tandis que les entreprises ont acquis une
grande confiance dans les solutions de
dématérialisation, la confidentialité des données
et les préoccupations en matière de sécurité en
termes de détention des données financières
dans le Cloud restent un frein à l'adoption du
SaaS. Les dirigeants sont également intimidés
par le fait que les processus métiers de leurs
sociétés seront déplacés en dehors de leur
environnement, conduisant à un changement
technologique au sein de la comptabilité (en
partant de l'informatique jusqu'au fournisseur
d'hébergement).
La sécurité est une préoccupation majeure pour
ceux qui souhaitent adopter le mode SaaS.
Même si cet aspect est de moins en moins
menaçant et évangélisé. Comparativement aux
50% des personnes interrogées en 2010,
seulement 18.9% citent la sécurité comme leur
principale préoccupation pour l’adoption d’une
solution de dématérialisation en mode SaaS.
10% ont déclaré avoir des craintes sur les «
problèmes potentiels de bande passante, de
connexion ».
La plate-forme d’hébergement doit être
robuste, et garantir que les données de
l’abonné soient sécurisées. Les processus
doivent être fonctionnels avec une fiabilité
24h/24, 7j/7.
Page 13
Dématérialisation, Cloud : leviers d’optimisation
de vos processus comptables avec les ERP
Microsoft Dynamics
Addendum En tant que leader sur le marché du traitement
automatisé des factures, ReadSoft est le premier
et le seul éditeur à proposer une solution
d’automatisation des processus comptables
pour les ERP Microsoft Dynamics, basée sur
Azure. Certifiée par Microsoft, cette solution est
sécurisée et validée pour s’intégrer à
l'architecture de Microsoft
La solution Cloud de ReadSoft : ReadSoft Online
ReadSoft Online offre les avantages uniques
d'un service en mode SaaS, associé à la qualité
et la fiabilité éprouvées de l’éditeur de solutions
d’automatisation les plus couramment utilisées
pour le traitement des factures.
Service sécurisé, rapide à mettre en œuvre, et
qui offre aux utilisateurs un coût total de
possession peu élevé (TCO) puisqu'il n'y a pas
de matériel à acheter et à entretenir, ni de
logiciel à installer et à mettre à jour. Il a été
développé par des experts en solutions de
processus métiers, forts d'une expérience de
plus de 20 ans. Les solutions de capture de
données sont aujourd’hui reconnues par de
nombreux cabinets de conseil.
ReadSoft Online
Avantages de la plateforme SaaS Avantages de la solution ReadSoft
Pas d'investissement initial - Coût total de
possession (TCO) peu élevé Leader sur le marché du traitement des factures
Déploiement rapide et facile - Retour sur
investissement rapide Solutions conviviales
Adaptable Intégration avec tous les systèmes ERP
Accès 24h/24 et 7j/7 à partir de n'importe quel
ordinateur avec une connexion internet
Fournisseur orienté service (98 % de taux de
renouvellement client)
Pas d'entretien ou de mise à jour Développeur de solutions de processus métiers
pendant plus de 20 ans
Flexible Fonctionne sur une plateforme
fiable, de grande qualité
Prix en fonction du besoin Véritable moteur d'apprentissage OCR, optimise
l'efficacité du processus
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Dématérialisation, Cloud : leviers d’optimisation
de vos processus comptables avec les ERP
Microsoft Dynamics
Efficacité optimisée La fonctionnalité unique de ReadSoft Online
fournit aux sociétés un traitement optimal de
leurs factures. La solution apprend où trouver
les informations utiles sur chaque facture, dès la
1ère facture, et crée une base de connaissances
pour chaque fournisseur. Avec ceci, chaque
nouvel utilisateur bénéficie du travail effectué
précédemment avec les différents types
document capturés. Les utilisateurs de ReadSoft
Online réaliseront à leur tour, des temps de
capture plus rapides, des configurations
accélérées et auront moins besoin de vérifier.
Les sociétés peuvent même parvenir à une plus
grande efficacité du processus à travers le
workflow automatisé de ReadSoft Online. La
plupart des workflow sont placés dans le Cloud,
réduisant ainsi le nombre d'étapes pour traiter
les factures.
Une plateforme SaaS solide
Le service ReadSoft Online basé dans le Cloud
capture d’abord les données des factures
fournisseurs à partir de documents papiers, PDF
ou fichiers images - permettant un accès aux
informations et à l'image facture quelque soit le
lieu, avec une connexion internet. Les factures
sont ensuite distribuées et vérifiées à partir d'un
navigateur Web convivial puis automatiquement
acheminées via un workflow à la comptabilité
fournisseurs pour approbation. ReadSoft Online
s'intègre à n'importe quel système ERP et son
interface simple d’utilisation est facilement
acceptée par les utilisateurs, permettant un
déploiement rapide et efficace.
Un processus typique de la comptabilité
fournisseurs étape par étape avec ReadSoft
Online :
1. Les factures sont envoyées directement ou
scannées, puis automatiquement
téléchargées dans le Cloud.
2. Les données factures sont extraites,
contrôlées et la facture est enregistrée dans
le système ERP.
3. Les factures sont vérifiées et acheminées
automatiquement via un workflow de
validation, accessible par tous, n’importe où,
avec une connexion internet.
4. Les factures sont désignées comme «
inscrites dans le grand livre » et bonnes à
payer - qu'il s'agisse du traitement dans le
Cloud ou sur site.
5. Les factures sont automatiquement
archivées/stockées.
Le service peut ajuster sa charge de travail.
Contrairement aux solutions traditionnelles sur
site, ReadSoft Online répond aux besoins des
PME et des sociétés traitant des volumes de
factures moins importants, grâce à son
déploiement simple et rapide, ne nécessitant
aucun investissement.
Une plateforme SaaS sécurisée
Windows Azure est un système d’exploitation
dédié aux services Cloud et utilisé pour le
développement, l’hébergement et la gestion des
services en ligne au sein d’une plateforme
Windows Azure et d’un data center Microsoft.
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Dématérialisation, Cloud : leviers d’optimisation
de vos processus comptables avec les ERP
Microsoft Dynamics
Avec Windows Azure, Microsoft assure
l'hébergement à la fois des données et des
applications des clients. Windows Azure est
conçu pour répondre à l’ensemble des
exigences en matière de sécurité mentionnées
plus haut, spécifiques à l’échange à distance
d’informations sensibles. La plateforme met à
disposition de l’utilisateur différents outils de
contrôle permettant d’assurer le niveau de
sécurité souhaité.
Sécurité au niveau du Cloud Comme toute plateforme d’hébergement
d’applications, Windows Azure garantit la
confidentialité et l’intégrité des transactions. Le
système permet également de produire des
rapports détaillés, permettant aux clients de
contrôler la gestion des applications et de
l’infrastructure, à la fois par eux-mêmes et par le
fournisseur (Microsoft).
Confidentialité des données Pour garantir la confidentialité des données,
celles-ci ne doivent être accessibles qu’aux
seules personnes autorisées.
Windows Azure assure la confidentialité des
échanges par les mécanismes suivants:
• Gestion des identités et des accès : garantit
que seules les personnes autorisées peuvent se
connecter
• Isolement : les données sont encapsulées dans
des containers logiques ou physiques séparés
• Chiffrement – assuré au niveau de la
plateforme, et proposé en option pour les
clients souhaitant renforcer la sécurisation des
données
Intégrité des données Les clients souhaitant externaliser le traitement
et le stockage de leurs données doivent être
assurés que ces données sont protégées contre
toute modification non autorisée. Windows
Azure intègre un certain nombre de fonctions
permettant de prévenir ce risque.
Comment marche l’automatisation des processus comptables dans le Cloud pour les ERP Dynamics ?
1- Lorsqu'une facture papier arrive, il vous suffit de la numériser et de la transférer dans le Cloud. Les factures
qui arrivent par e-mail, fax, XML ou autre forme électronique sont transférées automatiquement dans le
Cloud.
2- Dans le Cloud, la facture est automatiquement capturée et interprétée. Les données de la facture sont
extraites, alors que l'image de la facture est enregistrée pour archivage. L'image de la facture et les données
capturées sont immédiatement disponibles pour vérification. Après vérification, la facture peut être
enregistrée dans Dynamics ERP.
3- Avec l'intégration de Master Data, vous pouvez faire correspondre automatiquement les factures au bon
fournisseur dans Dynamics ERP. Une fois que la facture est vérifiée et validée, elle peut être traitée à l'aide de
workflows pour une gestion optimale, que ce soit à l'intérieur ou à l'extérieur de Dynamics ERP. Enfin, les
données de la facture sont envoyées dans votre système Dynamics ERP pour affectation finale, paiement et
archivage.
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Dématérialisation, Cloud : leviers d’optimisation
de vos processus comptables avec les ERP
Microsoft Dynamics
En savoir plus :
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Microsoft Dynamics NAV »
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A propos de ReadSoft
Avec plus de 8 500 clients répartis dans plus de 70 pays, ReadSoft est l’un des éditeurs leader sur le
marché de la dématérialisation et l’automatisation des processus métiers grâce à une gamme complète
de solutions logicielles permettant d’automatiser le traitement de tout type de documents entrants et
process métiers (factures fournisseurs, avis de paiement, bons de commande, bons de livraison,
documents RH, courriers, formulaires, …). Les solutions ReadSoft se distinguent par leur intégration
avancée avec les principaux ERP du marché ainsi que par leur grande fiabilité.
Grâce à un réseau de revendeurs et intégrateurs triés sur le volet et certifiés, ReadSoft garantit à ses
clients non seulement d’intégrer la performance des solutions les plus utilisées dans le monde mais
également de bénéficier du service de proximité et du savoir-faire de partenaires experts en
déploiement de projets de dématérialisation.
Société suédoise créée en 1991 et cotée en Bourse, ReadSoft est implanté en France depuis plus de 15
ans. www.readsoft.fr
A propos de Microsoft Dynamics
Fondé en 1975, MICROSOFT est le leader mondial du logiciel. La société développe et commercialise
une large gamme de logiciels, accessoires et services à usage professionnel et grand public. La gamme
Microsoft Dynamics propose des applications ERP et CRM évolutives, intégrées et simples d’emploi.
Déployées par plus de 350 000 clients PME et grands comptes dans le monde, elles permettent aux
décideurs de réagir rapidement aux évolutions des marchés, de tirer parti des nouvelles tendances et
d’accroître leurs avantages concurrentiels. Les solutions Microsoft Dynamics sont diffusées via un
réseau mondial de partenaires qui fournissent des services spécialisés et des innovations
supplémentaires afin d’aider les clients à exceller dans leurs domaines. Les ERP Microsoft Dynamics
sont certifiés AFNOR norme NF pour les comptabilités informatisées.
Pour plus d’informations sur Microsoft Dynamics, visitez le site: www.microsoft.com/france/dynamics/ ©2013 Readsoft & Microsoft. Tous droits réservés. Les informations contenues dans ce document représentent le point de vue
actuel de Readsoft et de Microsoft Corporation sur les questions traitées, à la date de publication. Dans la mesure où Readsoft et
Microsoft doivent s'adapter aux conditions fluctuantes du marché, le présent document ne doit pas être considéré comme un
engagement de la part de Readsoft et Microsoft ; pour leur part, Readsoft et Microsoft ne peuvent garantir la validité de toute
information mentionnée dans le présent document. Ce document est fourni à titre d'information uniquement. READSOFT ET
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de vos processus comptables avec les ERP
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Références
(1)5e édition du Baromètre Dématérialisation Finance 2013 publié en octobre 2013, réalisé sur 325 organisations en France,
au Royaume-Uni, en Belgique, au Luxembourg, en Suisse Romande et en Allemagne. Publié par la DFCG, l’APDC, Fujitsu,
Itesoft, Mazars, Option Finance. i PayStream Advisors, Inc. Rapport d'étude sur l'adoption de la dématérialisation des factures. Charlotte : PayStream Advisors,
Inc., 3° trimestre 2012. iiSchmidt, David. Dématérialiser la comptabilité fournisseurs sur le Marché des Petites et Moyennes Entreprises : Un bon
rendement sur investissement. Consultanting Firm Survey, Charlotte : PayStream Advisors, Inc., 2° trimestre 2012. iii
Pezza, Scott. Facturation et flux de travail : Dématérialisation du processus d'intégration pour améliorer les performances
de fonctionnement. Boston: Aberdeen Group (le Groupe Aberdeen), Inc., mai 2011. ivSchmidt, David. Solutions de dématérialisation pour SAP : Solutions pour une comptabilité fournisseurs sans intervention
Charlotte : PayStream Advisors, Inc., 2° trimestre 2012. v . Textes du Bulletin Officiel des Impôts, Livre des Procédures Fiscales accessibles via les liens suivants:
http://www11.minefi.gouv.fr/boi/boi2006/13rcpub/textes/13l106/13l106.pdf
http://www11.minefi.gouv.fr/boi/boi2008/13rcpub/textes/13l208/13l208.pdf
http://www11.minefi.gouv.fr/boi/boi2003/3capub/textes/3caspe/3caspe.pdf
http://84.96.29.178/pdf/107/BO3E-1-07.pdf vi Service Public, Direction de l'information légale et administrative. Quels sont les délais de conservation des documents pour
les entreprises ? Mise à jour du 30.09.2013. http://vosdroits.service-public.fr/professionnels-entreprises/F10029.xhtml vii
Rayner, Nigel. Comprenez l'impact du Nuage sur votre stratégie d'application financière Stamford : Gartner, Inc., octobre
2011. viii
Schmidt, David. Dématérialiser la comptabilité fournisseurs sur le Marché des Petites et Moyennes Entreprises : Un bon
rendement sur l'investissement. Consultanting Firm Survey, Charlotte : PayStream Advisors, Inc., 2° trimestre 2012. ixThe Accounts Payable Network (Le réseau de la comptabilité fournisseurs) Repères : L'état de la Comptabilité fournisseurs.
Atlanta : The Accounts Payable Network (Le réseau de la comptabilité fournisseurs), avril 2012. xRayner, Nigel. Appréhendez l'impact du nuage sur votre stratégie d'application financière Stamford : Gartner, Inc., octobre
2011. xiSchmidt, David. Dématérialiser la comptabilité fournisseurs sur le Marché des Petites et Moyennes Entreprises : Un bon
rendement sur l'investissement. Consultanting Firm Survey, Charlotte : PayStream Advisors, Inc., 2° trimestre 2012
