SommaireLe Soroptimist International : une Union Interprofessionnelle Féminine Fondé en 1921, le Soroptimist est une organisation non gouvernementale (O.N.G.),rassemblant, auniveau

Sommaire

• Carte des clubs de l’Union Française ............................................................................................................................................................ p. 2

• Le Soroptimist International .................................................................................................................................................................................... p. 3

• Club Service International ............................................................................................................................................................................................ p. 4

• La Présidence d’un club : un honneur, une charge, des responsabilités .................................................. p. 5

• Les créations de nouveaux Liens d’Amitié ........................................................................................................................................... p. 6

- Création d’un nouveau Club

- Assurances : votre contrat d’Assurance

• La Trésorière ...................................................................................................................................................................................................................................... p. 7

- Le budget des Clubs

- Exemple de présentation du budget d’un Club .................................................................................................................... p. 8

• La Secrétaire ..................................................................................................................................................................................................................................... p. 9

• La fiche de renseignements pour le Secrétariat National .............................................................................................. p. 10

• Les Déléguées Titulaires et Suppléantes ................................................................................................................................................ p. 11

• Les activités dans les Clubs :

- Les réunions statutaires mensuelles .................................................................................................................................................... p. 11

- Le tableau des incompatibilités des fonctions à l’intérieur d’un club ................................................ p. 12

- Le tableau des incompatibilités d’un membre du club avec une fonction à l’Union ..... p. 13

- Le formulaire de candidature pour un poste à l’Union Française ............................................................... p. 14/15

(à présenter recto-verso)

- Le calendrier des activités de l’Union Française et des Clubs .......................................................................... p. 16

- Fiche de renseignements du Bureau du club pour le Secrétariat National .................................... p. 17

• Les Coordonnatrices de Programmes, les 6 domaines du Programme Focus ................................... p. 18

- Rapport annuel pour les coordonnatrices pour 2005 p. 19

- Formulaire pour rédiger le «Rapport Focus» en Anglais «Global Voice» ....................................... p. 20

• Tableau des Projets Soroptimists au 1er Septembre 2005 ............................................................................................... p. 21

• Les Principaux projets du SI, du SI/Europe, SI/UF ................................................................................................................... p. 22

• Projet quadriennal Indépendance 2003-2007 : Femmes survivantes de guerre .......................... p. 23

• Les Bourses (de l’Union et de la Fédération Européenne) .............................................................................................. p. 24

• Autres possibilités d’aide Soroptimiste : ................................................................................................................................................ p. 25

Bourse Suzanne Noël, Fonds «Thérèse Lannier»

• L’extension : marche à suivre pour l’admission d’un nouveau membre .................................................... p. 26

- La Commission Technique de l’Extension ........................................................................................................................................ p. 27

- Formulaire d’admission dans un club .................................................................................................................................................... p. 28

• La Commission Technique de la Communication ......................................................................................................................... p. 29

• «Le Sorop Français» ............................................................................................................................................................................................................. p. 30

• La Boutique de l’Union Française ........................................................................................................................................................................ p. 31

- Le tarif Boutique ...................................................................................................................................................................................................................... p. 32

- Bon de commande ............................................................................................................................................................................................................... p. 33

- Photocopies / couleurs des articles .......................................................................................................................................................... p. 34/35

• Composition du Bureau de l’Union Française 2006 - 2007 ......................................................................................... p. 36

• La répartition géographique des cinq Vice-Présidentes .................................................................................................... p. 37

• Les Gouverneurs Titulaires et Suppléants .............................................................................................................................................. p. 38

• Chargée de Liaison et Coordonnatrices de Programme de l’Union Française ................................... p. 39

• Les Commissions techniques de l’Union Française .................................................................................................................. p. 40/42

• Organisation d’une manifestation Soroptimiste ........................................................................................................................... p. 43 à 48

Livret des Présidentes 2006-2007

2Livret des Présidentes 2006-2007

Le Soroptimist International :une Union Interprofessionnelle Féminine

Fondé en 1921, le Soroptimist est une organisation non gouvernementale (O.N.G.), rassemblant, au

niveau international, des femmes engagées dans la vie professionnelle.

Elle est, en cette qualité, accréditée comme membre consultif permanent auprès des organismes

suivants :

O.N.U., ECOSOC, UNESCO, UNICEF, BIT, OMS, FAO, Comité de la Femme et des Droits de l’Homme,HCR, ainsi qu’auprès du Conseil de l’Europe et du Lobby Européen des Femmes.

Mouvement apolitique et aconfessionnel, le Soroptimist agit dans le cadre de «Clubs services».

Un «Club service» est la réunion d’hommes et de femmes acceptant de s’engager, d’abord au niveau

de leur communauté locale, puis aux différents niveaux de la société, au service d’autrui.

Cet engagement peut prendre une forme sociale, culturelle, humanitaire, citoyenne...

La ligne de conduite du Soroptimist international est de se préoccuper d’affaires internationales et

nationales en rapport avec ses objectifs et ses programmes, tout en respectant une stricte neutralité

sur les questions de contreverse politique entre les nations, de politique de parti et de sectarisme

religieux.

Les membres du Soroptimist entendent être la voix universelle pour les femmes par une voie

privilégiée : «comprendre, entreprendre, défendre».Pour ce faire, ils développent des projets et conduisent des actions visant à :

• Maintenir un haut niveau de moralité, dans ses affaires, sa profession et sa vie en général.

• Promouvoir les droits de l'homme et en particulier favoriser la promotion de la femme.

• Développer le sens de l'amitié et le sentiment d'unité entre soroptimistes de tous les pays.

• Maintenir vivant l'esprit de service et de compréhension humaine.

• Contribuer à l'entente internationale et à l'amitié universelle par la recherche et la culture

de la paix.

Son nom :Le Soroptimist tire son nom de la locution latine «SORORES ad OPTIMUM», sœurs pour lemeilleur : il affirme ainsi sa vocation et sa volonté d’agir pour un mieux-être collectif universel.

Son emblème :Le Soroptimist se signale aussi par son logotype : dessiné par un membre fondateur du pre-mier club (OAKLAND USA) il est typique des années 1920 : une femme, les bras levés, tient labannière soroptimiste.Entourée de rayons, elle est encadrée, à sa droite, par une guirlande de feuilles de lauriers,«symbole de la réussite» et à sa gauche, par une guirlande de glands «symbole de l’effort».Cet emblème a été réalisé en émail bleu sur fond or et a donné ses couleurs à l’association :le BLEU et le JAUNE (bleu de l’océan pacifique et jaune du soleil californien).

Sa déontologie :Le Soroptimist international adhère pleinement, comme ONG, aux principes définis dans lacharte de l’ONU.Le Soroptimist fait siennes les valeurs de tolérance, de respect des différences, de valeur in-trinsèque de tout être humain et de promotion de sa dignité.Les membres s’obligent à une éthique rigoureuse dan leur vie professionnelle et personnelle.

Livret des Présidentes 2006-2007 3

Club Service International

«Club»

C'est l'amitié, la fidélité, la solidarité, la tolérance, l'acceptation de l'autre, appliquées à desobjectifs communs, dans le respect des convictions politiques, idéologiques, philosophiques,confessionnelles de chacun, tout en excluant les idéologies subversives ou sectaires, incompa-tibles avec l’éthique Soroptimiste.

«Service»

C'est l'altruisme, la générosité, l'aide prodiguée à autrui pour les grandes causes humanitaires oudes aides ponctuelles personnalisées. Ce sont des réponses et des remèdes immédiats devant lesgrandes tragédies, ou le simple «dépannage» du voisin.

Sur le plan local, national, international, c'est collecter, réunir, acheminer, distribuer des fonds, deséquipements, des vêtements, des médicaments, des produits alimentaires, des livres, pour soutenirles grandes causes humanitaires internationales, dans les domaines de la santé, du progrès scien-tifique, de l'éducation, des arts ; c'est répandre la connaissance, aider la communauté par uneaction civique dans laquelle l'engagement personnel est essentiel.

C’est participer au mieux-être des femmes par des actions ciblées.

«International»

Les clubs Soroptimist existent dans 126 pays et territoires. Le Soroptimist International essaye des'implanter partout où une constitution garantit les libertés fondamentales d'opinion,d'expression, de réunion, de mouvement, sans distinction de race ou de religion. L'universalitédu SI permet d'échanger des idées, de bâtir des programmes au cours de congrès. La publicationde revues, bulletins, annuaires, la création de jumelages permettent un travail en partenariat.

Avec près de 95.000 membres et plus de 3.000 clubs, le SI est maintenant la plus importanteorganisation de service exclusivement féminine reconnue dans le monde.

Le Soroptimist Internationala le statut d’Organisation non-gouvernementale (O.N.G.)il est accrédité comme membre consultatif permanent

auprès des organismes suivants :O.N.U, ECOSOC, UNESCO, UNICEF, BIT, OMS,

FAO, Comité de la Femme et des Droits de l’Homme,HCR, et autres... ainsi qu’auprès du Conseil de l’Europe

et du Lobby Européen des Femmes.

Le Soroptimist International est un mouvement non politiqueet non confessionnel.


La Présidence d’un Club c’est :un honneur, une charge, des responsabilités

Un honneur :• Présider les réunions du Club et du Bureau.• Représenter le Club dans les manifestations extérieures.• Assister le plus souvent possible à l’Assemblée Générale des Déléguées et obligatoirement à la

Réunion Annuelle des Présidentes de l’Union.

Une mission :• Avoir une bonne connaissance des Statuts et du Règlement Interne de l'Union Française. Respecter

ces Statuts et ces Règlements.• Lire avec attention les circulaires, afin de pouvoir informer les membres du Club des actions et

projets de l'Union, de la Fédération Européenne ou du SI.• Préparer et animer les réunions.• Diffuser largement les informations reçues.• Discuter avec les membres du Club des actions, des projets et des programmes de travail pour

le Club.• En informer l'Union par :

- des compte-rendus d'activités adressés à la Présidente de l'Union Française et à la Vice-Présidente chargée du secteur géographique où se situe son Club,

- des articles et photos envoyés à la Directrice de publication du «Sorop Français» avec copie à laPrésidente de l'Union Française.

• Demander l'avis de son Bureau et des membres du Club avant de prendre une décision impor-tante, toujours dans le respect des Statuts et du Règlement Intérieur de l'Union et dans lerespect des statuts des clubs et du règlement intérieur du club.

• Susciter en permanence l'intérêt du Club par :- des idées nouvelles de discussion et de travail, des conférences,- des actions, individuelles ou non,- une collaboration active avec les Coordonnatrices de Programmes.

• Organiser les élections au sein de son Club, conformément aux Statuts et au Règlement de l’UnionFrançaise.

• Réunir les Coordonnatrices de Programmes, la Trésorière et la Secrétaire afin d’établir les rapportsdemandés par les Coordonnatrices Nationales.

• Susciter avec la Commission Extension et l’ensemble des membres de son Club, l’entrée de 2, 3ou plus de nouveaux membres chaque année.

• Assurer la cohésion du club, être un trait d’union amical et tolérant entre toutes• Susciter des vocations pour assurer la relève..

Des responsabilités :• Nécessité d’avoir un papier à en-tête au nom du club.• D'administration avec la Secrétaire Nationale (dates à respecter).• De gestion financière avec la Trésorière Nationale (dates à respecter).• De communication entre le Club et l'Union (circulaires UF à communiquer au club, compte-rendusdu Club). • De communication entre le Club et les Coordonnatrices. • D'intégration des nouveaux membres dans le Club.• De respect des Statuts et du Règlement Interne de l’Union et du Club.• De la réception de la Vice-Présidente qui représente la Présidente Nationale et a la responsabilité

de son Club. Si ses frais de déplacement sont toujours à la charge de l’U.F, il est d’usage que sonhébergement et ses repas soient à la charge du Club, de même pour la Présidente Nationale.

• De l’obligation de déclaration à la Préfecture du nouveau Bureau à la fin du mandat.


La création de «Liens d’Amitié» :Lorsque le Club désire concrétiser officiellement un Lien d’Amitié avec un Club de la FédérationEuropéenne ou d’une autre Fédération, il y a lieu de prendre contact avec la Coordonnatrice NationaleB.V.C.I. (Bon Vouloir et Compréhension Internationale). La Coordonnatrice Nationale vous donnerala marche à suivre.Il est rappelé que seuls les Liens d’Amitié officialisés paraissent dans l’annuaire de l’Union Française.

La création d’un nouveau Club :Il y a lieu de se référer au Règlement Interne de l’Union Française, dans lequel toutes lesdémarches à entreprendre sont expliquées.Aviser en tout premier lieu la Présidente de l’Union Française qui s’occupera des démarches àeffectuer auprès de la Fédération Européenne.Envoyer toutes les fiches d’inscription au Secrétariat National. Il procédera à leur enregistrementdans le listing de l’Union dès que la charte sera accordée au nouveau Club.

Votre contrat d’assuranceL’attestation d’assurance est adressée début octobre à l’ensemble des Clubs.L’union Française est titulaire d’une assurance «Responsabilité Civile» auprès des AGF.Ce contrat a pour objet de garantir l’Assuré et tous les Clubs y compris les DOM-TOM (le Club nedoit pas signaler les manifestations qu’il organise) contre les conséquences pécuniaires de la«Responsabilité Civile» qu’il peut encourir à l’égard des tiers, des visiteurs et autres participantsdu fait des activités suivantes : réunions, assemblée générale de l’Union Française, conférences,colloques, aides humanitaires hors médical et para médical. Organisation de manifestations tellesque repas, cocktails, soirées dansantes. Mais attention ! certaines manifestations doivent faire l’objet d’une garantie complémentaire àsouscrire auprès de :

SACDROP ASSURANCES9 rue du Pré Cornu - ZI Mayencin - 38610 GIERES

tél. 04 38 38 80 00 - fax : 04 38 38 80 01

• «Responsabilité Civile Organisateur» : concerts, manifestations sous chapiteau, manifestationssportives, manifestations se déroulant sur l’eau…Pour obtenir cette garantie, vous devez indiquerla nature et la date exacte de votre manifestation ainsi que le nombre de participants prévus.

• «Tous Risques Expositions» : manifestations pour lesquelles vous désirez garantir des objetsd’art ou des instruments de musique ; vous devez envoyer la liste et la valeur de chaque objetexposé, le lieu, la durée de l’exposition, le ou les systèmes de protection du lieu de l’exposition,le moyen de transport des biens (si vous souhaitez assurer leur transport).

N.B. : l’organisation d’une manifestation étant sous la responsabilité de la Présidente du Club orga-

nisateur, il est préférable d’interroger l’assureur pour les manifestations sortant du cadre ci-dessus.

A ce sujet il est recommandé de consulter la rubrique «ASSURANCE» sur le site soroptimist de

l’Union Française.


La TrésorièreL’exercice comptable Soroptimist commence le 1er octobre de l’année N pour se terminer le 30septembre de l’année N+1.

• Elle doit avoir des notions de comptabilité et de gestion.• Elle prépare, avec la Présidente, le budget prévisionnel du prochain exercice.• Elle encaisse les cotisations des membres, y compris de celles qui sont en disponibilité.• Elle paie les factures et les notes de frais, visées par la Présidente.• À défaut d’une comptabilité informatique avec un logiciel de comptabilité adapté, elle doit tenir

un registre aux pages numérotées sur lequel est inscrite chacune des opérations sous forme re-cettes-dépenses en séparant les opérations de fonctionnement du Club de celles des actions etdons. Il est donc conseillé d’avoir deux registres. Tout comme il est recommandé d’ouvrir descomptes bancaires séparés :

- un pour le fonctionnement du club qui enregistre les cotisations, les frais de gestion (déplace-

ments, fournitures,etc…)

- et un pour les actions qui enregistre les recettes et les dépenses des actions, les dons reçus et reversés…

• Elle rend compte de sa gestion et présente les comptes annuels (y compris l’Épargne) sous laforme d’un bilan, arrêté au 30 septembre, écrit et détaillé en prenant soin de bien dissocier lefonctionnement des actions et dons.

• Elle soumet ces comptes à l’approbation de l’Assemblée Générale du Club : le quitus devra êtreconsigné dans le Procès Verbal de l’A.G.

• Elle envoie à la Trésorière de l’Union Française, avant le 30 octobre, le montant de la cotisationdu Club, selon un appel de cotisations basé sur le nombre de membres déclaré au 30 juin lorsde la révision du listing.

À noter : les clubs Soroptimist sont des associations à but non lucratif qui, dans cet esprit, nedoivent pas faire de profit ni avoir de réserves de trésorerie importantes. Les fonds provenantd’actions ou de dons ne peuvent en aucun cas servir à la gestion du Club.

Le Budget des Clubs• L'établissement du Budget est un acte de prévision des recettes et des dépenses du Club pour

un exercice financier. • L’année Soroptimiste commence le 1er octobre de l’année n et se termine le 30 septembre de

l’année n+1.• Les Clubs doivent soumettre à leur Assemblée Générale un Budget qui fixera l'organisation fi-

nancière du Club pour l'année à venir. La cotisation du club y sera ainsi déterminée.• Chaque Club établit son budget en toute indépendance, suivant son mode de fonctionnement et

ses activités. • Il est proposé, page suivante, un exemple de budget de fonctionnement pour un club de 30

membres et une cotisation de 200 euros/an.• Il est d’usage que le club prenne en charge l’hébergement et les repas de la Présidente Natio-

nale ou de la Vice-Présidente Nationale qui vient visiter le club, les frais de déplacement étant àla charge de l’Union Française.

• Le Club rembourse aux Déléguées Titulaires ou Suppléantes (seulement en cas d’indisponibilitéde la déléguée titulaire) pour se rendre à l’Assemblée Générale des Déléguées et à la Présidentepour aller à la Réunion Annuelle des Présidentes, les frais de déplacement dont les modalitéssont prévues dans le règlement interne du Club ou définies au moment de l’élaboration du budget.


Modèle de budget

SOROPTIMIST INTERNATIONAL – UNION FRANÇAISE

Assemblée Générale du : ......................................................….............................…....…

Club de : .............................….............................….............................….............................…...................

Présidente : .............................….............................….............................….............................…..........

Trésorière : .............................….............................….............................….............................…..........

BUDGETPour la période du :

1er octobre 200.…. au 30 septembre 200.….

Nombre de Membres : 30


Recettes Dépenses Observations

N.B. Ces chiffres sont purement indicatifs. Certains frais généraux étant fixes, un club de moins de30 membres pourrait être amené à majorer la cotisation individuelle.

CotisationsUnion Française

200 € x 306 000 €

CotisationsUnion

Française

3 060 €36,60 €

102 € x 30(12,20 € pour nouveaux membres)

Déplacement2 déléguées A.G.+ R. des Présidentes

700 €

400 €Trajet + 2 nuits d’hôtel + 3 repas

45 €Droits d’entréepour nouveaux

membres 15 € x 3

TéléphoneFrais postaux

100 €100 €

Total dépenses6 045 €Total recettes 6 045 €Le budget doit être dépensé

en équilibre

Fournitureadministrative

200 €Papier, photocopies pour

convocations, courrier, compte-rendus

Cadeaux 158,40 € Anniversaires, remises de Charte

Location sallede réunion

250 € (éventuellement)

Provision pourmanisfestation

600 €Anniversaires, organisation AGnationale, passation de collier

Provision pourrisque

440 €Défaillance cotisations

(éventuellement)

8

La Secrétaire

• La secrétaire doit savoir taper à la machine et utiliser un micro-ordinateur.

• Elle tient le «Registre des délibérations» du Club.

• Elle envoie les convocations et tient la comptabilité des présences lors des réunions.

• Elle écrit les compte-rendus des réunions du Bureau et du Club et les soumet à sa Présidente.Elle conserve ensuite ces compte-rendus pour les archives de son Club, complétés éventuelle-ment pour le «Registre».

• Elle envoie le compte-rendu de la réunion statutaire à chaque membre présent ou absent, à laPrésidente de l’Union et à la Vice-Présidente Nationale en charge du Club.

• En fin de mandat, elle déclare à la Préfecture les changements qui interviennent dans la compo-sition du nouveau Bureau du Club.

• Elle tient à jour les «passages en lice» des futurs membres.

• Transferts : La secrétaire prévient immédiatement le Secrétariat National lorsque son Club reçoitun membre transféré d’un autre Club. De même, elle avise immédiatement le Secrétariat Nationalde toute demande de transfert de son Club vers un autre Club.

• La secrétaire doit présenter le rapport moral annuel à l'Assemblée Générale.

• En résume, la secrétaire tient informée, régulièrement, rapidement, tout au long de l’année, laSecrétaire Nationale de l’Union Française des modifications concernant les membres du Club( intronisation, transfert de ou vers, décès, disponiblité, démission, exclusion) ceci à l’aide duformulaire «Renseignements pour l’annuaire».

• Elle envoie avant le 31 Mai toutes les modifications de «dernière minute» (les autres ayant étéadressées au fur et à mesure). Après cette date, les modifications ne peuvent plus être utiliséespar la Trésorière Nationale pour le décompte des cotisations dues par le Club. Les départs (saufles décès) non homologués resteront comptabilisés à la charge du Club.


Soroptimist International – Union FrançaiseRENSEIGNEMENTS POUR L’ANNUAIRE

RENSEIGNEMENTS POUR LA MISE À JOURQUOTIDIENNE DU LISTING

à envoyer, au fur et à mesure de l'évènement ou de la modification, au Secrétariat National :

Club de : ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Nom et Prénom du membre (en lettres d’imprimerie) : ……………………………………………………………………………………………………………………...…………………………

Date de naissance (le jour, le mois, l’année) : ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Profession : …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Adresse professionnelle (en lettres d’imprimerie) : ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Code postal : ………………………………………………………………………………………………… Ville : ……………………....……………………………………………………….……………………………………………………………………………

Tél. …………………………………………………………………………………… Fax : …………………………………………………………………………………… Portable : ……………………………………………………………………………………

Courriel : ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Adresse privée (en lettres d’imprimerie) : …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………...

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Code postal : …………………………………………………………………………………………………………………………… Ville : …………………………………………………………………………………………………………………………..………

Tél. …………………………………………………………………………………… Fax : …………………………………………………………………………………… Portable : ……………………………………………………………………………………

Courriel : ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Entourer la mention utile et dater :Le jour, le mois, l’année

INTRONISATION : …………………………………………………………………………………………………..........…………………………................…… Date : ….............……. / ….............……. / ….............…….

TRANSFERT du club de : …………………………………………………………………………………………………..........……………………… Date : ….............……. / ….............……. / ….............…….

DISPONIBILITÉ : …………………………………………………………………………………………………..........……………………............................. Date : ….............……. / ….............……. / ….............…….

CHANGEMENT DE : Nom : …………………………………………………………………………………………………..........…………………………...................................................…… Date : ….............……. / ….............……. / ….............…….

Profession : …………………………………………………………………………………………………..........………………………….................................…… Date : ….............……. / ….............……. / ….............…….

Adresse ou téléphone : …………………………………………………………………………………………………..........…………….........…… Date : ….............……. / ….............……. / ….............…….

Fonction dans le Bureau : …………………………………………………………………………………………………..........…………………. Date : ….............……. / ….............……. / ….............…….

DEPART DU CLUB POUR CAUSE DE :Décès : …………………………………………………………………………………………………..........………………...........................................................…. Date : ….............……. / ….............……. / ….............…….

Démission : …………………………………………………………………………………………………..........……………….............................................…. Date : ….............……. / ….............……. / ….............…….

Transfert vers : …………………………………………………………………………………………………..........………………….................................... Date : ….............……. / ….............……. / ….............…….

Exclusion : …………………………………………………………………………………………………..........………………................................................…. Date : ….............……. / ….............……. / ….............…….

Date de l’établissement de la fiche :


chico

Les Déléguées Titulaires et SuppléantesChaque club doit avoir deux Déléguées Titulaires et deux Déléguées Suppléantes.

Se référer : Statuts des Unions : Article VRèglement Interne de l’Union Française, Article VI-2 Pouvoirs

• Les Déléguées Titulaires assistent à l’Assemblée Générale de l'Union Française où elles sont les«porte-parole» de leur Club. Elles sont seules habilitées à intervenir au cours de l'AssembléeGénérale des Déléguées et à voter. Elles doivent respecter les décisions votées par leur club oupar les clubs qui les ont mandatées.

• Les Déléguées font ensuite un compte-rendu écrit de la réunion, destiné aux membres de leurClub et aux Clubs dont elles ont reçu pouvoir.

• La Déléguée ayant accepté cette fonction représentative se doit d’être présente, ou représentéepar sa suppléante, à l’ Assemblée Générale des Déléguée de l’Union Française.

• Si un Club désire intervenir sur un sujet ne figurant pas à l’ordre du jour d’une AssembléeGénérale, il doit en avertir par écrit la Présidente Nationale au moins 15 jours avant la tenuede l'Assemblée Générale.

Les Réunions dans les clubs - Les Réunions Statutaires

Le Club doit tenir 10 réunions statutaires par an. La présence à cinq réunions au moins est obliga-toire pour chaque membre.L'une de ces réunions est l'Assemblée Générale, dont le procès-verbal doit être envoyé à la Préfec-ture de Police, avec mention de la nouvelle adresse et du nouveau Bureau (Associations Loi 1901).Elle doit se tenir dans un délai maximum de 6 mois après la clôture de l’exercice comptable, doncavant fin mars.Le rapport moral et le rapport financier intermédiaire y sont soumis à l’approbationdu Club. Les élections aux différents postes se font, à bulletin secret, au cours de cette Assemblée.Une autre Assemblée Générale, complémentaire, doit se tenir en octobre, avec présentation durapport financier de l’année écoulée 1er octobre - 30 septembre. Aucune élection n’interviendra aucours de cette Assemblée.Au cours des autres réunions statutaires, il est essentiel de réserver tout ou partie du temps, auxinformations en provenance du SI, du SI/Europe, de l'Union Française,

- aux projets et réalisations du Club,

- aux exposés professionnels des membres (les nouveaux en particulier),

- au recrutement de nouveaux membres.

Les Réunions du BureauLe Bureau doit se réunir au moins 4 fois par an. Cependant, il est d’usage que le Bureau se réunisse 15 jours avant chaque réunion statutaire.Il réunit la Présidente, la (ou les) Vice-Présidente(s), la Secrétaire, la Trésorière et les membres duBureau dont le nombre est fonction de l'importance du Club. Les Déléguées Titulaires etSuppléantes y sont invitées. La Past-Présidente assiste à ces réunions pendant un an après la finde son mandat et la Présidente élue un an avant le début de son mandat.

Le Bureau est chargé de traiter les affaires courantes, de préparer les réunions du Club et d'aider laPrésidente dans ses prises de décisions.

Il est vivement recommandé de tenir, outre ces réunions, des réunions de travail, avec, par exemple,les Coordonnatrices de Programmes ou les Responsables de Commissions Techniques.La présidente attend des membres de son Bureau aide, soutien et idées.Les membres qui acceptent de faire partie du Bureau s'engagent à remplir les charges de leur fonc-tion, avec compétence et assiduité. La bonne marche du Club en dépend.



Conditions d’élection à un postedans un Club

Poste Conditions d’éligibilité Cumul possible Durée de fonctions Observation

Présidente - Membre actif Aucun 2 ans non renouvelable

Vote à bulletin secret

Vote par procuration possiblemais pas plus de 2 mandatrs

par membre

Désignée par la Présidente élue.Approbation par l’A.G. du Club

VicePrésidente

- Membre actif Aucun 2 ans non renouvelable

Trésorière- Membre actif, sénior ouamie

Aucun2 ans

renouvelable 1 fois

Membredu Bureau

- Membre actif, sénior ouamie

Possible

2 ansnon renouvelable, maispossibilité de renouvel-

lement par moitiéchaque année

Déléguéetitulaire

ouDéléguée

suppléante

- Membre actif Aucun2 ans

renouvelable 1 fois

Coordonatricescommissionstechniques

- Membre actif, sénior ouamie

Aucun, sauf lamême fonction à

l’Union

2 ans renouvelable 1 fois

Secrétaire- Membre actif, sénior ouamie

Possible 2 ans

Membre actif = membre âgé de moins de 75 ans au moment de la fin de mandat.Membre senior = membre âgé de plus de 75 ans au moment de la fin de mandat.

NB: La Présidente et les membres du Club doivent se conformer aux règles de cumul précisées ci-dessus.

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Poste Conditions d’éligibilité Cumul possible Durée de fonctions Observation


Présidente

- Membre actif- 8 ans de SOROP- 2 mandats Déléguée Titou un mandat Déléguée +un mandat Présidente

Aucun 2 ans non renouvelableÉlue à l’Assemblée Générale

des Déléguées précédant l’annéede son entrée en fonction.

VicePrésidente

- Membre actif- Avoir exercé des fonctionsau bureau de son club etavoir été Déléguée Titulaire

Aucun 2 ans non renouvelableÉlue par l’Assemblée Générale

des Déléguées.

Secrétaire- Membre actif, sénior ouamie

Aucun 2 ans

Désignée par laPrésidente élue.

Approbation par l’A.G.des Déléguées.

Trésorière- Membre actif- Avoir exercé des fonctionsdans son club

Aucun2 ans

renouvelable 1 foisÉlue par l’Assemblée Générale

des Déléguées.

Gouveneuret

Gouverneursuppléant

- Membre actif(Règlement intérieur del’Union Française ;Article VIII Gouverneurs del’Union)

Aucun2 ans

renouvelable 1 foisÉlue par l’Assemblée Générale

des Déléguées.

Coordonatrices - Membre actif ou séniorAucun, sauf lamême fonctiondans son club


Élue par l’Assemblée Généraledes Déléguées.

Commissionstechniques - Membre actif ou sénior

Aucun, sauf lamême fonctiondans son club


Élue par l’Assemblée Généraledes Déléguées. La Présidente dela Commission est désignée parles membres de la commission.

CommissionsThérèseLANNIER

- Membre actif ou séniorAucun, sauf lamême fonctiondans son club



CommissionsPondichery - Membre actif ou sénior

Aucun, sauf lamême fonctiondans son club



Conditions d’élection à un posteà l’Union Française

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SOROPTIMIST INTERNATIONALUNION FRANÇAISE

Formulaire de candidature à un poste à l’Union Française

Candidature au poste de : ………………………................................……………………………...........................…………...........................…………...........................…………................................….

NOM – prénom : ………………………................................……………………………...........................…………...............…………......................................….

Nom de Jeune Fille : ………………………................................……………………………..............................……......................................................….

Nom d’Épouse : ………………………................................……………………………...........................…………...........................…………............................….

Date et lieu de naissance : ………………………................................………......…..........................................................….......................

Nationalité : ………………………................................……………………………...........................………................................…................................................

Club de : ……………................................……………………………................................……………………………....................……………................................…………………………….............................................………………

Adresse privée : ………………………................................……………………………...........................…………...........................…………...........................………….................................................................….

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Tél. ............................................................................ Fax : ............................................................................ E-mail : ........................................................................................................

Situation de famille : ………………………................................……………………………...........................…………...........................…………...........................…………..................................................….

Études et diplômes : ………………...........................……..........................................................................................................................................................................................................

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Parcours professionnel : ………………………................................……………………………...........................…………...........................…………...........................…………................................….........

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photo demoins detrois mois

Parcours soroptimist : ......................................................................................................................................................................................................................................................

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Appartenance à d’autres organismes – activités exercées passées et présentes :

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Langues étrangères pratiquées : .....................................................................................................................................................................................................................

Séjours à l’étranger (études, travail, en présence prolongée) :

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Vos motivations pour cette candidature :

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Déclaration sur l’honneur :«J’affirme sur l’honneur que les renseignements figurant dans le présent document sont exacts,

complets et vérifiables par la commission des statuts. Je m’engage à me soumettre à toute demande

d’information complémentaire formulée sur le présent cv et à aviser immédiatement mon club ainsi

que l’Union Française de toute modification qui pourrait intervenir.»

Fait le : …………………………................................................................................……………….

À : ……………...............................................................................................…………………………….

Signature :

Adressé par LR avec Ar à la présidente de l’UF en exercice.Compte tenu de sa candidature à un poste de responsabilité au sein du Soroptimist International, le présent docu-ment, établi par la déclarante, sera diffusé auprès des clubs qui doivent se prononcer au cours de l’élection.N.B : Ce document doit tenir sur une seule page recto-verso.


Le Calendrier de l’Union Française

Par courrier postal ou électronique, le club reçoit de l’Union Française un certain nombre de docu-ments qu’il doit renvoyer dans les délais.

• Début octobre : la trésorière de l’Union envoie l’appel des cotisations à régler avant le 30 octobre par la Trésorière du club.

• Fin octobre :- Tous les ans : appel de candidatures aux postes de l’Union Française.- Tous les deux ans : appel de candidatures au poste de Présidente de l’Union Française. - Dans les deux cas les réponses sont à envoyer par lettre recommandée avec accusé de réceptiondans un délai de 45 jours soit avant le 16 décembre.

• 30 Novembre : rapport des Coordonnatrices.

• Décembre : (autour du 10) SI DAY voir page 27.

• Janvier : convocation à l’Assemblée Générale des Déléguées de Mars, à Paris, avec ordre du jour,curriculum vitae des candidates, comptes de l’exercice de l’année écoulée et budget prévisionnelpour approbation.Appel aux clubs pour la Journée de la Femme du 8 mars.

• Mars : Assemblée générale des déléguées à Paris.- 8 mars : Journée de la Femme

• Avril - Mai :- pour l’annuaire, renvoyer la fiche du Bureau du club, élu en Assemblée Générale et qui entreen fonction le 1er octobre (fiche page 20).

- Les changements intervenus au sein du club ayant été envoyés régulièrement à la Secrétairede l’Union, seules les dernières modifications restent à adresser.

- Date butoir : 31 Mai.

Après cette date, aucune modification ne sera prise en considération pour l’établissement du nou-vel annuaire et l’appel des cotisations sera basé sur le nombre des membres indiqués (exception,uniquement pour les décès).

• Juin : Appel aux clubs pour la Journée de la Paix du 21 septembre.

• Début Septembre : convocation à la Réunion Annuelle des Présidentes de début octobre avecordre du jour correspondant.- 21 septembre : Journée de la Paix.

• Tout le long de l’année arriveront régulièrement les circulaires jugées nécessaires par la Présidentede l’Union Française en exercice. Elles sont à diffuser largement en réunion de Bureau et lorsdes réunions statutaires.


BUREAU 2006-2008À retourner impérativement avant le 31 Mai 2007 à

Nom du club : ...............................................................................................................................................................................................................................................................................

Nombre de membres au 31/05/2007 : ....................................................................................................................................................................................................

Noms des membres du Bureau sortant 2005-2006 et du Bureau 2006-2007, des Déléguées, desCoordonnatrices et des Responsables des Commissions Techniques, même si aucune modificationn’est intervenue :


1. Même s’il n’y a aucune modification d’un Bureau à l’autre veuillez reproduire les noms dans lesdeux colonnes.

2. Écrire lisiblement en caractères d’imprimerie ou de préférence imprimer.3. Pour les Coordonnatrices : une seule par type de programme.4. Pour les Commissions Techniques : noter seulement le nom de la Responsable.

Présidente

Vice-Présidente

Secrétaire

Trésorière

Déléguée titulaire 1

Déléguée titulaire 2

Déléguée suppléante 1

Déléguée suppléante 2

Liaison de programme

BVCI

Dév. Eco et Soc.

Droits humains

Education

Environnement

Santé

Bourses

Extension

Finances

Statuts

Communication

BUREAU 2006/2007 BUREAU 2007/2008

Coordonatrices

Commissions Techniques

17

Chargée de Liaison,Coordonnatrices de Programmes

Les Six domaines du Programme FOCUSLe Programme FOCUS, élaboré lors de chaque Convention Internationale, définit les axes de travailpour une période de 4 ans dans les 6 domaines suivants :> Bon Vouloir et Compréhension Internationale (B.V.C.I.) > Éducation et Culture> Développement Economique et Social > Environnement> Droits Humains et Condition de la Femme > Santé

Les Coordonnatrices doivent être compétentes dans le domaine où elles auront à travailler.

Leurs Tâches :

• Chaque Coordonnatrice s'efforce de promouvoir les thèmes relatifs à son domaine d'après lessuggestions et les propositions de sa Coordonnatrice Nationale, dans le cadre du programmequadriennal du Soroptimist International dit «FOCUS».

• Les Coordonnatrices des six domaines de programmes sont ensemble responsables de l'élabora-tion du programme annuel du Club en accord avec la Présidente et le Bureau. Elles doiventcollaborer à la coordination des différents domaines du Programme FOCUS. Dans le cas où undomaine de travail n'aurait pas de Coordonnatrice pour l'année, les circulaires sont adressées àla Présidente du Club.

• Chaque Coordonnatrice de Club doit transmettre à son club les informations, lettres et communi-cations qu’elle a reçues. Elle doit répondre aux circulaires et demandes en provenance de saCoordonnatrice Nationale et notamment lui envoyer :- un rapport annuel sur les activités du club pendant l'année écoulée (01/10 au 30/09) avant le30 novembre 2006 prévue pour le rapport de 2006, utiliser encore la page 19.

Chaque Coordonnatrice nationale envoie ensuite dans les délais requis la synthèse des activitésde l'Union Française à son homologue Européenne.

- un rapport sur chaque sujet important et/ou innovateur : Programme-Focus-Report (PFR).Ce rapport est établi pour décrire une action ponctuelle, une étape d'un projet ou le projet entieren rapport avec les domaines du Programme FOCUS. Il est à envoyer à tout moment de l'année àla Coordonnatrice Nationale en 3 exemplaires (un pour le SEP à Genève, un pour la Coordonna-trice Européenne et le dernier pour les archives). La Coordonnatrice Nationale transmettra.Le SEP (Secrétariat permanent de la Fédération Européenne) enverra ce rapport au secrétariat duSoroptimist International à Cambridge pour alimenter le database dont les informations peuventêtre utilisées :> en interne : pour faire connaître le travail effectué par les soroptimistes, développer d'autres as-pects visant à promouvoir le Soroptimist International. > en externe : communication auprès des Nations Unies ou d'autres entités officielles, influencepossible auprès des décideurs internationaux…Ce rapport étant destiné au SI., il ne doit être soumis qu'en ANGLAIS et imprimé en utilisant latrame informatique* selon le modèle page 20 (Global Voice).De même qu'il existe à l'Union Française, une personne «chargée de liaison programme», il estrecommandé que chaque club puisse également avoir une personne, choisie parmi les coordonna-trices pour assurer cette fonction.


Soroptimist International - Union Française

Rapport annuel des Coordonnatrices

Domaine de programme : ...................................................................................................................…….....................................................................……...................................……

RAPPORT DU 1er octobre 2006 au 30 septembre 2007.

Nom de la Coordonnatrice : ...........................................................................................................…….....................................................................……...........................................

Nom du Club :...........................................................................................................…….....................................................................…….......................................................................................

COMPRENDRE :

Etudes, Discussions : .........................................................................................................................................................................................................................................................

Conférences, Exposés : ...........................................................................................................…….....................................................................…….........................................................

Visites : ...................................................................................................................................................................................................................................................................................................

DÉFENDRE :

Conférences : .................................................................................................................................................................................................................................................................................

Réunions : ...........................................................................................................................................................................................................................................................................................

Publications : .................................................................................................................................................................................................................................................................................

ENTREPRENDRE :

Projets, Aides diverses : ................................................................................................................................................................................................................................................

Collecte d'argent (Préciser le montant), Bourses : ...............................................................................................................................................................

Projets conjoints avec d'autres organisations : ........................................................................................................................................................................

* Pour tous les postes indiqués ci-dessus, préciser le montant du ou des dons faits par les Clubs.

Ceci est un exemple "type". Pour la rédaction définitive, se référer aux consignes de la Coordon-natrice Nationale.


PROGRAMME FOCUS REPORT FORM Supplement MSoroptimist International of Europe

NEW PROJECT/PROGRAMME*CONTINUING PROJECT/PROGRAMME *

FUNDRAISING *

The core purpose of Soroptimist International is to advance human rights and the status ofwomen. In order to do this, clubs undertake service projects in their communities that improve thelives of women and girls. In order to track the success in achieving the core purpose, SI clubs areasked to submit programme focus reports on their successful club projects. Once completed,forward to :Union and/or Federation Coordinator : ...................................................................................................................................................................................................

Part I. Identification

Date: Club Name : Union/Region : .................................................................................................................................................................................................................

Club contact Name : .................................................................................................................. Email : ...............................................................................................................

Project Title : ...................................................................................................................................................................................................................................................................................

Project Partnerships : ........................................................................................................................................................................................................................................................

Target Group :..................................................................................................................................................................................................................................................................................

Part II :Programme of Service Area* (Check the box/boxes that best describes your project): *Details overleaf.

* Human Rights/Status of Women : * Education : * Economic and Social Development :* Health : * Environment : * International Goodwill and Understanding :

Describe your project(1) What you did, (2) Why you did it, (3) How you did it, (4) Results and recommendations

Project Costs : .................................................................... Estimated number of Hours Spent : ....................................................................................

The details on this sheet should preferable be typewritten, but in the event this is not possible,please print as clearly as possibleCopy this form for future use for all your major projects. Use another sheet of paper if you needmore space.

Revised July 2004


Projets Soroptimist Septembre 2006


Les Principaux Projets du SI-SI/E-SI/UF

Chaque nouvelle Présidente choisit un projet pour son biennum.

• Projet de l’Union Française : D.C. communiquera son projet lors de la réuniondes Présidentes du 14 octobre 2006.

• Projet de la Fédération Européenne : M Rdans la continuité du projet «Les Femmesartisanes de la paix» a choisi :

«Construire la paix par le patrimoine local».

Respect du patrimoine matériel et immatériel de l’Hummanité au sens large.«Tolérance et Respect» sont les deux mots clés de son programme.

Le discours de M R à Vienne a été adressé aux Présidentes dans la lettre n°11 etrepris dans le «Sorop Français» du 3e trimestre 2005

• Projet Quadriennal 2003-2007 du Soroptimist International : «Projet Indépendance : femmes survivantes de guerre»

voir présentation page 27

• Le SI/DAY : «Helping Girls into school.» Projet en partenariat avec OXFAM (Grande Bretagne)pour l’aide aux fillettes habitant en zone rurale dans la province du Punjab (Pakistan).

• FIVE – 0 : Il s'agit du regroupement de cinq associations féminines travaillant sur des projetscommuns. Le principe est d'ouvrir des Centres de Formation pour les Femmes dans les Pays envoie de développement dans les cinq continents.Ce sont : le Conseil international des femmes, la Fédération internationale des femmes decarrières libérales et commerciales, la Fédération internationale des femmes diplômées des univer-sités, le Zonta International et le Soroptimist International.

Pour permettre aux clubs de participer à ces différents projets, les dons sont recueillis par laTrésorière Nationale qui les transmet intégralement, chaque année, aux bénéficiaires correspon-dantes. Il est recommandé aux Présidentes des Clubs de parler de ces projets au cours desréunions, d’y sensibiliser les membres et de réfléchir ensemble à une action possible.


PROJET INDÉPENDANCE : Femmes survivantes de guerrePROJECT INDEPENDENCE : Women Survivors of War

Le projet

Le «Projet Indépendance : femmes survivantes de guerre» est le nouveau projet quadriennal pour2003-2007 (succédant au projet 1999-2003 «Retrouver une Vie»). Ce nouveau projet qui aura comme partenaire l’ONG Women For Women International*, pendant 4ans, soutiendra et viendra en aide à des femmes survivantes de guerre et de violences en Afgha-nistan, en Bosnie et au Rwanda afin de leur donner de meilleures conditions de vie et leurpermettre ainsi qu’à leurs proches, de faire face à la crise et à la pauvreté pour retrouver la stabi-lité et l’autonomie. Le projet comporte 3 volets, pour aider au moins 1200 femmes (400 danschaque pays). Les femmes participantes seront enregistrées et recevront :

✔ une aide directe et un soutien psychologique par le PARRAINAGE.✔ une formation professionnelle, une éducation aux droits humains et aux aptitudes de direction

par le RENOUVEAU.✔ pour la moitié d’entre elles au moins, des possibilités d’activités lucratives et des prêts pour

petites entreprises par le PROGAMME DE MICROCREDIT.

Les actions menées correspondent aux 6 domaines du programme Focus du Soroptimist.

Information et suivi de l’avancement du projet1 - Revue «Le soroptimist International» et www.soroptimistglobalvoice.com

Dawn Marie LEMONDS, chargée de liaison du projet quadriennal donne régulièrement desinformations.

2 - Le site : www.womenforwomen.org/projectindependence, qui est le plus complet.

Comment soutenir ce projet ?✔ En envoyant des fonds via l’Union Française : en 4 ans, tout club/union peut planifier une action.✔ En faisant connaître ce projet autour de vous : recueillir des fonds et trouver des donateurs.✔ En faisant des actions de support grâce à votre imagination.

Où trouver des idées ?Consulter le site www.womenforwomen.org/projectindependence, section «Get Involved».Exemples : groupe de correspondantes, être ambassadrice, parrainages, achat au Bazar Virtuel (objets d’artisanat),

idées et exemples d’événements, outils de communication etc….

Où en sommes nous ? La somme engagée est de 1,2 millions de dollars sur 4 ans. En Décembre 2004, le SI avait transmisenviron 212231 dollars dont 25026 dollars reçus directement par Women For Women International,provenant de soroptimistes à titre individuel pour des parrainages personnels et des achats du«bazar virtuel». Il reste beaucoup à faire au cours des trois années…

* Madame Zainab SALBI, jeune femme irakienne de 35 ans, est présidente fondatrice de cette organisation, dont le siége

est aux USA. Créée en 1993 pour répondre aux besoins des femmes survivantes de toutes les violences et horreurs durant

la guerre des Balkans (1990), Women For Women International a aidé plus de 20000 femmes avec leurs 90000 proches

dans 10 pays, au cours des 10 dernières années. Elle a été récompensée en 1995 par le Président B. CLINTON au cours

d’une cérémonie à la Maison Blanche.


LES BOURSES

Il existe deux sortes de Bourses :

• Les Bourses de la Fédération Européenne :

L’appel de candidatures est fait par la Responsable de la Commission des Bourses de l’UnionFrançaise dans le dernier trimestre de l’année civile. La date impérative de retour des dossiers estmentionnée dans cet appel.Seuls deux dossiers seront sélectionnés par la Commission des Bourses de l’U.F. pour être proposésà celle de la Fédération Européenne.Les décisions d’attribution sont prises après examen lors de la Réunion des Gouverneurs du SI/Een juillet.

• Les Bourses de l’Union Française :

L’appel de candidatures est fait par la Responsable de la Commission des Bourses de l’UnionFrançaise au cours du premier trimestre de l’année civile. La date impérative de retour desdossiers est mentionnée dans cet appel.Chaque club peut présenter deux dossiers au maximum. Les décisions d’attribution sont prisesaprès examen de la commission des Bourses en juin. Les candidates retenues sont prévenues parle Club qui les a présentées dans le courant du mois de juillet.

Dans les deux cas :

• Les clubs dont la candidate a été retenue seront garants de la bonne utilisation des sommesallouées. Les boursières sont tenues, en fin d’année scolaire, de fournir un rapport écrit qui seratransmis à la responsable de la Commission des Bourses de l’Union Française.

• Les appels de candidature donnent avec précision toutes les conditions d’attribution, les docu-ments à remplir, les dates limites, etc

• Les appels de candidature sont adressés à la Responsable de la Commission des Bourses duClub ou à la Présidente du Club dans le cas où il n’y a pas de titulaire à la Commission desBourses.

• Si un club qui présente une demande a un membre dans la Commission Technique des Bourses,le dossier est traité par les deux autres responsables des Bourses. En cas de litige, le clubdemandera l’avis de la Présidente de l’Union Française.


Autres possibilités d’aide Soroptimiste

La Bourse Suzanne NOËL (Bourse du SI/Europe) :

Elle est délivrée tous les 2 ou 4 ans pour épauler financièrement une femme spécialisée en Chirurgieplastique et réparatrice.

La dernière bourse a été attribuée en 2005.

La responsable est toujours la Présidente de l’Union Française en exercice, entourée des quatrepast-Présidentes de la Fédération Européenne.

Les fonds proviennent de la Fédération Européenne (0,15 €, par an et par membre).

Le Fonds Thérèse LANNIER :

C’est une aide financière à des Soroptimistes en difficulté

Le formulaire de «Demande d’aide et de secours» est à demander à la responsable de la commission.

Le dossier est à adresser, en double exemplaire :

- à la Présidente de l'Union Française

- à la responsable de la Commission Thérèse LANNIER qui transmet aux membres de la commission pour examen.

- Commission Thérèse LANNIER : 4 membres élues pour 4 ans, renouvelables 1 fois, dont obliga-toirement 1 membre du Club de Versailles.

Commission Pondichéry :

4 membres élues pour 4 ans, renouvelables 1 fois, dont obligatoirement 1 membre du Club deParis Fondateur.

Distinction Suzanne NOEL de l’Union Française :

Le principe en a été voté à l’Assemblée générale des déléguées de l’Union Française à Vincennesen mars 2006.


Extension : La marche à suivrepour l’admission d’un nouveau membre

• Rencontrer une ou deux fois, de préférence à plusieurs, à titre amical la personne susceptibled'entrer au Club.

• L'inviter à venir au club en ayant prévenu les membres que la personne pourrait correspondre ànotre définition «d'une Soroptimiste».

• Demander à la (ou aux) marraine(s) un curriculum vitae à présenter au Bureau et à la Commissiond'extension du Club.

• Avoir l'accord du Bureau après enquête et étude du C.V.

• Annoncer par la Présidente, avec précision, la candidature pendant la réunion statutaire suivante.

• Premier passage en lice par voie de circulaire avec le nom et la profession de la postulante.

• Second passage en lice.

• Si aucune opposition ne se manifeste, inviter la candidate à une prochaine réunion statutaire.*

• Après l'accord de la candidate, procéder à l’admission officielle, avec présentation au Club parl'une des marraines. La marraine est responsable de sa bonne information soroptimist : lanouvelle «Sorop» doit connaître les éléments essentiels de l'Association. Elle doit remplir leformulaire d’admission (pour le Club) ainsi que la fiche de «renseignements pour l’annuaire» quisera envoyée aussitôt au Secrétariat National. C’est cette fiche, enregistrée dans le listing, qui luiconfèrera désormais son statut de membre du Soroptimist International et sa qualité de membredu Club qui la reçoit.

• Documents à remettre aux nouveaux membres :

- un insigne du Soroptimist et la barrette (insigne avec le nom),

- les Statuts du Soroptimist International, les Statuts de la Fédération Européenne, le RèglementInterne de l'Union Française et les Statuts du Club,

- un annuaire de l'Union Française,

- une brochure Suzanne NOËL.

- Un cadeau peut aussi être offert au nouveau membre par sa marraine (ou par le Club).Par exemple : l'Histoire du Soroptimist International.

* L’opposition doit être formulée par écrit et adressée à la Présidente du Club. Le motif de cette opposition est communi-

qué par la Présidente au Bureau ; celui-ci étudie ensuite si cette opposition est justifiée ou non (cf. Règlement Interne de

l’Union Française, article III -3) .


La commission Technique de l’Extension

Au plan National, la Commission Extension comprend trois membres élus qui sont à la dispositiondes Clubs (que ce soit par téléphone, courrier, télécopie ou déplacement) pour toute questionrelative, d’une part au recrutement et au maintien des membres dans les Clubs, d’autre part à lacréation de nouveaux Clubs. Cette Commission est l’antenne de la Commission de l’Extension dela Fédération Européenne et reçoit des directives de sa Présidente.

«Extension, petit mot de trois syllabes qui, dans les faits,représente un vaste programme.

Sans elle, il n’y a pas de recrutement et sans recrutement,rapidement, il n’y a plus de Club»

Dans les Clubs, le rôle de la responsable de l’Extension est multiple :• aider le Club pour un recrutement constant et régulier de membres répondant au profil soroptimiste ;• assister les marraines , si besoin est, dans l’initiation de leur filleule au mode de fonctionne-

ment du Soroptimist International dans le cadre du Club, de l’Union, de la FédérationEuropéenne et de l’International ;

> ne jamais oublier que l’amitié doit être véritablement vécue et se ressentir en toute circonstance.

Bienveillance et tolérance doivent être de règle et impressionner toute nouvelle candidate

• être à l’écoute de ces nouveaux membres et notamment savoir ce qu’elles aimeraient que leurClub réalise. Ne pas hésiter à leur confier rapidement une responsabilité (par exemple : délé-guée suppléante) ;

• mettre l’Extension constamment sur la sellette pendant quelques minutes, soit à chaque réunionstatutaire, soit une fois par trimestre.

• organiser une soirée d’admission de tout nouveau membre en en faisant une petite fête ;• amener le Club à parrainer un autre Club, soit dans la même ville, soit dans une commune où

des membres réunissent de nombreux contacts.

Comme au plan national, l’idéal serait que la Responsable de l’Extension, en plus du soutien de laPrésidente du Club qui lui est forcément acquis, ait un ou deux membres à ses côtés. Ainsi, unetelle équipe pourrait, non seulement se répartir le travail, mais aussi, pour les plus jeunes, seformer auprès des plus expérimentées. En conclusion, la relève serait toujours assurée, la fonctionparaissant d’autant plus attrayante qu’elle aurait déjà été exercée.

«La responsable de l’Extension trouvera sa mission d’autant plus fascinante qu’elle l’aborderaavec dynamisme et passion, consciente qu’il faut aller au-devant de toute éventuelle candidate,

sans crainte de lui consacrer beaucoup de temps, et parfois, sans regret, accepter de ne pas aboutir.»

L’exemple de certaines soroptimistes tout à fait remarquables, qui n’auraient pas adhéré à notreClub-Service si elles n’y avaient pas été amenées par une amie, montre que telle est bien la voie àsuivre.


Soroptimist International - Union FrançaiseFormulaire d’admission dans un Club


La Commission Technique Communication

La Commission Communication a pour rôle de mettre à la disposition des Clubs des documents,des informations, des méthodes et outils qui leur permettront de mieux connaître et de mieuxfaire connaître le Soroptimist International, ses buts et ses actions.

La commission Communication envoie par courrier électronique à chaque club les informationstransmises par la Présidente de l’Union Française

La première image qui véhicule l’identité soroptimiste est le logo.

Il est donc important de l’utiliser systématiquement sur tous les documents produits par le Club,ainsi que les mentions indispensables à notre identification. L’unité d’utilisation par tous les Clubs de ces différents éléments renforcera l’image globale denotre mouvement.

• Le logo en vigueur est le suivant :

• Les mentions sont :

SOROPTIMIST INTERNATIONAL police de caractère : Times Bold

UNION INTERPROFESSIONNELLE FÉMININE police de caractère : Times Roman

• La couleur d’impression recommandée est le bleu réflex


«Le Sorop Français»

L'Union Française fait paraître, tous les 3 mois, une revue qui lui est propre : le «SOROP FRANÇAIS».

Cette publication est expédiée directement à tous les membres de l’Union Française. Il est recom-mandé aux clubs d’offrir un abonnement à leurs Liens d’amitié.

Son rôle :

• Établir un lien entre tous les membres et à tous les niveaux de l’association (UF, SI, SI/E).• Permettre à la Présidente de l’Union de faire le point et d’attirer l’attention de tous les membres

sur un sujet particulier.• Relater les manifestations importantes, celles de l’U.F. et celles des clubs.• Compléter les connaissances des Sorops dans le cadre des Programmes de travail.• Publier des articles d’intérêt général.

La participation des Sorops :

• Elle est primordiale. Ce sont leurs informations et compte-rendus qui alimentent les pages dubulletin.• Elle doit tenir compte des conseils suivants, incontournables :

- Les articles doivent être envoyés à la Directrice de la Publication et à la Présidente de l’U.F.qui a la responsabilité de tout ce qui est publié. Seuls, les articles dont la Présidente aura euconnaissance seront publiés.

- Ils doivent être dactylographiés.- Ils doivent relater un fait précis (ayant eu lieu dans le trimestre), ou présenter une étude ouconférence.

- Ils doivent concerner le club tout entier- Les rapports annuels d’activités ne sont pas publiables.- Les articles de presse ne sont pas pris en considération.- Les photos doivent être de bonne qualité avec des sujets en premier plan. Les photocopiesdes illustrations de journaux ne peuvent être utilisées. Les photos doivent être envoyées à laDirectrice de la publication du bulletin.

• Les dates limites de réception des documents sont :1er décembre – 1er mars – 1er juin – 1er septembre


La Boutique de l’Union Française

L’Union Française organise lors de l’Assemblée Générale des Déléguées et à la Réunion Annuelledes Présidentes, une boutique où les Soroptimistes peuvent faire l’acquisition d’insignes de différentsmodèles, de barrettes personnalisées, de panneaux, plaquettes et dépliants sur le Sorop,

Les Clubs peuvent également commander* ces objets en utilisant le tarif ci-après, à la Respon-sable de la boutique.

* voir site Union Française


La Boutique de l’Union FrançaiseTarif 2005-2006





Plaque Funéraire

Répartition géographiquedes Cinq Vice-Présidentes

octobre 2006 - octobre 2008


(VERT)

(MARRON)

(BLEU INDIGO)

(BLEU CLAIR)






ORGANISATION D’UNEMANIFESTATION SOROPTIMISTE

Comment recevoir une Assemblée dans sa ville

• L’Union Française organise chaque année deux réunions à l’échelon national :- une Réunion Annuelle des Présidentes, début octobre,- une Assemblée Générale des Déléguées des Clubs en Mars.

• Ces assemblées sont organisées dans une ville où réside un Club. Toutefois, l’assemblée deMars se tient désormais à Paris. Bien que dénommées «Réunion Annuelle des Présidentes» ou«Assemblée Générale des Déléguées», elles sont ouvertes à toutes les Soroptimistes.

• Le Club qui désire accueillir une réunion nationale doit en faire la demande très à l’avance à laPrésidente Nationale. Celle-ci donne son accord en fonction de la chronologie des demandesreçues et ce, avec l’approbation du Bureau de l’Union.

• Ce souhait est presque toujours motivé par la célébration d’un anniversaire important du Club(20e, 40e, 50e et au-delà). Il est souhaitable que les clubs d’une même région se regroupent dansla mesure du possible.

• En règle générale, le but de ces réunions est, bien sûr, l’information, la formation des Prési-dentes ou des Déléguées et l’accueil de toutes les Soroptimistes. Ces réunions sont égalementl’occasion de rencontres amicales et elles permettent à chacune de mieux prendre la dimensiondu Soroptimist International.

• Pour que les Soroptimistes y viennent nombreuses, il est indispensable de veiller au coût de cesrencontres et de «revoir à la baisse» le montant des prestations proposées : hébergement,dîner «de gala», extensions…

N.B : Lorsqu’un Club n’a pas obtenu l’accueil d’une Assemblée, et s’il désire fêter son anniversaire,

il doit s’assurer que d’autres manifestations soroptimist n’ont pas lieu à la même date.

La Présidente et la Secrétaire de l’Union doivent être informées de toutes les dates envisagées.

Procédure d’organisation d’une Assemblée

1. Réservation des salles :

> La salle pour l’Assemblée :L’Union Française accorde la somme forfaitaire de 1500 € pour participer entre autres, à la locationde la salle où se tiendra l’Assemblée du samedi. Il est sage de réserver cette salle suffisammenttôt, surtout dans les villes qui reçoivent beaucoup de congrès, de manifestations.


IMPÉRATIFS :- Cette salle pourra recevoir 250 à 300 personnes et sera équipée d’une sonorisation.- Un vaste lieu d’accueil à côté de la salle sera également mis à la disposition des Sorops pour

l’émargement, les bureaux de vote, la distribution des dossiers. Prévoir tables et chaises ennombre suffisant. Prévoir un endroit où installer la «Boutique» ouverte en dehors des heures detravail.

- Des locaux qui soient accessibles le vendredi pour la mise en place des deux salles par lesmembres du Bureau.

- Enfin retenir la salle pour le samedi de 8 heures à 18 heures maximum.

> La salle pour la réunion de Bureau de l’Union Française :Une salle sera réservée, si possible dans l’hôtel où est logée la Présidente Nationale, pour recevoirla réunion du Bureau (environ 15 personnes), le vendredi.L’hébergement et le séjour de la Présidente Nationale sont à la charge du Club.

2. Les invitations :

> Avant d’imprimer les invitations, la Présidente du Club enverra le «pré-programme» avec leshoraires, les prix, etc. à la Présidente Nationale, qui donnera son accord.

> Les invitations seront adressées :- aux Présidentes des Clubs (3 exemplaires)- aux Membres du Bureau de l’Union Française,- aux Coordonnatrices Nationales,- aux Présidentes des Commissions Techniques.

La Secrétaire de l’Union Française procure à la demande les étiquettes des Présidentes et duBureau de l’Union Française.

> Les invitations destinées à la Fédération Européenne ou au Soroptimist International passerontpar la Présidente Nationale. Si le Club a des liens d’amitié avec d’autres Unions ou Clubs Soropsou d’autres Club-service, il en assurera les envois. (cf Protocole)

IMPÉRATIF : Il est sage d’envoyer les invitations au moins deux mois avant la date de la manifes-tation, lorsqu’elle a lieu en Mars, et au moins 3 ou 4 mois à l’avance pour la Réunion d’octobre,en précisant la date limite d’inscription. Sachez cependant que vous recevrez sans doute desréponses la veille de la réunion… !!!

3. Le programme :

> L’accueil des Soroptimistes et des accompagnants aura lieu le vendredi après-midi, dans unlieu au choix du Club, facile d’accès pour la distribution des dossiers et des tickets de repas et departicipation aux activités. Cet accueil se poursuit le samedi matin à l’endroit où se tient laréunion.

> L’hébergement : Plusieurs hôtels, avec des chambres doubles, simples, offrant plusieursgammes de prix négociés par le Club, seront proposés. Les réservations seront faites directementpar les Sorop dans l’hôtel de leur choix.

> La réception officielle (Mairie, Préfecture, Hôtel de Région) pourra avoir lieu : - soit le vendredi soir vers 18h30 et être suivie d’un repas d’accueil payant dans un lieu choisi

par le Club,- soit le samedi après l’assemblée.


Ces horaires permettront :- aux accompagnants de vivre la journée du samedi sans coupure ni bousculade,- de reprendre les travaux de l’Assemblée en début d’après-midi le samedi,- d’inviter à cette réception les autres Clubs-service, Associations, amis et relations.

Il arrive que, la structure officielle invitante, Mairie, Préfecture, imprime les invitations et donne auClub le nombre d’exemplaires souhaité. Elle invite de son côté les officiels de sa liste protocolaire.

> L’Assemblée Générale : Il conviendra d’indiquer avec précision les horaires, le lieu du déjeuneret son prix.

- Les accompagnants : la journée du samedi réunira les Sorops ne participant pas aux travaux, les«Frérops», les amis. Le choix des excursions, des visites et du repas sera déterminé d’après lesressources touristiques et culturelles de la ville et de sa région.

> Le dîner de gala :Voici quelques suggestions :

- Prévoir un lieu proche de la ville pour réduire le temps du trajet.- Afin que le service du repas soit rapide, il faut faire préciser par le traiteur le nombre de serveursqu’il préconise (en général, un serveur au minimum pour 30 personnes). Ne pas hésiter à goûterles plats proposés.

- Offrir, éventuellement, une petite attention pour marquer l’événement.- Proposer une animation, courte (pour ne pas prolonger la soirée).- Préparer une (ou des) table d’honneur, de préférence ronde, les places étant désignées en fonc-tion du protocole (cf Protocole).

- Prévoir la chronologie des discours en tenant compte également du protocole.- Placer une Sorop du Club organisateur à chaque table afin de créer «des liens entre lesconvives».

- Prévoir la cérémonie des bougies indispensable dans toute réunion Soroptimist ImportantePenser à l’appel des Clubs.

- Le nombre des convives : habituellement, on peut compter sur 250 à 300 personnes pour uneAssemblée Générale avec célébration d’anniversaire et sur 300 à 400 personnes pour une passa-tion de collier de Présidente Nationale. Ces chiffres sont indicatifs et dépendent de diversesconjonctures.

Il est souhaitable : - que la soirée se termine aux alentours de minuit,- que le prix de la soirée soit raisonnable, 60 € étant un maximum.- d’éviter de demander aux participants une contribution financière supplémentaire par le biaisd’une tombola (ou autre) au profit d’une action sociale ou humanitaire. Cependant, si cela sefait, il est indispensable de l’indiquer très clairement sur le programme avec des précisions surl’action et le prix du ticket, chacun étant libre d’y participer ou non.

> La journée du dimanche : Elle regroupe en général 50 à 100 personnes. Le départ ne se ferapas trop tôt (vers 10 heures) et le retour vers 17 heures.

Le Club organise la sortie en fonction des ressources touristiques, scientifiques ou culturelles de larégion. Mêmes recommandations pour la journée du lundi si elle a lieu.


4. La fiche d’inscription :

> Identification : seront mentionnés : le nom, le prénom, l’adresse, le téléphone, le courriel, leClub, la fonction à l’Union Française ou dans le Club, le nom des accompagnants, le jour et l’heured’arrivée et de départ, le mode de transport choisi (voiture, avion, train) et l’hôtel retenu.

> Frais d’inscription : Ils sont de 5 à 15 € maximum par personne ou par couple. Ce montant per-met de couvrir les frais postaux, les frais d’impression, le coût du cadeau et celui de l’animationenvisagée, les frais de décoration et la sécurité.

> Remboursements : les Sorops et accompagnants qui annulent leur venue avant la réunion etdans un délai fixé par le club seront remboursés du montant payé, à l’exception des frais d’ins-cription qui restent au Club organisateur.

> Tarif : les différents éléments du programme (repas, réception officielle, soirée de gala, excur-sions…) seront repris sur ce feuillet et leur prix sera indiqué.

> Inscription : Préciser clairement la date limite d’inscription et d’annulation, le nom et l’adressede la Sorop qui recevra les inscriptions, le libellé exact du chèque.

> En cas de chèques communs, bien détailler au dos le nom des personnes dont il s’agit !

5. L’accusé de réception :

La Trésorière du Club ou la Sorop désignée reçoit l’inscription. Elle la classe par Club et par activitéschoisies. Cela facilitera par la suite la composition de la liste des participants, la distribution destickets-repas, l’organisation de l’accueil, etc.... Elle enverra aux inscrits un document pré-établi quiaccusera réception du règlement et des activités retenues, ainsi qu’un plan de la ville précisant lesdivers lieux.

6. Le dossier :

Un dossier sera remis le vendredi aux participants à leur arrivée. Il sera distribué encore le samedimatin avant l’ouverture de l’Assemblée Générale (ou de la Réunion).

Il contiendra :

- Un mot de bienvenue de la Présidente du Club (et autres)- La liste des participants par Club.- Le programme détaillé des journées du congrès avec les horaires précis.- Des documents touristiques (donnés en général par l’Office du tourisme) - Une enveloppe contenant les tickets-repas et les bons pour excursions.- La liste des partenaires.


7. Le protocole :

> Les invitations – Processus au sein de l’association : - En premier lieu : la Présidente du Club invite la Présidente de l’Union et l’informe éventuelle-ment de son intention d’inviter la Présidente de la Fédération Européenne ou la Présidente duSI.

- La Présidente Nationale est conviée aux manifestations du Club. Elle n’accepte qu’en fonctionde ses possibilités. Lorsqu’elle accepte (ou se fait représenter), il est d’usage que son héber-gement avec les prestations soient à la charge du Club.

- Les Présidentes en exercice du SI, de la Fédération Européenne, de l’Union Française, laFondatrice du Club et la (ou les) marraine du Club sont d’office invitées gracieusement.Le sont également les notabilités locales sur décision du Bureau.

> L’ordre de préséance au cours de la réception :1 - La Présidente du Club qui reçoit.

Viennent ensuite, alternées, l’une à droite, l’autre à gauche :2 - La Présidente de la Fédération Européenne en exercice (ou du SI ou leurs représentantes

officielles)3 - La Présidente de l’Union Française en exercice (ou sa représentante)4 - Toutes les Présidentes d’Union en exercice venues de l’étranger.5 - La past-présidente de la Fédération ou du S.I.6 - Les Coordonnatrices du S.I. ou de la Fédération Européenne.7 - Tout membre d’honneur d’une Union.8 - Les vice-présidentes de l’Union – La vice-présidente locale doit être à la table n°19 - Les Gouverneurs en exercice de l’Union et des Unions étrangères10 - La Secrétaire de l’Union et la Trésorière de l’Union.11 - La Présidente élue de l’Union.12 - Les Past-Présidentes de l’Union en commençant par la plus récente, (puis en remontant

dans le temps)13 - Les Gouverneurs suppléants en exercice de l’Union et des Unions étrangères.14 - Les Présidentes des Clubs étrangers.15 - Les Présidentes des Clubs de l’Union, classées dans l’ordre du plus grand nombre des

membres du Club qui se seront déplacés pour les accompagner, avec priorité aux Clubs lesplus éloignés.

> Pour la réception d’anniversaire d’un Club, se placent :- au 6e rang : le Past-Gouverneur de la Fédération qui a remis sa Charte au Club- au 7e rang : la Past-Présidente de l’Union qui a constitué le Club- au 8e rang : la Présidente fondatrice du Club- au 9e rang : la Marraine du Club.

Tout ceci recule les personnalités du 7e au 15e rang en position 10, 11, 12, 13, ...19Il faut prendre en compte le fait que la liste ci-dessus représente un cas extrême et que, toutesles fois où l’une des personnes mentionnées n’est pas présente à la réception, la personne qui lasuit sur la liste remonte d’une place

> Les personnalités invitées : Si, à la réception, assistent : Ministre, Maire, Prélat, membres d’autres Club-service, il convient deles placer à la (ou les) table d’honneur dans l’ordre où nous venons de les énumérer, en les inter-calant avec les V.I.P Soroptimistes de la liste ci-dessus. Les épouses de Ministre ou de Préfetdoivent être placées à la table d’honneur. Si elles remplacent leur mari, elles doivent être bienplacées, sans pour autant occuper la place protocolaire de celui-ci. Si les V.I.P désignées ci-dessussont plus nombreuses que le nombre de places prévu à la table n° 1 (en général 10 à 12personnes), il y a lieu de prévoir d’autres tables entourant la table n° 1 où seront placés lesmembres du Bureau de l’Union et les autres personnalités. Dans tous les cas, les tables rondessont préférables aux tables rectangulaires longues et sans vis-à-vis.


> L’ordre des discours :1° - La Présidente du Club accueille et remercie (elle peut prendre la parole au début du repas

pour «alléger» les toasts de la fin) 2° - La Présidente du SI., la Présidente d’une Fédération (ou leurs représentantes) 3° - La Présidente de l’Union Française (ou sa représentante)4° - Les Présidentes d’Unions étrangères, si elles en expriment le désir. Les prier de bien vouloir

s’entendre entre elles pour désigner l’une d’elles comme porte-parole unique, afin d’éviterune succession de discours répétant plus ou moins la même chose. Si c’est impossible,limiter rigoureusement le temps de parole de chaque orateur à 3 minutes.

5° - Les Présidents ou Gouverneurs des Club-service masculins ou féminins, s’ils en exprimentle désir. Si possible, agir comme indiqué ci-dessus.

6° - Le Maire : on doit, en l’invitant, lui demander s’il souhaite intervenir.7° - Le Préfet, qui représente le Gouvernement, doit être obligatoirement le dernier à parler si,

par avance, il a accepté de prendre la parole.Si un ministre est présent, c’est lui qui prend la parole et le Préfet s’abstient.Lorsque l’un ou l’autre accepte d’intervenir, on leur communique une notice sur notre Association,nos buts et nos actions.

Ne jamais passer la parole à qui que ce soit après l’une de ces deux personnalités.

… ET VOICI ENCORE QUELQUES «PLUS» …

• Prévoir, dans chaque hôtel, un tableau d’affichage sur lequel seront indiqués chaque jour leprogramme, les horaires précis des déplacements, les informations pratiques, …

• Prévoir un accueil à la gare SNCF ou à l’aéroport (si possible) avec 1 ou 2 véhicules pourconduire les Sorops à leur hôtel (si nécessaire).

• Prévoir dans chaque car une affichette le personnalisant (" Soroptimist " + le nom des lieux oudes hôtels desservis) et une accompagnatrice Sorop du Club invitant, pour répondre auxquestions et intervenir rapidement en cas de problème (donner son téléphone).

• Pour la soirée de gala : il est bon :- d’indiquer au dos du ticket-repas le nom (ou le numéro) de la table où seront placés la Sorop

et ses accompagnants. En général, les couples sont à la même table sauf accord préalable.- de situer l’emplacement des tables et leur nom sur un ou plusieurs panneaux installés à l’en-

trée de la salle,- de lister les convives sur un petit panneau disposé sur chaque table.• Badge : Les Soroptimistes du Club invitant porteront un signe distinctif permettant un meilleur

accueil des participants qui sauront ainsi à qui s’adresser.

Si l’organisation d’une telle manifestation, en raison d’une gestion rigoureuse et de la collaborationde sponsors, génère des bénéfices, il est recommandé que ceux-ci soient immédiatement redistri-bués aux actions locales, nationales ou internationales.

Ces conseils-guide peuvent également convenir à toute réception pour un anniversaire, unInter-Club, une remise de Charte … selon bien sûr, la spécificité et le déroulement de ces mani-festations.
