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SIECLELes Extractions Personnalisées

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Les éditions d’étiquettes dans Word 2003Le Publipostage

Mise à jour : Février 2013

SOMMAIRE

► EXTRAIRE UN FICHIER POUR ÉDITER DES ÉTIQUETTES SOUS WORD................................3

1. Choix des critères de sélection - Qui ? :....................................................................................................3

2. Choix des rubriques à afficher - Quoi ? :..................................................................................................4

3. Choix du tri-compteur - Comment ? :........................................................................................................4

4. Enregistrer l'extraction personnalisée........................................................................................................5

5. Exporter l’extraction vers Excel................................................................................................................5

6. À quel endroit enregistrer le fichier ?........................................................................................................5

► PUBLIPOSTAGE DES ÉTIQUETTES DANS WORD...........................................................................6

1. Type de document......................................................................................................................................6

2. Document de base......................................................................................................................................7

3. Sélection des destinataires.........................................................................................................................8

4. Disposition des étiquettes...........................................................................................................................9

5. Aperçu des étiquettes...............................................................................................................................11

6. Fin de la fusion.........................................................................................................................................11

► EXTRAIRE UN FICHIER POUR ÉDITER DES ÉTIQUETTES SOUS WORD

Au préalable, créer dans le dossier "Mes documents", un répertoire nommé "Extraction personnalisée".

1. CHOIX DES CRITÈRES DE SÉLECTION - QUI ? :

Exemple pour des étiquettes Affectation :

On recherche les élèves scolarisés ET

Uniquement les élèves de 3ème

La séléction du MEF "commence par" : "3" permet d'extraire tous les élèves du niveau 3ème (3G, 3EME EUROPEENNE, 3EME MUSIQUE, 3EME SEGPA …).

On peut également lancer cette extraction pour une seule division :

BEE- Extractions Personnalisées-Publipostage Mise à jour : Février 2013 3 / 12

2. CHOIX DES RUBRIQUES À AFFICHER - QUOI ? :

Thème Identification de l'élève : Nom, Prénom1, INE, Date naissance, Sexe

Thème Bourses Type de Bourses Nat, Type de Bourse Clg

Thème Scolarité actuelle : MEF, Division, Option1, Option2, Option3

Thème Resp Légal 1 Nom resp. légal1, Prénom resp. légal1, Tél maison resp. légal1, Ligne Adresse 1 à 4,

Code postal, Commune

3. CHOIX DU TRI-COMPTEUR - COMMENT ? :

Les élèves seront d’abord triés par division puis par ordre alphabétique sur leur nom et prénom.

Cliquer sur , la liste s’affiche à l'écran.


4. ENREGISTRER L'EXTRACTION PERSONNALISÉE

5. EXPORTER L’EXTRACTION VERS EXCEL

Après avoir enregistré l'extraction, cliquer sur le bouton

La fenêtre de téléchargement de fichier s’ouvre :

6. À QUEL ENDROIT ENREGISTRER LE FICHIER ?

Dans le dossier préalablement créé, c'est-à-dire : "Extraction personnalisée" dans "Mes documents".

Sortir de SIECLE - Entrer dans Word


Cliquer sur Enregistrer

Sélectionner Enregistrer le fichier

Le nom peut être gardé à l'identique ou modifié par exemple en "Etiquettes_affectation"

Puis cliquer sur OK

► PUBLIPOSTAGE DES ÉTIQUETTES DANS WORD

Les écrans ci-dessous peuvent être sensiblement différents suivant la version du logiciel Word utilisée.

Cliquer dans le menu Fichier / Nouveau / Document vierge Puis sélectionner le menu Outils / Lettres et publipostage / Fusion et publipostage

1. TYPE DE DOCUMENT


Puis cliquer sur Suivante : Document de base

Sélectionner Étiquettes

2. DOCUMENT DE BASE

La fenêtre suivante s’affiche :


2-Cliquer sur Options d’étiquettes

1-Sélectionner Modifier la disposition du document

3-Sélectionner le format des étiquettes à utiliser

4-Puis cliquer sur OK

À titre d’exemple, pour SIECLE les formats L7162, L7159, L7163 ont été préconisés.

5-Cliquer sur Suivante : Sélection des destinataires

3. SÉLECTION DES DESTINATAIRES

Sélectionner le fichier "exportCSVExtraction.csv" (ou "Etiquettes_affectation.csv" s'il a été renommé) placé dans le répertoire "Mes Documents\Extraction personnalisée").


5-Sélectionner le fichier Etiquettes_affectation

4-Sélectionner "tous fichiers (*.*)"

3-Cliquer dans "Mes documents"

6-Cliquer sur Ouvrir

7-Sélectionner les destinataires :- Effacer tout enlève toutes les

coches, et permet de sélectionner seulement quelques destinataires

- Sélectionner tout coche tous les destinataires et permet éventuellement de désélectionner seulement quelques destinataires

8-Cliquez sur OK

2-Cliquer sur Parcourir...

1-Choisissez Utilisation d'une liste existante

9-Cliquer sur Suivante : Disposition de vos étiquettes

4. DISPOSITION DES ÉTIQUETTES

La fenêtre suivante s’affiche :


3-Sélectionner un champ puis cliquer sur le bouton Insérer et refaire autant de fois qu’il y a de champ à insérer.Sélectionner les champs dans l'ordre des rubriques devant apparaître sur l'étiquette

2-Vérifier que le curseur est bien positionné au début du document

1-Cliquer sur Autres éléments

4-Cliquer sur Fermer.

Exemple de mise en forme :

Pour plus de clarté, mettre 2 ou 3 espaces entre le champ "Nom" et le champ "Prénom 1". Insérer un retour à la ligne après le champ "Prénom_1", après le champ "INE" en appuyant sur la

touche Entrée. Pour modifier le choix de la taille et du style de la police, sélectionner le champ et faire un clic droit :

La fenêtre suivante s’affiche, cliquer sur Police Sélectionner la police, le style et la taille souhaités


6-Après avoir fait la mise en forme de la 1ère étiquette, cliquer sur le bouton "Mise à jour de toutes les étiquettes"

La première étiquette a été recopiée sur toute une page d'étiquette. "Enregistrement suivant" est indiqué sur chaque étiquette SAUF sur la première

7-Puis cliquer sur Suivante : Aperçu de vos étiquettes

Puis Cliquer sur OK

5-Puis, faire la mise en forme de l’étiquette obtenue

5. APERÇU DES ÉTIQUETTES

6. FIN DE LA FUSION


Si l’aperçu n'est pas satisfaisant :Cliquer sur Précédente : Disposition de vos étiquettes afin de modifier la mise en forme : - Revoir la mise en forme de la première

étiquette- Puis, cliquer sur le bouton "Mise à jour

de toutes les étiquettes"

Si l’aperçu est satisfaisant :Cliquer sur Suivante : Fin de la fusion.

1-Cliquer ensuite sur le bouton Modifier les étiquettes individuelles

2-Cliquer sur OK pour terminer

Aperçu pour l'exemple "Étiquettes affectation" :

Les étiquettes sont prêtes à être imprimées. Si elles sont correctes, cliquer sur Fichier / Imprimer.

Sinon, il est possible, soit de : modifier le document que Word a nommé "Etiquettes 1". fermer tous les documents sans sauvegarder et recommencer un nouveau publipostage suivant la même

procédure.

Pour faire un publipostage avec une lettre-type, il faut :

1. Composer une lettre type en incluant les champs (nom de l’élève, adresse, responsable, ...) au bon endroit.

2. Fusionner avec un fichier issu de SIECLE.3. Puis imprimer les courriers "type". Par exemple à tous les parents d’une division, d’un Mef ou de

tout l’établissement.
