SI Et Ressource Humaine

7/30/2019 SI Et Ressource Humaine

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Facult des Sciences conomiques, Sociales et de Gestion

Le Systme dInformation

des Ressources Humaines au sein des Petites

et Moyennes Entreprises.

Mmoire de fin d'tudes

1re

anne de Master Management Stratgique des Organisations,

Parcours Gestion des Ressources Humaines.

Prsent par :

Ophlie CASTILLO

Directrice de mmoire :

Mme LETHIELLEUX Latitia,Matre de confrences en sciences de gestion lUniversit de Reims

Champagne-Ardenne.

Anne universitaire 2011-2012

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http://hal.archives-ouvertes.fr/http://dumas.ccsd.cnrs.fr/dumas-00765117


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LUniversit nentend donner aucune approbation aux opinions mises dans ce mmoire.

Ces opinions doivent tre considres comme propres leur auteur.

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Remerciements

Je suis ravie davoir men ce travail de recherche terme et je tiens dans un premier temps

remercier lensemble des personnes qui ont bien voulu participer llaboration de ce travail, en

maccordant de leur temps et en me donnant leur aide ainsi que de prcieux conseils.

Je tiens remercier tous les professionnels des Ressources Humaines qui ont su se rendre

disponibles pour remplir les questionnaires et participer aux entretiens pour me permettre davoir

une base de travail solide sur laquelle mappuyer pour raliser ce mmoire.

Mes remerciements sadressent galement Mme Lethielleux, matre de confrences

luniversit de Reims et directrice de mmoire, pour le temps quelle a bien voulu maccorder pour

le suivi de ce travail, ses conseils et encouragements.

Ainsi qu Mme Combes-Joret pour avoir, avec Mme Lethielleux, assures les heures dinitiation

la recherche qui mont t dune grande aide.

Je tiens galement remercier mon tuteur de stage, directeur des ressources humaines de

lentreprise CP Cration, ainsi que le responsable technique et de la qualit qui se sont toujours

montrs l'coute et trs disponibles tout au long de la ralisation du questionnaire et du guide

dentretien.

Mes derniers remerciements seront pour les personnes qui ont particip indirectement la

ralisation de ce mmoire, notamment pour leur relecture et leurs critiques qui mont permis de

raliser au mieux ce travail de recherche.

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Rsum

Depuis les annes 1960, les grandes entreprises (GE) ont progressivement mis en place un

systme dinformation des ressources humaines (SIRH) afin daider le service des RH tre plus

stratgique et performant. Aujourdhui, face aux volutions que connat le march et la monte de

la concurrence, les petites et moyennes entreprises (PME) ont tendance se tourner vers les

stratgies utilises les grandes entreprises.

Lobjet de ce mmoire de recherche porte sur les SIRH au sein des PME. On est amen se

demander si ces dernires mettent en place des SIRH comme lon peut les trouver au sein des GE.

Pour traiter cette problmatique, une enqute, par questionnaire et par entretiens semi directifs, a t

effectue auprs de directeurs des ressources humaines. Les rsultats obtenus ont permis de montrerque face aux importantes modifications qui interviennent sur le march, les PME sont amenes

dvelopper un SIRH afin dassurer leur prennit et faire face la concurrence.

Mots cls : Systme dInformation des Ressources Humaines (SIRH), Ressources Humaines (RH),

Petites et Moyennes Entreprises (PME), informatisation.

Abstract

Since the 1960s, big businesses have gradually implement a Human Resources Information

System (HRIS) to help human resources departments to be more strategic and efficient. Up to now,

Human Resources in Small and Middle Enterprises (SMEs) did not need the HRIS. But, to confront

market development and competition, SMEs tend to turn to the strategies used by big companies.

The purpose of this research paper is the studying HRIS inside SMEs. The question we will

dwell on is whether SMEs introduce HRIS in the same manner big businesses. To address this

problem, a survey has been conducted among human resources directors with semi-structured

interviews and questionnaires. The results have permitted to say that SME should introduce HRIS

to ensure their distainability and face competition.

Key words: Human Resources Information System (HRIS) Human Resources (HR), Small and

Middle Enterprises (SMEs), computerization.

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Liste des abrviations

AGL : atelier de gnie logiciel

CNIL : Commission nationale de l'informatique et des liberts.

La DRH : Direction des ressources humaines

Le DRH : Directeur des ressources humaines

DSI : direction des systmes d'information

E-RH : Regroupe les applications de gestion des RH pouvant tre gr sur Internet.

ERP : entreprise ressource planning ou PGI en franais (progiciel de gestion intgr).

GE : Grande Entreprise

GPEC : Gestion prvisionnelle des emplois et des comptences

GPRH : Gestion prvisionnelle des ressources humaines

GRH : Gestion des ressources humaines

GT/GTA : Gestion des temps et activit

INSEE : Institut National de la Statistique et des Etudes Economiques

MOA : Matrise d'ouvrage

NTIC : nouvelles technologies de l'information et de la communication:

PGI : progiciel de gestion intgr

PME : Petite et Moyenne Entreprise

RH : Ressources Humaines.

RRH : Responsable des Ressources Humaines

TPE : Trs Petite Entreprise

SIRH : Systme d'Information des Ressources Humaines

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Sommaire

SOMMAIRE.................................................................................................................................................................. 1

INTRODUCTION ........................................................................................................................................................ 1

PREMIERE PARTIE : LA REVUE DE LITTERATURE. .................................................................................5

CHAPITRE I : LES BASES POUR COMPRENDRE LA NOTION DE SIRH. ....................................................................... 6I. Le concept de Systme d'Information (SI). ......................................................................................................6II. Le concept de la fonction RH........................................................................................................................14

CHAPITRE II : LE DEPLOIEMENT DU SIRH AU SEIN DU SI.....................................................................................19 I. Quest ce quun SIRH ? .................................................................................................................................. 19II. Le fonctionnement du SIRH. .........................................................................................................................25

DEUXIEME PARTIE : DEMARCHE ADOPTEE ET METHODOLOGIE DU RECUEIL DESDONNEES. .................................................................................................................................................................. 33

CHAPITRE I : LE PROJET DE RECHERCHE. ............................................................................................................ 34I. Choix du sujet. ................................................................................................................................................. 34II. La dmarche adopte. ...................................................................................................................................35

CHAPITRE II : LE CHOIX DE LECHANTILLON : LES PME...................................................................................36 I. Llaboration de lchantillon. ......................................................................................................................36II. Lchantillon final retenu..............................................................................................................................39

CHAPITRE III : METHODE DE RECUEIL DES DONNEES.........................................................................................49 I. Mthode quantitative : une analyse gnrale du SIRH au sein des PME. ..................................................49II. Mthode qualitative : une analyse plus minutieuse du SIRH au sein des PME. .......................................53III. La problmatique et les hypothses. ...........................................................................................................57

TROISIEME PARTIE : LANALYSE DES RESULTATS. ..............................................................................61CHAPITRE I : ANALYSE DE LORGANISATION DU SIRH AU SEIN DES PME. ......................................................62

I. Le portrait des entreprises qui ont rpondu cette enqute........................................................................62II. Le dploiement du SIRH au sein de ces entreprises. ...................................................................................67III. Profils types du SIRH des PME en fonction des tranches deffectif. ........................................................73

CHAPITRE II : UNE VISION PROFESSIONNELLE DU SIRH ....................................................................................77I. Les attentes des DRH par rapport aux objectifs du SIRH............................................................................ 77II. Des expriences diffrentes dans le domaine du SIRH. ..............................................................................81III. Du point de vue des diteurs........................................................................................................................81

CONCLUSION ........................................................................................................................................................... 85

BIBLIOGRAPHIE .....................................................................................................................................................87

ANNEXES.................................................................................................................................................................... 89GLOSSAIRE ............................................................................................................................................................... 93

TABLE DES ILLUSTRATIONS.............................................................................................................................96

TABLE DES MATIERES.........................................................................................................................................97

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Introduction

Aujourdhui, lensemble des entreprises*1, et ce quelles que soient leurs tailles, sont

dans une situation o la concurrence est de plus en plus importante. Ainsi, les termes de

profit et de rentabilit sont devenus des sujets importants et invitables. De plus, les

stratgies quelles avaient mises en place ne suffisent plus pour faire face aux volutions

subies par le march ainsi quaux nouvelles exigences de la demande qui sont plus pointues.

Devant ces volutions diverses, les entreprises ont d mettre en place de nouvelles stratgies

pour pouvoir rester rentables tout en gardant un avantage concurrentiel. Pour cela, elles vont

essayer de cumuler les atouts de leurs diffrents services en les faisant davantage collaborer.

Cest ce moment que le rle du service des ressources humaines (RH) va devenir de plus en

plus stratgique. En effet, lentreprise a besoin davoir une organisation plus flexible, cest

pour cela que les RH vont avoir pour objectif de combiner la satisfaction et la rentabilit. Les

RH vont devoir grer une importante masse d'informations en un temps de plus en plus

rduit.2

C'est pour cette raison qu partir des annes 1960, les RRH se sont intresss la possibilit

d'informatiser certaines tches ou activits de leurs fonctions, notamment celles qui sont

rptitives ou peu cratrices de valeurs ajoutes. Cette solution permettrait de librer du temps

pour les RRH, ces derniers pourraient alors passer plus de temps sur dautres tches dont la

valeur ajoute est plus importante.

La premire application* qui a t conue lintention du service des ressources humaines a

t la gestion de la paie dans les annes 1970-1980. Mais cette application a plutt t pense

pour de grandes entreprises, puisque au sein des Petites et Moyennes Entreprises (PME), la

gestion de la paie tait soit l'affaire du comptable ou du dirigeant soit gre par des sous-

traitants.3

Les nouvelles obligations rglementaires et la tendance la numrisation* vont

pousser de plus en plus dactivits RH leur informatisation. Cela va entraner la

modification des pratiques et des principes des RH.

1 Les termes suivis dun astrisque figurent dans le glossaire.2JUST, B.,Pas de DRH sans SIRH.

3Cercle SIRH,Le SIRH : Enjeux, projets et bonnes pratiques.

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Pour illustrer ce propos, nous pouvons prendre comme exemple la loi concernant les horaires

individualiss de 1973. Cette loi a permis de favoriser la mise en place dapplication de

gestion du temps.

Certaines fonctions vont mme tre dmatrialises, comme la dmarche du recrutement,

avec le passage du CV sur papier envoy par courrier postal qui rpondait une annonce du

journal, au profil public qui est diffus ouvertement sur Internet. Mais aussi le suivi de la

formation, le suivi des carrires et des comptences.

C'est partir de l, qu'intervient la notion de Systme d'Information des Ressources

Humaines (SIRH). C'est un outil qui va tre mis la disposition du service des RH et qui est

insr au sein du Systme d'Information (SI) de l'entreprise, do l'appellation SIRH . Le

fait de passer d'une gestion standard une gestion informatise va permettre de simplifier lagestion de l'entreprise (les activits des RH), d'avoir une vue plus globale mais aussi

dcloisonne. Cet outil va aussi permettre d'automatiser les procdures, mais aussi d'acclrer

les dlais ainsi que de faciliter la diffusion de l'information.1

Avec la loi de 1977 qui oblige les entreprises de plus de 300 salaris publier un bilan

social, la notion de SIRH va prendre toute son importance. Cette loi va permettre aux RRH de

se rendre compte de la ncessit de regrouper toutes les informations enregistres.

Notamment lorsquil faut renseigner les sept chapitres du bilan social (lemploi, la

rmunration, lhygine et la scurit, les conditions de travail, la formation, les relations

professionnelles et les conditions de vie dans lentreprise).

La base de donne tant de plus en plus riche en informations, les RRH vont se rendre

compte que le SIRH ne permet pas seulement un gain de productivit et laugmentation de la

fiabilit des donnes, mais il va leur montrer quil peut devenir une aide lors de la prise de

dcisions et permettre lanticipation de certaines situations ou consquences lies auxdcisions prises.

Certes ce systme d'information apporte beaucoup l'entreprise, mais il n'est pas sans

risque et complication. Il n'est pas toujours bien peru par les employs, dans certains cas, les

employs pensent qu'ils vont devoir subir ce SI. Face au SIRH, ils vont devoir apprendre de

nouvelles choses, des nouvelles manires de faire, une nouvelle gestion, ce qui n'est pas

toujours accept de tous.

1GILLET, M., GILLET, P., SIRH : Systme d'information des ressources humaines.

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Ce qui n'est pas le cas pour les nouvelles gnrations, que l'on appelle les digital natives*

(gnration ne la fin du XXme sicle et dbut du XXIme), puisqu'ils sont ns dans cet

environnement. Ils n'ont donc aucune difficult face cette informatisation gnrale.

Le service des ressources humaines va devoir grer ces deux personnalits au sein de

l'entreprise, en accordant des formations pour certain, et en utilisant les savoirs sur

l'informatique des autres.

Mais face aux diffrentes volutions subies par le SIRH, comme la rvolution du

Software as a Service* (SaaS), on peut se demander si le SIRH ne tend pas se

dvelopper au sein des PME pour former une nouvelle rvolution ? Cest ce que Jean-Marc

SATTA nomme La rvolution silencieuse des SIRH 2.0 1. Ce mmoire a donc pour

objectif de montrer que cet outil de SIRH commence avoir autant d'importance dans toutesles entreprises. Mais que ce dernier est propre chaque entreprise puisqu'il dpend de sa

taille, de sa structure ainsi que de ses besoins. Nous essayerons donc de comprendre cette

tendance.

En premier lieu, nous aborderons ce mmoire par la revue de littrature dans laquelle

nous dfinirons les termes et notions ncessaires pour pouvoir comprendre le concept de

SIRH. Ensuite, nous nous intresserons plus particulirement l'volution du domaine des

ressources humaines pour pouvoir par la suite tudier l'volution ainsi que la composition et

le fonctionnement du SIRH.

En second lieu, nous verrons lexplication du choix du sujet, le choix de lchantillon ainsi

que la mthodologie utilise pour le recueil des donnes. Nous verrons la ralisation du

questionnaire qui servira effectuer une analyse gnrale du SIRH au sein de plusieurs

entreprises. Ainsi, que la ralisation du guide d'entretien pour pouvoir raliser une analyse

plus minutieuse de ce dernier.

En dernier lieu, nous nous intresserons lanalyse des rsultats empiriques. Nous aborderons

dans un premier temps, lanalyse des questionnaires remplis pour pouvoir mettre en place des

profils type en fonction des effectifs. Ensuite, nous recourrons une analyse des entretiens

pour obtenir une vision plus professionnelle du SIRH.

1SATTA, J-M.,Ressources Humaines : La rvolution silencieuse des SIRH 2.0.

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Premire partie :La revue de littrature.

Cette premire partie prsente une vue densemble de la littrature thorique sur

le Systme dInformation* des Ressources Humaines.

Un premier chapitre aura pour but de dfinir les principaux concepts de ce

travail de recherche. Nous tenterons, dans une premire sous partie, de dfinir le

concept de systme dinformation (SI) ce qui nous permettra par la suite de mieux

comprendre la notion de systme dinformation des ressources humaines* (SIRH). Puis,

dans une deuxime sous partie, nous tudierons lvolution de la fonction des ressources

humaines (RH).

Dans un second chapitre, nous nous intresserons au dploiement du SIRH au

sein du SI. Dans une premire sous partie, nous montrerons les diffrentes grandes

tapes de lvolution du SIRH. Puis en deuxime sous partie, nous tudierons le

fonctionnement de ce dernier.

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Chapitre I :Les bases pour comprendre la notion de SIRH.

Dans ce chapitre, nous expliquerons le concept de Systme d'Information, cette

notion tant la base du terme de systme dinformation des ressources humaines. De

plus, on ne peut retracer l'histoire du SIRH sans avoir tout d'abord abord l'histoire et

l'volution des ressources humaines. Cest pour cela que nous tudierons le passage de la

fonction personnel la fonction des ressources humaines.

I. Le concept de Systme d'Information (SI).

Le SI est une notion qui peut paratre abstraite, nous allons donc proposer unedfinition complte et claire. Pour cela, nous dfinirons sparment les deux termes qui

composent le concept : information et systme . Puis, nous analyserons son mode de

fonctionnement afin de comprendre rellement son utilit.

1. Dfinitions des termes Information et Systme.

a. Linformation au cur de ce concept.

Selon LAUDON K. et LAUDON L., le terme information recouvre les donnes qui

sont prsentes sous une forme utile et utilisable par les personnes 1.

Pour Jacques ARSAC 2, une information est une formule crite susceptible

dapporter une connaissance. Elle est distincte de cette connaissance. . Les informations

nous permettent donc de complter nos connaissances sur des vnements, des personnes ou

des objets. Elles peuvent exister sous plusieurs formes : crites, picturales, orales ou sonores

voire tactiles ou olfactives. En informatique, cette information est galement appeler

donne . Elle va tre conserve, traite ou transmise l'aide d'un support.

Pour quune information soit fonctionnelle, il faut quelle soit utilisable et de qualit.

Pour sen assurer, elle doit remplir trois conditions3 : la dimension temporelle, le contenu et la

forme.

1LAUDON, K., et LAUDON, J.,Management des systmes dinformation, p. 14.2

ANGOT, H.,Systme dinformation de lentreprise.3OBRIEN, J.,Les systmes dinformation de gestion.

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-La dimension temporelle : linformation doit tre rgulirement mise jour et surtout tre

accessible et disponible tout moment.

-Le contenu : linformation doit tre fiable, exacte et prcise. Elle doit provenir de sources

sres et vrifies. Elle doit aussi tre pertinente, adapte et utile.

-La forme : Linformation doit tre claire. Son organisation doit permettre sa bonne

comprhension. Cette condition a t facilite grce aux nouvelles technologies de

linformation en permettant de les prsenter sous des formes et supports varis.

Linformation au sein dune entreprise possde de multiples sources. Elles peuvent

tre internes comme les documents comptables et financiers, les documents sociaux, les notes

de services, les informations concernant les salaris ou bien externe comme les mdias, les

factures, la publicit, les lettres. Linformation est donc considre comme un outil decommunication externe et interne, elle est trs importante au sein des entreprises.

Linformation permet d'assurer la coordination des diffrents services qui composent

l'entreprise. Elle contribue ainsi la cohsion sociale. Les entreprises doivent donc mettre en

place des moyens qui vont lui permettre une bonne gestion de la masse dinformations qui

circule en son sein.

b. Quest ce quun systme ?

Nous venons de voir que les entreprises ont une multitude dinformations grer et

quelles doivent mettre en place ce que lon appelle un systme dinformation. Mais quest-ce

quun systme ? Pour Jean-Louis Le Moigne 1 un systme, cest :

-Quelque chose : un objet ralisableappartenant au monde rel, et non une ide.

-Dans quelque chose : Le systme va interagir avec son environnement. On ne peut pas se

concentrer sur une seule chose, il faut prendre en compte toutes les interactions.

-Pour quelque chose : Il faut connatre la finalit poursuivie par l'organisation : recherched'un profit ou un service rendre.

-Fait quelque chose : L'activit de l'organisation va l'amener sa finalit. Pour cela, il faut

que l'activit cre de la valeur ajoute. Le facteur de cration de valeur est l'humain.

-Par quelque chose : Pour que l'homme soit performant, il faut structurer les actions des

acteurs et faire circuler les flux ncessaires ces actions.

1GILLET, M., GILLET, P.,SIRH : Systme d'information des ressources humaines.

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-Qui se transforme dans le temps : L'action de cration de valeur ajoute volue,

notamment parce que c'est un processus* de transformation de ressources.

Pour dfinir un systme, on peut aussi sappuyer sur la thorie gnrale de Ludwig

VON BERTALANFFY. Pour lui, ce sont quatre concepts qui dfinissent ce terme.1 :

-Linteraction (ou linterrelation) : Selon Edgar Morin, les interactions "sont des actions

rciproques modifiant le comportement ou la nature des lments, corps, objets,

phnomnes en prsence ou en influence."

-La totalit (ou la globalit) : Un systme est un ensemble dlments, mais ce nest pas que

cela, les relations entre les donnes doivent aussi tre prise en compte.

-Lorganisation : Lorganisation est le processus dans lequel les informations vont se

regrouper, sassembler et former une structure.-La complexit : La complexit dun systme correspond trois facteurs : le degr lev

dorganisation, lincertitude de son environnement et la difficult ou limpossibilit

didentifier tous les lments et de comprendre toutes les relations en jeu.

2. Le systme dinformation.

Selon LAUDON K. et LAUDON L., un systme dinformation peut tre de diffrents

types2 :

-Manuel : cest--dire quil repose sur lutilisation du papier et du crayon,

-Parallle : ceci reprsente le bouche oreille,

-Informatis : le SI repose sur des technologies informatiques, des logiciels et du matriel.

Lorsque nous parlerons de systme dinformation au cours de ce mmoire, nous ferons

rfrence ce dernier type de systme : le systme dinformation informatis.

a. Dfinition du systme dinformation.

On pourrait donc penser quun systme dinformation reprsente un ensemble

dinformations, mais cest un peu plus compliqu puisque ce dernier est reprsent comme la

deuxime dorsale nerveuse aprs les hommes au sein dune entreprise.

1

VON BERTALANFFY, L.,Thorie gnrale des systmes.2LAUDON, K., et LAUDON, J.,Management des systmes dinformation.

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Lorsque le cycle conomique dune entreprise est ralenti ou mme arrt, le

gestionnaire de lentreprise va chercher trouver do viennent ces ralentissements (sous-

payer ou sur payer les salaris, ne pas bien le grer, le former ou bien le motiver, etc.),. Une

fois les problmes trouvs, il lui faut organiser des moyens pour tre inform en temps rel de

ltat davancement sur la rsolution de ces derniers : cest ce qui va constituer le systme

dinformation.

Le schma 1 ci-dessous reprsente un SI dune entreprise.

Reprsentation schmatise dun systme dinformation dune entreprise.

1ANGOT, H.,Systme dinformation de lentreprise.

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La dfinition de LAUDON K. et LAUDON L. du systme dinformation est la

suivante : un systme dinformation est un ensemble de composantes interrelies qui

recueillent de linformation, la traitent, la stockent et la diffusent afin daider la prise de

dcision, la coordination et au contrle au sein de lorganisation 1.

Robert REIX2 sest inspir des thories de management pour donner sa propre

dfinition de systme dinformation : Ensemble organis de ressources : matriel, logiciel,

personnel, donnes, procdures permettant dacqurir, de traiter, de stocker des

informations (sous forme de donne, textes, images, sons, etc.) dans et entre des

organisations . Selon lui, le but dun systme dinformation est d Apporter un soutien aux

processus de travail dans lorganisation selon trois modalits principales : fournir de

linformation, assister le travail humain et automatiser le travail . Il ne faut pas penserquun systme dinformation ne soit quun systme informatique, mais cest tout systme qui

va permet de raliser des processus de collecte, mais aussi de mmorisation et de traitement

de linformation.

Le SI est donc un rseau complexe de relations structures o interviennent des

hommes, des machines et des procdures, qui a pour objet dengendrer des flux ordonns

dinformations pertinentes, provenant de sources internes et externes lentreprise et

destines servir de base aux dcisions 3. Un SI se compose des ressources dune

organisation qui vont servir rcolter, structurer, saisir et stocker des donnes, pour, par la

suite, transformer ces donnes en informations utilisables et les transmettre, les communiquer

aux utilisateurs ou de les diffuser au sein de lorganisme sous une forme adapte.

Un systme dinformation ne doit pas tre confondu avec un systme informatique qui

lui est compos dordinateurs, de programmes, de logiciels au sein dune entreprise.

La mission du systme dinformation est de grer les informations oprationnelles etdcisionnelles et donc de faciliter lchange de ces informations entre les diffrents acteurs de

lentreprise. Il vhicule linformation au sein des organismes.

1LAUDON K. et LAUDON L.Management des systmes dinformation p.13.2

REIX, R., Systmes dinformation et management des organisations.3ANGOT, H.,Systme dinformation de lentreprise.

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b. Le fonctionnement du SI.

Le SI est en quelque sorte la mmoire de lentreprise. Selon lapproche systmique*1,

lentreprise peut se dcomposer en trois sous-systmes qui sont en perptuelle interaction 2 :

-le systme doprations (modules oprationnels* MO) : Cest l o seffectuent les

processus de production (actions pour la transformation de ressources en produits ou

services).

-le systme de dcision ou de pilotage (modules pilotes* MP) : Cest ce systme qui

exerce un contrle, une rgulation, dcision pour assurer la cohrence entre objectifs et les

actions.

-le systme dinformation (SI) : Cest l'interface entre les modules pilotes et les modulesoprationnels. Il enregistre, mmorise et traite les informations en provenance des MO, afin

dinformer les MP. Ces derniers vont utiliser ces informations pour prendre des dcisions

daction. Enfin, le SI renvoie ces dcisions aux MO. Voir le schma ci-dessous 3.

Le fonctionnement dun SI.

1GILLET, M., GILLET, P.,SIRH : Systme d'information des ressources humaines,p. 3-10 : Les fondementspistmologiques de la notion de systmique.2 Cours de Gestion des Processus et de la Qualit (GPQ).3

GILLET, M., GILLET, P., SIRH : Systme d'information des ressources humaines, p.16 : Un systme estcompos de trois types dlments.

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De quoi est compos un systme dinformation ?1

Dinformations bien sr ! Toutes les informations de toutes les formes font partie du SI. Pour

traiter et utiliser ces informations, il faut des moyens humains. Ces moyens humains sont

composs de l'ensemble des personnes qui vont recevoir, manipuler et mettre de

l'information. Mais les moyens humains ne sont pas les seuls, des moyens matriels constitus

de lensemble des machines vont permettre lensemble des manipulations. ceci va sajouter

les mthodes qui correspondent lensemble des outils de travail et des rgles.

Quels sont les principaux rles du systme dinformation ?2

1. Le Si est une aide pour la prise de dcision : Le SI permet aux responsables dobtenir les

informations qui leur sont ncessaires pour les prises de dcision. Ils vont pouvoir tudier plus

facilement les consquences possibles de leurs dcisions. Le SI va aussi permettred'automatiser certaines dcisions.

2. Le SI est un outil de contrle de lvolution de l'organisation : Le SI va permettre de

dtecter des dysfonctionnements internes ou des situations anormales. Pour que cet outil soit

oprationnel, le SI doit tre la mmoire collective de l'organisation cela en gardant

constamment une trace de chaque information.

3. Le SI est un outil de coordination des diffrentes activits de l'entreprise : Le SI va

aussi fournir des informations sur le prsent, elles seront les mmes pour lensemble desservices et seront mises jour rgulirement. Tout le monde est inform de la mme manire

selon son accs aux informations.

c. Des fonctions spcifiques pour chaque domaine du SI.

Aux principaux rles dvelopps ci-dessus, ont t ajoutes de nouvelles fonctions qui

ont largi et modifi la structure. Cela a t permis grce trois phnomnes : la

dmatrialisation*, lexigence pour la qualit et lmergence de structures informationnellesvirtuelles3. Pour illustrer cette partie, nous allons prendre lexemple de quatre systmes

fonctionnels 4 : la gestion commerciale et le marketing, la gestion de production, la gestion

comptable et financire et la gestion des ressources humaines. Nous nous attarderons sur le

dernier systme puisque cest celui-ci qui est utilis tout au long de ce mmoire.

1GILLET, M., GILLET, P.,SIRH : Systme d'information des ressources humaines.2Cercle SIRH,Le SIRH : Enjeux, projets et bonnes pratiques.3

GRENIER, C., MOINE, C., Construire le systme dinformation de lentreprise,p. 166.4REIX, R.,Systmes dinformation et management des organisations.

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Les premiers SI qui ont t dvelopps et rpandus dans les entreprises ont t les

systmes dinformations comptables et financiers. Ils ont permis dautomatiser des tches

rptitives mais aussi de les simplifier tout en respectant les lois, rgles et procdures.

Ensuite, on retrouve la gestion de la production. Pour grer la production, lentreprise

a besoin de lensemble des informations, cest--dire quelle va devoir traiter une masse

importante dinformation et cela va prendre du temps. Cest pour cela que les SI se sont

orients vers la production.

Puis, il y a la gestion commerciale et marketing. Cest une activit essentielle et vitale

pour toutes les organisations. Lutilisation des nouvelles technologies de linformation a

permis de faire voluer rapidement cette gestion. Comme nous avons pu le voir avec le

dveloppement de lInternet qui a modifi la relation client / entreprise en permettant le

commerce lectronique.

Enfin, nous retrouvons la gestion des ressources humaines, ce qui nous intresses plus

particulirement dans notre recherche. Lautomatisation a commenc avec celle de la paie. Le

systme dinformation ddi aux ressources humaines est articul autour de trois grands

thmes : la gestion de lemploi comme le recrutement et lembauche, la gestion de la

rmunration avec les politiques de rmunration et le contrle des charges et la gestion de lavalorisation des individus comme la politique de promotion, la gestion des carrires.

Les technologies de linformation ont un impact potentiel sur la stratgie, la

structure mais aussi sur le fonctionnement de lentreprise. Mais pour que cet impact soit

favorable cette dernire, ces technologies doivent tre matrises et utilises

correctement, puisque ces dernires ne font pas tout, mais que ce sont bien les

diffrentes utilisations qui en font un atout.1 Les ressources humaines vont donc avoir

un important rle au sein du SIRH. Mais que reprsente le domaine des ressources

humaines ?

1GRENIER, C., MOINE, C.,Construire le systme dinformation de lentreprise,page 21-26.

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II. Le concept de la fonction RH.

On ne peut pas comprendre la notion de SIRH sans avoir auparavant dfinit le terme

de ressources humaines. C'est pour cela, que nous allons effectuer un point sur les diffrentes

mutations qu'a pu connatre le domaine des RH1. Ces diffrentes tapes de l'histoire vont nous

aider mieux comprendre pourquoi il y a eu une ncessit d'automatiser certaines tches de

RH, puisque selon D. Ulrich (2000), Pour dvelopper des activits forte valeur ajoute,

les RH doivent ncessairement passer par une gestion efficiente, automatise et par une

instrumentalisation des processus 2.

Nous donnerons la dfinition ainsi que les missions de cette fonction. Puis, nous

analyserons les facteurs principaux de cette volution et donc du passage de la fonction du

personnel la fonction de Ressources Humaines.

1. Le terme de ressources humaines.

La gestion des ressources humaines est une discipline assez rcente. Elle est la

dernire fonction ne des grandes fonctions de l'entreprise aprs la production, la finance et le

marketing.

D'aprs Jean-Marc LE GALL, la DRH est une fonction de l'entreprise qui vise

rgir, obtenir une adquation efficace et maintenue dans le temps entre ses ressources (ses

salaris) et ses emplois, en termes d'effectifs, de qualifications et de motivation. Elle a pour

objet l'optimisation continue des comptences au service de la stratgie de l'entreprise, dans

la dfinition de laquelle elle intervient 3. Le terme de gestion des ressources humaines

englobe donc la gestion des relations individuelles de travail et des relations collectives de

travail, et cela avec l'ensemble des salaris, des groupes de salaris et des organisations les

reprsentants.

1JUST, B.,Pas de DRH sans SIRH, p.17-29.2 Article de BAZIN, A ., Nouvelles technologies et technologies mobiles : un levier de la performanceorganisationnelle et de dveloppement du domaine RH/e-RH ? .3 http://www.cerclerh.com.

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Patrick ROUSSEL1 donne une autre dfinition qui est la suivante : La G.R.H. est

lensemble des activits qui visent dvelopper lefficacit collective des personnes qui

travaillent pour lentreprise. Lefficacit tant la mesure dans laquelle les objectifs sont

atteints, la G.R.H. aura pour mission de conduire le dveloppement des R.H. en vue de la

ralisation des objectifs de lentreprise. La G.R.H. dfinit les stratgies et les moyens en RH,

les modes de fonctionnement organisationnel et la logistique de soutien afin de dvelopper les

comptences ncessaires pour atteindre les objectifs de lentreprise. . Pour lui, la GRH est

donc une fonction, qui grce plusieurs actions et outils, va aider les employs tre plus

efficaces dans le dessein datteindre, dans les meilleures conditions, les objectifs fixs par

lentreprise.

2. volution de la fonction : le passage de la fonction personnel la fonctionRH.

La fonction RH a connu beaucoup de mutations depuis son apparition. De plus, cette

dernire n'a pas toujours t nomme ainsi. ces dbuts, on parlait plutt dune fonction

personnel et non de fonction RH. Pour comprendre ce passage, nous allons tudier les

diffrentes tapes de cette volution. On peut la scinder en sept grandes priodes2.

a. La fonction personnel.

Durant la premire priode, cest--dire de 1870 jusqu'au dbut XXme sicle, il n'y

avait pas de fonction personnel, du moins, elle n'tait pas formalise comme telle.

En 1916, lorsque H. FAYOL nonce, ce qui est pour lui, les six grandes fonctions de

lentreprise, il ne mentionne pas la fonction personnel3. Ceci notamment par le fait, qu'il

existe peu d'entreprise dont la taille ncessiterait la mise en place de cette fonction. Dans les

entreprises, le contrematre soccupait lui-mme de recruter les personnes et les formait de

manire simple. La direction ou bien le patron dans les plus petites entreprises soccupait de

la gestion de la paie et de la comptabilit. Ce dernier pouvait tre aid par un comptable ou

une secrtaire.

1 Patrice ROUSSEL est coordinateur de lquipe de recherche au LIRHE, Laboratoire Interdisciplinaire derecherche sur les Ressources Humaines et lEmploi, cr en 1995.2

JUST, B.,Pas de DRH sans SIRH, page 17 21 : La GRH au fil du temps.3 Article de GUERIN, F., La professionnalisation de la fonction RH .

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C'est lors de la deuxime phase, durant la Premire Guerre Mondiale, que le terme de

fonction personnel va rellement apparatre. Les mauvaises attitudes des contrematres et des

responsables dans la gestion des hommes, le manque dorganisation, ainsi que les nombreux

actes de violence sur les lieux de travail vont tre lorigine de multiples dysfonctionnements

et dune baisse de la productivit. cela sajoutent des mouvements de rforme du courant de

lOrganisation Scientifique du Travail et de lcole des relations humaines. Tout cela va avoir

pour consquences la modernisation de lorganisation du travail ainsi que la formalisation des

mthodes de gestion du personnel. Cest partir de l que la fonction personnel commence

natre.

la fin de la Premire Guerre Mondiale, la rglementation sociale va voluer avec la

naissance de la ngociation collective et de la cration de l'assurance sociale. C'est aussidurant cette troisime priode, que de nouveaux besoins dans le domaine de la gestion

personnel vont se faire sentir notamment au niveau de la formation, de l'apprentissage et du

recrutement.

Lors de la quatrime phase situe entre la fin de la Premire Guerre Mondiale et le

dbut de la Seconde, les entreprises sont confrontes de nombreux problmes sociaux et

humains avec des vagues de grve. Au mme moment, un renforcement syndical va

s'effectuer avec la cration des congs pays, de la semaine de 40 heures et de la mise en

place de conventions collectives. Les premiers services du personnel commencent se

structurer, on assiste alors lmergence dune fonction autonome.

Les services du bien tre se transforment en service du personnel avec les missions

dadministrer les droits des salaris, de rgler les problmes de rmunration, de slection, de

formation, dvaluation et de communication avec les syndicats. Cette fonction de personnel

gre la main d'uvre comme une variable d'adaptation dont le cot doit tre minimum.

On est encore trs loin de la notion de ressources humaines. La dimension humaine s'efface

devant l'objectif prioritaire que constitue l'optimisation de la production.

Les 30 Glorieuses reprsentent la cinquime phase. Ces dernires vont tre source de

nouveauts aussi bien par de nouveaux textes de loi que par une nouvelle organisation du

travail. Du ct de la rglementation, il y a la cration du comit d'entreprise, la possibilit

d'lire des dlgus du personnel, la mise en place de la Scurit Sociale ainsi que la cration

des ASSEDIC. Mais aussi des textes sur la libert de ngocier les salaires et le SMIG, le droit

une 3me semaine de congs pays.

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Du ct travail, une certaine organisation va commencer se mettre en place. On va essayer

de simplifier certaines taches en appliquant de nouvelles mthodes. Le fonction personnel va

voir se professionnaliser la fonction de directeur du personnel.

C'est partir de 1960, que la faon de penser va fortement voluer et va entraner

l'apparition d'ides de rformes de l'entreprise. Cette volution de la pense a pour cause le

meilleur niveau de qualification, mais aussi le fait que la scurit de l'emploi ne suffit plus, il

y a une volont en matire de satisfaction du travail. Cette sixime priode est marque par

les vnements de mai 1968.

La septime et dernire priode connat un ralentissement de la croissance mais aussi

un fort dveloppement de la concurrence internationale et des mutations technologiques.

Durant cette priode, la loi continue de s'enrichir (le bilan social, amnagement du temps de

travail, loi Auroux) et va commencer complexifier les diffrentes dmarches que doivent

suivre les directeurs du personnel. Les entreprises sont encourages avoir une productivit

maximale ainsi qu la rduction de leurs cots de production. Mais linfluence du modle

japonais se fait sentir notamment par le dveloppement de la dmarche participative, la

dcentralisation des dcisions, lautonomisation, la responsabilisation (culture dentreprise,

intressement et participation) et les 5 zros (dfaut, dlai, stock, panne, papier) o

lhomme occupe un rle central. Lhomme devient alors un potentiel mobiliser. Cest ce

moment que la fonction personnel laisse la place la fonction ressources humaines et se

dcentralise auprs des acteurs de terrain, les managers. La fonction RH va alors voir le

primtre de ces actions s'largir, elle va donc devoir tre de plus en plus stratgique pour

faire fasse toutes ces volutions.

b. La fonction RH.

Depuis lmergence de la fonction des ressources humaines, cette dernire na cess

de saffirmer comme une fonction stratgique . Ainsi BESSEYRE des HORTS (1987) dit

que la fonction [RH] elle-mme devient majeure et acquiert le statut de grande fonction

stratgique . Pour PERETTI, les DRH se retrouvent sur trois priorits : partage de la

fonction ressources humaines, implication stratgique [] et renforcement de son

professionnalisme .1

1 Article de GUERIN, F., La professionnalisation de la fonction RH .

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Les actions d'investissement dans les hommes menes par les responsables RH doivent

converger vers les objectifs de l'entreprise et de chacune des directions oprationnelles. Par

consquent, cette fonction est loin d'tre rduite un centre de cot. La fonction RH doit

veiller la bonne cohrence entre les objectifs RH et ceux de lentreprise, elle doit dfinir des

indicateurs et les suivre pour mettre en place, si besoin, des plans dactions appropris. Les

objectifs des RH visent la stratgie globale de lentreprise et les processus RH.

Selon Jean-Marie PERETTI, la fonction RH se trouve investie de quatre missions1 :

-Administrer efficacement, en optimisant ses propres processus, cest--dire diminuer les

cots de fonctionnement de sa fonction en mettant en place une organisation dcentralise

de la fonction RH et une responsabilisation.

-Dvelopper la motivation* et limplication des salaris, en assurant la prsence et lagestion individualise des comptences.

-tre un agent du changement. Il sagit dencourager les comportements nouveaux grce

la formation et certains programmes de mobilisation tels que de nouvelles modalits de

travail ou la rmunration.

-tre un partenaire stratgique, cest--dire tre habile dans lanalyse et le traitement des

donnes sociales, en disposant doutils lui permettant dapprcier limpact humain. La

stratgie pour Laurent BELANGER est : un processus de formulation et de mise en oeuvredes moyens appropris en vue datteindre les objectifs dune entreprise et de raliser sa

mission dans un environnement difficilement prvisible et concurrentiel .2 Le DRH doit

participer la dfinition de la stratgie de son entreprise et doit veiller la prise en compte

en amont des consquences RH des dcisions prises.

Pour faire face l'largissement de son primtre d'actions et aux volutions

rapides des lois, la fonction RH a un nouveau besoin important celui de la flexibilit.

Cest ce moment que le SIRH va natre. Il va contribuer loptimisation de la fonction

RH. Il va permettre de dcentraliser certaines activits RH, et dexternaliser auprs de

prestataires spcialiss les activits non stratgiques, permettant alors la DRH de se

recentrer sur les activits cratrices de valeurs ajoutes.

1PERETTI, J-M.,Gestion des Ressources Humaines.2BELANGER, L., PETIT, A.,Gestion stratgique et oprationnelle des ressources humaines.

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Chapitre II :Le dploiement du SIRH au sein du SI.

Ayant vu les bases, nous allons pouvoir aborder l'volution et le dploiement du

SIRH au sein du SI. Nous verrons dans ce chapitre, l'intgration de l'informatisation au

sein du domaine RH. Ceci va permettre la naissance du SIRH. Ensuite, nous

analyserons la position du SIRH au sein du SI. Enfin, nous expliquerons le

fonctionnement du SIRH en expliquant que le SIRH est un systme composantes

multiples.

I. Quest ce quun SIRH ?

Comme nous venons de le voir la GRH a toujours exist mme si elle na pas toujours

t formalise. Ce domaine RH a normment volu, et l'informatique va venir s'intgrer

dans ces volutions. On peut s'apercevoir que cette intgration s'est effectue en 4 grande

phases. Commenons par dfinir la notion de SIRH.

1. Dfinition et positionnement du SIRH au sein du SI.

Il nexiste pas une seule et bonne dfinition du systme dinformation des ressourceshumaines, cest pour cela que nous allons en tudier plusieurs pour russir formuler notre

propre dfinition du SIRH.

Tout dabord, la dfinition de SIRH propose par Bernard JUST1 qui est la suivante :

cest un systme informatique pouvant tre constitu de diffrents logiciels htroclites

communiquant entre eux par des interfaces techniques leur permettant dchanger des

donnes. Il est parfois constitu dun unique systme, on parle alors dERP (Entreprise

Resource Planning) ou de PGI (Progiciel de Gestion Intgre). Dans ce cas, les avantages

sont multiples : il ny a pas dinterface et les informations plus simples restituer et

consolider.

Cette dfinition ressemble fortement la dfinition donne prcdemment dun systme

dinformation.

1JUST, B.,Pas de DRH sans SIRH.

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Pour introduire la notion de ressources humaines cette dfinition, nous pouvons la

complter par la dfinition propose par Bernard MERCK1 : un SIRH est un ensemble de

logiciels plus ou moins interconnects qui permettent dassurer, de faon cohrente,

diffrents actes administratifs et des oprations de gestion appliques aux RH . Cette

dfinition introduit la notion de ressources humaines et montre quil y a un lien entre

linformatisation, cest--dire un ensemble de logiciels et les ressources humaines, et la

gestion ddie aux ressources humaines. Ce systme en mettant en relation les actes

administratifs et la gestion des RH se met au service du domaine des RH.

La premire dfinition introduit la notion de systme, et la seconde la notion de

ressources humaines, mais ces dfinitions nvoquent pas rellement la notion dinformation.

La dfinition de Tanenbaum (1990)2 introduit cette notion dinformation et dfinit le SIRHcomme an HRIS as a system that will acquire, store, manipulate, analyze, retrieve, and

distribute information about an organizations human resources cest--dire un systme

permettant d'acqurir, de stocker, de manipuler, d'analyser, d'extraire et de distribuer des

informations pertinentes au regard des ressources humaines d'une organisation .

Nous pouvons donc rsumer la dfinition dun systme dinformation des ressources

humaines comme un ensemble de programmes ou dapplications informatiques permettant

dautomatiser les diffrents processus qui composent la gestion des ressources humaines. Ce

dernier couvre donc lensemble du domaine des RH. Le SIRH va avoir pour objectif daider

le service des ressources humaines dans leur travail au quotidien. Notamment puisquil a

permis dautomatiser des tches administratives qui taient rptitives cest--dire la gestion

de la paie, la gestion administrative, la gestion des temps, la formation, etc, que nous

dvelopperons dans une autre partie.

2. Informatisation du domaine des Ressources Humaines.

Les mutations technologiques ont eu pour effet de dplacer le coeur de mtier des RH.

Avant, la paie et l'administration constituaient l'essentiel de leurs activits. Aujourd'hui, le

coeur de mtier a bascul vers des activits d'accompagnement des salaris : recrutement,

volution des comptences et des carrires, SIRH.

1MERCK, B.,Equipes RH, acteur de la stratgie : Le-RH : mode ou rvolution ?2 Dfinition trouve dans le mmoire suivant :Le Systme dInformation des Ressources Humaines : un atout

pour loptimisation de la GRH au service de lentreprise.

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Un DRH sans ces outils est comme un financier sans ordinateur et sans calculette. On est,

prsent, e-DRH ou on n'est pas .1 Le RRH accompagne les managers et les salaris sur les

questions de recrutement, de formation, d'volution de carrire et dispose d'outils dsormais

informatiss tels que les rfrentiels et les bases de donnes. Dans un grand groupe, il peut,

ainsi, travailler avec les mmes rfrences que celles de ses interlocuteurs des diffrents sites

gographiques.

Nous allons donc voir prsent les diffrentes tapes qui ont permis linformatisation

du domaine des ressources humaines et cela en nous appuyant sur lanalyse de Bernard

JUST2.

a. L'age de pierre : le progiciel* de paie.

partir de la fin des annes 1960, un grand changement va s'effectuer et d'importantes

consquences vont avoir lieu dans plusieurs domaines : c'est le passage de la mcanographie

l'ordinateur.

Durant cette priode, ce sont les informaticiens qui vont tre en position dominante puisque

ce sont les seuls avoir de bonnes connaissances techniques.

Pendant les annes 1970-1980, cette connaissance informatique va se rpandre. Les

utilisateurs vont commencer s'intresser de plus prs ce domaine et vont commencer

demander aux informaticiens de nouvelles applications de plus en plus pointues, et

dveloppes. Les informaticiens sont dbords par toutes les demandes aussi varies que le

nombre d'utilisateurs.

Ils doivent donc traiter les demandes une part une, ces derniers ne peuvent tenir ce rythme trs

longtemps. Ils vont donc rflchir une nouvelle manire de concevoir ces applications.

Ils proposent alors un nouveau systme et crent une application unique en offrant aux

utilisateurs un accs partiel aux paramtres. Certes les fonctions paramtrables sont rduites,

mais elles ne ncessitent pas de possder de comptences informatiques particulires,

l'utilisateur va donc pouvoir rgler l'application de ces propres mains et l'ajuster comme il le

souhaite.

1

Article Aujourd'hui, on est e-DRH ou on n'est pas , Entreprise & Carrires, du 12 au 18 fvrier 2008.2JUST, B.,Pas de DRH sans SIRH.

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C'est ce moment que le premier package* de paie va faire ses dbuts. cette

poque, le terme de progiciel n'est pas encore utilis. Ce package de paie va permettre

d'effectuer toutes les fonctions standards de la paie, cest--dire permettre de calculer et diter

le bulletin de paie ainsi que les dclarations.

On peut alors se demander pourquoi cette technique est apparue, tant donn que cette

pratique lorsqu'elle est effectue en interne est lourde mettre en place et trs coteuse alors

que les solutions standardises en externe n'ont pas ces inconvnients.

Le systme de gestion du personnel dont disposent les entreprises, assure en interne la

gestion de la paie. On peut donc considrer ce systme de systme mono-processus puisqu'il

ne permet que le traitement de la paie.

Mais face ceci, les DRH ne se sentent pas l'aise, n'ayant que de faibles connaissancesinformatiques, ils vont donc se reposer en grande partie sur la direction d'information ou bien

d'informatique, c'est--dire celui qui est responsable des infrastructures informatiques.

Puis, une nouvelle problmatique va progressivement apparatre, notamment avec la monte

du temps partiel et la mise en place de nouvelles mesures gouvernementales (rduction des

charges patronales, nouvelle contribution, nouveaux types de contrats) ainsi que l'instauration

de nouvelles lois sur le systme de la paie, de nouvelles informations vont apparatre sur le

bulletin de paie. Tout cela va remettre en cause une partie du fonctionnement du package depaie. Ce dernier va devenir de plus en plus complexe. Les utilisateurs vont ressentir une

insuffisance par rapport ce logiciel face une rglementation de plus en plus prcise.

b. L'age de bronze : les progiciels RH.

Jusquaux annes 1990, les entreprises, comme nous lavons dcrit dans lge de

pierre, disposaient dun systme de gestion du personnel mono-processus qui assurait

simplement le traitement de la paie. Les DRH ne se sentent pas laise avec cette cultureinformatique et sen remettent la DSI*. En parallle cela, de nouvelles problmatiques

vont se poser : la monte du temps partiel, des mesures gouvernementales vont faire voluer

et complexifier la gestion de la paie.

Ces insuffisances vont vite tre pares par les propositions de nouvelles versions du

systme de gestion. Les diteurs* vont en profiter pour proposer des logiciels plus complets

en y intgrant de nouvelles fonctionnalits comme la gestion du temps* et de la formation. De

plus les DRH commencent obtenir une meilleure connaissance de l'informatique ainsiqu'une certaine autonomie.

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Nous pouvons donc schmatiser le SIRH, durant les annes 1990, de cette manire :

Schma dun SIRH en 19901.

La paie est la fonction la plus dveloppe, toutes les dmarches sont presque toutes

automatises. ceci, les diteurs y ont intgr la gestion du temps. Ce processus a t pens

de manire ce que le progiciel puisse suivre les volutions de la loi. Le moteur du SIRH est

le processus de la gestion administrative. Ce progiciel intgre aussi la gestion de formation.

c. L'age de fer : le SIRH.

partir des annes 2000, de nouveaux facteurs viennent rvolutionner le monde des

SIRH, comme assurer l'employabilit, ainsi que la difficult du recrutement.Les processus vont tre de plus en plus nombreux et vont venir complter ces progiciels tels

que le poste, emploi, comptence, entretien et valuation, carrire, recrutement et mobilit,

unit d'organisation.

Schma dun SIRH en 20001.

1JUST, B.,Pas de DRH sans SIRHpage 25.

Rmunration

CGS - Reporting

Recrutement-mobilit

Posteem

loi-com

tence

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On peut aussi constater que deux structures de logiciel vont se diffrencier :

-Le progiciel unique regroupant toutes les fonctions : Cette structure est aussi appele

progiciel de type couteau suisse , c'est--dire que tout est regroup dans ce progiciel.

-Plusieurs progiciels autour d'un progiciel matre : C'est la cohabitation de plusieurs

progiciels de type best of breed* autour d'un progiciel dit matre . Les progiciels

appels best of breed sont des logiciels qui sont spcifiques un domaine prcis. Le

progiciel matre est le progiciel o tous les dossiers individuels sont stocks.

Concernant l'ouverture du SIRH2, la technologie a permis tout utilisateur disposant

d'un accs Internet et des droits associs daccder au SIRH. Les DRH ont une demande sans

cesse grandissante d'ouverture du systme des acteurs dont le profil varie en fonction des

besoins. ses dbuts, le SIRH concernait essentiellement le RH : Spcialistes RH etprofessionnels RH. Le SIRH ouvert est en phase avec les modes d'organisation des

entreprises. Ses utilisations ont tous les profils possibles : Spcialistes RH, Professionnels

RH, Manager, Salaris et acteurs extrieurs.

Les SIRH commence donc montrer ses preuves aux DRH avec un projet interne

allg, lappropriation des outils, la mise disposition tous. De plus, les diteurs ajustent les

progiciels par rapport aux besoins des DRH et la rglementation,

L'volution de la technologie a boulevers et fait voluer la fonction RH et va

continuer le faire. Mais ce n'ai pas grce l'intgration des RH dans le SI, c'est--dire

au SIRH en lui mme, que ce domaine volue. Mais grce la manire que chacun a

d'utiliser cet outil de SIRH.

Mais grer administrativement les ressources humaines ne suffit plus. Pour les RRH, il

faut attirer, dvelopper et retenir les talents, cest un enjeu vital mais complexe

matriser. Il faut pour cela, coordonner, mettre en uvre une multitude de processus

RH (recrutement, valuation, mobilit, formation, rmunration). Le SIRH va donc

voluer constamment avec la multiplication des logiciels qui le composent.

1

JUST, B.,Pas de DRH sans SIRHpage 26.2JUST, B.,Pas de DRH sans SIRHpage 27-28 : Du SIRH traditionnel au SIRH ouvert .

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II. Le fonctionnement du SIRH.

La gestion du personnel tait structure par un ensemble de procdures

administratives, manant du droit du travail. Avec l'arrive des progiciels, le besoin

d'automatiser est devenu une priorit. Il a fallu gnraliser des solutions ddies aux

ressources humaines sans toute fois devenir trop gnraliste.

1. Plusieurs composantes en un seul systme.

Comme nous lavons expliqu auparavant, larrive des progiciels permit

lautomatisation dun ensemble de procdures administratives dans le domaine des ressources

humaines. Les diteurs ont donc propos des solutions adaptes aux RH qui ont pour base de

donnes le dossier du salari puisque que toutes les informations que sont amens traiter les

RH tourne autour dune seule et unique entit : lindividu.1 Pour cela, il a fallu regrouper ces

procdures administratives en diffrentes catgories afin de simplifier lutilisation du SIRH.

Les entreprises sont donc obliges de travailler en termes de processus.

Les principaux logiciels de SIRH proposent cinq principaux processus : la gestion

administrative du personnel, la gestion du temps et des activits, la paie, le pilotage et lecontrle de gestion sociale, et les comptences et connaissances (GPEC).

a. Les aspects oprationnels du SIRH.

Nous allons illustrer cela en analysant les diffrentes gestions qui composent la

gestion oprationnelle des RH2.

La gestion administrative du personnel.

Lorsque nous parlons de la gestion du personnel, cette dernire englobe les gestions

suivantes : la gestion administrative, la gestion des missions et la gestion de la formation qui

sont ncessaire pour la ralisation de la paie. Nous allons donc dtailler ces dernires.

1

JUST, B.,Pas de DRH sans SIRHpage 31.2GILLET, M., GILLET, P.,SIRH : Systme d'information des ressources humaines, Partie 2 : Les aspectsoprationnels du SIRH, pages 89-170.

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La gestion administrative :

Cette gestion a pour objectif de traiter, de manire qualitative, les informations

concernant le salari et qui sont conserves dans le dossier de celui-ci. Ces informations sont

multiples et varies comme le montre la liste suivante, qui nest pas exhaustive, elle volue en

fonction des rglements et du contexte de lentreprise et de son environnement.

-Grer les congs,

-Grer les absences ainsi que leurs incidences diverses,

-Grer les visites mdicales,

-Grer les titres de sjour pour les trangers,

-Contrler le droit exercer certaines tches,

-Grer les obligations par rapport aux travailleurs handicaps,-Grer les tickets restaurant, chques vacances ou titres de transport.

La mise en place du SIRH va permettre damliorer la qualit du traitement des

donnes administratives, notamment par la diminution des dlais de transmission des

informations, des erreurs de recopie et des omissions dans le traitement des donnes, grce

aux alertes de renouvellement.

La gestion des missions :Cette gestion concerne la gestion des dplacements et des frais de missions. Elle

reprsente une activit complexe et lourde puisquil faut :

-Collecter les informations trs rapidement (motif du dplacement, personnes concernes,

moyens de transport utiliss, frais engags)

-Effectuer des contrles permettant de vrifier la ralit du dplacement,

-Grer et contrler les conditions de remboursements des frais engags.

Il va donc y avoir un accs pour le salari, ce dernier devra saisir ses ordres de missions et safiche de frais et un accs la DRH pour lui permettre deffectuer un contrle sur la validit

des informations fournies par le salari. Ainsi quune interface avec la fiche de paie,

notamment pour pouvoir effectuer le remboursement des frais de dplacement.

La gestion de la formation :

Cette gestion est complexe puisquune formation peut intervenir pour plusieurs

raisons :

-Pour amliorer les comptences du personnel dans les postes occups,

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-Pour assurer lvolution du personnel en cohrence avec lvolution de la technicit des

postes,

-Pour assurer la reconversion du personnel,

-Suite une demande de cong individuel de formation (DIF).

Les actions lies cette gestion sont les suivantes :

-La dfinition des axes du plan de formation,

-La gestion des actions et sessions organises par lentreprise,

-Le suivi des demandes de formation,

-La gestion des aspects pdagogiques (convocations, fiche de prsence, etc).

La gestion du dossier salari :

Tout dabord, le dossier du salari comporte des informations signaltiques. Ce sont

les informations qui concernent les coordonnes personnelles ainsi que professionnelles, les

diffrents noms et prnoms du salari, adresses et autres informations personnelles ou

professionnelles. Ensuite, vient les information concernant le relev didentit bancaire,

ncessaire pour le versement du salaire. Puis, les informations concernant le CV et la carrire

professionnelle. Enfin on y retrouve les informations relevant de la gestion administrative du

personnel que nous avons vu auparavant.

Le SIRH va alors permettre dorganiser au mieux la mise jour de ce dossier salari,

puisquil va permettre dimpliquer le salari, permettre au gestionnaire deffectuer des

contrles, mais aussi faciliter la transmission dinformation entre ces deux derniers.

La gestion des contrats de travail :

Le SIRH permet de grer les contrats de travail de manire cohrente en suivant les

diffrentes rgles de gestion. Cet outil va permettre de crer larborescence entre le dossier

salari et les diffrents contrats de travail de ce dernier. Linterface du SIRH sera

compose dinformations relatives :

-au contrat de travail,

- la paie

-aux codifications (date dentre dans lentreprise, anciennet, coefficient, prime

danciennet),

-au suivi des heures,

-la formation et le repos (congs pays, RTT, DIF).

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Pour conclure sur la gestion administrative du personnel, on peut dire que la cl de

russite de cette gestion repose sur des systmes dalertes concernant les vnements

ncessitant une intervention au niveau du service du personnel cest--dire lutilisation

doutils intgrs de workflow*. Mais aussi sur des procdures dfinissant les modalits de

gestion de certaines informations.

La gestion des temps et des activits.

Comme nous lavons vu prcdemment, la gestion du temps de travail salourdit avec

la volont de flexibilit de plus en plus importante notamment avec la mise en place de

lannualisation du temps de travail, les heures supplmentaires dfiscalises, etc.

La gestion du temps constitue lenregistrement quotidien de la planification du travail

dans le temps avec les informations suivantes : horaires de rfrence, planification, rotationsde postes, congs, compte pargne. Mais cela permet aussi de mesurer le temps de travail

effectu par le salari et donc dobtenir des indicateurs sur labsentisme, les heures

supplmentaires.

La gestion de la paie.

La paie est un ensemble de processus, de pratiques et dapplications mis en uvre

pour calculer les lments de paie, effectuer les paiements et sassurer de la conformit

rglementaire de lactivit. Cela couvre toutes les oprations entrant dans la production de la

paie : calcul des salaires, des rmunrations, des avantages et des dductions, mais aussi

ldition et la distribution des bulletins, les dclarations aux organismes tiers ainsi que la

maintenance lgale .1 La gestion de la paie va regrouper toutes les informations traites

prcdemment. Chaque information a des rpercutions diffrentes sur la paie du salari.

Selon Bernard JUST, la paie est le processus le plus abouti dans lentreprise, pour

la simple raison quelle est vitale la stabilit de la paix sociale devenant ainsiessentiellement indispensable .2 Au dbut, la paie t au cur du SIRH, mais maintenant

cest le dossier du salari, comme le montre Bernard JUST : le dossier individuel est le

socle de tous les processus SIRH .

1 ADP,Lexternalisation de la paie en Europe.

2JUST, B.,Pas de DRH sans SIRHpage 35.

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Face la complexification de la paie notamment d aux volutions lgales et

rglementaires, les diteurs de solutions SIRH doivent sans cesse adapter leur logiciel aux

nouveaux besoins.

b. Les aspects dcisionnels du SIRH.

Pour prendre des dcisions, les dcideurs ont besoin doutils pour les aider, les guider,

les informer afin de pouvoir prendre la ou les meilleures dcisions. Lun des outils

indispensables est le tableau de bord qui va fournir les indicateurs ncessaires la bonne prise

de dcision. Le SIRH va rendre ces outils plus rapides et plus fonctionnels.

Nous allons donc voir laspect dcisionnel du SIRH avec : la prvision de la masse

salariale, la GPEC, le bilan et laudit social1

.

La GPEC.*

Le SIRH facilite la gestion prvisionnelle des emplois et des comptences puisquil

va permettre de :

-Faciliter le travail de recherche dune personne, qui appartient lentreprise ou qui figure

sur les candidatures et qui possderait le profil recherch.

-Dfinir les caractristiques dune offre,

-Mesurer les carts entre les comptences dune personne et les exigences du poste quelle

occupe, afin de ne pas avoir de personne sur ou sous profil par rapport au poste occup,

-Prparer les diffrents entretiens et le plan de formation par rapport aux carts constats ci-

dessus.

-Donner un accs au salari pour quil mette jour les donnes le concernant (CV, demande

de formation, etc.).

La prvision de la masse salariale.

tant donn, que la masse salariale volue en fonction de plusieurs critres, le SIRH

va permettre de raliser des simulations en croisant plusieurs critres relatifs :

-lvolution mcanique des salaires et des carrires en fonction du temps,

-lvolution quantitative et qualitative des personnes, facteurs lis la GPEC,

-lincidence des politiques salariales diffrents niveaux.

1 GILLET, M., GILLET, P., SIRH : Systme d'information des ressources humaines, Partie 3 : Les aspectsdcisionnels du SIRH, pages 173-190.

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Le pilotage et le contrle de gestion sociale.

Pour nimporte quel domaine, le SIRH doit tre capable dlaborer les indicateurs que

lon souhaite et les prsenter sous diffrentes formes.

La plupart des entreprises utilisent le bilan social pour obtenir un grand nombre

dindicateurs. Ltude du bilan social va permettre dobtenir des tableaux croiss, des

graphiques, ces derniers vont tre utiles pour rpondre aux enqutes de certains organismes

mais aussi indispensables pour le pilotage effectu par les RH.

Les entreprises se basent aussi sur des tableaux de bord de GRH qui vont avoir pour

objectif daider prendre les dcisions ncessaires pour obtenir en permanence les ressources

ncessaires au bon endroit.

Cest partir de l que nous pouvons voir le rle important que peut jouer le SIRH. Il

va permettre de collecter et de faire circuler les informations entre la DRH et les salaris. Les

salaris pourront donc interagir plus facilement et efficacement avec la DRH en un temps

rduit. Le salari devient alors la source des informations et le destinataire des rsultats du

traitement effectu par le gestionnaire. Le gestionnaire applique les rgles de gestion et

contrle la validit et la mise jour des informations du SIRH.

2. Les enjeux et volutions du SIRH.

Dans cette partie, nous allons voir les raisons, autres que linformatisation et la

matrialisation, qui ont encourag les entreprises, notamment les GE, a investir dans un

systme dinformation pour les ressources humaines.

Pour BESSEYRE des HORTS, les grandes entreprises ont commenc mettre en

place un SIRH pour rpondre aux quatre dfis majeurs auxquels la GRH faisait face :

Le partenariat, pour renforcer son rle stratgique,

La crdibilit, pour amliorer son image et son professionnalisme,Le changement organisationnel, pour intervenir directement dans la transformation de la

culture dentreprise,

La reconnaissance des personnes, pour apporter aux employs une reconnaissance

qualitative de leurs mrites, qui sera peut-tre un avantage concurrentiel par la suite. 1

1 Article de GUERIN, F., La professionnalisation de la fonction RH .

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Jean Marie PERETTI parle plutt de quatre motivations par rapport la mise en place

dun SIRH. La premire motivation serait selon lui, une volont de la part de lentreprise

doptimiser les processus RH. Le SIRH lui permettrait alors de faciliter la gestion des savoirs,

la diffusion des connaissances mais aussi le dveloppement des comptences et leur

conservation. La motivation suivante concernerait la mondialisation, le SIRH aiderait

rpondre une logique la fois locale mais aussi mondiale. Troisimement, la fonction RH a

besoin pour tre en accord avec la stratgie de lentreprise davoir une vision globale de ses

ressources. Le SIRH permettrait alors dobtenir une centralisation des donnes en un seul et

mme endroit. Enfin, pour PERETTI, la quatrime motivation serait la volont de

responsabiliser le personnel, le SIRH permettrait alors la dcentralisation de lensemble du

personnel, dabord vers les directeurs oprationnels, puis vers lencadrement et enfin le

salari.

Dautres auteurs ont complt la liste que PERETTI a propos. Ces derniers parlent

dune politique de transparence, cest--dire que le SIRH permettrait de fournir des

informations et de donnes qui ne sont pas visibles directement, mais exposes dans un

rapport, elles deviennent visibles. La mise en place dun systme dinformation serait aussi un

intrt recherch par lentreprise puisque celui-ci permet de traiter, avec le maximum de

facilit et de scurit, les tches administratives et permettrait le recentrage de la fonction RH

permettant au service RH de se librer des tches fastidieuses et rptitives. Pour les

entreprises, lintgration du SIRH au sein de leur SI serait source de performance puisquil

occasionne gain de productivit, optimisation, et matrise des flux dinformation, rduction

des dlais, matrises des cots, et plus grande disponibilit vis--vis des collaborateurs . 1

Les PME ntaient pas concernes par ces mises en place, nayant pas lutilit ni les moyens

pour accder cet outil. Or, le march a volu et les PME sont confrontes aux mmes

problmes que les GE rencontraient lorsquelles ont dcid de mettre en place le SIRH.

Aujourd'hui, lun des enjeux est dobtenir la meilleure solution technologique ou

organisationnelle, pour pouvoir concevoir un systme d'information numrique. Ce dernier

permettrait l'acteur d'obtenir les informations circulantes, de partager ses connaissances et

accder aux informations sources. Celles-ci lui tant ncessaires pour comprendre, rsoudre

des problmes, prendre des dcisions et exercer son activit.2

1 Informations trouves dans le mmoire suivant :Le Systme dInformation des Ressources Humaines : un atoutpour loptimisation de la GRH au service de lentreprise.2 Article de MARCHAND, G., Le portrait idal du SIRH en 2015, Publi le 27/03/2012.

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De plus, le march des solutions RH a volu et ne propose plus de lourds ERP*, figs

et ddis aux grandes entreprises, mais il propose des solutions plus souples et adaptes aux

PME, comme le mode SaaS*. Cette nouvelle technique ne concerne pas seulement les

grandes entreprises mais aussi les PME et PMI. Ces dernires vont enfin pouvoir avoir accs

de vrais outils de gestion et de dveloppement RH qui taient auparavant consacrs aux GE.

Ces dernires volutions des SIRH ont permis lmergence dapplications en accs Web qui

permettent la portabilit du systme dinformation ainsi que la diminution des cots lis son

utilisation.

Avant, seules les trs grandes organisations taient quipes en SIRH, note

Pascale Boyaval, directeur marketing des activits ressources humaines de Cegid.

Dsormais, on voit des PME, de moins de 500 salaris squiper de solutions intgres 1.

Nous allons prsent tudier lvolution de ce phnomne, pour cela nous verrons tout

dabord la dmarche effectue pour parvenir une analyse reprsentative.

1ANCELIN, B., Quel SIRH pour demain ? , publi le 07/11/11 par sur http://www.focusrh.com

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Deuxime partie :Dmarche adopte et mthodologie du recueil

des donnes.

Cette deuxime partie fera lobjet de la prsentation de la dmarche adopte

pour la ralisation de ce travail de recherche ainsi que la prsentation de la

mthodologie du recueil des donnes.

Dans un premier chapitre, nous tudierons le projet de recherche, avec le choix

du sujet et la dmarche adopte.

Ensuite dans un deuxime chapitre, nous verrons le choix de lchantillon et

dtaillerons la composition de lchantillon final qui a t retenu pour lenqute de

terrain.

Et enfin dans un dernier chapitre, nous analyserons les diffrentes mthodes de

recueil des donnes avec dune part la mthode quantitative avec le recours un

questionnaire et dautre part la mthode qualitative avec les entretiens. Puis, nous

verrons la problmatique ainsi que les hypothses dmontrer.

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CHAPITRE I :Le projet de recherche.

Dans ce premier chapitre, nous expliquerons dans un premier temps ce qui ma

pouss faire le choix de ce sujet : Le SIRH au sein des PME. Nous expliquerons aussi

la dmarche utilise pour la ralisation de ce mmoire de recherche.

I. Choix du sujet.

Le choix de ce sujet : le Systme d'Information des Ressources Humaines (SIRH)

na pas t anodin.

Premirement, lorsque jai effectu mon stage en 3me anne de licence Administration

conomique et Sociale (AES), jai t accueilli au sein dune PME de 32 salaris. La mission

qui ma t confie durant ce stage a t : La participation la mise en place dun ERP .

C'est au cours de ce dernier que j'ai pris connaissance de ce que reprsentait un Systme

d'Information au sein d'une PME. Ayant observ qu'au sein de la PME qui m'a accueilli pour

mon stage, que son Systme d'Information se dveloppait fortement, notamment avec la mise

en place d'un systme ERP, pour pouvoir faire face la concurrence de plus en plus

imposante et des exigences de la demande qui changent constamment. Cette mission

mavait beaucoup intress et donn lenvie den savoir plus sur le sujet.

Ensuite, en m'intressant un peu plus sur ce sujet, j'ai trouv plusieurs articles parlant

de cette tendance qu'ont les PME utiliser de plus en plus d'outils stratgies, qui taient la

base conus pour les grandes entreprises. J'ai donc voulu observer cette volution au niveau

des ressources humaines, tant donn, que je suis dans un parcours spcialis en ressources

humaines, j'ai donc dcid de raliser ce mmoire sur le Systme d'Information des

Ressources Humaines.

De plus, lors de mon stage effectu lors du second semestre, jai pu observer et

travailler sur un systme dinformation des ressources humaines. Jai notamment travaill sur

la fiche du personnel.

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II. La dmarche adopte.

Cette dmarche de recherche sest droule en plusieurs tapes qui se sont ralises

sur une certaine dure. Au dbut de ce travail, jai labor un programme des tches

effectuer en essayant de les situer au mieux sur le calendrier pour ne pas perdre de temps et

arriver finir dans les temps.

Ds le dbut, jai commenc faire des recherches douvrages, darticles et denqutes dj

effectues pour cibler mon travail.

Jai pu travailler un maximum lors de mon stage ce qui ma permis de mavancer. Jai

eu laide de mon tuteur professionnel, ce qui ma permis davoir un avis en tant que directeur

des ressources humaines. Ce dernier ma donc beaucoup aid dans la ralisation du

questionnaire et du guide dentretien.

Jai pu envoyer les questionnaires sur la priode fin janvier fin mars, et effectuer une relance

au bout de deux semaines suivant le premier envoi. Une fois lensemble des questionnaires

recueillis, jai commenc envoyer des mails aux personnes ayant coch la case oui la

question Mautorisez-vous vous recontacter au sujet de ce mmoire ? dans le but

dobtenir un maximum dentretien. Les entretiens se sont drouls de mars pour le premier

effectu dbut mai pour le dernier.

Lorsque les cours ont repris, jai eu tendance ralentir dans llaboration de ce

mmoire, mais ceci na pas eu rellement dimpact sur mes prvisions puisque je mtais tout

de mme accord une marge pour certaines tches. De plus, mon programme avait t

construit de manire finir avant pour ne pas tre prise au dpourvu les dernires semaines.

Nous venons de voir les motivations qui mont amenes tudier ce thme ainsi

que lorganisation adopte tout au long de llaboration de ce travail de recherche. Nous

allons prsent expliquer le choix de lchantillon ainsi que les mthodes utilises pour

le recueil des donnes.

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CHAPITRE II :Le choix de lchantillon : Les PME.

Dans ce mmoire, nous tudions le SIRH au sein des PME. Il faut donc savoir

identifier une entreprise pour savoir si elle possde ou non le statut de PME.

Pour cela, nous allons dfinir le terme de PME ainsi que les diffrents acteurs du SIRH

au sein de ces PME.

Ensuite, nous analyserons llaboration et la composition de chaque chantillon utilis

pour la collecte dinformation pour la ralisation de ce mmoire.

I. Llaboration de lchantillon.

Cette partie va permettre de comprendre le choix de lchantillon retenu pour effectuer

cette recherche. Mais pour cela, nous allons tout dabord tudier les diffrents utilisateurs du

SIRH, puis nous expliquerons pourquoi nous avons choisi de retenir uniquement les DRH.

1. Quest ce quune PME ?

Il existe diffrentes catgories dacteurs intervenant sur le march : des travailleurs

indpendants, des micros entreprises, des petites entreprises, des entreprises de taillemoyenne, de grandes entreprises et des socits multinationales .1

Dans ce travail de recherche, nous nous intressons plus particulirement aux PME. Il

nexiste pas de dfinition unique de la PME. Les critres sont diffrents selon les textes

lgislatifs. En France, depuis laprs-guerre, on considrait comme PME les entreprises

comptant de 10 ou 20 personnes moins de 500 personnes.

Une recommandation de lUnion Europenne du 3 avril 1996 clarifie la situation :sont considres comme PME les entreprises ayant moins de 250 salaris, lesquelles sont

dclines en micro entreprises (0 9 salaris), en petites (10 49) et en moyennes

(50 249). cela t ajout les trs petites entreprises (10 19 salaris) .

1 Article Chapitre 1 : Caractristiques et importance des PME , Revue de l'OCDE sur le dveloppement,2004/2 no 5, p. 37-46.

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Entreprise Effectif Chiffre daffaire Bilan annuel

Micro entreprise < 10 < 2 millions ! < 2 millions !

Petite entreprise De 10 49 < 7 millions ! < 5 millions !

PME < 250 < 40 millions ! < 27 millions !

Critres des diffrents types de PME.

Il convient de souligner que, sil est obligatoire de respecter les seuils relatifs aux effectifs,

une PME peut choisir de se conformer soit au seuil du chiffre daffaires, soit au seuil du bilan.

L'INSEE propose la dfinition suivante : la catgorie des petites et moyennes

entreprises est constitue des entreprises qui occupent moins de 250 personnes, et qui ont un

chiffre d'affaires annuel infrieur 50 millions d'euros ou un total de bilan n'excdant pas 43

millions d'euros .

Tout au long de ce mmoire, nous nous rfrerons au tableau suivant pour les

diffrents ef

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SI Et Ressource Humaine