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SORBONNE UNIVERSITES
Portail documentaire Bilan après 3 mois de mise en ligne
JOLY Johnatan, chef de projet
15/02/2016
Rapport d’activité suite à la mise en ligne du portail documentaire Sorbonne Universités en novembre 2015. Synthèse des nouveaux contenus, des statistiques de consultation et des développements en cours.
Portail documentaire
Rapport d’activité Portail documentaire SU Page 1
Table des matières
Statistiques de consultation .................................................................................................................................. 2
Synthèse ...................................................................................................................................................................... 2
Le portail (documentation.sorbonne-universites.fr) ............................................................................................ 2
Pages les plus consultées .................................................................................................................................... 3
Pages de bibliothèques les plus consultées ..................................................................................................... 3
Supports de consultation ..................................................................................................................................... 4
Ressources les plus cliquées depuis la rubrique « Ressources électroniques » ........................................... 4
BiblioGuides (paris-sorbonne.libguides.com) ....................................................................................................... 4
Guides les plus consultés ..................................................................................................................................... 5
SUper (l’outil de découverte, EDS) ......................................................................................................................... 5
Mise en place d’un rapport personnalisé Google Analytics ........................................................................ 5
Nombre de sessions par vue et par mois .......................................................................................................... 6
Nombre de clics sur les liens (14 janvier 2016-12 février 2016) ...................................................................... 6
Nouveautés ............................................................................................................................................................ 7
Recherche dans les catalogues ............................................................................................................................ 7
Rubrique « RESSOURCES ELECTRONIQUES » .......................................................................................................... 8
Rubrique « Publications scientifiques » .................................................................................................................. 8
Editions de la Station biologique de Roscoff ................................................................................................... 8
Sciences à cœur ................................................................................................................................................... 8
Rubrique « Collections numérisées » ...................................................................................................................... 9
Signalement des collections du Muséum ......................................................................................................... 9
Accès aux papyrus numérisés (Paris-Sorbonne) ............................................................................................. 9
Projet NUMA ........................................................................................................................................................... 9
Rubrique « Actualités » ........................................................................................................................................... 10
Nouveaux services accessibles ............................................................................................................................ 10
Affluences ............................................................................................................................................................ 10
BiblioGuides (LibGuides) ........................................................................................................................................ 11
Bientôt un « groupe » INSEAD ............................................................................................................................ 11
Formations et administration .............................................................................................................................. 11
Intégration des ressources documentaires dans EDS ....................................................................................... 11
Tranches fermes (UPMC et Paris-Sorbonne) ................................................................................................... 11
Tranches conditionnelles (UTC, INSEAD et MNHN) ........................................................................................ 12
Workflow de publication ........................................................................................................................................ 12
Le groupe « Contributeurs Paris-Sorbonne » ................................................................................................... 12
Le groupe « Contributeurs Sciences à cœur » ............................................................................................... 12
Formations des personnels .................................................................................................................................... 12
Portail documentaire
Rapport d’activité Portail documentaire SU Page 2
Statistiques de consultation
Statistiques recueillies via Google Analytics et l’outil statistique LibGuides du lundi 2 novembre
2015 au vendredi 12 février 2016.
Synthèse Le portail documentaire a clairement profité de la suppression des pages des bibliothèques
sur le site paris-sorbonne.fr courant janvier 2016. En effet, la majorité du trafic provient de ce
nom de domaine (57%). A contrario, il apparaît qu’il faut améliorer la communication auprès
du public de l’UPMC qui fréquente très peu le site. La refonte de jubil.upmc.fr doit donc être
l’occasion d’améliorer les choses ; aujourd’hui très peu de trafic est généré depuis ce nom
de domaine (moins de 1%).
BiblioGuides est quant à lui de plus en plus utilisé mais, là encore, les statistiques pourraient
être meilleures. A cet effet, la communication depuis la page d’accueil du portail a été
renforcée (publication d’une actualité en plus du lien dans l’en-tête et de la présentation
dans le carrousel).
Côté outil de découverte, la mise en place de rapports personnalisés devrait nous apporter
plus de visibilité dans les mois à venir. De plus, l’intégration des ressources de l’UTC, de
l’INSEAD et du Muséum devrait générée plus de trafic. A l’heure actuelle, le trafic demeure
correct avec plus de 10 000 sessions depuis la mise en ligne, compte tenu de la faible
utilisation structurelle des catalogues de bibliothèques. Toutefois, des solutions simples
peuvent être mises en œuvre pour optimiser la visibilité de l’outil de découverte, parmi
lesquelles l’ouverture systématique de la page d’accueil de SUper sur les postes de
consultation dans les salles de lecture des bibliothèques de la Comue.
Enfin, la visibilité des ressources électroniques semble correcte puisque la liste A-Z du portail
est de loin la page la plus consultées du portail (un peu plus de 10% du trafic global).
Le portail (documentation.sorbonne-universites.fr)
Le cap des 13 000 utilisateurs uniques a été franchi en février pour près de 22 000 sessions
depuis la mise en ligne le 2 novembre 2015.
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Rapport d’activité Portail documentaire SU Page 3
On note également que le taux de consultation est en progression constante (malgré une
chute durant les vacances de Noël) depuis la mise en ligne, celui-ci ayant presque triplé en 3
mois.
Egalement à noter, un taux de rebond d’environ 55% ce qui peut laisser penser que le portail
sert principalement à accéder à du contenu externe (ressources électroniques et Super
notamment).
Dans le même ordre d’idées, un utilisateur consulte quasiment 3 pages lors d’une session, il
navigue donc dans le portail. Cette statistique nous apprend également qu’a priori le
contenu est bien organisé puisque nous respectons la « règle des 3 clics ».
Enfin, 38% du trafic est généré par des utilisateurs connus. Nous pouvons estimer que près de
5 000 utilisateurs ont consultés au moins deux fois le portail en 3 mois.
Pages les plus consultées
La rubrique « Ressources électroniques » est de loin la
plus consultées du portail avec l’annuaire des
bibliothèques.
Il est également notable que les pages concernant
les bibliothèques de Paris-Sorbonne sont les plus
génératrices de trafic. Cet état de fait est d’ailleurs
confirmé par l’analyse du trafic sur les pages de
présentation des bibliothèques (voir ci-dessous).
Enfin, la page « Ressources électroniques » est très
consultées, plus de détails plus bas dans les ressources
électroniques les plus cliquées.
Pages de bibliothèques les plus consultées
Les pages des bibliothèques intégrées au
SCD de Paris-Sorbonne, et de loin, sont les
plus consultées du portail. La page de la
bibliothèque Clignancourt est assez
largement en tête.
Il est à noter que les pages les plus
consultées sont également celles qui
proposent le plus de contenus aux visiteurs
(Affluences, nouvelles acquisitions,
recherche dans le catalogue…).
Enfin, ces statistiques montrent que les pages concernant la BUPMC sont très peu consultées
(moins de 80 vues en 3 mois pour la « meilleure »). Cela tient sans doute au manque de
communication, notamment sur Jubil.upmc.fr. La refonte du site (passage à la v3 du CMS)
dans les prochaines semaines devrait être l’occasion d’améliorer les choses en intégrant plus
de liens vers les contenus du portail (1 seul lien est disponible aujourd’hui).
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Supports de consultation
Sans surprise, une écrasante majorité d’utilisateurs se
connecte au portail via un ordinateur, l’accès via supports
mobiles (Smartphones et tablettes) restant marginal.
Ressources les plus cliquées depuis la rubrique « Ressources électroniques »
Tout comme pour les pages de
bibliothèques, il apparaît très nettement
que les ressources de Paris-Sorbonne sont
les plus cliquées depuis le portail. En effet,
aucune ressource de l’UPMC n’est
présente dans le top 10.
Par ailleurs, 86% des connexions à la
rubrique aboutissent à un clic sur une
ressource, cet état de fait tend donc à
prouver que la liste A-Z est bel et bien
utilisée pour accéder aux ressources.
BiblioGuides (paris-sorbonne.libguides.com)
Les statistiques de consultation de BiblioGuides sont nettement plus faibles que celles du
portail mais restent satisfaisantes (plus de 5 000 utilisateurs uniques pour plus de 8 300
sessions).
De plus, comme pour le portail, on note que le taux de consultation est en progression
constante depuis la mise en ligne, celui-ci ayant plus que doublé en 3 mois.
Malgré tout, le fait qu’il n’y ait que 2.34 pages consultées par session montre que les guides
ne sont pas totalement explorés. En effet, un guide compte en moyenne 4 pages.
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Enfin, il est à noter que le nombre de visiteurs s’étant connecté au moins deux fois sur
BiblioGuides est plutôt bon et dans les mêmes ordres de grandeur que le portail (38%).
Guides les plus consultés
Rang Titre Nb de vues
1 Zotero : gérer sa bibliographie et ses pdf 1451
2 BCPR - Outils de l'accueil [Guide interne] 855
3 Europresse 524
4 La veille documentaire 516
5 Zotero : bibliographie en ligne et bibliographie nomade 493
6 Zotero++ : créer un style bibliographique personnalisé 433
7 Encyclopedia Universalis 361
8 Faire sa thèse à Paris-Sorbonne 359
9 Le SUDOC 277
10 La bibliométrie 273
Depuis la mise en ligne, les guides ont été vus 8646 fois. A la différence des pages du portail,
on peut noter que, cette fois, les utilisateurs UPMC semblent plus nombreux.
Enfin, comme le montre bien le tableau des guides les plus consultés, les guides sur Zotero
sont de loin les plus populaires.
SUper (l’outil de découverte, EDS)
Mise en place d’un rapport personnalisé Google Analytics
Un rapport personnalisé Google Analytics a été mis en place le 14 janvier 2016 pour les vues
Sorbonne Universités, UPMC et Paris-Sorbonne de l’outil de découverte. Grâce à ce rapport,
nous disposons désormais de chiffres plus précis sur les requêtes des usagers, les liens cliqués
ou encore les services utilisés.
Voici la liste des données disponibles :
Advanced Search (Select)
Custom Link: Popular Titles
Custom Link: Types
Expanders: Active
Expanders: Removed
Facets: Active
Facets: Added
Facets: Removed
Limiters: Active
Limiters: Added
Limiters: Removed
Research Starter
Search History (Select)
Search Options (Select)
Search Terms: All
Search Terms: Guest Access
Search Terms: No Results
Search Terms: Non-guest Access
Show More (Select)
Tools: Detailed Record
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Nombre de sessions par vue et par mois
Total par vue :
> Paris-Sorbonne
(5381) ;
> SU (3462) ;
> UPMC (1152) ;
> ESPE Paris (105)
Total : 10 100 sessions.
La vue Sorbonne
Universités (lancée par défaut à partir de la page d’accueil du portail) est assez consultée
mais on voit que les utilisateurs utilisent de plus en plus la vue Paris-Sorbonne. Ils ont sans
doute pris l’habitude de sélectionner au préalable leur établissement depuis le portail.
Enfin, la vue UPMC est quant à elle peu utilisée mais le nombre de sessions reste stable autour
de 380 sessions/mois. La vue de l’ESPE Paris n’est quasiment pas consultée, mais cela peut
s’expliquer par la formation tardive du personnel (fin janvier 2016) et l’intégration du
catalogue de l’école à la vue Paris-Sorbonne.
Nombre de clics sur les liens (14 janvier 2016-12 février
2016)
Les statistiques sur l’utilisation des liens proposés à l’utilisateur
depuis SUper viennent confirmer la tendance générale : les
utilisateurs de Paris-Sorbonne représentent l’écrasante majorité
des utilisateurs d’EDS.
Dans le détail, on note que les liens sont encore assez peu
cliqués : un peu moins de 15% des sessions aboutissent à un clic
vers le catalogue ou une ressource disponible en ligne.
On constate par ailleurs que l’accès aux notices des catalogues
est encore largement supérieur à l’accès en ligne.
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Nouveautés
Recherche dans les catalogues Suite à une forte demande des bibliothèques de Paris-Sorbonne, un encart de recherche sur
les collections d’une bibliothèque est disponible sur la page de présentation de chaque
bibliothèque. Ainsi, l’utilisateur peut lancer une recherche pré-filtrée sur une localisation dans
l’OPAC.
Ce choix est motivé par le fait que SUper recherche dans un très grand nombre de
références, ce qui rend l’accès aux collections d’une bibliothèque parfois compliqué
(nécessité d’utiliser la facette « Bibliothèque »).
Figure 1 : Capture d'écran de l'encart de recherche sur la page de la bibliothèque Clignancourt (Paris-Sorbonne)
Dans le même ordre d’idées, la page « Catalogues et Collections » permet désormais de
lancer une recherche dans les catalogues des bibliothèques de l’UPMC et de Paris-
Sorbonne, via un onglet dédié. Des encarts de recherche dans le SUDOC et Worldcat ont
également été ajoutés.
Figure 2 : Barre de recherche de la rubrique "Catalogues et collections"
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Une nouvelle bibliothèque signalée
La nouvelle bibliothèque de l’Institut des Sciences de la Communication est désormais
signalée sur le portail et notamment dans l’annuaire des bibliothèques :
http://documentation.sorbonne-universites.fr/bibliotheques/paris-sorbonne/bibliotheque-de-
liscc.html
Rubrique « RESSOURCES ELECTRONIQUES » Suite à de nombreuses demandes, la liste A-Z des principales ressources électroniques est
désormais filtrable par type de ressources. Ce filtre vient remplacer celui par éditeur, d’un
intérêt limité.
Voici la liste des « type de ressources » retenue pour l’indexation :
Actes de conférence ;
Apprentissage de langues ;
Bases de données ;
Bibliographies ;
Bibliométrie ;
Collections numérisées ;
Corpus de textes ;
Encyclopédies et dictionnaires ;
Livres numériques ;
Musique en ligne ;
Presse ;
Revues ;
Thèses.
Rubrique « Publications scientifiques »
Editions de la Station biologique de Roscoff
A la demande de la Station,
une page de présentation de la
maison d’édition est ajoutée à
la rubrique « Publications
scientifiques ». Cette page
donne notamment accès aux
archives de la revue Cahiers de
Biologie Marine via une iframe.
Figure 3 : Capture d'écran de la page
des Editions de la Station Biologique de
Roscoff
Sciences à cœur
A la demande de la Direction de la Culture de l’UPMC, une rubrique « Sciences à cœur » est
publiée sur le portail documentaire. Celle-ci sert à promouvoir ces conférences tout en
offrant des informations sur les saisons précédentes. La Direction de la Culture alimentera ces
pages en totale autonomie, n’entrainant aucune surcharge de travail pour les bibliothèques
(plus d’informations plus bas, chapitre Workflow de publication).
Important : Par souci de cohérence, ces nouvelles pages nécessitent de renommer la
rubrique « Publications scientifiques » en « Publications & conférences ».
Portail documentaire
Rapport d’activité Portail documentaire SU Page 9
Rubrique « Collections numérisées »
Signalement des collections du Muséum
Cette page reprend les informations
disponibles sur le portail des
bibliothèques du MNHN avec la
possibilité de lancer une recherche
dans les collections numérisées. La
liste des derniers documents
disponibles a également été ajoutée.
Accès aux papyrus numérisés (Paris-Sorbonne)
A la demande de la bibliothèque
de l’Institut de Papyrologie de
Paris-Sorbonne, une page donne
désormais accès aux collections
de papyrus numérisées. Celles-ci
sont accessibles directement
depuis le portail via une iframe.
Projet NUMA
A l'initiative de Mme Perez, MCF à Paris-Sorbonne, le projet « NUMA » sera accessible depuis
le portail dans la rubrique « COLLECTIONS NUMERISEES ». Celui-ci mettra à la disposition
d'étudiants de Master un fond documentaire d'archives notariales "importés d'Espagne". Le
projet est de stocker ce fond documentaire d'un volume de 100 Go sur le serveur du portail
et de mettre en ligne 25 000 photogrammes.
Le projet devrait débuter en mars 2016 pour une mise en ligne des photogrammes avant les
vacances d’été.
Figure 4 : Capture de la page de présentation des
collections numérisées du Muséum
Figure 5 : Capture de la page des collections de
papyrus numérisés
Portail documentaire
Rapport d’activité Portail documentaire SU Page 10
Rubrique « Actualités » L’utilisation de « balises » permet désormais d’afficher sur la page d’une bibliothèque les
actualités qui la concerne. Pour l’instant, ces balises sont disponibles pour les bibliothèques
intégrées des SCD de Paris-Sorbonne et de l’UPMC.
Nouveaux services accessibles
Affluences
Certaines bibliothèques de l’UPMC et de Paris-Sorbonne sont désormais signalées dans
l’application Affluences. Cette application permet notamment de connaître le taux
d’occupation d’une bibliothèque en temps réel et d’obtenir des prévisions.
Côté portail, ces informations sont accessibles sur les pages de présentation des
bibliothèques de Clignancourt, Serpente, Malesherbes, Marcel-Bataillon et IEA.
De plus, Affluences permet également d’afficher les horaires d’ouverture de ces
bibliothèques de façon dynamique, ce qui facilite la mise à jour des données, notamment en
cas de fermeture exceptionnelle.
Figure 6 : Exemple des actualités publiées sur la page de la bibliothèque Clignancourt
Figure 7 : Exemple de l'intégration des données issues d'Affluences sur la page de présentation de la bibliothèque
Marcel Bataillon
Portail documentaire
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BiblioGuides (LibGuides)
Bientôt un « groupe » INSEAD
A la demande de la bibliothèque Doriot de l’INSEAD, un « groupe » INSEAD a été créé sur
BiblioGuides. Grâce à ce groupe, l’INSEAD peut publier des guides qui respectent sa charte
graphique et disposent d’une interface de navigation anglophone.
Par ailleurs, la publication de guides en anglais par la bibliothèque pourra profiter à
l’ensemble des usagers de la COMUE qui pour l’heure disposent de guides uniquement en
français.
Formations et administration
Intégration des ressources documentaires dans EDS
Tranches fermes (UPMC et Paris-Sorbonne)
L’intégration des ressources de l’UPMC est finalisée avec la mise en place du script d’export
automatisé. HAL-UPMC est également intégré à la recherche.
A Paris-Sorbonne, le catalogue est chargé mais l’export incrémental n’est pas encore mis en
place, un travail avec Ex-Libris est en cours ; idem pour le catalogue de l’ESPE Paris.
Par contre la disponibilité en temps réel est intégrée pour les 3 catalogues.
Le tableau ci-dessous synthétise le degré d’intégration des différents catalogues de la
tranche ferme.
Figure 8 : Capture de la page d'accueil du groupe "INSEAD" sur Libguides
Portail documentaire
Rapport d’activité Portail documentaire SU Page 12
Export automatisé des notices Localisation Disponibilité
Aleph (Paris-Sorbonne) X X
Symphony (UPMC) X X X
Flora (ESPE Paris) X X
Tranches conditionnelles (UTC, INSEAD et MNHN)
L’affermissement des tranches conditionnelles a eu lieu en novembre 2015. Dans chaque
établissement, une réunion de cadrage a permis de présenter avec les équipes d’Ebsco
l’outil de découverte. L’intégration des ressources (catalogues et ressources électroniques)
est en cours depuis décembre 2015. Il faut compter environ 3 mois pour une intégration
complète, ainsi, les interfaces devraient être opérationnelles courant mars 2016 pour l’INSEAD
et l’UTC.
Le MNHN a quant à lui décidé d’intégrer uniquement ses ressources électroniques ;
l’intégration du catalogue étant repoussée à l’arrivée du nouveau directeur.
Workflow de publication
Le groupe « Contributeurs Paris-Sorbonne »
Un accès dédié aux personnels des bibliothèques de Paris-Sorbonne a été créé pour garantir
une totale autonomie aux contributeurs. De fait, les responsables éditoriaux peuvent
désormais mettre à jour et modifier les pages de leur bibliothèque.
Les « contributeurs Paris-Sorbonne » ont un accès limité à l’arborescence : uniquement les
pages de présentation des bibliothèques de Paris-Sorbonne et les actualités.
De plus, pour éviter toutes fausses manipulations, ils n’ont pas le pouvoir de supprimer des
pages.
Le groupe « Contributeurs Sciences à cœur »
Le groupe « Contributeurs Sciences à cœur » permet à la Direction de la Culture de l’UPMC
de publier et mettre à jour les pages sur les conférences Sciences à cœur. Sur le modèle de
Paris-Sorbonne, ce groupe n’a accès qu’aux rubriques « Sciences à cœur » et « Actualités ».
Les contributeurs disposent donc d’une totale autonomie sur la rubrique.
Formations des personnels Les personnels des bibliothèques de Paris-Sorbonne et de l’UPMC ont été formés à l’utilisation
du portail documentaire, et notamment de l’outil de découverte. Ces formations ont eu lieu
de décembre 2015 à février 2016 pour un total d’environ 100 personnes formées.
A noter : Un LibGuides reprenant les principales fonctionnalités du portail est en cours de
finalisation.
