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Service d'Echanges Sécurisés de Fichiers
Tutoriel n°SESF3 : "Administration de votre espace
SESF (avec un compte gestionnaire)" : - création des contacts
- outils de suivi de l'activité de l'espace
MAJ : Août 2017
Les deux principaux thèmes abordés dans cette vidéo :
- création de contacts et de groupes et affectation des droits aux contacts
(diapositives 6 à 48)
- outils de suivi de l'activité de votre espace
(diapositives 49 à 66)
L'accès à un compte gestionnaire se fait
par l'URL que votre collectivité a choisi au
moment de l'activation du service, sous la
forme :
https://sesf.megalisbretagne.org/workspac
e/NOMDEVOTRECOLLECTIVITE ou bien
via une URL personnalisée que vous avez
vous même définie.
Renseignez votre identifiant
et votre mot de passe, puis
cliquez sur "OK" pour vous
connecter.
En tant que gestionnaire, vous avez accès à
deux modules :
- "Mon disque" pour la gestion de
l'arborescence de dossiers, des fichiers et des
partages.
Cette partie fait l'objet d'un autre tutoriel.
- "Administration" pour la gestion des
utilisateurs et le suivi des opérations sur le
service, dont nous allons vous montrer les
différentes fonctionnalités dans cette vidéo.
Création des contacts et des groupes et affectation des
droits aux contacts
Cliquez sur l'icône
"Administration" pour
accéder à la console
d'administration de votre
espace SESF.
Les différentes fonctionnalités
de la console d'administration
sont accessibles par ce menu.
Votre carnet d'adresses s'affiche
automatiquement.
Votre carnet d’adresses vous permet
de mémoriser les contacts avec
lesquels vous partagez vos dossiers
et fichiers.
IMPORTANT : Vous pouvez adresser des documents à une
personne ou entité, via votre espace SESF, sans que celle-
ci soit nécessairement dans votre carnet d'adresses
(partage par un lien).
Cette fonctionnalité est détaillée dans le tutoriel n°11 sur
l'utilisation de l'arborescence et des fichers.
Ne doivent donc être créés comme contacts dans votre
espace que les personnes ayant nécessité de se connecter
à SESF pour déposer des fichiers, créer des dossiers,
supprimer, partager...
Vous avez deux possibilités pour la
création de vos contacts :
- Une création contact par contact, via
l'icône "Nouveau contact".
- Un import de fichier de contacts au
format Excel ou CSV, pour l'import en
masse de contacts.
Création unitaire, contact par contact
Pour accéder à la création
contact par contact, cliquez sur
l'icône "Nouveau contact".
Vous accédez au formulaire à
compléter pour la création d'un
contact.
Renseignez les champs "Nom",
"Prénom" et "Email", qui sont
obligatoires.
L'attribution d'un identifiant et d'un mot de
passe est utilisée dans le cadre du partage
de dossier.
Votre contact aura alors un accès direct au
service SESF depuis n'importe quel poste
informatique,.
Cet accès sera limité aux seuls dossiers
que vous aurez décidé de partager avec lui.
En cochant la case "Envoyer un email au
contact pour lui signaler son accès", vous
avez la possibilité de lui faire
parvenir ses identifiants par e-mail.
L'attribution d'un identifiant et
d'un mot de passe implique
l'attribution d'un certain
nombre de droits au contact,
via la rubrique "Droits" que
nous allons voir ensuite.
A ce stade, la rubrique
"Groupes" n'a d'intérêt que si
ceux-ci sont déjà créés.
Si ce n'est pas le cas elle
sera vide.
Si vous avez déjà créé un ou
plusieurs groupes, vous
pourrez intégrer ce contact à
un ou plusieurs de ces
groupes en cochant la ou les
cases correspondantes.
La rubrique "Droits"
concerne uniquement la
fonctionnalité Partage de
dossier avec des contacts.
Cette fonctionnalité,
accessible dans la partie
"Mes fichiers", est détaillée
dans notre tutoriel vidéo
n°12 consacré à cette
partie.
Comme vous le verrez dans
cet autre tutoriel vidéo, la
question des droits d'un
contact peut-être revue au
moment du partage d'un
dossier.
Vous pourrez modifier les
droits d'un contact sur un
dossier en particulier.
"Télécharger" autorise le
contact à télécharger les
fichiers contenus dans les
dossiers que vous partagerez
avec lui.
Par défaut ce droit est déjà
coché.
"Modifier" autorise le contact à :
- Renommer les fichiers contenus
dans les dossiers que vous aurez
partagé avec lui.
- Déplacer un fichier dans autre
dossier, si vous avez partagé
plusieurs dossiers avec lui.
"Partager" autorise le contact
à partager par mail les
fichiers contenus dans les
dossiers partagés avec lui.
Important : le contact ne
pourra envoyer des fichiers
qu'aux autres contacts qui
ont le même dossier partagé.
"Ajouter" autorise le contact à
ajouter des fichiers dans les
dossiers que vous aurez
partagé avec lui et également à
créer des sous-dossiers.
"Supprimer" autorise le
contact à supprimer les
fichiers contenus dans les
dossiers que vous aurez
partagé avec lui.
Concernant la rubrique "Alerte",
vos contacts peuvent recevoir
une notification lorsque le
gestionnaire ou d’autres contacts
rajoutent des fichiers dans leurs
dossiers.
Vous pouvez désactiver cette
fonctionnalité en cochant "Ne pas
envoyer de notifications à ce
contact".
Dans la rubrique "Option du contact",
vous pouvez :
- Rendre le contact disponible aux
autres gestionnaires en cochant la
case prévue à cet effet.
- S’il s’agit d’un contact temporaire,
définir une date de suspension
automatique de son compte, au-delà de
laquelle il ne pourra plus se connecter
au service.
Une fois complété le profil de
votre contact, cliquez sur
"Valider" pour le mémoriser
dans votre carnet d'adresses.
Le contact apparait dans votre
carnet d'adresses.
A tout moment, vous avez
la possibilité de modifier
les informations ou les
paramètres d’un contact.
Pour cela, sélectionnez le
contact à modifier en
cochant la case en face de
son nom, puis cliquez sur
l'icône "Modifier".
Vous pouvez modifier les
éléments suivants dans la
section "Informations" sur le
contact :
- Son statut : vous pouvez
suspendre l’accès à son
compte
- Ses informations
personnelles
- Son identifiant et/ou son mot
de passe
- Ses droits
Dans l'onglet "Préférences",
vous pouvez :
- Désactiver les notifications
à ce contact
- Rendre le contact
disponible pour les autres
gestionnaires
- Programmer la suspension
automatique du compte à une
date définie
L'onglet "Connexions"
regroupe toutes les connexions
de votre contact à son compte.
A tout moment, vous avez
la possibilité de supprimer
un contact.
Pour cela, sélectionnez le
contact à supprimer en
cochant la case en face de
son nom, puis cliquez sur
l'icône "Supprimer".
Important : Même si vous supprimez un
contact de votre carnet d'adresses, vous
pourrez toujours lui envoyer des documents
par mail via le service, en renseignant
manuellement son mail au moment de l'envoi.
Création de contacts en masse
Le carnet d’adresses vous permet
également d’importer massivement une
liste de contacts à partir d’un fichier Excel
ou CSV préalablement rempli.
Pour cela, cliquez sur l'icône "Importer".
Sélectionnez ensuite "EXCEL" ou "CSV"
selon le type de fichiers que vous
souhaitez compléter.
Dans notre exemple, nous choisissons
"EXCEL".
Une fenêtre s'ouvre vous permettant
de télécharger le fichier à compléter
pour l'import de vos contacts, via le
lien intitulé "Cliquez ici".
Renseignez chaque rubrique
nécessaire ou pour laquelle vous
disposez d'une information.
Une fois téléchargé puis ouvert, le
fichier d'import vous donne accès à
l'ensemble des champs de création
d'un contact : ces champs sont les
mêmes que ceux vus précédemment
lors de la création contact par
contact.
Renseignez autant de lignes
que de contacts à créer.
Pour rappel, l'import se fait via
l'icône "Importer" dans le
carnet d'adresses.
Cliquez sur "Parcourir" dans la
fenêtre ouverte, afin d'aller
chercher sur votre ordinateur
votre fichier de contacts.
Une fenêtre s'ouvre vous
invitant à aller chercher le
fichier sur votre ordinateur.
Sélectionnez votre fichier en
double-cliquant dessus.
Ou cliquez sur "Ouvrir" après
l'avoir sélectionné.
Une fois chargé, votre fichier
apparait à côté de l'icône
"Parcourir".
Cliquez ensuite sur "Importer" pour
l'importer.
Les contacts vont être
automatiquement créés avec les
informations que vous avez
renseignées.
Les groupes renseignés seront
également automatiquement créés et
les contacts associés à chacun de
ces groupes.
Les agents indiqués dans notre
fichier ont été créés.
Les droits sont automatiquement
repris.
Dans notre exemple, nous avons
donné tous les droits au contact
appelé "Agent 1" et ceux-ci ont
bien été repris.
Nous allons maintenant
vérifier que nos groupes ont
bien été créés.
Dans ce menu déroulant,
sélectionnez "Groupes" pour
afficher les groupes au lieu
des contacts.
Nos groupes "Agents", "Elus"
et "Fournisseurs", indiqués
dans notre fichier Excel, ont
bien été créés.
En double-cliquant sur le nom
d'un groupe, vous accédez au
détail des contacts qui y sont
associés.
Pour exemple, nous allons
consulter le groupe "Agents".
Une fenêtre s'ouvre vous
indiquant les contacts
associés au groupe.
Le contact "Agent 1" a bien
été automatiquement associé
au groupe "Agents", comme
indiqué dans notre fichier
Excel.
Les contacts de votre carnet
d'adresses apparaissent également
dans cette fenêtre.
Vous pouvez les ajouter
manuellement à un groupe.
Pour ce faire, cliquez sur le nom du
contact pour le sélectionner, puis
cliquez sur l'icône en forme de
flèche pour le passer dans la
colonne "Contact sélectionné". La seconde icône flèche, vous
permet de retirer un contact d'un
groupe.
Outils de suivi de l'activité de votre espace
Au delà de la création de
contacts et de groupes, la
partie "Administration" vous
permet d'accéder à des outils
de suivi de l'activité sur le
service.
"Gestion des accès", vous
permet de voir, modifier ou
exporter le détail des
partages de dossiers
effectifs sur la plate-forme.
Vous avez accès à trois vues
: par dossier partagé, par
contact ou via une vue
matricielle.
La vue par dossier partagé :
l'icône "+" vous permet de
consulter les contacts et/ou
groupes avec lesquels ce
dossier est partagé.
Vous pouvez modifier les
partages depuis cet écran,
grâce à l'icône "Modifier".
La vue par contact vous
permet de visualiser, au
niveau du contact, ses accès
aux dossiers et de les
modifier.
L'icône "+" vous permet
d'afficher le détail des
dossiers partagés avec ce
contact.
L'onglet "Matrice" vous permet d'obtenir une
représentation matricielle des accès par
utilisateurs.
Dans cette vue, les contacts ayant un accès à des
éléments partagés sont listés sur l’axe des
ordonnées et les dossiers partagés en abscisse.
Vous pouvez, dès lors, modifier directement les
accès des contacts aux dossiers en cochant ou
décochant les cases correspondantes.
Dans cette vue matricielle, seuls les
contacts qui bénéficient de partages
de dossiers sont listés.
Pour afficher tous les contacts de
votre carnet d'adresses et leur
attribuer de nouveaux accès, cliquez
sur l'icône "Afficher tous les
contacts".
Ce suivi permet notamment
de savoir si un contact a
bien téléchargé tel ou tel
fichier, s'il a rencontré un
problème lors de son
téléchargement ou s'il n'y a
pas encore prêté attention.
Le suivi des opérations vous
permet de suivre toutes les
actions réalisées sur votre
espace et le résultat de ces
actions.
Le suivi des partages vous
permet d'obtenir un
récapitulatif des partages par
mail ou de dossiers.
La rubrique "Mémos"
récapitule tous les mémos
laissés par les utilisateurs ou
par vous-même et vous
permet de les gérer.
Vous retrouvez ici les informations
relatives au mémo :
- son auteur
- son titre
- le fichier concerné
- sa date de création
L'icône "+" vous donne accès
au texte du mémo.
La rubrique "Corbeille"
contient tous les documents
supprimés sur le service.
Vous retrouvez ici les informations relatives aux
fichiers et dossiers supprimés :
- Leur nom
- Leur emplacement d'origine dans l'arborescence
- Leur date d'import
- Leur date de suppression
- Le nom de la personne ayant supprimé l'élément
- Leur taille
En sélectionnant un élément, en cochant la
case correspondante, vous pourrez :
- Le restaurer, il retrouvera son emplacement
d'origine dans votre arborescence
- Le supprimer définitivement de votre espace
SESF
L'icône "Vider la corbeille" permet, comme son
nom l'indique, de supprimer manuellement de
votre espace tous les éléments qui y sont
présents.
L'icône "Options" vous permet de programmer
un suppression automatique des fichiers de
votre corbeille, selon une périodicité choisie
dans cette liste.
Par exemple, si vous choisissez 6 mois, la
corbeille sera automaiquement vidée tous les
six mois.
Important : la Corbeille fait partie de votre espace de stockage, veillez donc à
supprimer régulièrement les informations contenues dans celle-ci.
Tous les éléments inclus dans la Corbeille sont pris en compte dans le calcul de votre
espace de stockage.
L'icône "déconnexion" vous permet de
vous déconnecter du service.
Fin de ce tutoriel.
Vous pouvez consulter les autres tutoriels disponibles sur le site de Mégalis
Bretagne : https://www.megalisbretagne.org/jcms/mw_9535/des-tutoriels-
video-pour-vous-accompagner-dans-l-utilisation-des-services#zoneContenu
Pour toute question technique :
- Cellule d'assistance et de supervision au 02 23 48 04 54
- Formulaire de contact : lien
