SJ G g `=N S=WS 1# 8SN 8 8=N f 7G1 N G=WJ;; G1 8N J 1 8

PLANS DE RELANCE,

NOS EXEMPLES POUR

ÊTRE PAYÉ TOUT EN

GARDANT VOS CLIENTS

PRODUCTIVITÉ

ETABLIR UN PLAN DE RELANCES EFFICACE ET

PERSONNALISÉ POUR CHACUN DE VOS CLIENTS EST UNE

TÂCHE COMPLIQUÉE ET DIFFICILE À METTRE EN OEUVRE.

DUNFORCE EST LÀ POUR VOUS PROPOSEZ DES PLANS

PRÉCONCUS POUR CHAQUE TYPE DE CLIENTS.

03

15

26

PLAN NORMAL :

PLAN INTENSE :

PLAN ATYPIQUE :

vous connaissez vos clients et devez juste assurerun simple suivi

pour vos clients à risques intensifiez vos relances

vous souhaitez relancer vos clients différemment,tout en douceur

COURRIER TYPE DE RELANCE

pour vous adapter à l’ensemble de vos clients,

quelque soit sa taille ou votre relation avec

lui. Ces plans ont été simplifié au maximum

pour que vous puissiez mettre en place ces

processus dès demain. Si vous voulez aller

plus loin et automatiser vos relances clients

tout en les personnalisant n’hésitez pas à

demander une démo de Dunforce ! Dans ce

livre blanc nous vous proposons 3 types de

plan de relance qui ont fait leur preuve pour

nos clients ! Laissez nous simplifier le travail

de vos équipes !

Relancer vos clients peut être une tâche

compliquée voir même fastidieuse.

Personnaliser ses messages, adapter

l’intensité des relances en fonction du client

ou du montant ou encore éviter les erreurs

peut être très compliqué pour chaque

organisation. Vos solutions comptable ou

encore vos logiciel métier vous permettent

généralement de préparer vos relances et de

vous notifier du dépassement d’une échéance

dans le meilleur des cas. L’idée de ce livre

blanc est de vous donner les bons plans de

relance

V O I C I Q U E L Q U E S E X E M P L E S D E P L A N D E R E L A N C E P O U R V O U SA I D E R D A N S L A G E S T I O N D E V O S S U I V I S C L I E N T S , P A R L E S

E X P E R T S D U N F O R C E

2

PLAN 1 :

SUIVI NORMAL: VOUS CONNAISSEZ VOS CLIENTS ET DEVEZ JUSTE

ASSURER UN SUIVI SIMPLE !

3

Envoi d’une notification pré-échéancede paiement par e-mail.

Envoie d'un email en interne pourvalider la réception de la facture etson acceptation.

L’échéance dépassée, envoi dupremier email de relance.

Envoi d'un email au client.

Envoi d'une notification pour relancetéléphonique au client 10 jours après l'échéance de paiement.

Envoi par courrier de la relance

Envoi d'un email au client.

Envoi d'une notification pour unappel en interne au client 18 joursaprès l'échéance de paiement.

Envoi par courrier de la relance.

Envoi d’un email de relance

Envoi d’une mise en demeure parcourrier recommandé

En interne, transmission aucontentieux.

J-15

J-14

J+1

J+9

J+11

J+17

J+18

J+19

J+10

J+25

J+26

J+33

ENVOI INITIAL DE LA FACTURE PAR EMAIL

DESTINATAIRE : Payeur cc Donneur d'Ordre, cc Commercial interne

CANAL : Email

SUJET : Facture n°173226 de ENTREPRISE

Madame, Monsieur,

Je vous prie de bien vouloir trouver ci-joint notre facture détaillée :

• Numéro de facture : 173226

• Date d’échéance : 20 juillet

• Montant TTC : 887€

En cas d'erreur de destinataire, n’hésitez pas à nous recontacter en nous transmettant les

coordonnées du bon correspondant.

Pour toute autre question, votre commercial, en copie de ce mail, reste bien entendu à votre

disposition.

Dans l’attente de son bon traitement,

Cordialement,

XXXXXXXXXXX

Office Manager

[email protected]

Entreprise

Phone +33 X XX XX XX XX

www.entreprise.fr - @ENTREPRISE

5

J-15 : NOTIFICATION AVANT L’ÉCHÉANCE

DESTINATAIRE : Payeur cc Donneur d'Odre

CANAL : Email

SUJET : Avis d’échéance facture n°173226 de ENTREPRISE

Madame, Monsieur,

La facture 173226 arrive à échéance le 20 juillet prochain.

Pourriez-vous me confirmer que tout est en ordre et que la facture a bien été prise en

compte ? l

En vous remerciant pour votre retour,

Bien cordialement.

XXXXXXXXXXX

Office Manager

[email protected]

Entreprise



6

J-15 : APPEL POUR VALIDATION DE FACTURE

J + 1 : RELANCE À L’ÉCHÉANCE PAR EMAIL

DESTINATAIRE : Payeur

CANAL : Email

SUJET : Relance facture n°173226 de ENTREPRISE

Madame, Monsieur,

Sauf erreur ou omission de notre part, nous n'avons pas encore reçu le paiement de la

facture 173226 d'un montant de 887€ malgré son échéance passée.


compte ?

Je reste à votre disposition,

Bien cordialement.

XXXXXXXXXXX

Office Manager

[email protected]

Entreprise



7

J+9 : RELANCE PAR EMAIL

DESTINATAIRE : Payeur, cc Donneur d'Ordre

CANAL : Email

SUJET : Deuxième relance facture n°173226 de ENTREPRISE

Madame, Monsieur,

Sauf erreur ou omission de notre part, nous n'avons pas encore reçu le paiement de la

facture 173226 d'un montant de 887€..


compte ?


Bien cordialement.

XXXXXXXXXXX

Office Manager

[email protected]

Entreprise



8

J+9 : APPEL PAR LE COMMERCIAL

J+9 : RELANCE PAR COURRIER


CANAL : Courrier

Nantes, le 29 juillet

Référence courrier : xxx

Objet : Situation de votre compte débiteur

Cher client,

Votre satisfaction est très importante à nos yeux et nous tentons donc de répondre à vos besoinsen vous offrant des services de qualité.

Or, nous observons que le règlement suivant n’est, à ce jour, pas honoré :

Facture n°173226, échéance au 20 juillet d’un montant de 887€ TTC

Nous espérons qu’il ne s’agit que d’un simple oubli.

Pour tout contact, un simple email à [email protected] suffira.

À défaut d'un retour de votre part sous 7 jours à compter de la date d’envoi de ce courrier, nouspourrions être amené à procéder à un rappel plus formel.

Dans le cas où votre règlement serait intervenu entre temps, veuillez considérer ce courriercomme nul.

Nous vous prions de croire, Cher Client, à l'assurance de nos cordiales salutations.

{signature} Monsieur XXX XXX Head of Legal & GDPR

9


DESTINATAIRE : Payeur cc Donneur D'Odre cc Commercial

CANAL : Email

SUJET : Deuxième relance facture n°173226 de ENTREPRISE

Madame, Monsieur,

Un premier courrier recommandé vous a été envoyé et nous n'avons eu aucun retour de

votre part.

Sauf erreur ou omission de la notre, la facture 173226 d'un montant de 887€ reste toujours

impayée.

Pourriez-vous nous confirmer que tout est en ordre et que la facture a bien été prise en

compte ?


Bien cordialement.

XXXXXXXXXXX

Office Manager

[email protected]

Entreprise



10

J+17 : APPEL PAR LE COMMERCIAL

J+17 : RELANCE PAR COURRIER


CANAL : Courrier

Nantes, le 7 aout

Référence courrier : xxx

Objet : Situation de votre compte débiteur

Cher client,

Nous attachons beaucoup d'importance à votre satisfaction et à la qualité de nos services.

Or nous constatons avec regret que malgré nos dernières relances le règlement suivant resteimpayé :

Facture n°173226, échue au 20 juillet d’un montant de 887€ TTC

Par ailleurs, aucun motif ne nous a été communiqué pour justifier cette absence de paiement.

Pour tout contact, un simple email à [email protected] suffira.

Si nous constatons l’absence de réaction et surtout de paiement, les 7 jours suivants la date deréception de la présente relance, nous sommes susceptibles de vous mettre en demeure et,selon autorisation de notre cadre contractuel, à reconsidérer le calendrier d’exécution destravaux.

Dans le cas où votre règlement serait intervenu entre temps, veuillez considérer ce rappel commenul.



11


DESTINATAIRE : Payeur cc Donneur d'Odre

CANAL : Email

SUJET : Deuxième relance facture n° 173226 de ENTREPRISE

Madame, Monsieur,

Suite à l'envoi deux courriers et sauf erreur ou omission de notre part , la facture 173226 d'un

montant de 887€ reste impayée.

Pourriez-vous me confirmer que tout est en ordre et que la facture a bien été prise en compte ?

Nous souhaitons attirer votre attention sur le fait que sans réponse de votre part sous huit

jours, nous transmettrons votre courrier à notre service contentieux.


Bien cordialement.

XXXXXXXXXXX

Office Manager

[email protected]

Entreprise



12

J+25 : MISE EN DEMEURE PAR COURRIER RECOMMANDÉ


CANAL : Courrier recommandé

Nantes, le 25 aout

Courrier de référence : xxxx

Objet : MISE EN DEMEURE

Recommandé avec Accusé de Réception.

Cher client,

Par la présente, nous vous mettons en demeure de nous régler sans délai la facture n° 173226,échue au 20 juillet d’un montant de 887€ TTC.

À cette somme seront appliqués des intérêts de retard correspondants au taux d’intérêt appliquépar la Banque Centrale Européenne à son opération de refinancement la plus récente majorée de10 points de pourcentage.

L'absence de réaction de votre part nous autorise par la présente et selon le cadre contractuel envigueur à interrompre le calendrier d’exécution du projet. Celui-ci sera reconsidéré dès lors que lerèglement sera effectué et qu’aucun autre impayé ne sera constaté.

À défaut de régularisation sous 7 jours à compter de la date de réception de la présente mise endemeure, nous nous réservons toute faculté d’action supplémentaire aptes à préserver nosintérêts.

Nous vous prions de considérer la présente comme une lettre de mise en demeure de nature àfaire courir tous délais, intérêts et autres conséquences que la loi y attache, plus particulièrementles tribunaux, au titre de l’article 1153 du code civil.

Dans le cas où votre règlement serait intervenu entre temps, veuillez considérer ce rappel commenul.



13

14

J+33 : TRANSMETTRE AU CONTENTIEUX

PLAN 2 :

SUIVI "HARD": LES FACTURES QUI NE SONT NI SOLDE, NI COMPTANT, NI

HÉBERGEMENT

15

Envoi de la facture

Envoi d’une notification pré-échance de paiement par email au client.

Second envoi d’une notification pré-échéance de paiement par email

Troisième envoi d’une notificationpré- échéance de paiement par email

Envoi d’une notification le jour del’échéance

Envoi du premier email de relance

Envoi du second email de relance

Envoi du troisième email de relance

Mise en demeure

J-60

J-45

J-30

J-15

J+3

J+6

J+9

J+17

J

J-60 : ENVOI INITIAL DE LA FACTURE

Email au Payeur cc Commercial

Sujet : facture n°173232 de ENTREPRISE

Bonjour,

J’espère que vous allez bien.

Comme convenu, veuillez trouver ci-joint votre facture.

Numéro de facture : 173232

Date d’échéance : 21 juillet

Montant TTC : 12387€

N’hésitez à nous faire un retour pour toute question.

Cordialement,

Service Comptabilité

Entreprise

XX Avenue XXX XXX

XXXXX Ville

www.entreprise.fr • +(33) XXX XXX XXX

17

J-45 : NOTIFICATION AVANT ÉCHÉANCE

Bonjour,

J’espère que vous avez bien reçu notre facture n° 173232 d’un montant de 12387€ et qu’elle

est conforme à vos attentes.

Je me permets de vous rappeler que nous attendons son règlement dans les prochains

jours, à savoir le 21 juillet.

Merci par avance de votre attention et nous restons à votre disposition pour tout

complément d’information.

Cordialement,


Entreprise

XX Avenue XXX XXX

XXXXX Ville


18


Sujet : Facture n° 173232 de ENTREPRISE, échue dans 45 jours




Bonjour,







Cordialement,


Entreprise

XX Avenue XXX XXX

XXXXX Ville


19




Bonjour,







Cordialement,


Entreprise

XX Avenue XXX XXX

XXXXX Ville


20

J : NOTIFICATION ÉCHÉANCE


Sujet : Facture n° 173232 de ENTREPRISE, échue aujourd’hui

Bonjour,

Je me permets de vous écrire pour vous rappeler que la facture n° 173232 d’un montant de

12387€ est due ce jour.

Merci par avance de votre règlement.

Cordialement,


Entreprise

XX Avenue XXX XXX

XXXXX Ville


21

J+3 : PREMIÈRE RELANCE


Sujet : Facture n° 173232 de ENTREPRISE, 3 jours de retard

Bonjour,

Sauf erreur de notre part, la facture n° 173232 ci jointe échue le 21 juillet est toujours en

attente de règlement.

Nous vous remercions par avance de votre attention.

Restant, naturellement, à votre disposition pour tout complément d'information.

Cordialement,


Entreprise

XX Avenue XXX XXX

XXXXX Ville


22

J+6 : SECONDE RELANCE


Sujet : Facture n° 173232 de ENTREPRISE, déjà 6 jours de retard

Bonjour,

Sauf erreur de notre part, la facture n° 173232 ci jointe échue le 21 juillet est toujours en

attente de règlement.

Nous vous remercions de bien vouloir régulariser votre situation dans les meilleurs délais.

Restant, naturellement, à votre disposition pour tout complément d'information.

Cordialement,


Entreprise

XX Avenue XXX XXX

XXXXX Ville


23

J+9 : TROISIEME RELANCE


Sujet : Facture n° 173232 de ENTREPRISE, 9 jours de retard !

Cher Client, Sauf omission de notre part et malgré nos différentes relances, l’examen de votre compte faitapparaître qu’à ce jour, la facture ci-dessous n’a toujours pas été réglée : Numéro de facture: 173232 Date d’échéance: 21 juillet Montant TTC: 12387

Persuadés qu’il s’agit d’un simple oubli de votre part, nous comptons sur votre règlement derégularisation sous huitaine. A défaut de règlement dans ce délai, nous nous verrons contraintsd’initier une procédure de mise en recouvrement, de vous facturer des pénalités de retard ainsique des frais de traitement de dossier de 40 euros.

Toutefois, dans le cas où vous auriez déjà effectué le paiement de la facture nous vous prions dene pas tenir compte de ce mail de relance, et de nous contacter pour nous communiquer lesréférences de votre règlement.

Comptant sur votre diligence, nous restons à votre disposition pour toute demande d’informationcomplémentaire. Cordialement,

Service Comptabilité Entreprise XX Avenue XXX XXX XXXXX Ville www.entreprise.fr • +(33) XXX XXX XXX

24

J+17 : MISE EN DEMEURE PAR COURRIER RECOMMANDÉ

Envoi d’un courrier lettre recommandée avec accusé de réception envoyé au

Payeur

Courrier envoyé au Payeur (sur papier en-tête)

Nom du Client Service YY XX XX

Lyon, le 1 septembre

Objet : Mise en demeure

Madame, Monsieur,

Nous constatons avec regret qu'en dépit de nos relances, votre société n'a toujours pas procédéau règlement de notre facture n°173232, échue le 21 juillet d’un montant de 12387 €.

En conséquence, nous vous mettons en demeure de nous régler la somme de 12387€, dans undélai de huit jours à réception de la présente. A défaut de règlement dans ce délai, nous nous verrons contraints d’initier une procédure de miseen recouvrement.

J'attire votre attention sur le fait que ce courrier est de nature à faire courir des intérêts de 3 foisle taux légal de 0.89% en vertu de l'article 1 153 du Code civil et constitue la dernière étape avantle recours aux tribunaux compétents.

Comptant sur votre diligence, nous restons à votre disposition pour toute demande d’informationcomplémentaire.

Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos sincères salutations. Service comptabilité

P. J. : Duplicata de la facture faisant l’objet de la présente mise en demeure

25

PLAN 3 :

SUIVI ORIGINAL: LES FACTURES QUI NE SONT NI SOLDE, NI COMPTANT, NI

HÉBERGEMENT

26

J Envoi d’un email lejour de l’échéance

J+15 Envoi du premieremail de relance

J+30 Envoi du secondemail de relance

J+45 Envoi du troisièmeemail de relance

J+60 Envoi par email d’unemise en demeure etd’un sms de relance

27

ÉCHÉANCE J

Date : À l’échéance, jour J

Canaux : Email

Bientôt l'échéance !

Moment important de nos relations commerciales, l'échéance est la date contractuelle du

règlement de notre facture, et vient conclure une affaire menée à la satisfaction des parties.

Ce moment est bientôt là : le règlement de 213 € est prévu le 22 juillet.

Nous vous remercions d'avance du règlement de notre facture à la date convenue,

Ne laissez pas passer l'échéance !

Nous vous présentons nos salutations distinguées.

PS : Si vous avez identifié un problème technique ou commercial relatif à notre prestation,

nous vous demandons de nous le préciser sans tarder, afin de rechercher une solution.

28

ÉCHÉANCE J+15

Canaux : Email

Notification interne : non

Validation préalable : non

Le temps passe vite n'est-ce pas ?

Une échéance est à peine convenue qu'elle est déjà passée !

Nous autorisez-vous à vous rappeler que vous deviez nous payer le 22 juillet la somme de

213 Eur.

N'ayant pas encore reçu ce règlement, nous nous demandons si votre règlement s'est égaré

ou si vous avez oublié, ce qui serait compréhensible, de nous faire cet envoi

Dans un cas comme dans l'autre, nous vous remercions d'avance de la réponse que vous

voudrez bien nous faire.


29

ÉCHÉANCE J+30

Canaux : Email

Vous n'avez pas accompli le geste que nous attendions à la suite de notre lettre du 2 aout. Si

vous le faisiez maintenant ?

Il suffit de nous envoyer la somme de 213 pour que votre compte soit à jour.

Nous formons l'espoir que vous voudrez bien ne pas différer davantage ce règlement.

Vous en remerciant très sincèrement par avance,


30

ÉCHÉANCE J+45

Canaux : Email

Vous semblez n'avoir prêté aucune attention à nos précédentes missives empreintes

pourtant de bienveillance.

Nos lettres du 2 aout et du 1 septembre sont restées sans réponse.

Vraiment, nous sommes un peu surpris de votre silence et si nous croyons à une longue

négligence de votre part, il nous serait difficile de l'admettre après ce troisième rappel.

Un versement avant le 15 septembre de la somme de 213 eur que vous nous devez

dissiperait nos doutes.

Dans cette attente,


31

ÉCHÉANCE J+60

Canaux : Email

Canaux : SMS

Vous n'avez pas donné suite à nos lettres précédentes vous réclamant les sommes qui nous

sont dues.

A défaut de règlement par vous de la somme de : 213 eur.

dans un délai de 10 jours, nous porterons l'affaire sur le plan judiciaire quels que soient les

frais à exposer, et qui resteront en fin de compte à votre charge.

Vous devez de ce fait considérer la présente lettre comme une mise en demeure, de nature

à faire courir tous délais, intérêts et autres conséquences que l'article 1153 du Code Civil et

les Tribunaux attachent aux mises en demeure.

Dans l'attente de votre règlement, nous vous présentons, Monsieur, nos salutations

distinguées.

ENTREPRISE à <corporatename> Bonjour c'est le moment de payer votre facture 173533

de 213 eur. à faire ce jour

32

Que nous apprend donc ce document? Il peut devenir très compliqué de gérer vos relances clients

tout en les personnalisant. Automatiser vos relances clients avec un assistant virtuel type Dunforce,

vous permet de systématiser vos processus et ainsi de consolider vos fondations.

Ces fondations solides sont la base d’une croissance saine et vous permettent de vous développer.

Selon une prédiction de McKinsey, d’ici à 2020, 60% des emplois seront touchés par l’automatisation.

La question n’est donc plus de savoir si l’on automatisera des tâches de back-office mais quand nous le

feront. Commencez dès aujourd’hui avec Dunforce et profitez de l’intelligence artificielle au service de

vos factures !

16 Les experts Dunforce

Documents

SJ G g `=N S=WS 1# 8SN 8 8=N f 7G1 N G=WJ;; G1 8N J 1 8