service_framework_contract€¦ · Web viewDans un délai de quinze jours à compter de la réception de la notification formelle adressée par le Secrétariat, le contractant peut

Contrat-Cadre de Services - 2016 FR

Mise à jour - 11 février2019

Conseil de l'Union européenneSecrétariat général

PROJET DE

CONTRAT-CADRE DE SERVICES

Audit environnemental interne du système de management environnemental du Secrétariat général du Conseil de l'Union européenne conformément aux exigences de l'EMAS

Numéro du contrat: [à compléter]

Numéro interne: UCA 19/034

1. L'UNION EUROPÉENNE, représentée par le Secrétariat général du Conseil (ci-après "le pouvoir adjudicateur"), représenté en vue de la signature du présent contrat-cadre par Mme Kristin VAN HOOLST, Directrice de la DG ORG.3 Immeubles, Logistique,

d'une part, et

2. [Dénomination officielle complète]

[Forme juridique officielle]

[Numéro d'enregistrement légal ou numéro de carte d'identité ou de passeport]

[Adresse officielle complète]

[Nº du registre de la TVA]

[désigné(e) comme chef de file du groupement par les membres du groupement qui a présenté l'offre conjointe]

[En cas d'offre conjointe, reproduire ces données pour chaque contractant et poursuivre la numérotation]

([ci-après collectivement] "le contractant"), représenté(e)(s) en vue de la signature du présent contrat-cadre par [prénom, nom et fonction du représentant légal et nom de l'entreprise en cas d'offre conjointe],

d'autre part,

Contract Cadre UCA 19/034 - 1600001xxx 1

SONT CONVENU(E)S

des conditions particulières, des conditions générales des contrats-cadres de services et des annexes suivantes:

Annexe I Modèle de bon de commande

Annexe II Spécifications techniques

Annexe III Offre financière du contractant

Annexe IV Service Level Agreement(s)

Annexe V Offre technique du contractant

Annexe VI Mesures de sécurité

Annexe VII Règles et consignes en matière de prévention

Annexe VIII Déclaration de la liste des droits préexistants

qui font partie intégrante du présent contrat-cadre (ci-après "le CC").

Le CC prévoit:

1. la procédure par laquelle le pouvoir adjudicateur peut commander des services au contractant;

2. les dispositions applicables à tout bon de commande que le pouvoir adjudicateur et le contractant peuvent signer dans le cadre du CC; et

3. les obligations des parties pendant et après la durée du CC.

Aucun document produit par le contractant (accords d'utilisation finale, conditions générales, etc.), à l'exception de son offre, n'est applicable, sauf mention contraire explicite dans les conditions particulières du CC. En toutes circonstances, en cas de contradiction entre le CC et les documents produits par le contractant, le CC fait foi, indépendamment des dispositions contraires figurant dans les documents du contractant.


Table des matières

I. CONDITIONS PARTICULIÈRES.....................................................................................5

I.1 ORDRE DE PRIORITÉ DES DISPOSITIONS..........................................................5I.2 OBJET................................................................................................................5I.3 ENTRÉE EN VIGUEUR ET DURÉE DU CC..........................................................5I.4 DÉSIGNATION DU CONTRACTANT ET EXÉCUTION DU CC..............................5I.5 PRIX...................................................................................................................6I.6 MODALITÉS DE PAIEMENT................................................................................6I.7 COMPTE BANCAIRE...........................................................................................7I.8 MODALITÉS DE COMMUNICATION...................................................................7I.9 RESPONSABLE DU TRAITEMENT DES DONNÉES...............................................8I.10 EXPLOITATION DES RÉSULTATS DU CC..........................................................8I.11 RÉSILIATION PAR LES PARTIES......................................................................10I.13 SERVICES FOURNIS DANS LES LOCAUX DU POUVOIR ADJUDICATEUR..........10I.14 PROTECTION DES INFORMATIONS CLASSIFIÉES............................................10I.15 AUTRES CONDITIONS PARTICULIÈRES...........................................................10

II. CONDITIONS GÉNÉRALES DU CONTRAT-CADRE DE SERVICES.........12

II.1 DÉFINITIONS....................................................................................................12II.2 RÔLES ET RESPONSABILITÉS DANS LE CAS D'UNE OFFRE CONJOINTE.........13II.3 DIVISIBILITÉ....................................................................................................13II.4 FOURNITURE DES SERVICES...........................................................................13II.5 COMMUNICATION ENTRE LES PARTIES..........................................................15II.6 RESPONSABILITÉ.............................................................................................17II.7 CONFLITS D'INTÉRÊTS ET INTÉRÊTS À CARACTÈRE PROFESSIONNEL

CONTRADICTOIRES..........................................................................................17II.8 CONFIDENTIALITÉ...........................................................................................18II.9 TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL..............................18II.10 SOUS-TRAITANCE............................................................................................21II.11 AVENANTS.......................................................................................................21II.12 CESSION...........................................................................................................21II.13 DROITS DE PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE.....................................................21II.14 FORCE MAJEURE.............................................................................................24II.15 DOMMAGES-INTÉRÊTS....................................................................................25II.16 RÉDUCTION DES PRIX.....................................................................................25II.17 SUSPENSION DE L'EXÉCUTION DU CC............................................................26II.18 RÉSILIATION DU CC.......................................................................................26II.19 FACTURES ET TAXE SUR LA VALEUR AJOUTÉE.............................................28II.20 LOI APPLICABLE ET RÈGLEMENT DES LITIGES.............................................29II.21 PAIEMENTS ET GARANTIES.............................................................................29II.22 RECOUVREMENT.............................................................................................31II.23 CONTRÔLES ET AUDITS...................................................................................31


II.24 APPLICABILITÉ DES RÈGLES INTERNES DU POUVOIR ADJUDICATEUR AU PERSONNEL DU CONTRACTANT......................................................................32

II.25 POLITIQUE ENVIRONNEMENTALE..................................................................32II.26 SÉCURITÉ.........................................................................................................33


I. CONDITIONS PARTICULIÈRES

I.1 ORDRE DE PRIORITÉ DES DISPOSITIONS

En cas de conflit entre les différentes dispositions du CC, il convient d'appliquer les règles énoncées ci-après:

a) les dispositions des conditions particulières prévalent sur celles des autres parties du CC;

b) les dispositions des conditions générales prévalent sur celles du bon de commande (annexe I);

c) les dispositions du bon de commande (annexe I) prévalent sur celles des autres annexes;

d) les dispositions des spécifications techniques (annexe II) prévalent sur celles qui régissent l'offre financière du contractant (annexe III), le Service Level Agreement (annexe IV) et l'offre technique du contractant (annexe V);

e) les dispositions du Service Level Agreement (annexe IV) prévalent sur celles qui régissent l'offre technique du contractant (annexe V)

f) les dispositions des bons de commande prévalent sur celles des demandes de services;

g) les dispositions des demandes de services prévalent sur celles des offres spécifiques.

I.2 OBJET

Le CC a pour objet des prestations de services d'audit environnemental interne du système de management environnemental conformément aux exigences de l'EMAS.

I.3 ENTRÉE EN VIGUEUR ET DURÉE DU CC

I.3.1 Le CC entre en vigueur le 01/03/2020 si les deux parties l'ont déjà signé.

I.3.2 L'exécution du CC ne peut commencer avant son entrée en vigueur.

I.3.3 Le CC est conclu pour une durée de 36 mois à compter de la date de son entrée en vigueur.

I.3.4 Tout bon de commande doit être signé par les parties avant l'expiration du CC.

Après son expiration, le CC demeure en vigueur à l'égard de ces bons de commande. Les services sur lesquels portent ces bons de commande doivent être exécutés au plus tard six mois après l'expiration du CC.

I.3.5 Reconduction du CC

Sans objet.

I.4 DÉSIGNATION DU CONTRACTANT ET EXÉCUTION DU CC

I.4.1 Désignation du contractant

Le pouvoir adjudicateur désigne un contractant pour un CC unique.

I.4.2 Période de prestation des services

La période de prestation des services commence à courir à la date indiquée dans le bon de commande.

I.4.3 Exécution du CC unique

Le pouvoir adjudicateur commande des services en envoyant au contractant un bon de commande sur support papier ou par courrier électronique.


Dans un délai de trois jours ouvrables, le contractant doit:

a) renvoyer le bon de commande signé et daté au pouvoir adjudicateur; ou

b) communiquer les raisons pour lesquelles il ne peut accepter la commande.

Si le contractant refuse à plusieurs reprises de signer les bons de commande ou s'il omet à plusieurs reprises de les renvoyer dans le délai imparti, il peut être considéré comme violant ses obligations en vertu du CC comme indiqué à l'article II.18.1, point c).

I.5 PRIX

I.5.1 Montant maximal du CC et prix maximaux

Le montant maximal couvrant tous les achats effectués dans le cadre du CC est de [montant en chiffres et en lettres] EUR. Cependant, la fixation de ce montant ne représente pas un engagement de la part du pouvoir adjudicateur à payer le montant maximal pour l'achat.

Les prix des services sont [ceux repris à l'annexe III].

I.5.2 Révision des prix

Les prix sont fermes et non révisables pendant la première année du CC.

Au début de la deuxième année du CC et de chaque année qui suit, chaque prix peut être révisé à la hausse ou à la baisse, sur demande d'une des parties adressée par notification formelle au plus tard trois mois avant la date anniversaire de la signature du CC. À la date anniversaire, le pouvoir adjudicateur doit communiquer l’indice final du mois de réception de la demande ou, à défaut, le dernier indice provisoire disponible pour ce mois. Le contractant établit le nouveau prix sur cette base et le communique dès que possible au pouvoir adjudicateur pour vérification. Le pouvoir adjudicateur achète aux prix en vigueur à la date de signature des bons de commande. Ces prix ne sont pas révisables.

Les révisions seront déterminées par l'évolution des indices des prix à la consommation harmonisés (IPCH) publiés par Eurostat à http://www.ec.europa.eu/eurostat/.

La révision doit être calculée selon la formule suivante:

Ir

Pr = Po x ( — )

Io

où: Pr = prix révisé;

Po = prix de l'offre;

Io = indice du mois d’entrée en vigueur du CC;

Ir = indice du mois de réception de la demande de révision des prix.

I.6 MODALITÉS DE PAIEMENT

I.6.1 Préfinancement

Le préfinancement n'est pas applicable au CC.

I.6.2 Paiement intermédiaire

Le paiement intermédiaire n'est pas applicable au CC.


I.6.3 Paiement du solde

1. Le contractant (ou chef de file dans le cas d'une offre conjointe) peut demander le paiement du solde conformément à l'article II.21.5.

Le contractant (ou chef de file dans le cas d'une offre conjointe) doit envoyer une facture via e-PRIOR pour demander le paiement du solde dû au titre d'un bon de commande, conformément aux dispositions du cahier des charges, accompagnée des documents suivants:

1) une liste de tous les droits préexistants sur les résultats ou sur des parties de résultats ou une déclaration mentionnant qu'il n'existe aucun droit préexistant, conformément à l'article II.13.4;

2) joindre le rapport final pertinent, l'élément livrable ou la référence au cahier des charges ou au bon de commande.

2. Le pouvoir adjudicateur doit approuver les documents ou éléments livrables présentés et effectuer le paiement dans un délai de 30 jours à compter de la réception de la facture.

3. Si le pouvoir adjudicateur doit formuler des observations, il doit les envoyer au contractant (ou chef de file dans le cas d'une offre conjointe) et suspendre le délai de paiement conformément à l'article II.21.6.

Le contractant (ou chef de file dans le cas d'une offre conjointe) dispose de sept jours pour présenter des informations supplémentaires, des corrections ou une nouvelle version des documents à la demande du pouvoir adjudicateur.

4. Le pouvoir adjudicateur doit donner son approbation et effectuer le paiement durant le reste du délai indiqué au point 2, à moins qu'il ne rejette, partiellement ou entièrement, les documents ou éléments livrables présentés.

I.6.4 Garantie de bonne fin

La garantie de bonne fin n'est pas applicable au CC.

I.6.5 Retenue de garantie

La retenue de garantie n'est pas applicable au CC.

I.7 COMPTE BANCAIRE

Les paiements doivent être effectués sur le compte bancaire du contractant (ou du chef de file en cas d'offre conjointe), libellé en euros, identifié comme suit:

Nom de la banque:

Adresse complète de l'agence bancaire:

Nom précis du titulaire du compte:

Numéro de compte complet, y compris les codes bancaires:

[Code IBAN:]


I.8 MODALITÉS DE COMMUNICATION

Aux fins du CC, les communications doivent être envoyées aux adresses suivantes:

Pouvoir adjudicateur:

Conseil de l'Union européenne

Secrétariat général

Direction Générale Développement organisationnel et Services,

Direction ORG.3 - Immeubles et Logistique

Mme Kristin VAN HOOLST, Directeur

Bureau 04-70-KL-70

Rue de la Loi 175

1048 Bruxelles, Belgique

Adresse électronique: [boîte fonctionnelle]

Contractant (ou chef de file dans le cas d'une offre conjointe):

[Nom complet]

[Fonction]

[Dénomination sociale]

[Adresse officielle complète]

Adresse électronique: [à compléter]

Les parties doivent s'informer mutuellement de tout changement de ces coordonnées.

I.9 RESPONSABLE DU TRAITEMENT DES DONNÉES

I.9.1 Traitement des données à caractère personnel par le pouvoir adjudicateur

Aux fins de l’article II.9.1,

(a) le responsable du traitement des données est le coordinateur environnement de de l'Unité Immeubles de ORG.3 (ORG.3.A.S3);

(b) l'avis relatif à la protection des données est disponible à l’adresse suivante: https://www.consilium.europa.eu/en/general-secretariat/corporate-policies/data-protection/search/.

I.9.2 Traitement des données à caractère personnel par le contractant

Aux fins de l'article II.9.2,

(a) l’objet et la finalité du traitement des données à caractère personnel par le contractant sont d'identifier les audités lors de l'audit;


https://www.consilium.europa.eu/en/general-secretariat/corporate-policies/data-protection/search/

(b) la localisation des données à caractère personnel traitées par le contractant et l'accès à ces données doivent répondre aux exigences suivantes:

i. les données à caractère personnel doivent être traitées exclusivement sur le territoire de l’Union européenne et de l’Espace économique européen et ne quitteront pas ce territoire;

ii. les données doivent être conservées exclusivement dans des centres de données situés sur le territoire de l'Union européenne et de l’Espace économique européen;

iii. aucun accès n'est accordé à ces données en dehors de l'Union européenne et de l'Espace économique européen;

iv. le contractant n'est pas autorisé à modifier le lieu du traitement des données sans l'autorisation écrite préalable du pouvoir adjudicateur.

I.10 EXPLOITATION DES RÉSULTATS DU CC

I.10.1 Liste détaillée des modes d'exploitation des résultats

Conformément à l'article II.13.1 par lequel l'Union acquiert la propriété des résultats définis dans le CC, y compris le cahier des charges, ceux-ci peuvent être utilisés pour l'un des modes d'exploitation suivants:

(a) exploitation à des fins internes:

divulgation auprès du personnel du pouvoir adjudicateur;

divulgation auprès des personnes et des organismes qui travaillent pour le pouvoir adjudicateur ou collaborent avec lui, dont les contractants et sous-traitants (personnes morales ou physiques), les institutions, agences et organes de l'Union, les institutions des États membres;

installation, chargement, traitement;

arrangement, compilation, assemblage, extraction;

copie, reproduction en tout ou en partie et en un nombre illimité d'exemplaires;]

b) distribution au public sur support papier, électronique ou numérique, sur l'internet, y compris les réseaux sociaux, en tant que fichier téléchargeable ou non;

c) communication par l'intermédiaire d'un service de presse;

d) inclusion dans une base de données ou un catalogue aisément accessible, par exemple des portails "accès ouvert" ou "données ouvertes", ou des référentiels similaires, qu'ils soient accessibles gratuitement ou uniquement sur abonnement;

e) modifications apportées par le pouvoir adjudicateur ou par un tiers au nom du pouvoir adjudicateur, notamment:

réalisation d'une version raccourcie ou abrégée;

résumé;

modification du contenu, des dimensions;

modification technique du contenu (correction nécessaire d'erreurs techniques), ajout de nouvelles parties ou fonctionnalités, modification des fonctionnalités, fourniture aux tiers d'informations supplémentaires sur le résultat (par exemple, code source) en vue de modifications;


ajout de nouveaux éléments, paragraphes, titres, chapeaux, caractères gras, légendes, tables des matières, sommaires, graphiques, sous-titres, éléments sonores;

ajout de métadonnées, aux fins de l'exploration de textes et de données; ajout d'informations sur le régime des droits; ajout de mesures technologiques de protection;

adaptation sous forme sonore, adaptation sous forme de présentation, d'animation, de série de pictogrammes, de diaporama, de présentation publique;

sélection d'extraits ou division en parties;

traduction, insertion de sous-titres, doublage dans différentes versions linguistiques:

- anglais, français, allemand;

- toutes les langues officielles de l'Union européenne;

- langues en usage dans l'Union européenne;

- langues des pays candidats.

f) octroi des droits d'autoriser les modes d'exploitation énoncés aux points a) à e) à des tiers ou de leur accorder des licences ou des sous-licences en cas de droits préexistants soumis à licence sur ces modes d'exploitation.

g) autres adaptations dont les parties pourraient convenir ultérieurement. Dans ce cas, le pouvoir adjudicateur doit consulter le contractant. Si nécessaire, ce dernier doit demander à son tour l'accord de tout autre auteur ou autre détenteur de droit et doit répondre au pouvoir adjudicateur dans un délai d'un mois en communiquant son accord, ainsi que toute suggestion de modifications, à titre gratuit. Le contractant ne peut refuser les modifications envisagées que si un auteur peut démontrer que celles-ci portent atteinte à son honneur ou à sa réputation, violant ainsi ses droits moraux.

Les modes d'exploitation peuvent être définis de manière plus détaillée dans le bon de commande.

I.10.2 Licence ou transfert des droits préexistants

Tous les droits préexistants inclus dans les résultats font, le cas échéant, l'objet d'une licence octroyée à l'Union, comme indiqué à l'article II.13.2.

I.10.3 Fourniture d'une liste des droits préexistants et des preuves documentaires

Le contractant doit communiquer au pouvoir adjudicateur une liste des droits préexistants comme indiqué à l'article II.13.4, au plus tard avec la facture présentée pour le paiement du solde.

Par ailleurs, le contractant doit fournir au pouvoir adjudicateur les preuves pertinentes et exhaustives de l'acquisition de tous les droits préexistants nécessaires ainsi qu'une présentation du résultat correspondant. À cet effet, le contractant doit fournir les preuves pertinentes indiquées à l'article II.13.5, le cas échéant, ou, à défaut, les déclarations de tiers conformément à l'annexe IX.


I.11 RÉSILIATION PAR LES PARTIES

Chaque partie peut résilier le CC ou le CC et les bons de commande en envoyant une notification formelle à l'autre partie avec préavis écrit de trois mois.

En cas de résiliation du CC ou d'un bon de commande:

a) aucune partie n'a droit à une quelconque indemnisation;

b) le contractant n'a droit qu'au paiement des services fournis avant la prise d'effet de la résiliation.

Les deuxième, troisième et quatrième alinéas de l'article II.18.4 sont applicables.

I.12 SERVICES FOURNIS DANS LES LOCAUX DU POUVOIR ADJUDICATEUR

L'accès aux locaux du pouvoir adjudicateur est autorisé uniquement sous réserve du respect des règles prévues aux annexes VI et VII.

I.13 PROTECTION DES INFORMATIONS CLASSIFIÉES

Sans objet.

I.14 AUTRES CONDITIONS PARTICULIÈRES

I.14.1 Si le contractant n'exécute pas ses obligations contractuelles dans le délai fixé par le bon de commande et les spécifications techniques, le Secrétariat peut décider de lui imposer le paiement des dommages-intérêts telles que précisées à l'article II.15.1 des conditions générales, et ce, indépendamment du droit du Secrétariat de résilier le contrat. Ces dommages-intérêts sont cumulatifs et ne suspendent pas l'application des conditions visées au point I.14.2 ci-après.

I.14.2 En cas de défaut de prestation ou de prestation insuffisante des services, le Secrétariat se réserve le droit, après notification formelle au contractant, de faire prester les services par un tiers, le contractant demeurant responsable des dépenses, des risques et de la qualité des services fournis.

I.14.3 Dans un délai de quinze jours à compter de la réception de la notification formelle adressée par le Secrétariat, le contractant peut soumettre, par notification formelle, des arguments contre cette décision. En l'absence de réaction de sa part ou de retrait par écrit de la décision par le Secrétariat dans un délai de quinze jours à compter de la réception desdits arguments, la décision imposant le paiement des dommages-intérêts devient exécutoire. Le montant des dommages-intérêts imposés sera déduit directement par le Secrétariat du montant de la facture concernée.

I.14.4 Le Secrétariat et le contractant reconnaissent et conviennent expressément que toute somme payable au titre du présent article correspond à des dommages-intérêts et non à une clause pénale, et qu'elle représente une estimation raisonnable de la juste compensation des pertes susceptibles d'être occasionnées par l'inexécution des obligations.

SIGNATURES

Pour le contractant,

[dénomination sociale/prénom/nom/fonction]

Signature: _______________________

Fait à [lieu], le [date]

Pour le pouvoir adjudicateur,

[prénom/nom/fonction]

Signature:_____________________

Fait à [lieu], le [date]

en deux exemplaires en français.


II. CONDITIONS GÉNÉRALES DU CONTRAT-CADRE DE SERVICES

II.1 DÉFINITIONS

Aux fins du CC, les définitions suivantes (des termes indiqués en italique dans le texte) sont applicables:

"auteur": toute personne physique qui contribue à la production du résultat;

"back office": le(s) système(s) interne(s) utilisé(s) par les parties pour traiter les factures électroniques;

"bon de commande": forme simplifiée de contrat par lequel le pouvoir adjudicateur commande des services au titre du CC;

"conflit d'intérêts": situation dans laquelle l'exécution impartiale et objective du CC par le contractant est compromise pour des motifs familiaux, affectifs, d'affinité politique ou nationale, d'intérêt économique ou pour tout autre motif de communauté d'intérêt avec le pouvoir adjudicateur ou un tiers en rapport avec l'objet du CC;

"demande de services": document produit par le pouvoir adjudicateur demandant aux contractants d'un CC multiple de fournir une offre spécifique de services dont les conditions ne sont pas entièrement définies dans le CC;

"document de contrôle des interfaces": document d'orientation qui énonce les spécifications techniques, les normes de messagerie, les normes de sécurité, les règles syntaxiques et sémantiques, etc. pour faciliter la connexion de machine à machine. Ce document est mis à jour régulièrement;

"droit préexistant": tout droit de propriété industrielle et intellectuelle sur un matériel préexistant; il peut s'agir d'un droit de propriété, d'un droit de licence et/ou d'un droit d'utilisation appartenant au contractant, à l'auteur, au pouvoir adjudicateur ainsi qu'à tout tiers;

"e-PRIOR": plateforme de communication axée sur le service, qui fournit une série de services web et permet l'échange de messages et de documents électroniques normalisés entre les parties. Cet échange se fait au moyen de services web, avec une connexion de machine à machine entre les systèmes de back office des parties (messages EDI), ou au moyen d'une application web (le portail fournisseurs). La plateforme peut être utilisée pour l'échange, entre les parties, de documents électroniques tels que les factures électroniques. Les spécifications techniques (c'est-à-dire le document de contrôle des interfaces), les modalités précises d'accès et les manuels de l'utilisateur sont disponibles à l'adresse suivante:

https://webgate.ec.europa.eu/supplier_portal/

"erreur substantielle": toute violation d'une disposition contractuelle résultant d'un acte ou d'une omission qui a ou aurait pour effet de porter préjudice au budget de l'Union;

"exécution d'un bon de commande": exécution de tâches et prestation par le contractant des services achetés pour le pouvoir adjudicateur;

"exécution du CC": l'achat de services envisagé dans le CC par la signature et l'exécution de bons de commande;

"force majeure": toute situation ou tout événement imprévisible et exceptionnel, indépendant de la volonté des parties, qui empêche l'une d'entre elles d'exécuter une ou plusieurs de ses obligations découlant du CC. La situation ou l'événement ne doit pas être imputable à la faute ou à la négligence de l'une des parties ou d'un sous-traitant, et doit se révéler inévitable en dépit de toute la diligence employée. Une défaillance dans une prestation, le défaut des équipements, du matériel ou des matériaux ou leur mise à disposition tardive, les conflits de travail, les grèves et les difficultés financières ne peuvent être invoqués comme cas de force majeure, sauf si cette situation est la conséquence directe d'un cas de force majeure établi;

"fraude": tout acte ou omission intentionnel portant atteinte aux intérêts financiers de l'Union relatif à l'utilisation ou à la présentation de déclarations ou de documents faux, inexacts ou incomplets ou à la non-communication d'une information en violation d'une obligation spécifique;



"information ou document confidentiel": toute information ou tout document reçu par chaque partie de la part de l'autre partie, ou auquel chaque partie a accès dans le cadre de l'exécution du CC, que l'une d'entre elles a désigné par écrit comme étant confidentiel. Les informations et documents confidentiels ne comprennent pas d'informations accessibles au public;

"intérêts à caractère professionnel contradictoires": situation dans laquelle les activités professionnelles précédentes ou actuelles du contractant portent atteinte à sa capacité d'exécuter le CC ou le bon de commande selon une norme de qualité appropriée;

"irrégularité": toute violation d'une disposition du droit de l'Union résultant d'un acte ou d'une omission d'un opérateur économique qui a ou aurait pour effet de porter préjudice au budget de l'Union;

"matériel préexistant": tout matériel, document, technologie ou savoir-faire qui existe avant son utilisation par le contractant pour la production d'un résultat dans le cadre de l'exécution du CC;

"message EDI" (échange de données informatisé): message créé et échangé par transfert électronique, d'ordinateur à ordinateur, de données commerciales et administratives au moyen d'une norme convenue;

"notification" (ou "notifier"): forme de communication entre les parties établie par écrit, y compris par voie électronique;

"notification formelle" (ou "notifier formellement"): forme de communication entre les parties établie par écrit par courrier postal ou par courrier électronique, qui fournit à l'expéditeur la preuve irréfutable que le message a été livré au destinataire spécifié;

"personne liée": toute personne ayant le pouvoir de représenter le contractant ou de prendre des décisions en son nom;

"personnel": personnes employées directement ou indirectement par le contractant, ou ayant conclu un contrat avec celui-ci, pour exécuter le CC;

"portail fournisseurs": portail e-PRIOR, qui permet au contractant d'échanger des documents commerciaux sur support électronique, tels que les factures, au moyen d'une interface utilisateur graphique; ses principales caractéristiques sont indiquées dans le document présentant un aperçu du portail fournisseurs, disponible à l'adresse suivante:

https://webgate.ec.europa.eu/supplier_portal/ ou pour la partie factures électroniques dans le document suivant : http://www.consilium.europa.eu/media/29530/e-prior-supplier-portal-for-e-invoicing-2017.pdf

"résultat": tout produit escompté de l'exécution du CC, quelle que soit sa forme ou sa nature, livré et approuvé en tout ou en partie par le pouvoir adjudicateur. Un résultat peut également être défini dans le CC comme un élément livrable. Un résultat peut, en plus du matériel produit par le contractant ou à sa demande, inclure également du matériel préexistant;

II.2 RÔLES ET RESPONSABILITÉS DANS LE CAS D'UNE OFFRE CONJOINTE

En cas d'offre conjointe présentée par un groupement d'opérateurs économiques, et si le groupement n'est pas doté de la personnalité juridique ou de la capacité juridique, un de ses membres est désigné comme chef de file.

II.3 DIVISIBILITÉ

Chaque disposition du CC est dissociable et distincte des autres. Si une disposition est ou devient illégale, invalide ou inapplicable dans une certaine mesure, elle doit être dissociée du reste du CC. Cela ne porte pas atteinte à la légalité, à la validité ou à l'applicabilité des autres dispositions du CC, qui restent pleinement en vigueur. La disposition illégale, invalide ou inapplicable doit être remplacée par une disposition de substitution légale, valide et applicable, qui correspond autant que possible à l'intention réelle des parties qui sous-tend la disposition illégale, invalide ou inapplicable. Le remplacement de cette disposition doit se faire conformément à l'article II.11. Le CC doit être interprété comme s'il contenait la disposition de substitution depuis son entrée en vigueur.


http://www.consilium.europa.eu/media/29530/e-prior-supplier-portal-for-e-invoicing-2017.pdf


II.4 FOURNITURE DES SERVICES

II.4.1 La signature du CC ne garantit pas d'achat réel. Le pouvoir adjudicateur n'est lié que par les bons de commande exécutant le CC.

II.4.2 Le contractant doit fournir des services répondant à des normes de qualité élevées, conformément à l'état de la technique dans le secteur concerné et aux dispositions du CC, et plus particulièrement au cahier des charges et aux conditions de son offre.

II.4.3.1 Le contractant doit satisfaire aux exigences minimales prévues dans le cahier des charges. Cela comprend le respect des obligations applicables en vertu de la législation environnementale et sociale et de la législation du travail établies par le droit de l'Union, le droit national et les conventions collectives ou par les dispositions législatives internationales dans le domaine environnemental et social et dans le domaine du travail énumérées à l'annexe X de la directive 2014/24/UE1.

II.4.3.2 Le contractant est seul responsable en ce qui concerne le respect de toutes les obligations légales qui lui sont applicables, notamment celles émanant du droit fiscal et des dispositions du droit du travail relatives à la sécurité.

II.4.3.3 Les contractants qui sont des personnes physiques sont tenus d'apporter la preuve de leur statut d'indépendant. À cette fin, ils doivent fournir les pièces relatives à leur couverture par la sécurité sociale et à leur assujettissement à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA).

II.4.4 C'est au seul contractant qu'il incombe de prendre les mesures nécessaires pour obtenir tout permis ou toute licence nécessaires à l'exécution du CC en vertu du droit belge.

II.4.5 Sauf indication contraire, tous les délais stipulés dans le CC sont calculés en jours civils2.

II.4.6 Le contractant ne doit pas se présenter comme un représentant du pouvoir adjudicateur et doit informer les tiers qu'il ne fait pas partie de la fonction publique européenne.

II.4.7.1 Le CC doit être exécuté de façon à ce que ni le contractant ni son personnel n'exécutent leurs tâches dans des conditions identiques aux conditions de travail d'un travailleur salarié du pouvoir adjudicateur. Ni le contractant ni son personnel ne doivent être intégrés dans l'organisation administrative du pouvoir adjudicateur.

II.4.7.2 Dans le cadre des relations de travail ou de service avec son personnel, le contractant est tenu de préciser:

a) que le personnel exécutant les tâches confiées au contractant ne peut recevoir d'ordres directs du pouvoir adjudicateur;

b) que le pouvoir adjudicateur ne peut en aucun cas être considéré comme l'employeur dudit personnel et que ce dernier s'engage à n'invoquer à l'égard du pouvoir adjudicateur aucun droit résultant de la relation contractuelle entre le pouvoir adjudicateur et le contractant.

II.4.8 Le contractant doit veiller à ce que le personnel exécutant le CC ainsi que le personnel de remplacement futur possèdent les qualifications et l'expérience professionnelles requises pour fournir les services, en fonction des critères de sélection énoncés dans le cahier des charges.

1 JO L 94 du 28.3.2014, p. 65.2 Si l'indication des délais se fait en jours ouvrables, veuillez tenir compte de la différence entre le calendrier

des institutions européennes et le calendrier national.Contract Cadre UCA 19/034 - 1600001xxx 14

II.4.9.1 À la demande motivée du pouvoir adjudicateur, le contractant doit remplacer tout membre du personnel qui:

a) ne possède pas l'expertise requise pour fournir les services; ou

b) a causé des perturbations dans les locaux du pouvoir adjudicateur.

Le contractant supporte les coûts de remplacement de son personnel et est responsable de tout retard dans la fourniture des services résultant du remplacement du personnel.

II.4.9.2 Si le personnel du contractant travaille dans les bâtiments du pouvoir adjudicateur, le contractant est tenu de remplacer immédiatement et sans indemnité toute personne considérée "persona non grata" par le pouvoir adjudicateur. Le contractant est responsable de tout retard dans l'exécution des tâches qui lui sont confiées imputable à un remplacement de personnel opéré conformément au présent paragraphe.

II.4.10 Le contractant doit fournir au pouvoir adjudicateur les renseignements que celui-ci peut lui demander pour les besoins de la gestion du CC. Si un événement imprévu, une action ou une omission, entrave directement ou indirectement l'exécution des tâches, en tout ou en partie, le contractant doit, sans délai et de sa propre initiative, le consigner et le signaler au pouvoir adjudicateur. Le rapport doit contenir une description du problème, la date à laquelle il est apparu et les mesures prises par le contractant pour respecter pleinement toutes les obligations qui lui incombent au titre du CC. Dans un tel cas, le contractant doit accorder la priorité à la résolution du problème plutôt qu'à la détermination des responsabilités.

II.5 COMMUNICATION ENTRE LES PARTIES

II.5.1 Forme et moyens de communication

Toute communication d'informations, d'avis ou de documents au titre du CC doit:

a) être établie par écrit sur support papier ou sous forme électronique dans la langue du contrat;

b) porter le numéro du CC et, le cas échéant, le numéro du bon de commande;

c) être établie selon les modalités de communication indiquées à l'article I.8; et

d) être envoyée par courrier postal ou courrier électronique.

Si une partie demande la confirmation écrite d'un courrier électronique dans un délai raisonnable, l'autre partie doit fournir le plus rapidement possible une version originale signée, sur support papier, de la communication.

Les parties conviennent que toute communication faite par courrier électronique produit tous ses effets juridiques et est recevable comme élément de preuve dans des procédures judiciaires.

II.5.2 Date des communications par courrier postal et par courrier électronique

Toute communication est réputée effectuée au moment de sa réception par la partie destinataire, sauf si le CC renvoie à la date à laquelle la communication a été envoyée.

Tout courrier électronique est réputé reçu par la partie destinataire le jour de son envoi, pour autant qu'il soit adressé à l'adresse électronique mentionnée à l'article I.8. L'expéditeur doit être en mesure de prouver la date d'envoi. Si l'expéditeur reçoit une notification d'échec de remise, il doit tout mettre en œuvre pour faire en sorte que l'autre partie reçoive effectivement la communication par courrier électronique ou par courrier postal. Dans ce cas, l'expéditeur n'est pas considéré comme ayant manqué ou contrevenu à son obligation d'envoyer la communication dans un délai spécifique.

Le courrier postal envoyé au pouvoir adjudicateur est réputé reçu par celui-ci à la date de son enregistrement par le service responsable visé à l'article I.8.

Les notifications formelles sont réputées reçues par le destinataire à la date de réception indiquée dans la preuve reçue par l'expéditeur selon laquelle le message a été transmis au destinataire spécifique.


II.5.3 Présentation des documents financiers via e-PRIOR et validité de ces documents

II.5.3.1 Les parties conviennent que, pour la communication de documents financiers, le contractant soit utilisera le portail fournisseurs, soit prendra les dispositions nécessaires pour recourir à l'échange de données informatisé (EDI).

II.5.3.2 Les parties conviennent par la présente que tout document financier et toutes pièces jointes y afférentes échangés via le portail fournisseurs ou au moyen d'une connexion directe établie entre les back offices du contractant et du pouvoir adjudicateur produisent les mêmes effets juridiques que des factures sur support papier et sont recevables comme preuves en justice.

II.5.3.3 Le pouvoir adjudicateur doit prendre les dispositions nécessaires pour mettre en œuvre des systèmes électroniques permettant l'utilisation effective du portail fournisseurs et pour en assurer la maintenance. Les spécifications des systèmes électroniques sont définies dans l'aperçu général du portail fournisseurs1 et dans le manuel d'utilisation de la facturation électronique2.

II.5.3.4 Dans le cas où une connexion directe est établie entre les back offices du contractant et du pouvoir adjudicateur aux fins de la transmission électronique de documents financiers, chacune des deux parties doit prendre les dispositions nécessaires pour mettre en œuvre des systèmes électroniques permettant le recours effectif à l'EDI et pour en assurer la maintenance. Les spécifications des systèmes électroniques sont définies dans le document de contrôle des interfaces3.

II.5.3.5 Si la communication via le portail fournisseurs ou via l'EDI, selon le cas, est empêchée par des facteurs indépendants de la volonté d'une des parties, celle-ci doit le notifier à l'autre immédiatement, et les parties doivent prendre les mesures nécessaires pour rétablir cette communication.

II.5.3.6 Lorsqu'il est impossible de rétablir la communication via le portail fournisseurs ou via l'EDI dans un délai de deux jours ouvrables, le pouvoir adjudicateur indique au contractant qu'un autre moyen de communication sera utilisé (c'est-à-dire des documents papier ou courrier électronique) en attendant que la communication via le portail fournisseurs ou via l'EDI, selon le cas, soit rétablie.

II.5.3.7 Lorsqu'il est impossible au contractant de faire rétablir la communication dans un délai de deux jours ouvrables, le contractant indique au pouvoir adjudicateur qu'un autre moyen de communication sera utilisé (c'est-à-dire des documents papier ou courrier électronique) en attendant que la communication via le portail fournisseurs ou via l'EDI, selon le cas, soit rétablie.

II.5.3.8 Le contractant doit être informé des modifications apportées au document de contrôle des interfaces. Lorsque ces modifications exigent des adaptations de la part du contractant, celui-ci dispose d'un délai de six mois pour les mettre en œuvre. Les parties peuvent, d'un commun accord, raccourcir ce délai. Ce délai de six mois n'est pas applicable aux mesures urgentes requises au titre de la politique de sécurité des systèmes informatiques du pouvoir adjudicateur visant à garantir l'intégrité, la confidentialité et la non-répudiation des informations ainsi que la disponibilité de la plateforme e-PRIOR.

II.5.4 Validité et acceptation des factures électroniques

II.5.4.1 Les parties conviennent qu'une facture envoyée via le portail fournisseurs constitue une facture électronique.

II.5.4.2 De même, dans le cas où une connexion directe est établie entre les back offices du contractant et du pouvoir adjudicateur afin de permettre la transmission électronique de documents financiers, les parties conviennent qu'un document financier, transmis selon les indications figurant dans le document de contrôle des interfaces, constitue un message EDI.

1 Voir https://webgate.ec.europa.eu/supplier_portal/2 Voir http://www.consilium.europa.eu/media/29530/e-prior-supplier-portal-for-e-invoicing-2017.pdf 3 Ce document peut être consulté à l'adresse: https://circabc.europa.eu/w/browse/5290b7b0-8ca8-454b-87eb-

0ac990362861Contract Cadre UCA 19/034 - 1600001xxx 16

II.5.4.3 Dans le cas où un document financier est envoyé via le portail fournisseurs, il est réputé avoir été émis ou envoyé légalement lorsque le contractant a réussi à envoyer le document financier sans recevoir de message d'erreur. Les documents produits en formats PDF et XML correspondant au document financier doivent être considérés comme un accusé de réception par le pouvoir adjudicateur.

II.5.4.4 Dans le cas où un document financier est envoyé au moyen d'une connexion directe établie entre les back offices du contractant et du pouvoir adjudicateur, ledit document est réputé avoir été émis ou envoyé légalement lorsque son statut est "reçu", conformément au document de contrôle des interfaces.

II.5.5 Conservation des factures électroniques et mesures de sécurité

II.5.5.1 Lorsqu'il a recours au portail fournisseurs, le contractant doit télécharger, pour chaque facture électronique, le message en formats PDF et XML correspondant dans l'année qui suit la remise de la facture, et les conserver en toute sécurité le cas échéant avec les pièces jointes y afférentes, et conformément aux délais et spécifications prévus par la législation applicable. Une fois écoulée la période d'un an, il ne sera plus possible de télécharger automatiquement à partir du système des copies des documents financiers.

II.5.5.2 Tous les messages EDI échangés par les parties doivent être conservés par chaque partie, en toute sécurité et sans altération, conformément aux délais et spécifications prévus par la législation applicable.

II.5.5.3 Lorsqu'elles ont recours à une connexion directe pour la transmission électronique de documents financiers, les parties doivent prendre les dispositions nécessaires pour mettre en œuvre des mesures et des procédures de sécurité de nature à empêcher, de façon appropriée, que les messages ne subissent des retards, ne soient corrompus quant à leur contenu ou leur forme ou ne soient perdus, et pour en assurer le maintien.

II.5.5.4 Dans tous les cas, les parties doivent s'efforcer de faire en sorte que des tiers ne puissent pas obtenir un accès non autorisé aux messages.

II.5.5.5 Si l'application des mesures ou des procédures de sécurité entraîne le rejet d'un message EDI ou permet de déceler une ou plusieurs erreurs dans un message EDI, le destinataire doit en informer l'expéditeur le plus rapidement possible, et au plus tard dans les deux jours calendrier.

II.6 RESPONSABILITÉ

II.6.1 Le pouvoir adjudicateur ne peut être tenu pour responsable des dommages ou pertes causés par le contractant, y compris les dommages ou pertes causés à des tiers à l'occasion ou par le fait de l'exécution du CC.

II.6.2 Si la législation applicable le requiert, le contractant doit souscrire une police d'assurance couvrant les risques et dommages ou pertes relatifs à l'exécution du CC. Il doit également souscrire les assurances complémentaires qui sont d'usage dans son secteur d'activité. À la demande du pouvoir adjudicateur, le contractant doit lui fournir la preuve de la couverture d'assurance.

II.6.3 Le contractant est responsable des pertes ou dommages causés au pouvoir adjudicateur à l'occasion ou par le fait de l'exécution du CC, y compris dans le cadre de la sous- traitance, cette responsabilité étant toutefois limitée à un montant ne dépassant pas trois fois la valeur totale du bon de commande correspondant. Cependant, si le dommage ou la perte est imputable à une faute grave ou une faute intentionnelle du contractant, de son personnel ou de ses sous-traitants, le contractant est responsable du montant total du dommage ou de la perte.

II.6.4 Si un tiers intente une action contre le pouvoir adjudicateur en relation avec l'exécution du CC, y compris toute action pour violation supposée de droits de propriété intellectuelle, le contractant doit prêter assistance au pouvoir adjudicateur lors de la procédure judiciaire, notamment en intervenant à l'appui du pouvoir adjudicateur à la demande de ce dernier.


Si la responsabilité du pouvoir adjudicateur envers le tiers est établie et que cette responsabilité est causée par le contractant à l'occasion ou par le fait de l'exécution du CC, l'article II.6.3 est applicable.

II.6.5 Si le contractant se compose d'au moins deux opérateurs économiques (ayant présenté une offre conjointe), ceux-ci sont conjointement et solidairement responsables de l'exécution du CC à l'égard du pouvoir adjudicateur.

II.6.6 Le pouvoir adjudicateur n'est pas responsable des pertes ou dommages subis par le contractant à l'occasion ou par le fait de l'exécution du CC, à moins que cette perte ou ce dommage n'ait été causé par une faute intentionnelle ou une faute grave de la part du pouvoir adjudicateur.

II.7 CONFLITS D'INTÉRÊTS ET INTÉRÊTS À CARACTÈRE PROFESSIONNEL CONTRADICTOIRES

II.7.1 Le contractant doit prendre toutes les mesures nécessaires pour prévenir toute situation de conflit d'intérêts ou d'intérêts à caractère professionnel contradictoires.

II.7.2 Le contractant doit notifier par écrit au pouvoir adjudicateur le plus rapidement possible toute situation qui pourrait constituer un conflit d'intérêts ou un intérêt à caractère professionnel contradictoire durant l'exécution du CC. Le contractant doit prendre immédiatement les mesures nécessaires pour remédier à cette situation.

Le pouvoir adjudicateur peut effectuer les actions suivantes:

a) vérifier que les mesures du contractant sont appropriées;

b) exiger que le contractant prenne des mesures supplémentaires dans un délai imparti;

c) décider de ne pas attribuer un bon de commande au contractant.

II.7.3 Le contractant doit répercuter par écrit toutes les obligations pertinentes auprès:

a) des membres de son personnel;

b) de toute personne physique ayant le pouvoir de le représenter ou de prendre des décisions en son nom;

c) des tiers participant à l'exécution du CC, y compris les sous-traitants.

Le contractant doit également veiller à ce que les personnes visées ci-dessus ne se trouvent pas dans une situation pouvant donner lieu à un conflit d'intérêts.

II.8 CONFIDENTIALITÉ

II.8.1 Le pouvoir adjudicateur et le contractant doivent traiter de manière confidentielle toute information ou tout document, sous quelque forme que ce soit, divulgué par écrit ou oralement, qui est lié à l'exécution du CC et désigné par écrit comme étant confidentiel.

II.8.2 Chaque partie a l'obligation:

a) de ne pas utiliser d'informations ou de documents confidentiels à des fins autres que le respect des obligations qui lui incombent en vertu du CC ou du bon de commande sans l'accord préalable écrit de l'autre partie;

b) d'assurer la protection de ces informations ou documents confidentiels en garantissant le même niveau de protection que pour ses propres informations ou documents confidentiels, et dans tous les cas avec toute la diligence nécessaire;

c) de ne pas divulguer, directement ou indirectement, des informations ou documents confidentiels à des tiers sans l'accord préalable écrit de l'autre partie.


II.8.3 Les obligations de confidentialité prévues au présent article sont contraignantes pour le pouvoir adjudicateur et le contractant pendant l'exécution du CC et tant que les informations ou les documents restent confidentiels, sauf si:

a) la partie concernée accepte de libérer plus tôt l'autre partie de l'obligation de confidentialité;

b) les informations ou les documents confidentiels deviennent publics par d'autres moyens qu'une violation de l'obligation de confidentialité;

c) la législation applicable exige la divulgation des informations ou documents confidentiels.

II.8.4 Le contractant doit obtenir de toute personne physique ayant le pouvoir de le représenter ou de prendre des décisions en son nom, ainsi que des tiers participant à l'exécution du CC, l'engagement qu'ils se conformeront au présent article. À la demande du pouvoir adjudicateur, le contractant doit fournir un document attestant de cet engagement.

II.9 TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

II.9.1 Traitement des données à caractère personnel par le pouvoir adjudicateur

Toute donnée à caractère personnel figurant dans le CC ou associée à celui-ci, y compris dans le cadre de son exécution, doit être traitée conformément au règlement (UE) 2018/1725. Ces données ne doivent être traitées qu’aux fins de la mise en œuvre, de la gestion et du suivi du CC par le responsable du traitement des données.

Le contractant ou toute autre personne dont les données à caractère personnel sont traitées par le responsable du traitement des données dans le cadre du présent CC possède des droits spécifiques en tant que personne concernée en vertu du chapitre III (articles 14 à 25) du règlement (UE) 2018/1725, et notamment le droit d'accéder à ses données à caractère personnel, de les rectifier ou de les supprimer, le droit de limiter le traitement de ces données ou, le cas échéant, de s'y opposer ou le droit à la portabilité des données.

Pour toute question concernant le traitement de ses données à caractère personnel, le contractant ou toute autre personne dont les données à caractère personnel sont traitées dans le cadre du présent CC s’adresse au responsable du traitement des données. Il lui est également possible de s'adresser au délégué à la protection des données relevant du responsable du traitement des données. Les personnes concernées ont le droit d'introduire à tout moment une réclamation auprès du Contrôleur européen de la protection des données.

Des renseignements détaillés concernant le traitement des données à caractère personnel figurent dans l'avis relatif à la protection des données visé à l'article I.9.

II.9.2 Traitement des données à caractère personnel par le contractant

Le traitement de données à caractère personnel par le contractant doit satisfaire aux exigences du règlement (UE) 2018/1725 et s'effectuer uniquement aux fins définies par le responsable du traitement.

Le contractant aide le responsable du traitement à satisfaire à l'obligation qui lui incombe de donner suite aux demandes d'exercer leurs droits émanant de personnes dont les données à caractère personnel sont traitées dans le cadre du présent CC, comme prévu au chapitre III (articles 14 à 25) du règlement (UE) 2018/1725. Le contractant doit informer sans délai le responsable du traitement de ces demandes.

Le contractant ne peut agir que conformément aux instructions écrites et documentées et sous la supervision du responsable du traitement, notamment en ce qui concerne les finalités du traitement, les catégories de données pouvant être traitées, les destinataires des données et les moyens par lesquels la personne concernée peut exercer ses droits.


Le contractant donne à son personnel l’accès aux données dans la mesure strictement nécessaire à la mise en œuvre, à la gestion et au suivi du CC. Le contractant doit veiller à ce que le personnel autorisé à traiter les données à caractère personnel s’engage à respecter la confidentialité ou soit soumis à une obligation légale de confidentialité conformément aux dispositions de l’article II.8.

Le contractant doit adopter des mesures de sécurité d’ordre technique et organisationnel appropriées, eu égard aux risques inhérents au traitement et à la nature, à la portée, au contexte et aux finalités du traitement, offrant notamment, selon les besoins:

(a) la pseudonymisation et le chiffrement des données à caractère personnel;

(b) des moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement;

(c) des moyens permettant de rétablir la disponibilité des données à caractère personnel et l’accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique;

(d) une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement;

(e) des mesures visant à protéger les données à caractère personnel contre la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel transmises, conservées ou traitées d’une autre manière, ou l’accès non autorisé à de telles données, d’origine accidentelle ou illicite.

Dans les meilleurs délais, et au plus tard dans les 48 heures après en avoir eu connaissance, le contractant notifie au responsable du traitement les violations pertinentes de données à caractère personnel. Dans ce cas, le contractant communique au moins les informations suivantes au responsable du traitement:

(a) la nature de la violation de données à caractère personnel y compris, si possible, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées par la violation et les catégories et le nombre approximatif d’enregistrements de données à caractère personnel concernés;

(b) les conséquences probables de la violation;

(c) les mesures prises ou proposées pour remédier à la violation, y compris, s’il y a lieu, les mesures destinées à en atténuer les éventuelles conséquences négatives.

Le contractant informe immédiatement le responsable du traitement des données si, selon lui, une instruction constitue une violation du règlement (UE) 2018/1725, du règlement (UE) 2016/679 ou d’autres dispositions du droit de l’Union ou du droit des États membres relatives à la protection des données comme prévu au cahier des charges.

Le contractant aide le responsable du traitement à satisfaire aux obligations qui lui incombent en vertu des articles 33 à 41 du règlement (UE) 2018/1725, à savoir:

(a) garantir le respect de ses obligations en matière de protection des données en ce qui concerne la sécurité du traitement et la confidentialité des communications électroniques et des annuaires d’utilisateurs;

(b) notifier au Contrôleur européen de la protection des données toute violation de données à caractère personnel;

(c) communiquer une violation de données à caractère personnel à la personne concernée dans les meilleurs délais, le cas échéant;

(d) effectuer des analyses d’impact relatives à la protection des données et des consultations préalables dans la mesure nécessaire.


Le contractant tient un registre contenant toutes les opérations de traitement de données effectuées pour le compte du responsable du traitement, les transferts de données à caractère personnel, les violations de la sécurité, les suites données aux demandes soumises par des personnes dont les données à caractère personnel ont été traitées en vue d’exercer leurs droits et les demandes d'accès aux données à caractère personnel par des tiers.

Le pouvoir adjudicateur est soumis au protocole nº 7 sur les privilèges et immunités de l’Union européenne figurant dans le traité sur le fonctionnement de l’Union européenne, notamment en ce qui concerne l'inviolabilité des archives (y compris la localisation physique des données et des services comme prévu à l'article I.9.2) et la sécurité des données, ce qui comprend les données à caractère personnel détenues pour le compte du pouvoir adjudicateur dans les locaux du contractant ou du sous-traitant.

Le contractant informe sans délai le pouvoir adjudicateur de toute demande juridiquement contraignante de divulgation des données à caractère personnel traitées pour le compte du pouvoir adjudicateur qui lui est adressée par une autorité publique nationale, y compris une autorité d’un pays tiers. Le contractant n'est pas autorisé à accorder cet accès sans l'autorisation écrite préalable du pouvoir adjudicateur.

La durée du traitement des données à caractère personnel par le contractant n'excédera pas la période indiquée à l'article II.23.2. À l'issue de cette période, le contractant doit, selon le choix du responsable du traitement, restituer dans les meilleurs délais et dans un format arrêté d'un commun accord toutes les données à caractère personnel traitées pour le compte du responsable du traitement, ainsi que les copies de ces données, ou détruire de manière effective toutes les données à caractère personnel à moins que le droit de l’Union ou le droit national n’exige de les conserver plus longtemps.

Aux fins de l'article II.10, si tout ou partie du traitement des données à caractère personnel est sous-traité à un tiers, le contractant transmet par écrit à ces parties, y compris aux sous-traitants, les obligations visées aux articles I.9.2 et II.9.2. À la demande du pouvoir adjudicateur, le contractant doit fournir un document attestant de cet engagement.

II.10 SOUS-TRAITANCE

II.10.1 Le contractant ne peut sous-traiter ni faire exécuter le CC par des tiers autres que ceux déjà mentionnés dans son offre sans autorisation écrite préalable du pouvoir adjudicateur.

II.10.2 Même si le pouvoir adjudicateur autorise la sous-traitance, le contractant reste lié par ses obligations contractuelles et est le seul responsable de l'exécution du CC.

II.10.3 Le contractant doit veiller à ce que le contrat de sous-traitance ne porte pas atteinte aux droits du pouvoir adjudicateur en vertu du CC, et notamment ceux visés aux articles II.8, II.13 et II.23.

II.10.4 Le pouvoir adjudicateur peut demander au contractant de remplacer un sous-traitant se trouvant dans une des situations visées aux points d) et e) de l'article II.18.1.

II.11 AVENANTS

II.11.1 Tout avenant au CC ou à un bon de commande doit être établi par écrit avant l'exécution de toute obligation contractuelle. Un bon de commande ne peut constituer un avenant au CC.

II.11.2 Un avenant ne doit apporter aucune modification au CC ou à un bon de commande qui pourrait altérer les conditions initiales de la procédure de passation de marchés ou donner lieu à une inégalité de traitement entre soumissionnaires ou contractants.

II.12 CESSION

II.12.1 Le contractant ne peut céder les droits et obligations, y compris les créances et l'affacturage, découlant du CC sans l'autorisation préalable écrite du pouvoir adjudicateur. En pareils cas, le contractant doit communiquer au pouvoir adjudicateur l'identité de l'ayant droit.


II.12.2 Aucun droit ou obligation cédé par le contractant sans autorisation n'est opposable au pouvoir adjudicateur.

II.13 DROITS DE PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

II.13.1 Propriété des droits portant sur les résultats

L'Union acquiert irrévocablement et partout dans le monde la propriété des résultats et de tous les droits de propriété intellectuelle découlant du CC. Les droits de propriété intellectuelle ainsi acquis comprennent tous les droits, par exemple le droit d'auteur ou d'autres droits de propriété intellectuelle ou industrielle, sur les résultats et sur toutes les solutions technologiques et informations créées ou produites par le contractant ou son sous-traitant dans le cadre de l'exécution du CC. Le pouvoir adjudicateur peut exploiter et utiliser les droits acquis comme indiqué dans le CC. L'Union acquiert tous les droits dès l'approbation par le pouvoir adjudicateur des résultats livrés par le contractant. Cette livraison et cette approbation sont réputées constituer une cession effective des droits du contractant à l'Union.

Le paiement du prix inclut toutes les rémunérations dues au contractant relatives à l'acquisition de la propriété des droits par l'Union, notamment toutes les formes d'exploitation et d'utilisation des résultats.

II.13.2 Droits de licence sur le matériel préexistant

Sauf disposition contraire dans les conditions particulières, l'Union n'acquiert pas la propriété des droits préexistants dans le cadre du CC.

Le contractant accorde une licence libre de redevance, non exclusive et irrévocable sur les droits préexistants à l'Union, qui peut utiliser le matériel préexistant selon tous les modes d'exploitation prévus dans le CC ou dans les bons de commande. Tous les droits préexistants font l'objet de licences accordées à l'Union dès la livraison des résultats et leur approbation par le pouvoir adjudicateur.

L'octroi à l'Union de licences sur les droits préexistants au titre du CC est valable pour le monde entier et pour la durée de la protection des droits de propriété intellectuelle.

Le paiement du prix indiqué dans les bons de commande est réputé inclure également toutes les rémunérations dues au contractant au titre de l'octroi à l'Union de licences sur les droits préexistants, notamment toutes les formes d'exploitation et d'utilisation des résultats.

Lorsque l'exécution du CC requiert l'utilisation par le contractant d'un matériel préexistant appartenant au pouvoir adjudicateur, ce dernier peut demander au contractant de signer un accord de licence adéquat. Cette utilisation par le contractant n'entraîne aucun transfert de droits au contractant et se limite aux besoins du CC.

II.13.3 Droits exclusifs

L'Union acquiert les droits exclusifs suivants:

a) reproduction: le droit d'autoriser ou d'interdire la reproduction directe ou indirecte, provisoire ou permanente, des résultats par quelque moyen (mécanique, numérique ou autre) et sous quelque forme que ce soit, en tout ou en partie;

b) communication au public: le droit exclusif d'autoriser ou d'interdire toute présentation, représentation ou communication au public, par fil ou sans fil, y compris la mise à la disposition du public des résultats de manière que chacun puisse y avoir accès de l'endroit et au moment qu'il choisit individuellement; ce droit comprend également la communication et la diffusion par câble ou par satellite;

c) distribution: le droit exclusif d'autoriser ou d'interdire toute forme de distribution au public, par la vente ou autrement, des résultats ou des copies de ceux-ci;

d) location: le droit exclusif d'autoriser ou d'interdire la location ou le prêt des résultats ou des copies de ceux-ci;

e) adaptation: le droit exclusif d'autoriser ou d'interdire toute modification des résultats;


f) traduction: le droit exclusif d'autoriser ou d'interdire la traduction, l'adaptation, l'arrangement ou la création d'œuvres dérivées sur la base des résultats, et toute autre altération des résultats, sous réserve du respect des droits moraux des auteurs, le cas échéant;

g) lorsque les résultats constituent ou contiennent une base de données: le droit exclusif d'autoriser ou d'interdire l'extraction de tout ou partie substantielle du contenu de la base de données vers un autre support, par quelque moyen et sous quelque forme que ce soit; et le droit exclusif d'autoriser ou d'interdire la réutilisation de tout ou partie substantielle du contenu de la base de données par la distribution de copies, par la location, par des formes de transmission en ligne ou autres;

h) lorsque les résultats constituent ou contiennent un objet brevetable: le droit d'enregistrer cet objet comme brevet et d'exploiter ce brevet au maximum;

i) lorsque les résultats constituent ou contiennent des logos ou un objet qui pourraient être enregistrés comme marque: le droit d'enregistrer ce logo ou cet objet comme marque, de l'exploiter et de l'utiliser;

j) lorsque les résultats constituent ou contiennent un savoir-faire: le droit d'utiliser ce savoir-faire autant que nécessaire pour utiliser au maximum les résultats prévus par le CC, et le droit de le mettre à la disposition des contractants ou sous-traitants agissant au nom du pouvoir adjudicateur, sous réserve de la signature d'un engagement de confidentialité adéquat le cas échéant;

k) lorsque les résultats sont des documents:

i) le droit d'autoriser la réutilisation des documents conformément à la décision de la Commission du 12 décembre 2011 relative à la réutilisation des documents de la Commission (2011/833/UE), dans la mesure où cette décision est applicable et où les documents relèvent de son champ d'application et ne sont pas exclus par l'une de ses dispositions; aux fins de la présente disposition, les termes "réutilisation" et "document" ont la signification qui leur est donnée par cette décision;

ii) le droit de stocker et d'archiver les résultats conformément aux règles de gestion des documents applicables au pouvoir adjudicateur, y compris la numérisation ou la conversion du format à des fins de conservation ou de nouvelle utilisation;

l) lorsque les résultats constituent ou comprennent un logiciel, y compris le code source, le code objet et, le cas échéant, de la documentation, du matériel préparatoire et des manuels, en plus des autres droits mentionnés dans le présent article:

i) les droits de l'utilisateur final, pour tous les usages, par l'Union ou les sous-traitants agissant au nom de l'Union, qui résultent du CC et de l'intention des parties;

ii) les droits de décompiler ou de désassembler le logiciel;

m) dans la mesure où le contractant peut invoquer des droits moraux, le droit du pouvoir adjudicateur, sauf disposition contraire prévue dans le CC, de publier les résultats avec ou sans mention du nom de l'auteur (des auteurs), et le droit de décider de la divulgation et de la publication des résultats, et du moment de cette divulgation et publication.

Le contractant garantit que les droits exclusifs et les modes d'exploitation peuvent être exercés par l'Union sur toutes les parties des résultats, qu'elles soient créées par le contractant ou qu'elles consistent en du matériel préexistant.

Lorsque du matériel préexistant est inséré dans les résultats, le pouvoir adjudicateur peut accepter des restrictions raisonnables ayant une incidence sur la liste ci-dessus, à condition que ledit matériel soit facilement identifiable et dissociable du reste, qu'il ne corresponde pas aux éléments substantiels des résultats et que, en cas de besoin, des solutions de remplacement satisfaisantes existent, sans engendrer de frais supplémentaire pour le pouvoir adjudicateur. Dans ce cas, avant de faire ce choix, le contractant doit en informer le pouvoir adjudicateur, ce dernier ayant le droit de s'y opposer.


II.13.4 Identification des droits préexistants

Lorsqu'il livre les résultats, le contractant doit garantir que ceux-ci ainsi que le matériel préexistant incorporé dans les résultats sont libres de droits et de revendications de la part des auteurs et des tiers pour toutes les exploitations envisagées par le pouvoir adjudicateur dans les limites fixées dans le CC, et que tous les droits préexistants nécessaires ont été obtenus ou octroyés sous licence.

À cet effet, le contractant doit établir une liste de tous les droits préexistants sur les résultats du CC ou sur des parties de ceux-ci, y compris l'identification des titulaires de droits. S'il n'existe aucun droit préexistant sur les résultats, le contractant doit fournir une déclaration à cet effet. Le contractant doit communiquer cette liste ou déclaration au pouvoir adjudicateur au plus tard avec la facture présentée pour le paiement du solde.

II.13.5 Preuve de l'octroi des droits préexistants

À la demande du pouvoir adjudicateur, le contractant doit démontrer qu'il détient la propriété ou les droits d'exploitation de tous les droits préexistants énumérés, sauf en ce qui concerne les droits détenus par l'Union ou pour lesquels cette dernière octroie des licences. Le pouvoir adjudicateur peut demander ces preuves même après l'expiration du CC.

Ces preuves peuvent notamment concerner les droits liés aux éléments suivants: parties d'autres documents, images, graphiques, polices, tableaux, données, logiciels, inventions techniques, savoir-faire, outils de développement informatique, routines, sous-routines ou autres programmes ("technologies préexistantes"), concepts, maquettes, installations ou œuvres d'art, données, sources, documents préexistants ou toute autre partie d'origine externe.

Ces preuves doivent comprendre, le cas échéant:

a) les nom et numéro de version du logiciel;

b) l'identification complète de l'œuvre et de l'auteur, du développeur, du créateur, du traducteur, de la personne saisissant les données, du graphiste, de l'éditeur, du réviseur, du photographe, du producteur;

c) une copie de la licence d'exploitation du produit ou de l'accord octroyant les droits en question au contractant ou une référence à cette licence;

d) une copie de l'accord ou un extrait du contrat de travail octroyant les droits en question au contractant lorsque des parties du résultat ont été créées par son personnel;

e) le texte de l'avis d'exclusion de responsabilité, le cas échéant.

La fourniture des preuves ne libère pas le contractant de ses responsabilités s'il apparaît qu'il ne possède pas les droits nécessaires, quels que soient le moment où ces faits ont été révélés et la (les) personne(s) qui les a (ont) révélés.

Le contractant garantit également qu'il dispose des droits ou des pouvoirs nécessaires pour procéder à la cession et qu'il a effectué tous les paiements ou vérifié qu'ils ont été effectués, y compris des redevances dues aux sociétés de gestion collective, relatifs aux résultats finals.

II.13.6 Citation d'œuvres dans les résultats

Dans les résultats, le contractant signale clairement toute citation d'œuvres existantes. La référence complète doit comprendre, selon le cas: le nom de l'auteur, le titre de l'œuvre, la date et le lieu de publication, la date de création, l'adresse de publication sur l'internet, le numéro, le volume et toute autre information permettant que l'origine soit déterminée aisément.

II.13.7 Droits moraux des auteurs

Par la livraison des résultats, le contractant garantit que les auteurs ne s'opposeront pas aux actions suivantes en vertu de leurs droits moraux au titre du droit d'auteur:

a) la mention ou non de leur nom lors de la présentation des résultats au public;


b) la divulgation ou non des résultats après leur livraison dans leur version finale au pouvoir adjudicateur;

c) l'adaptation des résultats, à condition que cette adaptation se fasse d'une manière non préjudiciable à l'honneur ou à la réputation de l'auteur.

S'il existe des droits moraux sur des parties des résultats protégés par un droit d'auteur, le contractant doit obtenir le consentement des auteurs en ce qui concerne l'octroi des droits moraux pertinents, ou la renonciation à ceux-ci, conformément aux dispositions juridiques applicables et être prêt à fournir les pièces justificatives sur demande.

II.13.8 Droits à l'image et enregistrements sonores

Si des personnes physiques apparaissent dans un résultat ou que leur voix ou autre élément privé est enregistré de manière reconnaissable, le contractant doit obtenir une déclaration dans laquelle ces personnes (ou celles investies de l'autorité parentale s'il s'agit de mineurs) autorisent l'exploitation prévue de leur image, de leur voix ou élément privé et présenter une copie de cette autorisation au pouvoir adjudicateur à la demande de ce dernier. Le contractant doit prendre les mesures nécessaires pour obtenir ce consentement conformément aux dispositions juridiques applicables.

II.13.9 Déclaration concernant le droit d'auteur pour les droits préexistants

Si le contractant conserve des droits préexistants sur des parties du résultat, il convient d'insérer une référence à cet effet en cas d'utilisation du résultat telle que la prévoit l'article I.10.1, à l'aide de la mention d'exclusion de responsabilité suivante: "© — année — Union européenne. Tous droits réservés. Certaines parties font l'objet d'une licence sous conditions à l'UE", ou autre clause équivalente que le pouvoir adjudicateur considère appropriée, ou dont les parties ont convenu au cas par cas. Cette disposition ne s'applique pas lorsque l'insertion d'une telle référence serait impossible, notamment pour des raisons pratiques.

II.13.10 Visibilité du financement de l'Union et exclusion de responsabilité

Lors de l'exploitation des résultats, le contractant doit déclarer qu'ils ont été produits au titre d'un contrat avec l'Union et que les points de vue qui y sont exposés reflètent exclusivement l'opinion du contractant et ne constituent pas une prise de position formelle du pouvoir adjudicateur. Le pouvoir adjudicateur peut renoncer à cette obligation par écrit ou fournir le texte de la clause d'exclusion de responsabilité.

II.14 FORCE MAJEURE

II.14.1 Si une partie est confrontée à un cas de force majeure, elle doit immédiatement le notifier à l'autre partie, en précisant la nature, la durée probable et les effets prévisibles de ces circonstances.

II.14.2 Une partie n'est pas responsable des retards dans l'exécution de ses obligations au titre du CC ou du non-respect de ces obligations si ce retard ou non-respect est le résultat d'un cas de force majeure. Si le contractant est empêché, par un cas de force majeure, de remplir ses obligations contractuelles, son droit au paiement de la rémunération se limite aux services effectivement fournis.

II.14.3 Les parties doivent prendre toutes mesures nécessaires pour limiter les éventuels dommages qui résulteraient d'un cas de force majeure.

II.15 DOMMAGES-INTÉRÊTS

II.15.1 Livraison tardive

Les dommages-intérêts correspondent aux compensations forfaitaires prévus à l'article xxx de l'annexe II ("Spécifications techniques")

Des dommages-intérêts peuvent être imposés avec une réduction des prix conformément aux conditions énoncées à l'article II.16.


II.15.2 Procédure

Le pouvoir adjudicateur doit notifier formellement au contractant son intention d'appliquer des dommages-intérêts et le montant calculé correspondant.

Le contractant fait part de ses observations dans les trente jours qui suivent la date de réception. À défaut, la décision devient exécutoire le jour suivant l'expiration du délai de présentation des observations.

Si le contractant présente des observations, le pouvoir adjudicateur doit lui notifier, en tenant compte desdites observations:

a) le retrait de son intention d'appliquer des dommages-intérêts; ou

b) sa décision finale d'appliquer des dommages-intérêts et le montant correspondant.

II.15.3 Nature des dommages-intérêts

Les parties reconnaissent et conviennent expressément que toute somme payable au titre du présent article ne constitue pas une sanction et représente une estimation raisonnable de la juste compensation des dommages causés par la non-fourniture des services dans les délais applicables fixés dans le CC.

II.15.4 Réclamations et responsabilité

Les réclamations de dommages-intérêts n'ont pas d'incidence sur la responsabilité réelle ou potentielle du contractant ou sur les droits du pouvoir adjudicateur en vertu de l'article II.18.

II.16 RÉDUCTION DES PRIX

II.16.1 Normes de qualité

Si le contractant ne fournit pas les services conformément au CC ou au bon de commande ("obligations inexécutées"), ou s'il ne fournit pas les services conformément aux normes de qualité attendues prévues dans le cahier des charges ("livraison de faible qualité"), le pouvoir adjudicateur peut réduire ou recouvrer les paiements de manière proportionnelle à la gravité des obligations inexécutées ou de la livraison de faible qualité. Il s'agit en particulier des cas où le pouvoir adjudicateur ne peut approuver un résultat, rapport ou élément livrable tel que défini à l'article I.6 après présentation par le contractant des informations supplémentaires demandées, de corrections ou d'une nouvelle version.

Une réduction des prix peut être imposée avec des dommages-intérêts dans les conditions de l'article II.15.

II.16.2 Procédure

Le pouvoir adjudicateur doit notifier formellement au contractant son intention de réduire le paiement et le montant calculé correspondant.

Le contractant fait part de ses observations dans les trente jours qui suivent la date de réception. À défaut, la décision devient exécutoire le jour suivant l'expiration du délai de présentation des observations.

Si le contractant présente des observations, le pouvoir adjudicateur doit lui notifier, en tenant compte desdites observations:

a) le retrait de son intention de réduire le paiement; ou

b) la décision finale de réduire le paiement et le montant correspondant.

II.16.3 Réclamations et responsabilité

Les réductions de prix n'ont pas d'incidence sur la responsabilité réelle ou potentielle du contractant ou sur les droits du pouvoir adjudicateur en vertu de l'article II.18.

II.17 SUSPENSION DE L'EXÉCUTION DU CC

II.17.1 Suspension par le contractant

Si le contractant est confronté à un cas de force majeure, il peut suspendre la fourniture des services dans le cadre d'un bon de commande.


Le contractant doit immédiatement notifier la suspension au pouvoir adjudicateur. La notification doit comprendre une description du cas de force majeure et indiquer le moment auquel le contractant devrait reprendre la fourniture des services.

Dès qu'il est en mesure de reprendre l'exécution du bon de commande, le contractant doit en informer le pouvoir adjudicateur au moyen d'une notification, à moins que celui-ci n'ait déjà résilié le CC ou le bon de commande.

II.17.2 Suspension par le pouvoir adjudicateur

Le pouvoir adjudicateur peut suspendre l'exécution de tout ou partie du CC ou de tout ou partie du bon de commande:

a) si la procédure d'attribution du CC ou d'un bon de commande ou l'exécution du CC se révèle entachée d'erreurs substantielles, d'irrégularités ou de fraude;

b) pour vérifier si les erreurs substantielles, les irrégularités ou les fraudes présumées ont effectivement eu lieu.

Le pouvoir adjudicateur doit notifier formellement la suspension au contractant. La suspension prend effet à la date de la notification formelle, ou à une date ultérieure indiquée dans la notification formelle.

Le pouvoir adjudicateur doit notifier au contractant le plus rapidement:

a) sa décision de lever la suspension; ou

b) son intention de résilier le CC ou un bon de commande au titre de l'article II.18.1, point f) ou j).

Le contractant ne peut exiger d'indemnisation en cas de suspension d'une partie quelconque du CC ou d'un bon de commande.

II.18 RÉSILIATION DU CC

II.18.1 Motifs de résiliation par le pouvoir adjudicateur

Le pouvoir adjudicateur peut résilier le CC ou un bon de commande dans les cas suivants:

a) si la fourniture des services prévue dans un bon de commande en cours n'a pas effectivement débuté dans les quinze jours suivant la date prévue à cet effet, et si la nouvelle date proposée, le cas échéant, est considérée comme inacceptable par le pouvoir adjudicateur, compte tenu de l'article II.11.2;

b) si le contractant ne peut, par sa propre faute, obtenir un permis ou une autorisation nécessaire à l'exécution du CC;

c) si le contractant n'exécute pas le CC ou le bon de commande conformément au cahier des charges ou à la demande de services, ou s'il ne remplit pas une autre obligation contractuelle substantielle, ou s'il refuse à plusieurs reprises de signer des bons de commande. La résiliation d'au moins trois bons de commande dans ces circonstances constitue également un motif de résiliation du CC;

d) si le contractant ou toute personne qui répond indéfiniment des dettes du contractant se trouve dans l'une des situations visées à l'article 136, paragraphe 1, points a) et b), du règlement financier 1;

e) si le contractant ou toute personne liée se trouve dans l’une des situations visées à l’article 136, paragraphe 1, points c) à h), ou à l’article 136, paragraphe 2, du règlement financier;

f) si la procédure d'attribution du CC ou l'exécution du CC se révèle entachée d'erreurs substantielles, d'irrégularités ou de fraude;

1 Règlement (UE, Euratom) 2018/1046 du Parlement européen et du Conseil du 18 juillet 2018 relatif aux règles financières applicables au budget général de l’Union, modifiant les règlements (UE) nº 1296/2013, (UE) nº 1301/2013, (UE) nº 1303/2013, (UE) nº 1304/2013, (UE) nº 1309/2013, (UE) nº 1316/2013, (UE) nº 223/2014, (UE) nº 283/2014 et la décision nº 541/2014/UE, et abrogeant le règlement (UE, Euratom) nº 966/2012 (JO L 193 du 30.7.2018, p. 1) https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/?uri=uriserv:OJ.L_.2018.193.01.0001.01.FRA&toc=OJ:L:2018:193:TOC


https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=uriserv:OJ.L_.2016.119.01.0001.01.FRA

https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=uriserv:OJ.L_.2016.119.01.0001.01.FRA

g) si le contractant ne respecte pas les obligations applicables en vertu de la législation environnementale et sociale et de la législation du travail établies par le droit de l'Union, le droit national et les conventions collectives ou par les dispositions législatives internationales dans le domaine environnemental et social et dans le domaine du travail énumérées à l'annexe X de la directive 2014/24/UE;

h) si le contractant se trouve dans une situation qui pourrait constituer un conflit d'intérêts ou un intérêt à caractère professionnel contradictoire visé à l'article II.7;

i) lorsqu'un changement juridique, financier, technique, d'organisation ou de contrôle dans la situation du contractant est susceptible d'influer de manière substantielle sur l'exécution du CC ou de modifier de manière substantielle les conditions dans lesquelles le CC a initialement été attribué;

j) en cas de force majeure, si la reprise de l'exécution est impossible ou si un changement nécessaire au CC ou à un bon de commande signifierait que le cahier des charges n'est plus respecté ou donnerait lieu à une inégalité de traitement entre soumissionnaires;

k) si les besoins du pouvoir adjudicateur évoluent et si de nouveaux services ne sont plus nécessaires en vertu du CC; dans ces cas, les bons de commande en cours ne sont pas remis en cause;

l) si, à la suite de la résiliation du CC conclu avec un ou plusieurs des contractants, le CC multiple avec remise en concurrence ne comporte plus la concurrence minimale requise.

m) si le contractant ne respecte pas les obligations en matière de protection des données découlant de l’article II.9.2;

n) si le contractant ne respecte pas les obligations applicables en matière de protection des données découlant du règlement (UE) 2016/679.

II.18.2 Motifs de résiliation par le contractant

Le contractant peut résilier le CC ou un bon de commande:

a) s'il détient la preuve que le pouvoir adjudicateur a commis des erreurs substantielles, des irrégularités ou une fraude dans la procédure d'attribution du CC ou dans l'exécution du CC;

b) si le pouvoir adjudicateur ne respecte pas ses obligations, notamment l'obligation de fournir au contractant les informations nécessaires à l'exécution du CC ou d'un bon de commande prévue dans le cahier des charges.

II.18.3 Procédure de résiliation

Une partie doit notifier formellement à l'autre partie son intention de résilier le CC ou un bon de commande en précisant les motifs de la résiliation.

L'autre partie dispose d'un délai de 30 jours à compter de la date de réception pour faire part de ses observations, y compris les mesures qu'elle a prises pour assurer la continuité du respect de ses obligations contractuelles. À défaut, la décision de résiliation devient exécutoire le jour suivant l'expiration du délai de présentation des observations.

Si l'autre partie présente des observations, la partie souhaitant résilier doit lui notifier formellement le retrait de son intention de résilier ou sa décision finale de résiliation.

Dans les cas visés à l'article II.18.1, points a) à d), g) à i), k) à n), et à l'article II.18.2, la date à laquelle la résiliation prend effet doit être précisée dans la notification formelle.

Dans les cas visés à l'article II.18.1, points e), f) et j), la résiliation est effective le jour suivant la date à laquelle le contractant a reçu notification de la résiliation.


En outre, à la demande du pouvoir adjudicateur et indépendamment des motifs de résiliation, le contractant doit fournir toute l'assistance nécessaire, y compris les informations, documents et dossiers, afin de permettre au pouvoir adjudicateur d'achever ou de continuer les services, ou de les transférer à un nouveau contractant ou en interne, sans interruption ou effet négatif sur la qualité ou la continuité des services. Les parties peuvent convenir d'établir un plan de transition précisant les modalités de l'assistance du contractant, à moins qu'un tel plan ne soit déjà détaillé dans les autres documents contractuels ou dans le cahier des charges. Le contractant doit fournir cette assistance sans frais supplémentaires, sauf s'il peut démontrer que cette assistance nécessite des ressources ou moyens supplémentaires substantiels, auquel cas il doit fournir une estimation des frais engagés et les parties négocieront un arrangement de bonne foi.

II.18.4 Effets de la résiliation

Le contractant est responsable des dommages subis par le pouvoir adjudicateur à la suite de la résiliation du CC ou d'un bon de commande, y compris le coût de désignation d'un autre contractant pour fournir ou achever les services, à moins que les dommages n'aient été causés par une situation visée à l'article II.18.1, point j), k) ou l), ou à l'article II.18.2. Le pouvoir adjudicateur peut exiger l'indemnisation de ces dommages.

Le contractant n'a pas droit à une indemnisation des pertes résultant de la résiliation du CC ou d'un bon de commande, y compris la perte de bénéfices attendus, à moins que cette perte n'ait été causée par la situation visée à l'article II.18.2.

Le contractant doit prendre toutes mesures nécessaires pour réduire les coûts au minimum, pour éviter les dommages et pour annuler ou réduire ses engagements.

Le contractant dispose d'un délai de 60 jours à compter de la date de résiliation pour présenter les rapports, éléments livrables ou résultats ainsi que les factures requis pour les services fournis avant la date de résiliation.

En cas d'offre conjointe, le pouvoir adjudicateur peut résilier le CC ou un bon de commande conclu avec chaque membre du groupement séparément en vertu de l'article II.18.1, points d), e), g), m) et n) dans les conditions fixées à l'article II.11.2.

II.19 FACTURES ET TAXE SUR LA VALEUR AJOUTÉE

Sur les factures doivent figurer l'identité du contractant (ou du chef de file dans le cas d'une offre conjointe), le montant et la date, ainsi que la référence du CC et celle du bon de commande.

Les factures doivent indiquer le lieu d'assujettissement à la TVA du contractant (ou chef de file dans le cas d'une offre conjointe) et doivent mentionner séparément les montants hors TVA et les montants TVA comprise.

Le pouvoir adjudicateur est exonéré de tous droits et taxes, notamment de la TVA, en application des dispositions des articles 3 et 4 du protocole sur les privilèges et immunités de l'Union européenne.

Le contractant (ou chef de file dans le cas d'une offre conjointe) doit effectuer les démarches nécessaires auprès des autorités compétentes afin de s'assurer de l'exemption des droits et taxes, notamment de la TVA, pour les fournitures et services nécessaires à l'exécution du CC.

II.20 LOI APPLICABLE ET RÈGLEMENT DES LITIGES

II.20.1 Le CC est régi par le droit de l'Union, complété, si nécessaire, par le droit civil belge.

II.20.2 Médiation

Sans préjudice de l'article II.20.3, en cas de litige entre les parties résultant de l'interprétation ou de l'application du CC et ne pouvant être réglé à l'amiable, les parties peuvent convenir de soumettre le litige à la médiation.

Si une partie au litige notifie par écrit à l'autre partie son désir d'engager une médiation et que l'autre partie accepte par écrit, les parties doivent désigner conjointement un médiateur mutuellement acceptable dans un délai de deux semaines à compter de la date de l'accord écrit susvisé. Si les parties ne sont pas en mesure de s'entendre sur la désignation d'un médiateur dans le délai indiqué, toute partie pourra saisir le président du Tribunal de première instance de Bruxelles aux fins de la désignation d'un médiateur.


La proposition écrite du médiateur ou ses conclusions écrites constatant qu'aucune proposition ne peut être formulée doivent être présentées dans un délai de deux mois à compter de la date de l'accord écrit de l'autre partie en vue d'engager la médiation. La proposition du médiateur ou ses conclusions ne lient pas les parties, qui se réservent le droit de porter le litige devant les tribunaux, conformément à l'article II.20.3.

Dans les deux semaines qui suivent la date de notification de la proposition par le médiateur, les parties peuvent conclure un accord écrit, dûment signé par les deux parties, fondé sur la proposition.

Les parties conviennent en outre de répartir à parts égales les coûts de médiation exposés par le médiateur, lesquels ne peuvent comprendre les autres frais éventuellement exposés par l'une des parties en liaison avec la médiation.

II.20.3 Règlement des litiges

Tout litige entre les parties résultant de l'interprétation ou de l'application du CC ou d'un bon de commande relevant du CC, qui ne peut être réglé à l'amiable, est porté devant les tribunaux de Bruxelles (Belgique).

II.21 PAIEMENTS ET GARANTIES

II.21.1 Date du paiement

Les paiements sont réputés effectués à la date de débit du compte du pouvoir adjudicateur.

II.21.2 Monnaie

Les paiements sont exécutés en euros.

II.21.3 Frais de virement

sans objet

II.21.4 Garanties de préfinancement, garanties de bonne fin et retenues de garantie

Si, conformément à l'article I.6, une garantie financière est exigée pour le versement d'un préfinancement, ou à titre de garantie de bonne fin ou de retenue de garantie, les conditions suivantes doivent être remplies:

a) la garantie financière est fournie par une banque ou un établissement financier agréé par le pouvoir adjudicateur ou, à la demande du contractant et avec l'accord du pouvoir adjudicateur, par un tiers;

b) le garant intervient en qualité de garant à première demande et n'exige pas que le pouvoir adjudicateur poursuive le débiteur principal (le contractant).

Les frais occasionnés par la fourniture de cette garantie sont à la charge du contractant.

Les garanties de préfinancement doivent rester en vigueur jusqu'à l'apurement du préfinancement par déduction des paiements intermédiaires ou du paiement du solde. Lorsque ce dernier prend la forme d'une note de débit, la garantie de préfinancement doit rester en vigueur pendant les trois mois qui suivent l'envoi de la note de débit au contractant. Le pouvoir adjudicateur doit libérer la garantie dans le mois qui suit.

Les garanties de bonne fin couvrent le respect des obligations contractuelles substantielles jusqu'à l'approbation définitive des services par le pouvoir adjudicateur. La garantie de bonne fin ne doit pas dépasser 10 % du prix total du bon de commande. Le pouvoir adjudicateur doit libérer la garantie dans son intégralité après l'approbation définitive des services, comme le prévoit le bon de commande.

Les retenues de garantie couvrent la totalité de la fourniture des services conformément au bon de commande, notamment durant le délai de responsabilité et jusqu'à son approbation définitive par le pouvoir adjudicateur. La retenue de garantie ne doit pas dépasser 10 % du prix total du bon de commande. Le pouvoir adjudicateur doit libérer la garantie après l'expiration du délai de responsabilité comme le prévoit le bon de commande.

Le pouvoir adjudicateur ne peut demander une retenue de garantie pour un bon de commande lorsqu'il a demandé une garantie de bonne fin.


II.21.5 Paiements intermédiaires et paiement du solde

Le contractant (ou chef de file dans le cas d'une offre conjointe) doit présenter une facture pour demander le paiement intermédiaire, comme le prévoit l'article I.6.2, le cahier des charges ou le bon de commande.

Le contractant (ou chef de file dans le cas d'une offre conjointe) doit présenter une facture pour demander le paiement du solde dans les 60 jours suivant la fin de la période de fourniture des services, comme le prévoit l'article I.6, le cahier des charges ou le bon de commande.

Le paiement de la facture et l'approbation des documents n'emportent reconnaissance ni de la régularité, ni du caractère authentique, complet ou exact des déclarations et informations qui y sont contenues.

Le paiement du solde peut prendre la forme d'un recouvrement.

II.21.6 Suspension du délai de paiement

Le pouvoir adjudicateur peut suspendre à tout moment les délais de paiement visés à l'article I.6 en notifiant au contractant (ou chef de file dans le cas d'une offre conjointe) que sa facture ne peut être traitée. Les motifs que le pouvoir adjudicateur peut invoquer pour justifier son incapacité à traiter une facture sont les suivants:

a) la facture n'est pas conforme aux dispositions du CC;

b) le contractant n'a pas produit les documents ou éléments livrables appropriés; ou

c) le pouvoir adjudicateur a des observations à formuler sur les documents ou éléments livrables présentés avec la facture.

Le pouvoir adjudicateur doit notifier une telle suspension au contractant (ou chef de file dans le cas d'une offre conjointe) dès que possible, en la motivant.

La suspension prend effet à la date d'envoi de la notification par le pouvoir adjudicateur. Le délai de paiement restant reprend à compter de la date de réception des informations demandées ou des documents révisés ou de la réalisation des vérifications complémentaires requises, notamment des contrôles sur place. Si la période de suspension est supérieure à deux mois, le contractant (ou chef de file dans le cas d'une offre conjointe) peut demander au pouvoir adjudicateur de motiver le maintien de la suspension.

Lorsque les délais de paiement ont été suspendus à la suite du refus d'un document visé au premier alinéa du présent article et que le nouveau document produit est également refusé, le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de résilier le bon de commande conformément à l'article II.18.1, point c).

II.21.7 Intérêts de retard

À l'expiration des délais de paiement visés à l'article I.6, le contractant (ou chef de file dans le cas d'une offre conjointe) est en droit d'obtenir des intérêts de retard au taux appliqué par la Banque centrale européenne à ses opérations principales de refinancement en euros (taux de référence), majoré de huit points. Le taux de référence est le taux en vigueur le premier jour du mois au cours duquel le délai de paiement prend fin, tel que publié au Journal officiel de l'Union européenne, série C.

La suspension du délai de paiement conformément à l'article II.21.6 ne peut être considérée comme donnant lieu à un retard de paiement.

Les intérêts de retard portent sur la période comprise entre le jour qui suit la date d'exigibilité du paiement et, au plus tard, la date du paiement telle que définie à l'article II.21.1.

Toutefois, lorsque les intérêts calculés sont d'un montant inférieur ou égal à 200 EUR, ils ne sont versés au contractant (ou chef de file dans le cas d'une offre conjointe) que sur demande présentée dans les deux mois qui suivent la réception du paiement tardif.

II.22 RECOUVREMENT

II.22.1 Si un montant doit faire l'objet d'un recouvrement aux termes du CC, le contractant doit reverser ledit montant au pouvoir adjudicateur.


II.22.2 Procédure de recouvrement

Avant de procéder au recouvrement, le pouvoir adjudicateur doit notifier formellement au contractant son intention de recouvrer le montant concerné, en précisant le montant dû et les motifs du recouvrement et en invitant le contractant à faire part de ses observations dans un délai de 30 jours à compter de la réception de la notification.

Si aucune observation n'a été présentée ou si, malgré les observations présentées, le pouvoir adjudicateur décide de poursuivre la procédure de recouvrement, il doit confirmer ce recouvrement en notifiant formellement une note de débit au contractant, précisant la date de paiement. Le contractant doit payer le montant conformément aux dispositions de la note de débit.

Si le contractant n'a toujours pas effectué le paiement à la date d'échéance, le pouvoir adjudicateur peut, après en avoir informé le contractant par écrit, recouvrer les montants dus:

a) par compensation avec des sommes que l'Union doit au contractant;

b) par mobilisation de la garantie financière si le contractant a remis une telle garantie au pouvoir adjudicateur;

c) par une action en justice.

II.22.3 Intérêts de retard

Si le contractant n'honore pas l'obligation d'acquitter le montant dû à la date d'échéance fixée par le pouvoir adjudicateur dans la note de débit, la somme due est majorée d'intérêts au taux indiqué à l'article II.21.7. Les intérêts de retard porteront sur la période comprise entre le jour qui suit la date d'exigibilité du paiement et la date à laquelle le pouvoir adjudicateur obtient le paiement intégral de la somme due.

Tout paiement partiel s'impute d'abord sur les frais et intérêts de retard et ensuite sur le principal.

II.22.4 Règles en matière de recouvrement dans le cas d'une offre conjointe

Si le contrat est signé par un groupement (offre conjointe), ce groupement est conjointement et solidairement responsable en vertu des conditions énoncées à l'article II.6 (Responsabilité). Le pouvoir adjudicateur réclame d'abord la totalité du montant au chef de file.

Si le chef de file n'a toujours pas effectué le paiement à la date d'échéance et si le montant ne peut être compensé conformément à l'article II.22.2, point a), le pouvoir adjudicateur peut réclamer l'intégralité du montant à tout autre membre du groupement en lui notifiant la note de débit déjà envoyée au chef de file en vertu de l'article II.22.2.

II.23 CONTRÔLES ET AUDITS

II.23.1 Le pouvoir adjudicateur et l'Office européen de lutte antifraude (OLAF) peuvent procéder à un contrôle ou exiger un audit de l'exécution du CC. Ces contrôles et audits peuvent être effectués par le personnel de l'OLAF ou par tout autre organisme externe mandaté par ce dernier à cet effet.

Ces contrôles et audits peuvent être lancés à tout moment durant la fourniture des services et jusqu'à cinq ans à compter du paiement du solde du dernier bon de commande émis au titre du CC.

La procédure d'audit commence à la date de réception de la lettre correspondante envoyée par le pouvoir adjudicateur. Les audits se déroulent en toute confidentialité.

II.23.2 Le contractant doit conserver l'ensemble des documents originaux sur tout support approprié, y compris sur support numérique lorsque celui-ci est autorisé par la législation nationale, pendant une période de cinq ans à compter de la date de paiement du solde du dernier bon de commande émis au titre du CC.


II.23.3 Le contractant doit accorder au personnel du pouvoir adjudicateur et aux personnes extérieures mandatées par ce dernier un droit d'accès approprié aux sites et aux locaux où le CC est exécuté, ainsi qu'à toutes les informations nécessaires, y compris sous format électronique, pour mener à bien ces contrôles et audits. Le contractant doit veiller à la disponibilité immédiate des informations au moment du contrôle ou de l'audit et, en cas de demande en ce sens, à leur transmission sous une forme appropriée.

II.23.4 Sur la base des constatations faites lors de l'audit, un rapport provisoire est établi. Le pouvoir adjudicateur ou son mandataire doit l'envoyer au contractant, qui dispose de 30 jours à compter de la date de réception pour formuler des observations. Le contractant doit recevoir le rapport final dans un délai de 60 jours à compter de l'expiration du délai de présentation des observations.

Sur la base des constatations finales issues de l'audit, le pouvoir adjudicateur peut procéder au recouvrement total ou partiel des paiements effectués conformément à l'article II.22 et prendre toute autre mesure qu'il estime nécessaire.

II.23.5 En vertu du règlement (Euratom, CE) nº 2185/96 du Conseil du 11 novembre 1996 relatif aux contrôles et vérifications sur place effectués par la Commission pour la protection des intérêts financiers des Communautés européennes contre les fraudes et autres irrégularités et du règlement (UE, Euratom) nº 883/2013 du Parlement européen et du Conseil du 11 septembre 2013 relatif aux enquêtes effectuées par l'Office européen de lutte antifraude, l'OLAF peut effectuer des enquêtes, y compris des contrôles et des vérifications sur place, afin d'établir s'il y a eu fraude, corruption ou autre activité illégale dans le cadre du contrat portant atteinte aux intérêts financiers de l'Union. Les constatations qui ressortent d'une enquête peuvent entraîner des poursuites judiciaires au titre de la législation nationale.

Les enquêtes peuvent être réalisées à tout moment durant la fourniture des services et jusqu'à cinq ans à compter du paiement du solde du dernier bon de commande émis au titre du CC.

II.23.6 La Cour des comptes, le Parquet européen institué par le règlement (UE) 2017/1939 du Conseil1 et, en ce qui concerne le traitement de données à caractère personnel, le Contrôleur européen de la protection des données disposent des mêmes droits que le pouvoir adjudicateur, notamment du droit d'accès, aux fins de contrôle, d'audit et d'enquête.

II.24 APPLICABILITÉ DES RÈGLES INTERNES DU POUVOIR ADJUDICATEUR AU PERSONNEL DU CONTRACTANT

II.24.1 Les règles internes applicables au personnel du pouvoir adjudicateur (concernant notamment l'hygiène, la sécurité, la sûreté et les urgences, la consommation de tabac et d'alcool, l'accès aux bâtiments du pouvoir adjudicateur et la circulation dans les parkings) s'appliquent également au personnel employé par le contractant et, le cas échéant, par les sous-traitants de celui-ci, pour autant que ce personnel travaille sur le site du pouvoir adjudicateur.

II.24.2 Le code de conduite du pouvoir adjudicateur en matière de harcèlement sexuel s'applique également au personnel employé par le contractant et, le cas échéant, par les sous-traitants de celui-ci, pour autant que ce personnel travaille sur le site du pouvoir adjudicateur. Les personnes concernées ont le droit de consulter une personne de confiance nommée au sein du pouvoir adjudicateur.

II.25 POLITIQUE ENVIRONNEMENTALE

Le contractant est tenu de respecter la politique environnementale du pouvoir adjudicateur indiquée dans le cahier des charges et d'en informer son personnel et ses sous-traitants.

1 Règlement (UE) 2017/1939 du Conseil du 12 octobre 2017 mettant en œuvre une coopération renforcée concernant la création du Parquet européen


II.26 SÉCURITÉ

Si le contractant ou son personnel, ou les sous-traitants de celui-ci, ne respecte pas les règles énoncées à l'annexe VI, le pouvoir adjudicateur peut, sans préjudice de l'indemnisation que le contractant lui devrait, résilier avec effet immédiat le bon de commande concerné en cours en procédant à une notification formelle du contractant. Dans ce cas, le pouvoir adjudicateur ne doit au contractant ni indemnisation ni remboursement de frais liés à la résiliation.


ANNEXE I

Modèle de bon de commande

Union européenneSecrétariat général du Conseilrue de la Loi 175B-1048 Bruxelles

DG/Unité REQUÉRANTECorrespondant:Tél.Télécopieur:Courriel:

BON DE COMMANDE N°

CONTRACTANT

Responsable Vente /Personne de contact:

Date:

DESCRIPTION DES FOURNITURES OU SERVICES Total (EUR)Référence de l'offre du contractant:

Date de l'offre du contractant:

RÉFÉRENCE DU CONTRAT-CADRE (LE CAS ÉCHÉANT):DESCRIPTION DES FOURNITURES OUSERVICES

Unité Quantité Prix (EUR) Total (EUR)

TOTALAnnexes par ordre de priorité (le cas échéant):

Informations complémentaires (le cas échéant):Lieu de livraison (le cas échéant):Date de livraison (le cas échéant):

Date de début et date de fin (le cas échéant):

Sauf indication contraire dans les conditions particulières, le présent bon de commande est régi par les conditions générales du contrat (dans la version publiée à l'adresse Internet:http://www.consilium.europa.eu/fr/general-secretariat/public-procurement/).Le présent bon de commande est régi par le droit de l'Union, complété, si nécessaire, par le droit civil belge. Tout litige entre les parties concernant l'interprétation ou l'application du bon de commande qui ne peut pas être réglé à l'amiable est porté devant les tribunaux de Bruxelles (Belgique).Les factures mentionnent le numéro du présent bon de commande et doivent être envoyées à l'adresse suivante:Conseil de l'Union européenne, Unité Comptabilité, Rue de la Loi 175, 1048-Bruxelles, au moyen du module "facturation électronique" de la plateforme e-PRIOR1.Sauf indication contraire, la facture n'est recevable que si le contractant renvoie une copie signée du présent bon de commande.Taxe sur la valeur ajoutée: la fourniture de biens et la prestation de services destinés à l'Union européenne pour son usage officiel sont exonérées de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). La mention suivante doit figurer sur la facture envoyée par le contractant à l'Union européenne:Pour la Belgique: "Exonération de la TVA - article 42,§3, 3° du Code de la TVA" (lorsque le montant atteint 124 EUR par transaction hors taxe sur la valeur ajoutée). En Belgique, l'utilisation du présent bon de commande vaut présentation d'une demande d'exonération de la TVA n° 450.Pour les autres États membres de l'UE: "Exonération de la TVA - Union européenne - article 151 de la directive 2006/112/CE relative à la taxe sur la valeur ajoutée".En signant ci-après, les deux parties déclarent accepter l'ensemble du présent bon de commande ainsi que le contenu et l'ordre de priorité des annexes énumérées ci-dessus, qui font partie intégrante du présent bon de commande.Signature du Secrétariat général

Nom:

Signature du contractant

Nom:Numéro du bon de commande:

1 Pour la soumission de factures électroniques voir http://www.consilium.europa.eu/media/29530/e-prior-supplier-portal-for-e-invoicing-2017.pdf

Contract Cadre UCA 19/034 - 1600001xxx Annexe I 35

ANNEXE II

Spécifications techniques (référence nº [compléter] du [date])

Contract Cadre UCA 19/034 - 1600001xxx Annexe II 36

ANNEXE III

Offre financière du contractant (référence nº [compléter] du [date])1

1 Veuillez insérer le contenu de l'offre financière. Si l'offre financière est trop volumineuse, veuillez inclure une référence claire et sans ambiguïté à cette offre, qui mentionne sa date de réception par le Secrétariat.

Contract Cadre UCA 19/034 - 1600001xxx Annexe III 37

ANNEX IV

Service Level Agreements (s)

Voir point VII.6 du cahier des charges

Contract Cadre UCA 19/034 - 1600001xxx Annexe IV 38

ANNEX V

Offre technique du contractant (référence nº [compléter] du [date])

Contract Cadre UCA 19/034 - 1600001xxx Annexe V 39

ANNEXE VI

MESURES DE SÉCURITÉ

ACCÈS POUR LE PERSONNEL DU CONTRACTANT

I. Badge nominatif standard d'accès aux locaux du Secrétariat pour le personnel du contractant

1. Toute personne qui demande à accéder aux locaux du pouvoir adjudicateur (ci-après dénommé le "Secrétariat") doit d'abord être accréditée par le service Accréditation du Secrétariat. L'accréditation est le processus d'octroi de l'accès approprié au(x) bâtiment(s) du Secrétariat une fois qu'il a été confirmé que la personne en question est autorisée à entrer.

2. Le contractant doit communiquer les noms des personnes qui ont besoin d'un badge nominatif standard à l'adresse mentionnée à l'article I.8. Pour chaque personne ayant besoin d'un badge nominatif standard, le contractant doit présenter, dans les plus brefs délais après la signature du CC, les documents justificatifs suivants:

i) un certificat de bonne vie et mœurs émis au cours des deux derniers mois1;

ii) une pièce d'identité, à savoir un document avec photo, tel qu'une carte d'identité nationale ou un passeport. D'autres documents, comme une carte de crédit ou un permis de conduire, ne seront pas acceptés comme pièces d'identité;

iii) tout autre document requis en vertu de la législation nationale à des fins de vérification de sécurité, comme prévu au point 4.

3. Si le certificat de bonne vie et mœurs et la pièce d'identité mentionnés au point 2 sont acceptés par le Secrétariat, un badge nominatif standard est délivré pour une période maximale d'un an (et est ensuite renouvelé si nécessaire).

Le certificat de bonne vie et mœurs doit être présenté au Secrétariat tous les deux ans, sur demande.

4. Tout membre du personnel du contractant ayant la nationalité belge ou ayant sa résidence en Belgique qui demande un accès permanent aux locaux du Secrétariat doit faire l'objet d'une vérification de sécurité effectuée par l'Autorité nationale de sécurité de Belgique, qui délivrera un avis de sécurité2. Par conséquent le contractant doit présenter un formulaire de consentement3, signé par la personne qui a besoin du badge nominatif standard. Si la personne obtient un avis de sécurité positif, elle conservera le badge nominatif standard qui lui a déjà été attribué. Toutefois, en cas de réponse négative, le badge nominatif standard sera révoqué par le Secrétariat et la personne ne pourra pas entrer dans le bâtiment.

1 "Extrait de casier judiciaire" (FR)/"uittreksel strafregister" (NL) pour la Belgique, ou document équivalent pour tout autre État membre.

2 Le terme français "avis de sécurité" a été traduit en anglais par "Security Advice" dans les documents publiés par le gouvernement belge, notamment sur le site web:https://www.nvoans.be/en/public-administrations/other-security-checks/asking-security-advice.

3 Le formulaire est disponible en FR, NL et EN et peut être obtenu auprès du Secrétariat.Contract Cadre UCA 19/034 - 1600001xxx Annexe VI 40

Veuillez noter que pour l'Autorité nationale de sécurité de Belgique et le Secrétariat, la validité de l'avis de sécurité est de cinq ans. Pour de plus amples informations sur la demande d'avis de sécurité, veuillez consulter le site suivant: https://www.nvoans.be/en/public-administrations/other-security-checks/asking-security-advice .

5. Si le personnel du contractant doit entrer dans des zones sécurisées du Secrétariat, il doit être en possession de l'autorisation préalable délivrée par le service du Secrétariat chargé de la zone sécurisée concernée ainsi que d'une habilitation de sécurité en cours de validité. Voir également l'article I.14, ainsi que le lien suivant: https://www.nvoans.be/en/general-information/security-clearances.

II. Badge d'accès événementiel pour le personnel du contractant

1. Afin d'assurer la sécurité publique de certains événements, notamment les Conseils européens ou d'autres événements de haut niveau, les autorités belges compétentes effectuent une vérification de sécurité et délivrent ensuite une attestation de sécurité.

2. Le personnel du contractant qui a besoin d'avoir accès au périmètre de sécurité d'un événement spécifique doit être en possession d'un badge d'accès événementiel spécifique. Ces badges donnent accès à certaines zones pendant la durée limitée de cet événement.

3. Avant de se voir accorder un badge d'accès événementiel, chaque membre du personnel du contractant ayant sa résidence en Belgique et ayant besoin d'avoir accès à un événement spécifique doit faire l'objet d'une vérification de sécurité pour recevoir l'attestation de sécurité mentionnée au point 1. En conséquence, le contractant doit présenter au Secrétariat un formulaire de consentement1 signé par la personne concernée. Le Secrétariat transmet le formulaire de consentement signé aux autorités belges. L'attestation de sécurité qu'elles délivrent est valable pour une année civile2.

Pour de plus amples informations, voir: https://www.nvoans.be/en/public-administrations/other-security-checks/asking-security-certificate.

Tout membre du personnel du contractant vivant en dehors de la Belgique et ayant besoin d'un badge d'accès événementiel spécifique doit se soumettre à des contrôles de sécurité effectués par la présidence du Conseil de l'UE avant le début de la période semestrielle de chaque présidence3. Le contrôle de sécurité est valable pendant six mois.

Si la personne concernée obtient une attestation de sécurité positive, elle se verra accorder le badge d'accès événementiel. Toutefois, en cas de réponse négative, le Secrétariat ne délivrera pas le badge d'accès événementiel.

4. Si un membre du personnel du contractant, en possession d'un badge nominatif standard, reçoit une attestation de sécurité négative ou si le résultat du contrôle de sécurité le concernant est négatif, il se verra non seulement refuser l'octroi d'un badge d'accès événementiel, mais son badge nominatif standard sera en outre révoqué. Le badge nominatif standard doit être immédiatement restitué au service Accréditation du Secrétariat.

14 Le formulaire est disponible en FR, NL et EN et peut être obtenu auprès du Secrétariat.2 Du 1er janvier au 31 décembre.3 Chaque présidence du Conseil de l'UE a une durée qui s'étend soit du 1er janvier au 30 juin, soit du 1er juillet

au 31 décembre.Contract Cadre UCA 19/034 - 1600001xxx Annexe VI 41

III. Dispositions générales

Le contractant est en outre tenu de:

notifier aux membres de son personnel que les agents de sécurité du Secrétariat sont autorisés à vérifier l'identité de toute personne souhaitant entrer dans les locaux du Secrétariat et, si nécessaire, à lui refuser l'accès;

notifier aux membres de son personnel que le badge nominatif standard/badge d'accès événementiel sont strictement personnels et que chaque titulaire en est responsable individuellement. Il est interdit de céder son badge à d'autres membres de l'équipe du contractant ou à un tiers. De telles infractions peuvent donner lieu à des mesures telles qu'une interdiction d'entrée ou le retrait de certains droits d'accès;

notifier aux membres de son personnel que le badge nominatif standard/les badges d'accès événementiels doivent être portés de manière visible en permanence dans les locaux du Secrétariat ou pendant la durée de l'évènement;

prendre toutes les mesures nécessaires pour protéger les personnes et les biens contre les risques découlant de l'exécution du présent CC;

notifier au service désigné du Secrétariat (voir Article I.8), au moins trois jours ouvrables à l'avance, toute modification qu'il envisage d'apporter à l'équipe ou aux équipes travaillant pour le Secrétariat dans le cadre du présent CC;

notifier aux membres de son personnel que, lorsqu'ils se trouvent dans les bâtiments du Secrétariat, ils doivent respecter les règles du Secrétariat en matière de sécurité et suivre toutes les instructions qui leur seraient éventuellement données par les agents de sécurité du Secrétariat.

Tous les frais résultant de l'application de la présente annexe sont à la charge du contractant.

Sous-traitants - lorsque le contractant a conclu des contrats de sous-traitance conformément au contrat-cadre, les dispositions de la présente annexe s'appliquent mutatis mutandis au(x) sous-traitant(s) et à son (leur) personnel.

La perte ou le vol d'un badge nominatif standard ou d'un badge d'accès événementiel doit être signalé immédiatement à la direction Prévention et sécurité. Le titulaire doit alors demander un nouveau badge. Les badges perdus ou volés qui ont été récupérés doivent être restitués au service Accréditation du Secrétariat même s'ils sont déjà venus à expiration.

Vous trouverez de plus amples informations sur le traitement des données à caractère personnel par le Secrétariat dans le cadre de l'accréditation en cliquant sur le lien suivant:

https://www.consilium.europa.eu/en/general-secretariat/corporate-policies/data-protection/search/?reference=060R00

Contract Cadre UCA 19/034 - 1600001xxx Annexe VI 42

ACCÈS DES VÉHICULES

Les véhicules du contractant ne peuvent accéder au bâtiment Justus Lipsius (JL) que par l'entrée située Chaussée d'Etterbeek, 70, et au bâtiment Lex que par l'entrée située Chaussée d'Etterbeek, 52.

Dans la limite des disponibilités et sans garantir de place et en fonction des besoins opérationnels, le Secrétariat donne toutes les facilités nécessaires pour permettre aux véhicules du contractant d'accéder aux parkings des immeubles du Secrétariat pour l'exécution des interventions.

L'accès des voitures privées est strictement interdit. L'accès est seulement autorisé pour des raisons opérationnelles.

Les titulaires d'un titre d'accès permanent au parking peuvent stationner un véhicule dans le parking de service du JL, à condition que:

• la justification opérationnelle de la demande d'accès véhicule soit soumise pour accord au Secrétariat;

• le véhicule en question soit enregistré auprès du service Accréditation du Secrétariat;

• le titre d'accès au parking soit programmé pour permettre l'accès automatique au parking de service;

• la vignette délivrée par le Service "Accréditation" du Secrétariat soit affichée sur le côté intérieur gauche du pare-brise du véhicule.

Tous les occupants d'un véhicule, et pas seulement le conducteur, doivent présenter au garde de sécurité leur badge nominatif standard. Les passagers sans badge nominatif standard se verront refuser l'accès à l'entrée du parking et devront accéder au bâtiment par une entrée piétonne où ils devront se soumettre à un contrôle électronique de sécurité.

Le contractant doit informer les membres de son personnel que les véhicules qu'ils utilisent peuvent faire l'objet de vérifications de sécurité lorsqu'ils entrent dans les locaux du Secrétariat ou en sortent et que le personnel de sécurité a le droit de confisquer temporairement des objets prohibés constituant un risque pour la sécurité.

Les conducteurs munis d'une autorisation ad hoc peuvent stationner leur véhicule sur la rampe d'accès au quai de déchargement du JL.

L'occupation des emplacements de parking obéit au principe du "premier arrivé, premier servi".

Tous les véhicules et passagers font l'objet de contrôles de sécurité supplémentaires à l'entrée du parking du JL lors des événements spécifiques, notamment les sommets européens.

Le code de la route belge est d'application pour la circulation sur les voiries internes du site et dans les parkings. Les véhicules doivent circuler dans les parkings avec les phares allumés. Les véhicules stationnés doivent être fermés à clé et les moteurs doivent être éteints.

Dans les parkings, la hauteur est généralement limitée à 2,05 m. Les conducteurs souhaitant entrer dans un parking avec un véhicule plus haut doivent au préalable consulter le Service "Accréditation" du Secrétariat.


Les personnes à mobilité réduite peuvent demander, par l'intermédiaire du secrétariat de l'unité Prévention du Secrétariat ([email protected]), l'attribution d'une place de parking réservée.

Cette procédure est également valable pour les personnes dont la mobilité est temporairement réduite.

Les accidents doivent faire l'objet d'un constat d'accident ("rapport d'incident" disponible auprès de la direction Prévention et sécurité) entre les parties impliquées. Toute personne dont le véhicule cause un dommage aux biens du pouvoir adjudicateur est tenue de supporter les coûts de la réparation. Elle doit en informer la direction Prévention et sécurité et remplir un constat d'accident destiné aux compagnies d'assurance. Le Secrétariat décline toute responsabilité pour tout préjudice, résultant en particulier d'un accident, d'un vol ou de dommages, survenant dans le parking, quelles qu'en soient la raison et la cause.

Sous-traitants

Lorsque le contractant a conclu des contrats de sous-traitance conformément au CC, les dispositions de la présente annexe s'appliquent mutatis mutandis au(x) sous-traitant(s) et à son (leur) personnel.

CTCF

Le pouvoir adjudicateur utilise, dans une partie de ses locaux, un système de vidéoprotection en vue d'assurer la sécurité de son personnel, de ses visiteurs, de ses bâtiments, de ses biens et de ses informations, ainsi que pour des raisons logistiques. On trouvera plus de renseignements sur les systèmes vidéo du pouvoir adjudicateur dans la "politique du Secrétariat général du Conseil relative à l'utilisation de systèmes vidéo", qui a été approuvée par le Secrétaire général le 16 juin 2011, et figure sur le site Internet du Conseil à l'adresse

http://www.consilium.europa.eu/media/29334/video-en.pdf.


ANNEXE VII

RÈGLES ET CONSIGNES EN MATIÈRE DE PRÉVENTION

A L'ATTENTION DES ENTREPRISES EXTERIEURES

TRAVAILLANT AU SEIN DE L'INSTITUTION

Service Prévention (SPSS)en matière de santé et de sécurité des personnessur le lieu de travail

Tel. +32 (0)2 281 54 00 - Fax +32 (0)2 281 88 30

Email: [email protected]

Version 22.08.2014, modifié en dernier lieu en octobre 2017

TABLE DES MATIÈRES

1. Introduction

2. Organisation de la coordination et de la prévention

3. Incendie, évacuation et premiers soins

4. Autorisations pour certains travaux

5. Aménagement du chantier

6. Installation électrique

7. Outillage et équipement

8. Produits dangereux

Les dispositions et règles explicitées dans ce fascicule doivent être portées à la connaissance de toute entreprise ou autre personne intervenant dans l'élaboration ou l'exécution de travaux au sein de l'institution.

Cotract Cadre UCA 19/034 - 1600001xxx Annexe VII 45

1. INTRODUCTION

1.1. Les présentes règles, ainsi que les obligations qui en découlent, portent sur la coordination des questions de sécurité, de santé et d'environnement en rapport avec les travaux des entreprises extérieures (chapitre IV de la loi relative au bien-être des travailleurs lors de l'exécution de leur travail - Moniteur belge du 18.9.1996) et sur les chantiers temporaires et mobiles (section V de la même loi).

1.2. L'A.R. du 25/01/2001 (M.B. du 07/02/2001) et ses modifications de l'A.R. du 19/01/2005 concernant les chantiers mobiles et temporaires est d'application.

1.3. Les obligations qui découlent des dispositions du règlement général sur la protection du travail, du règlement général sur les installations électriques, de la Loi sur le Bien-être des travailleurs du 4 août 1996 et des dispositions concernant les permis d'environnement demeurent d'application.

1.4. Toute entreprise qui, dans les bâtiments du Conseil de l'Union européenne (CUE), exécute ou fait exécuter des travaux, ainsi que tout agent présent sur le chantier, doit connaître les présentes règles et les respecter. Toute entreprise est chargée de transmettre ces informations à ses travailleurs ainsi qu'à ses sous-traitants et, au besoin, les leur expliquer.

1.5. Le Service pour la Santé et la Sécurité au travail (SPSS) ainsi que le Service Médical possèdent en tout temps le droit:

de contrôler tous les endroits et tous les travaux; d'interdire l'utilisation de matériel, d'outils ou de méthodes qui ne présentent pas toutes les

garanties de sécurité; si les entreprises exécutantes ne remplissent pas les obligations reprises dans le présent

document, le CUE peut prendre lui-même les mesures en matière de bien-être des travailleurs; de même, si le CUE considère que l'exécution des travaux présente une dangerosité inacceptable, il peut faire arrêter ceux-ci sans préavis. Les travaux interrompus ne pourront reprendre qu'après une analyse approfondie des risques, établissant que ces derniers sont éliminés ou que les risques qui subsistent sont acceptés par les services concernés du CUE.

2. ORGANISATION DE LA COORDINATION ET DE LA PRÉVENTION

2.1 Le gestionnaire de projet du CUE assure la direction de la coordination des questions de sécurité, de santé et d'environnement (SSE) pour l'ensemble des travaux. Les accords conclus entre les différents employeurs en ce qui concerne la SSE doivent d'abord être approuvés par le gestionnaire de projet du CUE.

2.2 Avant d'entamer les travaux, toute entreprise doit au préalable discuter de son plan SSE avec le gestionnaire de projet du CUE et le SPSS.

2.3 Au besoin, toute entreprise peut s'adresser au SPSS pour obtenir des informations complémentaires en ce qui concerne la coordination des questions de SSE.

2.4 Les parties exécutant des travaux s'engagent à être présentes aux éventuelles réunions de coordination (périodiques) tenues par le gestionnaire de projet du CUE et/ou le conseiller en prévention du SPSS.

2.5 Toute entreprise à laquelle un travail est confié est tenue de désigner un responsable de la sécurité sur le lieu de travail.


2.6 Toute entreprise veillera à ce que les travailleurs possèdent la formation, l'expérience professionnelle et l'aptitude physique requises pour exécuter les tâches qui leur sont confiées, et utilisent le matériel nécessaire de manière parfaitement sûre. À la demande du gestionnaire de projet du CUE ou du SPSS, elle produira les pièces probantes nécessaires.

2.7 Les membres du personnel des entreprises ne circuleront que dans les zones et accès vers les lieux de travail prévus pour eux.

2.8 Toute situation et/ou opération présentant un danger sera immédiatement signalée au gestionnaire de projet du CUE ou au SPSS.

2.9 Toute entreprise dressera un inventaire des outils, matériaux et procédures qu'elle utilisera, les fera analyser en vue de déceler les risques éventuels qu'ils présentent et veillera à ce qu'ils satisfassent aux prescriptions du présent règlement.

2.10 Toute entreprise veillera à ce que l'entreprise à laquelle elle confie des travaux en sous-traitance satisfasse aux prescriptions concernant la coordination des questions de SSE.

2.11 La consommation de boissons alcoolisées est strictement interdite sur les lieux de travail.

3. INCENDIE, EVACUATION ET PREMIERS SOINS

3.1 Lutte contre l'incendie

3.1.1 Chaque entreprise prévoit les moyens efficaces, en qualité et quantité suffisantes, permettant de lutter contre tout début d'incendie. Le dispositif d'extinction sera adapté aux risques inhérents aux activités et son utilisation connue des éventuels utilisateurs.

3.1.2 L'emplacement des dispositifs d'extinction est choisi en fonction du risque et indiqué au moyen de la signalisation prescrite par la loi.

3.1.3 Le personnel de l’entreprise doit avoir reçu une formation adéquate sur l’utilisation des moyens d’extinction.

3.1.4 Tout début d'incendie, aussi limité soit-il, est signalé selon la procédure d'urgence décrite en annexe 1.

3.1.4 Il est strictement interdit de fumer dans l'enceinte des bâtiments du CUE, sauf aux lieux prévus à cet effet (cabines fumeurs ou à l'extérieur).

3.2. Évacuation

3.2.1 En cas d'urgence, l'ordre d'évacuation est donné par des sirènes et/ou par une communication orale (haut-parleurs). L'ordre d'évacuation peut être donné pour un étage, pour une zone ou pour l'ensemble du bâtiment. Ces ordres doivent être suivis immédiatement.

En cas d'évacuation:- les travaux sont arrêtés après sécurisation du chantier (les brûleurs et bouteilles de gaz doivent

être fermés, les machines mises hors service, …);- les fenêtres et les portes du local doivent être fermées après le passage;- il convient de se rendre vers les sorties et les escaliers de secours les plus proches (voir

pictogrammes en annexe). Pour les bâtiments JL et Lex, on empruntera à cet effet les portes vertes pour atteindre l'étage d'évacuation;


- on ne peut en aucun cas utiliser les ascenseurs, se rendre dans les parkings ou faire demi-tour;- évacuer vers les lieux de rassemblement indiqués ci-après.

Chaque entreprise désigne un responsable pour l'évacuation. Cette personne contrôle, en cas d'évacuation, si tous les membres du personnel de l'entreprise et des sous-traitants travaillant pour elle ont quitté le bâtiment et sont présents au lieu de rassemblement préalablement désigné. Elle indique au responsable du SPSS le nombre de personnes évacuées et transmet les noms des membres du personnel éventuellement manquants.

Après l'évacuation, le travail ne peut être repris qu'après que le bâtiment ait été déclaré sûr et que l'accès à celui-ci ait été officiellement autorisé par le service de sécurité.Chaque entreprise veille à ce que tout membre du personnel présent sur le chantier reçoive une copie de la procédure d'évacuation décrite à l'annexe 2.

Si le chantier est dépourvu de haut-parleurs ou de sirènes, il convient de mettre au point une procédure d'évacuation et d'alerte en concertation avec le service de sécurité et le SPSS.

3.3. Premiers soins

3.3.1 Tout incident doit être signalé au gestionnaire de projet du CUE et aux services compétents du CUE.

3.3.2 Chaque entreprise prévoit le matériel de premiers soins nécessaire.

3.3.3 Par tranche de 20 travailleurs employés sur le chantier, chaque entreprise doit déléguer une personne chargée de donner les premiers soins et qui a le brevet de secouriste.

3.3.4 Au besoin, les entreprises peuvent faire appel au service médical du CUE. À cet effet, l'entreprise établit, en concertation avec le coordinateur sécurité/santé (CSS) ou le chef du chantier et les services compétents du CUE, une procédure de premiers soins.

3.4. Accidents de travail, incidents ou dégâts matériels

3.4.1 Chaque accident de travail, incident ou dégât matériel doit être immédiatement signalé au gestionnaire de projet et au SPSS du CUE.

3.4.2 Chaque accident de travail, incident ou dégât matériel donne lieu à l'établissement d'un rapport par le service de prévention de l'entreprise dont provient la victime. Une copie est transmise dans les 5 jours au gestionnaire de projet du CUE et au SPSS du CUE. Si ce délai ne peut être respecté en raison d'un manque de données ou pour d'autres motifs, il y a lieu de le signaler.

3.4.3 L'entreprise est tenue de respecter les dispositions prescrites par la loi en ce qui concerne les accidents de travail.

4. TRAVAUX A RISQUES

4.1. Travaux comportant un risque d'incendie

4.1.1 Avant le début de travaux à flamme nue ou pour des travaux qui d'une manière ou d'une autre peuvent comporter un danger d'incendie ou d'explosion, une "autorisation de travail" doit être soumise au SPSS. Ce document (voir annexe 3) peut être obtenu auprès du service "Gérance technique" (bureau SG 04 FG 11 - tél. 02/281.74.14). La procédure à suivre pour l'utilisation de ce document est précisée également en annexe 3.


4.1.2 En cas de travaux qui, du fait de la production de quantités importantes de poussières ou de fumées, peuvent endommager ou encrasser les détecteurs d'incendie, ces derniers doivent être protégés par l'entreprise exécutante ou, en cas de travaux de longue durée ou de grande ampleur, démontés par l'entreprise responsable de leur entretien. Si l'entrepreneur doit procéder à la protection des détecteurs, une autorisation doit être demandée au SPSS. En aucun cas, l'entreprise ne peut démonter ou recouvrir un détecteur de sa propre initiative sans autorisation préalable de l'entreprise d'entretien de ces installations. De même, pour chaque intervention sur les sirènes ou boutons poussoirs, l'entreprise responsable pour l'entretien de ces installations doit être consultée.

4.1.3 À la fin des travaux pour lesquels une autorisation pour travaux présentant un danger d'incendie a été délivrée, l'entreprise s'assure que tout danger d'incendie ou d'explosion est écarté. Toutes les protections des détecteurs sont enlevées. Au besoin, la firme chargée d'entretenir l'installation de détection est informée de la fin des travaux afin de lui permettre de remettre l'installation dans son état normal. Le CDI doit être informé de la fin des travaux.

4.1.4. Lorsque la fin des travaux a été signalée, plus aucune opération pouvant comporter unrisque d'incendie ou d'explosion ne peut être exécutée sans nouvelle autorisation.

4.2 Autres travaux

4.2.1 Une autorisation de travail doit être demandée au SPSS pour l'exécution de travaux aux installations qui, d'une manière ou d'une autre, interviennent dans la lutte contre l'incendie, la prévention de l'incendie ou l'évacuation. Il s'agit en l'occurrence, et entre autres, des installations ou matériaux suivants : portes coupe-feu installations de désenfumage détecteurs d'incendie haut-parleurs sirènes dispositifs de lutte contre l'incendie (bouches d'incendie, pompes...) compartiments et cloisons (murs coupe-feu, clapets coupe-feu, matériel RF et RO) liaisons radio, téléphoniques, par interphone et radiomessagerie, si une interruption

temporaire ou de longue durée de la communication est possible protection des entrées si la possibilité existe que les accès ou les sorties soient

temporairement ou pour une longue durée hors d'usage pour les interventions ou l'évacuation.

dispositif d'ouverture des portes

4.2.2 Une autorisation de travail doit également être demandée au SPSS pour l'exécution de tout type de travaux (entretien, renouvellement, réparation, nouvelle installation, …) qui, par leur nature, donnent lieu à des risques élevés. Il s'agit entre autres de: travaux dans les lieux confinés travaux à plus de 2 mètres de hauteur utilisation de produits dangereux travaux aux installations électriques sous-tension travaux influents sur la circulation des personnes et le transport travaux sur échafaudage travaux sur des conduites travaux de levage travaux sur les toits des bâtiments du CUE ….


4.2.3 La demande doit être faite au moyen du document "Autorisation de travail / permis de feu" et suivant la procédure décrite en Supplement 3. L'entreprise tient compte des observations formulées et limitera au maximum la durée des travaux. Dans certains cas, il peut être demandé que les travaux soient programmés à un autre moment ou temporairement interrompus.

4.2.4 Après l'exécution des travaux, l'entreprise contrôle le fonctionnement des installations dans le cadre de la lutte contre l'incendie. Cette opération se déroule en concertation avec le SPSS. À l'issue de ce contrôle, et si le résultat est positif, les travaux sont considérés comme terminés. Lorsque la fin des travaux a été signalée, plus aucune opération ne peut être exécutée aux installations de lutte contre l'incendie sans nouvelle autorisation.

5. AMÉNAGEMENT DU CHANTIER

5.1 Organisation

5.1.1 Le chantier est organisé en concertation avec le gestionnaire de projet du CUE ou le SPSS.

5.1.2. Le chantier est signalé, isolé et protégé de manière à ce que les personnes qui y sont étrangères ne puissent en principe pas y accéder. Il est interdit de remplacer un cylindre.

5.1.3 L'entreprise veille à ce que l'aménagement du chantier ne mette pas en péril l'évacuation des zones adjacentes. En cas de doute, il convient de demander l'avis du CSS ou du gestionnaire de projet du CUE et du SPSS.

5.1.4 Au besoin, l'entreprise installe les moyens nécessaires de protection contre l'incendie. L'emplacement, la nature et le nombre de ces dispositifs sont déterminés en concertation avec le SPSS.

5.1.5. Au besoin, une signalisation temporaire est mise en place afin de permettre une évacuation aisée du chantier. Tous les risques résiduels sont dûment signalés.

5.1.6. L'utilisation des installations sanitaires, des vestiaires, des réfectoires, des bureaux du chantier et des aires de stockage se fait en concertation avec le gestionnaire de projet du CUE et/ou le SPSS. L'entreprise est tenue d'entretenir les locaux qui lui sont attribués. Les repas ne peuvent être pris qu'aux endroits prévus à cet effet.

5.1.7 L'utilisation des installations du chantier doit se faire en concertation entre les différentes entreprises présentes. Les procédures qui mentionnent les mesures de sécurité à prendre sont transmises par écrit aux différents utilisateurs et signées pour réception.

5.2 Ordre et propreté

5.2.1 Chaque entreprise doit nettoyer au moins une fois par jour ses postes de travail et évacuer les déchets. Le CSS, le gestionnaire de projet du CUE ou le SPSS peut, sans avertissement préalable, faire débarrasser et nettoyer par des tiers les postes de travail, aux frais de l'entreprise qui ne remplit pas ses obligations.

5.2.2 Les chemins, passages et escaliers doivent en tout temps demeurer au maximum libres d'obstacles et d'entraves. Le passage ne peut être entravé par des câbles ou des tubes. Si les câbles ou tubes croisent le passage, ils doivent être rendus bien visibles et protégés.

5.2.3 Afin d'éviter tout risque de glissade, de trébuchage ou autres, les matériaux doivent être entreposés de manière ordonnée et stable dans les zones prévues, en concertation avec le CSS, le gestionnaire de projet du CUE et le SPSS; ils doivent être protégés contre les agents atmosphériques.


5.2.4 Les moyens de secours et les moyens de lutte contre l'incendie doivent toujours être libres d'accès.

5.2.5 Au cas où des passages de paroi, de mur ou de cloison coupe-feu (RF) sont effectués par des câbles, des tubes ou des conduites, il est impératif d'assurer l'obturation RF.

5.3 Protections

5.3.I. PROTECTIONS INDIVIDUELLES .

5.3.I.1 Toute personne se trouvant sur le chantier est tenue de porter des protections individuelles, conformément à la législation en vigueur et en fonction de l'analyse de risque faite par l'entrepreneur;

5.3.I.2 Toute entreprise doit, à ses frais, mettre des protections individuelles à la disposition de son personnel et/ou des visiteurs. Elle doit également veiller, d'une part, à ce que ces protections soient utilisées et, d'autre part, à ce qu'elles soient entretenues et remplacées en temps voulu.

5.3.I.3 Les travailleurs doivent utiliser correctement les protections individuelles, conformément à la formation et aux instructions qu'ils ont reçues, et les ranger après usage.

5.3.I.4 Pour des travaux dans le parking, une chasuble fluorescente doit être portée.

5.3. II. PROTECTIONS COLLECTIVES

5.3.II.1. Pour éviter les accidents de travail, toute entreprise prévoira, en cas de besoin, des protections collectives. Le choix en sera déterminé suivant les principes de prévention (Loi sur le bien-être, chapitre II, art. 5). La préférence sera donnée aux protections collectives plutôt qu'aux protections individuelles.

5.3.II.2. Le placement et/ou l'enlèvement des protections collectives se fait en concertation avec le CSS et le gestionnaire de projet du CUE Les protections collectives placées ne peuvent jamais être enlevées sans que des protections de remplacement ou des protections définitives soient installées.

5.4 Environnement

5.4.1 L'incinération de déchets sur le chantier est strictement interdite.

5.4.2 L'enlèvement des déchets et/ou des emballages se fait en concertation avec le CSS et le gestionnaire de projet du CUE, conformément à la législation en vigueur en matière d'environnement et aux prescriptions relatives au traitement des emballages.

6. INSTALLATION ÉLECTRIQUE

6.1. L'installation électrique est réalisée conformément aux normes en vigueur et au règlement général sur les installations électriques (RGIE).

6.2. Au moment de sa mise en service, l'installation du chantier sera approuvée par un organisme agréé/service externe de contrôle technique (SECT). Tout défaut doit immédiatement être signalé au CSS ou au gestionnaire de projet du CUE.


6.3. Les tableaux doivent toujours rester fermés à clé. Les raccordements ne peuvent se faire qu'avec des prises adaptées. Toutes les liaisons (prises, interrupteurs, câbles) doivent être adaptées à une utilisation en milieu humide (minimum IP44).

6.4. Toute entreprise doit s'assurer de la nature du système de mise à la terre qui est utilisé pour l'installation électrique. En fonction du système utilisé, il convient de prendre les mesures nécessaires de protection contre les contacts indirects.

6.5. Les câbles et les rallonges électriques doivent toujours être suspendus et/ou protégés contre une éventuelle dégradation et doivent être adaptés en fonction de la puissance. L'isolation des câbles et rallonges doit être en parfait état.

6.6. Chaque entreprise assure elle-même l'éclairage de ses postes de travail. Cet éclairage doit être mis en place conformément à la législation en vigueur. Il doit être suffisant pour écarter d'éventuels risques. En concertation avec le CSS ou le gestionnaire de projet du CUE, un éclairage de sécurité et de secours est mis en place.

6.7. Seules les personnes qui possèdent une attestation BA4/BA5 peuvent intervenir au niveau des tableaux électriques. Une preuve de cette attestation pour chaque personne doit être fournie au SPSS.

6.8. Tout travail sur une installation électrique doit se faire hors tension, le cas échéant, toutes les mesures préventives nécessaires doivent être prises.

7. OUTILLAGE ET ÉQUIPEMENT

7.1 Seul le matériel électrique conforme à la législation du pays hôte (RGPT - Code - RGIE) Règlement Général pour la Protection au Travail, Code sur le Bien-être au travail ainsi qu'au Règlement Général sur les Installations Électriques peut être raccordé aux tableaux prévus à cet effet.

7.2 Toutes les machines sont pourvues d'un marquage CE.

7.3 Chaque entreprise est tenue de marquer ses outils de manière qu'ils soient aisément identifiables, afin d'éviter toute confusion et de décourager le vol.

7.4 On choisira les outils les plus adaptés au travail à effectuer. Les outils doivent être bien entretenus et régulièrement approuvés par une personne compétente de manière à ce que leur utilisation n'entraîne pas de risques pour la sécurité et la santé. Chaque entreprise fournit les modes d'emploi nécessaires, de même que les instructions en matière de sécurité et de santé. Ces documents doivent être produits à la demande du CSS, du gestionnaire de projet du CUE ou du conseiller en prévention du CUE.

7.5 Engins de levage

7.5.1. Tous les engins et accessoires de levage, de même que les excavatrices utilisées pour lever des charges, introduits sur le chantier doivent être pourvus d'un marquage CE et d'une attestation de contrôle avant mise en service ainsi que de contrôle périodique tous les trois mois par un organisme agréé (SECT).

7.5.2. Il convient de remettre une copie des homologations au CSS ou au gestionnaire de projet du CUE avant de commencer à se servir de ces engins. À défaut, le CSS ou le SPSS a le droit d'interdire l'utilisation des engins.


7.5.3. En cas d'utilisation de plusieurs engins de levage dont les flèches se chevauchent, il y a lieu d'établir, en concertation avec le CSS ou le gestionnaire de projet du CUE, une procédure d'utilisation et de communication.

7.5.4. Les conducteurs d'engins de levage doivent fournir la preuve de leur aptitude à se servir de ces engins (formation, expérience, ...). A cet effet, ils confirment leur aptitude sur la copie de l'homologation qu'ils signent et qui est remise au CSS ou, à défaut, au gestionnaire de projet du CUE.

7.5.5. Lors des manœuvres de manutention, la zone de travail doit être balisée.

7.5.6. Lors d'utilisation d'un élévateur, de nacelles ou de nacelles à ciseaux, un harnais de sécurité (conforme) doit être porté.

7.5.7. Pour tout travail de levage, une autorisation de travail doit être demandée au SPSS.

7.5.8. Lors des travaux de manutention avec un élévateur à fourches, une protection collective (ceinture ou barrière de sécurité) doit être présente et en bon état de fonctionnement dans l'engin. Le Klaxon de recul doit rester activé (AR 04/05/1999).

7.5.9. En cas de travaux de levage, la zone de travail doit être balisée. Un plan d'implantation doit être fourni au CSS ou au gestionnaire de projet du CUE et au SPSS (plan d'accès, zone de circulation, zone d'emplacement des matériaux, indication des chemins de secours, etc…).

7.6 Pour des travaux dans des zones explosives, les outils doivent être "Ex" (antidéflagrant).Toute mesure préventive doit être prise afin d'éviter des explosions.

7.7 Excavatrices

7.7.1. Les conducteurs d'excavatrices doivent apporter la preuve écrite de leur aptitude à se servir de ces engins (formation, expérience...). Les protections d'origine des machines ne peuvent jamais être enlevées ou mises hors service.

7.7.2. En cas des travaux d'excavation, la zone de travail doit être balisée et doit être munie de garde-corps. Toute mesure préventive doit être prise pour éviter le risque de glissement de terrain. Un plan d'implantation doit être fourni au CSS et au gestionnaire de projet du CUE ou au SPSS (plan d'accès, zone de circulation, zone d'emplacement des matériaux, l'indication des chemins de secours, etc…).

7.8 Travail en hauteur au moyen d'échelles

7.8.1. «Les échelles ne peuvent être utilisées comme postes de travail en hauteur que dans les circonstances où l’utilisation d’autres équipements de travail plus sûrs ne se justifie pas en raison du faible niveau de risque et en raison, soit de la courte durée d’utilisation, soit des caractéristiques existantes du site que l’employeur ne peut pas modifier». S'il n'y a pas d'autre moyen, l'utilisation d'une échelle est autorisée.

7.8.2 Les échelles doivent être pourvues d'un numéro et inscrites dans un registre dans lequel le préposé consigne ses contrôles. Ce registre doit être à la disposition du CSS, du gestionnaire de projet du CUE ou du conseiller en prévention.

7.8.3 Les échelles doivent toujours être en bon état (ne pas être endommagées et être stables) et être équipées de dispositifs antidérapants appropriés. Elles sont placées sur un sol ferme et sont toujours attachées. Elles possèdent le label VGS.

7.8.4. Les échelles non approuvées, non numérotées ou défectueuses seront immédiatement retirées du chantier de manière à ne plus pouvoir y être utilisées.


7.8.5. Une échelle doit toujours dépasser d'au moins 1 mètre le niveau le plus élevé de manière qu'on puisse facilement y accéder ou en descendre.

7.8.6. En principe, une échelle n'est utilisée que pour se déplacer entre deux niveaux situés à des hauteurs différentes. On s'abstiendra, si possible, de travailler sur une échelle. Exceptionnellement, on peut effectuer certains travaux à partir de l'échelle à condition d'utiliser des dispositifs anti-chute appropriés.

7.8.7. Une bonne échelle pourvue des meilleurs dispositifs de protection n'offre jamais de garantie absolue contre les accidents. Les instructions concernant l'utilisation des échelles doivent être données aux utilisateurs, leur être répétées et être tenues à jour.

7.8.8. Les échelles doivent être contrôlées tous les trois mois par une personne compétente de l'entreprise.

7.8.9. Si le risque de chute est supérieur à deux mètres, un deuxième travailleur s'assurera de stabiliser l'échelle. Le port d'un casque de sécurité est obligatoire.

7.8.10. Le lieu de travail doit être signalé.

7.9 Travail en hauteur par des échafaudages

7.9.1. À partir de 2 mètres de haut, tout échafaudage doit être pourvu de soutiens, intermédiaires et de plinthes. La surface de travail doit être d'un seul tenant, c'est-à-dire sans interstices dangereux entre les planches et le soutien, et être suffisamment stable compte tenu des charges prévisibles. Tout échafaudage doit de préférence être solidement ancré au bâtiment.

7.9.2. L'accès aux surfaces de travail se fait au moyen (de cages) d'escaliers ou d'échelles attachées.

7.9.3. Avant la mise en service, et au moins une fois par semaine, l'échafaudage est vérifié par une personne compétente de l'entreprise. Ses conclusions sont consignées dans un registre, qui doit pouvoir être produit à la demande du CSS, du gestionnaire de projet du CUE ou du Conseiller en prévention. Un label de ce contrôle doit se trouver sur l'échafaudage. Les défauts constatés sont à réparer.

7.9.4. Pour les échafaudages de plus de 8 mètres de haut ou pour les échafaudages exposés à des forces exceptionnelles, les calculs nécessaires doivent être produits au CSS ou au gestionnaire de projet du CUE.

7.9.5. En aucun cas, un échafaudage ne peut être partiellement démonté et laissé dans un état qui en permet la réutilisation, sauf si la partie restante répond encore aux prescriptions en la matière.

7.9.6. Les échafaudages sur roues doivent être pourvus d'un frein en bon état. La largeur de l'échafaudage doit être égale à au moins 1/3 de la hauteur de travail. Des stabilisateurs latéraux peuvent être utilisés pour augmenter la largeur. L'accès à l'échafaudage se fait par l'intérieur.

7.9.7. Une formation spécifique et appropriée des travailleurs à l'utilisation d'un échafaudage est obligatoire.

7.10 Travail en hauteur par des nacelles

Les mesures suivantes doivent être prises (conformément à l'Arrêté Royal du 31 août 2005): Commande par une personne formée. L'opérateur est soumis à un contrôle médical, plus particulièrement pour les risques médicaux liés

à l'exécution d'une fonction de sécurité et au travail en hauteur. La nacelle suspendue est utilisée conformément aux instructions et directives.


La zone de travail doit être délimitée au niveau du sol afin de protéger les tiers contre la chute d'objets.

Contrôle visuel du chariot et de la nacelle par l’utilisateur chaque jour avant tout travail. Analyse des documents de contrôle obligatoire (4x/an). Veiller à mesurer la vitesse du vent en permanence en se référant à la procédure conditions de

travail en hauteur. Disposer d’un moyen de communication (GSM, Talkie Walkie, etc…) pour avertir les secours en

cas d’incident et/ou accident. Toujours travailler à deux. Porter un harnais de sécurité. Balisage de la zone de travail au niveau du sol. Préparation du matériel (produits, EPI et accessoires) Placement du harnais de sécurité contrôlé annuellement par un SECT. Entrée dans la nacelle en position parking, en veillant à accrocher le harnais via le dispositif anti-

chute à la nacelle. S’assurer que le matériel est arrimé. Quand le travail est terminé, remettre la nacelle dans l’emplacement prévu à cet effet sur le toit en

position parking. Dans le cas où des lignes de vie sont présentes sur le toit, veiller à s’arrimer pour atteindre les

accès au bâtiment. Signalez les travaux et le déplacement de l'engin.

7.11 Travail en hauteur par un élévateur à nacelle

Les mesures suivantes doivent être prises (conformément à l'Arrêté Royal du 31 août 2005): Commande par une personne formée et titulaire d'une attestation en cours de validité pour

l'utilisation d'élévateurs à nacelle. L'opérateur est soumis à un contrôle médical, plus particulièrement pour les risques médicaux liés

à l'exécution d'une fonction de sécurité et au travail en hauteur. L'élévateur est utilisé conformément aux instructions et directives telles que figurant dans le

manuel d'utilisation de l'appareil. L’élévateur doit contenir les fiches d’instructions relatives à l’utilisation de la nacelle. La zone de travail doit être délimitée par un balisage afin de protéger les tiers contre la chute

d'objets. Contrôle visuel de l’engin élévateur par l’utilisateur et/ou l’opérateur chaque jour avant tout

travail. Analyse des documents de contrôle obligatoire (4x/an) et entretien du véhicule. Veiller à mesurer la vitesse du vent en permanence en se référant à la procédure "conditions de

travail en hauteur". Disposer d’un moyen de communication (GSM, Talkie Walkie, etc…) pour avertir les secours en

cas d’incident et/ou accident. Porter un harnais de sécurité en ordre de contrôle. Balisage de la zone de travail à l’aide de cônes et/ou ruban. Préparation du matériel (produits, EPI et accessoires). Placement du harnais de sécurité contrôlé annuellement par un SECT. Mise en position de l’engin et stabilisation à l’aide des béquilles qui devront être posées mais

sorties du côté où la nacelle est levée. Monter dans le camion en veillant à ne pas se hâter pour ne pas tomber. S’assurer que la plate-forme n’est pas glissante, et y marcher en toute sécurité. Entrée dans la nacelle, en veillant à accrocher le harnais via un dispositif anti-chute à la nacelle. S’assurer que le matériel est arrimé. Signalez les travaux et le déplacement de l'engin.


8. UTILISATION DE PRODUITS DANGEREUX

8.1 Généralités

Dans le cadre de votre éventuelle mission au sein de l'institution, il est probable que vous soyez amenés à stocker et manipuler des produits dits "dangereux". Rappelons que "substance aux propriétés dangereuses" est une expression qui englobe toute une série de produits, qu'ils soient inflammables, nocifs pour la santé ou encore nuisibles pour l'environnement.

8.2 Responsabilités

Il est de la responsabilité de la société de se soumettre à cette procédure et de faire en sorte que son personnel connaisse et applique les recommandations ci-dessous.

8.3 Règles générales

8.3.1 Procédure pour l'introduction d'un produit sur le site

Pour tout produit utilisé par l'entreprise, les responsables, délégués par leur entreprise, passeront en revue les fiches de données de sécurité (MSDS) avec leur conseiller en prévention et leur service médical (fiche MSDS, conformément à la législation belge et Directive Européenne 92/32/CE et 91/155/CE remplacée par la 2001/58/CE). Si ces derniers émettent un avis favorable, l'ensemble du dossier (avec avis) sera transmis au SPSS, et éventuellement au Service Médical du CUE, qui transmettront un rapport notifiant l'autorisation d'utiliser ce produit sur le site.

8.3.2 Informations/formalités du personnel et du CUE

8.3.2.1 L'entrepreneur a la responsabilité d'informer son personnel et le représentant du donneur d'ordre (personne de contact CUE) sur la manière d'utiliser ces substances chimiques et sur le type de protections individuelles à utiliser.

8.3.2.2 Avant de transporter ou d'utiliser, sur le site, une substance/préparation chimique susceptible d'être dangereuse, il faudra s'assurer de bien connaître les risques qu'elle présente, ainsi que les premiers secours en cas de contact accidentel ou d'intoxication (voir la fiche toxicologique).

8.3.2.3 Le cas échéant, la procédure d'autorisation de travail est d'application (voir point 4).

8.3.3 Dossier général relatif aux produits utilisés

La personne ayant la responsabilité de la gestion journalière de l'entreprise sous-traitante sur notre site, tiendra à disposition un dossier complet à jour de tous les produits utilisés. Ce dossier reprendra, pour chacun d'eux, le lieu de stockage, les quantités habituellement stockées, les avis émanant de leur société et du CUE (voir § 1), la fiche technique ainsi que la fiche MSDS, conformément à la législation belge et aux Directives Européennes 91/55/CE et 92/32/CE.

8.4 Déclaration de la première utilisation d'un nouveau produit

8.4.1 Informer la personne de contact du CUE et le SPSS.

8.4.2 Introduire les informations de la nouvelle substance dans le dossier général des produits.

8.5 Etiquetage du produit


8.5.1 Tous les produits présents sur le site doivent être munis d'une étiquette réglementaire (identification de la substance - type de risques - mesures de prévention premiers soins) et ce quelle que soit la quantité.

8.5.2 Si, pour une raison quelconque, un produit est transvasé dans un autre contenant, l'étiquetage d'origine doit suivre dans sa globalité.

8.6 Stockage du produit

8.6.1 Il y a lieu de conserver les produits dangereux exclusivement dans des emballages/récipients prévus à cet effet (jamais dans des bouteilles pour boissons).

8.6.2 Les liquides inflammables utilisés par le personnel de l'entreprise doivent être stockés dans des récipients adéquats, dûment étiquetés suivant les spécifications réglementaires.

8.6.3 L'entreprise doit veiller à respecter les consignes qui lui sont transmises en matière de localisation de stockage des produits et en matière de quantité stockée.

8.6.4 La quantité stockée sur le lieu de travail doit être limitée (quantité pour une journée de travail).

8.6.5 Séparer les produits "acides" et les produits "basiques".

8.7 Utilisation du produit

L'entreprise doit rappeler régulièrement à son personnel de lire attentivement les consignes reprises au sein des fiches de sécurité:- Si les recommandations font allusion à des protections individuelles, elles doivent être suivies

impérativement ! - Toujours utiliser des récipients étiquetés.- Lors de la mise en service de nouveaux flacons ou récipients, s'assurer de leur étiquetage ou y

appliquer l'étiquette adéquate.

8.8 Produit dangereux et coordination

8.8.1 Lorsque sont exécutés des travaux qui occasionnent la libération de vapeurs, de gaz ou de poussières dangereuses et incommodantes, il convient d'en faire mention dans le plan SSE. En concertation avec le CSS, le gestionnaire de projet du CUE et le SPSS, il y a lieu de définir des mesures qui permettent d'évacuer efficacement les vapeurs, les gaz ou les poussières.

8.8.2 S'il n'est pas possible d'exécuter les travaux sans provoquer certaines nuisances, les travaux seront programmés en concertation avec le CSS, le gestionnaire de projet du CUE ou le SPSS de manière à réduire au strict minimum la nuisance pour les personnes présentes dans les bâtiments du CUE. Ces travaux ne peuvent en aucun cas être exécutés sans la concertation nécessaire avec le gestionnaire de projet ou le SPSS du CUE.

8.9 Récipients sous pression

8.9.1 La manipulation des récipients sous pression (bouteilles à gaz ou autres) doit se faire avec une grande vigilance. Les bouteilles de gaz vides doivent être évacuées de la zone de travail et des bâtiments (en attendant leur évacuation, les bouteilles doivent être entreposées en position horizontale).

8.9.2 Le stockage des bouteilles pleines doit se faire verticalement et protégé contre les chutes (chaîne ou autre moyen solide) et à l'abri du soleil ou toute source de chaleur. Les connexions, les vannes et le col sont en bon état. Après avoir utilisé une bouteille de gaz, il faut vérifier si la vanne est bien fermée.

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PROCÉDURES D’URGENCE

Pour signaler un danger quelconque, un incendie, une inondation, un problème médical urgent, il faut toujours avertir le Centre de Sécurité du Secrétariat Général

1. LES MOYENS D'ALERTE

Les moyens disponibles pour avertir le Centre de Sécurité (CdS) sont les suivants:


2. COMMENT REAGIR EN CAS D'URGENCE ?

2.1. Que faire en présence d'un accident, d'une personne blessée ou qui éprouve un malaise ?

- Restez toujours calme- Appelez immédiatement le 2000 (02/281 2000)- Suivez les instructions données par l'opérateur- Ne déplacez jamais une personne qui a fait une chute- Rassurez la victime- Restez à côté de la victime en attendant l'arrivée de l'équipe de première intervention et/ou

l'infirmier- Suivez les instructions de ces personnes

2.2. Que faire en cas d'incendie ?

- Restez toujours calme- Evacuez le local concerné, fermez les fenêtres et les portes - Appelez immédiatement le 2000 (02/281 2000)- Suivez les instructions données par l'opérateur- Avertissez les personnes autour de vous

2.3 Que faire en cas de découverte d'un courrier suspect ?

- Restez toujours calme et ne touchez pas le courrier- Si vous avez déjà pris le courrier en main:

• Ne pas secouer la lettre ou le paquet suspect• Ne pas l'ouvrir• S'il est ouvert, ne pas vider son contenu• Ne pas couvrir le courrier

- Dans le cas où le courrier contient de la poudre qui s'en échappe:• ne pas essayer de nettoyer la poudre• Enlever les vêtements éventuellement contaminés sur place• Fermer les fenêtres

- Appeler le numéro d'urgence 2000 (02/281 2000)- Suivez les instructions données par l'opérateur- Sortez du bureau, fermez les portes et empêchez l'accès à cette zone (maintenir les personnes à

distance) afin d'éviter la contamination d'autres personnesRestez à proximité et attendez l'arrivée de l'équipe d'intervention.

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PROCÉDURES D’EVACUATION

L'évacuation est une méthode d'organisation pour quitter un lieu sinistré.

Evacuer, c'est quitter la zone de danger de la manière la plus rapide et la plus sûre possible.Il est fondamental de ne pas céder à la panique et de savoir comment réagir. Pour ces raisons, il est important de connaître le chemin d'évacuation par rapport à son lieu de travail habituel et de connaître les procédures d'évacuation.

1. L’ALARME

L’alarme est l'ordre d'évacuation du bâtiment. Elle est donnée par les sirènes d'évacuation ou par haut-parleurs. Les sirènes peuvent être précédées d’une annonce par haut-parleurs.

2. L'ÉVACUATION

Toutes les personnes présentes quittent la zone en danger.

2.1. Le chemin d’évacuation

L’itinéraire à suivre est le chemin le plus court vers le lieu de rassemblement. Ce chemin est souvent différent de celui que vous empruntez normalement. Il part de l'endroit où vous vous trouvez, emprunte l'escalier de secours le plus proche et rejoint le niveau d’évacuation pour vous évacuer du bâtiment en toute sécurité vers le lieu de rassemblement.2

Les chemins d’évacuation sont clairement indiqués par des pictogrammes spécifiques (voir Annexe 1). Au niveau des plinthes, des flèches fluorescentes vous aident à trouver la sortie de secours la plus proche. Il est important de les suivre car elles permettent la répartition du flux des personnes.

2.2. Les portes d'évacuation

Elles sont de couleur verte. Au bâtiment JL, les portes d'évacuation sont entourées de ruban fluorescent.Au bâtiment EB, la plupart des portes ont un design particulier mais le principe du codage par couleur est le même: couleur verte ou à dominante verte = porte d'évacuation, couleur rouge ou à dominante rouge = ne jamais emprunter pour évacuer.

Si un tourniquet se présente sur le chemin d'évacuation, utilisez la porte d'évacuation prévue à côté.


Dans les zones sécurisées, des portes sécurisées verrouillées pourraient se trouver sur le chemin d'évacuation. Pour les débloquer, appuyez sur la barre anti-panique ou, à défaut, sur le bouton poussoir vert à côté de la porte (même lors d'exercices d'évacuation).

Au bâtiment EB, l'activation de certains boutons poussoirs vous met en contact avec l'opérateur du Centre de Sécurité via un parlophone. A noter que certaines portes ne s'ouvrent qu'après temporisation.

2.3. L’évacuation

Dès que la sirène d'évacuation retentit ou que l'ordre d'évacuer est donné par haut-parleur, respectez les consignes suivantes:

• restez toujours calme• arrêtez toutes vos activités• arrêtez les appareils chauffants• fermez les fenêtres• sortez du local et fermez la porte derrière vous• prenez le chemin d’évacuation le plus proche et:

- fermez les portes après votre passage- restez le plus près possible du sol en cas de dégagement de fumée important- ne vous dirigez pas vers les sous-sols (parking)- n'utilisez jamais les ascenseurs

- ne revenez pas sur vos pas• suivez scrupuleusement les consignes données par:

- le personnel de l'unité Prévention (identifiables par leurs vestes de couleur rouge et jaune)

- les stewards d'évacuation (vestes de couleur jaune)- les agents de sécurité (vestes de couleur jaune et bleue)

• accordez une attention particulière aux personnes à mobilité réduite • pour signaler tout danger ou problème urgent pendant l'évacuation, formez le n° 2000 ou 02 /

281 2000


2.4. L'évacuation des visiteurs et des salles de réunion

Si vous accueillez des visiteurs ou si vous assistez à une réunion avec des visiteurs extérieurs, vous devez les prendre en charge lors d'une évacuation:

• invitez-les à vous suivre et donnez-leur la consigne de rejoindre le lieu de rassemblement en désignant ce dernier

• indiquez-leur le chemin d'évacuation le plus proche• fermer la/les fenêtre(s) et porte(s) du local• accompagnez vos visiteurs vers le lieu de rassemblement en tenant compte des consignes

d'évacuation.

Si vous accueillez une personne à mobilité réduite (PMR) incapable d'évacuer de manière autonome (blessure, mobilité réduite, …), vous devez:

• appeler le (02-281) 2000 depuis le local où vous vous trouvez avec elle• communiquer le nom de la personne et sa localisation (bâtiment,

niveau, aile, numéro)• communiquer la raison qui l'empêche de sortir• l'inviter à rester dans le bureau/la salle pour attendre les secours ou suivre les instructions données• évacuer

2.5. En cas de difficulté personnelle

En cas d'impossibilité d'évacuer de manière autonome (blessure, mobilité réduite, …), vous devez:

• rester dans votre bureau ou entrer dans un bureau et fermer la porte• téléphoner au n° 2000 ou 02 / 281 2000• communiquer votre nom et l'adresse du bureau (bâtiment, niveau, aile, numéro)• communiquer le problème qui vous empêche de sortir• attendre à cet endroit ou suivre les instructions données..

3. LES LIEUX DE RASSEMBLEMENT

3.1 Lieux de rassemblement primaires

Les lieux de rassemblement primaires ne dépendent pas de l'endroit où vous travaillez habituellement mais de l'endroit où vous vous trouvez au moment où l'alarme est donnée. Ils ont pour but de vous éloigner de la zone sinistrée et de vous éviter d'entraver le passage des services de secours.

Bâtiments Lieux (voir Supplement 2)

Justus Lipsius partie Conférences Parc du Cinquantenaire

Justus Lipsius partie Secrétariat Général Parc Léopold

LEX Parc Léopold

Europa Building Esplanade entre les bâtiments Berlaymont et JL

En fonction des circonstances et du niveau d'alerte des bâtiments du Conseil, un lieu de rassemblement alternatif pourra être désigné. Ce dernier vous sera annoncé par les moyens disponibles (haut-parleurs, stewards d'évacuation, agents du Bureau de Sécurité et de l'Unité Prévention ou agents de gardiennage).


Vu l'importance de pouvoir identifier les personnes présentes sur le lieu de rassemblement, restez groupés par service ou rejoignez les membres de votre service. Le cas échéant, signalez les personnes manquantes ou toute information utile aux stewards d’évacuation, reconnaissables à leur gilet fluorescent de couleur jaune, qui pourront aussi établir les contacts nécessaires au cas où vous auriez besoin d’aide.

Si les circonstances l'exigent, il pourra être décidé de disperser le personnel évacué à partir du lieu de rassemblement. L'ordre de dispersion sera donné par les moyens appropriés.

Dans tous les cas, il est impératif d'appliquer sans délai les instructions reçues.

3.2. Lieux de rassemblement secondaires

Un lieu de rassemblement secondaire peut être indiqué, par exemple dans le cas où un incident rendrait impossible le retour au bâtiment d'affection. Un accord dans ce sens a notamment été passé avec le Parlement européen.

3.3 Rassemblement à l'intérieur du bâtiment

En fonction du danger qui se présente, il peut vous être demandé de ne pas évacuer le bâtiment mais de vous déplacer vers une zone déterminée à l'intérieur.

Dans ce cas:

- vous entendrez un signal de sirène suivi par des instructions orales vous indiquant de rester dans le bâtiment

- il ne faut pas quitter le bâtiment mais se diriger vers le lieu de rassemblement annoncé par haut-parleur le plus rapidement possible et via le chemin le plus court.


Cotract Cadre UCA 19/0034 - 1600001xxx Annexe VIII 64

LIEUX DE RASSEMBLEMENT

Cotract Cadre UCA 19/0034 - 1600001xxx Annexe VIII

AUTORISATION DE TRAVAIL PERMIS DE FEU N°

Travaux commandés par Entreprise exécutante Nature des travaux Influences surResponsable CUE:

Tél. ou GSM:

Fax:

Entreprise générale/pilote: CO-/Sous-traitant final: Responsable des travaux: Tél. ou GSM: FAX/E-mail:

Nouvelle installationAdaptation/rénov.RemplacementDépannageEntretienDémolitionAutres:

CompartimentageDétectionExtinction automatiqueHydrants; dévidoirsInstallationEvacuationSortie de secoursVentilationAutres:

Emplacement des travaux

DateDébut le à h

Bât

imen

t

Eta

ge

Aile

Loc

al

Autres

Types de travail

BrosserChaufferCollerDécouperMartelerMeulerNettoyerPercerSouderAutres:

Fin le à hLe présent permis de feu n'est valable que la date mentionnée ci-dessus

Energies utiliséesAirEauElectricitéGazRéaction chimiqueAutres:

Description des travaux:

Matières

Risques BétonBoisMétalPierrePlastiquePlâtreProduit chimiqueAutres:

BruitBrûluresChocChutesChutes d'objetContact direct élecCourt circuitEffondrementElectrisationEtincellesExplosionIncendieIrritationInondationOdeursPoussièresAutres:

Mesures de prévention prises par l'entreprise chargée des travaux pour protéger les occupants et les installations du bâtiment:

Type localLocal techniqueCouloirBureauCuisineParkingArchiveConfinéAutres:

La présente autorisation est accordée par le SPSS du CUE sous réserve de l'application stricte :1. des consignes de sécurité indiquées au verso2. d'avoir averti chaque jour le CDI (02/281 9100) avant le début et après la fin des travaux3. des mesures de prévention spécifiques:

URGENCES2000OU 02 / 281 2000

Entreprise exécutante

Fait lePar

Signature

Entreprise pilote

Fait lePar

Signature

Accord SPSS du CUE

Fait le Par

Signature

Remise en état fonctionnel des installations concernées par l'entreprise exécutanteFait le Par

Signature

Mes

ures

inte

rnes Surveillance permanente : oui / non Effectuée par :

Détecteurs - Lignes - Boucles

PO - SafetySuivi EDI

Fait leParSignature

Service de PréventionEvaluation

Fait leParSignature

Rondes préventives / fiche de contrôleHr

Par

Début Fin


CONSIGNES DE SECURITE A RESPECTEROBLIGATOIREMENT

AVANT LES TRAVAUX:

Prendre toutes les dispositions appropriées à la nature du travail à effectuer, en particulier pour les travaux comportant un risque d'incendie ou d'explosion:

1. Appeler le Service Incendie (CDI), tél.: 9100 / 9200, pour l'informer du début des travaux.2. Vérifier que le matériel de travail est en parfait état de fonctionnement. 3. Eloigner, protéger ou couvrir de matériaux incombustibles ou ignifugés tout ce qui est

combustible ou inflammable (dans un rayon suffisant autour du lieu de travail).4. Boucher les ouvertures, interstices, fissures à l'aide de sable, bâches ignifugées, etc. 5. S'assurer du dégazage effectif si le travail doit être effectué sur un volume creux.6. Si le travail doit être effectué sur des conduites métalliques, dégager le parcours de ces conduites de

tout objet combustible ou inflammable.7. Disposer, à portée immédiate de l'emplacement des travaux, d'un extincteur approprié au risque

fourni par l'entreprise.

PENDANT LES TRAVAUX:

1. Surveiller attentivement les points de chute des projections incandescentes.2. Ne déposer les objets chauffés que sur des supports ne craignant pas la chaleur et ne risquant pas de

la propager.3. Ne pas accrocher le chalumeau sur le manodétendeur (lorsqu'il est en marche), à proximité

immédiate des bouteilles et ne pas le poser au sol.

APRES LES TRAVAUX:

1. Inspecter soigneusement le lieu de travail, les locaux adjacents et tout local ayant pu être atteint par les projections incandescentes ou par la chaleur diffusée.

2. Maintenir une surveillance rigoureuse pendant le temps nécessaire après la cessation du travail. 3. Lorsque l'opération est réalisée dans un endroit sans surveillance, l'exécutant des travaux devra

s'assurer, avant de quitter les lieux, qu'il n'existe plus de risque de propagation d'incendie. 4. Appeler le Service Incendie (CDI), tél.: 9100 / 9200, pour l'informer de la fin des travaux et, si

nécessaire, recommander une attention particulière au personnel chargé des rondes ultérieures.

CETTE AUTORISATION DOIT ETRE PRESENTEE A CHAQUE DEMANDE DU SERVICE INCENDIE

Formulaire: copie pour le service incendiecopie pour le service immeublescopie pour l'exécutant

[email protected] / tel. 02 281 54 00 / fax 02 281 88 30


AUTORISATION DE TRAVAIL / PERMIS DE FEU

A suivre dans l'ordre chronologique

1. Le chef d'équipe ou l'opérateur se présente avec le document, ou l'envoie par voie électronique, SPSS (bâtiment JL - local 00 CG 08 - tél. 5400) au moins 24 heures à l'avance, pour signature par un conseiller en prévention.

2. a) Tous les jours des travaux, avertir ou se présenter avant l'exécution pour examiner, le cas échéant, la nécessité de mettre hors service une partie des installations de lutte et de protection contre l'incendie:

- pour le Justus Lipsius et le Lex: au Centre Dispatching Incendie (CDI) (bâtiment JL - 10 CD 15, tél. 9100/9200)

- pour la Crèche: à la Crèche/ loge gardiennage Brabançonne, tél. 1810

b) Avant le début des travaux, vérifier et s'assurer que les précautions mentionnées au dos du formulaire et que les mesures préventives suite à l’analyse de risque soient respectées.

3. a) Après les travaux, effectuer les mesures mentionnées au dos du formulaire.

b) Informer quotidiennement le Service Incendie de la fin des travaux, pour la remise en fonctionnement normal des installations de lutte et de protection contre l'incendie:

- pour le Justus Lipsius et le Lex: au Centre Dispatching Incendie (CDI) (bâtiment JL - 10 CD 15, tél. 9100/9200)

- pour la Crèche: à la Crèche/ loge gardiennage Brabançonne, tél. 1810

_____________________


ANNEXE IX

Déclaration sur des droits préexistantsAnnexe – Déclaration sur la liste des droits préexistants

Je soussigné(e) [nom du mandataire du contractant], représentant [nom du contractant] (ci-après le «contractant»), partie au contrat [-cadre] [spécifique] [intitulé et numéro]

[option 1: garantis que les résultats sont libres de droits et de revendications de la part des auteurs ou de tout tiers pour toutes les exploitations que le pouvoir adjudicateur peut envisager, et déclare que les résultats ne contiennent pas de droits préexistants attachés aux résultats ou à des parties des résultats ou aux matériels préexistants tels que définis dans le contrat susmentionné.]

[option 2: garantis que les résultats et le matériel préexistant inclus dans les résultats sont libres de droits et de revendications de la part des auteurs ou de tout tiers pour toutes les exploitations que le pouvoir adjudicateur peut envisager, et déclare que les résultats contiennent les droits préexistants suivants:]

Veuillez compléter le tableau – une ligne par droit préexistant

Résultat concerné Matériel préexistant concerné

Droits sur matériel préexistant

Identification du détenteur des droits

Contract Cadre UCA 19/034 - 1600001xxx AnnexeIX 69

Annexe - Déclaration du contractant concernant les droits attachés aux résultats livrés

Je soussigné(e) [nom du mandataire du contractant], représentant [nom du contractant], partie au contrat [-cadre] [spécifique] [intitulé et numéro] (ci-après le «contractant»), garantis que le contractant est titulaire de tous les droits attachés aux résultats livrés énumérés ci-dessous [intitulés et description des résultats en question].

Les résultats susmentionnés ont été réalisés par [noms des auteurs]. Les auteurs ont cédé tous leurs droits correspondants attachés aux résultats à [contractant] [nom du titulaire des droits] par voie [d'accord] [de contrat de travail] [dont un extrait représentatif est] joint en annexe à la présente déclaration.

Les auteurs [ont reçu l'intégralité de leur rémunération le [date]] [recevront l'intégralité de leur rémunération convenue dans un délai de [compléter] semaines à compter de [la date de la présente déclaration] [la réception de la confirmation de l'acceptation de l'œuvre]. [La déclaration des auteurs confirmant le paiement est jointe en annexe].

Date, lieu et signature

Contract Cadre UCA 19/034 - 1600001xxx AnnexeIX 70

Annexe - Déclaration de l’auteur (ou du titulaire des droits) 1

concernant [ intitulé du résultat en question] livré au titre du contrat [-cadre] [spécifique] [intitulé et numéro]

conclu entre le pouvoir adjudicateur et [nom du contractant]

Je soussigné(e) [nom de l'auteur ou du mandataire du titulaire des droits] [représentant [nom du titulaire des droits]] déclare être le titulaire des droits sur [préciser les parties concernées du résultat], [dont je suis l'auteur] [qui m'ont été cédés par [nom de l'autre titulaire des droits]].

J’ai pris connaissance du contrat [-cadre] [spécifique] susmentionné, en particulier de ses articles [I.10 et II.13] concernant les droits de propriété intellectuelle et l’exploitation des résultats, et je confirme avoir cédé tous les droits concernés à [nom du contractant ou nom de l'autre intermédiaire titulaire des droits].

Je déclare [avoir reçu l’intégralité de ma rémunération] [avoir accepté d’être rémunéré le [ date] au plus tard]].

[En tant qu’auteur, je confirme également ne pas m’opposer

a) à ce que mon nom soit mentionné ou ne soit pas mentionné lors de la présentation des résultats au public;

b) à ce que les résultats soient divulgués ou ne soient pas divulgués après livraison de leur version définitive au pouvoir adjudicateur;

c) à ce que les résultats soient adaptés, à condition qu'il soit procédé d’une manière ne portant pas préjudice à mon honneur ou à ma réputation.]

Date, lieu et signature

1 L'utilisation de cette annexe est facultative; elle garantit que l’auteur accepte la cession des droitsContract Cadre UCA 19/034 - 1600001xxx AnnexeIX 71

Documents

service_framework_contract€¦ · Web viewDans un délai de quinze jours à compter de la réception de la notification formelle adressée par le Secrétariat, le contractant peut