Service des ressources financières

www.usherbrooke.ca/srf

1

Plus de 19 800 rapports de dépenses et

21 100 demandes de paiement sont traités

par année au Service des ressources financières

(SRF) de l’Université de Sherbrooke.

Afin d’en assurer un traitement

efficace et rigoureux dans les

meilleurs délais, le respect des

règles, des normes et des procédures

en place est essentiel aux différentes

étapes du processus.

2

Présentation d’aujourd’hui Pour la gestion financière, l’UdeS utilise le système financier SOFE. Que

ce soit pour procéder au remboursement à un individu ou à un fournisseur,

il importe de bien connaître les fonctions du système pour optimiser nos

processus.

Il existe trois types de pièces :

Le rapport de dépenses (RD)

La demande de paiement (DP)

L’avance (AV)

Pour toutes ces pièces, nous pouvons soumettre des documents

justificatifs numérisés lisibles qui seront considérés comme des originaux.

Pour toutes les pièces reçues en format électronique, il est fortement

recommandé de les attacher dans la réquisition SOFE.

Si vous avez seulement des documents électroniques joints dans SOFE, il

faut s’assurer que le champ « pièce jointe » n’a pas de crochet, puisque

celui-ci indique des pièces physiques jointes à la demande et on attendra

les pièces physiques pour finaliser le paiement.

3

Rapport

de

dépenses 4

Rapport de dépenses (RD)

Voici quelques informations importantes :

• Il faut soumettre votre rapport de

dépenses lorsque vous avez toutes

les pièces requises à son traitement.

Chaque unité (faculté, département ou

service) est supporté par une personne-

ressource

https://www.usherbrooke.ca/sofe/personnes/

5

* Rapport de dépenses (RD) Démarcation:

• Il est important de produire les rapports de dépenses

dans la bonne année financière qui est du 1er mai au 30

avril pour le budget de fonctionnement (UBR 1 et 7).

Pour les fonds avec restrictions, on doit respecter la

période du projet, car des rapports financiers doivent être

produits. Pour les organismes fédéraux et provinciaux, la

période est du 1er avril au 31 mars.

Montant minime

• Si les montants des dépenses sont minimes, nous

pouvons les accumuler pour faire un compte de

dépenses regroupant plusieurs petites dépenses,

réduisant ainsi le nombre de rapport de dépenses.

6

Rapport de dépenses (RD) Le rapport de dépenses est utilisé pour le remboursement à un

individu pour les frais qu’il a encourus au nom de l’Université,

autre que du salaire.

C’est donc pour les :

Employés

Étudiants

Invités

Et non pour: les organismes, compagnies, musiciens,

chauffeurs, etc.

Si on veut payer du salaire ou des honoraires à une personne qui

n’est pas enregistrée au registre des entreprises (aucun Numéro

d’Entreprise du Québec (NEQ)) et/ou qui n’a pas de numéro de

taxes, il faut faire une demande de rémunération.

7

Rapport de dépenses (RD) Lorsqu’un invité ou un étudiant n’a pas de matricule employé,

il faut le faire créer en envoyant une demande par courriel au

Service des ressources humaines et financières à l’adresse

suivante : drf-cap@USherbrooke.ca avec les informations ci-

dessous :

Nom, prénom

Adresse complète

Nature du remboursement

Si le mode de paiement est un dépôt direct, il faut fournir une

copie de chèque ainsi que l’adresse courriel du bénéficiaire afin

qu’il puisse recevoir les avis de paiement.

8

Rapport de dépenses (RD)

Voici quelques-unes des dépenses remboursées par des rapports de dépenses:

• Frais en lien avec une rencontre de travail

• Frais en lien avec un colloque ou un séminaire

• Séjour à l’étranger

• Remboursement de frais divers

Achat de volumes

Fournitures

Achats de moins de 5 000$

Etc.

9

Rapport de dépenses (RD) Pièces justificatives manquantes:

• En cas d’absence d’une pièce justificative (pièce perdue,

inexistante (parcomètre, métro)), pour des montants minimes, il

est possible de soit :

Mettre une note dans le rapport de dépenses

Joindre un document explicatif

Compléter le formulaire disponible sur le site :

https://www.usherbrooke.ca/srf/personnel/formulaires/paiement-

remboursement/

Lorsque la pièce justificative est absente, le code de taxes

doit être i00

10

* Rapport de dépenses (RD) Dépense qui doit être partagée entre plusieurs UBR ayant des

requérants différents dans une même faculté :

• Il faut utiliser le requérant multiple, qui est le code de la

doyenne ou du doyen de votre faculté.

Dépense qui doit être partagée entre plusieurs UBR ayant des

requérants différents provenant de facultés différentes:

• En tout temps, on impute à un UBR et on fait une écriture de

journal par la suite pour partager la dépense. L’écriture est

générée par l’unité qui sera créditée (celle qui recevra le

remboursement de la dépense). On peut aussi utiliser le

nouveau requérant multiple 9540999 si l’autorisation par

courriel a été obtenu de chaque requérant. 11

Rapport de dépenses (RD) Informations pertinentes à soumettre aux rapports de dépenses

1. Renseignements généraux sur l’événement

2. Achat par internet

3. Inscription à un colloque

4. Allocation de déplacement

5. Allocation de repas

6. Frais de représentation

7. Frais de réunion

8. Hébergement

9. Devises étrangères

10. Télécommunication

11. Loi 95 12

1. Renseignements généraux sur

l’événement • Date et titre de l’événement (dans la description)

• Date du déplacement réel (dans les champs requis soit « Date

départ » et « Date retour »); advenant le cas où le rapport de

dépenses est en lien avec un remboursement de plusieurs

factures (Rona, Costco, Coop, etc.), on indique dans ces

champs la date la plus ancienne à la date la plus récente des

factures.

• Motif (exemples)

Nom des personnes rencontrées

Institution

Nom de l’association ou regroupement

Thème de la conférence ou du colloque

13

1. Renseignements généraux sur

l’événement (suite)

• Il est préférable de joindre le prospectus ou l’adresse du site

Internet du colloque afin de mieux documenter votre

réclamation.

• Lors d’un séjour à l’étranger, l’Université peut rembourser les

frais de déplacement encourus pour une ou deux journées

avant et/ou une journée après l’activité selon la durée du

déplacement, le lieu et l’horaire de l’événement.

14

2. Achat par Internet • Joindre la copie internet de l’achat. La facture est la pièce

justificative privilégiée. En cas de non-disponibilité de celle-ci,

le reçu ou la confirmation d’achat est accepté.

• S’assurer que l’item acheté est bien identifié ou nous fournir

une brève description de la nature de l’achat (ex.: nom du

logiciel, titre du livre, etc.).

• Une confirmation doit être jointe à l’effet que tous les items on

été reçus (exemple, courriel ou note au rapport de dépense).

15

3. Inscription à un colloque • Lors d’une inscription à un colloque, il est important de

présenter le reçu ou la confirmation de l’inscription indiquant le

détail des frais d’inscription.

• Il serait souhaitable d’avoir une copie du prospectus. Si le

prospectus n’est pas disponible, on peut interroger le

demandeur pour connaître les éléments qui sont inclus lors du

colloque, tel que repas, afin de ne pas rembourser ce qui est

inclus dans l’inscription.

16

4. Allocation de déplacement • Une directive des frais de déplacement balise les différentes

règles en lien avec les déplacements.

2600-013 Directive relative au remboursement des frais de déplacement

17

4. Allocation de déplacement En automobile

• Déplacement à partir du Campus auquel vous êtes rattaché

ou de la ville de résidence selon le moindre des deux selon les

circonstances

• Si covoiturage (avec personnel de l’UdeS seulement) : nom de la

personne

• Le montant alloué pour le covoiturage est le même, peu

importe si une ou plusieurs personnes vous accompagnent.

Ce montant est destiné à la personne qui utilise son auto et

non pour la personne qui accompagne

• Allocation pour le covoiturage ne s’applique pas à la location

d’une voiture. • https://www.usherbrooke.ca/srf/personnel/deplacements-mesures-et-allocations/

18

4. Allocation de déplacement En automobile

• Afin d’assurer la gestion adéquate de la taxe d’accise sur l’essence,

il est important d’inscrire dans la colonne quantité le montant de

l’allocation (ex.: 153 $) ou le coût de l’essence (sauf le diesel) lors

d’une location de voiture. La portion covoiturage et le coût de la

location ne sont pas admissibles.

• La facture d’essence doit contenir le nombre de litres qu’on

indique dans la colonne « commentaire ». En absence de reçu,

on indique rien dans les colonnes « quantité » et « commentaire » et

le code de taxes est i00. 19

Déplacement Allocation Covoiturage Montant à inscrire dans la colonne « Quantité »

Sherbrooke-Montréal 153 $ Non 153

Sherbrooke-Montréal 153 $ 25 $ 153

Sherbrooke-Montréal Location : 60 $ Essence : 30 $

Non 30

4. Allocation de déplacement Voici un exemple d’un déplacement Sherbrooke-Québec

Dans cet exemple, la dépense totale de la participation à

l’ACFAS est de 979,34 $.

De ce montant, une allocation

de déplacement de 187 $ est

Incluse et on doit inscrire 187

dans la colonne quantité.

Aussi bel exemple à ne pas faire.

Soit mettre toutes les dépenses

sur la même ligne de ventilation.

20

4. Un des éléments les plus important (ventilation bud.) Lors de la saisie d’un rapport de dépense, le principe à

retenir est celui-ci :

UNE LIGNE UNE PIÈCE Chaque facture/dépense doit être ventilé sur une

seule ligne de ventilation. Ainsi, on assure l’utilisation du bon compte et bon code de taxes par pièce justificative et facilite la vérification.

Ex: Une facture héberg.+une journée perdiem+un allocation de déplac.=3 lignes de ventilation

21

En autobus

• Il faut conserver le reçu du billet d’autobus comme pièce

justificative pour votre remboursement.

• Si le voyage s’effectue avec Limocar, inscrire une note pour

indiquer ce mode de transport gratuit.

https://www.usherbrooke.ca/developpement-

durable/campus/mobilite/personnel/

4. Allocation de déplacement

22

En avion

• Joindre la facture d’achat de billets d’avion

• Les cartes d’embarquement ne sont plus exigées, même au fonds

avec restrictions.

• Si le déplacement professionnel est prolongé pour des raisons

personnelles (notamment des vacances), il est important d’obtenir le

prix comparatif du billet d’avion pour le déplacement professionnel

seulement (aller-retour). Le montant le moins élevé sera remboursé.

• En cas d’absence de document précisant les dates du déplacement

professionnel, inclure tout document qui viendrait justifier les dates

réelles des rencontres ou collaborations (exemple, échange de

courriel, horaire détaillé ou invitation).

4. Allocation de déplacement

23

4. Allocation de déplacement En avion

Coûts admissibles :

• Classe économique

• Assurance bagage

• Assurance annulation

(fortement suggérée)

• Frais de sélection de siège

• Option+ de Air Transat

Coûts non admissibles:

• Assurance médicale (à

moins de n’avoir aucune

assurance)

• Classe affaires

• Première classe

• Remboursement en vertu

d’un programme personnel

de point

24

*4. Allocation de déplacement Déplacement autre :

L’utilisation de moyens de transport autres, notamment un véhicule

ou une limousine avec chauffeur, un taxi longue distance, deux

aller-retour, etc., il faut faire le comparatif des coûts réels VS les

coûts normalement encourus; le moindre des deux sera

remboursé.

25

5. Allocation de repas • Si les repas sont inclus lors d’un colloque ou d’un séminaire,

les forfaits-repas ne sont pas applicables, d’où l’utilité de

joindre le prospectus.

• Les repas sont payés selon la directive de l’UdeS ou selon les

règles plus spécifiques de l’organisme ou du projet.

2600-013 Directive relative au remboursement des frais de déplacement

• Lorsque des frais de repas sont inscrits sur la facture

d’hébergement, ils doivent être soustraits et les forfaits-repas

doivent être réclamés séparément.

26

Canada, les Amériques

(sauf aux Etats-Unis) et

Afrique

Etats-Unis Europe – pays de la

zone euro

Europe – pays hors

zone euro, Asie et

Océanie

En $ Canadien En $ US En euro En euro ou frais réels

raisonnables

6. Frais de représentation • Dépense effectuée dans le cadre de représentation pour

l’Université, notamment: Repas avec invité(s) externe(s) (max 75$/personne incluant la boisson)

Gala et activité bénéfice

Réception

• Exemples d’information à indiquer : Nom de la personne

Fonction de la personne et son lieu de travail (entreprise, institution, etc.)

But de la rencontre

• Les dépenses de frais de représentation sont régies par la 2600-017 : Directive relative aux frais de représentation et réunion

• Toutes ces activités doivent être en lien avec l’unité ou le travail et doivent être supportées par des pièces justificatives originales ou numérisées.

27

6. Frais de représentation Dépenses non admissibles (les dépenses ci-dessous sont

généralement non admissibles sauf pour quelques budgets

spécifiques) :

28

Reconnaissance

(repas,

collations, 5@7)

Cartes, fleurs , cadeaux Sorties de

loisir

(ski, spa,

quilles,

cinéma, etc.)

Réception

pour

employés (Ex.

Noël, la

Rentrée)

Golf

Naissance,

décès, maladie,

promotion

Anniversaire,

Noël, autres

Budget

reconnaissance du

personnel Admissible Admissible N/A N/A N/A N/A

Budget frais de

réception N/A N/A N/A N/A Admissible N/A

Budget frais de

fonction (rectorat

et faculté)

Admissible Admissible N/A N/A N/A Admissible

Budget allocations

reliées au travail

(certains services) N/A N/A N/A N/A N/A Admissible

Autres budgets N/A N/A N/A N/A N/A N/A

7. Frais de réunion Les dépenses de frais de réunion sont régies par la :

2600-017 : Directive relative aux frais de représentation et réunion

Dépenses admissibles :

Les dépenses effectuées dans le cadre de réunions pour l’Université, notamment:

Repas (max. 35$/personne incluant la boisson)

Location de salle

Pause café

Exemples d’information à indiquer :

Nom et unité de travail des participants et/ou nom du comité

Motif de la rencontre ou ordre du jour

Pièce(s) justificative(s) originale(s) ou numérisées (une facture détaillée est souhaitable)

29

8. Hébergement • Il est important d’avoir en main la facture originale ou

numérisée. Si la facture est au nom de l’Université, on doit avoir

un solde à zéro (0 $) sur la facture, si la facture est au nom du

demandeur, le solde peut ne pas être à zéro.

• Comme la grande majorité des coûts d’hébergement sont

identiques en occupation simple ou double, il n’y a plus de

réduction du remboursement de l’hébergement.

• Les dépenses personnelles comprises dans la facture

d’hébergement doivent être soustraites (buanderie, film, repas à

la chambre, minibar, etc.)

30

8. Hébergement • Une allocation de séjour de 6 $/nuitée est accordée

• Pour être admissibles au remboursement, les frais reliés à

l’internet, les appels interurbains, etc. doivent être

en lien avec le travail.

• Une allocation de 15 $/nuit est accordée pour un hébergement

chez des tiers

31

9. Devises étrangères • Lors d’un séjour à l’étranger, le remboursement des

dépenses doit se faire en dollars canadiens.

• Pour ce faire, il faut convertir les dépenses selon le taux de

change de la monnaie du pays par rapport au dollar

canadien pour la période de l’activité.

32

9. Devises étrangères Les différentes possibilités sont :

• La copie du document remis par l’institution financière lors de

l’achat de devises.

• Le coût réel des transactions imputé sur la carte de crédit qui

a supporté les coûts (sans en joindre la copie)

• Le site OANDA permettant de connaître le taux en cours pour

la période de l’activité.

Sur la page "Devises étrangères" sur notre site internet, on retrouve le

lien pour le site de conversion Oanda ainsi que les étapes à suivre.

Joindre le document de conversion Oanda en fichier attaché dans SOFE.

33

*10. Télécommunication TÉLÉPHONIE CELLULAIRE

L’Université de Sherbrooke a négocié une entente très avantageuse

avec TELUS. Lorsqu’un membre du personnel demande un

remboursement pour ses frais de téléphone cellulaire, on lui transmet

un pas-à-pas pour transférer son compte de cellulaire vers le compte

corporatif de TELUS-Université de Sherbrooke. Ceci permettra à

l’Université de se conformer à la Loi des contrats des organismes

publics.

34

11. Loi 95 (seulement fonds 1)

Afin de répondre aux exigences de la déclaration de l’état du

traitement (Loi 95), les rapports de dépenses des gestionnaires

visés doivent indiquer le pourcentage des dépenses admissibles

attribuables à l’individu soumis à la loi.

• Nouveauté en 2018-2019, les remboursements par demande de

paiement ou par carte de crédit institutionnelle pour un individu

soumis à la loi 95 doivent être déclaré.

• Un formulaire distinct pour les achats liés sur une demande de

paiement est disponible.

35

Les personnes concernées par l’application de cette loi sont :

Facultés :

• Doyennes et doyens

• Vice-doyennes et vice-doyens

• Secrétaires de facultés

• Directrices et directeurs de départements

• Directrices et directeurs de programmes

• Directrices et directeurs de centres

• Cadres intermédiaires

36

11. Loi 95 (seulement fonds 1)

Services et instituts :

• Directrices et directeurs de services

• Directrices et directeurs d’instituts

• Cadres intermédiaires

37

11. Loi 95 (seulement fonds 1)

Rectorat :

• Rectrice ou recteur

• Vice-rectrices ou vice-recteurs

• Secrétaire général

• Vice-rectrices adjointes ou vice-recteurs adjoints

Pour toute information complémentaire,

communiquez avec Danielle Landry,

poste 62301.

38

11. Loi 95 (seulement fonds 1)

Dépenses visées :

Frais de voyage

Frais de congrès, colloque

Frais de réunion

Frais de repas

Frais de perfectionnement externe

Cotisations professionnelles

Frais de déménagement

Frais de représentation et

réception à caractère institutionnel

Dépenses exclues

Achat de biens

Frais de télécommunication

Contribution

39

11. Loi 95 (seulement fonds 1)

40

Explications relatives au formulaire

Pour les gestionnaires visés, les rapports de dépenses et les demandes de paiements doivent être accompagnés du

formulaire spécifique à la pièce saisie (RD ou DP s’il y a lieu) et des pièces justificatives.

Les frais de voyage (compte 124002), qui peuvent comprendre les frais pour auto (allocation de déplacement, location d’auto

et essence), billet d’avion, hébergement (frais encourus pour une chambre dans un établissement hôtelier ou une allocation

pour coucher chez une tierce personne), les forfait repas, forfait de séjour, peuvent être regroupés dans une même colonne.

Les frais de représentation (compte 126002) doivent être inscrits dans la colonne «Représentation» et il faut indiquer le

nombre de personnes dans la colonne «Pers». Il en est de même pour les frais de reconnaissance du personnel (compte

126005). La portion applicable des frais de représentation ou de reconnaissance du personnel ,en vertu de la loi 95, est

attribuable à des activités comprenant cinq personnes et moins. Exemple : si des frais de représentation de 50 $ sont pour

un nombre de 4 personnes, la part admissible pour la personne serait de 12,50 $. Ce montant sera reporté automatiquement

dans la colonne «Loi 95» pour le calcul du pourcentage. Si les frais sont pour un nombre de 6 personnes ou plus, aucun

montant ne sera reporté.

Les autres dépenses remboursées indiquées sur le rapport de dépenses doivent être inscrites dans la colonne «Autres

comptes », et il faut indiquer dans la colonne «Description» le motif et le nom des personnes concernées selon la nature

respective de la dépense même si ces personnes ne sont pas visées par la loi 95. Le calcul du pourcentage tiendra compte

de ces exclusions.

Pour les rapports de dépenses, la colonne «Loi 95» vous indiquera le pourcentage des frais à déclaration obligatoire à la loi

95. Ce pourcentage doit être inscrit dans le système financier SOFE lors de la préparation de votre rapport de dépense. Il

suffit de cliquer sur le bouton Loi 95. Le grand total du formulaire Loi 95 doit correspondre au total du rapport de dépenses

pour assurer le traitement adéquat du pourcentage. Le code d’intervenant s’inscrit automatiquement pour les gestionnaires

visés par la loi et vous devez inscrire le pourcentage calculé. Le montant de la dépense assujettie à la loi 95 se calculera

automatiquement.

Pour les demandes de paiement, seuls les frais liés à la Loi 95 de la demande de paiement doivent être inscrits dans le

formulaire de Loi 95 de la personne visée. Une fois complété, le montant « Loi 95 » vous indiquera les frais à déclaration

obligatoire à la Loi 95. Ce montant doit être inscrit dans le système financier SOFE lors de la préparation de votre demande

de paiement.

11. Loi 95 (seulement fonds 1)

Loi 95

Formulaire de dépenses pour Loi 95

Rapport de dépenses

Formulaire de remboursement

Exemples

41

Demande

de

paiement 42

Demande de paiement • La demande de paiement

est utilisée pour payer un

fournisseur.

• Lors de la réception d’une facture à payer à un fournisseur,

vérifier s’il y a un bon de commande. Le cas échéant, retourner

la facture à la section des comptes à payer à l’adresse courriel

drf-cap@usherbrooke.ca en inscrivant le numéro du bon de

commande.

• S’il n’y a pas de bon de commande, trouver un numéro de

fournisseur puis valider son adresse – un fournisseur peut avoir

plusieurs adresses.

43

Demande de paiement Si un fournisseur est inexistant, faire créer un numéro de

fournisseur :

Transmettre une copie de la facture au SRHF à :

rf-fournisseurs@USherbrooke.ca.

Si l’entreprise n’a pas de numéro de taxes et/ou de numéro

d’entreprise (NEQ), cette dépense doit être traitée

par la paie dans le cas d’une prestation de services.

44

Demande de paiement Il est important de mettre le numéro de la facture tel qu’il est

inscrit sur la facture. Le système valide cette information afin

d’éviter des paiements en double.

Exemples :

000 120 (mettre les zéros et les espaces)

FC-1256 (mettre les lettres et le tiret)

66c (respecter les majuscules et minuscules)

S’il n’y a pas de numéro de facture, indiquer la date telle que sur la

facture.

Mettre la date de la facture et non la date du jour dans le champ

« Date » dans SOFE car celle-ci a un impact sur la date

d’émission du chèque (ex.: net 30 jours)

45

Demande de paiement • Lorsqu’il y a des taxes applicables différentes sur une même

facture, vous devez en faire la saisie sur des lignes différentes

dans SOFE.

Exemples : Federal Express (FedEx) pour courrier au

Québec, au Canada et à l’international.

Achats chez Costco (nourriture,

fourniture, etc.)

• Lorsqu’il y a plusieurs factures pour un même fournisseur, afin de

minimiser la saisie dans les demandes de paiement, vous pouvez

utiliser la fonction « + » permettant d’indiquer l’ensemble de ces

factures avec leur numéro, date et montant respectif, dans une

même demande de paiement.

46

Les taxes Certains outils visent à vous guider dans le choix des codes

de taxes à utiliser dans les diverses pièces du système

financier. Voici le lien intranet pour accéder au tableau

sommaire : https://www.usherbrooke.ca/sofe/finances/comptes/

Voici un extrait du tableau de base :

47

Départ du

Québec

Destination

Québec Canada hors

Québec

Etats-Unis

(sauf Hawaii)

Hawaii ou

ailleurs

Déplacement en

avion

i44 i44 i40 A00

Déplacement en

autobus ou train

i44 i44 i40 A00

Déplacement

avec le véhicule

personnel

i44 i40 A00 A00

Les taxes Quelques définitions

i44: Montant incluant la TPS et la TVQ

i40: Montant incluant seulement de la TPS et pour lequel la

TVQ ne s’applique pas

A00/i00: Montant non taxable pour lequel il n’y a pas de TPS et

TVQ

A33 : Montant pour lequel on doit s’autocotiser en TPS et TVQ

TVH: Taxes harmonisées qui comprend la taxe fédérale (TPS

5%) et une portion de la taxe provinciale (variable selon les

provinces admissibles)

Autocotisation: Versement de TPS et TVQ lorsqu’une fourniture taxable

est utilisée au Québec mais le fournisseur hors Québec

n’a pas facturé de taxes puisqu’il n’est pas enregistré, par

exemple, un achat fait en Europe.

48

Les taxes Arbre de décision – Code de taxe à utiliser sur RD-DP

Extrait du tableau : Lien pour accéder aux arbres de décisions

49

Les taxes • Traitement applicable

50

Exemple :

Reçu de stationnement

• 120$ i00

• Les taxes sont indiquées

sur le reçu, mais les # de

taxes sont absents

• Uniquement pour les

reçus de stationnement,

si le reçu est inférieur à

30 $ utiliser le code de

taxe I44 (sauf pour

hôpitaux et extérieur du

Québec)

Les taxes

51

Exemple :

Reçu de stationnement

• 11$ i00

• Indication qu’il n’y a pas de taxes

applicables.

Les taxes Cas particuliers

1) Reçus de taxi : Au Québec, les reçus de taxi sont toujours à i44 même

si les taxes ne sont pas identifiées. La loi exige que les deux taxes soient

comprises dans le montant facturé.

2) Stationnements : Il faut porter une attention particulière et valider chaque

reçu. Certains reçus de stationnement comprennent la TPS/TVQ mais

d’autres en sont exempts.

Billets d’avion: Il faut identifier le lieu de départ et d’arrivée. Lorsque le lieu de

départ est au Québec, il faut se référer au tableau des taxes.

Lorsque le lieu de départ est situé hors Canada, il faut appliquer A00.

Si le lieu de départ est situé au Canada (hors-Québec) et que la destination

finale est au Canada, il faut utiliser i40

Si le lieu de départ est au Canada (hors-Québec) et que la destination finale

est hors Canada, il faut utiliser i00.

52

Les taxes Cas particuliers

3) Sans pièces justificatives : Lorsqu’il n’y a pas de pièces justificatives

(manquantes ou perdues) ou qu’il n’y a pas le détail des taxes ou de no.

de taxes sur la facture, nous ne pouvons pas réclamer les taxes, on doit

indiquer i00.

Important : Toujours s’assurer que les factures sont adressées à

l’Université de Sherbrooke. Sinon, l’Université peut se voir refuser les

remboursements de taxes auxquels elle a droit.

53

Les taxes Voici quelques exemples :

1. Jean Néapri participe à un colloque sur l’enseignement à

Oslo. Quel est le code à utiliser sur le montant des frais

d’hôtel?

• A00 : Puisque les frais sont encourus à l’étranger, la TPS et la TVQ ne

s’appliquent pas.

2. Jean Naprenplu participe à un colloque à Magog. Quel est le

code à utiliser pour les frais d’hôtel?

• I44 : Puisque les frais sont encourus au Québec et que les montants de

TPS et TVQ apparaissent sur la facture.

3. Un professeur commande un équipement scientifique de

l’Allemagne. Cet appareil est livré à la faculté. Il n’y a pas de

TPS/TVQ sur la facture. Quel est le code applicable?

• A33 : Puisque l’équipement est livré au Québec et que la TPS/TVQ n’ont

pas été appliquées sur la facture, on doit s’autocotiser.

54

Encore quelques exemples…

4. Un employé réclame un per diem pour un déplacement à Longueuil.

Quel est le code à utiliser pour le remboursement du frais de

déplacement?

• I44 : car les taxes sont incluses dans le per diem qui est utilisé au Québec.

5. Le service du sport et de l’activité physique commande un buffet froid

pour des bénévoles lors d’un match de football. Le fournisseur est

situé à Rock Forest et ne charge pas les taxes sur la facture car il est

considéré comme un petit fournisseur.

• I00 : puisqu’il s’agit d’un petit fournisseur (à faible revenu). Ce dernier n’est

pas tenu d’être inscrit à la TPS/TVQ. Nous n’avons pas besoin de nous

autocotiser.

6. La Faculté d’administration commande trois volumes officiels avec un

code ISBN. Le fournisseur est situé au Québec et seulement la TPS

apparaît sur la facture. Quel est le code à utiliser?

• I40 : tous les volumes officiels avec un code ISBN (International Standard

Book Number) sont assujettis à la TPS seulement.

55

Les taxes

Et encore…

7. Un employé réclame un per diem pour des repas lors d’un congrès

en Espagne. Quel est le code à utiliser pour le remboursement des

frais de repas?

• A00 : le per diem de repas est consommé à l’étranger, la TPS/TVQ n’est

pas applicable.

8. Un employé se rend à Montréal pour une réunion. Sur le reçu de

stationnement, il n’y a aucune mention de taxes.

• I00 : les taxes ne figurent pas sur le reçu et les numéros de TPS/TVQ ne

sont pas indiqués.

9. Un employé se rend en Irlande pour un congrès. Le point de départ

est Montréal, il fait escale à Toronto pour se rendre ensuite en

Irlande. Quel est le code à utiliser sur le montant du billet d’avion?

• A00 : en se référant au tableau des taxes, le point de départ est au QC

et le point d’arrivée est à l’étranger.

56

Les taxes

Avance

57

Avance L’avance est pour rembourser des dépenses encourues avant

l’événement, notamment : les frais d’inscription, achat de billets

d’avion ou dépôt pour réservation d’hôtel.

• Préciser la raison de l’avance

• Préciser les dates de l’activité, du séjour, etc.

• Joindre les informations pertinentes et disponibles (facture,

prospectus, programme, etc.)

• La demande d’avance doit parvenir à la Direction des

ressources financières au moins 10 jours avant la date requise

• Lors de la réquisition finale, ne pas oublier de faire le lien avec

l’avance pour la compenser ou la fermer

58

Compensation ou fermeture d’une avance

• Toute avance doit être compensée par le même demandeur,

après l’activité, soit par un rapport de dépense ou une

demande de paiement

• Lors d’un rapport de dépenses final, toutes les avances faites

pour une même activité doivent être compensées sur un

même rapport de dépenses à moins que les devises soient

différentes

Exemple :

Avance No. 1 pour billet d’avion : 1 200 $ CA au nom de la personne

Avance No. 2 pour frais d’inscription : 500 euros à une entreprise

Avance No. 3 pour hébergement : 700 $ CA au nom de la personne

Au moment du rapport final, il faut compenser les avances No. 1 et 3.

Pour l’avance No. 2, une demande de paiement devra être faite pour

la compenser étant donné que la devise est différente. Le solde à

payer sera à zéro. 59

Avance

Compensation ou fermeture d’une avance

• Au rapport final, indiquer le « montant utilisé » de l’avance

concernant ce remboursement seulement. Une avance peut

être compensée par plusieurs rapports de dépenses.

• S’il y a eu un paiement en trop à partir de l’avance, un chèque

(au nom de l’UdeS) permettra de compenser le trop-perçu.

• Il faut s’assurer que le No. de compte et le code de taxes

soient exacts. S’il y a une correction à apporter, il faut ajouter

des lignes au niveau de l’onglet « ventilation ». À noter qu’il

est impossible de modifier la ligne qui fait référence à une

avance

• Inclure le « montant utilisé » de l’avance dans la case

« montant » du rapport de dépense final. Le système tiendra

compte de l’avance pour le calcul du « solde à payer ».

60

Avance

Compensation ou fermeture d’une avance

Exemples :

Avance déjà faite de 300 $ et dépense supplémentaire de

100 $ : inscrire dans la case « montant » 400 $ du rapport de

dépense final. Le « solde à payer » sera de 100 $

Avance déjà faite de 150 $. Le montant utilisé est de 100 $ :

inscrire dans la case « montant » 100 $ du rapport de

dépense final. Le « solde à payer » sera de 0 $. Toutefois,

une somme de 50 $ devra être remboursée. Le chèque sera

déposé contre l’avance pour la ramener à 0 $.

61

Avance

Avance pour une personne n’ayant pas

accès à la carte de crédit institutionnelle

• Il est possible d’obtenir une avance d’un montant de 150$ (150 $ US ou 150 euros à l’extérieur du Canada) par jour pour les frais d’hébergement et de repas.

Avance pour allocation ou autre

• Ce type de transaction permet de compenser les participants à des entrevues, sondages, etc. (ce montant pourrait être imposable)

• On doit indiquer : Raison

Date

Tout autre renseignement pertinent

62

Avance à un fournisseur en lien

avec un bon de commande

• En collaboration avec le secteur approvisionnement, cette

pièce est utilisée par le secteur des comptes à payer pour

rembourser un fournisseur selon les modalités et conditions du

bon de commande avant la livraison de la marchandise.

63

REMBOURSEMENT DE DÉPENSES EN LIEN AVEC

UNE DEMANDE DE PERFECTIONNEMENT

Inscrire:

• Numéro de référence : inscrire le numéro de la demande de

perfectionnement

(ex. : SE12-100)

• Description : doit débuter par le numéro de la demande de

perfectionnement, suivi du titre de l’activité

(ex. : SE12-100 / Colloque CRÉPUQ)

• Ventiler les coûts : (un élément par ligne – ex. : hébergement,

déplacement, hôtel, etc.)

• Inscrire une description dans la section « commentaire »

À la fin de la transaction, lorsque vous faites l’action de « complété » le

rapport de dépenses, vous ne devez pas cocher la case approbateur .

64

Normes et règles des

organismes

Comme les règles et directives des organismes peuvent être modifiées sans préavis, il est conseillé de s’y reporter régulièrement. https://www.usherbrooke.ca/srf/personnel/fonds-avec-restrictions/regles-budgetaires-et-rapports-aux-organismes-subventionaires/

Voici quelques exemples d’organismes subventionnant les projets :

65

Autres renseignements utiles

66

Liste des comptes

Il existe une liste des comptes les plus fréquemment utilisés

ainsi qu’une liste complète des comptes.

• Liste des comptes les plus utilisés

•Liste complète des comptes à l’adresse suivante :

https://www.usherbrooke.ca/srf/personnel/budgets/plan/

67

Liens Internet

et

documents utiles

68

Liens utiles SITES INTERNET

• Site du Service des ressources financières

• Système SOFE

• Calcul allocation de déplacement

• Tableau des taxes

• Arbre de décision TPS-TVQ

• Oanda (devises étrangères)

Le taux réel

Le taux OANDA

69

Formulaires de remboursement

FORMULAIRES ET LISTE DES COMPTES

Documents envoyés avec cette présentation :

• Formulaire de remboursement

• Liste des comptes les plus utilisés

70

Merci!

71

72

Page 40 Cliquez sur le

bouton à droite

pour retourner à la

diapositive…

73

Cliquez sur le

bouton ci-dessous

pour retourner à la

diapositive…

74

Page 40

Page 71

DeviseTaux de

changeCAD Code taxes

0,00 $

0,00 $ 0,00 $

0 0,00 $ 0,00 $

0 0,00 $ 0,00 $

0 0,00 $ 0,00 $

0,00 $ 0,00 $

0,00 $ 0,00 $

0,00 $ 0,00 $

0,00 $

0,00 $

Notez ici le numéro du rapport de dépenses : RD _ _ _ _ _ _

Prénom et nom :

Hôtel

- moins avance avion (AV _ _ _ _ _ _)

Joindre le reçu) Total : coût de la chambre + taxe

d’hébergement + taxes applicables

Formulaire de remboursement

des frais de déplacements

Demandeur (personne à rembourser)

Motif du déplacement :

Lieu :

au 

0,00 $ Calculs effectués selon normes à forfait UdeS.

Indiquez le nombre de repas :

      Déjeuner (8 $)

       Dîner (14 $)

NE PAS INCLURE les montants pour restaurants ou frais de

communication.

0,00 $

Si ceux-ci apparaissent sur la facture d’hôtel et que l’utilisation

est effectuée dans le cadre du travail en lien avec le

déplacement.

0,00 $

Joindre les billets et reçus

Date du déplacement : Du

Calculs effectués selon normes à forfait UdeS

0,00 $

0,00 $ OU si destination non disponible 0,395 $ du km

0,00 $

Frais de repas

Frais de repas forfaitaires

Train, autobus

Avion

Frais de communication (Internet, téléphone, etc.)

Total des frais de déplacements demandés

Sous réserve d’approbation de la Direction des ressources financières de l’UdeS

Frais de séjour

       Souper (22 $)

Forfait de 6 $ / nuit

Frais de séjour sans reçus

Covoiturage ajouter 0,07 $ du km

Frais d’amélioration portuaire (taxes aéroport)

0,00 $

Hébergement chez parents ou amis

Forfait de 15 $ / nuit0,00 $

Location de véhicule

Km via voiture personnelle (ce montant inclut l’essence)

0,00 $

Joindre le reçu détaillé avec solde à « 0 » ou preuve de

paiement

Si achat d’essence, joindre les reçus

Frais

d’hébergement

Stationnement

Joindre les reçus

0,00 $

Taxi

- moins avance (AV _ _ _ _ _ _)

Remboursement des frais de déplacements demandés

0,00 $

Frais

de transport

Joindre les reçus

Joindre le reçu

0,00 $

Joindre les reçus et les cartes d’embarquement si le

financement provient du CRSNG, IRSC ou CRSH

Détails des dépenses

0,00 $

0,00 $

0,00 $

Matricule de l'UdeS :

0,00 $

0,00 $

0,00 $

0,00 $

0,00 $

0,00 $

0,00 $

0,00 $

75

Cliquez sur le

bouton ci-dessous

pour retourner à la

diapositive…

76

Page 67

Page 71