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Annex VII-b
1
TERMES DE REFERENCE SPECIFIQUES
< Intitulé de l'action >
CONTRAT-CADRE BENEFICIAIRES 2013 - LOT <11> : <Intitulé>
EuropeAid/132633/C/SER/multi
Recrutement d'une assistance spécialité Suivi, en appui au développement du nouveau
système d’information de gestion des finances publiques du Bénin financé dans le cadre
du Projet d'appui à la Gouvernance Economique (PAGE).
Sommaire
1.1 Éléments d'information utiles concernant le pays partenaire ...................................... 2
1.2 Présentation du projet PAGE ....................................................................................... 3 1.3 Programmes liés et autres activités des bailleurs de fonds .......................................... 5 2.1 Objectifs généraux ........................................................................................................ 5
2.2 Objectif particulier ....................................................................................................... 5
2.3 Services demandés ....................................................................................................... 6 2.4 Résultats à atteindre ..................................................................................................... 8 2.5 Langue du contrat spécifique ....................................................................................... 8
2.6 Sous-traitance ............................................................................................................... 8 3.1 Nombre d’experts demandés par catégorie et nombre d'homme/jours par expert ou
par catégorie ........................................................................................................................... 9 3.2 Profil par expert ou expertise demandée ...................................................................... 9 4.1 Période de démarrage ................................................................................................. 10
4.2 Durée prévue ............................................................................................................... 10
4.3 Calendrier comprenant la période de notification pour la mise en place de l'équipe
comme prévu par l'art 16.4 a) ............................................................................................... 10 4.4 Lieu de la prestation .................................................................................................... 10
5.1 Contenu ....................................................................................................................... 10 5.2 Langue et nombre d’exemplaires du rapport ............................................................... 11
5.3 Calendrier de remise du rapport et des observations .................................................... 11 6. DEPENSES ACCESSOIRES .................................................................................... 11
7. SUIVI ET EVALUATION ........................................................................................ 12 7.1 Définition d'indicateurs .................................................................................................. 12
1. INFORMATION GENERALES
1.1 Éléments d'information utiles concernant le pays partenaire
Le Bénin vient d’achever un Plan d’action pour l’amélioration de la gestion des finances
publiques (PAAGFP) pour la période 2012-2015 grâce auquel il a pu poursuivre la réforme de
la gestion des finances publiques. Suite aux résultats du PEFA 2014, le Gouvernement s'est
engagé à mettre en œuvre une deuxième génération de réformes en finances publiques à
travers un nouveau programme de réformes. Les travaux sont en cours pour l'élaboration du
Plan Global de Réformes de la Gestion des Finances Publiques (PGRGFP) pour la période
2016-2020 et le Ministère des Finances s'est engagé à la faire passer pour approbation en
Conseil des Ministres avant la fin de l'année 2016.
Le PGRGFP 2016-2020 est structuré autour de cinq axes stratégiques: 1. Renforcement des
capacités de préparation du budget et organisation du passage à la budgétisation par
programme 2. Développement du civisme fiscal et des capacités de mobilisation des
ressources budgétaires 3. Renforcement des capacités de contrôle et de maîtrise de l’exécution
des budgets. 4. Développement des audits et vérifications internes et des contrôles externes 5.
Mise en place et renforcement des fonctions d’appui à la GFP. Il s’agit de la fonction
renforcement des compétences et capacités des ressources humaines, de l’organisation et de
l’intégration des systèmes informatiques, de la diffusion de l’information, du cadre
d’intervention des organisations de la société civile.
Au niveau régional, le Bénin s’est engagé à transposer dans sa législation nationale les
nouvelles directives de 2009 de l’UEMOA relatives aux finances publiques. Pour ce faire, une
nouvelle loi organique relative aux lois de finances (LOLF) a été adoptée en septembre 2013.
En plus; un premier document de stratégie pour la mise en œuvre du nouveau cadre harmonisé
des finances publiques de l’UEMOA a été élaboré en août 2014 et validé par le Ministère de
l’Economie et des Finances. Cette stratégie est axée sur (i) la modernisation du cadre
juridique de gestion des finances publiques, (ii) la réorganisation du cadre technique
institutionnel de GFP, (iii) la rationalisation de la gestion des ressources humaines, (iv) la
rénovation de la fonction de contrôle, (v) la modernisation du SI et l’opérationnalisation du
plan de communication.
Les différentes évaluations (PEFA, PESI 2011) ont montré que le SI actuel n’est pas adapté à
la mise en œuvre de la LOLF et le projet PESI a fait le diagnostic qu’il ne sera pas possible de
faire évoluer les logiciels actuels (SIPIBE, SIGFIP, ASTER, MATKOSS, etc.) pour les rendre
entièrement conformes à la LOLF, seule une adaptation partielle pour les principales
innovations urgentes à mettre en œuvre est possible. Sa refonte est rendue nécessaire. Par
ailleurs, les manuels de procédure vont également devoir évoluer avec la réforme, et de
nouvelles compétences seront nécessaires ; l’organisation et les procédures elles-mêmes
seront à optimiser afin de s’adapter aux nouvelles chaines de traitement.
Outre les défis à relever sur le SI actuel, d’autres changements sont à conduire pour mettre en
application les Directives et la LOLF, et qui visent notamment la transparence, la fiabilité, la
sincérité de l’information sur le patrimoine de l’Etat, la célérité dans la production de
l’information, l’efficacité de la chaine des dépenses, etc. La GFP va ainsi progressivement
devoir se transformer afin de présenter un budget selon une gestion axée sur les résultats,
adopter de nouvelles règles en matière de gestion des marchés publics, mettre en place un
nouveau plan comptable, un code de transparence budgétaire, etc. Les rôles et les acteurs de la
GFP vont profondément évoluer (le Ministère en charge de l’Economie et des Finances, les
ordonnateurs principaux des dépenses, les responsables de programmes, les comptables, les
contrôleurs financiers, les auditeurs etc.). De la même façon, la directive UEMOA sur les
statistiques de finances publiques (dont le TOFE) repose en amont sur la mise à niveau de la
comptabilité publique qui constitue la source d’information première. Or le TOFE produit
reste à ce jour extra comptable et non conforme à la directive UEMOA, en raison de
nombreuses difficultés relatives à: (i) l’application effective des nomenclatures et
reclassifications ; (ii) la mise à disposition tardive de la balance des comptes du trésor ; (iii)
les développements informatiques ; etc.
1.2 Présentation du projet PAGE
Le PAGE contribue à la refonte du SI de GFP, projet pour lequel une stratégie a été élaborée
fin 2015 par le Ministère et validée en janvier 2016. Le projet de refonte du SI de GFP est un
des volets du programme de réforme des finances publiques ayant pour objectif la mise en
œuvre de la LOLF et des Directives UEMOA sur la gestion des finances publiques. Le
schéma ci-après montre l’imbrication cohérente des projets entres eux, du plus haut niveau
jusqu’au niveau de réalisation de la présente prestation représentée de couleur différente.
Le document de stratégie de refonte du SI de GFP du Ministère arrête que la nouvelle solution
informatique qui doit remplacer le système actuel – composé de SIPIBE, SIGFIP, ASTER,
MATKOSS – est une solution développée en spécifique plutôt qu’un ERP. Ce choix du
développement spécifique a principalement été guidé par des questions de maîtrise des coûts,
et pour conserver la mainmise sur les évolutions du système sans dépendre d’un éditeur, et
afin diminuer les coûts récurrents. Cependant, le développement spécifique d’une application
aussi importante que celle de la GFP du Bénin, étant un projet risqué et complexe à piloter, le
Ministère sera assisté à la fois au niveau de sa maitrise d’ouvrage et de sa maitrise d’œuvre
afin de contenir les risques inhérents au projet de développement spécifique.
Le document de stratégie de refonte du SI précise que l’application informatique sera
développée en technologies WEB libres et gratuites – excepté pour la base de données qui
sera a priori le SGBD ORACLE 11g ou supérieur – selon une méthodologie AGILE, par un
prestataire de service informatique installé à Cotonou dans les bureaux du Ministère de façon
à intégrer des informaticiens du Ministère dans ses équipes.
La nouvelle application WEB permettra d’exécuter la préparation du budget, l’exécution du
budget, et la comptabilité (générale, budgétaire et d'analyse des coûts) et ce, pour le budget
de l’Etat. La gestion des budgets des collectivités territoriales ou des entreprises publiques
n’entre pas dans le périmètre de la première phase du projet de refonte, mais ces modules et
d’autres seront ajoutés dans une seconde phase (la seconde phase est hors périmètre de la
présente prestation et hors périmètre du PAGE). Le nouveau système développé sera intégré,
constitué d’une seule base de données, et hébergé dans le data center du Ministère. Toutes les
administrations, à Cotonou et dans les départements, pourront accéder au système
d’information à travers le réseau informatique national de l’administration qui sera construit
et configuré dans le cadre du projet PRSCG financé par la KfW à partir de 2017.
Selon le document de stratégie de refonte du SI du Ministère, la nouvelle application intégrée
devra être livrée progressivement à partir de l’année 2017, et être utilisée en double
commande, sur cinq sites pilotes, avec l’ancien système sur toute l’année 2018, afin d’être
qualifiée avant le fin de l’année 2018. Sous réserve de sa validation suite au test en grandeur
réelle pendant un an, elle sera mise en production au 1er janvier 2019 après que la reprise des
données réelles de l’ancien système ait été effectuée.
Afin de permettre la mise en œuvre des principales mesures des Directives UEMOA dès 2017
comme cela a été fixé par le Gouvernement du Bénin dans le respect du calendrier
communautaire adopté par les instances dirigeantes de l’UEMOA, le Ministère souhaite
adapter les logiciels actuels (SIPIBE, SIGFIP, ASTER) dans le courant de l’année 2016. Les
logiciels actuels adaptés devront être opérationnels et permettre d’exécuter un budget présenté
sous forme de budgets-programmes dès le 1er janvier 20171 Cette adaptation permettra non
seulement de satisfaire les engagements du Gouvernement, mais aussi de préparer les
changements considérables qu’il conviendra de réaliser au niveau du fonctionnement et des
procédures en matière de gestion des finances publiques dans tous les Ministères. Ces
adaptations partielles aux principales innovations des Directives permettront aussi de finaliser
l’expression des besoins pour le nouveau système.
Les 5 principaux acteurs du projet PAGE :
La maitrise d’ouvrage (MOA) du projet PAGE est constituée d’agents du Ministère qui
représentent les utilisateurs. Elle exprime les besoins des utilisateurs en terme de SI,
produit les manuels des procédures qui sont à informatiser, teste le logiciel et le valide
avant qu’il ne soit mis en production, valide d’une façon générale la plupart des
documents produits par la Maitrise d’œuvre. La MOA a la responsabilité du pilotage du
projet. La MOA est a priori constituée d’expert métiers, et non d’informaticiens. Le
responsable de la MOA est le chef de projet.
Une Assistance Technique, appelée dans le cas du PAGE Assistance à Maitrise
d’Ouvrage (AMOA). L’assistance technique composée de deux experts aide les
bénéficiaires à formuler les attentes réglementaires, organisationnelles et fonctionnelles
nécessaires au développement, à l'implémentation et la validation du système
d’information de gestion des finances publiques. Un troisième expert intervient en support
au chef de projet pour mettre en place l'ingénierie du projet selon une démarche structurée
et assurer le pilotage et le suivi de son avancement.
La maitrise d’œuvre (MOE) est constituée d’informaticiens originaires de toutes les
Directions du MEF. Elle est chargée de réaliser le SI tel que spécifié par la MOA et est en
charge de toutes les questions techniques informatiques. La MOE sera chargée de
l’exploitation et la maintenance du SI après qu’il ait été mis en production.
1 Ces travaux informatiques d’adaptation des logiciels actuels ne font pas partie des activités du présent marché,
ni du projet PAGE.
Un prestataire informatique – qui est une société de service en ingénierie informatique
(SSII) – est recruté pour assister la maitrise d’œuvre (MOE), développer le SI et mettre en
place les modalités nécessaires à son utilisation sous la supervision et responsabilité de
celle-ci. Le prestataire informatique joue le rôle d’Assistant à MOE (AMOE).
Un fournisseur informatique délivre et installe les équipements nécessaires au
renforcement de l’infrastructure de production du SI sur la base des spécifications
techniques produites par la MOE.
1.3 Programmes liés et autres activités des bailleurs de fonds
L’appui de l’UE au travers le Programme d’Appui Conjoint à la mise en œuvre du PAAGFP
s’est achevé en Août 2014. Un appui allégé de transition pour la préparation du PAGE a été
mobilisé en janvier 2015 et s’est achevé en janvier 2016.
La coopération allemande a suspendu son appui en cours à la Direction Générale des Impôts
et a formulé un nouveau projet relatif au renforcement des structures centrales de gestion
(PRSCG) visant à déployer un réseau informatique national pour l’administration entre 2016
et 2018. Ce projet a été conçu de façon coordonnée et complémentaire au projet PAGE de
l’UE.
La coopération canadienne démarre en 2015 un projet de refonte totale du Système
d’Information fiscal avec l’implémentation du logiciel SIGTAS. Ce projet a une durée
prévisionnelle de 7 ans.
La BAD a terminé son appui à la mise en place du SI des Marchés Publics (SIGMAP), à la
formation des agents et au renforcement de l’efficacité des organes de contrôle aux marchés
publics, et ne prévoit pas d’appui en 2016 dans le domaine des finances publiques.
En terme de suivi des politiques sectorielles, le Contrat de Bonne Gouvernance et de
Développement de l'UE (2016 à 2020) appuiera le Gouvernement dans la réalisation de
certains indicateurs clés liés à la GFP et de lutte contre la impunité.
2. DESCRIPTION DES PRESTATIONS
2.1 Objectifs généraux
L'objectif général du projet dont ce marché fait partie est d’améliorer la gouvernance
économique, budgétaire et administrative au Bénin pour contribuer au renforcement de la
compétitivité de l’économie nationale et du développement durable du pays.
2.2 Objectif particulier
L’objectif particulier est d’appuyer le Ministère de l’Économie et des Finances dans la mise
en œuvre du projet de développement d'un nouveau Système d'Information de Gestion des
Finances Publiques.
L'expert suivi a pour mission d’apporter une assistance méthodologique, organisationnelle et
opérationnelle en matière de conduite de projet de modernisation des Finances Publiques
auprès de la maîtrise d’ouvrage notamment auprès du Chef de Projet de la Refonte SIGFP.
2.3 Services demandés
Sous la supervision du Chef d'équipe MOA, l'expert intervient sur les missions suivantes dans
un rôle de conseil et de force de proposition pour permettre la mise en œuvre opérationnelle
du projet de modernisation des Finances Publiques, domaine Budget.
Activité 1: Participe à l'élaboration et valide pour la partie qui le concerne le plan
d'assurance qualité (PAQ) du projet de développement SIGFP.
Le Plan d’Assurance Qualité est élaboré conjointement par la MOA (avec l’AMOA) et la
MOE (avec l’AMOE), en coordination avec l'expert suivi du programme et sera signé par les
quatre parties dès qu’il aura été validé par le comité de pilotage. Il s’agit d’un document
officiel de référence du projet qui définit les modalités de fonctionnement selon une démarche
structurée de gestion de projet et les dispositions prises en matière de qualité pour réaliser le
nouveau SI de GFP.
Activité 2: Etablissement du plan de gestion du projet
Mise en place d'une ingénierie de projet (démarrage, planification, exécution, surveillance et
maîtrise, clôture) selon une démarche structurée reconnue internationalement. Il exerce un
rôle de support projet en apportant un appui auprès de l'ensemble des acteurs sur la démarche,
ses outils d'accompagnement associés et livrables.
L'expert suivi sera responsable d'établir un système de suivi avec des indicateurs de
performance
Activité 3: Appui au pilotage de l'avancement global du projet
L'expert apportera un appui au pilotage de l'avancement global du projet en assurant:
l'interface de la MOA avec la Maîtrise d'œuvre (MOE) qui réalise notamment le
développement. Il assure le suivi et le contrôle des activités, procède à l'évaluation et
validation des livrables fournies par les différents acteurs, contrôle le degré de
réalisation des résultats
Coordination de l'ensemble des acteurs du projet (MOA, MOE et utilisateurs) qui
permet à la Maîtrise d'Ouvrage de remplir pleinement ses obligations au titre de la
gestion du projet.
Supervision de l'organisation et de l’exécution des activités des autres experts AMOA
des domaines fonctionnels Budget et Comptabilité, s'assurer de l'avancement, de la
qualité de leurs livrables et de l’atteinte des résultats attendus dans le respect du
planning.
- Assistance aux instances de gestion (Chef de Projet et COPIL notamment) en
préparant les réunions auxquelles il participe, rédige les comptes rendus
réguliers d'avancement et tableaux de bord de suivi.
Activité 4: Participer à la spécification et validation du développement du nouveau
système d'information
Le développement de l’application informatique est l’activité centrale du projet PAGE. Le
prestataire informatique sera chargé du développement de l’application, et la MOA, avec
l'appui technique des experts de l'AMOA et l'expert suivi, sera chargé d’apporter au
prestataire informatique l’expertise métier nécessaire, puis de valider les travaux du
prestataire au fur et à mesure de la fourniture des livrables.
Le nouveau système est développé selon une méthodologie AGILE. La maitrise d’ouvrage est
quotidiennement sollicitée par le prestataire informatique sur des demandes de précisions
fonctionnelles, les écrans de l’application sont maquettés ensemble de façon à ce qu’ils
reflètent au mieux les procédures et le vocabulaire utilisés par les futurs utilisateurs.
Dans ce cadre, l'expert suivi doit assurer la coordination des actions des experts de l'AMOA et
les experts MOE
Activité 6: Participer à la préparation et réalisation de la reprise des données
La MOA est chargée de l’exécution du volet fonctionnel du chantier de reprise des données,
tandis que le prestataire informatique est chargé du volet technique. Les sous-activités
suivantes sont menées par la MOA avec l'appui de l'expert:
Définition des données pertinentes pour constituer les données de tests fonctionnels
destinées à la MOE, rédaction de la stratégie, du plan et des scénarios de recettes
fonctionnelles.
Organisation et animation des groupes de travail d'élaboration de la stratégie de reprise
des données, de mise en œuvre des sites pilotes et de la bascule générale. Vérification
auprès de la MOA et des Directions concernées du MEF, des conditions
opérationnelles de ces étapes.
Activité 7: Participation à l'élaboration de la stratégie de formations des utilisateurs et
du contenu des formations assurées par la MOE.
La formation des utilisateurs se comprend comme suit :
Dans une première phase, le prestataire sous la supervision de la MOA et avec l'appui de
l'AMOA doit élaborer une stratégie de formation et former les utilisateurs des sites pilotes sur
le nouveau SIGFP afin qu’ils puissent utiliser l'application installée. Pour ce faire, le
prestataire élabore les supports pédagogiques de formation, en coordination avec l'AMOA et
dispense les formations aux utilisateurs des sites pilotes.
Les sites pilotes auront préalablement été définis par l'AMOA et la MOA. Il peut s’agir de
Ministères entiers, ou, plus raisonnablement, de Directions de Ministères, ou d’institutions.
Des négociations pourront être menées avec le Ministère des Finances afin qu’une de ses
salles soit mise à disposition. Dans tous les cas, le prestataire prend en charge l’ensemble de
l’organisation des formations (location salle, repas, matériel pédagogique). L’ensemble des
utilisateurs des sites pilotes à former représenteront a priori moins d’une centaine d’agents
(au-delà il deviendra trop difficile d’assurer le suivi des utilisateurs pilotes).
Dans une deuxième phase, le prestataire sous la supervision de la MOA, et avec l'appui de
l'AMOA doit élaborer une stratégie de formation pour l'ensemble des utilisateurs du nouveau
système et former les formateurs des utilisateurs de l'ensemble des institutions
Dans ce cadre, l'expert suivi doit participer à l'établissement d'un cadre globale de gestion des
formations et assurer la qualité du processus et la coordination parmi la MOA et la MOE
Activité 8: Appui au chef de projet dans la gestion quotidienne
Assistance aux instances de gestion (Chef de Projet et COPIL notamment) en préparant les
réunions auxquelles il participe, rédige les comptes rendus réguliers d'avancement et tableaux
de bord de suivi.
2.4 Résultats à atteindre
Résultat 1: Une démarche projet structurée est mise en place avec ses outils associés et les
acteurs MOA, AMOA et MOE ont été informés de ses modalités de fonctionnement et y
souscrivent.
Résultat 2: Le pilotage du projet est assuré permettant de superviser les activités et leur
avancement, de détecter les difficultés et points bloquants pour les régler et/ou trouver des
solutions, de contrôler la qualité des livrables fournis et de respecter les objectifs fixés en
terme qualitatif, technologique, fonctionnel et financier. Le suivi régulier des travaux, les
réunions de projet, les comptes rendus de projet et les tableaux de bord délivrent un ensemble
d'informations pour les différents niveaux d'acteurs et de décisionnaires.
Résultat 3: L'ensemble des activités du chef d'équipe AMOA concoure à l'atteinte des
objectifs du projet de mise en œuvre d'un SIGFP (Système d'Information de Gestion des
Finances Publiques) dans le cadre de la réforme de la gestion des Finances Publiques en
conformité avec les Directives 2009 de l’UEMOA. Le planning est respecté et permet au
Ministère de disposer d'une solution opérationnelle aux échéances prévues de 2018 et 2019.
2.5 Langue du contrat spécifique
La langue du présent contrat, celle de la mission et des rapports est le français.
2.6 Sous-traitance
Non autorisée
3. PROFIL DES EXPERTS
3.1 Nombre d’experts demandés par catégorie et nombre d'homme/jours par expert ou
par catégorie
L'équipe sera composée d'un expert en finances publiques spécialisé dans le domaine suivi.
Nombre Type Catégorie Nombre H/J
1 Expert Cat II 260
3.2 Profil par expert ou expertise demandée
Formations
Diplôme de niveau minimum bac+5 (Ingénieur ou équivalent)
Une certification sur l'une des démarches Prince2 ou PMP est fortement recommandée
et constitue un plus
Maîtrise parfaite des logiciels bureautiques les plus courants (traitement de texte ,
tableur et présentation).
Expériences professionnelles
Expérience de plus de 3 ans dans la conduite de projets système d'information dans le
cadre de l’aide au développement relevant du domaine de la réforme de la gestion des
finances publiques dans au moins un pays de l’UEMOA ou de la zone CEMAC au
cours de ces 5 dernières années ;
Pour au moins trois projets de développement et de mise en œuvre d’un système
d’information de gestion pour une administration d’un pays ACP au cours des 5
dernières années, avoir mis en place l'ingénierie d'un projet en s'appuyant sur une
approche structurée reconnue internationalement, avoir assuré le pilotage ou
l'assistance au pilotage d'un projet structurant et exercer un rôle de support projet
auprès de la MOA d'une Administration.
Avoir une connaissance suffisante dans le domaine informatique couvrant les
processus d'expression des besoins, développement d'applications selon une méthode
Agile, d'implémentation d'une solution vers des sites pilotes puis généralisation vers
environ 3 000 utilisateurs et enfin de recettage finale d'une solution applicative.
L'objectif est d'être un interlocuteur crédible vis à vis du prestataire technique chargé
de la réalisation (maîtrise d'œuvre).
Expérience en tant que chef d’équipe maîtrise d'ouvrage (MOA ou AMOA) d’au
moins 10 personnes sur des projets d'environ 4 000 H/Jours;
Connaissances linguistiques
Maitrise parfaite de la langue française ;
Une bonne connaissance de la langue anglaise
4. LIEU ET DUREE
4.1 Période de démarrage
Le début de la mission de terrain est prévu pour le 16 janvier 2016
4.2 Durée prévue
La durée calendaire prévue est de 24 mois à partir de cette date.
Le nombre de jours à prester est au maximum de 260 jours étalés sur les 26 mois du projet.
4.3 Calendrier comprenant la période de notification pour la mise en place de l'équipe
comme prévu par l'art 16.4 a)
Le planning ci-dessous est donné à titre indicatif et prévisionnel, il sera calé lors de la réunion
de cadrage mais comme dans tout projet, il est sujet à révision au cours de celui-ci pour tenir
compte de l'avancement opérationnel.
4.4 Lieu de la prestation
Cotonou, Bénin
5. RAPPORTS
5.1 Contenu
Le prestataire soumettra ses rapports en français en version électronique (Word/Excel et PDF)
et pour le rapport final un original et 2 copies papier.
Le formalisme de chacun des documents cités est proposé par l'expert suivi de programme.
Rapport préliminaire (maximum 12 pages) à fournir un mois après le début de la
mise en œuvre du marché. Le contractant doit indiquer dans le rapport, par exemple,
les premières constatations, les progrès enregistrés dans la collection des données, les
difficultés rencontrés et/ou prévues en complément au programme de travail et la
mobilisation du personnel. Il est conseillé au contractant de continuer son travail
même en l'absence des commentaires du pouvoir adjudicateur sur le rapport
préliminaire.
Un rapport d’avancement mensuel, contenant le planning détaillé actualisé, la liste
des livrables intermédiaires et finaux produits, les alertes formulées par l'expert sur les
difficultés rencontrées, les éventuelles demandes d’arbitrage. Ces rapports
d’avancement ne dépasseront pas 10 pages, seront validés par le chef de projet puis
transmis aux membres du COPIL, aux PTF et sont enregistrés dans la base
documentaire du projet..
Projet de rapport final - maximum 50 pages (texte principal, annexes exclues). Ce
rapport sera soumis au plus tard un mois avant la fin de la période de mise en œuvre
du contrat.
Rapport final avec les mêmes spécifications que le projet de rapport final, incluant
tous les commentaires sur le projet de rapport, reçus des parties concernées. Le rapport
final sera fourni au plus tard dans 30 jours après la réception des commentaires sur le
projet de rapport final. Le rapport doit contenir une description suffisamment détaillée
activités réalisées, les options prises, la liste des documents de référence et leur lien
sur le portail du projet, les explications nécessaires afin de transférer toute la
connaissance acquise lors du projet au bénéficiaire.
5.2 Langue et nombre d’exemplaires du rapport
Le prestataire soumettra ses rapports en français en version électronique (Word/Excel et PDF)
et pour le rapport final un original et 2 copies papier.
5.3 Calendrier de remise du rapport et des observations
6. DEPENSES ACCESSOIRES
La grille d'évaluation qui sera utilisée pour déterminer le score technique des offres reçues est
incluse dans l'Annexe 1.
Les experts seront entièrement autonomes du point de vue logistique. Tous leurs frais sont
compris dans le budget. Ceci concerne notamment les honoraires, les déplacements de toute
nature sur le lieu de la mission, le secrétariat (bureau, communications, connections internet,
photocopies, impression de documents etc.)
Le contrat est à prix forfaitaire (voir en annexe 2, le Plan prévisionnel de décaissement).
Ainsi, les frais de déplacement internationaux et per diem sont à la charge du prestataire dans
la limite du budget prévu dans le contrat ainsi que les frais de transports nationaux et les
autres frais.
A titre d'informations, le budget a été élaboré sur la base de 8 voyages aller-retour sur toute la
période du contrat.
Les contractants-cadre sont invités à se renseigner auprès de l’autorité contractante sur les
modalités de remboursement ou d’exonération éventuelle de la TVA.
7. SUIVI ET EVALUATION
7.1 Définition d'indicateurs
RAS
Annex VII-b
13
ANNEXES
Annexe 1 : SPECIFIC TECHNICAL EVALUATION CRITERIA
Request for Services n° FED/2015/……
FWC BENEFICIARIES 2013 - LOT 11
Projet d'appui la bonne gouvernance économique
TECHNICAL EVALUATION CRITERIA
The Contracting authority selects the offer with the best value for money using a 80/20
weighing between technical quality and price. Technical quality is evaluated on the basis of
the following grid:
Max
Expert Suivi
Formation et connaissances linguistiques 30
Expérience professionnelle 70
Expérience dans la conduite de projets système d'information dans le cadre de l’aide
au développement relevant du domaine de la réforme de la gestion des finances
publiques dans au moins un pays de l’UEMOA ou de la zone CEMAC
20
Pour au moins trois projets de développement et de mise en œuvre d’un système
d’information de gestion pour une administration d’un pays ACP au cours des 5
dernières années, avoir mis en place l'ingénierie d'un projet en s'appuyant sur une
approche structurée reconnue internationalement, avoir assuré le pilotage ou
l'assistance au pilotage d'un projet structurant et exercer un rôle de support projet
auprès de la MOA d'une Administration.
20
Avoir une connaissance suffisante dans le domaine informatique couvrant les
processus d'expression des besoins, développement d'applications selon une méthode
Agile, d'implémentation d'une solution vers des sites pilotes puis généralisation vers
environ 3 000 utilisateurs et enfin de recettage finale d'une solution applicative.
20
Expérience en tant que chef d’équipe maîtrise d'ouvrage (MOA ou AMOA) d’au
moins 10 personnes sur des projets d'environ 4 000 H/Jours;
10
TOTAL 100
TECHNICAL THRESHOLD
Any offer falling short of the technical threshold of 80 out of 100 points, is automatically
rejected.
Annex VII-b
14
Annexe 2 : Plan de décaissement du marché à prix forfaitaire
Préfinancement maximum 40%
M+3 Etablissement du plan de gestion et de suivi du projet 15%
M+12
Approbation par le COPIL du plan de suivi du première
année 15%
M+24
Approbation par le COPIL du plan de suivi du deuxième
année 15%
Solde 15%
