Règlements généraux : mode d’emploi

TABLE DES MATIÈRES

I. POURQUOI CE MODE D’EMPLOI ? .................................................................... 2

II. CADRE JURIDIQUE ............................................................................................. 4

III. LES THÈMES ...................................................................................................... 5

IV. MODÈLE ET COMMENTAIRES .......................................................................... 6CHAPITRE I : DISPOSITION GÉNÉRALES ........................................................ ...... 7CHAPITRE II : MISSION ET OBJECTIFS ................................................................. 8CHAPITRE III : ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ......................................................... ...... 8CHAPITRE IV : CONSEIL D’ADMINISTRATION ........................................................ 18CHAPITRE V : DISPOSITIONS FINANCIÈRES ................................................... ...... 26CHAPITRE VI : AMENDEMENTS ......................................................................... 29CHAPITRE VII : DISSOLUTIONS ............. . ..................................................... ..... 29ACTES ........................................ .................................................................. 30

A)B)C)D)E)F)G)H)

Le Réseau québécois des OSBL d’habitation a bénéficié du soutien financier duProgramme d’aide aux organismes communautaires (PAOC) - volet ponctuel de laSociété d’habitation du Québec (SHQ) pour réaliser ce document.

Rédaction : Luc LalondeÉdition : Richard SaulnierInfographie : Myriam Lalonde

Dans le présent document, le masculin est utilisé sans aucune discrimination etseulement dans le but d’alléger le texte.

Réseau québécois des OSBL d’habitation1ère éditionComité aviseur : Serge Bergeron, Myrtha Laflamme et François Vermette

ISBN-13 : 978-2-923537-00-9ISBN-10 : 2-923537-00-9

© Réseau québécois des OSBL d’habitation2165, rue Tupper #102Montréal (Québec) H3H 2N2(514) 846-0163(514) 932-7378www.rqoh.com

MAI 2006

http://www.rqoh.com

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sur la souveraineté des conseils d’administration et limite de façon très précise lepouvoir des assemblées. Une corporation ne peut pas adopter de règlements quicontredisent la loi : ils pourront donc être jugés caducs.

Afin de vous éviter quelques-uns de ces pièges, le Réseau québécois des OSBLd’habitation propose ce mode d’emploi qui vous permettra de rédiger vos propresrèglements. Nous espérons qu’il facilitera cet exercice périlleux mais fondamentalpour les corporations sans but lucratif.

Cet outil est à la fois un modèle que vous pouvez utiliser et un guide sur les impératifsauxquels vous devez penser pour rédiger vos propres règlements corporatifs.

À vos crayons !

RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX : MODE D’EMPLOI2 LES MEILLEURES PRATIQUES

1 Cette « erreur » provient principalement du fait que les OSBL se sont inspirés du code Morin pour rédiger leursrèglements. Ce code est un bon guide, mais il a été rédigé pour l’usage des syndicats qui n’ont pas du tout le mêmecadre législatif.

I. POURQUOI CE MODE D’EMPLOI ?

Comme vous le savez, au Québec, « nul n’est censé ignorer la loi ». Lorsque lelégislateur vous octroie une responsabilité, vous ne pouvez vous excuser par votreméconnaissance. En acceptant un mandat d’administrateur, vous dites non seulement« oui, je le veux », mais aussi « je sais dans quoi je m’embarque ». Vous faites plusque du bénévolat et de l’action sociale, vous devenez propriétaire d’une corporationsans but lucratif.

Pourquoi devenons-nous administrateurs dans un organisme sans but lucratif ?Dans une proportion de 90 %, les administrateurs répondent qu’ils souhaitent contribuerà la mission de l’organisation avec laquelle ils collaborent. C’est donc dans unevision sociale que les administrateurs s’inscrivent. Ils veulent aider les communautésà se prendre en main, offrir une réponse adéquate à des populations diversifiées etsoutenir des organismes sans but lucratif (OSBL) dans leur mission.

Or, la Loi des compagnies, qui date de 1926, donne un mandat bien différent auxadministrateurs : celui de protéger le capital. On comprend alors facilement l’ambiguïtéde ce rôle. La façon de le tenir peut parfois être dichotomique entre ce que dicte laloi et les motivations des administrateurs.

La Loi des compagnies et le Code civil vous dictent une bonne part des conduites etattitudes que vous devez adopter en tant qu’administrateurs. Cependant, c’est parvos règlements généraux que vous saurez quoi faire et comment le faire. Il s’agitdonc d’un document essentiel à toute corporation et qui ne doit pas être négligé. Or,comme il s’agit d’un document d’ordre quasi législatif, il n’est pas facile à rédiger. Deplus, étant donné que bon nombre d’exemples de règlements qui circulent dans nosorganismes sont plus ou moins adéquats, le mouvement communautaire a tendanceà répéter des erreurs et omissions qui ont souvent fait l’objet de jurisprudence.

La plus célèbre fausseté1 à cet égard se trouve dans les règlements où on affirmeque l’assemblée générale est souveraine. Or, la Loi des compagnies est très claire

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III. LES THÈMES

Les thèmes qui sont abordés dans la majorité des règlements généraux touchent lesmodalités entourant les relations entre les administrateurs et les membres de l’assemblée générale ainsi que toutes les dispositions relatives à la protection ducapital. Afin de faciliter la rédaction de votre propre document, nous vous proposonsdans le texte qui suit des suggestions de libellés à gauche et des commentaires enitalique à droite, qui vous précisent les réflexions que vous devez faire avant de rédigervotre propre article.

Nous avons fait un choix de présentation qui correspond à la plupart des règlementsexistants. La numérotation des chapitres et articles facilite la lecture et la recherched’information, mais ne correspond à aucune obligation juridique.


II. CADRE JURIDIQUE

Les devoirs généraux d’un administrateur sont inscrits dans le Code civil du Québec.L’administrateur doit agir avec prudence, diligence, probité, honnêteté et loyauté, etce en solidarité avec les autres administrateurs dans l’intérêt de la personne morale.

L’autre loi qui encadre les administrateurs est la Loi des compagnies, dont le chapitreC-38 s’adresse particulièrement aux organismes sans but lucratif. Les attitudesdécrites dans le Code civil doivent s’inscrire dans des procédures établies par cette loi.

La Loi des compagnies oblige les administrateurs à agir dans les limites que leurautorise la personne morale par ses lettres patentes, ses statuts et règlements outout autre législation la concernant. Le législateur appelle « lois constitutives » leslettres patentes et les statuts et règlements. Il s’agit donc de « lois » avec lesquellesles juristes interpréteront tous les litiges qui leur seront présentés. Il ne faut donc pasles prendre à la légère.

La Loi des compagnies oblige les administrateurs à adopter des règlements généraux,mais elle ne prescrit aucun délai à cet égard. Toutefois, la jurisprudence établit qu’ilest raisonnable d’adopter ces règlements à l’intérieur de la première année de laconstitution de la corporation.

Le conseil d’administration doit adopter des règlements généraux et les faire ratifierpar l’assemblée générale. La « ratification » est le fait d’approuver par un acteauthentique. Il peut s’agir, par exemple, de l’adoption de ces règlements par résolutiondûment consignée dans un procès-verbal. Il est à noter que l’assemblée générale nepeut modifier les dits règlements. Elle peut seulement les adopter et proposer auconseil d’administration des modifications. Lors d’une assemblée générale, on ne faitqu’accepter ou refuser les dits règlements.

Pour faciliter la tâche, on suggère aux corporations de tenir deux assemblées simultanées : une réunion du conseil qui adoptera au fur et à mesure les suggestionsde l’assemblée et une assemblée générale qui ratifiera le tout.

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A) CHAPITRE I : DISPOSITIONS GÉNÉRALES


IV. MODÈLE ET COMMENTAIRES

Pour amorcer la rédaction, préparez d’abord une table des matières qui vous donneraune vue d’ensemble ainsi que les sujets sur lesquels vous devez réfléchir. Voici latable des matières du modèle que nous avons élaboré.

CHAPITRE I : Dispositions générales1.1 Champs d’application1.2 Langue1.3 Dénomination et siège

social1.4 Logotype

CHAPITRE II : Mission et objectifs2.1 Mission2.2 Objets

CHAPITRE III : Assemblée générale3.1 Membres

3.1.1. Définitions et conditions3.1.2. Membres actifs

a) Locatairesb) Partenairesc) Proches aidants

3.1.3. Membres passifs3.1.4. Membres honoraires3.1.5. Collège électoral

3.2 Démission, exclusion et radiationa) Démission b) Exclusion et radiation

3.3 Assemblée annuellea) Date et lieub) Convocationc) Ordre du jourd) Quorum

3.4 Assemblée extraordinairea) Date et lieub) Convocationc) Ordre du jourd) Quorum

3.5 Procédures

CHAPITRE IV : Conseil d’administration4.1 Élection et composition

4.1.1. Élection4.1.2. Composition

4.2 Durée des mandats4.3 Démission, exclusion, radiation etvacances

a) Démissionb) Exclusion et radiationc) Vacances

4.4 Réunions du conseil d’administration a) Date et lieub) Convocationc) Ordre du jourd) Quorume) Fréquence

4.5 Remboursement des dépenses4.6 Dirigeants

a) Présidentb) Vice-présidentc) Secrétaired) Trésoriere) Directeur généralf) Comité exécutif

4.7 Comités ad hoc

CHAPITRE V : Dispositions financières5.1 Conflits d’intérêts5.2 Année fiscale5.3 Registres

5.3.1. Livres5.3.2. États financiers

5.4 Chèques et effets de commerce5.5 Emprunt5.6 Budget

CHAPITRE VI : Amendements

CHAPITRE VII : Dissolutions

Actes

1.1 Champs d’applicationLe présent règlement s’adresse auxmembres de la corporation ABC et àleurs commettants.

1.2 Langue Dans le présent règlement, le masculinest utilisé sans aucune discrimination etseulement dans le but d’alléger le texte.

Les articles 1 et 2 ne sont que purepolitesse.

1.3 Dénomination et siège socialLa corporation se nomme AssociationBien Commun et elle est connue sousle nom de ABC. Son siège social estsitué au 999, rue Machin à Montréal ouà tout autre endroit désigné par leconseil d’administration en la provincede Québec.

La corporation est incorporée par lettrespatentes en vertu de la troisième partiede la Loi des compagnies du Québecsous le libro 00000.

La dénomination sociale doit être inscritedans les règlements. On peut en profiterpour inscrire le nom enregistré de lacorporation auprès de l’inspecteur généraldes institutions financières et ajouter lenom d’usage. Le siège social doit aussiêtre indiqué. Pour des raisons pratiques,il est préférable de ne pas trop limiterle siège social. Il ne faut pas non plusêtre trop large, sinon des administrateursmal intentionnés pourraient bien mettre lesiège social en Sibérie - pas très pratiquepour la conservation des registres ! Lelibro est facultatif, mais il est pratique deregrouper les informations essentielles àla rédaction de rapports dans un seul et mêmedocument : nous vous le suggérons donc.

1.4 Logotype Les documents officiels et la publicitéde la corporation sont présentés avecle logotype dûment adopté par leconseil d’administration.

Si votre corporation veut protéger l’usaged’un logo ou d’un sceau, elle doit l’indi-quer dans ses règlements et enregistrerson image auprès de l’inspecteurgénéral des institutions financières dansle respect de la Loi sur la publicitélégale des entreprises. Y faire référencedans vos règlements généraux est uneprotection supplémentaire.

8 LES MEILLEURES PRATIQUES

B) CHAPITRE II : MISSION ET OBJECTIFS

C) CHAPITRE III : ASSEMBLÉE GÉNÉRALELa section des membres est sans doute la plus importante. Il faut ici définir qui sontles membres de l’assemblée générale et du conseil d’administration et, par conséquent,choisir ceux qui exerceront le pouvoir au sein de la corporation.

Les membres du conseil d’administration doivent être solvables et majeurs ausens du Code civil. Cependant, on peut choisir des membres qui ne sont pas solvabless’ils sont directement bénéficiaires des objets pour lesquels la corporation a étéconstituée. Par exemple, des personnes bénéficiant de la sécurité du revenu pourrontêtre membres d’une corporation qui les soutient. Il en va de même pour les personnessous curatelle ou reconnues inaptes. Les membres du conseil d’administration sontdes personnes physiques. Les personnes morales peuvent être membres de l’assemblée générale, mais ne peuvent en aucun cas être élues au conseil d’administration. Ainsi, si une corporation désigne un membre pour siéger à unconseil, cette personne devient le conseiller et elle reste en poste même si elle n’aplus de liens avec la corporation qui l’a suggérée.

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Les membres de l’assemblée générale doivent être acceptés par le conseil d’administration par un vote dûment consigné. Ils doivent être entérinés par l’assemblée.Cependant, il n’est pas obligé de faire un point spécifique à l’assemblée générale, niun vote à cet effet. Le dépôt de la liste des administrateurs dans un rapport annuelpar le dépôt des actes des administrateurs qui font foi des différentes nominations ouélections sera suffisant. Si vous choisissez de faire ratifier la nomination ou l’électiondes membres, ce n’est qu’après la ratification par l’assemblée qu’un membre peutexercer ses droits.

Le conseil d’administration peut déléguer le pouvoir d’accréditation à un comité.Cependant, il relève de la compétence du conseil de nommer les membres. Leconseil devra donc entériner les propositions d’un tel comité et les faire entériner ouratifier par l’assemblée générale selon votre choix.

Pour ce qui est de l’assemblée générale, on distingue généralement quatre (4) catégories de membres qui doivent s’exclure mutuellement.

La Loi des compagnies ne prévoit que deux (2) catégories, soit les membres actifs etles membres passifs. On doit libeller les catégories sous l’un ou l’autre de ces libelles.Les catégories que nous vous décrivons sont d’ordre général : vous pouvez donc encréer autant que vous le souhaitez. Cependant, l’usage veut que l’on identifie clairement les pouvoirs de chacun.

Les membres actifs sont ceux qui auront le droit de vote sur toutes les résolutionsou tous les objets d’une assemblée.

Les membres passifs sont ceux à qui l’on veut donner certains droits sans celui devote : droit de parole, droit de cité ou encore droit de proposer.

Les membres honoraires sont ceux que l’on reconnaît d’emblée comme étantmembres. Il s’agit d’un honneur fait à telle ou telle catégorie de personnes ou à despersonne désignées. Lors de la rédaction de la description des membres honoraires,il faut déterminer leur part de droits et de responsabilités. Vous pouvez leur donnertous les droits comme vous pouvez les limiter.

Les collèges électoraux sont des personnes ou groupes de personnes désignéesaux fins de l’élection de certaines catégories de membres au conseil d’administration.

On retrouve souvent la notion de collège électoral dans des regroupements. Parexemple, si on veut élire un membre par région, on pourra décrire X collèges électoraux

RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX : MODE D’EMPLOI

2.1 MissionABC a pour mission d’offrir du logementsocial à des personnes à faible revenuet porteuses de lentilles.

2.2 Objets Les objets pour lesquels ABC a étéconstitué sont stipulés dans les lettrespatentes de la corporation, soit :

a) offrir du logement social aux personnes àfaible revenu et porteuses de lentilles;b) favoriser l’autonomie de ces personnes;c) briser l’isolement et la solitude;d) favoriser la réinsertion sociale;e) recevoir des dons, legs et autres contributionsde même nature en argent ou valeurs;f) administrer les dons, legs et contributions;g) les activités de la corporation sontpurement sociales et charitables et tousces profits ou gains seront utilisés pour lesfins des présentes.

L’écriture de la mission et des objetsn’est pas obligatoire dans les règlementsgénéraux. Tout comme le libro, il estutile de regrouper ces données dansun même document. De plus, lesmembres ayant droit à une copie desrèglements généraux, ils ont tous enmain la mission de l’organisme.

On suggère de reproduire textuellementles objets tels que décrits dans lacharte (lettres patentes) et de résumerle tout ou de mettre l’accent sur ce quiest l’essence même de la ressourcesous le point de la mission.

Tous les articles sur les dons et legssont obligatoires pour les organismes quidétiennent un numéro de charité (e, f et g).

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Élections : les élections peuvent se faire de plusieurs manières, soit en assembléegénérale par un vote direct, par voie postale ou électronique. Ou encore par l’intermédiaire des collèges électoraux. Les règlements généraux devront décrireclairement les modes d’élection, surtout s’il ne relève pas de la compétence de l’assemblée générale. La loi des compagnies reconnaissant l’élection comme étantle principal pouvoir des membres de l’assemblée générale, la jurisprudence a souvent conclu qu’une élection imprécise par d’autres voies que celle de l’assembléeest caduque. Le fait que les règlements soient clairs fait en sorte que l’on reconnaisse que l’assemblée a délégué ce pouvoir à telle ou telle instance. Vousdevez aussi être très prudent sur les modalités de dépouillements des scrutinslorsqu’il ne s’agit pas d’une élection directe. Qui dépouille, quel processus fait foi dela réception d’un vote, y a-t-il un accusé de réception d’un vote enregistré, etc.


qui auront chacun pour mission d’élire un membre du conseil. Dans les OSBL d’habitation, on utilise souvent la notion de collège électoral pour les sièges réservésaux locataires. Les locataires élisent donc entre eux des représentants que l’assembléegénérale devra entériner. Il est à noter que l’assemblée générale doit ratifier toutenomination provenant des collèges électoraux.

Afin de vous donner des exemples, nous avons fait quelques choix. Les commentairesà droite vous permettront de faire les vôtres. Les droits des membres de l’assembléesont limités. Voici une brève explication des mots que nous avons utilisés.

Entériner : lorsque le conseil ou l’assemblée entérine une décision, cela signifie qu’ila reçu l’information, il ne s’agit pas d’une approbation, mais seulement de la reconnaissance des faits.

Ratifier : lorsque le conseil d’administration ou l’assemblée ratifie une décision, celasignifie qu’il approuve ou a désapprouvé. Si une instance désapprouve la décisiond’une autre instance, elle ne peut cependant pas la modifier pour elle. Par exemple,une assemblée générale qui désapprouve un règlement adopté par le conseil, nepeut le modifier elle-même, elle oblige cependant le conseil à être diligent et à travailler une nouvelle proposition.

Droit de parole : le président de l’assemblée a la liberté d’accorder le droit deparole à qui bon lui semble. Par contre, vous pouvez lui indiquer vos intentions enmentionnant qui peut ou ne peut pas parler durant l’assemblée. Si vous avez desemployés syndiqués, par exemple, et que vous souhaitez éviter qu’ils fassent leurreprésentation en pleine assemblée, vous pourriez choisir de leur enlever ce droit.

Droit de cité : le secrétaire reste libre de rédiger le procès-verbal comme bon luisemble (dans le respect des normes généralement reconnues). Cependant, vouspouvez lui indiquer qui a le droit de cité, c’est-à-dire les personnes dont le nom ou leverbatim pourra apparaître au procès-verbal. Cet article est généralement utilisé afind‘éviter les abus ou de protéger la confidentialité des propos tenus. On pourra toujours citer l’idée d’un membre sans le nommer ou citer texto ses propos.

Droit de vote : le secrétaire ou, s’il y a lieu, les scrutateurs devront tenir compte dequi a le droit de vote. Il est à noter que l’on ne peut donner à un membre un vote discriminatoire. Soit il a le droit de vote, soit il ne l’a pas. Le seul vote qui peut êtreaccordé en dehors de cette consigne est l’élection qui peut être confiée à un collègeélectoral. Les membres du collège peuvent être membres on non de la corporation.Soulignons aussi que faire une proposition ou appuyer une proposition constitue unvote.

3.1 Membres 3.1.1 Définitions et conditions Toute personne qui appuie la raisond’être de la corporation, ses objectifset ses orientations peut devenir membreà condition qu’elle corresponde à l’unedes catégories décrites aux articles 3.1et suivants.

Est membre toute personne à laquelle leconseil d’administration de la corporationaccorde et certifie le statut de membre.Le conseil peut accorder ce statut sursimple résolution ou par la voie d’uncomité de nomination dont il entérineles recommandations.

Afin d’alléger le texte, on mettra icitous les articles et conditions auxquelstous les membres doivent souscrire.

Vous pouvez décrire davantage lesmodalités de membership, en indiquantpar exemple les formulaires prévus àcette fin, l’émission de carte de membre,le fonctionnement du comité de nomination, les frais de cotisation, etc.Nous vous suggérons cependant derédiger une procédure en dehors desrèglements généraux. Cela évitera demodifier constamment ces règlements.

De plus, il est plus prudent que le conseild’administration dépose à l’assembléela liste des membres qu’il a approuvédurant l’année ; l’assemblée pourraalors ratifier ces nominations, ce quileur donnera une légitimité accrue. Cedépôt peut se faire dans le rapportannuel qui est lui-même approuvé parl’assemblée.

13RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX : MODE D’EMPLOI12 LES MEILLEURES PRATIQUES

a) LocatairesEst membre locataire d’ABC touts ignata ire d ’un ba i l envers la corporation durant l’année concernéepar l’assemblée. La signature du bailfait foi de la certification et de l’accréditation de ce membre.

Un petit débat est à faire ici sur laplace qu’occupent les locataires dansla corporation. Ils peuvent constituerun collège électoral afin de choisir eux-mêmes qui les représentera auconseil ou encore être membres à partentière de la corporation. Il s’agit làd’un choix idéologique important. Est-ce que votre corporation veut donner tous les pouvoirs aux locataires ? Les inviter à se prononcervia des représentants? Voulez-vousque tous les locataires aient le droit devote (les anciens, ceux qui sont inscrits sur votre liste d’attente, etc.) ?

Notez aussi que vous devez vousassurer des normes de la SHQ ou dela SCHL en ce qui a trait à la placeoccupée par les locataires.

Lorsqu’une catégorie de membres estclairement identifiable par un autreacte que la ratification (dans ce cas-ci,le bail, il n’est pas nécessaire de procéder à l’accréditation et à la certification de ce membre. Cependant,les règlements généraux doivent lelibeller clairement.

b) PartenairesLes membres partenaires sont ceuxnommés parmi les organismes sansbut lucratif de la région X, les établis-sements du réseau de la santé et desservices sociaux ou les entreprises àbut lucratif membres de la chambre decommerce X.

Il faut bien définir qui sont ces partenaireset par quels moyens on les reconnaît.Par exemple, un OSBL d’habitation quis’adresse aux femmes victimes de violence et qui inscrirait que les femmessont partenaires risque de se retrouveravec 3,5 milliards de membres. Ladescription s’avère très importante.

Une des particularités importantes desOSBL d’habitation est la participationde la « communauté », mais il nes’agit pas d’une obligation légale.Encore une fois, votre charte ou votreconvention d’exploitation prévoit peut-être des normes à cet effet. Avant depasser à la rédaction, il serait opportunde le vérifier et d’en discuter…

c) Proches aidantsEst membre proche aidant toute personne étant reconnue comme lesoutien principal d’un ou des locataires,sauf ceux qui le font à titre de travailleurou de professionnel. Pour être reconnucomme tel, le membre proche aidantdevra soumettre sa candidature auconseil d’administration.

De plus en plus d’OSBL d’habitationfont appel à ce type de membres,notamment pour les OSBL qui s’adressentaux personnes en perte d’autonomie. Ils’agit là d’un moyen efficace de s’assurerd’une représentation des intérêts deslocataires. Encore une fois, il fautdécrire avec rectitude cette catégorie,sinon tous les oncles Émile du mondepourront être membres de l’assemblée.

3.1.3 Membres passifs Parmi les membres passifs, on retrouveles membres suivants : (à décrire).

Les membres passifs ont droit deparole et de cité aux assemblées.

Cette catégorie est souvent utiliséedans les regroupements, afin de s’assurer que les partenaires ont uneplace pour exprimer leur point de vue,sans avoir le droit de vote.

3.1.2 Membres actifs Parmi les membres actifs, on retrouveles membres suivants : locataires,partenaires et proches aidants. Lesmembres actifs ont droit de parole, decité et le droit de vote aux assemblées.

Nous avons choisi des catégories fictives afin de pouvoir présenter desmodèles de rédaction, mais vousdevez faire vos choix.


3.1.5 Collège électoral Un collège électoral est constitué auxfins des présentes afin de désigner lesreprésentants des employés au seinde la corporation. Ces derniers doiventse réunir 30 (trente) jours avant la datede l’assemblée générale, selon desmoyens qui leur sont propres, et trans-mettre par écrit au président de l’assemblée le nom de la personnequ’ils ont désigné afin de siéger auconseil d’administration de la corporation.L’assemblée doit alors ratifier cettenomination. Les membres du collègeélectoral ont le droit de parole lors del’assemblée, mais sont exclus du droitde cité et du droit de vote.

Vous devez décrire le collège ainsi quesa mission. Il faut aussi ajouter lesmodalités par lesquelles vous souhaitezque cette mission soit rendue. Àmoins que votre corporation se responsabilise sur le collège en organisant, par exemple, le mode denomination ou la réunion durantlaquelle la personne sera élue, vousne pouvez pas réglementer le fonction-nement du collège. Autrement dit, vousorganisez tout le collège ou vous lelaissez s’organiser lui-même. Il n’estpas obligatoire de faire ratifier l’électiondes administrateurs d’un collège électoralbien que le procès verbal de l’assem-blée générale doive faire état du résultatde l’élection par le collège électoral.

3.2 Démission, exclusion et radiationa) DémissionTout membre peut se retirer en touttemps, mais il doit en aviser le conseild’administration.

Vous pouvez exiger que la démissionne soit en vigueur que lorsque leconseil l’aura ratifiée. Nous vous suggérons un peu de souplesse.

b) Exclusion et radiation Le conseil d’administration peut, parrésolution aux deux tiers (2/3) desmembres présents lors de l’adoptionde la résolution, exclure temporairementou radier définitivement tout membrequi enfreint quelques dispositions ourèglements de la corporation. Il peut,de même manière, exclure un membredont les activités ou la conduite sontnuisibles à la corporation.

Un avis écrit doit être envoyé, cinq (5)jours avant la réunion, au membreconcerné lui indiquant l’intention duconseil de procéder à son expulsion ouà sa radiation ainsi que les motifs quiont mené à cette décision. Le membrepeut alors remédier à ce défaut etdemander qu’on lui reconnaisse saqualité de membre.

Il est primordial de vous doter derègles d’expulsion et de radiation.Cependant, vous devez éviter les abusde pouvoir. Un avis est essentiel, toutcomme la chance de redresser lasituation.

La radiation d’un membre doit être entérinée par l’assemblée générale.Toutefois, cette dernière ne peut pasrefuser la radiation. Elle peut questionner le conseil et lui faire dessuggestions, mais le conseil demeuresouverain quant à cette décision.

3.3 Assemblée annuelle a) Date et lieuL’assemblée générale annuelle setient à la date, au lieu et à l’heure fixéspar le conseil d’administration dans lesquatre-vingt-dix jours (90) suivant la finde l’année fiscale.

90 jours, c’est la loi…

On peut utiliser cette catégorie afin demaximiser la participation aux assembléessans usurper le pouvoir aux personnesconcernées par la corporation.

On pourrait aussi utiliser cette catégoriepour décrire les membres des collègesélectoraux que l’on veut constituer etinviter à participer aux assemblées.Encore là, il faudra décrire correctementcette catégorie afin d’éviter toute ambiguïté.

3.1.4 Membres honoraires Les membres honoraires sont ainsinommés afin de reconnaître leur impli-cation au sein de la corporation. Lesmembres honoraires ont droit deparole et de cité aux assemblées.

Ici, nous n’avons pas de commentaire :vous pouvez honorer qui vous voulez.Cependant, vous devez spécifier quelssont les pouvoirs des membres honoraires.


d) QuorumLe quorum doit être constaté par leprésident d’assemblée. Pour faire quorum,l’assemblée doit comprendre dix pourcent (10 %) des membres actifs.Advenant que le quorum ne soit pasatteint, une deuxième assemblée généraleest convoquée dans les trente (30)jours suivants. Les membres présents à unetelle assemblée constitueront le quorum.

C’est à vous de déterminer combienou quel pourcentage de membresferont en sorte que l’assemblée peutfonctionner. On peut aller jusqu’à direque le quorum est constitué des membres présents.

3.4 Assemblée extraordinairea) Date et lieuL’assemblée générale extraordinairese tient à la date, au lieu et à l’heurefixés par le conseil d’administration.

Il est à noter que le terme assembléegénérale spéciale est un anglicisme.

b) ConvocationLe conseil d’administration peut convoquerune assemblée générale extraordinaire.Les membres en règle sont convoquéspar courrier au moins cinq (5) joursavant la date prévue, et ce à leur dernière adresse connue. La présenced’un membre à une assemblée couvrele défaut de convocation à son égard.

Tout membre peut faire la demandeexpresse au conseil d’administration deconvoquer une telle assemblée. Le conseilsera obligé de donner suite à cetterequête si au moins dix pour cent (10 %)des membres actifs déposent la demande.

5 jours, c’est le minimum reconnu.

Même si aucune loi n’oblige les administrateurs à entendre les mem-bres de l’assemblée en dehors desassemblées annuelles, il est préférablede leur donner des moyens. On établitsoit un pourcentage, soit un nombrefixe.

c) Ordre du jourUn ordre du jour accompagne l’avis deconvocation et comprend, outre l’ouverture et la fermeture del’assemblée, le seul point à débattre.

Vous êtes obligé de fournir l’ordre dujour de votre assemblée extraordinaire avecl’avis de convocation. Le nombre de pointsà l’ordre du jour d’une assemblée généraleextraordinaire doit être limité.

On suggère qu’il n’y ait qu’un seul pointà ce type d’assemblée. Notez que l’ordredu jour doit alors être fermé et ne peutpas être modifié, à moins que 100 %des membres soient présents et consen-tent à cette modification à l’unanimité.

c) Ordre du jourUne proposition d’ordre du jour accom-pagne l’avis de convocation et comprend,outre l’ouverture et la fermeture del’assemblée, les points suivants : - nomination d’un président et d’un

secrétaire d’assemblée;- ratification des actes des administrateurs;- ratification des membres;- ratification des états financiers;- nomination du vérificateur;- élection du conseil d’administration.

Vous n’êtes pas obligé de fournir l’ordredu jour de votre assemblée annuelle avecl’avis de convocation. Joint ou non, ildevra comprendre au moins les pointsmentionnés. La loi prévoit que le présidentdu conseil d’administration et son secrétairesont automatiquement ceux de l’assemblée.Cependant, pour exercer ces rôles, ilsdoivent abandonner leur droit de vote.La majorité des OSBL d’habitation choisissent de nommer un président etun secrétaire qui sont indépendants dela corporation. Cela facilite les débats etnous vous le suggérons fortement.

b) ConvocationLes membres en règle sont convoquéspar courrier postal ou électronique aumoins dix jours avant la date prévue, etce à leur dernière adresse connue. Laprésence d’un membre à une assemblée

10 jours, c’est la loi, mais vous pouvezêtre plus généreux. L’avis n’est pasfacultati f, c’est un des droits fondamentaux des membres.

d) QuorumLe quorum doit être constaté par leprésident d’assemblée. Pour faire quorum, l’assemblée doit comprendre10 % des membres actifs.

Advenant que le quorum ne soit pasatteint, une deuxième assembléegénérale est convoquée dans les trente(30) jours suivants. Les membres présents à une telle assemblée constitueront le quorum.

Vous pourriez choisir un quorum différent de l’assemblée annuelle :c’est votre choix.


D) CHAPITRE IV : CONSEIL D’ADMINISTRATION

4.1 Élection et composition4.1.1 ÉlectionLes membres du conseil sont élus ouratifiés lors de l’assemblée généraleannuelle. À échéance du mandat, ilsrestent en poste jusqu’à la prochaineélection. L’assemblée nomme à cettefin un président et un secrétaire d’élection.Ceux-ci peuvent à leur tour nommer desscrutateurs. L’élection se fait par votesecret. Le président, le secrétaire ainsi quetous les scrutateurs doivent abandonnerleur droit de vote pour cette élection.

Si vous choisissez de fonctionner parbulletin de vote postal ou électronique,ou encore par le biais d’un collègeélectoral, vous devez inscrire cesmodalités dans les règlements etdécrire les moyens que vous allez utiliser pour assurer la validité du voteou de la nomination. Vous devez soitfaire entériner vos nominations (rapport annuel), faire ratifier leurnomination par voie de résolution ouencore exercer un vote direct.

4.1.2 Composition Le conseil d’administration est composé de X membres, dont X sontélus parmi les membres actifs répartisde la façon suivante :

X membres partenaires,X membres locataires et X membres proches aidants.

La loi prévoit qu’il y ait au minimumtrois administrateurs, mais vous pouvezchoisir le nombre qui vous sembleopportun pour bien représenter votreorganisme. Nous vous suggérons toutefoisde choisir un nombre impair. Cela facilitele vote et l’établissement de la majorité.

4.2 Durée des mandatsLes administrateurs sont élus pour unmandat de X ans, renouvelable jusqu’àX fois. Une fois ce délai expiré, l’admi-nistrateur devra attendre une annéeavant de pouvoir se présenter à nouveau.

La loi prévoit que les mandats soientde deux ans : ils peuvent être moin-dres, mais pas plus élevés. Elle nelimite pas le nombre de renouvelle-ments, mais la jurisprudence établitque des balises sont souhaitables afind’éviter les abus de pouvoir. La majorité des corporations sans butlucratif octroient des mandats de deuxans renouvelables jusqu’à trois fois.Par contre, vous avez le loisir d’établirvos propres normes.

3.5 ProcéduresSauf les dispositions prévues au présentrèglement, les procédures utiliséeslors des réunions et assemblées sontcelles généralement reconnues dansles assemblées délibérantes. On pourrase référer notamment au code Morinpour les débats et résolutions. Le votes’exprime à majorité simple, sauf s’il enest stipulé autrement dans les présentsrèglements. Le vote peut être pris àmain levée ou au scrutin secret si aumoins 30 % des membres le requièrent.

Il est important de spécifier les procédures,surtout si elles diffèrent de cellesusuellement utilisées dans les assem-blées délibérantes. Il est aussi primordialde parler de majorité simple. Par oppo-sition, la majorité simple est de 50 % + 1des membres présents, alors que lamajorité absolue est de 50 % + 1 desmembres, qu’ils soient présents ounon. Se doter de règles quant au scrutin secret est tout aussi importantafin d’éviter les abus de procédures etde réduire la durée des assemblées.

De plus, un membre est élu par le collège électoral des employés tel quedécrit à l’article 3.1.5

Ajoutons que le NOMBRE d’adminis-trateurs doit être approuvé par un vote auxdeux tiers (2/3) par l’assemblée générale.On ne peut donc le modifier sans sonassentiment. Les catégories et qualitéssont adoptées à majorité simple.

Il est préférable de ratifier l’électiondes membres nommés par un collègeélectoral et de vous assurer que lamajorité des sièges sont comblés parun processus clairement identifié. Soiten assemblée générale, soit par unautre type de vote. Rappelez-vousaussi qu’une fois élue, la personne quireprésente une autre corporation ouun groupe devient membre du CA etne doit solidarité qu’à ce dernier.

Ainsi, votre employé n’est pas unreprésentant syndical et demeure enposte même si ses collègues le rejettent.Ils ne pourront élire un autre représentantà la prochaine élection. Vous pouvezcontourner ceci en « qualifiant » l’administrateur (voir plus bas 4.3-b).


autrement que par les processusd’élection prévu aux règlements ou endémontrant qu’ils ont brisé un règlement ouune politique de la corporation. S’il y afraude ou bris de règlement, il faudra quand même destituer l’admi-nistrateur en tant que membre de l’assemblée pour « s’en débarasser ».

Notez que les administrateurs qui sontnommés autrement que par l'intermédiairede leur statut de membre ne sont pasdestituables. Mais ils peuvent être disqualifiés. Si, par exemple, un administra-teur est nommé par un autre organismecomme son représentant dans un siègeréservé à cet organisme, le fait par l'organisme de révoquer le mandat dereprésentation disqualifie l'administrateurqui doit démissionner. Mais ce pouvoirne vous appartient pas, il appartient àl'organisme (ou le collège électoral) quidonne sa qualification à l'administrateur.

Dans certaines lois touchant les OSBL,des prérogatives de tutelle ou d'admi-nistration provisoire sont prévues. LesOSBL ont la plupart du temps desconventions avec la SHQ ou la SCHL,ou parfois d'autres bailleurs de fondscomme le ministère de la Santé et desServices sociaux. Chacune de cesconventions est encadrée par une loi, laloi de la Société d'habitation du Québecpar exemple, la loi sur la santé et lesservices sociaux. Toutes ces lois ont desmesures prévues pour suspendre laconvention. Le législateur a prévu despouvoirs au delà de la convention (tutelle,curatelle, CA provisoire, chaque loi a son nom).

4.3 Démission, exclusion, radiationet vacancesa) DémissionTout membre peut se retirer commetel, en tout temps, mais il doit en aviserle conseil d’administration. Sa démissionprendra effet dès sa ratification par leconseil qui devra l’entériner lors de la

Dans le cas des membres du conseild’administration, la loi prévoit qu’ilsdemeurent en poste jusqu’à la ratification.

b) Exclusion et radiation Le conseil d’administration peut, parrésolution aux deux tiers (2/3) desmembres présents lors de l’adoptionde la résolution, exclure temporaire-ment ou radier définitivement toutmembre qui enfreint quelques disposi-tions ou règlements de la corporation.Il peut, de même manière, exclure unmembre dont les activités ou laconduite sont nuisibles à la corporation.

Un avis écrit doit être envoyé, cinq (5)jours avant la réunion, au membreconcerné lui indiquant l’intention duconseil de procéder à son expulsion ouà sa radiation ainsi que les motifs quiont mené à cette décision. Le membrepeut alors remédier à ce défaut etdemander qu’on lui reconnaisse saqualité de membre. La décision duconseil d’administration est irrévocable.

L’absence non motivée à trois réunionsconsécutives du conseil est un motifvalable de radiation.

Le conseil d’administration ne peut pasradier un de ses membres en agissantseul. La loi prévoit, au contraire, queseuls les membres de l’assembléepeuvent être disqualifiés.

En clair, cela signifie que seul le fait dedisqualifier un administrateur en tantque membre de l’assemblée peut nouspermettre de le destituer.

La jurisprudence a établi que, si unadministrateur perd ses qualités demembre de l’assemblée, il se disqualifieet devient « non éligible » dans lamesure où l’accès au conseil nécessiteun statut de membre. Afin de « contourner » ce problème et dedonner la latitude au conseil de démettreun de ses membres, il est suggéré derédiger un article le permettant. Pourque cet article soit valide, IL FAUTAUSSI L’INCLURE DANS LES LETTRES PATENTES, sinon tous vosrèglements seront jugés caducs.

Il faut comprendre qu’au sens de la loi descompagnies, le conseil d’administrationest l’instance souveraine, on ne peutdonc déloger les administrateurs


c) Vacances Le conseil peut nommer un membreparmi les membres actifs pour assurerun intérim lors de vacances en son sein.Ces vacances devront toutefois êtrecomblées selon les procédures habituellesdès la prochaine assemblée générale.

Il peut le faire, mais il n’est pas obligéde combler les vacances.

4.4 Réunions du conseil d’administrationa) Date et lieu Les réunions du conseil d’administrationont lieu à la date, au lieu et à l’heurefixés par le conseil d’administration.

b) ConvocationLes membres du conseil sont convoquéspar courrier postal ou électronique ouselon le calendrier déposé à cette finau moins cinq (5) jours avant la date prévue, et ce à leur dernière adresseconnue. La présence d’un membre àune réunion couvre le défaut de convocation à son égard.

5 jours, c’est la loi. On vous suggèretoutefois la méthode du calendrier : unseul avis par année !

c) Ordre du jourUne proposition d’ordre du jour estdéposée en début de réunion.

Vous pouvez obliger par règlementque l’ordre du jour vous soit envoyé.Cependant, cela alourdit le processuset, comme le conseil est souverain, ilpeut le modifier complètement surplace. La valeur d’un tel ordre du jourest alors compromise. Nous vous suggérons la formule souple.

d) QuorumLe quorum doit être constaté par leprésident. Pour faire quorum, la réunion doit se faire à majorité simple.

Vous pouvez être plus ou moins exigeant, c’est selon. La loi prévoit qu’ily ait au moins trois (3) membres.

e) FréquenceLe conseil d’administration se réunitaussi souvent que les affaires de lacorporation le requièrent, mais aumoins trois fois l’an.

3 fois, c’est la loi.

4.5 Remboursement des dépensesLes membres du conseil ne sont pasrémunérés durant l’exercice de leurfonction par la corporation, mais leconseil peut, s’il le juge à propos, rembourser les frais relatifs à la fonction.De telles dépenses seront clairementidentifiées aux états financiers de lacorporation.

Ici, il faut éviter toute confusion et fairepreuve de transparence. Notez que laloi prévoit que certains membres peu-vent être rémunérés, notamment s’ils’agit d’un directeur général ou d’unsecrétaire général qui serait à la foisemployé et administrateur.

Les employés du collège électoral quiproviennent de la corporation doivent,pour leur part, siéger bénévolement.

4.6 DirigeantsDès la première réunion qui suit l’assemblée générale annuelle, leconseil d’administration doit élire,parmi ses membres, un président, unvice-président, un secrétaire et untrésorier. Il doit compter aussi, parmises dirigeants, un directeur général.

Vous devez avoir au moins trois dirigeants et certains d’entre eux peuvent cumuler deux ou trois fonctions.Encore une fois, c’est votre choix.Notez que les responsabilités secumulent aussi.

On suggère également d’inclure dansvos dirigeants le directeur général devotre organisme. Il peut aussi s’appelerdirecteur, coordonnateur, responsable,etc. Cela le lie solidairement aux décisionsdu conseil et le rend imputable de sesdécisions.

C’est une façon de protéger les administrateurs. Donnez-lui un sièged’office, mais sans droit de vote.


a) Président Premier administrateur de la corporation,il en est aussi le porte-parole. - Anime les réunions du conseil.- Prépare les ordres du jour.- Assure le bon déroulement des réunions.- Assure le suivi des résolutions et décisions.- Exerce un vote prépondérant en cas

d’égalité des votes.

Ce sont les principales fonctions dechacun des dirigeants, mais vous pouvez en ajouter…

Notez aussi que tant que les officiersne sont pas nommés, ce sont les officiers précédents qui occupent lesfonctions. Plusieurs règlements prévoient à cette fin des délais pourl’élection des officiers.

b) Vice-président- Assiste le président dans l’exercice

de ses fonctions.- Remplace le président en cas d’inca-

pacité ou d’absence.- Assume tout autre mandat qui lui est

désigné par le conseil.

c) Secrétaire- Assure la tenue du registre des

administrateurs.- Prépare les ordres du jour en

collégialité avec le président.- Assure la tenue du registre des

résolutions.- Assure l’exactitude et la confidentialité

des procès-verbaux du conseil d’administration.

- Appose sa signature sur tous les registres et documents sous sa garde.

- Assure le respect des procédures concernant les avis de convocation, les ordres du jour et les procès-verbaux.

Le secrétaire est appelé à signer plu-sieurs documents au nom de la corpo-ration. Sa signature fait foi de l’exacti-tude des documents et de leur corréla-tion avec les décisions du conseil.

Le registre des administrateurs estdirectement sous sa responsabilité.L’inspecteur général des institutionsfinancières pourrait le poursuivre personnellement en cas d’inexactitude.

d) Trésorier- Assure la garde des livres et registres

comptables de la corporation.- Est responsable de la mise en place

et du suivi des mesures de contrôle financier et budgétaire.

- Est signataire des chèques et effets de commerce doublé d’un autre signataire désigné par le conseil d’administration.

- S’assure du respect des normes comptables et financières.

- Applique les recommandations émises par le vérificateur.

- Présente les bilans et états financiers au conseil d’administration.

Tout comme pour le secrétaire, lasignature du trésorier fait foi de l’exac-titude des documents qui entourent letrésor, depuis le budget jusqu’au chèque émis.

La présentation des états financiers oubudget peut être déléguée, cependantmême déléguée, cela demeure la responsabilité du trésorier.

e) Directeur général Nommé par le conseil d’administration,le directeur général est le cadre responsable de la corporation. Ildétient un siège d’office au conseild’administration, sans droit de vote.

Le conseil peut lui déléguer une ouplusieurs de ses fonctions, en quel casil devient solidairement responsable.

Il peut apposer sa signature en lieu etplace ou au nom des dirigeants, dansla mesure où le conseil le lui a expressément autorisé.

En tant qu’employé, il est couvert parun contrat de travail qui le lie auconseil d’administration.


E) CHAPITRE V : DISPOSITIONS FINANCIÈRES

f) Comité exécutifLe conseil peut, s’il le juge à propos,déléguer les dirigeants à un comitéexécutif qui aura pour mandat d’agir aunom du conseil dans les affaires courantes. La ratification des procès-verbaux de l’exécutif par le conseil faitfoi de l’approbation des décisions prises par ce dernier.

Vous n’êtes pas obligé d’avoir un exécutif.Cela peut toutefois faciliter les opérationscourantes, puisqu’on doit réunir moinsde personnes. Nous vous suggéronsde rédiger un article qui permet auconseil de le faire, sans l’obliger.Chaque conseil devra alors décider s’ilmet en place ou non un exécutif.

L’exécutif ne peut pas prendre de décisionà la place du conseil; il doit faire entériner ses résolutions par le conseil.

4.7 Comités ad hocLe conseil peut, s’il le juge à propos,constituer des comités en leur donnantdes mandats d’étude et de recomman-dations. La ratification des procès-verbauxde ces comités par le conseil fait foi del’approbation des décisions prises parce dernier.

5.1 Conflits d’intérêt Aucun administrateur ne peut confondredes biens de la corporation avec lessiens ni utiliser à son profit ou au profitd’un tiers les biens de la corporation oul’information qu’il obtient, à moins qu’ilne soit expressément autorisé à lefaire par le conseil.

Il doit éviter de se placer en situationde conflit d’intérêt, se dénoncer auprèsdu conseil en tel cas et dénoncer toutesituation similaire qu’il observe au seindu conseil.

Dans les OSBL d’habitation, les locataires sont d’emblée dans unesituation de conflits d’intérêt, car ils ontcontracté un bail envers la corporationqu’ils administrent. Ce fait étantreconnu d’emblée, le législateur letolère, mais exige que les conseils agissent avec vigilance à cet égard.

L’administrateur intéressé doit, saufnécessité, s’abstenir de délibérer et devoter sur un tel sujet.

Les membres qui ont un contrat signéen bonne et due forme avec la corpo-ration doivent dénoncer cette situation.Le conseil devra alors prendre lesmesures nécessaires pour que cemembre puisse exercer son rôle d’administrateur sans se mettre ensituation de conflit d’intérêt.

Si vous avez à discuter de l’augmentationdes charges additionnelles à un bail,par exemple, le président devra mentionner qu’il y a conflit d’intérêt etle conseil devra adopter une résolutiondans laquelle il stipule les modalités deprise de décision (ne pas donner ledroit de vote, réduire sa portée, etc.).

5.2 Année fiscaleL’année fiscale débute le 1er avril dechaque année et se termine le 31 mars.

En ce qui a trait à votre année fiscale,c’est à vous de déterminer les dates dedébut et de fin. Toutefois, certainesconventions avec la SHQ ou la SCHLprévoient des dates auxquelles vousdevez vous conformer.

5.3 Registres5.3.1 LivresLa corporation doit tenir des livrescomptables décrivant ses avoirs actifs etpassifs ainsi que l’état de ses revenuset dépenses. Ces livres sont conformesaux exigences généralement reconnues.

C’est la loi…

5.3.2 États financiersLa corporation adoptera et déposera àl’assemblée générale des états finan-ciers vérifiés par un vérificateurdûment nommé par l’assemblée.

Toute corporation qui a vingt-cinq milles dollars (25 000 $) et plus derevenus annuels doit déposer desétats financiers vérifiés. En deçà decette somme, la corporation pourradéposer ses propres registres ouencore un examen par une firmecomptable.

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F) CHAPITRE VI : AMENDEMENTS

G) CHAPITRE VII : DISSOLUTIONS


5.4 Chèques et effets de commerce Les chèques et effets de commercedoivent être signés par le trésorieret/ou le secrétaire ou toute autre personne désignée à cette fin par leconseil d’administration. Les chèqueset contrats d’emprunt exigent deuxsignataires, alors que les autres effetspeuvent être signés par un seul dessignataires.

Les signatures électroniques ou autrespourront être autorisées par voix derésolution.

Avec l’informatisation des effets decommerce, il faut donner plus de souplesse aux personnes qui font lesopérations d’une corporation. Cependant,la prudence exige qu’il y ait des mesuresde contrôle, car ce sont les administrateursqui sont solidairement responsablesdes finances de la corporation.

Il est illégal de signer des chèques àl’avance, et ce malgré toute la bonnefoi que vous pourriez avoir enversvotre personnel. Il vaut mieux unerésolution qui leur donne ce pouvoir etqui l’encadre.

5.5 EmpruntLe conseil d’administration peut fairedes emprunts au nom de la corporationjusqu’à un maximum de X dollars.

Ce montant ne peut excéder celui indiquéaux lettres patentes. Il peut cependantêtre inférieur, ce qui oblige les adminis-trateurs à modifier les règlementsgénéraux, donc à informer l’assembléegénérale.

5.6 BudgetLe conseil d’administration doit adopter un budget annuel qu’il déposeà l’assemblée générale annuelle.

Le dépôt du budget à l’assembléen’est pas obligatoire, ni même sonadoption par le conseil. Toutefois, plusieurs conventions avec la SHQ etla SCHL prévoient l’adoption d’un budget.Vous devrez donc vous y conformer.

Dans plusieurs causes, les juges ontété plus tolérants envers les organismesqui avaient des budgets adoptés,parce qu’ils les jugeaient plus prudents. Nous vous suggérons forte-ment d’inscrire ce genre de règlement.

Les amendements aux présents règlements doivent être adoptés par leconseil d’administration et ratifiés parl’assemblée générale.

Tout règlement modifiant les lettrespatentes au même moment devra fairel’objet d’une résolution favorable auxdeux tiers de l’assemblée générale.

Tout règlement qui relève du pouvoirdu conseil d’administration peut êtreadopté par ce dernier. Il est en vigueur dèsson adoption, et ce jusqu’à la prochaineassemblée générale où il devra êtreentériné. Si l’assemblée réfute un telrèglement, il cesse d’être en vigueur.

Toute modification ou abrogation devramentionnée le règlement préalablementmodifié.

C’est la loi, on a seulement simplifié etrésumé le libellé.

Il est souhaitable de pouvoir retracerles modifications. On devra donc lire,à la partie acte, règlement adopté le(date) et modifié le (date) ou abrogéle (date).

En cas de cessation de ses activités, leconseil d’administration verra à sa dissolution conformément aux exigencesde la loi à cet égard. Le conseil devraremettre le reliquat de ses biens etavoirs à un organisme sans but lucratifpoursuivant des objets similaires à sacharte.

Le conseil verra à radier toute dette,tout versement ou tout paiement àfaire au nom de la personne moraleavant de la dissoudre.

C’est la loi. Encore là, on libelle plussimplement en faisant ressortir lesobligations des administrateurs.

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RÉFÉRENCES

Gouvernement du Québec, Code civil du Québec, section IV, 1995.

Gouvernement du Québec, Loi des compagnies, Chapitre C-38.

Marchand, Michel Me et al., La responsabilité d’un administrateur de corporationsans but lucratif, journal Les Affaires, 2003.

Martel, Paul Me, Administrateurs de corporation sans but lucratif, Le guide de vosdroits, devoirs et responsabilités, Wilson-Lafleur, 2000.

Règlements généraux consultés (liste non exhaustive) :

RQOH, Réseau québécois des OSBL d’habitation.

FOHM , Fédération des OSBL d’habitation de Montréal.

Brind’elles.

Les Habitations d’Aragon-Jogues.

La Ressource ATOP, soutien aux personnes anxieuses et troubles de panique.

FQCV, Fondation québécoise du Cerf-Volant.

Site Web de la SHQ : http://www.habitation.gouv.qc.ca/.


H) ACTES

Les présents règlements ont été adoptés par le conseil d’administration sur résolu-tion dûment appuyée le ___e jour de ______ l’an ______.

En foi de quoi, nous signons,

____________________________(secrétaire)

____________________________(président)

Ils ont été ratifiés en assemblée générale sur résolution dûment appuyée le ___ejour de ________ l’an ______, tels qu’ils apparaissent au procès-verbal de la diteassemblée.

http://www.habitation.gouv.qc.ca/

Documents

Règlements généraux : mode d’emploi