RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX DU FORUM DES … · Pour être membre régulier ou associé du Forum, ... Adoption du procès-verbal de la dernière réunion; Étude du rapport annuel et des

RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX

DU FORUM DES JEUNES DE LA FONCTION PUBLIQUE QUÉBÉCOISE

Juin 2016

Table des matières

Règlements généraux du Forum des jeunes de la fonction publique québécoise ii

SECTION I - DISPOSITION GÉNÉRALE ................................................................. 5

1.01 Dénomination sociale ......................................................................................... 5 1.02 Siège social ........................................................................................................ 5 1.03 Mission .............................................................................................................. 5 1.04 Objectifs ............................................................................................................. 5

SECTION II - MEMBRE ......................................................................................... 6

2.01 Composition ....................................................................................................... 6 2.02 Conditions d'admission ...................................................................................... 6 2.03 Organismes publics ........................................................................................... 6 2.04 Droits ................................................................................................................. 6 2.05 Cotisation .......................................................................................................... 7 2.06 Perte de la qualité de membre ............................................................................ 7 2.07 Démission .......................................................................................................... 7 2.08 Suspension et exclusion ..................................................................................... 7 2.09 Réintégration ..................................................................................................... 7

SECTION III - ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ................................................................ 8

3.01 Compostion ........................................................................................................ 8 3.02 Assemblée annuelle ........................................................................................... 8 3.03 Assemblée extraordinaire ................................................................................... 8 3.04 Avis de convocation ............................................................................................ 9 3.05 Force de décisions .............................................................................................. 9 3.06 Observateurs ..................................................................................................... 9 3.07 Droit de vote ...................................................................................................... 9 3.08 Majorité ........................................................................................................... 10 3.09 Code ................................................................................................................ 10

SECTION IV – CONSEIL D'ADMINISTRATION ...................................................... 11

4.01 Composition ..................................................................................................... 11 4.02 Inéligibilité ....................................................................................................... 11 4.03 Durée du mandat ............................................................................................. 11 4.04 Vacances.......................................................................................................... 11 4.05 Remplacement des administrateurs en cas de vacances ................................... 11 4.06 Démission ........................................................................................................ 11 4.07 Destitution ....................................................................................................... 12 4.08 Pouvoirs du conseil .......................................................................................... 12 4.09 Devoirs du conseil ............................................................................................ 12 4.10 Code d'éthique ................................................................................................. 12 4.11 Quorum ........................................................................................................... 12

Table des matières

Règlements généraux du Forum des jeunes de la fonction publique québécoise iii

4.12 Avis de convocation .......................................................................................... 13 4.13 Contenu de l'avis de convocation ..................................................................... 13 4.14 Réunion extraordinaire .................................................................................... 13 4.15 Vote ................................................................................................................. 14 4.16 Nomination des dirigeants ............................................................................... 14 4.17 Remboursement de dépenses ........................................................................... 14 4.18 Observateurs ................................................................................................... 14 4.19 Résolutions tenant lieu d'assemblée ................................................................. 14

SECTION V – COMITÉ EXÉCUTIF ....................................................................... 15

5.01 Composition ..................................................................................................... 15 5.02 Durée du mandat ............................................................................................. 15 5.03 Vacance ........................................................................................................... 15 5.04 Démission ........................................................................................................ 15 5.05 Destitution ....................................................................................................... 15 5.06 Pouvoirs du comité .......................................................................................... 15 5.07 Quorum ........................................................................................................... 15 5.08 Avis de convocation .......................................................................................... 16 5.09 Observateurs ................................................................................................... 16

SECTION VI – DIRIGEANTS ................................................................................ 17

6.01 Fonctions ......................................................................................................... 17 6.02 Présidence........................................................................................................ 17 6.03 Vice-présidence aux communications .............................................................. 18 6.04 Vice-présidence aux activités ........................................................................... 18 6.05 Secrétaire ......................................................................................................... 19 6.06 Trésorier .......................................................................................................... 19 6.07 Coordonnateur ................................................................................................. 19

SECTION VII – COMITÉS PERMANENTS ............................................................. 21

7.01 Nomination des responsables ........................................................................... 21 7.02 Responsable ..................................................................................................... 21 7.03 Comités permanents ........................................................................................ 21 7.03 Comités permanents ........................................................................................ 22

SECTION VIII – COMITÉS RÉGIONAUX .............................................................. 23

8.01 Nomination des responsables ........................................................................... 23 8.02 Rôles et responsabilités .................................................................................... 23 8.03 Régions ............................................................................................................ 24

Table des matières

Règlements généraux du Forum des jeunes de la fonction publique québécoise iv

SECTION IX – AUTRES DISPOSITIONS ............................................................... 25

9.01 Exercice financier............................................................................................. 25 9.02 Vérificateur ...................................................................................................... 25 9.03 Livres et registres ............................................................................................. 25 9.04 Modification des règlements généraux .............................................................. 25 9.05 Entrée en vigueur ............................................................................................ 25

Règlements généraux du Forum des jeunes de la fonction publique québécoise page 5 de 25

Règlements généraux

SECTION I – DISPOSITIONS GÉNÉRALES

1.01 DÉNOMINATION SOCIALE

Le nom de l’organisme est « Forum des jeunes de la fonction publique québécoise ». Pour le présent règlement, le diminutif « Forum » est utilisé.

1.02 SIÈGE SOCIAL Le siège social du Forum est situé au 875, Grande Allée Est, 2e étage, secteur 700,

Québec (Québec) G1R 5R8.

1.03 MISSION Contribuer activement à l’intégration et au développement des jeunes employés de la fonction publique, tout en favorisant leur participation à l’évolution de l’État.

1.04 VISION

Être le lieu de réseautage et de réflexion privilégié des jeunes fonctionnaires et un intervenant incontournable au regard des grands enjeux de la fonction publique.

1.05 OBJECTIFS Permettre notamment aux jeunes employés de la fonction publique :

d’élargir leurs connaissances sur différents sujets qui concernent, directement ou indirectement, la fonction publique du Québec ou d’ailleurs; de débattre et de s’exprimer de manière constructive sur des questions ou des événements qui touchent la fonction publique québécoise en général et les jeunes en particulier;

de développer un réseau de contacts avec des collègues de la fonction publique québécoise.

Permettre aux principales instances de l’administration publique, ainsi qu’aux membres des milieux universitaires et du secteur privé :

de partager avec les jeunes leurs réflexions et leurs connaissances sur des

questions touchant, de près ou de loin, la fonction publique; d’être sensibilisés aux opinions et aux préoccupations collectives ou

individuelles des jeunes. Favoriser le rapprochement et la bonne entente entre les employés des différents groupes d’âge de la fonction publique québécoise.


SECTION II – MEMBRES

2.01 COMPOSITION

Le Forum comprend deux (2) catégories de membres : les membres réguliers et les membres associés.

2.02 CONDITIONS D'ADMISSION Pour être membre régulier ou associé du Forum, une personne doit :

a) partager la mission et les objectifs du Forum;

b) s'engager à respecter les règlements et politiques du Forum; c) avoir complété le formulaire d'adhésion électronique sur le site Internet du

Forum; d) avoir 35 ans ou moins; e) avoir un lien d’emploi avec un organisme public ou un organisme énuméré à

l’annexe 2 de la Loi sur l’administration financière (L.R.Q., chapitre A-6.001).

Pour être membre régulier, un membre doit avoir un lien d’emploi avec un organisme public.

2.03 ORGANISMES PUBLICS

Aux fins du présent règlement, sont des organismes publics :

les ministères; les organismes et les personnes énumérés à l'annexe 1 de la Loi sur

l'administration financière (chapitre A-6.001); les organismes et les personnes dont le personnel est nommé suivant la Loi sur

la fonction publique (chapitre F-3.1.1); l’Assemblée nationale et toute personne nommée ou désignée par l'Assemblée

nationale pour exercer une fonction en relevant.

2.04 DROITS Un membre régulier a le droit de parole et le droit de vote aux assemblées générales. Il peut participer à toutes les activités du Forum et il reçoit l’ensemble des publications électroniques du Forum. Un membre associé peut participer aux assemblées générales avec le droit de parole, mais sans droit de vote. Il a le droit de participer aux activités du Forum déterminées par le conseil, et ce, aux conditions fixées par celui-ci, si sa présence ne limite pas celle de membres réguliers. Enfin, il reçoit l’ensemble des publications électroniques du Forum.


2.05 COTISATION Le conseil d'administration établit les cotisations des membres, le cas échéant.

2.06 PERTE DE LA QUALITÉ DE MEMBRE La qualité de membre régulier ou associé se perd par :

a) le départ volontaire; b) la perte de son lien d’emploi avec les entités prévues à l’alinéa e) de

l’article 2.02 du présent règlement; c) l’atteinte de ses 36 ans à la date de l’assemblée générale annuelle; d) l’échec de la livraison de messages à l’adresse électronique professionnelle

inscrite dans le registre des membres; e) le retrait de sa qualité de membre par le conseil d’administration; f) le décès.

2.07 DÉMISSION

Tout membre régulier ou associé peut renoncer à son statut de membre en donnant un avis écrit au siège social du Forum ou en se désinscrivant à partir du site internet du Forum. La perte de ses droits prend effet à compter de la réception de l’avis ou de la désinscription en ligne.

2.08 SUSPENSION ET EXCLUSION Le conseil d’administration peut suspendre ou exclure un membre régulier ou associé qui :

a) n'exécute pas ses engagements envers le Forum; b) ne respecte pas les règlements du Forum; c) agit de façon à porter préjudice au Forum.

Le Forum transmet au membre, dans les quinze (15) jours de la décision, un avis écrit et motivé de sa suspension ou de son exclusion, laquelle prend effet à la date précisée dans cet avis. La décision est prise aux deux tiers des voix exprimées par les administrateurs présents.

2.09 RÉINTÉGRATION Tout membre régulier ou associé suspendu est réintégré automatiquement à la fin de la période de suspension.


SECTION III – ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

3.01 COMPOSITION

Les membres réguliers du Forum réunis en assemblée annuelle ou en assemblée extraordinaire constituent l'assemblée générale et forment quorum.

3.02 ASSEMBLÉE ANNUELLE L'assemblée annuelle est tenue dans les quatre (4) mois qui suivent la clôture de l'exercice financier du Forum.

Elle est décrétée par le conseil d’administration qui en détermine la date, l'heure et le lieu et qui décide du projet d'ordre du jour. Le projet d'ordre du jour doit comporter au moins les sujets suivants :

Adoption du projet d'ordre du jour; Adoption du procès-verbal de la dernière réunion; Étude du rapport annuel et des états financiers; Nomination du vérificateur; Élection des administrateurs.

3.03 ASSEMBLÉE EXTRAORDINAIRE

La tenue d'une assemblée générale extraordinaire est décrétée :

a) par le conseil d'administration, la présidence du Forum ou la Direction des ressources financières et matérielles du Secrétariat du Conseil du trésor. Ils peuvent décréter la tenue d'une assemblée extraordinaire lorsqu'ils le jugent utile;

OU b) par le conseil d'administration sur requête de 5 % des membres réguliers; OU c) par trois (3) administrateurs lorsque le nombre d'administrateurs en fonction

n'est pas suffisant pour former quorum au conseil d’administration.

Dans chacun des cas précédemment décrits, le secrétaire du Forum ou, à défaut, la présidence, doit convoquer une assemblée extraordinaire. Si l'assemblée n'est pas tenue dans les vingt-et-un (21) jours de la date de la demande par les membres réguliers, comme prévu à l’alinéa b) du présent article, deux (2) des signataires de la requête peuvent convoquer l'assemblée.


En ce qui concerne la situation où le nombre des administrateurs qui demeurent en fonction n'est pas suffisant pour former quorum, et donc, pour le secrétaire ou la présidence, d'agir, ceux qui peuvent décréter la tenue de l'assemblée peuvent la convoquer.

3.04 AVIS DE CONVOCATION

L'avis de convocation de toute assemblée générale doit être donné :

a) Par le secrétaire ou, à défaut, par la présidence; b) Au moins cinq (5) jours avant la date fixée pour l'ouverture de la réunion; c) À la dernière adresse électronique figurant dans le registre des membres.

Le projet d'ordre du jour et tout projet de règlement et amendement à un règlement doivent être disponibles au moins cinq (5) jours avant la date fixée pour l’ouverture de la réunion. Aucune erreur ou omission dans l'envoi de l'avis de convocation ou l'ajournement d'une assemblée annuelle ou générale des membres n'annule ladite assemblée, ni les délibérations qui ont été faites. Tout membre peut renoncer n'importe quand au droit de recevoir un tel avis et peut ratifier, approuver et confirmer l'une ou toutes les délibérations qui ont été faites.

3.05 FORCE DES DÉCISIONS Les décisions prises par l'assemblée générale sont obligatoires pour tous, même pour les absents, les dissidents et autres. Elles ne peuvent être annulées sous prétexte que quelques membres n’ont pas été avisés de la tenue de l’assemblée.

3.06 OBSERVATEURS Des tiers, invités par le conseil d’administration ou la présidence, ou autorisés par l'assemblée, peuvent assister à une réunion de l'assemblée générale. L'assemblée décide si ces tiers ont le droit de parole, toutefois ils ne peuvent avoir le droit de vote. Le coordonnateur du Forum est invité d’office et a le droit de parole.

3.07 DROIT DE VOTE Seuls les membres réguliers ont le droit de vote aux assemblées générales. Tout

nouveau membre régulier a le droit de vote s’il a soumis sa demande d’adhésion au moins cinq (5) jours avant l’assemblée générale. Chaque membre régulier a droit à un vote par proposition. Ce vote ne peut être exercé par un autre représentant. Le vote est fait à main levée, à moins que l'assemblée en décide autrement. Toutefois, l’élection des administrateurs se fait au scrutin secret.


3.08 MAJORITÉ Les décisions sont prises à la majorité des voix, sauf lorsque la loi en dispose autrement. En cas d’égalité des voix, la présidence d'assemblée, si elle est membre du Forum, a droit à un vote prépondérant. Toutefois, dans le cas d'élection d'un administrateur, c'est la présidence d'élection, si elle est membre du Forum, qui a un vote prépondérant, à condition qu'il y ait toujours égalité des voix après le deuxième tour de scrutin.

3.09 CODE

Le code de procédure utilisé en assemblée générale est le code Morin.


SECTION IV – CONSEIL D'ADMINISTRATION

4.01 COMPOSITION

Le conseil est composé de treize (13) administrateurs élus conformément aux dispositions de la loi, du présent règlement et du Règlement sur la procédure d’élection des administrateurs.

4.02 INÉLIGIBILITÉ Un membre est inéligible au poste d’administrateur s’il n’a pas acquitté les montants exigibles, le cas échéant, s’il a 35 ans le jour de l'élection ou s’il est employé du Forum.

Les membres associés sont également inéligibles au poste d’administrateur.

4.03 DURÉE DU MANDAT Le mandat d’un membre du conseil est de deux (2) ans. Il commence lors d’une assemblée générale annuelle et se termine lors de l’assemblée générale annuelle tenue deux (2) ans plus tard. Si certains postes pourvus lors de l’élection de l’assemblée générale servent à poursuivre la durée non-écoulée d’un mandat, le conseil déterminera, à la première réunion suivant l’assemblée générale annuelle, les nouveaux élus ayant un mandat d’un an.

4.04 VACANCE Un siège au conseil est déclaré vacant :

a) lorsqu’il n’est pas pourvu lors de l’élection de l’assemblée générale;

OU

b) lorsqu’un membre du conseil décède, démissionne ou est destitué

conformément à la loi et aux règlements.

4.05 REMPLACEMENT DES ADMINISTRATEURS EN CAS DE VACANCES Dans le cas de vacance d’un ou de plusieurs sièges, le conseil peut y pourvoir ou attendre la prochaine assemblée générale pour y pourvoir, si la date prévue de celle-ci est inférieure à 4 mois. Les administrateurs ainsi nommés restent en fonction jusqu’à l’assemblée générale suivante.

4.06 DÉMISSION Un membre du conseil peut démissionner de ses fonctions en adressant un avis écrit à la présidence du conseil d’administration ou verbal lors d’une réunion du conseil. Sa démission devient effective lors de son acceptation par le conseil.


4.07 DESTITUTION Un membre du conseil peut être destitué de ses fonctions par décision des membres qui ont le droit de l’élire lors d’une assemblée extraordinaire à laquelle seuls ces membres sont convoqués. Toute révocation doit être faite conformément à la loi. Si plus d’un membre du conseil est mis en cause, il faut une proposition distincte pour chacun d’entre eux. Le membre mis en cause a le droit de parole pour exposer les motifs de son opposition à la résolution proposant sa destitution. Les remplaçants sont élus, séance tenante, pour la durée non écoulée des mandats des membres destitués du conseil.

4.08 POUVOIRS DU CONSEIL Le conseil jouit de tous les pouvoirs, adopte toute résolution et pose tout acte que le Forum peut lui-même exercer, adopter et poser, et qui ne sont pas expressément réservés à l’assemblée générale par la loi ou les règlements.

4.09 DEVOIRS DU CONSEIL En outre des devoirs nommément imposés au conseil par la loi et par les règlements, le conseil doit notamment : a) participer à l’organisation des différents événements qui ont lieu dans le cadre

des activités du Forum; b) planifier la poursuite des objectifs économiques et sociaux du Forum dans

l’intérêt des membres; c) exercer une surveillance efficace sur la gestion du Forum; d) exiger périodiquement un rapport écrit et fidèle sur l’état de la situation

financière du Forum; e) exécuter les pouvoirs et les devoirs avec diligence et efficacité; f) adopter les prévisions budgétaires et adopter un plan d’action annuel; g) se conformer au code d’éthique.

4.10 CODE D’ÉTHIQUE Un membre du conseil d’administration doit se conformer au code d’éthique du Forum.

4.11 QUORUM

Le quorum au conseil est la majorité des sièges, vacants ou non. Un administrateur participant à une séance par téléphone ou par visioconférence est réputé présent.


4.12 AVIS DE CONVOCATION La présidence, deux (2) membres du conseil ou la Direction des ressources financières et matérielles du Secrétariat du Conseil du trésor peuvent décréter la tenue d’une réunion du conseil. L’avis de convocation à une réunion du conseil est donné par le secrétaire ou, à défaut, par la présidence, le coordonnateur, ou encore par la Direction des ressources financières et matérielles du Secrétariat du Conseil du trésor :

Au moins cinq (5) jours avant la tenue d’une réunion lorsque les réunions n’ont pas lieu à l’endroit, à la date et à l’heure fixés au calendrier des réunions;

Cet avis est transmis normalement par courrier électronique à la dernière adresse communiquée de chaque membre du conseil ou, le cas échéant, par autres moyens de communication tel le téléphone.

L’omission involontaire de transmettre un avis de convocation ou le fait qu’un membre du conseil d’administration ne l’ait pas reçu n’invalide pas de ce fait les résolutions adoptées ou aucune des procédures faites à cette séance, sous réserve du respect de l’article 4.11.

4.13 CONTENU DE L’AVIS DE CONVOCATION L'avis de convocation à une réunion du conseil doit être accompagné :

du projet d’ordre du jour de la réunion;

du procès-verbal de la dernière réunion;

de tous les documents nécessaires à la délibération des sujets inscrits au projet d’ordre du jour, si possible.

L’omission involontaire de mentionner dans l’avis de convocation une affaire que le Forum requiert de traiter lors de la séance n’empêche pas le conseil d’administration de traiter validement de l’affaire durant cette même séance.

4.14 RÉUNION EXTRAORDINAIRE La présidence, deux (2) dirigeants ou la Direction des ressources financières et

matérielles du Secrétariat du Conseil du trésor peuvent, à leur seule discrétion, décréter l’urgence de la tenue d’une réunion du conseil. Lorsqu’une réunion du conseil est décrétée comme urgente, le délai de l’avis de convocation avant la tenue de la réunion est de vingt-quatre (24) heures. De plus, le contenu de cet avis peut se limiter au projet d’ordre du jour. Aux fins d’apprécier la validité de la séance convoquée d’urgence, cet avis de convocation et le délai indiqué sont considérés comme suffisants.


4.15 VOTE Les décisions du conseil d’administration sont prises à la majorité des voix exprimées par les administrateurs présents. En cas de partage, la présidence de la réunion a voix prépondérante. Chaque membre régulier a droit à un vote par proposition. Ce vote ne peut être exercé par un autre représentant. Le vote est fait à main levée, à moins qu’un des membres du conseil d’administration en décide autrement.

4.16 NOMINATION DES DIRIGEANTS Le conseil d’administration doit se réunir immédiatement après l’assemblée annuelle. Le conseil choisit parmi ses membres les dirigeants intérimaires.

4.17 REMBOURSEMENT DE DÉPENSES La fonction d’administrateur est bénévole. Les administrateurs ont toutefois droit au remboursement des frais justifiables encourus dans l’exercice de cette fonction, le tout en conformité avec les politiques du Forum.

4.18 OBSERVATEURS Des tiers, invités ou non par un membre du conseil, peuvent faire une demande écrite à l’adresse électronique du Forum pour participer à une réunion du conseil. Le comité exécutif a plein pouvoir d’accepter ou non leur demande de participation et c’est le conseil d’administration qui décide si ces tiers ont le droit de parole. Sauf sur avis contraire, le coordonnateur du Forum est invité d’office et a le droit de parole.

4.19 RÉSOLUTIONS TENANT LIEU D’ASSEMBLÉE Les résolutions écrites, signées par tous les administrateurs habilités à voter sur ces dernières lors d’une assemblée du conseil, ont la même valeur que si elles avaient été adoptées au cours de ces assemblées. Un exemplaire de ces résolutions doit être conservé avec les procès-verbaux des délibérations du conseil. Une acceptation par courriel fait foi de la signature de l’administrateur.


SECTION V – COMITÉ EXÉCUTIF

5.01 COMPOSITION

Le comité exécutif est composé minimalement de trois (3) administrateurs. S’il le juge à propos, le conseil d’administration élit d’autres administrateurs au comité exécutif jusqu’à concurrence de cinq (5). Le conseil peut décider qu’un administrateur occupe plus d’une fonction au sein du comité exécutif.

5.02 DURÉE DU MANDAT

Le mandat des membres du comité exécutif commence lors de son élection et se termine lors de la prochaine assemblée générale annuelle suivante.

5.03 VACANCE Toute vacance d’une fonction au comité exécutif peut être comblée par le conseil d’administration.

5.04 DÉMISSION Un membre du comité exécutif peut démissionner de ses fonctions en adressant un avis écrit à la présidence du conseil d’administration ou verbal lors d’une réunion du conseil. Si le démissionnaire est le président, l’avis peut être transmis par écrit à la vice-présidence ou verbalement lors d’une réunion du conseil.

5.05 DESTITUTION Un dirigeant peut être destitué de ses fonctions par décision des administrateurs lors d’une réunion extraordinaire du conseil d’administration. La décision de destitution est prise à la suite d’un vote du deux tiers des voix exprimées par les administrateurs présents. Lors d’un vote de destitution, le dirigeant mis en cause ne peut exercer son droit de vote. Le remplaçant est élu, séance tenante, pour la durée non-écoulée du mandat du dirigeant destitué.

5.06 POUVOIRS DU COMITÉ Le comité exécutif jouit de tous les pouvoirs délégués par le conseil d’administration, la loi ou les règlements.

5.07 QUORUM Le quorum est constitué de trois (3) membres du comité exécutif.


5.08 AVIS DE CONVOCATION Un membre du comité exécutif peut décréter la tenue d’une réunion du comité exécutif. L’avis de convocation à une réunion du conseil est donné par le coordonnateur ou, à défaut, par un membre du comité exécutif :

au moins vingt-quatre (24) heures avant la tenue d’une réunion;

cet avis est transmis normalement par courrier électronique à la dernière adresse communiquée de chaque membre du comité exécutif ou, le cas échéant, par d’autres moyens de communication, tel que le téléphone.

Le coordonnateur du Forum assiste aux réunions du comité avec le droit de parole.

Sur invitation de la présidence, un administrateur a le droit de présence et de parole aux réunions du comité, mais n’y a pas droit de vote.

5.09 OBSERVATEURS

Des tiers, invités par le comité et autorisés par celui-ci, peuvent assister à une réunion du comité. Le comité décide si ces tiers ont droit de parole. Sauf sur avis contraire, le coordonnateur du Forum est invité d’office et a le droit de parole.


SECTION VI – DIRIGEANTS

6.01 FONCTIONS

Le comité exécutif est composé des fonctions suivantes : présidence, vice-présidence au développement d’affaires, vice-présidence aux services aux membres, secrétaire et trésorier. Le comité exécutif et le coordonnateur sont les dirigeants du Forum. Ceux-ci veillent au suivi et à la coordination de l’ensemble des activités du Forum et préparent les réunions du conseil d’administration.

6.02 PRÉSIDENCE Sous l’autorité du conseil, la présidence :

a) préside ou voit à faire présider les réunions de l’assemblée générale, du

conseil et du comité exécutif, y maintient l’ordre et en dirige les délibérations;

b) conjointement avec le Secrétaire, s’assure du respect de la loi, des règlements et des politiques du Forum;

c) voit à la réalisation des objectifs et à l’exécution des décisions du Forum; d) voit à la réalisation et à la mise en œuvre du plan stratégique; e) coordonne le processus d’embauche des employés du Forum; f) est le supérieur immédiat des employés du Forum, notamment le

coordonnateur; g) veille à l’efficacité des membres du conseil et du comité exécutif; h) exerce une surveillance générale sur les affaires du Forum; i) assure la représentation officielle du Forum en collaboration avec le

coordonnateur; j) maintien, conjointement avec le coordonnateur, les relations avec le

Secrétariat du Conseil du trésor et les partenaires; k) présente le rapport d’activités du conseil à l’assemblée annuelle; l) conclue des ententes avec les partenaires financiers du Forum; m) s’assure de l’accueil et de la formation des nouveaux administrateurs; n) s’acquitte des autres devoirs attachés à sa charge ou qui lui sont confiés par

le conseil ou le comité exécutif.


6.03 VICE-PRÉSIDENCE AU DÉVELOPPEMENT D’AFFAIRES

a) est la représentante du développement et des opportunités d’affaire auprès du conseil et du comité exécutif;

b) établit les orientations pour le développement d’affaires du Forum; c) soutient les orientations et les activités en lien avec l’attraction du Forum; d) explore les opportunités d’expansion du membership; e) trouve des opportunités pour faire valoir les enjeux liés à la jeunesse dans

les lieux décisionnels; f) soutient les opportunités de réflexion; g) soutient la réalisation de la consultation; h) élabore la stratégie globale de visibilité du Forum et la met en place; i) coordonne et soutient les administrateurs sous sa vice-présidence dans

leurs responsabilités; j) veille à l’organisation des activités de mobilisation et de reconnaissance des

bénévoles; k) exerce les pouvoirs de la présidence en cas d’absence, d’incapacité d’agir ou

à la demande de celle-ci; l) exécute toute autre tâche que lui assigne l’assemblée générale, le conseil ou

le comité exécutif.

6.04 VICE-PRÉSIDENCE AUX SERVICES AUX MEMBRES Sous l’autorité du conseil, la vice-présidence aux services aux membres :

a) est la représentante des activités du Forum, et des comités régionaux et du réseau des répondants auprès du conseil et du comité exécutif;

b) est la représentante de l’offre de service pour les membres; c) soutient les responsables des activités et les comités régionaux dans

l’organisation de leurs activités; d) veille à la réalisation des programmations d’activités du Forum; e) est la représentante des réseaux de communication du Forum auprès du

comité exécutif; f) coordonne et soutient les administrateurs sous sa vice-présidence dans

leurs responsabilités; g) soutient le réseau des répondants dans ses activités et ses responsabilités; h) exécute toute autre tâche que lui assigne l’assemblée générale, le conseil ou

le comité exécutif.

Sous l’autorité du conseil, la vice-présidence au développement d’affaires :


6.05 SECRÉTAIRE Sous l’autorité du conseil, le secrétaire :

a) reçoit les demandes de convocation de l’assemblée générale, du conseil et du comité exécutif et transmet les avis de convocation;

b) voit à la prise de notes des délibérations et s’assure de la bonne rédaction des procès-verbaux;

c) est responsable de l’organisation des assemblées générales; d) coordonne la rédaction du rapport d’activités du conseil à l’assemblée

annuelle; e) conjointement avec le Président, s’assure du respect de la loi, des

règlements et des politiques du Forum; f) est responsable de la gestion de la base de données des membres; g) effectue toute autre tâche que lui assigne le conseil ou le comité exécutif.

6.06 TRÉSORIER Sous l’autorité du conseil et en collaboration avec le coordonnateur et la Direction des ressources financières et matérielles du Secrétariat du Conseil du trésor, le trésorier :

h) fait l’analyse financière des activités du Forum; i) doit prévenir les besoins de trésorerie et les soumettre au conseil ou au

comité; j) autorise les déboursés du Forum; k) est responsable de la préparation périodique d’un rapport écrit et fidèle sur

l’état de la situation financière du Forum à l’intention du conseil et du comité exécutif;

l) a la responsabilité de la préparation de tout autre rapport ou analyse des finances du Forum que peuvent lui exiger l’assemblée générale, le conseil ou le comité exécutif;

m) est responsable de l’élaboration des prévisions budgétaires et de la préparation des états financiers annuels du Forum;

n) recommande la nomination d’un vérificateur à l’assemblée générale annuelle;

o) exécute toute autre tâche que lui assigne l’assemblée générale, le conseil ou le comité exécutif.

6.07 COORDONNATEUR

Cette personne est choisie par un comité formé par le conseil d’administration. Le conseil fixe ses conditions d’emploi. Sous l’autorité du conseil et sous la supervision immédiate du président, le coordonnateur :

a) assiste les membres du conseil d’administration dans la réalisation des activités du Forum;

b) participe à la mise en œuvre du plan d’action du Forum;


c) agit à titre de représentant du Forum auprès des membres et du réseau des répondants;

d) soutient et accompagne la présidence dans le développement de partenariats et les activités de promotion du Forum;

e) agit en conformité avec les politiques et les budgets déterminés par le conseil;

f) maintient, conjointement avec la présidence, les relations avec le Secrétariat du Conseil du trésor;

g) contribue à la préparation des réunions du conseil d’administration et assiste à celles-ci;

h) prend note des délibérations et rédige les procès-verbaux; i) contribue à la rédaction des rapports et communications officielles; j) effectue les suivis nécessaires quant à la gestion financière du Forum; k) assure la mise à jour et la gestion du site Web du Forum; l) assure la mise à jour du registre des membres; m) contribue à l’organisation de l’assemblée générale annuelle des membres; n) a la garde, au siège social, des archives du Forum ainsi que du registre des

membres; o) assure une présence à la permanence du Forum; p) accomplit toute autre activité assignée par le conseil ou le comité exécutif.


SECTION VII – COMITÉS PERMANENTS

7.01 NOMINATION DES RESPONSABLES

À la première séance du conseil d’administration suivant l’assemblée générale annuelle, les administrateurs choisissent les responsables des comités permanents du Forum parmi ceux ne siégeant pas sur le comité exécutif. Le conseil peut décider qu’un administrateur occupe la responsabilité de plus d'un comité.

7.02 RESPONSABLE

Sous l’autorité du conseil et en collaboration avec son vice-président respectif, le responsable de comité :

a) est responsable de l’atteinte des objectifs de son comité; b) peut constituer un comité de travail; c) veille au respect du budget alloué à son comité; d) rend régulièrement compte du cheminement de son comité au conseil, à son

vice-président et au coordonnateur.

7.03 COMITÉS PERMANENTS Le comité permanent qui relève de la présidence est :

a) Technologies de l’information. Les comités permanents qui relèvent de la vice-présidence au développement d’affaires sont :

a) Développement de l’offre de services; b) Développement du réseau des répondants et des comités régionaux; c) Consultations.

Les comités permanents qui relèvent de la vice-présidence aux services aux membres sont :

a) Communications internes b) Colloque; c) Prix reconnaissance; d) Activités.


7.04 MANDATS

Sans en être limité,

a) le mandat du Comité des consultations est d’organiser des consultations auprès des membres du Forum et d’en rédiger un rapport;

b) le mandat du Comité du colloque est d’organiser un colloque annuellement; c) le mandat du Comité des Prix reconnaissance est d’organiser une remise

annuelle des Prix reconnaissance; d) le mandat du Comité activités est de soutenir les comités régionaux qui

organisent des conférences et des activités sociales. e) le mandat du Comité des technologies de l’information est de voir à la mise à

jour et au développement du site Internet du Forum et de la gestion documentaire;

f) le mandat du Comité du développement de l’offre de services est de rechercher et développer les opportunités de partenariats, de rechercher des opportunités de diversifier l’offre de services aux membres et d’assurer une veille et coordonner les activités des partenaires;

g) le mandat du Comité du développement du réseau des répondants et des comités régionaux est d’établir et de promouvoir ces comités et ce réseau;

h) le mandat du comité des communications internes est de préparer, coordonner et diffuser l’information pertinente aux membres par le biais des canaux de diffusion du Forum.


SECTION VIII – COMITÉS RÉGIONAUX

8.01 NOMINATION DES RESPONSABLES

Le conseil d’administration nomme le responsable d’un comité régional sur recommandation d’un administrateur. Pour être éligible à cette nomination, le membre doit travailler dans la région représentée.

8.02 CONSTITUTION

Le comité régional doit être composé minimalement d’un membre.

8.03 RÔLES ET RESPONSABILITÉS DU RESPONSABLE D’UN COMITÉ RÉGIONAL Les responsabilités du responsable d’un comité régional sont :

a) d’assurer le leadership de l’organisation d’activités dans sa région en concordance avec les orientations et les politiques du Forum;

b) de jouer un rôle consultatif auprès du conseil d’administration pour toutes questions relatives aux membres de sa région ou à l’organisation d’activités dans sa région;

c) de représenter son comité régional lors de rencontres du conseil d’administration, à la demande du conseil d’administration ou du responsable du comité régional;

d) de veiller au respect et au suivi du budget alloué à son comité; e) de rendre régulièrement compte du cheminement de son comité à la vice-

présidence aux activités et au coordonnateur; e) d’acheminer les informations, les publications et de faire la promotion des

activités qu'il organise auprès des membres de sa région;

f) en collaboration avec le conseil d’administration ou son représentant, de

dresser en début d’année la planification des activités et du budget

nécessaire;

g) de transmettre dans les délais les textes pour la promotion des activités à la

vice-présidence aux activités ou à son représentant pour toutes les

publications dans les canaux du Forum.

Le responsable d'un comité régional est fortement encouragé à constituer un comité de travail.


8.04 RÉGIONS Le territoire des régions correspond au territoire des régions administratives apparaissant à l'annexe I du Décret concernant la révision des limites des régions administratives du Québec (c. D-11, r. 1). Le conseil d'administration peut décider qu’il y a plus qu'un comité régional par région administrative.

8.05 BUDGET

À chaque début d’année financière, un budget sera attribué à chaque comité régional. Ce budget doit être approuvé par le conseil d’administration.

8.06 DESTITUTION

Un comité régional peut être destitué par le conseil d’administration pour tout motif jugé raisonnable, à la suite d’une résolution adoptée par le conseil d’administration.


SECTION IX – AUTRES DISPOSITIONS

9.01 EXERCICE FINANCIER

L’exercice financier du Forum s’étend du 1er avril d’une année au 31 mars suivant.

9.02 VÉRIFICATEUR Le Forum nomme à chaque assemblée annuelle un vérificateur dont le mandat expire à l’assemblée annuelle suivante.

9.03 LIVRES ET REGISTRES

Le Forum doit constater ses opérations en tenant les livres et registres nécessaires prévus par la loi.

9.04 MODIFICATION DES RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX Les articles des présents règlements généraux ne peuvent être modifiés ou abrogés que sur résolution adoptée à la majorité absolue des voix exprimées lors d'un vote des administrateurs et ratifiée à la majorité absolue des voix des membres présents lors de l’assemblée générale.

9.05 ENTRÉE EN VIGUEUR Le présent règlement entre en vigueur au moment de son adoption par l'assemblée générale du Forum. Il abroge, annule et remplace tout autre règlement, document ou résolution aux mêmes effets.

Documents

RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX DU FORUM DES … · Pour être membre régulier ou associé du Forum, ... Adoption du procès-verbal de la dernière réunion; Étude du rapport annuel et des