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RENCONTRE ENTRE PROFESSIONNEL(LE)S et
ENSEIGNANT(E)S
27 mars 2019 1
Gestion Administrative de Projet
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Johanna BARRO-BONAZZA Animatrice synergie enseignementFédération Française des Métiers de l’Assistanat et du Secrétariat - FMAS 31
ORDRE DU JOUR
• Accueil des enseignants et conseillers d’orientation
• Présentation des 3 structures
• Présentation de la famille de métiers au sein des 3 structures
• Présentation de l’activité autour de la gestion et de l’administration
• Se former
• Procédure de recrutement
• Présentation d’une semaine type
• Annexes
• Présentation du métier gestion administrative
27 mars 2019 3
• Procédure de recrutement des assistant(e)s administratifs(ves) et intégration de stagiaires au sein des 3 structures
• Présentation de formations personnalisées– MOOC– Projet Voltaire
• Mon quotidien• Un évènement ponctuel• Exemple d’une mission• Semaine type
• Présentation du réseau FFMAS
• Échanges et questions diverses
27 mars 2019 4ORDRE DU JOUR
27 mars 2019 5
Présentation des 3 structures
Regroupement des outils d’aménagement de la Collectivité Toulouse Métropole en juin 2011
27 mars 2019 6
Création : 24 novembre 2010Statut : Société Publique Locale d’Aménagement
Capital social :
100 % public2 /3 apportés par Toulouse Métropole1/3 apporté par la Région Midi-Pyrénées
Création : 9 décembre 2010Statut juridique : Société d’économie mixte
Capital social :
66 % apportés par les collectivités :51% par Toulouse Métropole, 5% respectivement par Blagnac, Toulouse et Colomiers.
34 % apportés par des actionnaires privés : Caisse des Dépôts et Consignation, Dexia Crédit local, Caisse d’Epargne Midi-Pyrénées, Crédit Agricole, Banque Populaire Occitane, Safidi (EDF), Union Sociale pour l’Habitat Midi-Pyrénées, Chambre de Commerce et d’Industrie de Toulouse.
MISE EN CONCURRENCE
2 projets :
• Le Parc des Expositions Toulouse Métropole
• Le Projet urbain « Toulouse EuroSudOuest »
3 domaines d’intervention :
• Aménagement
• Construction• Renouvellement Urbain
Le GIE au service des 2 structures : fonctions transversales
Présentation des 3 structures
27 mars 2019 7
Capitaldétenu par
des Collectivités
2 projets urbains
territoriaux
Président
Directeur Général
14 salariés dont 2 assistantes
Société Publique Locale d’AménagementSA de droit privé
27 mars 2019 8
Société d’Économie Mixte SA de droit privé
Capital détenu à 66% par des
collectivités et à 33% par des actionnaires
privés
Président Directeur Général
Directeur Général Délégué
48 salariés dont 11 assistantes
Aménagement, Construction,
Renouvellement urbain,
Promotion Immobilière
27 mars 2019 9
Outil permettant la mutualisation des moyens
Président
Directeur
25 salariés dont 3 assistantes
Ressources Finances
Secrétaire Général
Méthodes
Communication, Accueil, Standard
RH, Paie
Comptabilité, Achats internes
Juridique
Contrôle de Gestion
Marchés
Systèmes d’information
Vie Sociale
27 mars 2019 10
27 mars 2019 12
OPPIDEA /GIE/EUROPOLIA
Responsable de
l'activité
Procédure ou
règle à suivre
Support à utiliser
(Document type= DT,
enregis trement …)
Resp de l'enregistrement A quel momentLieu de classement de
l'enregistrement
QUI VALIDE ? COMMENT ? AVEC QUOI ? QUI FAIT ? QUAND ? OU S'EST CLASSE ?
Lancement du projet
La définition de l'équipe projets
L'information de chaque membre de l'équipe
Consigner les échanges de l'équipe projets
L'animation du projet
Le reporting financier (CRACL et GO7)
Le suivi des objectifs, du planning,
L'engagement des contrats
Le partage de l'avancement qualitatif du projet
Le lien avec le donneur d'ordre
L'évaluation de la satisfaction du donneur d'ordres
Version n°3 du 14/09/2012Processus Piloter les projets
Enregistrements à conserverActivités à réaliser
C) Evaluation de la satisfaction du donneur d'ordres et retour d'expérience
B) Gestion et suivi du projet jusqu'à sa clôture
A) Lancement du projet
Tâches à faire
27 mars 2019 13
Métiers du secrétariat et de l’assistance au management
Les différentes facettes
27 mars 2019 15
L’assistant(e) Gestion PME-PMI
• Collaboration directe avec le dirigeant ou un cadre dirigeant
• Gestion des relations clients
• Gestion de relations fournisseurs
• Gestion des Ressources Humaines
• Organisation et planification des activités et des ressources
• Communication
• Fonction de veille, de suivi et d’alerte
Assistant(e) PME-PMI / Assistant(e) ManagerLes interactions
Tâches classiques administratives et secrétariat
Services Généraux
Four-nisseursPresta-taires
RH
Pro-ductionQualité
Clients
Gestion de
projetsCommu-nication
Finances
Informa-tique
Le métier d’assistant(e) administratif(ve)
27 mars 2019 18
Assistant(e) de Direction
Assistant(e) des Directions de Projets
Assistant(e) Opérationnelle
Assistant(e) de Direction Communication et Concertation
Descriptif
Assister le Directeur ou le chargé de projet tout en assurant une bonne transmission de l’information
auprès de l’ensemble des salariés
27 mars 2019 19
• Accueil physique et téléphonique
• Gérer l’agenda
27 mars 2019 20Descriptif
Blablabla bonjour…
• Traiter le courrier/courriel / parapheur entrant et sortant
• Pré-rédiger des documents de travail internes et externes
• Créer des tableaux de bord et assurer leur suivi
27 mars 2019 21Descriptif
• Créer et/ou mettre à jour le fichier contacts
• Passer des commandes et assurer leur suivi
• Mettre en forme les procédures internes et proposer des améliorations de l’organisation
• Suivre et faire suivre les consignes internes
27 mars 2019 22Descriptif
• Gérer la Vie Sociale de la Société
• Participer à l’organisation et la coordination d’actions diverses de communication interne et externe, et de concertation
• Suivre la démarche qualité
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Compétences
27 mars 2019 24
Savoir rédiger
Connaître l’entreprise, son environnement et ses rouages
Travailler en équipe
S’adapter aux contextes nouveaux
27 mars 2019 25
Maitriser les logiciels bureautiques de base
Identifier les documents comptables, savoir les orienter
Être réactif, agile…
Savoir être autonome
Savoir-Être
27 mars 2019 26
Organisé(e) Présentation soignée
Méthodique & Rigoureux
Discret
Médiateur
Suivre les instructions
Objectifs
Priorités, hiérarchie, urgences
Se former
• Assurer une veille sur les formations proposées par différents organismes
• Possibilité d’effectuer une formation en lien direct ou indirect avec le poste occupé
• Mettre les éléments acquis lors de la formation au profit de l’entreprise et du service pour lequel nous travaillons
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MOOC
Certification Voltaire
Duolingo
27 mars 2019 28
Se former
Pourquoi ?
• Se mettre à niveau ?
• Valoriser ses compétences ?
• Comprendre notre structure / nos services / l’environnement de travail
• Comprendre les contraintes des managers et leurs priorités
• Apprendre ?
• Évoluer ?
• Se tester ?
...
• Formation dispensée par des enseignants chercheurs de l’Université Centrale de Lille,
• Cours tous les jours via des tutoriels
• Cours en pdf téléchargeables via leur site
• Quiz après chaque vidéo pour vous évaluer
https://www.youtube.com/watch?v=lsGEcpkgAZI
• Examen final sous forme de quiz
– Si obtention = Attestation
• Examen surveillé
– Si obtention = Certificat authentifié
Certification VOLTAIRE
https://www.projet-voltaire.fr/
Applicationmobile
DUOLINGO
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Procédure de recrutement des assistant(e)s administratifs(ves) et intégration de stagiaires
au sein des 3 structures
• Identifier le besoin
• Établir une fiche poste
• Diffuser l’annonce en interne, en externe via la presse…
• Rassembler les candidatures reçues
• Sélectionner les cv
• Prise de rdv pour entretien
• Entretien
• Choix du candidat
• Établir un contrat de travail
• Accueil du nouveau salarié / stagiaire
27 mars 2019 36
Mon quotidien
27 mars 2019 37
27 mars 2019 38
• Consultation des agendas
• Consultation messageries
• Traitement Outlook, agendas et courriels :
• Récupérer le courrier entrant et le traiter
• Traiter les appels
De façon générale, assurer l’interface dans la Société
Mes tâches récurrentes
Évènement ponctuel
Vœux
• Assurer l’envoi des vœux de fin d’année (mailing, publipostage)
27 mars 2019 39
Exemple d’une mission
Organisation de réunion entre divers services et prestataires
➢Consulter les agendas des participants internes
➢Contacter les participants externes
• Pour faire valider parfois le principe de réunion par la Collectivité
• Pour trouver un créneau commun
➢Assurer la logistique (réservation de salle, de matériel…)
➢Diffuser l’ordre du jour
➢Constituer le dossier de séance
• Impression document (parfois demande de reprographie), reliure…
• Constituer des chemises (étiquettes)
➢Pré-rédiger ou seulement récupérer le compte rendu pour validation
• Diffuser du compte rendu
27 mars 2019 40
FÉDÉRATION FRANÇAISE
des MÉTIERS de l’ASSISTANAT
et du SECRÉTARIAT
La force d’un réseau, la dynamique d’une profession
En savoir plus sur la FFMAS
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La Fédération FFMAS, c’est :
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2 études prospectivesEtude 1 sur les futurs des métiersdu secrétariat – assistanat :3 défis à relever• Le défi des environnements numériques :
Mégadonnées et métadonnées• Le défi des univers de travail :
Du face à face « historique » aux collectifs virtuels• Le défi des itinéraires professionnels :
De la fin des carrières à la gestion des bifurcations professionnelles
Etude 2 sur les trajectoires professionnellesdes assistant-es
Une troisième étude en 2019-2020sur la digitalisation de nos métiers
Des études qualitatives et quantitatives La lumière sur : • Les dénominations de nos métiers : qui sommes-
nous ?• Les chiffres de la filière : combien sommes-nous ?• Les besoins d’emplois et de main d’œuvre • Les compétences requises pour l’exercice de nos
métiers
La Fédération FFMAS, c’est :▪ L’OBSERVATOIRE de la filière secrétariat-assistanat ▪ Pour anticiper les enjeux et les compétences de demain
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Soyez les premiers à le lire : à commander aux éditions RAISONS ET PASSIONShttp://www.raisonetpassions.fr/index.php?id_product=100&controller=product&id_lang=1
Retrouvez une partie des travaux menés, au sein de notre Observatoire, parMonsieur. François Granier (Sociologue CNRS CNAM-LISE et Responsable desétudes prospectives de l'Observatoire de la FFMAS).Préface de Monique JANY – Past-Présidente FFMASCe livre met en évidence et analyse à la fois les évolutions de nos métiers etleurs paradoxes.
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La Fédération FMAS, c’est :▪ Des collaborations institutionnelles avec les
Ministères pour la réforme des diplômes et titres professionnels• Un siège dans la CPC du Ministère de l’Education Nationale• Un siège dans la CPC du Ministère de l’Emploi• Participation à la formation des enseignants• Participation à la certification des diplômes• Adhésions d’établissements scolaires (lycées…)• Implication dans les politiques publiques d’information et d’aide
à l’orientation des apprenants• Engagements pour faciliter l’accès à l’emploi
▪ Des engagements historiques nationaux et régionaux consignés en 2017 dans un dossier qui a permis d’obtenir l’agrément ministériel
▪ Des engagements sociétaux (RSE)• Promotion de la mixité pour nos métiers• Accessibilité de nos métiers aux personnes en situation de
handicap• Impact potentiel du métier sur l’empreinte écologique • Label « ASSISTANT.E RESPONSABLE »
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La Fédération FFMAS, c’est :
Un pôle dédié aux entreprises : la FFMAS INNOV’Action• Pour apporter de l’expertise et des conseils aux entreprises qui conduisent des
démarches de professionnalisation pour les assistant-es et secrétaires• Des interactions permanentes avec les assistant-es, collaborateurs-trices, dirigeant-
es des organisations publiques et privées
La confiance des entreprises (adhésions corporate) La création d’un laboratoire de l’innovation pour nos métiersLe club des entreprises engagées et assistant.es leaders
Un maillage de proximité associatif de 16 sites… France, Dom Tom, Afrique, pays francophones…Plus de 200 événements régionaux par an Sur la carrière, l’emploi, la Formation Tout au Long de la Vie.
Une Commission E.S.I. (Entrepreneuriat Secrétariat Indépendant) pour fédérer les professionnels en statut indépendant
autour de fortes valeurs métiers
Prochains rendez-vous à Toulouse 8 avril à 19 h - Atelier prospectif
La transformation digitale des univers de travail :
quelles opportunités pour les secrétaires-assistant(e)s ?
______________
Les univers de travail contemporains vivent des recompositions organisationnelles récurrentes et
s’engagent dans digitalisation de leurs activités. Ces processus sont légitimés par les dirigeants par la
nécessite d’apporter à leurs interlocuteurs : clients, citoyens, patients, administrés,… des réponses
personnalisées. Le flot des innovations technologiques et notamment celles en lien avec le traitement de
données numériques bousculent les repères professionnels les plus établis.
L’atelier abordera de manière coopérative les questions suivantes :
o Quels sont les enjeux liés à la transformation digitale des univers de travail ?
o Quels effets celle-ci peut-elle avoir sur les emplois de secrétaires-assistant(e)s ?
o Quels sont les atouts des secrétaires-assistant(e)s engagées dans ces processus ?
o Des « collectifs » de travail sont-ils des modalités de travail pertinents pour aborder et tirer parti de
la transformation digitale des entreprises et des services publics ?
Animé par Monsieur. François Granier (Sociologue CNRS CNAM-LISE et Responsable des études prospectives de l'Observatoire de la FFMAS).
Prochains rendez-vous à Toulouse 9 avril à 8 h 30 - Petit-déjeuner Animé par Monsieur. François Granier (Sociologue CNRS CNAM-LISE et Responsable des études prospectives de l'Observatoire de la FFMAS).
La recomposition des métiers de secrétaires-
assistant(e)s : Pourquoi ? Comment ?____
L’exigence d’apporter à leurs interlocuteurs : clients, citoyens, patients, adhérents,… des
prestations personnalisées s’impose aux entreprises et aux services publics. L’image de marque
des univers de travail dépend bien souvent de la capacité des secrétaires-assistant(e)s à écouter
leurs interlocuteurs mais aussi à leur proposer des options pertinentes. Dans des univers de
travail marqués par l’incertitude mais aussi par la digitalisation de la production de biens et de
services, la recomposition des activités confiées à ces personnels ne peut être éludée.
La conférence-débat sera organisée autour de trois questions : « Pour les secrétaires-assistant(e)s et
leurs différents donneurs d’ordre :
• Quels sont les trois défis majeurs des univers professionnels incertains ?
• Quels futurs possibles pour les secrétaires-assistant(e)s en écho à la digitalisation des
activités ?
• Des « collectifs » professionnels constituent-ils des réponses pour optimiser les contributions
des secrétaires-assistant(e)s ? »
Votre réseau de proximitéFFMAS Haute-Garonne
est ouvert aux enseignant.es
1 conférence mensuelleDes ateliers, des partages de pratiques
Des synergies avec l’enseignement
Adhésion collective établissement : 120 euros
http://www.ffmas31.com/
Échanges / Questions
27 mars 2019 50
27 mars 2019 51
MERCI DE VOTRE ATTENTION
Liste des documents annexe
❖ Livret d’accueil (envoi électronique sur demande )
❖Courriers sortants types (factures, courriers en-tête, bordereau d’envoi, fiche parapheur…)
❖Feuille de présence
❖Chrono
❖Aperçu logiciel GO7
❖Aperçu procédure Bon de Commande reprographie
❖Formulaire demande de formation
❖Formulaire entretien annuel
27 mars 2019 52
❖Fiches poste Assistant(e)
❖Missions
❖Évènements ponctuels
❖Déroulé d’une semaine type
27 mars 2019 53Annexes
