RÈGLEMENT 638 - Ville de Prévost. 638 - Regles de controle et... · pouvoir d'autoriser des dépenses et de passer des contrats en conséquence, ... PARTIE II : PRINCIPES DE CONTROLE

c S o p " ^ Livre des Règlements de la Ville de Prévost

PROVINCE DE QUÉBEC VILLE DE PRÉVOST

RÈGLEMENT 638

RÈGLEMENT DÉCRÉTANT LES RÈGLES DE CONTRÔLE ET DE SUIVI BUDGÉTAIRES, UNE DÉLÉGATION DES POUVOIRS D'AUTORISER DES DÉPENSES ET SIGNER DES CONTRATS AUX FONCTIONNAIRES AINSI QUE L'EXERCICE DE CEUX-CI

CONSIDÉRANT QU' en vertu du deuxième alinéa de l'article 477 de la Loi sur les cités et villes, le conseil doit adopter un règlement en matière de contrôle et de suivi budgétaires;

CONSIDÉRANT QUE le conseil municipal peut, par règlement, déléguer à tout fonctionnaire ou employé de la Ville, le pouvoir d'autoriser des dépenses et de passer des contrats en conséquence, pour et au nom de la Ville;

CONSIDÉRANT QU' il est dans l'intérêt de la Ville de remplacer les règlements numéros 499 et son amendement soit 499-1, 584 et 622;

CONSIDÉRANT QU' il est également dans l'intérêt de la Ville d'abroger la résolution numéro 15504-08-07, relative à la politique d'achat de la Ville;

CONSIDÉRANT QU' un avis de motion a été dûment donné lors de l'assemblée ordinaire du conseil municipal tenue le 13 décembre 2010.

EN CONSÉQUENCE, Il est proposé par madame Diane Berthiaume Et appuyé par monsieur Claude Leroux

ET IL EST RÉSOLU QUE le règlement portant le numéro 638, intitulé : « Règlement décrétant les règles de contrôle et de suivi budgétaires, une délégation des pouvoirs d'autoriser des dépenses et signer des contrats aux fonctionnaires ainsi que l'exercice de ceux-ci », soit et est adopté, et qu'il soit statué et décrété par ce règlement ce qui suit :

PARTIE I : DISPOSITIONS INTRODUCTIVES

ARTICLE 1 Préambule

Le préambule ci-dessus fait partie intégrante du présent règlement.

-1-

cf lU Livre des Règlements de la Ville de Prévost

cf lU Livre des Règlements de la Ville de Prévost

Règlement 638 Règlement décrétant les règles de contrôle et de suivi budgétaires, une délégation des pouvoirs d'autoriser des dépenses et signer des contrats aux fonctionnaires ainsi que l'exercice de ceux-ci

ARTICLE 2 Définitions

« Directeur général » : Fonctionnaire principal qu'une Ville est obligée d'avoir et il est responsable de l'administration de la Ville et à cette fin planifie, organise, dirige et contrôle les activités de la Ville, en vertu des articles 113 et suivants de la Loi sur les cités et villes.

« Trésorier » : Le conseil doit avoir un fonctionnaire ou employé de la Ville qui est le percepteur et le dépositaire de tous les deniers de la Ville, en vertu de l'article 97 de la Loi sur les cités et villes.

« Exercice » : Période comprise entre le 1er janvier et le 31 décembre d'une année.

« Employé manuel » : Tout employé ayant à effectuer de l'entretien ou des travaux de type terrain, exemples : journalier, inspecteur municipal, agent de surveillance du territoire, préposé à la réglementation et agent sport et loisir.

«• Fonctionnaire » : Personnel cadre de la Ville de Prévost.

«• Responsable d'activité budgétaire » : Fonctionnaire de la Ville responsable d'une enveloppe budgétaire qui lui a été confiée, laquelle comprend toute enveloppe budgétaire qui est sous la responsabilité d'un subalterne direct.

ARTICLE 3 Objectifs du règlement

3.1 Le présent règlement établit les règles de contrôle et de suivi budgétaires que tous les fonctionnaires et employés concernés de la Ville doivent suivre.

3.2 Plus spécifiquement, il établit les règles de responsabilité et de fonctionnement requises pour que toute dépense à être engagée ou effectuée par un fonctionnaire ou un employé de la Ville, y compris l'engagement d'un salarié, soit dûment autorisée après vérification de la disponibilité des crédits nécessaires.

3.3 Le présent règlement prévoit une délégation des pouvoirs d'autoriser des dépenses et de signer des contrats à certains fonctionnaires, et prescrit les modalités d'exercice desdits pouvoirs.

3.4 Finalement, le présent règlement édicté les grands principes relatifs aux achats et demandes de prix que les responsables d'activité budgétaire de la Ville doivent suivre, lorsqu'applicable.

-2-

\Àh& rjOU

Livre des Règlements de la Ville de Prévost


PARTIE II : PRINCIPES DE CONTROLE ET DE SUIVI BUDGETAIRES

ARTICLE 4 Approbation de crédits et suivi

4.1 Les crédits nécessaires aux activités financières et aux activités d'investissement de la Ville doivent être approuvés par le conseil municipal préalablement à leur affectation à la réalisation des dépenses qui y sont reliées. Cette approbation de crédits revêt la forme d'un vote des crédits exprimé selon l'un des moyens suivants :

> l'adoption par le conseil municipal du budget annuel ou d'un budget supplémentaire;

> l'adoption par le conseil municipal d'un règlement d'emprunt;

> l'adoption par le conseil municipal d'une résolution ou d'un règlement par lequel des crédits sont affectés à partir de revenus excédentaires, du surplus accumulé, de réserves financières ou de fonds réservés.

4.2 Le responsable d'activité budgétaire est responsable de la gestion et du respect du budget relevant de ses responsabilités.

À cet égard, il doit s'assurer, lors de la préparation du budget de chaque exercice financier, que son budget couvre les dépenses à être engagées ou déjà engagées et qui doivent être imputées aux activités financières et d'investissements.

Le responsable d'activité budgétaire doit effectuer régulièrement un suivi de son budget et rendre compte par écrit et immédiatement, au directeur général, dès qu'il anticipe un dépassement à une activité budgétaire.

4.3 Lors de la préparation du budget de chaque exercice, le trésorier doit s'assurer que le budget couvre les dépenses incompressibles dont il a la responsabilité. Le trésorier de la Ville doit s'assurer que les crédits nécessaires à ces dépenses particulières sont correctement pourvus au budget. Ces dépenses particulières incompressibles sont, mais non limitativement, les dépenses d'électricité, de chauffage, de télécommunication, les dépenses inhérentes à la rémunération des employés ou des membres du conseil, les engagements relatifs aux avantages sociaux futurs, les quotes-parts des régies intermunicipales, de la MRC et du CLD, des organismes supra municipaux ainsi que le service de police (Sûreté du Québec), les provisions et affectations comptables, etc.

Bien que les dépenses particulières dont il est question au présent article se prêtent peu à un contrôle a priori, elles sont soumises comme toute autre dépense aux règles de suivi et de reddition de comptes budgétaires prescrites au présent règlement.

-3-

cQU Livre des Règlements de la Ville de Prévost


Lorsqu'une situation imprévue survient, telle la conclusion d'une entente hors cour ou d'une nouvelle convention collective, le trésorier doit s'assurer de pourvoir aux crédits additionnels requis. Il peut procéder s'il y a lieu aux virements budgétaires appropriés, en accord avec le directeur général, le cas échéant.

4.4 Le directeur général peut affecter toute recette excédentaire à celle prévue au budget de la Ville ou affecter tout crédit prévu à une activité budgétaire mais dont la dépense ne sera pas effectuée dans l'exercice financier en cours, à l'une ou l'autre des activités budgétaires prévues au budget, le tout, dans les limites permises de la délégation de dépense prévue au présent règlement.

4.5 Le trésorier doit :

=> assurer que les crédits nécessaires aux dépenses déjà engagées sont correctement prévus au budget.

=̂> Aviser le directeur général de toute insuffisance de crédits concernant une activité budgétaire.

Préparer et déposer à chaque séance ordinaire du conseil, un rapport contenant tous les engagements.

=> En ce qui concerne les dépenses de 25 000 $ et moins, autorisées par un responsable d'activité budgétaire, le rapport du trésorier pour ces dépenses est inclus dans la liste des déboursés, laquelle est déposée à chaque séance ordinaire du conseil.

4.6 Pour pouvoir être effectuée ou engagée, toute dépense doit être dûment autorisée par le conseil, le directeur général ou un responsable d'activité budgétaire conformément au principe de délégation, après vérification de la disponibilité des crédits nécessaires.

4.7 Tout fonctionnaire ou employé de la Ville est responsable d'appliquer et de respecter le présent règlement en ce qui le concerne.

4.8 Tout responsable d'activité budgétaire doit observer le présent règlement lorsqu'il autorise une dépense relevant de sa responsabilité avant qu'elle ne soit engagée ou effectuée. Il ne peut autoriser que les dépenses relevant de sa compétence et n'engager les crédits prévus à son budget que pour les fins auxquelles ils sont affectés.

ARTICLE 5 Modalités générales du contrôle et du suivi budgétaire

5.1 Pour vérifier la disponibilité des crédits préalablement à l'autorisation d'une dépense, le responsable d'activité budgétaire concerné s'appuie sur le système comptable en vigueur dans la Ville. Il en est de même pour le trésorier ou le directeur général le cas échéant, lorsque l'un ou l'autre

-4-

ç nr: cSU Livre des Règlements de la Ville de Prévost

cSU Livre des Règlements de la Ville de Prévost


doit autoriser une dépense ou soumettre une dépense pour autorisation au conseil conformément au règlement de délégation en vigueur.

5.2 Si la vérification des crédits disponibles démontre une insuffisance de crédits dépassant la limite permise soit un maximum de dix pour cent (10 %) du coût total, le responsable d'activité budgétaire, le trésorier ou le directeur général le cas échéant, doivent suivre les instructions fournies au présent règlement. Il est entendu que cet article ne s'applique pas aux dépenses faites dans le fonds des dépenses en immobilisations ou les fonds réservés.

5.3 Un fonctionnaire ou employé qui n'est pas un responsable d'activité budgétaire ne peut autoriser lui-même quelque dépense que ce soit. Il peut toutefois engager ou effectuer une dépense, qui a été dûment autorisée au préalable, s'il en a reçu le mandat ou si sa description de tâches le prévoit.

Si à des fins urgentes, un fonctionnaire ou employé doit encourir une dépense sans autorisation, il doit en aviser après coup le responsable de l'activité budgétaire concerné dans le meilleur délai et lui remettre les relevés, factures ou reçus en cause.

5.4 Le directeur général en collaboration avec le trésorier est responsable du maintien à jour du présent règlement. Il doit présenter au conseil pour adoption, s'il y a lieu, tout projet de modification dudit règlement qui s'avérerait nécessaire pour l'adapter à de nouvelles circonstances ou à un changement législatif l'affectant.

Le directeur général, de concert avec le trésorier, est responsable de voir à ce que des contrôles internes adéquats soient mis et maintenus en place pour s'assurer de l'application et du respect du règlement par tous les fonctionnaires et employés de la Ville.

ARTICLE 6 Engagements s'étendant au-delà de l'exercice courant

6.1 Toute autorisation d'un engagement de dépenses qui s'étend au-delà de l'exercice courant doit au préalable faire l'objet d'une vérification des crédits disponibles pour la partie imputable dans l'exercice courant.

6.2 Lors de la préparation du budget de chaque exercice, chaque responsable d'activité budgétaire doit s'assurer que son budget couvre les dépenses engagées antérieurement qui doivent être imputées aux activités financières de l'exercice et dont il est responsable. Le trésorier de la Ville doit s'assurer que les crédits nécessaires à ces dépenses sont correctement pourvus au budget.

ARTICLE 7 Suivi et reddition de comptes budgétaires

7.1 Tout responsable d'activité budgétaire doit effectuer régulièrement un suivi de son budget et rendre compte immédiatement à son supérieur

-5-

rQr\ Livre des Règlements de la Ville de Prévost

rQr\ Livre des Règlements de la Ville de Prévost


hiérarchique dès qu'il anticipe une variation budgétaire allant au-delà de la limite prévue soit un maximum de dix pour cent (10 %) du coût total. Il doit justifier ou expliquer par écrit tout écart budgétaire défavorable de plus de dix pour cent ( 1 0 %) constaté ou anticipé dans une note qu'il transmet à son supérieur, accompagnée, s'il y a lieu, d'une demande de virement budgétaire.

Si la variation budgétaire ne peut se résorber par virement budgétaire, le directeur général de la Ville doit en informer le conseil et, s'il y a lieu, lui soumettre pour adoption une proposition de budget supplémentaire pour les crédits additionnels requis.

7.2 Tel que prescrit par Loi sur les cités et villes, le trésorier doit au cours de chaque semestre préparer et déposer, lors d'une séance du conseil, deux états comparatifs portant sur les revenus et les dépenses de la Ville.

Les états comparatifs à être déposés au cours du premier semestre doivent l'être au plus tard lors d'une séance ordinaire tenue au mois de mai. Ceux à être déposés au cours du second semestre doivent l'être lors de la dernière séance ordinaire tenue au moins quatre semaines avant la séance où le budget de l'exercice financier suivant doit être adopté.

7.3 Afin que la Ville se conforme à la Loi sur les cités et villes, le rapport des dépenses autorisées, soit la liste des déboursés et la liste des engagements, que le trésorier prépare et dépose périodiquement au conseil lors d'une séance ordinaire, doit au moins comprendre toutes les transactions effectuées précédemment à un délai de vingt-cinq (25) jours avant son dépôt et qui n'avaient pas déjà été rapportées.

ARTICLE 8 Organismes contrôlés par la Ville

8.1 Dans le cas d'un organisme donné compris dans le périmètre comptable de la Ville en vertu des critères de contrôle reconnus du manuel de présentation de l'information financière municipale (MPIFM) du ministère des Affaires municipales, Régions et Occupation du territoire (M AM ROT), le conseil peut décider que les règles du présent règlement s'appliquent à cet organisme lorsque les circonstances s'y prêtent, en y apportant les adaptations nécessaires.

8.2 Dans un tel cas, le directeur général est responsable de s'assurer que la convention ou l'entente régissant la relation entre l'organisme contrôlé en question et la Ville fait référence à l'observance des principes du présent règlement jugé pertinents et aux modalités adaptées applicables.

- 6 -

r (TO) (SU ^ Livre des Règlements de la Ville de Prévost (SU ^ Livre des Règlements de la Ville de Prévost

//


//

PARTIE III : DÉLÉGATION DES POUVOIRS D'AUTORISER DES DÉPENSES ET SIGNER DES CONTRATS

//

ARTICLE 9 Délégation des pouvoirs d'autoriser des dépenses et de signer des contrats à certains fonctionnaires

9.1 Le conseil délègue aux fonctionnaires, conformément aux articles suivants, les pouvoirs d'autoriser des dépenses, de signer des contrats et d'engager le crédit de la Ville dans la mesure où ses dépenses et engagements de crédit apparaissent aux prévisions budgétaires en vigueur et sous réserve des dispositions contenues au présent règlement.

9.2 Les dépenses, contrats et engagements de crédit doivent porter sur l'une des matières suivantes :

a) Dépenses ou contrats d'opération de nature courante (incompressibles);

b) Versements périodiques découlant de l'exécution successive d'obligations prévues à une entente ou contrat signés par la Ville;

c) Salaires, allocations, indemnités dus aux employés de la Ville en vertu de toutes conventions en vigueur et autorisation du temps supplémentaire, de primes diverses ou allocations;

d) Cotisations aux corporations professionnelles, aux assurances collectives, au fonds de pension et autres régimes de bénéfices sociaux des employés;

e) Frais de déplacement, de formation, colloques, congrès et de représentations payables aux termes d'une politique ou d'un contrat d'emploi ou pour les membres du conseil;

f) Montants dus par la Ville en vertu d'une disposition législative ou réglementaire soit à une autorité gouvernementale ou autre, exemple : frais pour l'obtention de documents au registre foncier ou tout autre registre gouvernemental, frais dus à la Société de l'assurance automobile, frais de CRTC, frais de la Régie des alcools, des courses et jeux, etc.;

g) Remise des déductions à la source, de taxes ou autres au bénéfice du gouvernement provincial ou fédéral;

h) Frais bancaires et remboursement d'obligations et de coupons d'intérêts sur le service de dette auprès d'une institution financière;

i) Quotes-parts dans un organisme gouvernemental, municipal ou régional (exemple : S.Q., M.R.C., ...);

j) Franchises d'assurances auprès des assureurs de la Ville (véhicules, bâtiments, de responsabilité et des administrateurs);

k) Frais relatifs à toutes procédures judiciaires incluant un jugement ou règlement hors cour, paiement d'amendes en vertu d'infractions à toutes lois ou règlements de la Ville ou pour tout montant relatif à une réclamation contre la Ville, incluant les honoraires et frais permettant le règlement du litige, à l'exclusion des frais d'avocat;

I) Remboursement de taxes payées en trop et remboursement de dépôts de soumissions, en garantie, pour les services municipaux ou toute autre somme déposée en garantie d'exécution d'obligations en

- 7 -



vertu d'un règlement, d'un protocole d'entente ou d'une résolution du conseil municipal;

m) Remboursement d'un montant en vertu d'une résolution du conseil municipal ou de l'application du règlement de tarification ou d'une politique de la Ville (remboursement loisirs);

n) Montant additionnel n'excédant pas dix pour cent (10 %) du prix de la commande relative à l'achat ou la location d'un bien ou d'un service (travaux supplémentaires);

o) Information à la population via les journaux et autres publications incluant les avis publics;

p) Achat et location de biens ou services courants pour la Ville (sauf l'octroi de mandat de services professionnels);

q) Frais d'entretien, de rénovation, d'amélioration ou réparation de biens et d'immeubles appartenant à la Ville, ou loués par celle-ci;

r) Subventions, aides financières et autres versées aux organismes municipaux accrédités et toutes corporations liées à la Ville dont les montants sont prévus aux prévisions budgétaires;

s) Honoraires professionnels reliés à la fourniture de services rendus par un avocat, notaire ou arpenteur.

ARTICLE 10 Limite quant au montant de la dépense

10.1 Les responsables d'activités budgétaires peuvent autoriser toute dépense et passer tout contrat en conséquence relevant de leurs responsabilités et de leur compétence, pour et au nom de la Ville, selon le tableau ci-dessous :

AUTORISATION DES DÉPENSES

JUSQU'A OFFICIERS CONCURRENCE

MUNICIPAUX D'UN MONTANT DE ...

NATURE DE LA DÉPENSE OU CONTRAT

Directeur général Moins de 25 000 $

Toutes dépenses et contrats de a) à s), y compris l'embauche de tout salarié.

=> Le temps supplémentaire des employés de son service par période de paie en c);

=> Les différents travaux effectués par un entrepreneur et un sous-traitant;

Directeurs de module

=> Les dépenses courantes reliées à Moins de 5 000 $ son service;

=> Le remboursement des dépôts relatif à son service en I) et m);

=> Toute variation de 10 % et moins sur l'achat de biens ou services en n);

=> Les dépenses prévues en o), p) g) ^ r).

- 8 -

cSo Livre des Règlements de la Ville de Prévost


Coordonnateurs ou contremaîtres

Moins de 1 000 $

=> Les dépenses courantes préalablement autorisées par le directeur de module ou le directeur général en o), p) q) et r).

T résorier Sans limite Les paragraphes a) à r) inclusivement.

Greffier Moins de 5 000 $ Les paragraphes a), b), f), j), k), n), o), p), q) et s).

Employés manuels 100 $

=> Les dépenses courantes préalablement autorisées par le directeur de module ou le directeur général en o) et p) (exemple : essence pour les véhicules et autres).

10.2 La délégation de pouvoir n'autorise pas un employé, fonctionnaire ou autre à effectuer des dépenses dans les fonds de dépenses d'immobilisations ou les fonds réservés, à l'exception du directeur général.

ARTICLE 11 Directeur général

11.1 Le directeur général ou tout fonctionnaire qu'il désignera pourra procéder à l'octroi de mandat pour services professionnels sur recommandation du directeur du module, le tout conformément aux principes d'octroi de contrats, lorsqu'applicable.

11.2 Le conseil délègue au directeur général le pouvoir d'autoriser des dépenses dans les fonds de dépenses d'immobilisations ou les fonds réservés.

11.3 Le conseil délègue au directeur général le pouvoir d'engager tout employé qui est un salarié au sens du Code du travail nécessaire à l'administration de la Ville.

11.4 Dans ce cas, le directeur général doit transmettre au conseil municipal un rapport mensuel faisant état de la liste des personnes engagées le mois précédant l'assemblée ordinaire du conseil en indiquant leur nom, adresse, fonction, rémunération et période d'embauche.

11.5 Le directeur général peut aussi mettre fin à l'emploi d'un employé qui est un salarié au sens du Code du travail.

11.6 Le conseil délègue au directeur général le pouvoir de former des comités de sélection aux fins d'analyser et évaluer les appels d'offres de services conformément à la Loi sur les cités et villes.

11.7 Le comité doit obligatoirement être formé d'au moins trois (3) personnes qui ne sont pas membres du conseil municipal.

- 9 -



ARTICLE 12 Trésorier

12.1 Le trésorier est autorisé à effectuer les paiements, à émettre tous chèques ou autres effets bancaires à l'exception de celle mentionnée à l'alinéa s) de l'article 9, découlant de l'application du présent règlement. Toutefois, le trésorier est expressément autorisé à procéder au paiement immédiat de toutes dépenses relatives aux honoraires en matière de loisirs (professeurs ou autres).

12.2 II est également délégué au trésorier le pouvoir d'accorder le contrat de vente d'une émission d'obligations ou d'un financement par billet à l'institution financière ayant fait l'offre la plus avantageuse, conformément aux règles du financement municipal en vigueur.

12.3 Le trésorier est aussi autorisé à effectuer tout transfert budgétaire nécessaire à la réalisation des activités prévues au budget à la demande du responsable d'activité budgétaire, du directeur général ou par une résolution du conseil, conformément aux principes établis au présent règlement.

ARTICLE 13 Greffier

13.1 Le greffier de la Ville, lorsqu'il agit à titre de président d'élection peut, au nom de la Ville, effectuer toute opération nécessaire à la tenue d'élections ou de référendums, effectuer toute dépense, engager le personnel électoral et conclure tout contrat relatif à ces opérations dans les limites de la loi et des crédits votés au budget, et ce, tout en respectant les exigences du présent règlement, sauf en ce qui a trait à la limite des dépenses.

ARTICLE 14 Directeur des travaux publics

14.1 Exceptionnellement, le directeur des travaux publics de la Ville est autorisé à effectuer une dépense jusqu'à concurrence de 15 000 $, et ce, tout en respectant les exigences du présent règlement, sauf en ce qui a trait à la limite des dépenses.

ARTICLE 15 Directeur de la sécurité publique

15.1 En situation d'urgence, le directeur de la sécurité publique de la Ville est autorisé à effectuer une dépense jusqu'à concurrence de 15 000 $, et ce, tout en respectant les exigences du présent règlement, sauf en ce qui a trait à la limite des dépenses. Cependant, il doit en faire rapport au directeur général dans les cinq (5) jours suivants la fin de la situation d'urgence.

- 1 0 -

c$o




ARTICLE 16 Interdiction de scinder une dépense

16.1 Une dépense qui excède le montant autorisé en vertu du présent règlement, ne peut être scindée de façon à pouvoir être autorisée par plusieurs fonctionnaires ou de façon à être autorisée en plus d'une fois.

ARTICLE 17 Période maximale

17.1 Les dépenses autorisées en vertu du présent règlement peuvent s'échelonner sur une période maximale de cinq (5) ans en autant que le montant total de la dépense ne dépasse pas les montants autorisés.

PARTIE IV : MODALITÉS D'EXERCICE DU POUVOIR D'AUTORISER DES DÉPENSES

ARTICLE 18 Dépense autorisée

18.1 Pour être effectuée ou engagée, toute dépense doit être dûment autorisée par le conseil municipal, le directeur général ou un responsable d'activité budgétaire.

ARTICLE 19 Vérification des crédits

19.1 Le responsable d'activité budgétaire doit vérifier les crédits disponibles, en s'assurant que la dépense est prévue au budget de l'exercice financier en cours de la Ville en plus de décréter des crédits à cette fin ou qu'une résolution du conseil a été adoptée afin d'autoriser la dépense.

19.2 À cet égard, le responsable d'activité budgétaire s'appuie sur le système comptable en vigueur de la Ville pour la vérification des crédits disponibles, et ce, préalablement à l'autorisation d'une dépense.

ARTICLE 20 Insuffisance de fonds

20.1 Si la vérification des crédits disponibles démontre une insuffisance de crédits à l'activité budgétaire concernée, à l'exclusion des crédits prévus aux postes budgétaires « rémunération » et « cotisation de l'employeur » ou si la dépense n'est pas prévue à l'activité budgétaire, le responsable d'activité budgétaire doit obtenir l'approbation du directeur général, lequel est autorisé à agir dans le cadre du présent règlement.

-11-



ARTICLE 21 Procédure d'autorisation

21.1 Toute dépense ne peut être autorisée que selon les prescriptions du présent règlement et modalités prévues au tableau ci-dessous :

Montant de la dépense Procédure

De 5 001 $ à 25 000 $

Un bon de commande accompagné d'au moins deux (2) demandes de prix signé par le responsable d'activité budgétaire est remis au trésorier. Le trésorier vérifie les disponibilités budgétaires et s'il y a des disponibilités, il soumet le bon de commande au directeur général pour approbation finale.

De 501 $ à 5 000 $

Un bon de commande est remis au trésorier signé par le responsable d'activité budgétaire. Le trésorier vérifie les disponibilités budgétaires et s'il y a des disponibilités, il soumet le bon de commande au directeur général pour approbation finale.

500 $ et moins

Pour les dépense courantes (essence, petits achats, dépenses portées sur la carte de crédit, etc.), une facture détaillée indiquant la date, le fournisseur (avec tous les numéros de taxes), la nature, l'objet de la dépense et le poste budgétaire et signé par le responsable d'activité budgétaire est ; remise au trésorier. Dans tous les autres cas, un | bon de commande est remis au trésorier signé par le responsable d'activité budgétaire. Le trésorier vérifie les disponibilités budgétaires et s'il y a des disponibilités, il soumet le bon de commande au directeur général pour approbation finale.

20 $ et moins

Une facture détaillée indiquant la date, le fournisseur (avec tous les numéros de taxes), la nature, l'objet de la dépense et le poste budgétaire et signé par le responsable d'activité budgétaire est remise au trésorier. Cette dépense pourra être remboursée par la petite caisse, lorsqu'applicable (excluant les frais de déplacements et de repas).

21.2 D'autre part, lorsque la dépense est effectuée par un employé autre que le responsable d'activité budgétaire, la facture doit être également signée par celui-ci ou par le directeur général.

ARTICLE 22 Bon de commande

22.1 Le bon de commande doit obligatoirement comporter les éléments suivants :

- 1 2 -

[ J 1 cQU ^ ^ Livre des Règlements de la Ville de Prévost

VvPT

cQU ^ ^ Livre des Règlements de la Ville de Prévost


a) La date de la demande; b) La date et le lieu de livraison, lorsqu'applicable; c) Le nom du responsable d'activité budgétaire; d) La quantité des biens ou services requis; e) Une description détaillée des biens ou services; f) Le poste budgétaire affecté par dépense; g) Le numéro de véhicule, de rue ou autre identifiant interne; h) Les noms des fournisseurs contactés et les prix soumis avec en gras

celui choisi; i) L'autorisation du trésorier à l'effet que les crédits sont suffisants à

l'égard de cette dépense relativement à l'activité budgétaire lorsque requis;

j) Les autorisations préalables requises, le cas échéant.

ARTICLE 23 Dépenses exclues du processus de bon de commande

23.1 Nonobstant l'article précédent, aucun bon de commande n'est requis pour les dépenses prévues au paragraphe a) à n) inclusivement, les honoraires professionnels reliés à la fourniture de services rendus par un avocat ou un notaire, les primes reliées à des contrats d'assurance de la Ville et toutes dépenses imprévues et subites d'entretien et de réparation nécessitant une intervention immédiate.

ARTICLE 24 Information au fournisseur de bien ou service

24.1 Le responsable d'activité budgétaire doit procéder lui-même à la transmission du bon de commande ou de son numéro au fournisseur concerné, après avoir obtenu toutes les autorisations requises.

ARTICLE 25 Vérification des biens et services rendus

25.1 Le responsable d'activité budgétaire qui requiert une dépense est responsable de la réception et de la vérification des biens acquis et services rendus pour et au nom de la Ville.

ARTICLE 26 Facture

26.1 Le trésorier doit recevoir du responsable d'activité budgétaire l'original de la facture signé par lui et daté en guise d'attestation que le bien a été reçu ou que les travaux ont bien été exécutés ou que le service a été rendu, et cela, dans les deux (2) jours de sa réception. Par la suite, le trésorier peut procéder au paiement.

ARTICLE 27 Variation de plus de 450 $ et de plus de 10 %

27.1 Si une facture est reçue à la Ville alors que le bon de commande n'a pas été remis au trésorier, ou que la dépense inscrite au bon de commande

-13-

c S o Livre des Règlements de la Ville de Prévost c S o Livre des Règlements de la Ville de Prévost


est moindre que celle qui apparaît sur la facture, (pour une dépense excédentaire de plus de 450 $ et plus et qui représente plus de dix pour cent (10 %) du coût total de l'achat), le responsable d'activité budgétaire doit justifier la dépense au directeur général.

Dans ce cas, le trésorier n'est pas tenu de faire un bon de commande.

ARTICLE 28 Cas d'urgence

28.1 En cas d'urgence, et dans l'impossibilité de joindre le directeur général pour obtenir une autorisation verbale, un responsable d'activité budgétaire peut effectuer une dépense, même si la dépense excède les montants ou les sujets pour lesquels il est autorisé. Il devra cependant, en informer le directeur général le plus tôt possible.

ARTICLE 29 Pièce justificative

29.1 Le directeur général peut requérir de tout responsable d'activité budgétaire la production de pièces justificatives pour toutes dépenses.

PARTIE V : DEMANDE DE PRIX

ARTICLE 30 Demande de prix : dépense de 5 000 $ à 25 000 $

30.1 Toute dépense de plus de 5 000 $ et moins de 25 000 $, doit faire l'objet d'une demande de prix par écrit auprès d'au moins deux (2) fournisseurs par le responsable d'activité budgétaire et cette demande doit être jointe au bon de commande.

ARTICLE 31 Dispense de demande de prix pour une dépense de moins de 5000 $

31.1 Toute dépense de moins de 5 000 $ n'a pas à faire l'objet d'une comparaison de prix auprès d'au moins deux (2) fournisseurs par le responsable d'activité budgétaire.

ARTICLE 32 Biens ou services récurrents

32.1 Nonobstant les articles précédents du présent règlement, dans le cas des dépenses courantes d'entretien ou de réparation, le responsable d'activité budgétaire peut procéder, au moins une fois par année, à des demandes de prix unitaires et/ou honoraires. Ces informations sont soumises au conseil municipal.

-14-

c S o Livre des Règlements de la Ville de Prévost c S o Livre des Règlements de la Ville de Prévost


ARTICLE 33 Octroi du contrat au plus bas prix

33.1 Le responsable d'activité budgétaire accorde le contrat à l'entrepreneur ou au fournisseur, ayant soumis le plus bas prix compte tenu des garanties applicables, l'origine des pièces, la quantité ou la qualité d'entretien, la capacité financière, la compétence, la disponibilité, la connaissance du milieu, la localisation de l'entreprise, l'expérience, les frais de transport, etc.

ARTICLE 34 Égalité de prix

34.1 Dans le cas d'égalité de prix lors de demande ou de comparaison de prix, la priorité est accordée aux entrepreneurs ou fournisseurs ayant une place d'affaires ou taxé comme un immeuble non-résidentiel (code R) sur le territoire de la Ville de Prévost.

ARTICLE 35 Impossibilité d'obtenir deux prix

35.1 Si le responsable d'activité budgétaire, pour des motifs d'exclusivité, de sécurité, de fiabilité, ou autres exigences, ne peut pas obtenir de demande et ou de comparaison de prix auprès de deux (2) entrepreneurs ou fournisseurs, il peut en autoriser la dépense mais il doit le préciser sur le bon de commande.

35.2 Également, il n'est pas requis d'obtenir de comparaison ou demande de prix, lorsque le débiteur est une compagnie d'assurance de la Ville, pour les services professionnels, pour les frais de déplacement et repas, lors de l'embauche d'employé ainsi que pour les plaques d'immatriculation et toutes autres dépenses de même nature qui ne peuvent pas faire l'objet d'une demande de prix auprès de plusieurs fournisseurs.

ARTICLE 36 Placements à court terme

36.1 Le trésorier peut, sans demande de prix, placer à court terme tous les deniers appartenant à la Ville dans une banque, coopérative de services financiers ou société de fiducie légalement constituée ou par l'achat de titres émis ou garantis par le Gouvernement du Canada, du Québec ou d'une autre province canadienne ou de titres émis ou garantis par une municipalité ou par un organisme mandataire d'une municipalité ou un organisme supra municipal au sens de la Loi sur le régime de retraite des élus municipaux.

ARTICLE 37 Inventaires

37.1 Le trésorier est responsable, conjointement avec les directeurs de la prise des inventaires et de leur mise à jour permanente.

-15-



ARTICLE 38 Abrogations et remplacement

38.1 Le présent règlement remplace les règlements numéros 499 et son amendement soit 499-1, 584 et 622 de la Ville de Prévost.

38.2 II abroge également la politique d'achat de la Ville de Prévost, adoptée par résolution 15504-08-07 ainsi que la résolution de délégation numéro 8825-02-97.

ARTICLE 39 Entrée en vigueur

39.1 Le présent règlement entre en vigueur conformément à la Loi.

A D O P T É À L A SÉANCE DU 10 JANVIER 2011.

Maire Me Lau >, avocat Greffiei

Avis de motion (17654-12-10) : Adoption (17716-01-11) : Promulgation :

13 décembre 2010 10 janvier 2011 15 janvier 2011

- 1 6 -

Documents

RÈGLEMENT 638 - Ville de Prévost. 638 - Regles de controle et... · pouvoir d'autoriser des dépenses et de passer des contrats en conséquence, ... PARTIE II : PRINCIPES DE CONTROLE