Rencontre cofinancée par l'Union Européenne dans le cadre d'Europ'Act et coordonnée par l'ASP

Rencontre nationale des correspondants Europe

Paris, le 8 juin 2010

LES CONTROLES QUALITE GESTION (CQG)

1 - Les bases réglementaires

2 - L’objectif du contrôle

3 - La méthodologie du contrôle

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1. Les bases règlementaires R

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• Articles 60 f), 70 a) et b) du règlement n°1083/2006• Circulaire PM du 13 avril 2007• Circulaire DGEFP n°2009-35 du 31 juillet 2009 (CQG)

Article 60 f) du règlement (CE) n°1083/2006 : « l’autorité de gestion est chargée de la gestion et de la mise en œuvre du programme opérationnel conformément au principe de bonne gestion financière, et en particulier …d’établir des procédures pour que tous les documents relatifs aux dépenses et aux audits requis pour une piste d’audit suffisante soient conservés… »

Article 70 a) et b) du règlement (CE) n°1083/2006 : « les Etats membres assument la responsabilité de la gestion et du contrôle des PO, en particulier au travers des mesures suivantes : …ils s’assurent que les systèmes de gestion et de contrôle….. fonctionnement efficacement ; ils préviennent, détectent et corrigent les irrégularités… »

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1.Les bases règlementaires

1.1 les règlements communautaires

Circulaire n°5210 du 13 avril 2007 relative au dispositif de suivi, de gestion et de contrôle des programmes cofinancés par les FE :

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« La responsabilité de la bonne gestion financière incombe au premier chef à l’autorité de gestion, qui l’assure à travers une instruction rigoureuse des projets présentés, la programmation de projets éligibles, une rédaction précise et complète des actes attributifs des aides communautaire, le recueil des actes attributifs des autres concours publics intervenant sur l’opération et des contrôles de service fait. L’autorité de gestion vérifie la qualité de réalisation de ces tâches en effectuant des contrôles qualité gestion auprès des services, y compris délégataires, chargés de leur exécution. »

1. Les bases règlementaires

1.2. Les textes nationaux

Le contrôle qualité gestion est un contrôle interne destiné à s’assurer du bon fonctionnement du système de gestion et de contrôle mis en œuvre par l’AG pour la gestion du programme dont elle a la charge.

Ce contrôle doit permettre de prévenir, détecter et corriger les éventuels dysfonctionnements.

Le contrôle qualité gestion n’est pas : - un contrôle d’opération - un contrôle qualité certification

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2. L’objectif du contrôle qualité gestion

Le plan de contrôle :

- est établi sur une base annuelle par l’organisme chargé de la gestion (AG, AGD, OI) ;

- prend en compte les critères de représentativité (PO/SI) et de risques (SI, opérations complexes, autres contrôles) ;

Le plan de contrôle défini par les OI est transmis à l’AG/AGD pour validation. En cas d’insuffisance en quantité et/ou en qualité, L’AG/AGD peut demander à l’OI la réalisation de nouveaux contrôles ou en réaliser elle-même.

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3. La méthodologie du contrôle qualité gestion

3.1 La définition du plan de contrôle

La réalisation du contrôle :

Le CQG est réalisé par un service en charge de la gestion.

Ce service est distinct : • du service en charge de l’instruction du dossier contrôlé ; • du service en charge des contrôles d’opérations.

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3. La méthodologie du contrôle qualité gestion

3.2. La réalisation du contrôle

Le contrôle qualité gestion est un contrôle sur pièces.

Le contrôleur doit s’assurer : de la présence au dossier et de la qualité des éléments relatifs aux différentes phases de la procédure de

gestion ;

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3. La méthodologie du contrôle qualité gestion

3.3. Le contenu du contrôle

Demande de subvention signée

Accusé de réception Rapport d’instruction Avis du comité de

programmation Notification de la décision du

comité de programmation Convention signée

Décisions de cofinancements

Compte rendu de visite sur place

CSF paiement Rapport de contrôle

d’opération/contrôle qualité certification le cas échéant

Signalement OLAF

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- Le contrôleur doit s’assurer du respect des procédures de gestion :

DSGC et guide de procédures Utilisation des documents type Délais d’instruction Saisie des informations dans PRESAGE (délai et complétude de la

saisie)

- Les conclusions du contrôle :

Le contrôle se conclut par la formulation : - de recommandations aux SI en matière de gestion :

mesures correctives à apporter au dossier contrôlé ; mesures correctives en matière de procédures appliquées ; reprise des dossiers de gestion en cas d’erreur systémique relevée ou

suspectée ;

Le contrôle peut également aboutir, le cas échéant, à la mise en œuvre de corrections financières (absence de pièces justificatives de dépenses) et/ou à la suspension des paiements (OI).

3. La méthodologie du contrôle qualité gestion

3.3. Le contenu du contrôle

Le contrôle qualité gestion répond aux exigences « classiques » des contrôles.

Il doit :

être notifié au service dont le dossier a été sélectionné. La notification doit préciser le dossier sélectionné ainsi que l’ensemble des éléments de procédure qui devront, le cas échéant, être transmis au contrôleur ;

donner lieu à la rédaction d’un rapport provisoire qui dressera les constats du contrôle sur pièces et sera transmis au service concerné ;

permettre au service contrôlé de faire valoir ses observations dans le cadre d’une procédure contradictoire ;

donner lieu à la rédaction d’un rapport définitif.

Le rapport définitif sera transmis au service concerné ainsi qu’à l’AG et à l’AC.

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3. La méthodologie du contrôle qualité gestion

3.4. La procédure de contrôle

Le suivi des recommandations doit être assuré par l’AG/AGD pour ce qui concerne les recommandations relatives au système de gestion (modification des procédures, note à l’attention des SI, suivi des résultats d’un plan de reprise des dossiers, etc.)

La prise en compte des recommandations du CQG pourra être vérifiée par les contrôleurs dans la réalisation des CQG réalisés ultérieurement.

En cas de demande de corrections financières concernant une opération, le suivi est assuré par l’AG et l’AC.

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3. La méthodologie du contrôle qualité gestion

3.5. Le suivi des recommandations

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