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SPF Sécurité sociale
DG Appui stratégique
Proposition de ventilation des archives de la DGStrat
Mai 2008
Page 2
Ce qu’on attendait de nous…
0 50 100 150 200 250 300 350 400 450
Arc
hiv
estr
ansf
érée
sP
lace
rés
ervé
eP
aysa
ger
Arc
hiv
esE
uro
stat
ion
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Ce que nous avons atteint…
0 50 100 150 200 250 300 350 400 450
Arc
hiv
estr
ansf
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sP
lace
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Arc
hiv
esE
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stat
ion
Page 4
Domaine MULTI27%
Domaine BIL10%
Domaine GOV23%
Domaine UW5%
Domaine EVOL9%
Domaine INDISOC4%
DG3%
GRH7%
Hendrik9%
Com3%
Ce que nous avons : état des lieux des archives de la DGStrat
394 mètresPalettes C58 : 100
mBib + pub : 30 m
394 mètresPalettes C58 : 100
mBib + pub : 30 m
UW Domaine Undeclared Work
18 mètres
GRH Documents du personnel26,4 mètres
BIL Domaine Bilatéral40.1 mètres
HL Archives Hendrik Larmuseau
35,6 mètres
EVOL Domaine Evolution de la Protection sociale
35,6 mètres
INDISOC
Domaine Indicateurs sociaux
14,4 mètres
GOV Domaine Gouvernance89,2 mètres
DG Archives du Directeur-général
12,5 mètres
Com Archives Didier Coeurnelle
12 mètres
MULTI Domaine multilatéral110,4 mètres
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Ce que nous recevons : métrage disponible sur le paysager
DGCom
DGStrat
Scénario worst case
pour la ventilation
Scénario worst case
pour la ventilation
15 petites armoires = 45 m
15 petites armoires = 45 m
25 grandes armoires = 125 m
25 grandes armoires = 125 m
4 grandes armoires en
plus
4 grandes armoires en
plusAnalyse pour rajouter une armoire aux
armoires coulissantes
Analyse pour rajouter une armoire aux
armoires coulissantes
En discussionEn discussion
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Qui reçoit quoi ?Ventilation des armoires par domaine
# armoires
Mètrage réservé
Métrage à transférer
sur le paysager
Grandes Petites
25 15 170 121,4
MULTI 6 2 36 34,8
BIL 3 1 18 16,7
GOV 4 1 23 20,3
UW 1 2 11 6
EVOL 2 2 16 13,6
INDISOC 1 1 8 5
DG 0 1 3 1
Shared / stand alone
> GRH 2 0 10 9
> Hendrik 1 0 5 5
> Com 1 0 5 4
Dico 0 2 6 6
Roulement 3 0 15 /
Réserve 1 3 14 /
La ventilation n’est pas
définitive !
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Ventilation générale
Paysager; 121,4m
Cave; 251,14 m
BIB; 49,6m
Destruct/maison; 25,6m
La ventilation n’est pas
définitive !
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Efforts consentis par domaineAu plus bas, au plus grand l’effort
Au plus bas, au plus grand l’effort
0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
% d
'arc
hiv
es s
ur
le p
aysa
ger
MULT
IBIL
GOVUW
EVOL
INDIS
OC DGGRH
Hendr
ikCom
Effort consenti par domaine
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Marges par domaine
0
5
10
15
20
25
30
35
40
Marge dans le métrage alloué
Métrage restant 1,2 1,3 2,7 5 2,4 3 2 1 0 1 0 15 14
Métrage transféré 34,8 16,7 20,3 6 13,6 5 1 9 5 4 6
MULTI
BIL GOV UWEVO
LINDISOC
DG GRHHend
rikCom Dico
Roulement
Réserve
Différence entre le métrage transféré
et le métrage octroyé
Différence entre le métrage transféré
et le métrage octroyé
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Demandes de digitalisation
• Domaine Gouvernance – Circulaires IPSS dans le cadre du projet-pilote de
digitalisation des échanges avec les IPSS• Shared Service
– Dossiers du personnel ?• Domaine Bilatéral
– Dossiers bilatéraux concernant les pays voisins• Domaine Multilatéral
– Dossiers SESPROS– Dossiers CASSTM (notes belges)
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Documents à détruire
• Union européenne : documentation concernant la démographie (2 m) (Domaine Multi)
• Documentation générale conservée au Domaine Multi (5 m) (armoires de Muriel Rabau)
• Revue belge de la Sécurité sociale (BTSZ ,1 série, 35 numéros) (1,5 m)
• Domaine gouvernance (8,8m), documentation générale conservée dans les compactus et copie conforme des arrêtés
• Documents INDISOC qui seront ramenés à la maison ou détruits : 2,4 m
• Documents personnels de Monsieur Larmuseau : 7,2 m• Documents conservés au Centre 58 : 20 mètres sont à
détruire
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Risques
Risque que le service de la cave ne fonctionne pas correctement ou pas assez rapidementRisque que le service de la cave ne fonctionne pas correctement ou pas assez rapidement
Risque communiqué au comité de direction et à l’équipe NovoRisque communiqué au comité de direction et à l’équipe Novo
Risque que l’on ne tienne pas compte de l’accroissement en personnel de la DGRisque que l’on ne tienne pas compte de l’accroissement en personnel de la DG
Armoires supplémentaires allouées aux domaines concernés + Marge par service + marge de minimum 14 m pour la DGArmoires supplémentaires allouées aux domaines concernés + Marge par service + marge de minimum 14 m pour la DG
Risque que la bibliothèque ne puisse accepter les 50 m de documentation que nous voulons transférerRisque que la bibliothèque ne puisse accepter les 50 m de documentation que nous voulons transférer
4 possibles nouvelles armoires (20m) prévues pour accueillir le documentation qui ne pourrait être transférée à la BIB4 possibles nouvelles armoires (20m) prévues pour accueillir le documentation qui ne pourrait être transférée à la BIB
Risque que la ventilation ne prévoit pas assez de places et doive être revueRisque que la ventilation ne prévoit pas assez de places et doive être revue
Marge par service + marge de minimum 14 m pour la DG + métrage restant des 4 nouvelles armoiresMarge par service + marge de minimum 14 m pour la DG + métrage restant des 4 nouvelles armoires
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Next stepsEvalu
atio
n d
e la
ven
tilatio
nEvalu
atio
n d
e la
ven
tilatio
n
Communication individuelle par domaine
Communication individuelle par domaine
Plan de classemen
t
Plan de classemen
tMise en boîte,
nommage, destruction des archives
Mise en boîte,
nommage, destruction des archives
Déménagement des archives
Déménagement des archives
Commande des boîtesCommande des boîtes
Digitalisation
Digitalisation
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…Questions ?
Amaury LegrainTom Auwers
SPF Sécurité sociale – [email protected]
Sophie VandepontseeleEquipe Novo – NovoRecord
