Objectifs :

� Simplification du dépôt et de la réception des factures. � Simplification du dépôt et de la réception des factures.

� Optimisation du suivi du traitement.

� Consultation des historiques.

Calendrier :

Dématérialisée nativement, le classement d'une facture papier n'existe plus !

Seul l'exemplaire provenant de Chorus Pro est archivé et doit pouvoir être retrouvé

facilement au sein d'une réelle solution de gestion documentaire dématérialisée avec

nommage des pièces.

La solution Chorus Pro prend en charge l’archivage des factures qui lui sont transmises par

les émetteurs, qu’ils soient privés ou publics. Ces factures resteront consultables

pendant 10 ans.pendant 10 ans.

Paramétrage des budgets dans Chorus Pro

• Le gestionnaire principal de la collectivité a effectué les paramétrages sur le Portail Chorus Pro.• Le gestionnaire principal de la collectivité a effectué les paramétrages sur le Portail Chorus Pro.

• Vous accéderez au Portail Chorus Pro via le portail de la DGFIP dans le menu "Démat des factures"

• Tous les navigateurs internet ne sont pas compatibles avec le Portail Chorus Pro. Il vous faut au minimum une

des versions ci-dessous :

– Internet Explorer : version 11 ou plus

– Google Chrome : version 23 ou plus

– Mozilla Firefox : version 17 ou plus

• Ne pas créer de services ni d'espaces

• Même si la collectivité gère des engagements ne pas l'indiquer sur Chorus Pro. (sinon il faut que la collectivité • Même si la collectivité gère des engagements ne pas l'indiquer sur Chorus Pro. (sinon il faut que la collectivité

transmette son n° d’engagement au fournisseur)

• Paramétrage à minima mais obligatoire pour les budgets dissous au 31-12-2016

• Pour les nouveaux budgets à créer au 1er janvier 2017 : attendre le début d'année que le budget soit créé en

perception sur Hélios pour pouvoir faire les paramétrages ensuite sur Chorus Pro.

Concrètement…

• Vos fournisseurs déposent sur le Portail Chorus Pro leurs factures en indiquant le destinataire = la structure • Vos fournisseurs déposent sur le Portail Chorus Pro leurs factures en indiquant le destinataire = la structure

• Le portail Chorus Pro vous informe de ce dépôt et mets à disposition un flux pivot.

un fichier xml avec des métadonnées

Flux Pivot =

des fichiers contenant la facture et autres pièces (ex : bail,…)

Récupération des factures : 4 Méthodes

Méthode 1 = Réception manuelle

Méthode 1 =

Réception manuelle

Factures reçues Factures émises

Méthode 1 =

Réception manuelle

Méthode 1 =

Réception manuelle

Actions possibles =

Après avoir cliqué sur le bouton « Télécharger », la fenêtre ci-dessous s’affiche afin que l’utilisateur

puisse choisir le format de la facture à télécharger :

Méthode 1 =

Réception manuelle

Enregistrez dans votre arborescence DEMAT

Saisir votre mandat et joindre votre facture.

Méthode 1 =

Réception manuelle

Revenir sur Chorus Pro pour attribuer un statut aux factures

Méthode 1 =

Réception manuelle

Méthode 2 = Réception des factures via Pastell et/ou Mégalis

Méthode 2 =

Réception Mégalis

Même principe que la méthode 1 :

1. Connexion au portail Mégalis

2. Consultation et Téléchargement des factures reçues (format pdf) + PJ complémentaires

3. Enregistrement dans votre arborescence

4. Saisie du mandat

5. Rattachement de la facture en PJ

6. Retourner sur le portail Mégalis pour attribuer un statut à la facture

Méthode 3 = Réception des factures avec Jocker Chorus Pro

Méthode 3 =

Jocker Chorus Pro

Avec la prochaine mise

à jour de comptabilité,

un cadre

supplémentaire sur la

page d’accueil de votre

comptabilité, vous

notifiera l’arrivée de

nouvelles factures à

traiter.traiter.

Menu « Rapprochement de Factures »

Méthode 3 =

Jocker Chorus Pro

Méthode 3 =

Jocker Chorus Pro

Le flux Pivot est récupéré

automatiquement : Métadonnées,

Factures en PDF et PJ complémentaires

Le logiciel comptabilité fait un

tri par n° SIRET pour proposer

les factures entité par entité

Les métadonnées sont

visibles dans un

cadre « informations

complémentaires »

les factures entité par entité

Méthode 3 =

Jocker Chorus Pro

Actions possibles :

• Recycler la facture = La facture est rejetée en raison d’une erreur de destinataire

la facture est renvoyée sur Chorus pour « ré aiguillage »

Méthode 3 =

Jocker Chorus Pro

Indiquer un motif

Méthode 3 =

Jocker Chorus Pro

Actions possibles :

• Rejeter la facture = La facture est rejetée par le service destinataire (ex : données

de facturation erronées,…)

la facture est renvoyée au fournisseur

Méthode 3 =

Jocker Chorus Pro

Indiquer un motif

Méthode 3 =

Jocker Chorus Pro

Actions possibles :

• Créer un mandat

• Créer un mandat à partir d’un engagement

Méthode 3 =

Jocker Chorus Pro

Méthode 3 =

Jocker Chorus Pro

Grâce aux métadonnées récupérées le mandat est

pré saisi ! Sont renseignés :

• Le Tiers si le nom est retrouvé dans la base tiers

• Le montant• Le montant

• La zone Pièces Justificatives

• …

La facture et éventuellement les PJ

complémentaires sont rattachées et visibles

sur l’onglet « Pièces Rattachées »

Méthode 3 =

Jocker Chorus Pro

Méthode 3 =

Jocker Chorus Pro

Après avoir traité les factures, le logiciel de

comptabilité renvoie automatiquement à

Chorus Pro l’information sur les statuts des

factures factures

Méthode 3 =

Jocker Chorus Pro

Les factures traitées sont grisées dans l’écran

des factures en attente de rapprochement.

Méthode 4 = Réception des factures via Documind

Méthode 4 =

Documind

Même principe que la méthode 3 :Même principe que la méthode 3 :

1. En comptabilité : Notification d’arrivée de nouvelles factures

2. Menu « Factures en attente de rapprochement »

où se mêlent les factures scannées et les factures Chorus

3. Pré saisie du mandat

4. Rattachement automatique de la facture et des PJ complémentaires

5. Attribution automatique du statut de la facture sur Chorus Pro

Les + de Documind :

• les factures sont automatiquement injectées dans la base documentaire

• un seul endroit de stockage

• Recherche rapide des factures grâce aux métadonnées

• intégration des factures dans un circuit de validation

Récupération des factures : 4 Méthodes

1 2 3 4

Méthode

Téléchargement

de la facturemanuelle manuelle automatique automatique

Mise à jour du

statut de la

facture sur manuelle manuelle automatique automatique

facture sur

Chorus Pro

manuelle manuelle automatique automatique

Tarifs Gratuit

Intégré dans

l’adhésion

Mégalis

Coût annuel par

strate de

commune (70 à 100 € HT)

Intégré dans le

coût de

Documind

Paramétrages _____ _____ 50 € 50 €

Tarifs au SIREN (SIRET illimités)

Strates

habitantsRedevance HT /

an

Redevance TTC

/ an

0 à 500 70 € 84 €

Tarifs au SIREN (SIRET illimités)

Strates

habitantsRedevance HT /

an

Redevance TTC

/ an

0 à 500 56 € 67,20 €

Tarifs

501 à 2 000 80 € 96 €

2 001 à 5 000 100 € 120 €

501 à 2 000 64 € 76,80 €

2 001 à 5 000 80 € 96 €

Tarifs au SIREN (SIRET illimités)

Strates

habitantsRedevance HT /

an

Redevance TTC

/ an

0 à 500 35 € 42 €

Tarifs au SIREN (SIRET illimités)

TarifsStrates

habitantsRedevance HT /

an

Redevance TTC

/ an

0 à 500 28 € 33,60 €

501 à 2 000 40 € 48 €

2 001 à 5 000 50 € 60 €

501 à 2 000 32 € 38,40 €

2 001 à 5 000 40 € 48 €

Aujourd’hui :

En comptabilité : Edition – Titres

Aujourd’hui :

En facturation : Edition des factures

Au 1er Janvier 2017 :

� Les collectivités devront dématérialiser les avis des sommes à payer à destination des débiteurs de la

« sphère publique » et les transmettre sur Chorus Pro.

� Le protocole PES ASAP permettra également à la DGFIP d’obtenir plus de détail sur le titre de recettes

(lien entre la facture et le titre de recette)

� Pour les débiteurs privés, les avis des sommes à payer pourront être édités par un centre d’éditique

DGFIP

Le principe technique :

� Un flux PES ASAP sera généré en PJ du flux PESv2 recette d’un bordereau comprenant des titres éligibles

au service (PJ automatiquement attachée au 1er titre).

� Le protocole ORMC est enrichi des PDF des factures des abonnés « sphère publique » mis en PJ du flux.

Dans votre logiciel de Facturation : Multi-facturation – Enfance – Parascol

Pré-requis : les abonnés doivent être correctement « typés »

Exemples :

Génération d’un ORMC

Sphère publicPersonne physique

les factures sont

toujours à éditer

Le protocole ORMC est enrichi des

PDF des factures mis en PJ du flux

L’ORMC est déposé sur Hélios

Hélios transmet les PDF

sur Chorus Pro

La collectivité continue à saisir en comptabilité un titre global « récapitulatif sur rôle » raccroché à un « divers

débiteur ». Ce mouvement ne peut pas faire l’objet d’un flux PES ASAP

Génération d’un PES Titres

Un flux PES ASAP sera généré en même temps que le PES Titres (le détail de la facture sera repris

En facturation :

Un flux PES ASAP sera généré en même temps que le PES Titres (le détail de la facture sera repris

dans ce flux – 150 lignes possible)

Ce flux sera automatiquement mis en PJ du 1er titre

En comptabilité :

La numérotation des titres (historisation d’un bordereau sur Millésime OnLine) déclenche la génération du flux

PES ASAP et le rattache automatiquement au premier titre éligible du bordereau et le référencie sur les autres.

Numérotation des titres + Dépôt du flux

PES ASAP et le rattache automatiquement au premier titre éligible du bordereau et le référencie sur les autres.

Toute saisie rectificative réactualise le contenu du flux.

L’utilisateur n’a donc pas à manipuler de flux

En résumé : génération d’un bordereau de titres en comptabilité

Flux

bordereau

titres

PJ : ASAP

Portail

DGFIP

Tiers de

Télétransmission

OU

Flux

bordereau

titresHélios

ASAP de la sphère ASAP des abonnés ASAP de la sphère

publiqueASAP des abonnés

privés

Chorus

Portail

Pro

Centre

éditique de la

DGFIP

Activer le dispositif PES ASAP pour édition vers le centre éditique de la DGFIP :

La collectivité doit se rapprocher de sa trésorerie et de son correspondant DématérialisationLa collectivité doit se rapprocher de sa trésorerie et de son correspondant Dématérialisation

départemental pour compléter une fiche de renseignement DGFiP.

Elle permet d’estimer notamment la volumétrie du nombre d’ASAP estimés annuels par budget

pour informer les centres d’encaissement et d’éditique DGFiP

Mise à jour Logicielle :

Comptabilité et Facturation : fin décembre – début janvierComptabilité et Facturation : fin décembre – début janvier