RSE/RSU Réseaux Sociaux d’Entreprise/Université Dans ce dossier, nous allons nous transposer dans une réalité autre que celle de l’université pour étudier le monde de l’entreprise, et en particulier son écosystème informationnel (RSE, Intranet, etc.), afin d’en retirer une image de réseau social que nous pourrions mettre en place dans le cadre d’une université Thomas PETIT 05/03/2014

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A. Sommaire

A. Sommaire ................................................................................................................. 1

B. Concepts généraux ................................................................................................... 2

1) Réseau social d’entreprise .................................................................................... 2

2) Intranet ................................................................................................................. 4

a) Les utilisations faites de l’intranet .................................................................... 4

b) L’intranet social ................................................................................................. 5

3) Entreprise 2.0 ........................................................................................................ 6

C. Les limites de l’intranet « classique » ..................................................................... 7

1) Le problème .......................................................................................................... 7

2) LeS problèmeS ...................................................................................................... 8

3) Améliorer l’intranet classique............................................................................... 9

D. Concevoir un intranet social ou un RSE ................................................................ 10

1) Définition d’un intranet efficace ........................................................................ 10

2) Mise en place d’un intranet social en 10 étapes ................................................ 11

3) Une alternative : le RSE externe ......................................................................... 12

a) Exemple de Linked In ....................................................................................... 12

E. Pourquoi le développement d’un RSE ? ............................................................... 13

F. Inconvénients d’un RSE ......................................................................................... 14

1) Quels sont les obstacles à la mise en place d’un RSE ......................................... 14

2) LA difficulté : la conduite au changement .......................................................... 15

3) Rôle d’un manager dans la mise en place d’un RSE ........................................... 15

4) 9 conseils pour mettre en place un RSE ............................................................. 17

G. Webographie ........................................................................................................ 18

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Avant d’étudier les réseaux sociaux d’entreprise en détail, nous vous proposons de faire connaissances avec les différents acteurs du monde de l’entreprise que nous serons amenés à rencontrer au cours de notre étude :

1. Les acteurs de l'entreprise

B. Concepts généraux

1) Réseau social d’entreprise

Un réseau social d’entreprise (RSE) est un groupe d'individus constitués par des personnes physiques et morales réunis dans un réseau social.

Un RSE peut-être décrit comme un ensemble de regroupements en communautés professionnelles liés entre elles par des plateformes applicatives et permettant de réunir des employés, clients, actionnaires et partenaire d’une même entreprise. Il fournit à l’utilisateur un profil enrichi lui permettant d’être mis en valeur, ainsi qu’un mur de suivi d’activité lui permettant d’avoir une vision globale de son entreprise.

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2. Caractéristiques d'un RSE

De façon plus générale, un RSE permet la création et la gestion de flux, la gestion d’un profil et de ses favoris, de poster des messages, une gestion RH innovante et possède une dimension collaborative

3. Fonctionnalités d'un RSE

4

2) Intranet

Un intranet est un réseau privé interne à une entreprise qui est généralement accessible uniquement par les membres de cette organisation, et ceux avec une autorisation.

L’intranet d’une entreprise appartient et est accessible à divers départements :

4. Départements auxquels un intranet appartient et est accessible

a) Les utilisations faites de l’intranet En 2009, on observe que 69% des employées utilisent

l’intranet de leur entreprise au moins une fois par mois, tandis que 43% y accèdent de façon quotidienne.

Il apparait alors que la plupart des utilisateurs en font usage pour trouver du personnel (fonctions « annuaire » et « trombinoscope »), puis pour consulter les politiques et procédures de l’entreprise, trouver un formulaire et consulter leurs avantages sociaux, puis enfin voir les nouvelles de l’entreprise.

43% 69%

5

5. Top 5 des utilisations de l'intranet en entreprise

b) L’intranet social

Un intranet social est un intranet qui offre de multiples outils de médias sociaux pour la plupart ou tous les employés. Ces outils sont à utiliser comme moyen de collaboration pour le partage des connaissances avec les autres employés.

Un intranet social repose sur 3 concepts : les personnes/utilisateurs, la technologie et les processus.

6. Concepts bases de l'intranet social

On constate en 2012 que 78% des organisations ont une stratégie de gouvernance et des règles qui s’appliquent aux contenus publiés et partagés. Cependant, seulement 9% Des entreprises ont un véritable intranet social. Enfin, 61% des organisations utilisent au moins un « média social » dans leur intranet.

PERSONNES

(la plupart ou tous les employées peuvent l'utiliser/accéder)

TECHNOLOGIE

(plusieurs outils de travail en

binome)

PROCESSUS (intégration dans la page d'accueil

et le contenu)

9%

61%

78%

6

3) Entreprise 2.0

Entreprise 2.0 est un terme dérivé de Web 2.0 utilisé pour décrire combien un logiciel peut être social et est employé actuellement pour transformer l'intranet d'entreprise en une plateforme plus organique, collaborative et gérée par l'utilisateur.

On parle d’entreprise 2.0 pour désigner principalement les modifications apportées à un intranet pour y ajouter un aspect social associé à un réseau.

7. Andrew McAfee, au sujet de l'entreprise 2.0

Le but de l’entreprise 2.0 est de fournir à l’employée un ensemble de technologie et de pratiques commerciales permettant de le libérer des contraintes liés aux outils de communication et de productivité. Il peut ainsi accéder à la bonne information au bon moment, et ce à travers un réseau d’applications interconnectées, de services et de dispositifs.

De plus, l’entreprise 2.0 permet de développer un accès à l’intelligence collective, ce qui permet une plus grande compétitivité, une facilitation de l’innovation, de la productivité et de l’agilité.

Pour cela, l’entreprise 2.0 se base sur les outils du web 2.0, tel que :

Le partage de fichier

La gestion de projet

Les réseaux sociaux d’entreprise

Les wiki d’entreprise

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8. Représentation de l’entreprise 2.0

C. Les limites de l’intranet « classique »

L’intranet est né dans les années 90. Depuis, il a tendance à évoluer vers un intranet plus social. Nous allons tenter ici de comprendre le pourquoi de cette évolution en observant les limites de cet intranet plus « classique » et « traditionnel ».

1) Le problème La démocratisation de l’intranet en entreprise devient réellement effective dans

les années 2000. Les entreprises mettent en effet en place des intranets afin de répondre à un besoin de diffusion de l’information en interne.

Malheureusement, il s’agit généralement de simples sites web 1.0 peu, si ce n’est pas, participatifs, d’avantage orienté vers une perspective de gestion des connaissances que de partage et de collaboration.

L’intranet est donc longtemps resté un simple espace de publication pour des informations générales, une continuité du tableau d’affichage présent sur le lieu

8

de travail. Cependant, ces systèmes ont du mal à répondre aux besoins croissants de l’entreprise moderne.

2) LeS problèmeS Parmi les problèmes constatés sur les intranets classiques, on pourra citer

l’absence de mise à jour des informations qui sont alors dépassées, inutilisable et hors de propos

9. Les informations des intranets sont dépassées

De plus, l’outil ne se prêtant pas à des conversations interactives (communication uniquement asynchrone), on peut constater une inefficacité de la collaboration.

10. L'intranet ne permet pas une collaboration efficace

Enfin, on peut remarquer une pauvreté des recherches associée à un affichage complexe des résultats pouvant parfois mené à l’extérieur de l’intranet, ce qui peut pousser l’utilisateur à abandonner rapidement ses recherches.

11. Les recherches sont pauvres sur les intranets

D’après une étude de Tech Target datant de 2009, 39% des répondants déclarent « notre intranet a beaucoup de contenu statique mis à jour par quelques personnes. ». On observe également que 45% des répondants passent trois heures ou plus par semaine à rechercher des informations sur un intranet.

45% 39%

9

De plus, les intranets ne sont pas en lien avec la croissance des revenus ou de l’innovation, pour preuve les résultats de cette enquête de TechTarget cité précédemment qui s’est penchée sur la capacité de l’intranet à atteindre les objectifs planifiés en terme d’innovation de produit, de croissance des revenus et d’économie des coûts internes :

12. Capacité des intranets pour atteindre les objectifs planifiés

3) Améliorer l’intranet classique Au cours d’une étude de McGovern datant de 2010, les répondants ont été

invités à énumérer les moyens par lesquels leur intranet pourrait être amélioré. La pluparts ont alors parlé d’une meilleure organisation du contenu et de la classification, suivi par une plus grande facilité à trouver de l’information. Les répondants ont également mis en avant le manque de clarté de la stratégie de l’intranet, la nécessité de se débarrasser du contenu dépassé et le besoin de partager les connaissances.

13. Top 5 des modifications pouvant améliorer l'intranet

22%

55%

52%

22%

19%

16%

8%

9%

8%

46%

15%

20%

2%

2%

4%

économies de coûts internes

croissance des revenus

innovation de produit

Domaine non concerné ne sais pas encore pas d'ojectifs prévus

objectifs atteinds objectifs dépassés

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On peut alors imaginer qu’une solution à cette problématique d’intranet dépassé et de lui adjoindre un RSE capable de remettre en question la communication interne de l’entreprise et offrant aux collaborateurs de l’entreprise la possibilité de s’engager, transformant ainsi notre intranet classique mais désuet en intranet social.

D. Concevoir un intranet social ou un RSE

Aujourd’hui, l’intranet classique, ou traditionnel, n’a pas su se développer assez pour être réellement efficace. Comment alors faire de l’intranet un outil efficace ? Comment être en adéquation avec la logique de « connexion permanente et mobile » de notre monde actuel ?

1) Définition d’un intranet efficace Pour être efficace, un intranet doit parler de l’individu et de l’organisation, dire

ce qui est nécessaire au travail, fournir les applications et le contenu nécessaires au travail, être fondé sur un cadre de gouvernance simple et claire et compléter l’existant, et non le remplacer.

14. Fonctionnalités permettant à un intranet d'être efficace

Il s’appuie sur 4 pôles (Profil, Social, Contenu et Applicatif) ainsi que sur une bonne gouvernance.

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15. 4 pôles de l'intranet

16. Schéma détaillé de notre intranet

2) Mise en place d’un intranet social en 10 étapes La mise en place de notre intranet social va s’effectuer en 10 étapes :

1. Recueil des besoins des métiers

2. Recueil des besoins des utilisateurs

3. Rédactions des bonnes pratiques

4. Planification de la mise en place

5. Mise en place de la stratégie de gouvernance

6. Elaboration de l’architecture

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7. Création de maquettes

8. Elaboration du design

9. Mise en production

10. Accompagnement

17. Mise en place d'un intranet social en 10 étapes

3) Une alternative : le RSE externe

a) Exemple de Linked In Linked In, réseau social professionnel, a

annoncé dernièrement être en train de développer sa propre version d’un RSE. Celui-ci

prendrait la forme d’un espace restreint au sein même du site de Linked In. Cet espace serait réservé aux membres d’une seule et même entreprise qui pourrait alors échanger en toute discrétion et confiance comme s’ils étaient sur l’intranet de leur société.

Cette solution tire son avantage du fait que de nombreux professionnels sont déjà enregistrés sur Linked In à titre privé. On peut alors espérer un meilleur taux de participation sur un tel réseau que sur un autre réseau totalement interne.

Cependant, on peut se demander si les chefs d’entreprises ne seront pas quelques peut réticent à l’idée d’exporter leur réseau internet sur un site externe.

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E. Pourquoi le développement d’un RSE ?

Même si elles ne s’en rendent pas forcement compte, les entreprises demandent de façon intensive un RSE au sein de leur entreprise (sans toutefois savoir forcement formuler leur demande avec ce terme de RSE)

18. Les difficultés de formuler un besoin convenablement

On constate en effet que 65% des entreprises affirment l’importance du « social business » dans la « fidélisation » des employées et souhaitent donc une évolution des outils de communication interne, de type intranet, dans le but d’y apporter des espaces « sociaux » permettant aux employées de l’entreprise d’être connus et reconnus au niveau de leur

apport, le tout dans le but de valoriser et de rassurer les employées.

En bref, 65% des entreprises veulent un RSE sans vraiment le savoir.

Cette demande s’explique par une logique de service qui s’oriente de plus en plus vers l’employé qui se retrouve alors au centre de l’entreprise.

19. Le RSE au service de l'employé

65%

14

Nous passons alors du trio Processus-Profit-Pouvoir à celui de Pertinence-Personnalisation-Productivité.

20. Des 3 P aux 3 P

F. Inconvénients d’un RSE

L’inconvénient majeur du RSE réside dans sa mise en place et son adoption difficile en entreprise.

1) Quels sont les obstacles à la mise en place d’un RSE Il apparait très clairement que dans la plupart des cas, le manque de soutien de

la part de la direction, ainsi que le fait de placer la priorité sur d’autre point, représentent un véritable obstacle à la mise en place d’un RSE. De plus, on pourra parler d’un manque de support de la part des équipes IT, ainsi que des problèmes liés à des préoccupations politiques. Enfin, on pourra également citer une mauvaise analyse de la rentabilisation, ainsi qu’une apathie générale vis-à-vis du RSE.

21. Principaux obstacles à la mise en place d'un RSE

10,00%

9,00%

9,00%

10,00%

12,00%

18,00%

18,00%

autre

apathie

analyse de rentabilisation

préoccupations politiques

manque de support des équipes IT

d'autres priorités plus grandes

Le manque de soutien de la direction

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2) LA difficulté : la conduite au changement Disons-le clairement : implémenter un RSE n’est pas un challenge technologique,

c’est un changement culturel ! En effet, si la technologie du web 2.0, base de l’entreprise 2.0 et du RSE, représente un support de l’intelligence collective, il n’en représente pas un moyen de l’atteindre.

Pour mettre en place un RSE, il faudra faire face à l’hostilité que peuvent montrer de façon inconsciente de nombreuses personnes vis-à-vis du changement et de l’évolution technologique.

De plus, la société se fait une image négative des réseaux sociaux qu’elle se représente comme un facteur de la baisse de la productivité. Cette méfiance se traduit par un accès limité, si ce n’est bloqué aux outils sociaux.

22. "Les réseaux sociaux c'est pas productif et c'était mieux avant!"

Nous l’avons dit précédemment : un grand nombre d’entreprise ressentent le besoin d’avoir un RSE, ils jugent que leur usage est nécessaire, cependant ils ont tendance à rejeter l’idée même du RSE en tant que tel lorsqu’on leur en propose un. En résumé, ils acceptent l’usage mais pas l’outil !

23. Les difficultés de faire adopter l'idée d'un RSE, bien que le besoin soit formulé

3) Rôle d’un manager dans la mise en place d’un RSE Le manager a un rôle primordial dans la mise en place et l’adoption d’un RSE. En

effet, il doit faire adopter de nouvelles pratiques managériales d’avantage orientées collaboration en animant les échanges, en favorisant la coopération et en veillant à la bienveillance des interventions.

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24. Le manager, un rôle prépondérant dans l'adoption d'un RSE

En bref, il devient un motivateur de l’équipe et des communautés qu’il anime, faisant aboutir les innovations en suscitant et valorisant les idées des collaborateurs.

Cependant, il peut arriver qu’un manager soit en désaccord avec ces nouvelles pratiques, et puisse avoir du mal à les accepter. Il est alors nécessaire de lui exprimer très clairement les objectifs de ce RSE qui lui est imposé, cette démarche passant par son implication dans la définition des objectifs du RSE le plus tôt possible.

Le Manager ne devra pas nuire aux volontés de coopérations, et devra proscrire toute démarche autoritaire ou de rétention d’information.

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4) 9 conseils pour mettre en place un RSE Afin de dépasser cette problématique d’adoption du RSE, il est bon de suivre les

9 conseils suivants :

1. La direction est la plus à même de lancer le réseau et faire la promotion de son

utilisation. Celle-ci doit se montrer transparente, être impliquée et servir d’exemple

2. Choisir un sponsor capable de supporter et aider à diffuser le projet. On privilégiera le

département RH, candidat idéal qui possède une plus grande crédibilité pour les

collaborateurs. On n’oubliera pas non plus d’impliquer le département IT.

3. Fixer et diffuser les règles d’usages du réseau. Celle-ci doivent être assez précise et

connue de tout le monde pour que chacun sache ce qu’il peut exprimer ou non.

4. Organiser le lancement de votre réseau pour que celui-ci soit le plus efficace possibles.

Pour cela, utilisez au minimum 3 canaux de diffusions.

5. Fidéliser les utilisateurs du réseau. Pour cela, constituez un réseau de personnalités

capables de dynamiser votre réseau en le dotant de contenus intéressants et en

encourageant ainsi les autres utilisateurs à faire de même.

6. Intégrer au réseau des fonctionnalités qui faciliteront la vie des employées. Si les

employées trouvent utile de se connecter au réseau afin de faciliter leurs taches, ils se

connecteront plus facilement.

7. Privilégier les espaces ouverts. Les utilisateurs demanderont rapidement à bénéficier de

groupe de discussion fermés, mais l’on peut s’interroger sur l’efficacité de tels espaces sur

la collaboration et l’innovation.

8. Mettre en avant le talent et les connaissances des employées. On encouragera ainsi les

groupes d’innovations en répondant à tous commentaires concernant des suggestions et

améliorations.

9. Récompenser les membres les plus impliqués en utilisant des outils de

« gamification/ludification » et en mettant ainsi en place un esprit sain de compétition.

De plus, ce genre d’outil vous servira de « thermomètre de l’atmosphère sociale » et vous

permettra de découvrir des leaders insoupçonnés.

25. 9 conseils pour mettre en place un RSE

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G. Webographie

Claude SUPER. Social Business pour les entreprises (restons concrets). Le Blog de Claude

Super. 4 juin 2012. http://claudesuper.com/2012/06/04/social-business-pour-les-

entreprises-restons-concrets/

Claude SUPER. [infographie]-Intranet social : un parcours d’obstacle ?. Le Blog de Claude

Super. 15 février 2012. http://claudesuper.com/2012/02/15/infographie-intranet-social-

un-parcours-dobstacles/

Claude SUPER. Entreprises 2.0, Social business, collaboration : quel intranet demain ?. Le

Blog de Claude Super. 21 mai 2012. http://claudesuper.com/2012/05/21/entreprise-2-0-

social-business-collaboration-quel-intranet-demain/

Claude SUPER. L’intranet est mort, vie la #DigitalWorkPlace. Le Blog de Claude Super. 21

novembre 2011. http://claudesuper.com/2011/11/21/lintranet-est-mort-vive-la-

digitalworkplace/

Réseau social d’entreprise. Wikipedia. 1er juillet 2013.

http://fr.wikipedia.org/wiki/R%C3%A9seau_social_d%27entreprise

Claude SUPER. Intrapreneurship : mythe ou opportunité ? (#intranet). Le Blog de Claude

Super. 14 septembre 2011. http://claudesuper.com/2011/09/14/intrapreneurship-mythe-

ou-opportunite-intranet/

Sonia RUIZ. 10 conseils pour lancer avec succès un Réseau Social d’Entreprise. ZYNCRO Le

Blog de l’Entreprise 2.0. 27 juillet 2012. http://fr.blog.zyncro.com/2012/07/27/10-

conseils-pour-lancer-avec-succes-un-reseau-social-dentreprise/#.UbbKSdjcxuJ

Entreprise 2.0. Wikipedia. 7 juin 2013. http://fr.wikipedia.org/wiki/Entreprise_2.0

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janvier 2010. http://www.atelier.net/trends/articles/entreprises-francaises-coutumieres-

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Vincent BOUTHORS. Réseau social d’entreprise : le rôle clé des managers. 01net. 29 mai

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Aref JDEY. Etude Microsoft : Perceptions et usages des Réseaux Sociaux d’Entreprise (RSE).

Demain la veille. 3 juin 2013. http://www.demainlaveille.fr/2013/06/03/etude-microsoft-

perceptions-et-usages-des-reseaux-sociaux-dentreprise-rse/