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Réunion sur l’avenir des Règles pour la description des documents d’archives (RDDA)

Bibliothèque et Archives Canada (BAC), 395, rue Wellington, à Ottawa

Le jeudi 4 février 2016, de 9 h à 17 h

Compte rendu des délibérations rédigé par Kat Timms, Bibliothèque et Archives Canada

PARTICIPANTS

Animateur de la réunion

François Cartier, Université de Montréal

Membres du Comité canadien de description archivistique (CCDA)

Richard Dancy (chef de projet), Simon Fraser University

Raymond Frogner (agent de liaison du Comité de direction du Conseil canadien des archives [CCA]),

Royal BC Museum

Lisa Snider (représentante de l’Association of Canadian Archivists archivistes [ACA]), Musée canadien

pour les droits de la personne

Kat Timms (représentante de BAC), Bibliothèque et Archives Canada

Heather MacNeil (conseillère), University of Toronto

* Prenez note que le poste de représentant de l’Association des archivistes du Québec (AAQ) était vacant

au moment de la réunion.

Participants invités

Greg Bak, University of Manitoba

Creighton Barrett, Dalhousie University Archives

Sean Berrigan, Conseil canadien des archives

Martine Cardin, Université Laval

Jennifer Douglas, University of British Columbia

Rene Georgopalis, Archives Society of Alberta

Dan Gillean, Archives Association of British Columbia

Paul Henry, Archives de la Ville d’Ottawa

Tim Hutchinson, University of Saskatchewan Archives and Special Collections

Bill Leonard, Bibliothèque et Archives Canada

David Mawhinney, Mount Allison University Archives

Christina Nichols, Conseil canadien des archives

Jamie Serran, Council of Nova Scotia Archives

Anna St. Onge, York University Clara Thomas Archives and Special Collections

Lara Wilson, Conseil canadien des archives / University of Victoria Archives

Observateurs

Jarad Buckwold, University of Manitoba

Courtney Maxwell-Alves, University of Toronto /section étudiante de l’ACA

Keven Palendak, Université d’Ottawa/ University of Manitoba

Michelle Spelay, University of British Columbia

Amy Spooner, University of British Columbia

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Personnel de BAC/du CCA

Guy Berthiaume, BAC

Anne Chartrand, BAC

Émilie Chirip, BAC

Hilary Morgan, BAC

David Knox, BAC

Louise Charlebois, CCA

Isabelle Allain, CCA

Introduction

Il s’agit d’un résumé des volets discutés lors de la réunion, chacun correspondant à l’un des

six regroupements thématiques présentés dans le sondage national lié aux consultations administré par

le CCDA à l’automne 20151. Le présent document (et la version originale anglaise) a pour but de fournir

un supplément d’information aux enregistrements audiovisuels pleine durée de l’événement.

Questions liées au groupe 1 – But et portée de la norme : Résumé des discussions

La discussion s’amorce par la présentation des résultats du sondage, selon lesquels, bien que la majorité

des répondants souhaitent du changement, il y a une très nette division entre le remplacement des

RDDA par la Norme générale et internationale de description archivistique (ISAD[G]) et le maintien d’une

norme canadienne distincte.

Pour ce qui est de l’adoption globale de la norme ISAD(G) [et l’abandon d’une norme nationale pour le

Canada], on mentionne que la norme ISAD(G) n’a jamais été destinée à prendre sa place, celle-ci devant

plutôt être utilisée de pair avec des normes nationales. De plus, la mise en œuvre nationale de la

norme ISAD(G) pourrait comprendre des additions afin de corriger des lacunes actuelles de la

norme ISAD(G), notamment en ajoutant des éléments liés à l’historique de la conservation et des

éléments liés au domaine de contrôle de la description (afin de souligner davantage la

responsabilisation de l’archiviste en étayant ses interventions sur les documents). On mentionne

également l’absence dans les normes encadrant actuellement les descriptions archivistiques, en général,

de certaines règles pertinentes pour les documents électroniques.

En ce qui concerne l’adoption de la norme Describing Archives: A Content Standard (DACS) [l’abandon

d’une norme nationale pour le Canada], on cite la norme DACS à titre d’exemple de norme nationale qui

cadre avec la norme ISAD(G). Quels changements ou ajouts a-t-on apportés plus particulièrement à la

norme DACS pour illustrer son approche nationale distincte à partir du cadre de la norme ISAD(G)?

Pourrait-on réutiliser la norme DACS ou l’adapter au contexte canadien?

1 Les questions du sondage sont tirées intégralement du document d’information accessible à partir du lien

suivant : http://www.cdncouncilarchives.ca/survey/CCADMtgExperts_FR.pdf (en français); http://www.cdncouncilarchives.ca/survey/CCADMtgExperts_EN.pdf (in English).

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Un participant qui avait pris part au Canada-US Task Force on Archival Description (groupe de travail

CUSTARD) mentionne que, à l’époque, les Canadiens étaient d’avis qu’elle n’était pas suffisamment

détaillée, quoique la situation peut avoir changé depuis.

Le maintien d’une norme nationale pour le Canada permettrait de refléter des aspects propres au

contexte canadien (p. ex., le bilinguisme et les préoccupations possibles à l’égard des

Premières Nations). Nous pourrions alors garder la situation en main quant à notre propre norme de

description, plutôt que d’en confier la gestion au Conseil international des archives (CIA) [en ce qui a

trait à la norme ISAD(G)] ou à la Society of American Archivists (SAA) [pour ce qui est de la norme DACS].

Relativement au principe de « guichet unique », cette approche est utile dans le cas des petits services

d’archives rédigeant des descriptions, puisqu’il n’est pas toujours avantageux ou pratique de devoir

constamment consulter d’autres normes. C’est avantageux lorsqu’une seule norme peut s’appliquer à

tous les supports. Précisons que les RDDA2 n’ont pas reçu un accueil favorable parce que, entre autres,

il y avait divergence d’opinions quant à l’inclusion des instructions relatives aux supports.

Les résultats du sondage indiquent qu’il y a division entre les répondants qui veulent, d’une part, une

norme très détaillée et, d’autre part, une norme simple. De plus, selon les résultats du sondage, les

Canadiens ne connaissent pas aussi bien les autres normes que les Américains (ce qui est aussi relié au

fait que la norme DACS est axée sur des normes externes pour des supports donnés ou d’autres

besoins).

Un participant mentionne qu’il serait utile d’avoir plus d’information sur le fonctionnement « pratico-

pratique » si l’on adoptait une approche concertée par rapport aux normes (on mentionnerait d’autres

normes dans les RDDA) et sur le résultat, plus particulièrement, si l’on décrivait des documents

électroniques. Puisqu’il est possible que les normes se chevauchent (p. ex., tant le schéma de

description des objets des métadonnées [SDOM] que la norme PREMIS renferment des renseignements

sur les droits), il faudrait coordonner les normes et fournir une explication sur le mode d’utilisation en

parallèle.

Pour ce qui est de garder les RDDA axées seulement sur la description archivistique, le groupe en

général est d’accord sur ce point. Les RDDA pourraient renvoyer à des normes rattachées à d’autres

types de description (p. ex., des directives sur le catalogage) ou à des activités archivistiques (p. ex.,

l’acquisition, la préservation). Si l’on maintient l’accent sur la description archivistique, il faut englober

les notices d’autorité utilisées pour les archives. On fait également mention des travaux effectués par le

Groupe de travail du CCA sur la norme nationale d’acquisition.

Autres facteurs à prendre en considération :

1. Un participant remet en question le rôle des fournisseurs dans les discussions sur les normes. Il

y a peu de fournisseurs dans ce segment du marché canadien. Les normes sont-elles moins

importantes en ce qui a trait à la création d’instruments de recherche électroniques? D’autres

participants soulignent que les fournisseurs s’adapteront aux exigences des archivistes et qu’il

incombe à la profession de formuler ses exigences et ses normes.

2. Un participant indique que les normes pour la description des documents, comme les RDDA,

jouent un double rôle : soutenir les activités de conservation des archives, mais aussi la

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recherche et l’accès. Est-ce la meilleure approche et quel devrait être le juste équilibre entre les

deux?

3. La promotion de l’interopérabilité ne signifie pas nécessairement amenuiser les différences

entre les normes découlant de différents domaines (p. ex., GLAM : galeries, archives,

bibliothèques et musées). Il faut d’abord définir les entités et les éléments dans leurs domaines

respectifs avant de pouvoir établir des liens sémantiques entre les domaines. Même si les

correspondances entre les normes sont des outils de référence utiles, la migration des données

est toujours plus complexe qu’on s’y attend.

4. Les liens hiérarchiques entre les niveaux de description ont, pour la majorité des utilisateurs,

peu d’importance, ceux-ci ne cherchant qu’à y accéder. Serait-ce problématique si l’on

estompait les différences entre les traditions liées aux descriptions dans plusieurs domaines

(p. ex., les bibliothèques et les archives)? De quoi les utilisateurs ont-ils besoin? Connaissons-

nous vraiment leurs besoins? Quels choix pourrions-nous faire pour mieux les servir?

On discute de l’apparente opacité des activités menées par le groupe d’experts sur la description

archivistique (EGAD) du CIA, y compris le manque de clarté quant à la façon de se joindre au groupe.

Bien que de l’information ait été affichée sur le site Web de l’EGAD et communiquée lors de conférences

(surtout aux États-Unis et en Europe), on en sait bien peu en général sur l’état d’avancement des

travaux. Cependant, cette situation pourrait être en partie imputable au fait que les premières ébauches

du modèle conceptuel et de l’ontologie sont encore en cours de rédaction (et n’ont donc pas été

distribués à la communauté archivistique aux fins de commentaires). Ces ébauches devraient être prêtes

en 2016.

Même si le groupe souhaite recommander le maintien d’une norme nationale pour le Canada, on

exprime aussi le désir d’influer sur les travaux menés à l’échelle internationale (p. ex., le CIA). Toutefois,

on sait que le CIA ne serait pas en mesure de refléter toutes les préoccupations et exigences

canadiennes dans ses normes.

Un autre fil de discussion porte sur le Comité des normes du CCA ,actuellement inactif, qui était

responsable de suivre les normes pertinentes pour les archives et qui a conçu une base de données

renfermant les renseignements connexes. La base de données existe toujours, mais il faudrait la mettre

à jour. On pourrait aussi relancer les travaux de ce comité.

En bref, il ressort les points suivants des commentaires formulés à la fin de la présente section :

1. Il faut considérer la norme DACS comme un modèle de mise en œuvre nationale de la

norme ISAD(G).

2. Il faut maintenir une norme canadienne distinctive (RDDA), car cela permettrait aux Canadiens

de garder la situation en main. Elle devrait cadrer avec la norme ISAD(G) et le libellé devrait

expliquer le lien avec cette dernière norme (en précisant les différences ou les variations

nationales). Il faudra agir avec prudence puisque les travaux que mène actuellement l’EGAD du

CIA sur son modèle conceptuel pourraient avoir une incidence sur la norme ISAD(G).

3. La question entourant le niveau de granularité de la description des supports n’est pas

entièrement résolue, bien qu’il semble que la proposition consistant à avoir une norme

principale générale avec des guides d’accompagnement aux fins de mise en œuvre renfermant

une orientation détaillée soit la meilleure voie à suivre. Les instructions relatives aux supports

seraient transposées dans ces guides, qui seraient aussi plus faciles à modifier, et ce, plus

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souvent s’ils étaient conservés dans un wiki ou tout autre forum en ligne, par exemple. En

revanche, les règles fondamentales seraient générales et plus difficiles à modifier. Elles

devraient être suffisamment étayées pour soutenir un usage quotidien et inclure assez

d’information contextuelle pour les documents. Les guides de mise en œuvre pourraient aussi

aider à préciser le mode de fonctionnement en parallèle prévu pour les différentes normes, qui

seraient susceptibles de se chevaucher à certains égards.

4. Il est important de suivre de près les travaux menés par le CIA et d’en tenir compte, mais on ne

peut pas s’attendre à ce qu’ils cadrent avec tous les besoins des Canadiens.

5. Les RDDA devraient surtout être axées sur la description, avec des possibilités de se rattacher à

d’autres systèmes ou normes qui sont concentrés sur d’autres fonctions.

6. Il faut établir un équilibre quant au double rôle des normes de description, soit la conservation

des archives et l’exploration par les utilisateurs.

7. Il serait utile de réactiver le Comité des normes du CCA.

8. Il importe que la communauté archivistique soit continuellement consultée quand on tente de

parvenir à un consensus quant aux enjeux et aux options.

Questions liées au groupe 2 – Structure de la norme : Résumé des discussions

La présente portion des discussions porte sur plusieurs fils connexes.

En ce qui concerne un modèle conceptuel sous-jacent ou un modèle de données, on pense qu’il serait

utile de renforcer les éléments liés au contenu et d’insister sur les enjeux touchant la filiation, en plus

de fournir des points d’attache vers d’autres normes. Le modèle conceptuel pourrait sous-tendre les

éléments de la norme de façon implicite (les gens utiliseraient la norme sans savoir qu’elle existe). De

plus, le modèle conceptuel pourrait aider à soutenir l’interopérabilité avec des normes sur d’autres

fonctions archivistiques (ou de manière plus vaste – p. ex., avec d’autres domaines).

Quant à la structure actuelle des RDDA, on se dit préoccupés à l’idée que beaucoup d’archives reposent

sur la structure existante, et que la structure de la norme ISAD(G) ne soit pas intuitive. En conséquence,

il serait problématique de changer la structure. Cette question pourrait toucher particulièrement les

petits services d’archives où des bénévoles rédigent les descriptions archivistiques, certaines risquant

même de ne pas être compatibles avec un environnement de base de données (système archivistique).

Afin de parer cette situation, on mentionne que la structure pourrait être transformée de manière à être

présentée différemment selon les utilisateurs – par exemple, actuellement le format Atom2 permet de

passer des descriptions en vertu des RDDA à celles découlant de la norme ISAD(G). De même, un

participant signale la différence entre la structure de la norme et la structure de la description

archivistique, et mentionne qu’elles n’ont pas besoin d’être équivalentes. Les éléments fondamentaux

et ceux énumérés dans les guides de mise en œuvre pourraient être organisés et présentés

différemment selon les utilisateurs. Par exemple, la structure des RDDA actuelles pourrait être

reproduite sous la forme d’une option d’affichage dans les nouvelles RDDA révisées. Il existe des outils

technologiques pour réaliser divers affichages ou extraire des résultats variés à partir d’éléments de

base.

2 https://www.artefactual.com/services/atom-2/

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On discute des mesures à prendre pour publier ou constituer les RDDA, par exemple, dans un

environnement numérique et s’il est faisable ou utile de n’avoir qu’une version numérique de la norme.

On parle de l’Abrégé des RDDA de BAC qui se veut une version des RDDA hyperliée et rationalisée à

l’intention de la communauté. Nombreux sont d’avis qu’il serait plus facile d’accéder à une version

électronique des RDDA et de la tenir à jour, mais qu’il faudrait néanmoins continuer de pouvoir en

imprimer un exemplaire. On suggère d’utiliser un wiki comme possible environnement numérique si on

envisage une concertation aux fins de l’élaboration et de la mise à jour, et la consultation auprès de la

communauté. Un participant souligne l’importance de posséder une version de la norme qui serait

accessible pour les personnes handicapées.

De nombreux participants commentent la lourdeur de la structure actuelle des RDDA qui nécessite que

l’on se déplace d’un chapitre à l’autre, plus particulièrement entre le chapitre des généralités et celui

des supports. De plus, sa structure était fondée sur les normes régissant les bibliothèques aujourd’hui

disparues, les Règles de catalogage anglo-américaines (RCAA2).

Bon nombre conviennent que des documents numériques et analogiques continueront d’être créés et,

en conséquence, les normes de description devront s’appliquer aux deux types de documents.

Au cours de cette discussion, la question visant à harmoniser la norme ISAD(G) refait surface. On

reconnaît le fait qu’une harmonisation avec la norme ISAD(G) pourrait aussi entraîner la nécessité

d’établir un parallèle avec la Norme internationale sur les notices d’autorité utilisées pour les archives

relatives aux collectivités, aux personnes ou aux familles, 2ème édition (ISAAR[CPF]), même si la portée de

cette norme s’étend au-delà de la deuxième partie des RDDA. La première norme comprend à la fois un

contrôle du contexte et des vedettes de nom, tandis que la deuxième ne tient compte que du contrôle

de vedette. Bien que le sondage n’ait pas directement porté sur la deuxième partie des RDDA, on a tout

de même recueilli certains commentaires à ce sujet. En outre, les participants à la réunion soulignent

l’importance de gérer les vedettes de nom en plus de tenir à jour, possiblement, des notices d’autorité

distinctes pour les archives et, ce faisant, la grande nécessité de gérer les vedettes de nom. Même si les

descriptions de documents sont habituellement propres à chacun des dépôts, les descriptions des

créateurs pourraient être communiquées à tous les dépôts. Les infrastructures des systèmes actuels

requièrent probablement plus qu’un simple contrôle de vedette de nom (p. ex., des codes

d’identification distincts ou des adresses URL attribuées à des identités uniques).

Le groupe discute de la pertinence de conserver de multiples variantes des notices d’autorité utilisées

pour les archives après les avoir regroupées (p. ex., dans un dossier d’autorité national, s’il en existe un),

et il y a divergence d’opinions quant au pour et au contre de chacune des deux solutions. Notamment,

dans un service d’archives renfermant la majorité des documents d’un créateur, il se pourrait que la

description du créateur soit plus étoffée que la description figurant dans un service d’archives possédant

moins de matériel sur ce créateur. Certains sont d’avis qu’il faut tenir à jour une description de créateur,

alors que d’autres croient qu’il faudrait regrouper différentes descriptions sous la même vedette de

nom. Les détails reliant la personne à la portée et au contenu de ses documents ne devraient par faire

partie d’une notice d’autorité, toutefois, et ce point devrait être précisé dans de nouvelles RDDA

uniformisées avec la norme ISAD(G) ainsi qu’avec la norme ISAAR(CPF). Beaucoup de travail a déjà été

accompli dans le domaine des autorités archivistiques dans le cadre du projet américain Social Networks

and Archival Context (SNAC), d’EAC (contexte archivistique encodé) et du Virtual International Authority

File (VIAF).

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On soulève aussi des questions concernant d’autres types de vedette (p. ex., des vedettes

géographiques). Un des participants demande si ce niveau de granularité présente vraiment un intérêt

pour les utilisateurs (p. ex., lors d’une recherche à partir d’une vedette de nom géographique).

Quant à la ponctuation, le groupe, en général, estime que les règles de ponctuation ne sont pas

nécessaires, sauf en de rares exceptions.

Parmi les principaux points résumés à la fin de ce segment de la réunion, mentionnons les suivants :

1. Des RDDA en format électronique seulement ne seraient pas suffisantes; il faudrait pouvoir en

reproduire des exemplaires sur papier.

2. Il faudrait suivre une formation pour soutenir la mise en œuvre de la nouvelle norme, y compris

une formation sur le guide de mise en œuvre.

3. La nouvelle norme devrait tenir compte des documents, qu’ils soient en format numérique ou

analogique, et comprendre de l’information sur le ou les contextes de la création.

4. Il faudrait prendre en considération la norme ISAAR(CPF) ainsi que la norme ISAD(G), tout en

faisant la distinction entre la description des documents et la description des créateurs.

Questions liées au groupe 3 – Description pour les documents d’archives numériques : Résumé des

discussions

On mentionne qu’il ne devrait pas y avoir un chapitre distinct pour les documents électroniques; il

faudrait plutôt traiter des documents tant analogiques qu’électroniques d’un bout à l’autre des RDDA.

Cette recommandation porterait aussi sur les collections mixtes.

Ces derniers temps, on fait de plus en plus la distinction entre le contenu et le support, alors

qu’autrefois on s’intéressait davantage à la documentation et à la gestion des supports, sans faire une

distinction. Il y a plusieurs exemples appuyant la pertinence de faire la distinction entre le contenu et le

support, notamment les substituts numérisés de documents archivistiques. Cela mène la discussion vers

une autre nuance, car une entité intellectuelle (p. ex., le contenu) pourrait s’exprimer de plus d’une

manière (p. ex., des copies d’accès, des copies de préservation, des substituts numérisés, des copies

négatives, etc.). Le contenu intellectuel pourrait être exposé dans une description, avec des liens

menant vers diverses manifestations ou itérations du contenu sous différents formats ou au moyen de

différents supports.

Il est aussi question de la norme PREMIS et de la quantité de renseignements recherchés ou requis par

un utilisateur concernant les mesures administratives et archivistiques prises en lien avec des

documents numériques. Même si la majorité des participants croient que les utilisateurs n’auraient pas

d’intérêt envers tous les détails administratifs, certains mentionnent des cas d’exception (certains

chercheurs pourraient vouloir les connaître) et soulignent que cela pourrait changer avec le temps (que

ce soit à cause de la tendance vers une plus grande transparence et responsabilisation en regard des

interventions archivistiques concernant les documents mis à la disposition du public ou à cause du

possible intérêt futur de chercheurs envers la gestion archivistique à long terme de documents).

Si le contenu est retiré du support, y a-t-il une obligation (ou un intérêt) à documenter le sort du

support? Le support peut-il, en soi, soulever un certain intérêt (p. ex., des registres de tout le contenu

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déjà véhiculé par le support en guise d’artefact technologique), ou si ce n’est que le contenu qu’il a

temporairement soutenu qui présente un intérêt aux fins de documentation? Qu’en est-il des situations

où le support est inconnu (p. ex., des fournisseurs de services du nuage informatique)? Selon un

participant, il faudrait se concentrer sur la description du contenu, il serait compliqué de décrire les

supports séparément et que cela n’aurait possiblement aucun intérêt pour les utilisateurs.

Se pourrait-il que la description du support ou la migration du format fasse partie de la description de

l’historique de la conservation des documents, les règles que le groupe désirait généralement améliorer

et étendre?

Un autre des points soulevés concernant la description des documents électroniques et l’accès à ceux-ci

porte sur le fait que la pléthore de métadonnées originales (inhérentes, connexes) que l’on peut

exploiter pour localiser et traiter les documents numériques risque d’amoindrir le besoin de créer des

descriptions de ceux-ci à partir d’une norme pour la description des documents. Certains prétendent

que l’on devrait tirer parti des fonctions de catalogage. Est-ce qu’une approche autre que celle fondée

sur l’optimisation de la productivité et la réduction des processus serait pratique dans une situation où

des millions de documents numériques doivent être traités?

On se questionne sur la portée qu’on veut donner à nos descriptions de documents numériques. Qu’en

est-il d’une solution de rechange ou d’affichages étendus sur la provenance ou d’autres types de

relation se rattachant aux documents? Qui est responsable de formuler explicitement ces relations,

l’archiviste ou l’utilisateur?

On parle encore de l’utilité d’un modèle conceptuel puisque les entités et leurs relations seraient

décrites et codées séparément. Cette méthode serait préférable lorsqu’il y a de multiples copies d’une

entité intellectuelle.

Certains de ces points ont des incidences sur la structure des RDDA, s’il faut faire une distinction entre la

description des entités intellectuelles et la description des aspects physiques.

Peu importe la norme qui en résulte, elle doit être assez souple pour tenir compte des archives dont

l’accès et le contrôle peuvent varier à un certain moment en ce qui a trait à leurs collections

numériques.

L’ampleur de l’accès peut varier selon l’étape du processus à laquelle se trouve le document (p. ex.,

avant ou après l’acquisition), et les RDDA ne devraient s’appliquer qu’au produit descriptif en cours de

création, en comparaison avec la réglementation encadrant l’acquisition du produit (processus distinct

pour chaque institution). Il faut aussi de la souplesse en raison de la grande variété de formats et de

supports numériques sur le marché, ainsi que ceux à venir, pour lesquels les niveaux de métadonnées

natives (par exemple) peuvent varier considérablement pour ce qui est des détails.

Un autre aspect qu’il est important de noter en ce qui a trait aux documents électroniques concerne

l’information sur les systèmes dans lesquels ils ont été créés et gérés durant leur cycle de vie. Cela

correspond au point de vue d’International Research on Permanent Authentic Records in Electronic

Systems (InterPARES) selon lequel l’authenticité provient d’un ensemble plus large de systèmes.

Une suggestion consistait à créer un ensemble fondamental d’éléments uniquement pour les

documents électroniques, distincts de l’ensemble fondamental générique d’éléments descriptifs des

RDDA.

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Comme dernier commentaire de cette section, on mentionne qu’il faut continuer à réfléchir et à

explorer ce qu’on peut ou doit faire pour définir les règles pour la description de documents

électroniques avant de s’engager dans quoi que ce soit.

Questions liées au groupe 4 – Gouvernance de la norme : Résumé des discussions

Dans le présent segment, on mentionne clairement qu’on préfère que le CCDA demeure responsable

des RDDA. Le comité serait composé de représentants d’associations archivistiques professionnelles

(ACA et AAQ). Néanmoins, il serait utile d’examiner d’autres modèles d’élaboration et de tenue à jour de

normes existantes, telles que la norme DACS ou METS/le SDOM/la norme PREMIS. La norme DACS est

tenue par un comité de bénévoles de la SAA et la norme METS/le SDOM/la norme PREMIS sont tenus

par la Library of Congress. Un participant donne un aperçu des structures de gouvernance pour les

normes MARC 21 et les Ressources, description et accès (RDA), cette dernière norme méritant d’être

prise en considération dans le contexte des RDDA (en distribuant les responsabilités liées à l’élaboration

du contenu, à la publication et aux fonctions de secrétariat).

Même si le CCDA demeure responsable des RDDA, on insiste sur l’importance de maintenir des liens

étroits avec les conseils provinciaux et territoriaux, puisque ces conseils disposent souvent d’un meilleur

lien direct afin de connaître la situation sur le terrain, et il serait important pour le CCDA d’être au fait de

ce type de rétroactions.

En ce qui a trait aux coûts, on mentionne que les coûts initiaux d’élaboration de RDDA révisées seraient

différents (et peut-être considérablement plus élevés) que les coûts d’entretien courants. Il y aurait des

frais associés aux communications (des téléconférences et des réunions individuelles en face-à-face),

par exemple. De plus, il n’y a pas de flux de rentrées lié à une norme.

Un participant explique que les RDDA ont, au début, été financées à même des fonds publics et que

l’élaboration et la tenue à jour ont coûté plusieurs millions de dollars. Bien que les révisions puissent

être moins chères aujourd’hui, tous les coûts sont généralement inabordables pour la communauté

archivistique. Même si un coût approximatif de 30 000 dollars était gérable, il faudrait prévoir un

financement permanent aux fins de l’entretien.

Autres aspects influant sur les coûts :

- Besoin d’une norme bilingue

- Iniquité créée si certains devaient payer pour la norme et d’autres non

- La conformité aux RDDA était une exigence pour recevoir des fonds de subventions, mais ce

n’est plus le cas

Parmi les options avancées afin de gérer les dépenses, mentionnons les suivantes :

- Avoir différents paliers de coûts (p. ex., les personnes en comparaison avec les institutions)

- Le financement institutionnel destiné aux RDDA pourrait être géré en tant que budgets de

formation (ceux-ci faisant l’objet de plus d’appui que tout autre type de financement)

- Campagne de financement (p. ex., des activités populaires, comme Kickstarter)

- Programmes de fonds de subventions

- Augmentation des cotisations d’adhésion à une association

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- Offrir des parties des RDDA (et les outils connexes) gratuitement, tout en réclamant des frais

pour d’autres

- Imputation de frais aux vendeurs de logiciels servant à la gestion archivistique (même si ces

coûts risquent d’être simplement transférés aux clients)

- Donner du temps (au lieu de l’argent), plus particulièrement si les RDDA sont élaborées et

tenues dans un environnement wiki, ou quelque autre option qui était rapidement et facilement

utilisable et ouverte aux contributions de la communauté

- Autres possibilités de dons hors liquidités mentionnées : hébergement Web et prise en charge

de systèmes

- Si les RDDA sont assujetties à des licences (p. ex., abonnements annuels), alors une version PDF

gratuite pourrait néanmoins être mise à la disposition des utilisateurs qui ne peuvent pas se

permettre de payer des abonnements

- Adopter une approche fondée sur des sources ouvertes (p. ex., norme gratuite; formation à

payer; des contributions communautaires aux fins de l’élaboration ou de la mise à jour en cours)

En règle générale, on croit que les RDDA devraient être sans frais, parce que tous les coûts imposés

seraient un élément dissuasif à leur application et mise en œuvre et, dans de nombreux contextes

(p. ex., de petits organismes gérés par des bénévoles), il serait tout simplement impossible de payer les

frais.

Bien qu’il n’y ait pas de consensus clair quant au financement des RDDA dans leur ensemble, nombreux

pensent que les fonds publics devraient en constituer une partie (p. ex., appui de BAC). On mentionne

que BAC pourrait aussi assumer les tâches de secrétariat ou être l’institution responsable de la norme, à

l’instar de la Library of Congress qui gère la norme METS, le SDOM et la norme PREMIS. Toutefois, on

invite à la prudence puisque BAC pourrait ne pas être suffisamment stable pour le soutien à long terme

(p. ex., BAC est assujettie aux changements politiques au fil du temps).

Questions liées au groupe 5 – Consultation : Résumé des discussions

On discute de divers moyens d’appuyer des consultations permanentes et l’engagement de la

communauté archivistique envers la révision ou l’élaboration des RDDA.

On donne comme exemple d’exercice de consultation réussi la table ronde organisée par l’Archives

Association of British Columbia afin de discuter des questions liées à la consultation sur les RDDA

(automne 2015).

On discute également des moyens pour consulter les utilisateurs des services, un des principaux groupes

ayant recours aux notices descriptives des RDDA (en plus des archivistes eux-mêmes). On mentionne

des lacunes dans les tests de convivialité et la littérature en lien avec les études sur les utilisateurs à

l’heure actuelle. On suggère de se doter de moyens pour consulter les utilisateurs sans leur demander

directement ce qu’ils pensent de la norme, car cela ne serait pas nécessairement l’approche la plus utile

(les utilisateurs désirent des outils de recherche efficaces, mais ils n’ont pas nécessairement d’opinions

sur certains éléments descriptifs ou certaines métadonnées reliés à ces outils, lesquels seraient encadrés

par les RDDA). Il faut aussi prendre en compte les différents types ou profils d’utilisateurs, dont les

besoins, les intérêts et les approches varient. En outre, bon nombre d’utilisateurs en ligne sont

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inconnus. Généralement, on est d’avis que les archivistes ne comprennent toujours pas assez bien les

besoins des utilisateurs lorsqu’il est question des instruments de recherche et qu’il faut mener d’autres

recherches.

On souligne aussi le besoin de consulter les communautés autochtones canadiennes, qui emploient

différents paradigmes du savoir, plus particulièrement si l’on désire que les RDDA soient vraiment

adaptées au contexte multiculturel du Canada. Cette opinion est renforcée par un autre commentaire

sur l’importance et la recrudescence de l’archivage participatif, une notion visant à reconnaître, à

mobiliser et à inclure les voix et le savoir d’autres personnes possédant de l’expertise dans le domaine

documentaire, allant au-delà du monde des archives en soi. On pourrait inclure dans des RDDA révisées

un ou des principes attestant cette approche inclusive.

Discussions portant sur différentes opinions et idées concernant la consultation de professions jumelles

(p. ex., les bibliothécaires) qui participent aussi à la description de ressources afin d’en donner l’accès

aux clients. Selon un point de vue, on met en garde contre une consultation approfondie de non-

archivistes, puisque cela a déjà teinté le style et le contenu de RDDA (p. ex., adaptation à la Description

bibliographique internationale normalisée [ISBD] et aux RCAA2). Les archivistes doivent concevoir un

outil propre aux archives qui satisfait aux exigences archivistiques. Bien qu’il puisse être utile de

consulter des professions jumelles, il faudrait que ce soit une activité secondaire.

Outre les communautés que l’on pourrait consulter apparaissant sur la liste présentée dans la question

du sondage, on mentionne durant la réunion les autres groupes suivants :

- les créateurs et les donateurs, qui seraient les experts de leurs propres documents et du mode

de création

- les médialogues

- les étudiants de premier cycle

On présente, en toile de fond, des activités de consultation en lien avec les RDDA, tant à titre informatif

qu’en guise de comparaison. À l’époque, il s’agissait de distribuer dans la communauté un nouveau

chapitre des RDDA, en allouant trois mois pour formuler des rétroactions. Un recueil de commentaires

était alors rédigé, soit un pour chaque règle. Le comité de planification des RDDA a rencontré le groupe

de travail voué à la rédaction du chapitre pour discuter des commentaires reçus. Certains ont été

retenus, tandis que d’autres ont été rejetés parce qu’ils ne cadraient pas avec le reste de la norme. Le

groupe de travail a ensuite intégré les révisions acceptées. Puis, une nouvelle version du chapitre a été

transmise à la communauté afin d’obtenir d’autres commentaires. Durant ce processus, il est devenu

évident qu’il fallait un chapitre général sur la description séparé des chapitres traitant des supports.

Graduellement, on a reçu de moins en moins de commentaires de la communauté par l’entremise de ce

type de processus de consultation, bien que les activités de consultation se soient poursuivies lors de la

présentation de conférences et autres activités de même nature.

Pour le moment, il se pourrait que ce type de processus de consultation ne soit pas faisable durant un

processus de révision des RDDA parce qu’il n’y aura probablement pas autant de ressources disponibles.

On mentionne d’autres idées, notamment :

12

- tirer un meilleur parti des utilisateurs dans le cadre de l’élaboration et de la tenue des RDDA, on

pourrait former un groupe consultatif composé d’utilisateurs qui ferait partie de la structure de

gouvernance des RDDA

- tirer meilleur parti des étudiants dans le cadre de l’élaboration des RDDA

- ajouter, au programme de chacune des conférences de l’ACA, une séance pour recueillir des

suggestions concernant les RDDA

- avoir recours à des discussions ouvertes afin de consulter les groupes intéressés

- ajouter des échanges sur les RDDA lors de réunions d’associations provinciales ou territoriales

- suivre des modèles de consultation utilisés par les personnes responsables de l’élaboration de

normes Internet (p. ex., en utilisant des demandes de communication de sorte que les

personnes peuvent participer au moment qui leur convient)

On exprime des inquiétudes quant à la base des archivistes volontaires (ceux qui désireraient contribuer

régulièrement et qui en sont capables) qui varie selon les régions et au risque lié au fait que, souvent, ce

sont les mêmes personnes qui se portent volontaires, causant, avec le temps, un épuisement. Aussi, on

mentionne que l’intérêt peut être moindre à cette étape-ci (soit la phase théorique et stratégique de la

planification de la révision des RDDA) que plus tard dans le processus, soit durant la mise en œuvre.

Toutefois, le sondage du CCDA a affiché un taux de réponse élevé, ce qui est encourageant.

On suggère de rédiger des notes et des communications sur la réunion portant sur l’avenir des RDDA

aux fins de publication dans Archivaria.

Questions liées au groupe 6 – Démarche de révision et stratégies de transition : Résumé des discussions

Au début, les discussions portent sur l’analyse du rôle des correspondances en guise d’outil pour

favoriser la compatibilité avec les versions précédentes et sur la décision de conserver ou non les

descriptions en vertu des anciennes RDDA en parallèle avec les descriptions rédigées en vertu des RDDA

révisées.

On suggère d’indiquer si les notices descriptives sont conformes aux RDDA1 ou aux futures RDDA

révisées, ce faisant, nous pourrions les distinguer. Bien qu’il soit ainsi possible de conserver d’anciens

documents en parallèle pendant un certain temps, il arrivera un moment où il sera difficile de garder les

deux (p. ex., dans le format Atom, à partir des deux modèles, RDDA et RDDA2). Il faudrait étudier cette

possibilité.

De toute évidence, la communauté, plus particulièrement les plus petites institutions, a montré, dans

ses réponses au sondage, qu’elle était préoccupée à l’idée de devoir acquérir une nouvelle base de

données ou de consacrer des ressources afin de revoir les descriptions si l’on révise les RDDA. Cela dit,

les institutions ne respectent pas toutes, à l’heure actuelle, les RDDA. Si l’on déclare que cette situation

est connue et comprise, cela pourrait éliminer certaines craintes quant à l’avenir.

Un participant met en garde qu’il arrive fréquemment de perdre des données durant une conversion ou

qu’il est difficile d’éviter de telles pertes. Les institutions pourraient communiquer à la communauté de

l’information sur leurs propres expériences liées à la migration ou à la conversion de données en guise

de cas pratiques. On mentionne une autre idée similaire; on pourrait rattacher des études de cas

directement aux règles afin de fournir aux institutions des démarches applicables directement. Les

13

fournisseurs pourraient aussi fournir des outils afin d’aider à s’exercer à la migration de données,

quoique, dans le passé, la collaboration avec des fournisseurs ait causé des problèmes (p. ex., efforts liés

à la licence des RDDA).

Pour ce qui est des correspondances, on souligne qu’il existe déjà une correspondance entre les normes

RDDA-ISAD(G). De plus, il est question durant la réunion d’un processus de révision des RDDA plutôt que

le remaniement complet des règles. De fait, les efforts à déployer pour mettre à jour les descriptions et

pour rendre les infrastructures conformes à des RDDA révisées pourraient être moins coûteux que ce

que l’on craignait.

Un autre outil aux fins de la correspondance (p. ex., feuille de style) qu’il serait utile de mettre au point

serait une norme encadrant l’échange de données, des RDDA vers une description archivistique encodée

(EAD). Cet outil permettrait de soutenir une mise en œuvre uniforme et les activités de migration de

données. Les encadrés de notes selon les RDDA ont tendance à être particulièrement problématiques,

car ils renferment beaucoup de données non structurées. Un participant mentionne qu’en révisant

l’EAD3, cela pourrait aider à déterminer les éléments à inclure dans des RDDA révisées (en tant

qu’analyse des lacunes ou une illustration des difficultés liées aux RDDA et à l’EAD originales).

Afin de s’assurer que la communauté comprend bien le processus de révision des RDDA, qu’elle l’appuie

et l’endosse, et qu’elle participe à une éventuelle mise en œuvre, un participant suggère de diffuser

clairement les raisons sous-jacentes à la révision. Cette information, en parallèle avec une

communication régulière et de la formation, aiderait à atténuer les inquiétudes au sein de la

communauté, en plus de garantir son appui et sa participation envers la révision et la mise en œuvre des

RDDA.

À la fin de cette portion des discussions, d’autres commentaires sur divers enjeux sont formulés (p. ex.,

des questions et des commentaires des observateurs présents à la réunion) :

- fournir plus d’exemples, car ils aident à clarifier les règles

- donner une orientation sur ce qu’il ne faut pas faire, pas seulement sur ce qui doit être fait

- suivre la structure du modèle du format Atom, p. ex., en précisant quels éléments descriptifs

doivent être fournis

- expliquer plus clairement les règles visant à décrire l’ampleur matérielle des documents

électroniques

- les éducateurs en archivistique devraient adapter leur enseignement sur les dispositions et la

description de manière à présenter les RDDA dans une période de transition, en cernant les

forces et les faiblesses de la norme en vigueur

- préciser le rapport des RDDA avec les indicateurs et les rapports établis par les institutions (le

groupe de travail du CCA voué aux statistiques des archives est inactif)

Récapitulatif de la journée : Résumé

La journée s’est conclue par la récapitulation des sujets abordés jusqu’alors dans le but de tenter de

confirmer des décisions, une orientation et des points de consensus ou de divergence. Parmi les

principaux points, mentionnons les suivants :

14

1. Généralement, il semble y avoir consensus en ce qui concerne le maintien d’une norme

canadienne pour la description et que celle-ci devrait être conforme aux normes internationales.

2. La norme DACS pourrait constituer un exemple de norme nationale conforme avec des normes

internationales.

3. Selon l’approche proposée, les principaux éléments seraient formulés distinctement par rapport

à des lignes directrices relatives à la mise en œuvre plus détaillées (là où figureraient les règles

encadrant les supports). On pourrait aussi fournir des liens vers d’autres normes ou des

directives à leur égard et des explications concernant leur interaction avec des RDDA révisées.

4. Les règles de ponctuation devraient être supprimées, à l’exception d’éléments à plusieurs

parties qui nécessitent une ponctuation pour les séparer.

5. Les RDDA2 pourraient servir de point de départ.

6. Les RDDA révisées devraient être uniquement axées sur la description, et non sur d’autres

fonctions ou activités archivistiques.

7. Une partie des révisions apportées aux RDDA devrait porter sur la correction de lacunes

existantes, notamment afin de fournir des renseignements plus riches sur l’historique de la

conservation, les règles et la responsabilisation de l’archiviste.

8. Il faut penser à élaborer ou à adapter un modèle conceptuel (p. ex., à partir des travaux de

l’EGAD du CIA, d’Atom).

9. Il importe de présenter des règles encadrant les documents électroniques dans l’ensemble du

document des RDDA révisées, appuyé de suffisamment d’exemples.

10. Il importe de faire la différence entre les documents créés en format numérique et ceux qui ont

été numérisés.

11. Il importe de faire la différence entre les supports physiques et le contenu intellectuel.

12. Il devrait y avoir des règles encadrant la consignation d’information sur les environnements de

système originaux.

13. La numérotation des conventions et le style de rédaction devraient ressembler à celles de la

norme ISAD(G).

14. Généralement, il faudrait que le CCDA continue à assumer la gouvernance des RDDA, en

prévoyant la possibilité de répartir les responsabilités ou les rôles pour ce qui est du contenu,

des éditeurs et des tâches de secrétariat. Il y aurait lieu de vérifier d’autres modèles afin de

déterminer les options, tout en gardant en tête que les modèles de gouvernance sont

étroitement liés aux ressources disponibles. Un observateur met les participants en garde afin

de ne pas sous-estimer la complexité des enjeux concernant la gouvernance.

15. Avant de demander quoi que ce soit à BAC (p. ex., assumer les tâches de secrétariat), le CCDA

doit pouvoir formuler clairement les désirs et les besoins (préciser la portée et le plan menant à

des RDDA révisées).

16. Il convient de donner des détails sur les enjeux liés à la pérennité et à l’établissement des coûts.

Bien qu’il y ait consensus à offrir gratuitement une version des RDDA révisées, il est néanmoins

possible de prévoir d’autres flux de rentrées. Aucun consensus à cet égard durant la réunion.

17. On reconnaît le besoin de communiquer de façon ouverte et constante avec la communauté

archivistique durant tout le processus de révision des RDDA.

18. Il faut poursuivre les consultations.

15

Outre ces points, le groupe parle de rédiger un énoncé de principes qui servirait d’introduction et de

document d’accompagnement aux RDDA. Dans ce document, on pourrait faire état de la conformité

avec des normes internationales (ISAD[G], ISAAR[CPF]).

Bien qu’à différentes occasions durant la réunion, on ait proposé de reprendre certaines parties du

sondage afin d’obtenir des données plus viables sur le plan de la statistique, on croit, en général, avoir

colligé suffisamment d’information lors du sondage précédent, que le sondage a permis d’atteindre

l’objectif et qu’il est préférable de se concentrer sur les futures démarches. Les résultats obtenus grâce

au sondage indiquent clairement que les gens veulent du changement.

Certaines des prochaines étapes (ou premières étapes afin de réviser les RDDA) :

- rédiger les délibérations officielles survenues lors de la réunion sur l’avenir des RDDA

- rédiger un énoncé de principes

- établir un calendrier approprié, dans la mesure du possible

Pour commencer, le CCDA rédigera un rapport avec des recommandations découlant de la réunion sur

l’avenir des RDDA. Le conseil du CCA le révisera avant de le soumettre à BAC. Le CCDA pourrait

transmettre une version du rapport aux participants de la réunion avant de le déposer (si le temps le

permet). Le rapport doit être présenté à BAC au plus tard le 31 mars 2016.

**Levée de la séance.