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Préparation du déménagement des archives de la DGStrat Mai 2008. SPF Sécurité sociale DG Appui stratégique. Ce qu’on attendait de nous…. Ce que nous avons atteint…. …comment ?. Approche générale. Etat des lieux archives. Etat des lieux archives « historiques ». Métrage paysager . - PowerPoint PPT Presentation
Citation preview
SPF Sécurité sociale
DG Appui stratégique
Préparation du déménagement des archives de la DGStrat
Mai 2008
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Ce qu’on attendait de nous…
0 50 100 150 200 250 300 350 400 450
Arc
hive
str
ansf
érée
sPl
ace
rése
rvée
Pays
ager
Arc
hive
sEu
rost
atio
n
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Ce que nous avons atteint…
0 50 100 150 200 250 300 350 400 450
Arc
hive
str
ansf
érée
sPl
ace
rése
rvée
Pays
ager
Arc
hive
sEu
rost
atio
n
Page 4
…comment ?
Page 5
Approche généraleEtat des lieux
archives
Métrage paysager
Règles de ventilation
Concertation avec les domaines
Proposition d’arbitrage
Décision finale DG
Etat des lieux archives
« historiques »
Première feuille de tri : transfert+
destruct
Ouvertures des boîtes
Contacts archives du Royaume
Contacts Archives du Royaume
Deuxième feuille de tri
Demande de destruction et de
transfert
Page 6
Domaine MULTI27%
Domaine BIL10%
Domaine GOV23%
Domaine UW5%
Domaine EVOL9%
Domaine INDISOC4%
DG3%
GRH7%
Hendrik9%
Com3%
Phase 1 : Etat des lieux Archives DGStrat
394 mètresPalettes C58 : 100
mBib + pub : 30 m
Ce qui n’est pas dans la feuille de tri, n’existe pas !
1 planche = 1.2 mètre
12 fardes par planche
Etat des lieux archives
Etat des lieux archives
Métrage paysager Métrage paysager
Règles de ventilationRègles de ventilation
Concertation avec les domaines
Concertation avec les domaines
Proposition d’arbitrageProposition d’arbitrage
Décision finale DGDécision finale DG
5 mois !
Dossiers & documentation
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Phase 2 : métrage disponible sur le paysager
DGCom
DGStrat
25 grandes armoires = 125 m
Scénario worst case !!!
15 petites armoires = 45 m
Etat des lieux archives
Etat des lieux archives
Métrage paysager Métrage paysager
Règles de ventilationRègles de ventilation
Concertation avec les domaines
Concertation avec les domaines
Proposition d’arbitrageProposition d’arbitrage
Décision finale DGDécision finale DG
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Phase 3 : établissement des règles de ventilation
Etat des lieux archives
Etat des lieux archives
Métrage paysager Métrage paysager
Règles de ventilationRègles de ventilation
Concertation avec les domaines
Concertation avec les domaines
Proposition d’arbitrageProposition d’arbitrage
Décision finale DGDécision finale DG
Le scénario proposé par Novo n’est pas, pour le moment, à discuter
Les services doivent, au minimum, transférer
40% de leurs archives ailleurs que sur le paysager
Les archives qui sont utilisées une fois par
semaine ou moins ne peuvent pas se trouver sur le paysager
La BIB du SPF n’accepte que la
documentation, en bon état et étant utilisée au moins une fois par année
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Phase 4 : concertation avec les domainesEtat des lieux
archivesEtat des lieux
archives
Métrage paysager Métrage paysager
Règles de ventilationRègles de ventilation
Concertation avec les domaines
Concertation avec les domaines
Proposition d’arbitrageProposition d’arbitrage
Décision finale DGDécision finale DG
Analyse avec les services, série par série, de leur utilisation, nature et destination
Trouver des solutions avec les services dans le cadre des règles
Diviser les séries entre historique et nécessaire
Armoires de roulement
Armoires communes de documentation
Digitalisation
Proposer une ventilation en précisant que des arbitrages futurs auront lieu
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Phase 5 : Arbitrage et proposition de ventilation
Accroissement possible du service
Marge de sécurité
Recalibrer selon la taille du service
Respect de la norme de 40 %
Réserve; 14 m (1/3)
Roulement; 15 m (3/0)
Dico; 6 m (0/2)
Com; 5m (1/0)
Hendrik; 5 m (1/0)
GRH; 10 m (2/0)
DG3m (0/1)
Domaine INDISOC8m (1/2)
Domaine EVOL16m (2/2) Domaine UW
11m (1/2)
Domaine GOV23m (4/1)
Domaine BIL18m (3/1)
Domaine MULTI36m (6/2)
Etat des lieux archives
Etat des lieux archives
Métrage paysager Métrage paysager
Règles de ventilationRègles de ventilation
Concertation avec les domaines
Concertation avec les domaines
Proposition d’arbitrageProposition d’arbitrage
Décision finale DGDécision finale DG
Paysager; 120,8m
Cave; 251,14 m
BIB; 49,6m
Destruct/maison; 25,6m
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Efforts consentis
0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
MULTI
BILGOV
UWEVOL
INDIS
OC DGGRH
Hendri
kCom
Effort consenti par domaine
Etat des lieux archives
Etat des lieux archives
Métrage paysager Métrage paysager
Règles de ventilationRègles de ventilation
Concertation avec les domaines
Concertation avec les domaines
Proposition d’arbitrageProposition d’arbitrage
Décision finale DGDécision finale DG
Page 12
Phase 6: décision DG
• Approbation de la ventilation• Communication générale ventilation et next steps• Communication par domaine avec situation spécifique & feuille de tri adaptée
Etat des lieux archives
Etat des lieux archives
Métrage paysager Métrage paysager
Règles de ventilationRègles de ventilation
Concertation avec les domaines
Concertation avec les domaines
Proposition d’arbitrageProposition d’arbitrage
Décision finale DGDécision finale DG
Commande des caisses
Contact avec l’équipe Novo
Contact avec Archives du Royaume pour la destruction
Réévaluation de la ventilation avent et après le déménagement
La ventilation n’est que le point de départ !
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Pour plus d’informations
Amaury LegrainTom Auwers
SPF Sécurité sociale – [email protected]
Sophie VandepontseeleEquipe Novo – NovoRecord
