S-Filer Portal, Guide de l'utilisateur, Version 4 · Assurez-vous de sélectionner le bon domaine dans le champ domaine, celui reçu et indiqué en caractère gras du courriel reçu

Guide de l’utilisateur

Version 4.4

S-Filer Portal, Guide de l'utilisateur, Version 4.4

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Copyright ©2006-2014 Okiok Data Ltée, tous droits réservés. S-Filer Portal est une marque de commerce de Okiok Data Ltée. Toute autre marque de commerce est la propriété de son détenteur.

Chapitre 1

Bienvenue à S-Filer Portal

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Table des matières

CHAPITRE 1 1

Bienvenue à S-Filer Portal .......................................................................................................... 1

Qu’est-ce que S-Filer Portal .............................................................................................................. 2 Ce manuel ............................................................................................................................................. 3

CHAPITRE 2 5

Utilisation de S-Filer Portal ......................................................................................................... 5

Connexion comme invité .................................................................................................................... 6 Connexion comme utilisateur .......................................................................................................... 11 Partage de fichiers ............................................................................................................................ 14 Historique de transfert de fichiers ................................................................................................. 26 Déconnexion ....................................................................................................................................... 27

CHAPITRE 3 29

Administration déléguée ........................................................................................................... 29

Concepts d’administration ............................................................................................................... 30 Notification de transfert de fichiers .............................................................................................. 32 Administration des groupes d’utilisateurs ..................................................................................... 33 Administration des communautés ................................................................................................... 38

CHAPITRE 4 43

Transferts en FTP, FTPS, SFTP ................................................................................................. 43

Transferts FTP .................................................................................................................................... 44 Transferts FTPS .................................................................................................................................. 46 Transferts SFTP .................................................................................................................................. 51

CHAPITRE 5 57

L’application « SendTo » (Envoyer vers) ................................................................................. 57

Utilisation de l’application .............................................................................................................. 58

CHAPITRE 6 63

Opérations de transferts par CLI (Interface Ligne de Commandes) ..................................... 63

CHAPITRE 7 65

Le client Synchro ....................................................................................................................... 65

Utilisation du client synchro ............................................................................................................ 66

ANNEXE 1 68

Configuration d’Internet Explorer............................................................................................ 68

ANNEXE 2 73

Installation du JRE ..................................................................................................................... 73

TABLEAU DES IMAGES 75

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Chapitre 1


S-Filer Portal est une solution d’entreprise complète et robuste de synchronisation et de partage de fichiers (EFSS) et de transferts de fichiers gérés « Managed File Transfer » (MFT) conçue pour faciliter et sécuriser tous vos flux d’informations y compris les transferts de fichiers automatisés système à système, collaboration dans une communauté et échange de document par dossiers partagés de personne à personne.

Ce chapitre aborde les concepts suivants :

Qu’est-ce que S-Filer Portal

Ce manuel


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Qu’est-ce que S-Filer Portal S-Filer Portal est une solution d’entreprise complète et robuste de synchronisation et de partage de fichiers (EFSS) et de transferts de fichiers gérés « Managed File Transfer » (MFT) conçue pour faciliter et sécuriser tous vos flux d’informations y compris les transferts de fichiers automatisés système à système, collaboration dans une communauté et échange de document par dossiers partagés de personne à personne.

S-Filer Portal est une solution dynamique et interactive qui peut être adaptée pour répondre à vos besoins spécifiques de transfert et de partage de fichiers. Les documents peuvent être facilement échangés via une interface Web basée sur un navigateur standard, une interface de ligne de commande multi-plate-forme, une application Windows, des dossiers synchronisés sous "Mes documents " ainsi que des appareils mobiles en utilisant des protocoles standards sécurisés tels que FTPS, SFTP, HTTPS.

S-Filer Portal combine la facilité d'utilisation pour les utilisateurs finaux avec l'application de politiques d'entreprise. Le concept de communautés offre aux équipes de l’entreprise ainsi qu’aux partenaires des environnements de transferts et de partage de fichiers gérés, robustes, tandis que les « Espaces partagés » sont conçus pour les professionnels qui créent dynamiquement des espaces de collaboration auto-administrés avec leurs clients ou partenaires. Un mode «ad hoc» léger, permet de lancer des transferts occasionnels facilement et rapidement.

S-Filer Portal prend avantage des différents annuaires d’entreprise tels que Active Directory (AD), les annuaires LDAP et bases de données pour l'authentification et la gestion des utilisateurs en entreprise et externes. Lorsqu’AD est utilisé pour l'authentification, l'authentification unique (SSO) peut être fournie aux utilisateurs de l'entreprise.

Au-delà du simple partage et synchronisation de fichiers, S-Filer Portal comprend de puissantes extensions et API offrant une intégration complète des processus d'affaires tels que le traitement piloté par événement, l'automatisation et lancement d’antivirus.

S -Filer Portal est une solution d'entreprise de qualité bâtie sur une fondation de sécurité solide offrant une expérience conviviale à l'utilisateur final. Tous les documents et fichiers sont chiffrés en transit et en stockage dans tous les modes de collaboration.

Chapitre 1


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Ce manuel Ce manuel contient l’information nécessaire pour pouvoir rapidement utiliser le logiciel S-Filer Portal.

Il est suggéré aux administrateurs de lire tout le manuel.

Il est suggéré aux utilisateurs de lire que le chapitre suivant.

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Chapitre 2

Utilisation de S-Filer Portal

Ce chapitre décrit les opérations pouvant être effectuées par les utilisateurs. Afin de simplifier la lecture de ce chapitre, le terme fichier sera utilisé. Il fait autant référence à un fichier qu’à un répertoire à moins d’avis contraire.

Les sections suivantes décrivent les différentes fonctions disponibles aux utilisateurs:

Connexion comme invité

Connexion comme utilisateur

Partage de fichiers

Historique de transfert de fichiers

Déconnexion


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Connexion comme invité La section suivante explique comment vous connecter à S-Filer Portal lorsque vous avez été invité.

Vous avez reçu un courriel vous invitant à échanger des documents confidentiels. Un administrateur vous a créé un compte sur S-Filer Portal et une notification par courriel vous a été envoyée. Le courriel comprend en gras, votre identifiant, un mot de passe temporaire, un domaine ainsi qu’un lien URL qui pointe vers l’application S-Filer Portal pour vous connecter.

Dans l’exemple qui suit on remarque que msmith a reçu un courriel d’invitation comprenant son identifiant et un mot de passe temporaire.

Figure 1 – Exemple d’un courriel de bienvenue

Chapitre 2


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Pour vous connecter à S-Filer Portal, vous devez vous rendre à l’adresse spécifiée dans le courriel reçu (voir exemple ci-dessus). Une page d’ouverture de session semblable à la suivante apparaîtra, les couleurs et logos peuvent être différents car S-Filer Portal est complètement configurable. Assurez-vous de sélectionner le bon domaine dans le champ domaine, celui reçu et indiqué en caractère gras du courriel reçu. Entrez votre nom d'utilisateur dans notre exemple msmith et le mot de passe reçu, dans le cas présente #ka*Z4Of Note : les noms d’utilisateurs et mots de passe sont sensible à la casse.

Figure 2 – Connexion utilisant mot de passe temporaire

Puisque ceci est votre première utilisation de S-Filer Portal, une boite de dialogue similaire à celle ici-bas s’affichera vous demandant de choisir un nouveau mot de passe.


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Figure 3 - Changement de mot de passe

Mot de passe temporaire ou expiré : Entrez le mot de passe temporaire reçu dans le courriel d’invitation.

Nouveau mot de passe: Entrez le nouveau mot de passe. Les directives de mot de passe (ex.: nombre minimum de caractères) sont déterminées par l’administrateur. Ces directives apparaîtront à l’écran s’il y a tentative d’entrer un mot de passe qui ne respecte pas les normes établies.

Confirmation: Entrez exactement le même mot de passe qui se retrouve dans le champ nouveau mot de passe.

Validation: Inscrivez les chiffres et les lettres représentés sur l’image. Dans le cas de l’exemple plus haut, inscrire b8k55 (ou B8K55 : les majuscules et minuscules ne sont pas importantes).

L’utilisation de champ validation protège contre les attaques automatisées.

Cliquez sur Login pour compléter le changement de mot de passe et accéder à l’écran principal.

Chapitre 2


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Si votre nouveau mot de passe ne rencontre pas la politique corporative de qualité de mot de passe, une fenêtre apparaîtra vous affichant les requis de la politique.

Figure 4 – Politiques de qualité de mot de passe.

Mot de passe oublié Lors de vos prochaines sessions, si vous avez oublié votre mot de passe, cliquez simplement sur lien Mot de passe perdu, un nouveau mot de passe temporaire vous sera envoyé par courriel. Vous pourrez alors suivre la même procédure que lors de votre première session.

Mot de passe expiré Les mots de passe ont une durée de vie déterminée par l’administrateur S-Filer Portal. Si vous recevez un avis que votre mot de passe est expiré, la boite de dialogue de changement de mot de passe apparaîtra et vous pourrez suivre les mêmes étapes que ci-dessus.


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Changement mot de passe Une fois connecté, vous pouvez changer votre mot de passe en cliquant sur Mon profil en haut à droite. Une boite de dialogue s’affichera contenant un lien Changement de mot de passe en haut à droite. Cliquez sur celui-ci et la boite de dialogue de changement de mot de passe s’affichera comme plus haut. Il s’agira ensuite de suivre les mêmes étapes une fois de plus.

Figure 5 – Mon profil - Changement de mot de passe

Vous êtes connecté Comme utilisateur invité, vous pouvez maintenant vous rendre directement à la section Transfert de fichiers.

Chapitre 2


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Connexion comme utilisateur Pour vous connecter à S-Filer Portal

1. Démarrez votre fureteur.

2. Entrez l’adresse de votre instance S-Filer Portal. Cette adresse vous a été fournie par votre administrateur soit verbalement ou par envoi d’un courriel comme précédemment.

3. Sélectionnez le bon domaine d’authentification dans la boite de dialogue d’authentification.

4. Inscrivez votre identifiant et mot de passe.

S’il s’agit du domaine Microsoft AD de l’entreprise, vous devez entrer votre identifiant et mot de passe Windows.

Si la boite de dialogue offre la fonction SSO et que vous êtes un membre du domaine AD de l’entreprise et non un invité, vous pouvez cliquer sur ce lien directement sans entrer votre identifiant et mot de passe.

Si le lien existe mais ne fonctionne pas, vous devez configurer les paramètres de sécurité de votre fureteur, voir section Configuration d’Internet Explorer à la fin de ce manuel pour la procédure à suivre.

Notez que le lien mot de passe oublié n’est pas disponible pour les utilisateurs authentifiés au domaine AD. Vous ne pouvez pas changer votre mot de passe sur d'autres domaines (AD par exemple) à partir de l'application S-Filer Portal. Cette fonctionnalité est uniquement disponible pour les utilisateurs invités qui ne font pas partie du domaine Active Directory.

Administration de votre profil Pour modifier certains paramètres de votre profil, cliquez sur Mon profil en haut à droite et la boite de dialogue suivante s’affichera.


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Figure 6 - Modification du profil

Les champs suivants peuvent être modifiés:

Nom complet: Il s’agit généralement du vrai nom et prénom associés à votre identifiant. Ceux-ci apparaîtront avec votre identifiant dans les listes de groupes et de communautés.

Courriel: L’adresse de courriel vers laquelle S-Filer Portal envoie un avis chaque fois qu’un fichier a été téléchargé vers ou à partir du serveur ou supprimé par vous ou votre communauté (pourvu que la fonction « Notification par courriel » soit activée, ci-dessous). Ce courriel servira aussi à envoyer un nouveau mot de passe lorsque le mot de passe actuel est oublié.

Notification par courriel: Active ou non l’envoi de notification par courriel.

Langue: Permet de choisir la langue d’utilisation de l’interface d’utilisateur S-Filer Portal.

Alias de la boîte de réception: Permet de choisir le libellé de la boîte de réception. Si ce champ est vide, le libellé « Boîte de réception » sera utilisé.

Type de transfert: Si ces boutons sont disponibles, ils permettent de choisir entre le mode de transfert :

APPLET : Cette option est préférable car elle offre une sécurité accrue, des transferts plus rapides, la possibilité de reprendre ou continuer un transfert interrompu.

Transfert HTTPS où le fichier est chiffré par le fureteur. Cette deuxième option peut être utile dans le cas où un « proxy » est utilisé dans l’architecture ou que des politiques strictes sont en place du point de vue de l’utilisation de plug-in Java.

Chapitre 2


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Changement de mot de passe

Le lien « Changement de mot de passe » est affiché en haut à droite dans la fenêtre « Mon profil ». Cette fonction n’est pas disponible pour les utilisateurs authentifiés par AD. Vous ne pouvez pas changer votre mot de passe sur d'autres domaines (AD par exemple) à partir de l'application S-Filer Portal. Cette fonctionnalité est uniquement disponible pour les utilisateurs invités qui ne font pas partie du domaine Active Directory.


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Partage de fichiers S-Filer Portal permet de partager des fichiers en toute sécurité entre tous les membres d'une communauté, d’un espace partagé ou dans certains cas directement à quelqu'un comme une opération ponctuelle.

Transferts en Applet versus transferts HTTPS S-Filer Portal peut être configuré pour supporter deux types de transferts de fichiers. Par défaut, le système transfère les fichiers en utilisant l’applet Java. Cela signifie que le fichier est chiffré par l'applet sur votre poste de travail avant d’être téléchargé sur le serveur S-Filer Portal. Si votre profil d'utilisateur est configuré pour utiliser l’applet, vous verrez une page similaire à la figure 7 plus bas où vous devez sélectionner le(s) fichier(s) à transférer:

Le choix de transfert par défaut se fait dans votre profil utilisateur. Administration de votre profil

Utilisation de l'applet offre plus de flexibilité car elle vous permet d’agir sur plusieurs dossiers à la fois, est plus sécuritaire et permet la reprise des transferts interrompus par bris de communication ou autres raisons. Cette option est à privilégier.

HTTPS sera utilisé lorsque vous n’êtes pas en mesure d'utiliser l'applet Java car un (JRE) Java Runtime Environment n’est pas installé sur votre poste de travail. Dans ce cas, le fichier est chiffré par le navigateur. Dans ce mode, la reprise de transfert n’est pas possible.

Si vous êtes configuré pour utiliser l'applet Java et que vous obtenez un message d’erreur de la part de JAVA la première fois que vous essayez de télécharger ou téléverser, cela signifie qu'il n'y a pas JRE (Java Runtime Environment ) installé sur le poste de travail

Vous avez alors deux options.

Vous modifiez votre profil en changeant le "type de transfert " de « APPLET » Java à transferts « HTTPS ».

Ou vous installez le Java JRE nécessaire si votre organisation le permet. Dans ce cas, voir la procédure à l'annexe 2 à la fin de ce manuel.

Dans les deux cas, vous devrez repartir l’application.

De plus, si vous utilisez Java et que tout est bien installé sur votre poste, il se peut que vous receviez un message indiquant que votre version Java est périmée et que vous deviez la mettre à jour. Dans ce cas il est préférable de mettre à jour avant de continuer les transferts.

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Comprendre l’écran principal Une fois la session ouverte, voici la page principale:

Figure 7 - Écran principal de S-Filer Portal

Cette boite de dialogue comprend sept sections identifiées par les chiffres en rouge :

Section 1 : Permet de faire une recherche de communauté ou d’espace partagé, très utile lorsqu’il y a énormément de ceux-ci et qu’ils ne s’affichent pas tous dans la section 2.

Section 2: Affiche les différents endroits où peuvent se retrouver les fichiers partagés. La boîte de réception contient les fichiers propres à l’utilisateur. Ensuite s’affichent les communautés dont l’utilisateur est membre, suivi des espaces partagés existants. Le dernier icône est utilisé pour créer un nouvel espace partagé.

Section 3: Affiche les différents fichiers et dossiers disponibles. Un simple clic sur un fichier et il sera possible de recevoir ce fichier sur l’ordinateur, si les permissions sont respectées. Selon les permissions, il est possible d’utiliser le bouton « Effacer » afin de détruire les fichiers ou dossiers non désirés sur le système.

Section 4: Contient un bouton pour chaque action applicable aux fichiers ou dossiers sélectionnés dans la section 3. De plus, elle contient un champ recherche « bouton avec un icône de loupe » qui permet d’appliquer un filtre sur le contenu de la section 3. Le filtre s’applique sur les colonnes Envoyé par et Dossiers et fichiers.

Section 5: Permet de voir et mettre à jour votre profil d’utilisateur, changer la langue d’affichage, changer votre mot de passe, produire des rapports ou terminer votre session.

Section 6: Affiche les dernières actions exécutées ainsi que leurs statuts. Cette section est réinitialisée au démarrage de chaque session. De plus les actions les plus anciennes seront ignorées si l’espace s’avère insuffisant.

Section 7 : Comprend la barre de navigation. Il est possible d’utiliser les liens contenus dans cette barre afin d’aller dans les dossiers parents.


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Comprendre l’arborescence à gauche

Figure 8 – Comprendre l’arborescence

Selon la configuration de l’installation et selon vos droits et paramètres d’utilisateur, vous pourrez voir plus ou moins d’objets dans cette section.

Administration : Si vous êtes un utilisateur avec certains droits d’administration vous pourrez dans cette section gérer des communautés, espaces partagés ou groupes d’utilisateurs. Voir plus loin dans ce manuel pour les détails de cette gestion.

Boîte de réception : C’est ici que les transferts entrant vous seront envoyés si le fichier qui vous a été envoyé, était destiné qu’à vous et non à une communauté ou espace partagé.

Communauté : Les items précédés de cet icône sont des communautés dont vous êtes membres et qui permettent de partager des fichiers entre membres uniquement. Les communautés sont créées par des utilisateurs ayant des droits administratifs. Dans l’exemple ci haut, on voit « Marketing ».

Partager : Cet icône n’est disponible que si votre administrateur permet les espaces

partagés. En cliquant sur l’icône , vous pouvez en tant qu’utilisateur, créer des espaces partagés en invitant des destinataires de votre choix. Une fois créés, ces espaces partagés apparaissent entre les communautés dont vous êtes membre et l’icône de création, dans l’exemple ci haut on peut voir DossiersProjetMigration.

Tous ces contenants offrent une fois sélectionnés, les mêmes possibilités de transferts via les boutons de la section 4.

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Comprendre les fonctions avancées À l’extrême droite de chaque fichier dans la fenêtre, on remarque des icônes de fonctions avancées disponibles selon les options configurées par l’administrateur.

Figure 9 – Fonctions avancées des fichiers

Versions : Celles-ci indiquent que le fichier contient plus d’une version. La possibilité de maintenir plusieurs versions du même fichier est une option qui doit être activée dans les propriétés de la communauté par l’administrateur des espaces partagés. En cliquant sur cette icône une nouvelle fenêtre apparaîtra offrant les différentes versions disponibles. Vous pourrez alors choisir la version désirée. Si vous ne sélectionnez pas de version spécifique, la dernière sera téléchargée.

Durée de vie : Cette icône affiche la durée de vie ou nombre de téléchargements possibles de ce fichier.

Renommer : Permet de renommer ce fichier.

Comprendre les boutons d’actions Les différents boutons de la section 4 permettent d’agir sur les fichiers et dossiers sélectionnés dans la section 3 si les permissions sont respectées.

Figure 10 - Les boutons d’actions

Il se peut que certaines actions ne vous soient pas accessibles ou disponibles, dans ce cas, le ou les boutons correspondants ne seront pas affichés.


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Téléchargements S-Filer offre 2 options de téléchargements :

Télécharger

Permet de télécharger (recevoir) le ou les fichiers sélectionnés plus bas. Comme expliqué au début de la section, la possibilité de télécharger plus d’un fichier n’est disponible qu’en mode de transfert par APPLET.

Télécharger Tout

Permet de télécharger tous les fichiers sans devoir les sélectionner individuellement. Simplement cliquez le bouton « Télécharger Tout ».

Attention : Si vous êtes configuré pour utiliser le protocole HTTPS plutôt que APPLET et que vous sélectionnez cette fonction, S-Filer Portal changera automatiquement de protocole pour utiliser l’APPLET ce qui peut causer un message d’erreur dans les situations où JAVA n’est pas installé sur votre poste ou si la version de JAVA n’est pas à jour.

Téléchargement avec l’APPLET

Une fois que vous avez sélectionné un des 2 boutons de téléchargement, l’écran suivant apparaîtra si vous êtes configuré pour utiliser l’APPLET. Sinon sautez à la section Télécharger en mode HTTPS

Figure 11 - Nouveau téléchargement

Parcourir : Permet de sélectionner un répertoire à partir d’une boite de dialogue qui s’ouvrira. Cliquez sur le bouton Sauvegarder.

Dossier de sauvegarde: Permet de saisir le répertoire de sauvegarde directement.

Démarrer: Démarre le transfert des fichiers sélectionnés. Le transfert de fichiers se fera vers le dossier de sauvegarde. Les fichiers seront automatiquement déchiffrés.

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Section 4 : Affiche les barres de progression de chaque fichier de la liste. À chaque étape du transfert, la barre de progression prend une couleur spécifique :

Vert : Indique que S-Filer Portal transfère le fichier

Gris : Indique que S-Filer Portal déchiffre le fichier

Jaune : Indique que S-Filer Portal décompresse le fichier et vérifie la signature

Rouge : Indique qu’une erreur s’est produite durant le processus de transfert

Une barre de progression entièrement verte indique que le transfert a réussi et est terminé.

Pour enlever un fichier de la liste de fichier à transférer, cliquer sur le bouton X rouge à droite du fichier.

Section 5 : Indique le nombre de fichiers téléchargés et le nombre de fichiers total dans la liste de transferts.

Section 6 : Cliquez sur l’hyperlien afin d’utiliser HTTPS (connections sécurisées http) pour le transfert de fichiers. Si l’environnement ne supporte pas les applets, il se peut que le chiffrement de bout en bout ne puisse être utilisé. Pour plus d’informations, voir « Transfert sécurisé par HTTPS ». Lorsque le transfert de bout en bout n’est pas disponible, le lien 6 permet de passer en mode de transfert HTTPS.

S-Filer Portal envoie une notification par courriel lorsque le transfert du fichier a été complété avec succès (si l’option de notification par courriel est activée dans la communauté cible).

Télécharger en mode HTTPS

Le chiffrement de bout en bout requiert un applet afin de fonctionner sur le poste de travail. Ceci peut être impossible si les politiques de sécurité de l’organisation interdissent l’utilisation ou si Java n’a pas été installé sur le poste de travail. Si le chiffrement de bout en bout n’est pas disponible, cliquez sur l’hyperlien afin de changer au transfert de fichier HTTPS pour le reste de la session. Dans le cas où le chiffrement de bout en bout n’est pas utilisé, c’est le fureteur qui prendra en charge le document à recevoir. Il pourra soit afficher le document directement dans une page du fureteur ou alors demander de le sauvegarder.

Voici un exemple de dialogue affiché par Microsoft Internet Explorer 8, version anglaise, lors d’un transfert HTTPS :

Figure 12 - Https choix de la destination

Il est possible d’ouvrir immédiatement le fichier, de sauvegarder le fichier sur l’ordinateur ou bien d’annuler le transfert. Comme c’est le fureteur qui gère le transfert, il n’est pas possible de connaître la progression de celui-ci. Aussi, aucun mécanisme de relève n’est disponible si le transfert est interrompu. Ce type de transfert n’est donc pas recommandé pour des fichiers de grande taille.


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Téléversements ou envois Pour l’envoi de fichiers ou répertoires, 4 options s’offrent à vous. Ces 4 options sont offertes autant en mode APPLET que HTTPS sous réserve du nombre de fichiers à transférer.

Téléverser

Permet d’envoyer un ou des fichiers à tous les membres de la communauté ou espace partagé sélectionné. Une fois que vous aurez cliqué, une première fenêtre apparaîtra offrant d’ajouter un message qui sera envoyé dans la notification aux membres. Si vous laissez la boite vide, la notification courriel qui sera envoyée ne contiendra aucun texte spécifique.

Ensuite une deuxième fenêtre permettra de sélectionner les fichiers ou dossiers à envoyer. Ces fichiers seront téléversés à tous les membres de la communauté sélectionnée et indiquée juste au-dessus des boutons d’actions. Il se peut que votre administrateur ait configuré une communauté par défaut, dans ce cas, lors de votre authentification, vous serez immédiatement dans celle-ci.

Envoyer

Permet d’envoyer un ou des fichiers à certains membres de la communauté ou espace partagé sélectionné. Ces fichiers seront déposés dans la boite de réception de chacun et non dans la communauté ou l’espace partagé. En plus des champs de sélection de fichiers à envoyer et de message, vous pourrez sélectionner les membres spécifiques à qui envoyer les fichiers. Seulement ces derniers recevront une notification.

@Envoyer

Permet d’envoyer directement un ou des fichiers à une ou des personnes qui ne sont pas membres de communautés ou espaces partagés. En plus des champs de sélection de fichiers et de message, vous pouvez entrer la ou les adresses courriel désirées ainsi que la langue désirée pour la notification. De plus, il est possible de protéger le fichier envoyé par un mot de passe. La personne voulant recevoir le fichier via le lien reçu par courriel devra entrer ce mot de passe afin d’amorcer le transfert.

Bien entendu, ce mot de passe ne sera pas inclus dans le courriel. Le mot de passe doit être communiqué à la personne destinataire par le biais d’un autre canal. Les options de durée de vie sont aussi accessibles. Dans ce mode, une fois le fichier reçu, celui-ci sera effacé et ne pourra plus être transféré de nouveau sauf si les propriétés de durée de vie sont changées pour permette au fichier d’avoir une durée de vie plus longue ou un plus grand nombre de transferts. Un processus interne efface les fichiers non transférés après un laps de temps configurable par l’administrateur du système. Si l’adresse de courriel spécifiée n’est pas valide, un courriel sera envoyé indiquant que l’adresse n’est pas valide et le fichier sera automatiquement effacé du serveur.

Téléversement en mode copier-coller

Vous pouvez utiliser la fonction copier-coller si vous utilisez un fureteur supportant le protocole HTML5. Le protocole HTML5 est supporté par les fureteurs Internet Explorer 9

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et plus, toutes les versions de Chrome ou Firefox et les versions Safari 5.1 et plus. Le copier-coller n’est disponible que pour les téléversements.

Démarrez votre fureteur, sélectionnez les fichiers désirés et les glisser dans une communauté ou espace partagé.

Figure 13 – Transferts en mode copier-coller

Un indicateur vert vous indique le progrès de l’opération.

Options avancées des envois

Pour les envois, la fenêtre offrira les boutons suivants :

Figure 14 - Options avancées

Envoyer : Déclenchera l’envoi. Vous pourrez ensuite suivre l’avancement du transfert.

Annuler : Permet d’annuler la commande.

Options avancées : Permet de choisir la durée de vie des fichiers envoyés.


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Figure 15 - Durée de vie des fichiers envoyés

Sélectionnez l’option de durée de vie désirée selon le contexte. Le premier choix réfère au paramètre configuré par l’administrateur.

Une fois le fichier transféré, l’utilisateur peut modifier les paramètres de durée de vie en

cliquant sur l’icône affichée à l’extrême droite du fichier.

Téléversement en mode APPLET

Pour un transfert en mode APPLET, vous verrez l’avancement des transferts via les barres de progression de chaque fichier de la liste. À chaque étape du transfert, la barre de progression prend une couleur spécifique :

Vert : Indique que S-Filer Portal transfère le fichier

Gris : Indique que S-Filer Portal déchiffre le fichier

Jaune : Indique que S-Filer Portal décompresse le fichier et vérifie la signature

Rouge : Indique qu’une erreur s’est produite durant le processus de transfert

Une barre de progression entièrement verte indique que le transfert a réussi et est terminé.

Pour enlever un fichier de la liste de fichier à transférer, cliquez sur le bouton X rouge à droite du fichier.

Téléversement en mode HTTPS :

Contrairement au transfert chiffré de bout en bout, il n’est pas possible d’envoyer plusieurs fichiers simultanément ni d’envoyer un répertoire via ce mécanisme.

Pour sélectionner un fichier, il faut cliquer sur le bouton « Browse…/Parcourir… », puis sélectionner le fichier sur le poste de travail :

Chapitre 2


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Figure 16 - Sélection du fichier en mode HTTPS

Sélectionnez un fichier et cliquez « Ouvrir ». Lancez le transfert, en cliquant sur le bouton « Envoyer ». Comme ce transfert est pris en charge par le fureteur, veuillez suivre les instructions affichées par celui-ci. L’exemple ci-dessous est sur Internet Explorer.

Figure 17 - Avancement du transfert

Le texte « Transfert en cours… » est affiché dans l’écran. Ne pas quitter ou rafraîchir la page pendant la progression du transfert. Ceci est indiqué dans la barre de statut jaune au haut de la page. Une fois le transfert terminé, la barre jaune disparaîtra et un message s’ajoutera en bas à gauche dans la boîte de message :

Figure 18 - État du transfert

Comme c’est le fureteur qui gère le transfert, il n’est pas possible de connaître la progression de celui-ci. Aussi, aucun mécanisme de relève n’est disponible si le transfert est interrompu. Ce type de transfert n’est donc pas recommandé pour des fichiers de grande taille.


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Reprendre un transfert de fichier interrompu Cette option n’est disponible qu’en mode transfert de fichier par l’APPLET.

S-Filer Portal sauvegarde le fichier lors de son transfert au fur et à mesure. Ainsi, si un transfert est interrompu pour une raison ou une autre, une partie du fichier demeurera sur le serveur. Ceci, pour une durée de trente jours ou une période définie par l’administrateur du système. Cette portion de fichier n’apparaîtra pas dans la liste des fichiers. Le transfert d’un fichier est considéré comme interrompu s’il n’est pas repris alors qu’il était sur pause avant de fermer la session, ou si la connexion réseau a perdu des données lors d’un transfert.

La prochaine fois que le transfert en mode APPLET est commencé, une fenêtre de dialogue S-Filer Portal demandera si le transfert précédent doit être repris:

Figure 19 – Icône indiquant un téléchargement partiel

Dans le cas où un transfert aurait été partiellement effectué, une icône indiquera cet état. En démarrant S-Filer Portal pour un nouveau transfert, vous recevrez un avertissement indiquant qu’un transfert n’a pas été complété et vous pourrez choisir de le compléter à ce moment ou de simplement l’ignorer.

Figure 20 – Reprendre un transfert incomplet

Trois options sont offertes :

Remplacer : Reprend le transfert à partir du début. Ceci remplace la portion du fichier existante.

Poursuivre : Poursuit le transfert en ajoutant le reste du fichier à la portion du fichier existant.

Annuler : Annule le transfert.

Chapitre 2


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Suppression des fichiers transférés Il est possible de supprimer des fichiers du serveur si le bouton de suppression est disponible. Ce bouton ne sera pas présenté si l’utilisateur n’a pas les droits de supprimer un fichier. Par exemple, les fichiers appartenant à une communauté ne peuvent être effacés que par les administrateurs de cette communauté.

Pour supprimer un fichier, il suffit de cocher la case à la gauche du nom du fichier puis de cliquer sur le bouton « Effacer ». La case en en-tête, à gauche de « Envoyé par », permet de sélectionner ou désélectionner tous les fichiers en un seul clic.

Figure 21 – Sélection des fichiers à supprimer

Ajout d’un dossier Permet de créer un sous-répertoire dans cette communauté ou cet espace partagé.

Déplacement de fichiers ou dossiers Permet de déplacer des fichiers ou dossiers d’une communauté ou espace partagé à un autre ou à un sous-répertoire.


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Historique de transfert de fichiers La page « Rapport » permet de générer des rapports de transferts effectués vers et à partir du serveur. Il indique les événements de transferts de fichiers (téléversement, téléchargement, suppression) ainsi que les noms de fichiers, leur taille, date, heure et état qui leur sont attribués.

Cliquez sur le bouton « Rapports » pour pouvoir générer ces rapports:

Figure 22 - Historique des transferts

Date de début: Ceci est la date de départ du rapport. Par défaut il s’agit de la première date du mois courant.

Date de fin : Ceci est la date de fin du rapport. Par défaut il s’agit de la dernière date du mois courant.

Types d’action: Sélectionnez les données qui seront incluses dans le rapport. Il est possible de voir les envois réussis, les réceptions réussies ainsi que les fichiers qui ont été supprimés.

Types de rapport: Il est possible de générer le rapport dans deux formats :

Format PDF

Format CSV : Le format CSV permet par exemple d’importer le rapport dans le logiciel Microsoft Excel.

Chapitre 2


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Déconnexion Pour fermer la session à partir de n’importe quelle page Web S-Filer Portal, cliquez simplement sur le texte « Quitter » qui se trouve en haut à la droite de l’écran

Figure 23 – Déconnexion

Afin d’assurer la sécurité des fichiers, il est recommandé de fermer la session chaque fois que le poste est laissé sans surveillance. Cependant, S-Filer Portal fermera la session automatiquement si elle n’est pas utilisée durant une période de temps déterminée par l’administrateur.

À noter : Il est important de NE PAS quitter la session en utilisant le bouton « X » en haut de la fenêtre car les actions effectuées durant la session ne seront pas prises en compte.

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Chapitre 3

Administration déléguée

Un administrateur S-Filer Portal peut, s’il le désire déléguer certaines responsabilités d’administration à des utilisateurs standards. Il est donc possible que certains utilisateurs puissent via l’interface Web administrer certains groupes ou certaines communautés. Cette section explique comment un utilisateur standard peut administrer une partie du système S-Filer Portal.

La section suivante adresse les fonctions de gestion de S-Filer Portal

Concepts d’administration

Notification de transfert de fichiers

Administration des groupes d’utilisateurs

Administration des communautés


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Concepts d’administration L’administration de S-Filer Portal est basée sur deux niveaux d’administration.

L’administrateur principal : Seulement l’administrateur principal peut créer des groupes et des communautés.

Utilisateurs de S-Filer Portal: Utilisent S-Filer Portal pour transférer des fichiers interactivement. Les utilisateurs appartiennent à un ou plusieurs groupes de façon permanente. Ces groupes peuvent être basés sur des divisons administratives permanentes d’une société comme les finances, les ressources humaines, etc. Les utilisateurs peuvent aussi être membres de communautés. Ces communautés peuvent être basées sur des besoins commerciaux comme des projets individuels ou des comités.

Les utilisateurs S-Filer Portal peuvent obtenir des privilèges administratifs :

Administrateur du groupe : En tant qu’administrateur du groupe, un utilisateur peut gérer les inscriptions ainsi que les options et permissions assignées au groupe.

Administrateur de la communauté : En tant qu’administrateur de la communauté, un utilisateur peut inviter des utilisateurs de différents groupes à devenir membres de la communauté. Un utilisateur peut appartenir à aucune, une ou plusieurs communautés. Un ou plusieurs administrateurs peuvent gérer une communauté.

Figure 24 - Concept d'administration

Chapitre 3


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Groupes d’utilisateurs Un groupe d’utilisateurs est un regroupement d’utilisateurs auxquels on octroie certains droits sur le système S-Filer Portal. Quatre options peuvent être configurées pour chaque groupe.

1. Envoi de fichiers permis : Si cette option est disponible pour le groupe, il sera possible aux membres de ce groupe d’envoyer des fichiers, autrement l’envoi de fichier ne sera pas permis.

2. Réception de fichiers permis : Si cette option est disponible pour le groupe, il sera possible aux membres de ce groupe de recevoir des fichiers, autrement la réception des fichiers ne sera pas permise.

3. Envoi de fichiers à une adresse courriel : Si cette option est disponible pour le groupe, il sera possible aux membres de ce groupe d’envoyer des fichiers vers une adresse de courriel. Même si cette option est choisie, il se peut que l’administrateur du système ait désactivé cette option.

4. Liste d’adresses IP : Une liste d’adresses IP en format XXX.XXX.XXX.XXX peut être fournie. Cette liste restreint les adresses IP qui peuvent interagir avec le système S-Filer Portal. Par exemple, un masque du type 192.*.*.* permet à tous les utilisateurs ayant une adresse IP commençant par 192 d’interagir avec le système, un utilisateur voulant accéder au serveur S-Filer Portal depuis une autre adresse se verra refuser l’accès.

Un utilisateur peut faire partie de 0 à n groupes. S’il ne fait pas partie d’un groupe, il ne pourra pas envoyer ni recevoir de fichiers. Si l’utilisateur fait partie d’un groupe, il aura les droits octroyés à ce groupe. S’il est membre de plusieurs groupes, ces droits peuvent être inclusifs ou exclusifs selon la configuration du système. Par exemple, si un utilisateur est membre de deux groupes dont l’un permet la réception de fichier et que le second ne le permet pas, alors il est possible qu’il ne puisse pas recevoir de fichier. Il est possible de modifier les règles via la configuration du serveur S-Filer Portal, pour ce faire, contacter l’administrateur.

Communautés Une communauté est un ensemble d’utilisateurs qui peuvent s’échanger des documents entre eux. Lors de la création d’une communauté, il faut assigner à celle-ci un ou plusieurs groupes. Les membres de ces groupes sont donc sujets à être membres de la communauté, mais ne le sont pas automatiquement. Une fois la communauté créée, il faut choisir parmi les utilisateurs disponibles, lesquels feront partie de la communauté.

Espaces partagés Un espace partagé est une variante d’une communauté. Un espace partagé peut être créé par un utilisateur et administrer par celui-ci. Alors qu’une communauté ne peut qu’être créée par l’administrateur principal.


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Notification de transfert de fichiers S-Filer Portal peut être configuré pour envoyer automatiquement des notifications par courriel lorsqu’un membre de la communauté téléverse, télécharge ou supprime un fichier.

Activer les notifications par courriel Pour qu’un membre d’une communauté puisse recevoir des notifications par courriel, l’option doit être activée autant dans la communauté que dans le profil de l’utilisateur.

Comprendre les notifications par courriel Une fois que les notifications par courriel sont activées, S-Filer Portal envoie une notification par courriel dépendamment des règles résumées dans le tableau ici-bas.

Action Cible Notification

Téléverser à Dossier de la communauté Tous les membres de la communauté

Un ou plusieurs membres de la communauté

Les membres de la communauté qui ont reçu le fichier

« Mes documents » du poste de travail Aucune

Adresse courriel Destinataire

Télécharger de Dossier de la communauté Le membre de la communauté qui a téléversé le fichier

« Mes documents » où un autre membre à téléversé le fichier

Le membre de la communauté qui a téléversé le fichier

« Mes documents » où le membre à téléversé le fichier

Aucune

Supprimer de Dossier de la communauté (seulement l’administrateur de la communauté peut faire cette action)

Tous les membres de la communauté

« Mes documents » où un autre membre à téléversé le fichier

Le membre de la communauté qui a téléversé le fichier

« Mes documents » où le membre à téléversé le fichier

Aucune

Chapitre 3


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Administration des groupes d’utilisateurs Il est possible qu’un utilisateur ait les droits d’administration sur un groupe d’utilisateurs dont il fait partie. Ce privilège peut lui être octroyé par l’administrateur général du système ou par un autre administrateur de ce groupe d’utilisateurs. Lorsque la fonction « Administration » est présente dans le menu de la page principale et que l’option « Groupes d’utilisateurs » y est disponible, alors l’utilisateur a le droit d’administrer le groupe :

Figure 25 - Administration

Cliquez sur cette option pour voir la liste des groupes que vous pouvez administrer.

Figure 26 - Administrer les groupes

Pour les administrateurs délégués, trois options sont offertes :

1. Modifier les caractéristiques du groupe

2. Ajouter un nouvel utilisateur à ce groupe

3. Assigner des utilisateurs de ce groupe


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Modifier les caractéristiques du groupe En cliquant sur le nom du groupe dans la liste, le panneau spécifiant les caractéristiques propres à ce groupe s’affichera :

Figure 27 - Propriétés d'un groupe

Les options modifiables sont les suivantes:

Description : Description du groupe

Permission de recevoir des fichiers : Permet ou non aux utilisateurs du groupe de recevoir des fichiers

Permission d’envoyer des fichiers : Permet ou non aux utilisateurs du groupe d’envoyer des fichiers

Envoi de fichiers vers une adresse courriel permis : Permet ou non aux utilisateurs du groupe d’envoyer des fichiers vers une adresse de courriel

Adresses IP restreintes : La liste des adresses IP d’où les utilisateurs membres du groupe peuvent se connecter. Une liste vide n’impose aucune restriction sur les adresses. L’utilisation d’un astérisque est possible dans chacune des cases spécifiant n’importe quelle adresse :

Ex : 192.168.*.* = Les membres du groupe peuvent se connecter si leur adresse IP commence par 192.168

Chapitre 3


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Ajouter un nouvel utilisateur au groupe

Figure 28 – Ajouter un utilisateur au groupe

L’ajout d’un utilisateur interne peut être effectué par un administrateur délégué. Un administrateur délégué par contre n’a pas le privilège de modifier ou d’effacer un utilisateur qu’il vient de créer. Il est donc important de prendre soin de bien saisir l’information. Un nouvel utilisateur créé par un administrateur délégué sera automatiquement membre du groupe pour lequel il est créé. Les champs à compléter sont les suivants :

Nom d’utilisateur : Le nom utilisé lors de l’authentification

Nom complet : Le nom complet de l’utilisateur

Courriel : L’adresse courriel de l’utilisateur. Le mot de passe temporaire lui sera envoyé à cette adresse.

Rôle : Affiche le rôle. En tant qu’administrateur de groupe, vous ne pouvez changer le rôle d’un utilisateur.

Langue : La langue d’usage du nouvel utilisateur.

Modification non-permise par l’utilisateur : Sélectionnez si vous permettez à l’utilisateur de modifier son profil. Si coché, l’utilisateur pourra voir son profil mais ne pourra le modifier.

Alias de la boîte de réception : Il est possible de créer un alias pour la boîte de réception personnelle de l’utilisateur. Ce nom sera utilisé à la place du libellé « Boîte de réception » sur la page principale.


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Permission de téléverser dans sa boite de réception: Ce paramètre permet de limiter la taille de la boite de réception pour éviter par exemple qu’un utilisateur utilise S-Filer Portal pour stocker et transférer ses photos.

Date d’expiration : Ce champ vous permet d’assigner une date d’expiration pour ce compte. Si laisser vide, le système assignera automatiquement 60 jours à la première date d’authentification par l’utilisateur.

Si la case «Compte verrouillé» est cochée, c’est que l’utilisateur a épuisé ses tentatives d’authentification. En tant qu’administrateur, vous pouvez cocher cette case pour empêcher un utilisateur de s’authentifier.

Notification par courriel : Active ou non les avis par courriel pour cet utilisateur. La notification est utilisée par exemple lorsqu’un nouveau fichier est disponible pour cet utilisateur.

Type de transfert : Utilisation de l’applet (chiffrement de bout en bout) ou utilisation du transfert par HTTPS (fureteur).

Communauté par défaut: Sélectionnez la communauté qui sera affichée par défaut lors de l’entrée dans S-Filer Portal. Si laissé vide, le répertoire « boite de réception » sera utilisé.

Identifiant de référence: Un champ libre d’usage.

Quota d’utilisateur (en MO) : Ce paramètre permet de limiter la taille des espaces partagés créés par cet utilisateur.

SSH key: Contient la clé d’authentification SSH utilisée lors de transferts en SFTP. Lorsqu’utilisé, aucun mot de passe ne sera requis.

Mot de passe n’expire pas: Cette option est très utile pour des transferts automatisés lancés par des scripts par exemple. Le CLI (Command-Line-Interface) contient une fonction pour générer des mots de passe chiffrés à utiliser dans des scripts.

L’utilisateur ne peut changer de mot de passe: Si cette fonction est sélectionnée, l’utilisateur ne pourra pas changer son mot de passe.

L’utilisateur doit changer de mot de passe à la prochaine authentification: Si cette option est sélectionnée, l’utilisateur devra choisir un nouveau mot de passe à sa prochaine authentification.

Réinitialiser et confirmation: Permet d’entrer un mot de passe initial pour un utilisateur.

Chapitre 3


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Assigner/Enlever des utilisateurs de ce groupe La dernière tâche que peut effectuer un administrateur de groupe délégué est d’ajouter des utilisateurs à ce groupe.

Figure 29 - Gérer les membres d'un groupe

Utilisez le bouton + à droite pour choisir et ajouter un utilisateur au groupe.

Utilisez le bouton – à droite pour enlever l’utilisateur sélectionné à gauche. Il est aussi possible de donner les droits administratifs à un utilisateur en cochant la case correspondante. Cependant, un administrateur ne peut s’enlever lui-même de la liste des administrateurs sélectionnés.

Seul un administrateur principal peut enlever des membres du groupe.

Voir ou modifier un utilisateur d’un groupe. En tant qu’administrateur délégué d’un groupe d’utilisateur, vous pouvez voir et modifier un utilisateur membre de votre groupe.

Simplement cliquez sur l’utilisateur sélectionné pour ouvrir son profil.


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Administration des communautés Un utilisateur peut obtenir les droits d’administration sur une communauté dont il fait partie. Ce privilège peut être octroyé par l’administrateur général du système ou par un autre administrateur de cette communauté. Lorsque qu’un utilisateur est administrateur d’une communauté, sa page principale ressemble à la suivante :

Figure 30 - Administrer une communauté

Cliquez sur Communautés pour voir la liste des communautés que vous pouvez administrer.

Figure 31 – Modifier les propriétés d’une communauté

Pour les administrateurs délégués, trois options sont offertes :

1. Modifier les propriétés de la communauté

2. Générer des rapports au sujet des transferts relatifs à la communauté

3. Assigner et enlever des utilisateurs à la communauté

Chapitre 3


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Modifier des paramètres de la communauté En cliquant sur le nom de la communauté dans la liste, il est possible d’accéder au panneau spécifiant les caractéristiques propres à cette communauté :

Figure 32 – Paramètres d’une communauté

Les options modifiables sont les suivantes:

Description : Description de la communauté

Profil de sécurité : Type de chiffrage utilisé lors de transferts

Compression : Type de compression utilisé lors de transferts

Transport : Type de protocole de transport

Notification par courriel : Type de notifications utilisé par cette communauté

Option de transfert : Permet de restreindre l’envoi de fichier seulement à tous les membres de la communauté. Il ne sera pas possible d’envoyer un fichier à seulement quelques utilisateurs de la communauté.

Option d’affichage : Permet de restreindre l’affichage des fichiers seulement aux utilisateurs qui ont le droit de recevoir ces fichiers.

Collaboration : Permet de sélectionner si on permet de conserver plusieurs versions du même document ou si il y aura simplement écrasement.

Quota : Permet de restreindre la quantité totale de Mo permise pour cette communauté.

Taille maximale des fichiers : Permet de restreindre la taille maximale des fichiers.

Durée de vie : Permet de choisir la durée de vie par défaut des fichiers de cette communauté. La durée de vie peut être définie en date de fin, en heures, nombre de


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téléchargement. Une fois la limite atteinte, le fichier sera effacé et une notification sera envoyée.

Générer des rapports La page « Rapport Audit des transferts d’une communauté » permet de générer des rapports concernant les actions effectuées par les membres de la communauté par rapport à celle-ci. Il indique les événements de transferts de fichiers ainsi que les noms de fichiers, leur taille, date, heure et état qui leur sont attribués.

Cliquez sur le bouton « Afficher le rapport » (2) pour pouvoir générer un rapport :

Figure 33 – Générer un rapport d’historique des transferts

Date de début: Ceci est la date de départ du rapport. Par défaut il s’agit de la première date du mois courant.

Date de fin : Ceci est la date de fin du rapport. Par défaut il s’agit de la dernière date du mois courant.

Types d’action: Sélectionnez les données qui seront incluses dans le rapport. Il est possible de sélectionner les envois réussis, les téléchargements réussis, les fichiers supprimés ainsi que les types d’actions avancées afin d’obtenir une liste complète des types d’action.

Type de rapport: Il est possible de générer le rapport dans deux formats, soit en format « PDF » ou en format « CSV ». Le format « CSV » permet par exemple d’importer le rapport dans le logiciel Microsoft Excel.

Chapitre 3


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Assigner/Enlever des utilisateurs à cette communauté La dernière tâche que peut effectuer un administrateur délégué est d’ajouter et d’enlever des utilisateurs à cette communauté.

Figure 34 – Assigner et enlever des membres à une communauté

Utilisez le bouton + à droite pour choisir et ajouter un utilisateur à la communauté.

Vous pouvez aussi utiliser le champ recherche muni d’une loupe à droite pour chercher un utilisateur.

Utilisez le bouton – à droite pour enlever l’utilisateur sélectionné à gauche. Il est aussi possible de donner les droits administratifs à un utilisateur en cochant la case correspondante.

Un administrateur ne peut se retirer lui-même de la liste d’administrateurs.

Il est à noter que pour qu’un utilisateur soit visible dans la liste des utilisateurs disponibles, il doit être membre d’au moins un groupe d’utilisateurs associé à cette communauté.

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Chapitre 4

Transferts en FTP, FTPS, SFTP

S-Filer Portal supporte l’utilisation des protocoles standards FTP, SFTP et FTPS. Il est donc possible d’utiliser des logiciels clients qui supportent ces protocoles pour ainsi accéder à votre compte S-Filer Portal et transférer des fichiers via ces protocoles.

Cette section aborde les différents protocoles utilisés pour faire les transferts.

Transferts FTP

Transferts FTPS

Transferts SFTP


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Transferts FTP Le protocole FTP est supporté par S-Filer Portal, mais son utilisation n’est pas recommandée du fait que ce protocole n’est pas sécurisé. L’information, incluant le nom d’utilisateur, le mot de passe et les fichiers, qui circule sur un protocole FTP n’est pas chiffrée ce qui signifie que l’identité de l’utilisateur et le contenu du fichier envoyé ou reçu peuvent être interceptés par un tiers qui écouterait sur le fil de communication. Il est toutefois possible d’utiliser ce protocole à l’intérieur d’un réseau totalement sécurisé.

Pour être utilisé, le protocole FTP doit être configuré par l’administrateur du système. Par défaut, le port utilisé est le port 21. L’exemple suivant montre l’utilisation du client FTP de Windows XP.

Si le serveur multi protocoles S-Filer Portal est par exemple sur une machine nommée « acme », il est possible d’accéder au compte S-Filer Portal via l’explorateur Windows en tapant : ftp://acme/ . Une identification sera demandée via l’écran suivant :

Figure 35 - Authentification pour transfert FTP

Utilisez le même nom d’utilisateur et le même mot de passe utilisés pour l’identification au portail S-Filer Portal. Si le nom d’utilisateur provient d’un domaine externe à S-Filer Portal (si par exemple les utilisateurs proviennent d’un répertoire Active Directory), ajoutez ce nom de domaine à la suite du nom d’utilisateur. Par exemple, si le nom d’utilisateur est bsmith et que le domaine nommé okiok.com est utilisé, le nom d’utilisateur sera [email protected].

Une fois authentifié, l’utilisateur aura accès à ses fichiers et à ceux des communautés dont il est membre. Il est à noter que le nom des communautés utilisé en mode FTP est le nom court de la communauté et non sa description comme pour l’interface Web. Il est maintenant possible d’envoyer et de recevoir des fichiers via le protocole FTP.

ftp://acme/

Chapitre 4


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Figure 36 – Authentification pour des utilisateurs AD

Il est très important de sélectionner le bon domaine pour s’authentifier. Une fois authentifié, vous pourrez accéder aux communautés auxquelles vous êtes membres et accéder aux fichiers.

Figure 37 – Transferts FTP

Note: En mode FTP, vous ne verrez que le nom abrégé des communautés et non la description.


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Transferts FTPS Le protocole FTPS est supporté par S-Filer Portal. Ce protocole est un protocole FTP sur un canal sécurisé. Il est fortement recommandé de remplacer le protocole FTP par celui-ci.

Pour être utilisé, le protocole FTPS doit être configuré par l’administrateur du système. Par défaut, le port utilisé est le port 990. L’exemple suivant montre l’utilisation du client FTPS « Core FTP ». Voici la configuration nécessaire pour se connecter au serveur :

Figure 38 – Configuration FTPS

Utilise le même nom d’utilisateur et le même mot de passe utilisés pour l’identification au portal S-Filer Portal. Si le nom d’utilisateur provient d’un domaine externe à S-Filer Portal (si par exemple les utilisateurs proviennent d’un répertoire Active Directory), ajouter ce nom de domaine à la suite du nom d’utilisateur. Par exemple, si le nom d’utilisateur est bsmith et que le domaine nommé okiok.com est utilisé, votre nom d’utilisateur sera [email protected].

Une fois authentifié, l’utilisateur aura accès à ses fichiers et à ceux des communautés dont il est membre. Il est à noter que le nom des communautés utilisé en mode FTPS est le nom court de la communauté et non sa description comme pour l’interface Web. Il est maintenant possible d’envoyer et de recevoir des fichiers via le protocole FTPS.

Chapitre 4


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Note: Vérifiez votre configuration FTP pour vous assurer d’utiliser le bon nom de domaine.

Tous les transferts FTP et FTPS doivent utiliser le mode passif.

Voir ici-bas comment configurer le mode passif pour le fureteur FileZilla.

Figure 39 – Mode passif de FTPS

Si vous prévoyez utiliser des caractères accentués, vous devriez configurer votre client FTP ou FTPS en mode UTF8.


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Figure 40- Configuration FTPS pour caractères accentués

À votre première utilisation du mode FTPS, vous recevrez sans doute un message vous demandant de faire confiance au certificat émis pour S-Filer Portal. Vous devrez accepter.

Chapitre 4


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Figure 41 - FTPS Certificat inconnu

Une fois que vous vous connectez de cette façon, vous pouvez accéder à vos propres fichiers ainsi que ceux de la communauté à laquelle vous appartenez. Vous pouvez télécharger et télécharger ces fichiers à l'aide FTPS.

Remarque: Lorsque vous utilisez FTPS, seul le nom court de chaque communauté apparaît (et non la description).


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Figure 42 – Écran principal en mode FTPS

Chapitre 4


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Transferts SFTP Le protocole SFTP est supporté par S-Filer Portal. Ce protocole est un protocole de transfert sécurisé sur une couche SSH. Il est recommandé de remplacer les protocoles FTP par celui-ci.

Pour être utilisé, le protocole SFTP doit être configuré par l’administrateur du système. Par défaut, le port utilisé est le port 22. L’exemple suivant montre l’utilisation du client SFTP « Core FTP ». Voici la configuration nécessaire pour se connecter au serveur :

Figure 43 - Configuration en mode SFTP

Utilisez le même nom d’utilisateur et le même mot de passe utilisés pour vous authentifier à S-Filer Portal. Si le nom d’utilisateur provient d’un domaine externe à S-Filer Portal (si par exemple les utilisateurs proviennent d’un répertoire Active Directory), ajoutez ce nom de domaine à la suite du nom d’utilisateur. Par exemple, si le nom d’utilisateur est bsmith et le domaine nommé okiok.com est utilisé, le nom d’utilisateur sera [email protected].

Note: Vous assurer d’utiliser le bon nom de domaine, voir figure 36 pour les détails concernant les utilisateurs AD


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Figure 44 - Première utilisation en mode SFTP

Lors de la première utilisation via ce serveur, il sera demandé d’accepter la clé du serveur S-Filer Portal.

Figure 45 - SFTP Clé du serveur inconnue

Vous pouvez également utiliser une authentification par clé SSH avec S-Filer Portal Pour utiliser la méthode d'authentification à clé publique, vous devrez fournir la clé

Chapitre 4


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privée dans le client SFTP. Pour FileZilla il est dans le cadre de SFTP pour ajouter l’authentification par clé publique.

Figure 46- SSH authentification à clé publique

Si vous utilisez l’authentification à clé publique en SSH, vous n’aurez pas à fournir un mot de passe.


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Figure 47 - SFTP avec authentification à clé publique

Une fois que vous vous connectez de cette façon, vous pouvez accéder à vos propres fichiers ainsi que ceux de la communauté à laquelle vous appartenez. Vous pouvez télécharger et télécharger ces fichiers en utilisant SFTP. Remarque: Lorsque vous utilisez SFTP, seul le nom court de chaque communauté apparaît (et non la description).

Chapitre 4


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Figure 48 - Authentification complétée avec succès

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Chapitre 5

L’application « SendTo » (Envoyer vers)

S-Filer Portal permet l’utilisation d’un programme sous Windows nommé « SendTo ». Après installation sur un poste ayant un système d’exploitation Windows, il est possible de l’utiliser pour envoyer des fichiers vers un serveur S-Filer Portal.

Ce chapitre aborde le point suivant :

Utilisation de l’application


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Utilisation de l’application Une fois installée, il est possible d’utiliser l’application « SendTo » de deux manières :

La première consiste à démarrer l’application via le menu Démarrer de Windows.

La seconde consiste à cliquer à l’aide du bouton de droite de la souris sur un fichier et de sélectionner Send To/Envoyer vers > S-Filer Portal dans le menu. Par exemple :

Figure 49 - Menu contextuel « Envoyer vers »

Chapitre 5


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Ceci démarrera l’application « SendTo » :

Figure 50 – Authentification de l’application « SendTo »

Lors de la première utilisation de l’application, il est nécessaire de la configurer afin de spécifier où se trouve le serveur S-Filer Portal. Il suffit de cliquer sur l’outil « clé » en bas à droite de l’écran :

Figure 51 - Configuration du proxy pour l'application « SendTo »


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Entrez l’adresse URL du serveur S-Filer Portal. Cette URL dépend de l’architecture de l’installation S-Filer Portal.

Si le chiffrement local a été sélectionné, il faut spécifier un URL. Si le chiffrement à distance a été sélectionné, il faut spécifier deux URLs. (Obtenir les URLs en demandant aux administrateurs de S-Filer Portal).

Le bouton « Tester » sert à vérifier la connexion avec cette URL, si le test est concluant, alors la boîte de texte de l’URL deviendra verte, si elle devient rouge, c’est que l’URL n’est pas valide :

Figure 52 - Test de l'application « SendTo »

Une fois cette étape complétée, il est possible d’utiliser l’application « SendTo ». L’identification doit être faite avec le code d’utilisateur et le mot de passe utilisés pour le portail Web. Si le nom d’utilisateur provient d’un domaine externe à S-Filer Portal (si par exemple les utilisateurs proviennent d’un répertoire Active Directory), ajoutez ce nom de domaine à la suite du nom d’utilisateur. Par exemple, si le nom d’utilisateur est bsmith et que le domaine nommé AD est utilisé, le nom d’utilisateur sera bsmith@AD.

Une fois bien authentifié, il est nécessaire de suivre les quelques étapes suivantes qui dépendent de la configuration du système et des droits en tant qu’utilisateur pour envoyer un fichier vers le serveur S-Filer Portal. Ces étapes sont les mêmes que celles présentées par l’interface Web. Voici un exemple d’une séquence des différents écrans qui peuvent être présentés :

Chapitre 5


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Figure 53 - Sommaire d'un transfert


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Écran Description

1 Sélection du destinataire. Les choix possibles sont :

Vers mon compte personnel

Vers une adresse de courriel

Vers une communauté

Si l’option est sélectionnée « Vers une adresse de courriel », il faut saisir l’adresse courriel du destinataire avant de cliquer sur le bouton « Suivant ».

2a Il est possible de protéger le fichier par un mot de passe. La personne voulant recevoir le fichier via le lien reçu par courriel devra entrer ce mot de passe afin d’amorcer le transfert.

2b Il faut saisir le mot de passe deux fois.

2c Cet écran permet de choisir la langue avec laquelle le courriel de notification sera généré.

3 Si une communauté est sélectionnée comme destinataire, il est possible d’effectuer un transfert à tous les membres de la communauté ou seulement à certains membres si les droits sont respectés.

4 Si seulement certains membres de la communauté sont choisis, il sera demandé de le ou les sélectionner. La touche « Ctrl » du clavier est utilisée pour faire une multi sélection.

5 Cet écran permet d’ajouter un ou plusieurs fichiers au transfert. Il est possible d’utiliser le « drag and drop » de Windows pour sélectionner un fichier.

6 En cliquant sur le bouton « Ajouter des fichiers » de l’écran 6, une fenêtre de sélection de fichiers s’affiche à l’écran. Choisir le ou les fichiers à transférer.

7 Cet écran apparaît pendant et après le transfert. La barre de statut est utile pour suivre l’évolution du transfert des fichiers.

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Chapitre 6

Opérations de transferts par CLI (Interface Ligne de Commandes)

S-Filer Portal permet l’utilisation d’un programme de type ligne de commande (Command Line Interface). Après installation sur le poste, il est possible de l’utiliser pour envoyer des fichiers vers un serveur S-Filer Portal.

Une fois installée, il est possible d’utiliser l’application directement sur une ligne de commande ou dans divers scripts. Dans le répertoire où se trouve l’application, la commande « sfiler » permet d’exécuter le programme.

La commande « sfiler –h » permet d’afficher toutes les options disponibles (en anglais seulement) :

Pour plus de détails sur comment utiliser l’application CLI voir le guide d’intégration

.

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Chapitre 7

Le client Synchro

S-Filer Portal offre maintenant par le biais d’un client synchro de créer des espaces partagés qui se synchronisent automatiquement avec un répertoire du même nom sous votre répertoire « Mes Documents » de Windows par exemple.

Ce chapitre explique comment fonctionne cette option ainsi que comment l’installer.


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Utilisation du client synchro Le client Synchro étant un exécutable, plusieurs options s’offrent à vous pour y accéder et l’installer selon les choix de l’administrateur principal. Le plus probable étant que vous recevrez un courriel vous invitant à partager des fichiers en utilisant le client synchro.

Ce courriel contiendra un lien vers

1. Un URL sur votre infrastructure corporative contenant l’exécutable à télécharger et déposer sur votre bureau.

2. Un URL vers le site d’Okiok contenant l’exécutable à télécharger et déposer sur votre bureau.

3. Un lien vers un espace partagé ou communauté S-Filer Portal contenant l’exécutable.

Dans tous les cas, déposez l’exécutable sur votre bureau et ensuite cliquez sur l’exécutable pour l’activer.

La première fois qu’il exécutera, une boite de dialogue apparaitra pour vous demander votre identifiant et mot de passe. Il s’agit de ceux que vous utilisez lorsque vous accéder à S-Filer Portal normalement.

Le client Synchro créera ensuite une arborescence sous votre répertoire « Mes Documents » de votre bureau.

Figure 54 - Exemple de dossiers synchronisés

Chapitre 7

Le client Synchro

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Tous les fichiers des espaces partagés et des communautés desquels vous êtes membres seront alors téléchargés sous votre répertoire « Mes Documents » et seront maintenus synchronisés.

Si quelqu’un ajoute des fichiers dans une de ces communautés ou espaces partagés, ceux-ci apparaîtront sous votre « Mes documents ».

Si vous ajoutez des documents dans ces répertoires sous votre « Mes documents », ils seront automatiquement téléversés vers S-filer Portal et les autres membres de la communauté ou espace partagé pourront les récupérer.

Vous pouvez créer un raccourci vers le client synchro et déposer celui-ci dans votre répertoire « Démarrage » pour vous assurer que celui-ci est démarré chaque fois que vous démarrez votre poste.


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Annexe 1

Configuration d’Internet Explorer

Comment configurer Internet Explorer pour supporter le Logon Unique.

Choisir “Options Internet”, l’onglet Sécurité, Local Internet.

Cliquez ensuite sur “Sites”

Figure 55 - Internet Explorer Security - Local intranet

Assurez-vous qu’aucune des 4 options n’est cochée. Sélectionnez ensuite les options Avancées.

Figure 56 - Local intranet Sites screen

Annexe 1


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Ajoutez l’URL du site S-Filer à cette zone en cliquant sur le bouton « Ajouter »

Figure 57 - Local intranet ajout de sites

L’URL du site S-Filer a maintenant été ajoutée aux sites de confiance de l’internet Local.


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Figure 58 - Local intranet

Vous devez maintenant terminer votre session et vous ré-authentifier à nouveau. Une fois à la fenêtre d’authentification, simplement utiliser le lien à droite pour vous authentifier en logon Unique.

Figure 59 – Authentification en mode SSO

Annexe 1


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Une fois authentifié, la fenêtre principale apparaîtra comme pour toutes les autres formes d’authentification.

Si par contre vous obtenez un message d’erreur, veuillez vérifier que vous avez bien suivi les étapes décrites ci-haut pour configurer votre fureteur. Si le problème persiste, veuillez contacter votre administrateur S-Filer Portal.

Configurer les autres fureteurs

Les autres fureteurs tel que Chrome ne nécessitent pas de configuration particulière pour offrir le logon unique.

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Annexe 2

Installation du JRE

À la première utilisation de l’aplet Java vous devrez peut-être devoir octroyer les droits de lecture et écriture sur votre poste de travail. Selon le système d’exploitation, le message sera différent mais similaire à la saisie ici-bas.

Si vous refusez de permettre de lire et écrire à l’applet, vous ne serez pas en mesure d’utiliser l’applet pour faire des transferts de fichiers.

Dans tous les cas vous devrez indiquer que vous faites confiance à l’éditeur Okiok Data Ltd pour cet applet.

Figure 60 – Avertissement de l’environnement Java

Autres exemples d’avertissements de l’environnement Java

Figure 61 - Autres exemples d'avertissement


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Figure 62 – Avertissement Java sur d’autres systèmes d’exploitation

Tous les fureteurs courants vérifient si vous utilisez la dernière version du JRE (Java Runtime Environment), vous pourrez donc aussi recevoir un avis à cet effet. Vous pouvez ignorer cette fois pour compléter votre transfert. Vous devrez toutefois éventuellement migrer vers la plus récente version éventuellement.

Figure 63 – Version Java désuète

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Tableau des images Figure 1 – Exemple d’un courriel de bienvenue ..........................................................................................6 Figure 2 – Connexion utilisant mot de passe temporaire ...........................................................................7 Figure 3 - Changement de mot de passe .......................................................................................................8 Figure 4 – Politiques de qualité de mot de passe. ......................................................................................9 Figure 5 – Mon profil - Changement de mot de passe .............................................................................. 10 Figure 6 - Modification du profil .................................................................................................................. 12 Figure 7 - Écran principal de S-Filer Portal ............................................................................................... 15 Figure 8 – Comprendre l’arborescence ....................................................................................................... 16 Figure 9 – Fonctions avancées des fichiers ................................................................................................ 17 Figure 10 - Les boutons d’actions ............................................................................................................... 17 Figure 11 - Nouveau téléchargement ......................................................................................................... 18 Figure 12 - Https choix de la destination................................................................................................... 19 Figure 13 – Transferts en mode copier-coller ........................................................................................... 21 Figure 14- Options avancées ........................................................................................................................ 21 Figure 15 - Durée de vie des fichiers envoyés .......................................................................................... 22 Figure 16 - Sélection du fichier en mode HTTPS ...................................................................................... 23 Figure 17 - Avancement du transfert.......................................................................................................... 23 Figure 18 - État du transfert ........................................................................................................................ 23 Figure 19 – Icône indiquant un téléchargement partiel .......................................................................... 24 Figure 20 – Reprendre un transfert incomplet .......................................................................................... 24 Figure 21 – Sélection des fichiers à supprimer.......................................................................................... 25 Figure 22 - Historique des transferts .......................................................................................................... 26 Figure 23 – Déconnexion ............................................................................................................................... 27 Figure 24 - Concept d'administration ......................................................................................................... 30 Figure 25 - Administration ............................................................................................................................ 33 Figure 26 - Administrer les groupes ............................................................................................................ 33 Figure 27 - Propriétés d'un groupe .............................................................................................................. 34 Figure 28 – Ajouter un utilisateur au groupe ............................................................................................. 35 Figure 29 - Gérer les membres d'un groupe .............................................................................................. 37 Figure 30 - Administrer une communauté ................................................................................................. 38 Figure 31 – Modifier les propriétés d’une communauté .......................................................................... 38 Figure 32 – Paramètres d’une communauté .............................................................................................. 39 Figure 33 – Générer un rapport d’historique des transferts ................................................................... 40 Figure 34 – Assigner et enlever des membres à une communauté ........................................................ 41 Figure 35 - Authentification pour transfert FTP ....................................................................................... 44 Figure 36 – Authentification pour des utilisateurs AD ............................................................................. 45 Figure 37 – Transferts FTP ............................................................................................................................ 45 Figure 38 – Configuration FTPS .................................................................................................................... 46 Figure 39 – Mode passif de FTPS .................................................................................................................. 47 Figure 40- Configuration FTPS pour caractères accentués ..................................................................... 48 Figure 41 - FTPS Certificat inconnu ............................................................................................................ 49 Figure 42 – Écran principal en mode FTPS ................................................................................................. 50 Figure 43 - Configuration en mode SFTP .................................................................................................... 51 Figure 44 - Première utilisation en mode SFTP ........................................................................................ 52 Figure 45 - SFTP Clé du serveur inconnue ................................................................................................. 52 Figure 46- SSH authentification à clé publique ........................................................................................ 53


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Figure 47 - SFTP avec authentification à clé publique ............................................................................ 54 Figure 48 - Authentification complétée avec succès ............................................................................... 55 Figure 49 - Menu contextuel « Envoyer vers » .......................................................................................... 58 Figure 50 – Authentification de l’application « SendTo » ....................................................................... 59 Figure 51 - Configuration du proxy pour l'application « SendTo » ....................................................... 59 Figure 52 - Test de l'application « SendTo » ............................................................................................. 60 Figure 53 - Sommaire d'un transfert ........................................................................................................... 61 Figure 54 - Exemple de dossiers synchronisés........................................................................................... 66 Figure 55 - Internet Explorer Security - Local intranet ........................................................................... 68 Figure 56 - Local intranet Sites screen....................................................................................................... 68 Figure 57 - Local intranet ajout de sites ................................................................................................... 69 Figure 58 - Local intranet ............................................................................................................................. 70 Figure 59 – Authentification en mode SSO ................................................................................................. 70 Figure 60 – Avertissement de l’environnement Java ............................................................................... 73 Figure 61 - Autres exemples d'avertissement ........................................................................................... 73 Figure 62 – Avertissement Java sur d’autres systèmes d’exploitation ................................................. 74 Figure 63 – Version Java désuète ................................................................................................................ 74