1. Information consultation anti tabac

2. Arrêtés des comptes 2011

3. Audit de suivi / certification 15 et 16 mars 2012

4. Services fonctionnels : projets 2012

• Ressources humaines

Réunion du personnel 31 mai 2012

1

• Ressources humaines

• Informatique et télécommunications

• Juridique

• Comptabilité & Finances

• Accueil / Logistique

• Communication

Résultat 2011

Résultat d’exploitation - 907 k€

Résultat financier + 84 k€

Résultat exceptionnel + 2 k€

Résultat comptable - 822 k€

Dotations et reprises sur amortissements 81 k€

2

Dotations et reprises sur amortissements 81 k€

(antérieures à 2010)

Réintégration du résultat 2010 1 058 k€

Résultat budgétaire 2011 318 k€

Evolution de la consommation budgétaire

Réalisé 2010 Budget 2011 Réalisé 2011 R-BR2011/

R2010

LOISIRS 3 544 K€ 2 917 K€ 2 927 K€ 10 K€ - 17 %

JUNIORS 7 359 K€ 7 415 K€ 7 600 K€ 185 K€ 3 %

3

VACANCES 4 709 K€ 5 524 K€ 5 352 K€ - 172 K€ 14 %

PSAN 9 740 K€ 10 816 K€ 10 397 K€ - 419 K€ 7 %

COMMUNS 2 633 K€ 2 982 K€ 3 067 K€ 85 K€ 16 %

34%

35%

36%

28%

26%

26%

16%

17%

18%

10%

13%

10%

11%

9%

10%

2009

2010

2011PSAN

Juniors

Vacances

Répartition de la consommation budgétaire

38%

38%

36%

33%

31%

30%

9%

11%

13%

6%

8%

8%

14%

12%

13%

0% 20% 40% 60% 80% 100%

2006

2007

2008

Loisirs

Services

communs

1- Audit de suivi n°2 : 15 et 16 mars 2012

2- Action prioritaire : fiches « actions de progrès »

3- Préparation au renouvellement de certification

Management de la qualité

3- Préparation au renouvellement de certification

…..début 2013

4- Rédaction des modes opératoires

Management de la qualité

� Audit de suivi n°2 : 15 et 16 mars 2012

� Processus audités :

� Processus Management (Direction Générale + SMQ)

� Processus RH

� Processus Informatique

6

� Processus Informatique

� Processus Communication

� Processus opérationnels (Achat, Vente, Ecoute-clients)

2

o Pas d’écart constaté par rapport à la Norme ISO 9001:2008

o 3 points forts soulignés

• qualité des évaluations des produits par l'AGOSPAP issues des

évaluations client

Management de la qualité

7

évaluations client

• qualité du travail effectué sur la mise à jour des dossiers du personnel

(mise en valeur des compétences, critères de recrutement clairs, fiches

de poste liées aux contrats de travail).

• rigueur du processus achat : MAPA et appel d'offres sur les produits,

bilan des activités par produits et évaluation des fournisseurs.

Management de la qualité

� Action prioritaire sur les fiches « actions de progrès »:

� Inscrire les projets dans le SMQ, soit dans 1 gestion de projet

soit, plus simplement, comme action de progrès. (Un projet est souvent

mis en place pour corriger ou anticiper un dysfonctionnement. Ex: changement du système informatique,

évolution du site Internet.....)

� Retranscrire les dysfonctionnements ayant fait l'objet d'une

8

� Retranscrire les dysfonctionnements ayant fait l'objet d'une

recherche des causes dans les fiches de progrès : bilan,

rassemblement sur plusieurs incidents....

� Indicateurs qualités : déclencher des actions de progrès quand

les résultats ponctuels ne sont pas bons, même lorsque les

résultats sur 1 plus longue période le sont (ex : mensuelle ou

trimestrielle).2

Management de la qualité

� Préparation au renouvellement de certification début 2013

� Audit à planifier avant le 19/01/2013

� Suivi du plan d’action 2012 établi en fonction des résultats du dernier audit

de suivi

� Suivi du plan d’audits internes validé en revue de Direction

� Formation des nouveaux arrivants à la qualité et au SMQ des services de

l’Agospap

9

l’Agospap

� Choix d’un prestataire pour le renouvellement de la certification (mise en

concurrence)

� Rédaction des modes opératoires

� Procédures à compléter par des modes opératoires précisant comment

effectuer certaines tâches, notamment :

� Volumétrie des boîtes Outlook

� Qualité des réponses mail2

Service Ressources Humaines

Quelques données chiffrées 2011/2012

Formations en coursFormations en cours

Elections professionnelles (délégation unique)

I/ Les R.H. en quelques chiffres (2011)Quelques données chiffrées 2011/2012

Employé

=> AM

AM =>

Cadre

intégré

Cadre

Intégré =>

cadre

autonome

Total

Passage à la

catégorie

supérieure

8 2 1 11

Employé Agent Cadre

Total

Promotions / mutations 2011-12Personnel « siège » au 30/04/2012

H F Total %H %F

CDI 23 55 78 29,5 70,5

Age Moyen Ancienneté moyenne

H F H F

46 44 13 13

Service Ressources Humaines

11

2

Employé Agent

Maîtrise

Cadre

IntégréTotal

Changement

d'emploi 2 2 2 6

Mutation

interne par

changement

de service

2 0 0 2

TOTAL 10 4 2 19

44,84 12,65

CDD

Equivalent temps plein16,33

Nbre de bulletins

de paie édités

375

Personnel « saisonnier » 2011

Formations en cours

o Information des seniors à un âge clef de la vie professionnelle

(préparation retraite)

o Gestion des clients difficiles et du stress

Service Ressources Humaines

12

o Management de proximité

o Sensibilisation de l’ensemble du personnel à la prévention et à la

gestion des risques psychosociaux

2

Elections professionnelles (délégation unique)

o Nombre de représentants à élire :

o 4 titulaires & 4 suppléants

o Répartition des sièges entre les collèges :

Service Ressources Humaines

13

o Répartition des sièges entre les collèges :

1er collège « employés » : 2 titulaires - 2 suppléants

2ème collège « agents de maîtrise» : 1 titulaire - 1 suppléant

3ème collège « cadres » : 1 titulaire - 1 suppléant

2

o Signature par les Organisations syndicales et la Direction le 10/05

• un accord concernant la durée du mandat des élus 2012 : 3 ans

• un protocole d’accord préélectoral précisant les modalités d’organisation

et de déroulement des opérations électorales

Elections professionnelles (délégation unique)Service Ressources Humaines

14

o 1er tour de scrutin : vendredi 15 juin de 10h à 15h (Rotonde)

o 2ème tour de scrutin éventuel : vendredi 29 juin

2

1- Amélioration du réseau informatique

2- Téléphone

Service Informatique & Télécommunications

2- Téléphone

3- Evolution du système d’information

15

Service Informatique & Télécommunications

� Fibre optique de la ville de Paris en 2011

� 50 Mb/s contre 8 Mb/s précédemment

� baisse des coûts dans la gestion des noms de domaine

� Changement switchs et prises en 2012

� Les prises murales ont 25 ans et sont câblées en cat.3 (10 Mb/s

Amélioration réseau informatique

16

� Les prises murales ont 25 ans et sont câblées en cat.3 (10 Mb/s

quand la norme est désormais de 1 Gb/s)

� Les équipements réseaux ont 12 ans et ne supportent plus les

quantités de données circulant à l’Agospap

2

o Central téléphonique et postes changés en 2011• équipement vétuste

• prix à la minute renégocié

o Nouveau numéro (tarif local) : 17 septembre 2012

o Internalisation du Serveur Vocal Interactif (SVI) : septembre 2012

Service Informatique & TélécommunicationsTéléphone

o Internalisation du Serveur Vocal Interactif (SVI) : septembre 2012

• Réactivité accrue (24h pour un modification contre 10 jours aujourd’hui)

• Flexibilité de l’outil

• Connexion à la base de données Unimaxis (communication du QF aux OD)

• Audit externe

• 3 possibilités : 1 choix à faire à la rentrée

• Marché AMOA (en parallèle) • Recensement des besoins fonctionnels

• Rédaction des cahiers de charges

• Comité de pilotage

Service Informatique & TélécommunicationsEvolution du système d’information

• Comité opérationnel

• 18 mois de développement

18

Service Juridique

1- Centralisation du Quotient Familial (QF)

2- Marchés

19

2

3- Contentieux

Quelques chiffres

Saisons Eté 2011 et Hiver – Printemps 2011-12

29 398 QF calculés

Calcul du QF

Service Juridique

20

2

Par tranche de QF

Q1 Q2 Q3 Q4 Q5 Q6 Q7 Q8

4 553 4 777 5 004 4 477 4 374 3 502 1 856 855

Annualisation du Quotient Familial

o Une année civile = un quotient familial

Calcul du QF

Service Juridique

21

2

o Une année civile = un quotient familial

o Communication plus lisible vis-à-vis des OD

o Eviter de fonctionner avec 2 QF à une même date

Marchés

o Amélioration continue des cahiers des charges et des critères de

sélection

o Simplification du dossier réclamé aux prestataires

o Marchés à venir :

• photocopieurs,

• certification,

Service Juridique

22

2

• certification,

• fournitures de bureau,

• assistance maîtrise d’ouvrage pour la définition du futur

système d’information

o Une CAO unique (à l’étude)

Service Juridique

Quelques chiffres

o au 31/12/2011 : sommes mises en contentieux

183 000 € (en cumul pluriannuel)

o 80 % sur le service Juniors : paiement après séjours

Montant des sommes mises en contentieux de 2008 à 2011 sur les Juniors

Contentieux

23

2

Année 2008 2009 2010 2011

Montant 39 983 € 52 339 € 68 101 € 48 454 €

Nombre d’OD 146 153 184 154

Sommes à

recouvrir

8 284 € 19 440 € 35 752 € 31 392 €

Service Juridique

A court terme :

o prévoir 1 fichier unique entre la comptabilité et le service

juridique : meilleur suivi

o installer 1 TPE au bureau 28

A moyen terme :

Contentieux

24

2

A moyen terme :

o revoir les conditions générales de vente (à l’étude)

o intégrer le suivi des contentieux dans le futur système

d’information de l’association

Service Comptable et financier

1- Présentation du service

2- Volumes traités

25

3- Projets 2012

Service Comptable et financier

� Service fonctionnel composé de 8 collaborateurs

Laurent GILIBERTIAdjoint au responsable de Service

Olivier-Noël SANTIResponsable de Service

Olivier-Noël SANTIResponsable de Service

26

2

Corinne ABACHINResponsable Caisse

Caisse

Sarah CHATAINComptabilité fournisseurs

Bernard BEN CHEMOUL

Comptabilité fournisseurs

Marie-Claire LEROYComptabilité fournisseurs

(+ contrôle de gestion)

Monique DEMONCEAUX

Comptabilité Caisse

Finances gestion de trésorerie

Eric PREMJEEComptabilité clients

Comptabilité Clients / Fournisseurs

o Principales missions de la caisse :

• traiter, vérifier et comptabiliser les encaissements et les décaissements • encaissements issus des ventes (Loisirs – Vacances – Juniors) réalisées en interne

Corinne ABACHINResponsable Caisse

Monique DEMONCEAUXComptabilité Caisse

Service Comptable et financierSecteur « caisse »

• encaissements issus des ventes (Loisirs – Vacances – Juniors) réalisées en interne

• encaissements des règlements en espèces des agents

• paiements des notes de frais, des aides exceptionnelles et des prestataires

• assurer l’accueil au guichet : paiement des aides exceptionnelles, avances, notes de frais…

Pour des raisons de sécurité le volume d’espèces détenu a été considérablement réduit

27

o Principales missions du secteur « clients et fournisseurs » : • Comptabilité clients

• procéder au rapprochement des encaissements par cartes bancaires avec la banque

• effectuer les interventions et corrections sur les comptes suite aux anomalies

Eric PREMJEEComptabilité clients

Marie-Claire LEROYComptabilité fournisseurs

(+ contrôle de gestion)

Bernard BEN CHEMOUL

Comptabilité fournisseurs

Sarah CHATAINComptabilité fournisseurs

Service Comptable et financierSecteur « clients et fournisseurs »

• effectuer les interventions et corrections sur les comptes suite aux anomalies

• procéder aux relances clients et à la mise à jour des créances douteuses

• suivre la facturation des établissements conventionnés (13)

• traiter les chèques impayés, des prélèvements et des rejets de prélèvement

• contrôle et justificatif des soldes clients (5 869 à fin 2011)

• Comptabilité fournisseurs• comptabilisation et mise en paiement des factures fournisseurs

• traitement comptable des bordereaux directeurs

• analyse des comptes fournisseurs

28

o Chèques bancaires : 41 728 en 2011 (41 417 en 2010)

o Cartes bancaires : 102 605 en 2011 (97 562 en 2010)

o Factures : 10 643 en 2011 (9 572 en 2010)

Volumes traitésService Comptable et financier

o Factures : 10 643 en 2011 (9 572 en 2010)

o Comptes clients à justifier : 5 869 au 31/12/11

29

Changement de logiciel comptableo Remplacement du progiciel comptable « ANAEL », acquis en 2001 par le

logiciel comptable, « SAGE » fin juillet 2011, suite à un appel d’offres

o Logiciel opérationnel : • Extraction des comptes 2011

• Finalisation de la mise en place en-cours :

• quelques dysfonctionnements

Service Comptable et financierProjets de service

• quelques dysfonctionnements

• mise en place de tableaux annexes au bilan par l’outil « Business Object » intégré

dans le logiciel

• mise en place d’une gestion de trésorerie

• mise en place du lot numéro 2 :

• gestion des bons de commande et des engagements « Achats - Budget -

Engagements »

• gestion des marchés (suivi financier des marchés)

30

Centre d’appels

� Nouveau SVI plus maniable et plus performant

� (point développé par les services informatique et communication)

� Missions et tâches des téléopératrices

� possibilité pour les OD de continuer à joindre une téléopératrice

31

après la mise en fonction du nouveau SVI

� domaine de compétences des téléopératrices inchangé

� missions annexes maintenues : 1 « référent» pour chaque service

opérationnel

2

Accueil-Logistique

� Changement du véhicule Agospap en avril dernier� remplacement du Citroën C8 (monospace) par un Renault Kangoo

(ludospace/utilitaire)

� Nettoyage des locaux � mise en place d’une fiche de contrôle qualité

� contrôle mensuel effectué en présence du prestataire

� Travaux d’électricité

32

� Travaux d’électricité� pose de prises de courant sous les bureaux (1er et 2ème étages)

� adjonction d’un disjoncteur (armoire électrique 2ème étage)

� réparation de l’éclairage du placard de l’agence

� correction des problèmes de disjonction récurrents au 1er étage en attente de devis

� Renouvellement du parc de photocopieurs� dossier en cours (appel d’offres)

2

Service communication

1- Groupe accueil / incivilités

2- Publications Agospap

Du 24 juin 2009

1

2- Publications Agospap

3- Communication spécifique : nouveau n°de tél

o Volonté du président et de la direction générale

o Groupe accueil (SMQ) réactivé suite à des incivilités :

siège, hors siège, téléphone, mails

o Composition, 1 représentant :• Vacances / Loisirs

• PSAN

Groupe accueil / incivilités

Service communication

34

• PSAN

• Juniors

• Accueil Agospap

• Centre d’appels

• Communication

• Logistique

• Juridique

o Propositions du groupe / décisions DG / prise de position du

président • intervention du président auprès des administrations fondatrices et

en instance

• formation accueil / gestion des conflits / gestion du stress

• travaux en cours dans les groupes de travail

Groupe accueil / incivilités

Service communication

35

• travaux en cours dans les groupes de travail

• décision DG/RH : octroi/renforcement de CDD, lissage de l’activité,

recours aux chargées de mission « polyvalentes »

• mise en place d’un tableau de suivi des incivilités

• campagne « incivilités » : en cours

Publications

Service communication

o Rapport d’activité : version définitive fin juin + dépliant chiffres

clés

o Brochures • Date de parution : dépôt poste le 1/02 pour les brochures été

• Reconduction du concept graphique avec des aménagements de

maquettes :

36

• valorisation des produits : photos + grandes, nouveaux pictos

• valorisation des activités : entrées de chapitre « photos voyages »

o Journal institutionnel : • plus d’ouverture dans la continuité du n° de février : interview sociologue

• n° de septembre : interviews à prévoir

o Plaquette institutionnelle : mise à jour en cours

Communication spécifique sur le nouveau n° de tél

o Message : supports « produits »• 1ère de couverture des brochures hiver 2012/13

• flyers à insérer : • dans les envois billetteries Loisirs et spectacle de fin d’année

• carnets de séjour

• calcul QF…

• mise à disposition des relais et à l’accueil billetterie

Service communication

37

o Messages institutionnels • articles Trait d’union, AP-HP magazine, lettre capitale

• éditoriaux des brochures

• facture, papier à entête

o Web• bannière

• pages contacts, FAQ…