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Séminaire de formation

Méthodes d’Audit

Personnel

2005

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S O M M A I R E

Introduction

► Fondamentaux comptables

► Approche de la démarche d’audit

1. Rappel des objectifs d’audit

2. Revue du contrôle interne

3. Révision des comptes

Conclusion

► Rôle et responsabilité de l’assistant

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Fondamentaux comptables

Les principes français divergent encore de façon forte avec les normes

IAS/IFRS

► IAS 19 : Avantages du personnel : impose la comptabilisation de tous les avantages accordés au personnel, notamment ceux

postérieurs à la période d’emploi (couvertures sociales, indemnités de départ à la retraite, IFC)

Hiérarchie des régimes de prestations :

Règle du « corridor »

Une formation spécifique sur cette norme existe au cabinet ; elle est dispensée à partir du niveau RM

► IFRS 3 : Share based payements : vise essentiellement le système des stocks options et des plan d’épargne d’entreprise.

Absence de comptabilisation en principes français tant que les options ne sont pas exercées

Régimes à cotisations définiesRégimes à prestations définies

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Cycle Personnel

1. OBJECTIFS D’AUDIT

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DES TRAVAUX A METTRE EN ŒUVREen respectant des objectifs d’audit suivants :

Fait générateur Personnel fictif Risque social

REALITEEXHAUSTIVITE

UNICITE

BON COMPTEBON MONTANT

BONNE PERIODECONCERNE L’ENTREPRISE

Risques généraux

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Objectifs d’audit

OBJECTIFS

Exhaustivité

Sur la bonne période

Correcte imputation

Concerne l’entreprise

Correcte évaluation

Réalité

Information en annexe

TRAVAUX

Revue du contrôle interne, rapprochement

comptabilité - livre de paie - DADS

Revue du contrôle interne, test de « cut off »

Revue du contrôle interne, méthodes et

principes comptables, contrôle sur pièce

Revue du contrôle interne

Revue du contrôle interne, contrôle sur pièces

Circularisation, contrôle sur pièces

Comparaison avec les données auditées

(exactitude et exhaustivité)

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Cycle Personnel

2. REVUE DU CONTRÔLE INTERNE

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2. Revue du contrôle interne

2.1. Objectifs du contrôle interne pour le cycle Personnel

2.2. Principaux intervenants

2.3. Evaluation du contrôle interne

2.4. Utilisation des conclusions pour la revue des comptes au final :

actualisation du programme de travail

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2.1 Objectifs du contrôle interne – Cycle personnel

► les charges relatives au personnel sont réelles et concernent l ’entreprise

► toutes les charges relatives au personnel sont enregistrées

► toutes les charges relatives au personnel sont correctement imputées, totalisées,

centralisées

► les employés sont régulièrement embauchés et font toujours partie du personnel

► le personnel est payé conformément aux décisions de la direction

► l ’entreprise s ’acquitte normalement des charges sociales et retenues

► l ’entreprise respecte la réglementation

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2.2 Principaux intervenants

Service trésorerie

Service trésorerie

Service production

Service production

Service paieService paie

Service comptable

Service comptable

Service du personnel

Service du personnel

Enregistrement de la paie

Embauche et suivi du personnel

Calcul des provisions

Établissement des paies

Saisie des temps

Paiement des salaires

Principaux services intervenants

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2.3. Evaluation du contrôle interne

2.3.1. Principales phases du cycle

2.3.2. Revue de procédures

2.3.3. Compétences pluridisciplinaires nécessaires

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2.3.1. Principales phases du cycle

Respect de la réglementation

Le contrôle interne doit garantir que :

Les dispositions de la convention collective, des

accords internes à l’entreprise (congés payés,

primes, retraites…) sont appliquées.

Les livres légaux (livre de paie, entrées-sorties,

main d ’œuvre étrangère, registre, inspection du

travail…) existent et sont régulièrement tenus à

jour.

La société respecte bien les règles relatives à

l’établissement d ’un bilan social.

Les rémunérations des dirigeants sont

conformes aux décisions les concernant.

Relever les éventuels variables (primes,

avantages, stocks options…) afin d’en contrôler

la comptabilisation et la déclaration.

La société est à jour dans le règlement de ses

cotisations.

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Embauche et suivi du personnel

Le contrôle interne doit garantir que :

Toute décision d’embauche est autorisée

par une personne responsable.

Chaque embauche donne lieu à la

création d’un dossier individuel

comprenant tous les renseignements

nécessaires sur le salarié et l’ouverture

d’un fichier du personnel.

Les dossiers individuels sont mis à jours.

Les éléments de la paie et les dossiers

individuels sont en adéquation.

2.3.1. Principales phases du cycle

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Saisie des temps

Le contrôle interne doit garantir que :

Les fonctions de comptabilisation des temps, de

vérification du calcul des relevés et de préparation

de la paie sont séparées.

L’enregistrement des temps de présence est

automatique pour éviter les erreurs humaines ou

fraudes éventuelles.

Les relevés d’heures sont établis par des

contremaîtres ou agents de maîtrise habilités

n’ayant pas accès au calcul ou à la préparation

des paies.

Un système fiable d’autorisation et de contrôle des

heures supplémentaires existe.

Un suivi des absences (vacances, maladie…)

formalisé existe (pointage, feuille de présence,

fiche individuelle tenue par le chef de service…) et

soit transmis systématiquement au service paie.

2.3.1. Principales phases du cycle

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Établissement de la paye

Le contrôle interne doit garantir que :

Le personnel est payé conformément aux

décision de la direction.

La réglementation est correctement appliquée

(base, taux, horaires, convention collective…)

Un contrôle des calculs est effectué

périodiquement par un responsable

comptable, administratif ou financier.

Un rapprochement des éléments de paie avec

le dossier individuel ainsi qu’avec le suivi

réalisé par les chefs de service soit réalisé

périodiquement.

Les éléments variables (primes, indemnités,

etc.) sont régulièrement visés par un

responsable et concordent avec les termes du

contrat de travail.

2.3.1. Principales phases du cycle

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Enregistrement de la paie

Le contrôle interne doit garantir l’exhaustivité de l’enregistrement des

éléments de paie. Par ailleurs, les erreurs d’enregistrement doivent pouvoir

être détectées par des procédures adéquates.

Intervention du département SIIntervention du département SI

2.3.1. Principales phases du cycle

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Paiement des salaires

Le contrôle interne doit garantir que

Le paiement est réalisé par le service

trésorerie (indépendant du service paie et

comptabilité).

Les délais de paiement des salariés et

organismes sociaux sont raisonnables.

La procédure d’octroi d’avances aux

salariés est respectée.

2.3.1. Principales phases du cycle

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Calcul des provisions

Le contrôle interne doit garantir

que :

Les bases sont correctes et exhaustives.

Les hypothèses de calcul sont satisfaisantes

(provisions pour IDR ou licenciement)

La provision est admise au regard du

règlement CRC 2000-06 (restrictions pour la

provision pour licenciement…).

Le traitement fiscal est maîtrisé et appliqué.

La séparation des exercices est respectée :

le dispositif de clôture et la procédure

d’arrêté doit permettre un recensement des

charges à payer à la clôture (notamment, les

éléments variables des rémunérations.)

2.3.1. Principales phases du cycle

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2.3.2. Revue de procédure

Les outilsLes outils

EntretiensEntretiens

TestsTests

Flow chartFlow chart

Tableaux forces/faiblesses

Tableaux forces/faiblesses

RecommandationsRecommandations

Analyse des procédures écrites

Analyse des procédures écrites

Documentation juridique interne et

externe

Documentation juridique interne et

externe

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2.3.3. Compétences nécessaires

Compétences nécessaires

Intervenants Eléments revus

Systèmes d'informations Tâches générales : déversements comptables, carto-(SIOM) graphies des systèmes, fiabilité et sécurité des données

Juristes Lecture de certains contrats de travail présentant (Magellan) des risques, litiges particuliers (prud'hommes), respect des

minima sociaux (rémunérations)…

Exemple: Audit social limité de la SAS X

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2.4. Conséquences induites par les conclusions

Adaptation de l’approche

Lors de l’élaboration de l’approche en début de mission, utiliser les conclusions de

l’audit N-1 et du dossier permanent pour orienter

► Les travaux de contrôle interne de l’exercice N : a-t-on appliqué les recommandations faites,

► Les tests de validation à réaliser en fonction de la qualité du contrôle interne relevée : tests sur

la nouvelle procédure, tests de validation et de permanence

Après la phase de contrôle interne: mise à jour du mémorandum d’approche et

orientation / définition des travaux à réaliser au préfinal et final

► Une procédure fiable lui permettra de limiter le champ de révision

► Une procédure faible le conduira à faire des diligences approfondies sur certains risques

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Cycle Personnel

3. REVISION DES COMPTES

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3. Révision des comptes

3.1. Préparation du final

3.2. Travaux de contrôle finaux

3.3. Rédaction d’un mémo de synthèse

3.4. Contrôle de l’annexe

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3.1. Préparation du final

Préparation des circularisations

Préparation des circularisations

mise en place d’un tableau de suivi

sélection des organismes sociaux et avocats à circulariser

préparation et envoi des lettres

Anticipation du final

Anticipation du final Transmission d ’une liste des documents à obtenir

Prise de rendez-vous avec les interlocuteurs des différents services (RH, paie, comptabilité, trésorerie, retraite…)

Mise à jour du programme de travail du final

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Cycle Personnel

3.2. TRAVAUX DE CONTRÔLE FINAUX

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3.2. Travaux de contrôle

3.2.1. Établissement de la feuille maîtresse

3.2.2. Revue analytique

3.2.3. Comptes des charges

3.2.4. Comptes de bilan

3.2.5. Césure des charges de personnel

3.2.6. Organismes sociaux - circularisation

3.2.7. Litiges - circularisation

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3.2.1. Établissement de la feuille maîtresse

► Rappel rapide des principes exposés en méthodologie globale

► Présentation des comptes concernés :

ACTIF : 42 - Créances sur le personnel43 - Créances sur les

organismes sociaux

PASSIF : 42 - Dettes vis-à-vis du personnel43 - Dettes vis-à-vis des

organismes sociaux

RESULTAT : 641 - Salaires et traitements645 - Charges sociales647 - Autres charges liées au

personnel (ticket restaurant…)

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3.2.2. Revue analytique

Objectifs Comprendre l’évolution des principaux postes

Orienter les travaux à effectuer sur le cycle

Rappel des principes méthodologiques

Réaliser un comparatif N/N-1 (valeur et %)

Étudier mois par mois la cohérence du montant des

salaires comptabilisés (ratio charges de personnel / CA ou

VA)

Calculer le ratio charges sociales/masse salariale (global

et par catégorie de salarié) et examiner mois par mois la

cohérence de son évolution,

Analyser les principales variations des postes de bilan et

de charges : par entretien, par recoupement avec les

évolutions des postes de charges,

Travaux à effectuer

Exercice n°1

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3.2.3. Comptes des charges

Objectifs S’assurer de l’exhaustivité des comptes de charges

tels qu’ils apparaissent dans la balance générale

Etablir ou contrôler le rapprochement des salaires

comptabilisés avec les salaires déclarés (DADS) et

figurant sur le livre de paie

Rapprocher les montants comptabilisés en charges

patronales des chiffres théoriques déterminés à partir de

la DADS

Contrôler l ’état des personnes les mieux rémunérés.

Travaux à effectuer

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3.2.4. Comptes de bilan

S’assurer de l’exhaustivité, de la réalité, de la correcte

évaluation des comptes de bilan tels qu’ils apparaissent

dans la balance générale

Rémunérations dues : rapprochement avec le livre de

paie (doit correspondre au dernier mois), vérification de

l ’apurement

Comité d’entreprise : vérifier et justifier le solde compte

tenu des obligations de l ’entreprise (en général 1% de la

masse salariale)

Avances : s’assurer du caractère licite et de leur

dénouement sur l’exercice suivant

Provisions pour CP, primes, participation, intéressement,

IDR : contrôler l’évaluation (formule légale ou

contractuelle) et le traitement fiscal.

Objectifs

Travaux à effectuer

Exercice n°2

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3.2.5. Césure des charges de personnel

S’assurer de la correcte application du principe de

séparation des exercices.

Salaires et primes : la revue du CI a mis en évidence

les éléments variables des rémunérations, dont il

s’agit ici de s’assurer du correct provisionnement.

Sinon, test sur les bulletins de la période suivante

des commerciaux, cadres supérieurs, etc.

Indemnités de licenciement : si des décisions ont été

prises vérifier que les provisions utiles sont

comptabilisées (prévenir le RM).

Notes de frais : s’ils sont significatifs vérifier que les

charges afférentes au dernier mois sont bien

provisionnées.

Objectifs

Travaux à effectuer

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3.2.6. Organismes sociaux - circularisation

Objectifs

Travaux à effectuer

S’assurer de l’exhaustivité des dettes.

S ’assurer qu’aucun détournement n’a eu lieu.

Comparer la comptabilité avec les réponses

obtenues

En cas de non réponse, réaliser un contrôle sur pièce

(rapprochement des soldes aux déclarations)

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3.2.7. Litiges - circularisation

Objectifs

Travaux à effectuer

S’assurer de l’exhaustivité des dettes et de

l ’appréhension exhaustive des risques.

S ’assurer de leur correcte évaluation.

Comparer la comptabilité avec les réponses

obtenues.

Revue des litiges latents avec le responsable du

personnel.

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3.3. Mémo de synthèse

Rappel des objectifs poursuivis

Rappel de la terminologie, de la réglementation spécifique et des conclusions

de l ’intérim (et des points à suivre N-1)

Présentation des données chiffrées :

► présentation synthétique des données financières et sociales (effectif, dernier

contrôle Urssaf)

► éléments de la revue analytique

Récapitulatif des travaux effectués (indexé avec les sous sections)

Points notés (indexés avec les travaux)

Conclusion

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3.4. Contrôle de l’annexe

Doivent être mentionnés en annexe :

► Tout changement de principes et méthodes ainsi que son impact sur les comptes,

► Les circonstances qui empêchent de comparer le poste d’un exercice sur l ’autre,

► La ventilation par catégorie de l’effectif moyen,

► Les méthodes de calcul et le montant des provisions comptabilisées,

► Toute autre information nécessaire à l’utilisateur : restructuration, contrôle de

l’Urssaf, litiges latents avec le personnel, négociations salariales...

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Conclusion

Rôle de l’assistant

Outre la responsabilité des travaux confiés tant en phase intérimaire qu’au

préfinal :

► Prendre connaissance de l’environnement de l’entreprise et du mémo

d’approche

► Responsabilité directe de la circularisation et de son exploitation, y compris les

contrôle alternatifs