SUBVENTIONS MODALITES.pdf

Fondation Rotary - Subventions de district / Subventions mondiales : Modalits (juillet 2015) 1

SUBVENTIONS DE DISTRICT / MONDIALES - MODALITS Applicables toute subvention accorde aprs le 1er juillet 2013

La Fondation Rotary se rserve le droit de modifier les modalits de subvention tout moment. Les mises jour

de ces modalits seront publies sur www.rotary.org/fr/grants ou pourront tre obtenues sur demande auprs du

personnel des services Subventions du Rotary.

I. GENERALITES

La Fondation Rotary propose deux types de subventions :

1. Les subventions de district, attribues en bloc aux districts pour le financement de bourses dtudes,

dactions et de dplacements en phase avec la mission de la Fondation Rotary qui est de permettre aux

Rotariens de promouvoir l'entente mondiale, la bonne volont et la paix en uvrant dans les domaines de

la sant, de l'ducation et de la lutte contre la pauvret.

2. Les subventions mondiales financent certains dplacements, bourses dtudes, actions et quipes de

formation professionnelles dans le cadre des six axes stratgiques et aux rsultats durables, quantifiables

et motivs par la collectivit bnficiaire.

II. LIGIBILITE

Toutes les actions et activits finances par ces subventions doivent :

1. Soutenir la mission de la Fondation Rotary.

2. Requrir une participation active des Rotariens.

3. Dgager la Fondation Rotary et le Rotary International de toute responsabilit autre que le versement de

la subvention.

4. Respecter les lois en vigueur aux tats-Unis et dans le pays o se droule lactivit finance, et ne pas

porter prjudice des personnes ou entits. Les parrains dactions ou de dplacements dans des pays

dsigns par le Bureau du contrle des avoirs trangers du dpartement du Trsor amricain peuvent

avoir fournir des informations supplmentaires.

5. Financer uniquement des activits ou des actions qui ont t approuves avant leur mise en uvre. Les

subventions ne pourront financer le remboursement de dpenses lies des activits en cours ou dj

conclues. Sil est recommand de planifier une action lavance, aucune dpense ne doit tre engage

avant que la subvention ne soit approuve. Tout changement apport aprs que la subvention ait t

approuve devra tre autoris par la Fondation. Dans le cas dune bourse dtudes, la Fondation considre

FRANAIS (FR)


chaque semestre dun programme sanctionn par un diplme comme une nouvelle activit ligible.

6. Respecter les traditions et les cultures des pays/rgions o se droulent les activits finances par la

subvention.

7. Respecter les rgles concernant les conflits dintrts pour les participants une subvention (The Rotary

Foundation Code of Policies, paragraphe 10.030).

8. Respecter les lignes de conduites sur lutilisation des marques du Rotary (The Rotary Foundation Code of

Policies, paragraphe 4.090).

Subventions de district

1. Financent des actions locales et internationales, des bourses dtudes, des quipes de formation

professionnelle et les dplacements associs ces activits.

2. Jusqu 3 % du montant de la subvention peuvent tre allous aux dpenses administratives de laction

(frais bancaires, affranchissement, logiciels, audit financier indpendant).

3. Jusqu 20 % du montant de la subvention peuvent tre provisionns pour des imprvus. Cependant,

lensemble des activits et des actions ajoutes la subvention aprs laccord initial doit tre approuv par

la Fondation.

4. Financent des actions et des activits dans des pays et territoires rotariens et non rotariens en respect des

lois applicables et des directives de la Fondation.

5. Financent lorientation des boursiers et des membres dquipes de formation professionnelle ainsi que les

sminaires Gestion des subventions.

Subventions mondiales

1. Sinscrivent dans au moins un des axes stratgiques du Rotary.

2. Apportent des rsultats durables. lissue du travail du club ou du district, la collectivit locale doit tre

en mesure de rpondre elle-mme ses besoins.

3. Fournissent des rsultats quantifiables. Les parrains choisissent des indicateurs dimpact standards de la

Fondation (voir le supplment Subventions mondiales Suivi et valuation) et peuvent ajouter leurs

propres indicateurs dimpact. Les dpenses engages pour la mesure des rsultats de laction sont

plafonnes 10 % du budget de laction.

4. Sont motivs par la collectivit bnficiaire qui conoit laction en fonction des besoins quelle a identifis.

5. Peuvent allouer jusqu 10 % du budget de laction pour les frais de gestion, y compris le recrutement dun

chef de projet ou les frais gnraux et administratifs dorganisations partenaires.

6. Financent des actions humanitaires et ducatives.

7. Financent des bourses dtudes internationales ou de recherche de niveau master ou son quivalent d'une

dure de un quatre ans.

8. Financent des quipes de formation professionnelle dont le but est de rpondre un besoin humanitaire

en fournissant ou en recevant une formation professionnelle pour amliorer leurs comptences.

9. Financent les dplacements en lien avec laction dun maximum de deux personnes afin dapporter une

formation ou de mettre en uvre laction lorsque le club local a confirm que leurs expertises ntaient


pas disponible immdiatement sur place.

10. Financent des actions/activits se droulant dans un pays/territoire rotarien.

11. Sont parraines par au moins un Rotary club ou un district dans le pays/territoire o laction ou activit

finance par la subvention se droulera (parrain principal local) et un ou plusieurs en dehors de ce

pays/territoire (parrain principal international). Une exception cette rgle peut tre accorde pour les

actions se droulant dans des pays non rotariens o le conseil dadministration du Rotary cherche

activement tendre lorganisation.

12. Peuvent avoir 10 % du budget de laction provisionns pour des imprvus causs par une hausse des prix

ou une fluctuation des taux de change.

III. RESTRICTIONS

Les subventions ne peuvent tre utilises pour discriminer contre un groupe, promouvoir un point de vue

politique ou religieux, financer des activits exclusivement religieuses, financer des avortements ou des activits

ayant pour but de dterminer le sexe de lenfant ou financer lachat darmes et de munitions. Les subventions ne

peuvent galement tre utilises comme nouvelle contribution la Fondation Rotary ou une autre subvention de

la Fondation.

De plus, les subventions ne peuvent financer :

1. Un soutien continu ou excessif tout bnficiaire, entit ou collectivit.

2. La mise en place dune fondation, louverture dun trust irrvocable ou dun compte rmunr. Les fonds

de subvention peuvent toutefois tre utiliss pour tablir un Fonds qui servira financer un microcrdit

ou un prt renouvelable sous rserve que les parrains de la subvention respectent les directives nonces

au paragraphe X.

3. Lacquisition de terrains ou de btiment.

4. Des activits de recherche de fonds.

5. Des dpenses lies des manifestations du Rotary, notamment les confrences de district, conventions,

colloques, clbrations ou activits de divertissement.

6. Des initiatives de relations publiques, sauf si elles sont essentielles la mise en uvre de laction.

7. Des frais de signaltiques de laction suprieurs 500 dollars.

8. Les dpenses administratives ou de fonctionnement de toute organisation, ni indirectement ses

programmes, lexception des dpenses alloues pour les frais de gestion dans le cadre des subventions

mondiales.

9. Des dons en liquide non spcifis des bnficiaires ou organisations partenaires.

10. Des activits dj payes.

11. Le transport de vaccins au-del des limites territoriales du pays.

12. Les voyages pour se rendre aux Journes nationales de vaccination (JNV).

13. Des vaccinations uniquement contre la polio.

14. Des tudes dans une universit accueillant un Centre du Rotary pour un programme dtudes similaire


celui des boursiers des Centres du Rotary pour la paix.


En plus des restrictions nonces ci-dessus, les subventions mondiales ne peuvent financer :

1. Les programmes Youth Exchange, RYLA, changes amicaux du Rotary, Rotaract et Interact.

2. Les voyages entrepris par des jeunes de moins de 18 ans moins quils ne soient accompagns par leurs

parents.

3. La construction ou lextension de toute structure habitable destine au logement ou des activits de

toutes sortes, notamment les btiments (cole, foyer, abri pour familles dmunies ou hpital), conteneurs,

mobile homes, ou destine des activits de production ou de transformation.

4. Les voyages du personnel dune organisation partenaire.

5. Des activits principalement mises en uvre par une organisation non rotarienne.

6. Des actions humanitaires uniquement centres sur des recherches ou la collecte de donnes.

7. Des actions humanitaires dont le budget ne comprend que des frais de dplacement.

8. Des tudes universitaires de premier cycle.

IV. DEMANDER UNE SUBVENTION

Les demandes de subventions seffectuent en ligne sur www.rotary.org/fr/grants.

Afin de recevoir une subvention de la Fondation Rotary, les districts qui en sont les parrains principaux doivent

tre certifis par la Fondation Rotary.

Un club parrain principal dune subvention mondiale doit tre certifi par son district. De plus, les districts, les

clubs et tous les membres des commissions de la subvention doivent tre en rgle vis--vis du Rotary

International et de la Fondation Rotary. Les agents fiscaux du Rotary International, les trsoriers nationaux, les

dirigeants et le personnel dune organisation partenaire ou bnficiaire associe la subvention ne peuvent pas

faire partie de la commission de la subvention. Un mme parrain principal (club ou district) ne peut avoir plus de

10 subventions en cours.


Les districts doivent nommer une commission compose de trois Rotariens, comprenant le gouverneur en

exercice pendant la mise en uvre de la subvention et les responsables Fondation et Subventions de district. Les

trois membres de cette commission doivent autoriser la demande de subvention et la soumettre la Fondation.

Les districts ne peuvent soumettre quune seule demande de subvention de district par anne rotarienne et

doivent inclure un plan de dpenses la demande. Toute demande de majoration du montant de la subvention

doit tre faite avant que la Fondation nait commenc payer la subvention. Les districts peuvent garder en

rserve jusqu 20 % du montant de la subvention de district pour couvrir des imprvus en cours danne. Le

montant de cette rserve doit tre inclus au plan de dpenses et les imprvus quelle a servi couvrir doivent tre

dtaills dans le rapport final. Les demandes de subventions de district doivent tre dposes avant le 15 mai de

lanne rotarienne pour laquelle la subvention est demande (ex : le 15 mai 2015 pour les demandes de subvention

de district 2014-2015).



Pour chaque subvention, les parrains principaux (internationaux et locaux) doivent chacun nommer une

commission compose de trois Rotariens. Les membres de la commission doivent tre membres du club agissant

en qualit de parrain principal, ou membres du district si le parrain principal est un district. Pour les demandes de

subvention parraines par des clubs, les responsables Fondation de district doivent confirmer que les clubs

parrains principaux ont t certifis.

Les parrains peuvent provisionner jusqu 10 % du budget total de laction pour des imprvus. Ils doivent

galement documenter lutilisation de ces fonds dans leurs rapports et retourner les fonds non utiliss la

Fondation.

Les boursiers et les membres dquipe de formation professionnelle doivent soumettre une demande individuelle

en complment de la demande de subvention principale. Les parrains devront informer les candidats boursiers et

membres dquipes de formation professionnelle que leur candidature doit tre approuve par la Fondation avant

de prendre des dispositions quant leur dplacement. Les demandes sont acceptes toute lanne, mais celles

prvoyant des dpenses de voyage doivent tre dposes au moins 90 jours avant la date prvue de dpart.

Veuillez noter que :

1. Les demandes de subvention doivent tre officiellement envoyes dans les 12 mois de leur cration sous

peine dtre annules.

2. Les demandes de subvention doivent tre compltes et approuves dans les six mois de leur envoi sous

peine dtre annules.

3. Toutes les conditions pralables au paiement doivent tre remplies dans les 6 mois de lapprobation de la

subvention sous peine dannulation de celle-ci.

4. Les parrains doivent dmontrer une avance significative de laction dans les douze mois du versement

sous peine d'annulation de la subvention et de devoir rembourser les fonds.

Critres supplmentaires pour une demande de subvention visant financer une bourse dtudes :

1. Le candidat doit fournir, avec la demande de subvention, une preuve dadmission luniversit un

programme de niveau master ou une lettre de motivation pour conduire des recherches un niveau de

doctorat. Les admissions sous rserve dune preuve de soutien financier sont acceptables.

2. Les candidats doivent tudier en dehors de leur pays dorigine.

Critres supplmentaires pour une demande de subvention visant financer des quipes de formation

professionnelle :

1. Les quipes doivent tre composes dun minimum de deux non-Rotariens ayant au moins chacun deux

ans dexprience dans un des axes stratgiques et dun chef dquipe rotarien ayant une bonne

connaissance du Rotary, une exprience internationale ainsi que des comptences de leader et dans laxe

stratgique choisi. Les non-Rotariens peuvent tre chef dquipe si les parrains lont indiqu dans leur

demande de subvention.

2. Les Rotariens et les membres de leur famille peuvent participer une quipe de formation professionnelle

si elle dispense une formation mais pas si elle en en reoit une.

3. Les membres de la famille dun membre dune quipe de formation professionnelle peuvent appartenir

la mme quipe sils remplissent les critres dligibilit.


4. Si la subvention a pour objet de financer le dplacement de plusieurs quipes, confirmer que les quipes

ont les mmes parrains principaux et quelles effectueront toutes leur voyage sous 12 mois.

5. Tous les membres de lquipe doivent obtenir lapprobation de la Fondation avant leur voyage. La

Fondation doit tre tenue informe de toute modification dans la composition de lquipe afin de pouvoir

les approuver.

Les demandes de subvention mondiale dont la contrepartie du Fonds mondial est comprise entre 50 001 et

100 000 dollars feront lobjet dune valuation technique et dune visite de contrle intermdiaire ralises par un

conseiller technique de la Fondation Rotary. Les bourses et les quipes de formation professionnelle en sont

exemptes.

Les demandes de subvention mondiale dont la contrepartie du Fonds mondial est comprise entre 100 001 et

200 000 dollars devront tre approuves par les administrateurs de la Fondation lors dune de leurs runions. Ces

demandes feront lobjet dune visite pralable, dun audit et dune visite de contrle intermdiaire ralises par un

conseiller technique de la Fondation Rotary. Les bourses et les quipes de formation professionnelle en sont

exemptes.

Enfin, les demandes de subvention mondiale reues au :

1. 1er juin seront tudies par les administrateurs de la Fondation en octobre

2. 1er octobre seront tudies en janvier

3. 1er dcembre seront tudies en avril

4. 1er mars seront tudies en juin

V. DEPLACEMENTS

Les billets davion pour tout dplacement international dans le cadre dactivits ou dactions finances par une

subvention de la Fondation doivent imprativement tre rservs par lintermdiaire du RITS (Rotary

International Travel Services) lexception des participants Youth Exchange financs par le district - en

conformit avec les directives en matire de dplacement. Les rservations de billets davion pour des voyages

intrieurs sont de la responsabilit du voyageur.

La Fondation Rotary prendra sa charge les dpenses de voyages internationaux suivantes :

1. Billets davion en classe conomique.

2. Transport jusquaux aroports et les dplacements locaux lis la mise en uvre de laction.

3. Frais de vaccination, visas, taxes dentre ou de sortie de territoire.

4. Frais de bagage raisonnables.

5. Frais de rservation du RITS (entre 50 et 70 dollars US par billet).

Les subventions de la Fondation Rotary ne pourront servir couvrir les dpenses de voyages internationaux

suivantes :

1. Dpenses lies des tapes optionnelles avant et aprs les dates approuves de dplacement

2. Frais supplmentaires lis des changements de billet dans le cadre de dplacements personnels,

notamment des tapes optionnelles.

3. Frais dexcdent de bagage, dexpdition et dassurance complmentaire.


Le club ou district parrain doit tablir une liste de contacts en cas durgence et les itinraires de voyage des

personnes dont les dplacements sont financs par les fonds de la Fondation et fournir ces informations la

Fondation Rotary sur demande.

Les rcipiendaires ont la responsabilit :

1. Dorganiser leurs dplacements par lintermdiaire du RITS. Lorganisation du voyage, sil elle nest pas

faite suffisamment lavance, pourra engendrer des cots de dplacement plus importants ou avoir pour

consquence lannulation de la subvention.

2. De rgler toutes dpenses excdant le budget sauf approbation de la Fondation.

3. De rpondre aux exigences mdicales requises pour un sjour ltranger.

4. Dorganiser et de financer tout voyage personnel. Ce voyage, dun maximum quatre semaines, peut se

drouler lissue des activits de subvention.

5. De respecter les interdictions du Rotary de se rendre dans certains pays.

Toute personne recevant des fonds pour son dplacement international devra effectuer ses rservations de voyage

par lintermdiaire du RITS. Elle sera automatiquement couverte par une assurance correspondant aux critres

dassurance voyages tablis par le Rotary International. Seuls les voyageurs essentiels la mise en uvre de la

subvention bnficient de cette couverture. Dans le cas o la subvention ne couvre pas les frais de dplacement

par voie arienne, il sera ncessaire de remplir le formulaire Dclaration de dplacement afin que lassurance

voyages commence courir. Les personnes se dplaant lintrieur dun pays doivent galement remplir la

dclaration de dplacement avant leur voyage pour obtenir la couverture dassurance (N.B. : la couverture

mdicale nest pas disponible, mais dautres relatives aux accidents de voyage le sont). Le club ou le district

parrainant la subvention devra sassurer que tous les voyageurs en sont informs. Il leur est dailleurs fortement

conseill de consulter la page Assurance du site Web du Rotary. Tout voyageur choisissant de souscrire une

couverture additionnelle devra en assumer les cots.

Les personnels de sant offrant leurs services dans le cadre dactivits finances par une subvention devront

souscrire une assurance responsabilit civile professionnelle mdicale dote dune garantie minimum de 500 000

dollars US. Cette assurance servira garantir les consquences pcuniaires engages dans lexercice de leur

profession et pour des erreurs ou omissions ayant caus prjudice autrui. Les participants devront obtenir et

rgler cette assurance.

Le Rotary International utilise un consultant en scurit pour tablir une liste de pays dans lesquels il est interdit

de se rendre. Les voyageurs dont le dplacement est pris en charge par la Fondation ne sont pas autoriss

voyager dans ces pays. Dans lventualit o un pays est ajout la liste alors que le voyageur sy trouve dj, son

rapatriement sera organis dans les plus brefs dlais. Si un voyageur dont le dplacement est pris en charge par la

Fondation refuse de retarder son sjour ou de quitter le pays aprs que linstruction lui en ait t donne, la

Fondation Rotary annulera la subvention et exigera le remboursement des fonds dj verss.

Les non-Rotariens dont la bourse dtudes ou la participation une quipe de formation professionnelle est

finance par une subvention doivent :

1. Avoir une bonne connaissance du Rotary

2. Participer avant leur dpart un sminaire dorientation (en ligne ou en personne)

3. Participer, la demande de leurs parrains, des activits de club et de district, notamment des

prsentations et des discours des runions ou des actions.


4. Matriser la langue du pays daccueil.

VI. FINANCEMENT


Les subventions de district sont finances par la Fondation Rotary uniquement sur le Fonds spcifique de district

(FSD). Un district peut faire une demande par anne pour financer une ou plusieurs actions en utilisant jusqu'

50 % de son allocation SHARE, qui reprsente 50 % des dons annuels du district effectus au cours des 3 annes

prcdentes plus les revenus dinvestissement ventuels du Fond permanent-SHARE.


Les subventions mondiales vont de 15 000 200 000 dollars et elles sont finances par la Fondation Rotary sur le

Fonds mondial. La Fondation attribue une contrepartie hauteur de 50 % des contributions en liquide des clubs

et districts, et de 100 % des contributions en provenance des fonds FSD/SHARE. Le budget total minimal dune

subvention mondiale est fix 30 000 dollars.

La Fondation apportera une contrepartie des contributions de non-Rotariens une action sous rserve quelles

ne proviennent pas dorganisations partenaires ou de bnficiaire de laction. Il est interdit de collecter des fonds

auprs des bnficiaires en change de la subvention ou dans le cadre des contributions en espces pour la

contrepartie.

Au moins 30 % du financement dune subvention mondiale finanant une action humanitaire doit provenir de

sources extrieures au pays de laction et au district local. Les parrains locaux sont cependant encourags

contribuer au financement de la subvention.

Une fois la subvention approuve, le financement de laction ne peut tre modifi. Des crdits PHF sont

uniquement attribus pour les contributions envoyes la Fondation, aux bureaux rgionaux ou aux agents

fiscaux ; aucun crdit nest accord aux contributions verses directement laction. Il est possible que les

contributions verses avant que le dossier de subvention mondiale nait t approuv ne lui soient pas alloues.

Toute contribution une subvention mondiale est considre comme une contribution irrvocable la Fondation

Rotary et ne pourra tre rembourse.

VII. ORGANISATIONS PARTENAIRES

Les organisations partenaires sont des organisations non rotariennes de bonne rputation ou des tablissements

ducatifs dsigns par les parrains offrant expertise, infrastructures, appui, formation, ducation, ou tout autre

soutien pour la subvention. Les organisations partenaires doivent sengager envoyer les rapports requis et se

soumettre tout audit de la Fondation Rotary, et fournir, le cas chant, les reus et preuves dachat. Une mme

organisation partenaire peut participer au maximum 6 subventions sur une mme anne rotarienne, exception

faite des universits accueillant des boursiers.


Les fonds verss une organisation partenaire doivent tre utiliss dans le cadre dactivits spcifiques lies

laction et le district doit conserver un rapport dtaill de toutes les dpenses.



Les parrains doivent fournir avec leur demande de subvention un protocole daccord (MOU) sign par les deux

parrains principaux et lorganisation partenaire. Le protocole daccord doit inclure :

1. Une dclaration des deux parrains principaux affirmant que les Rotary clubs ou districts impliqus sont

lorigine de laction, et en assurent le contrle et la gestion.

2. Une dclaration des parrains principaux affirmant que lorganisation partenaire est de bonne rputation

et quelle opre en conformit avec la loi.

3. Un plan de mise en uvre de la subvention dtaillant les responsabilits des parties impliques.

4. Un accord de lorganisation partenaire de participer et de collaborer aux audits financiers lis la

subvention.

VIII. PAIEMENTS


Les subventions de district seront uniquement verses sur le compte bancaire du district ou de la fondation du

district dont les informations ont t fournies dans la demande de subvention. Les fonds seront dbloqus sous

rserve que la subvention de district de lanne rotarienne prcdente ait t clture et rgls selon le taux de

change officiel du Rotary en vigueur au moment du paiement. Les fonds ne pourront tre dbloqus aprs la fin de

lanne de mise en uvre. Si tous les critres de paiement ne sont pas remplis par les parrains au 15 mai de lanne

de mise en uvre, la subvention sera annule.


Les fonds de subvention ne seront dbloqus quune fois les contributions des parrains reues par la Fondation,

les critres de paiement remplis et le contrat de subvention avalis. Les fonds de subvention seront crdits au

compte bancaire dont les informations ont t fournies dans la demande de subvention et dont les signataires

doivent tre des membres du club ou du district parrain. Les subventions seront payes au taux de change du

Rotary en vigueur au moment du paiement. Si laction est annule aprs le versement de la subvention, les fonds

doivent tre rembourss la Fondation et seront crdits au Fonds mondial.

Dans le cas o la subvention mondiale est finance par des contributions en espces :

1. Toutes les oprations financires lies la subvention doivent tre enregistres en utilisant le taux de

change mensuel du Rotary et officiellement communiques en dollars amricains.

2. Les parrains, pour la part des subventions finance par des contributions en liquide, seront protgs des

fluctuations de change au-del de 10 % du taux de change au moment de lapprobation du dossier.

Cependant, la Fondation ne versera pas aux parrains les gains de change au-del de 10 % du taux de

change au moment de lapprobation du dossier.

3. Les parrains doivent verser un supplment de 5 % des contributions en espces aux subventions

mondiales envoyes aprs le 1er juillet 2015 pour couvrir les frais de traitement du dossier et les cots

administratifs. Les points PHF seront attribus sur la base de la contribution totale en espces et les reus

fiscaux reflteront ce montant. Le supplment de 5 % ne reoit pas de contrepartie de la Fondation. Il

nest pas requis pour les contributions vires directement sur le compte bancaire de la subvention, mais

ces dernires ne gnrent pas de points PHF et ne donnent pas droit un reu fiscal.

4. lissue de laction subventionne, le solde des contributions en espces vires la Fondation Rotary sera


revers au Fonds mondial.

5. Les contributions reues pour une subvention annule seront reverses au Fonds mondial. Les donateurs

ont 90 jours pour notifier la Fondation Rotary de transfrer les fonds sur une subvention mondiale

approuve ou un autre fonds de la Fondation.

Les contributions verses une action ne pouvant tre identifie seront conserves pendant 90 jours. La

Fondation demandera aux donateurs sils souhaitent allouer ces fonds une autre action ou fonds. Si aucune

instruction nest donne par les donateurs dans les 90 jours qui suivent la rception des fonds ou de lannulation

de la subvention, la contribution sera verse au Fonds annuel-SHARE. Dans le cas o le donateur des fonds ne

peut tre identifi, la Fondation sera verse au Fonds annuel SHARE aprs 90 jours suivant la rception des

fonds ou lannulation de la subvention. Ces rgles ne sappliquent pas dans le cas o la Fondation a commis une

erreur ou que des dlais sont survenus dans le traitement du dossier. Leur application sera dtermine par le

personnel de la Fondation.

IX. RAPPORTS ET DOCUMENTATION

Les rcipiendaires dune subvention doivent soumettre des rapports sur lutilisation des fonds la Fondation

Rotary. Les rapports intermdiaires et final seront soumis en ligne tre remplis entirement pour pouvoir tre

accepts par la Fondation. Les nouvelles demandes ne seront pas acceptes si lun des parrains na pas fourni,

pour une autre subvention (peu importe son type), de rapports intermdiaires ou final dans les dlais. La

Fondation Rotary se rserve le droit deffectuer tout moment un audit, denvoyer un contrleur, de demander

des documents supplmentaires et de suspendre les paiements.

Les critres denvoi de rapport suivants sappliquent galement aux rcipiendaires dune subvention :

1. Les fonds de subvention non utiliss doivent tre retourns dans les meilleurs dlais la Fondation

Rotary.

2. Les districts doivent envoyer un rapport sur lutilisation des fonds de subvention par leurs clubs,

conformment aux critres de certification.

3. Les parrains doivent conserver des copies de tous les reus et relevs bancaires en relation avec les fonds

de subvention, conformment aux critres de certification et aux lgislations locales et internationales en

vigueur.

4. Les parrains qui ne respectent pas les lignes de conduites et politiques de la Fondation sur la mise en

uvre et le financement dactions finances par une subvention doivent retourner la Fondation la

totalit des fonds et pourront ne plus tre autoriss recevoir des fonds de subvention pour une priode

pouvant aller jusqu' cinq ans.


1. Les rapports finaux, dtaillant lallocation des fonds reus, doivent tre envoys la Fondation dans les

douze mois suivant la date de rception du paiement ou dans les deux mois suivant le versement complet

des fonds de subvention.

2. Toutes les actions et activits finances par des subventions de district doivent tre acheves dans les

24 mois suivant le paiement des fonds de subvention par la Fondation ou par le district, au club ou

laction.


3. Les fonds de subvention non utiliss dun montant de plus de 500 dollars doivent tre retourns dans les

meilleurs dlais la Fondation et seront reverss au FSD du district. Les fonds non utiliss dun montant

infrieur 500 dollars devront tre utiliss des fins caritatives dans le cadre dactivits rpondant aux

critres dligibilit des subventions de district.


1. Des rapports intermdiaires doivent tre envoys la Fondation tous les douze mois partir de la date de

rception du versement initial.

2. Le rapport final est envoyer dans les deux mois suivant la conclusion de laction.

3. Les fonds de subvention non utiliss dun montant de plus de 500 dollars doivent tre retourns la

Fondation et seront crdits au Fonds mondial. La Fondation pourra approuver lutilisation de fonds

restants au terme de laction pour le paiement de dpenses en lien avec laction comme lachat de

fournitures supplmentaires pour laction.

Pour tre conforme, un rapport doit rendre compte de manire dtaille la mise en uvre de laction et contenir

notamment :

1. Une description de la manire dont laction est parvenue rpondre aux objectifs des axes stratgiques.

2. Une description de la faon dont elle a atteint les objectifs fixs dans la demande de subvention en

incluant les mesures utilises pour cela et les donnes collectes.

3. Une explication de ce qui assurera la prennit des rsultats de laction.

4. Une description de limplication des parrains locaux et internationaux et des organisations partenaires le

cas chant.

5. Le dtail des dpenses et les relevs du compte bancaire de laction. La Fondation pourra exiger que lui

soient envoys les reus appuyant le rapport. Les boursiers et les quipes de formation professionnelle

doivent envoyer leurs parrains les justificatifs de toutes les dpenses de 75 dollars ou plus.

Une fois la mise en uvre de laction acheve et la dmonstration apporte par les parrains que les mesures de

durabilit sont en place pour garantir que la collectivit bnficiaire prend le relais, la Fondation procdera la

clture de la subvention.

X. MICROCREDIT

La Fondation Rotary sest engage soutenir des programmes de microcrdits et de prts renouvelables pour

petites entreprises. Les clubs et les districts sont encourags collaborer avec des organisations partenaires ou des

institutions de micro finance de bonne rputation pour grer les fonds de microcrdit et de prts renouvelables

soutenant des actions de dveloppement durable. Les programmes de microcrdits ou de prts renouvelables

financs par la Fondation doivent aller au-del de la simple gestion dun capital emprunt, et par exemple

incorporer un autre aspect laction, comme une formation.

De plus :

1. Les clubs et les districts qui souhaitent utiliser des fonds de subvention mondiale pour financer une action

de microcrdit doivent joindre la demande de subvention le formulaire Action de microcrdit -

Supplment la demande de subvention mondiale.


2. La supervision et le contrle de laction restent placs sous lentire responsabilit du club ou du district.

3. Les intrts gnrs par les fonds dune subvention utiliss comme capital de dpart peuvent servir

financer les dpenses administratives lies laction.

4. Les parrains de la subvention doivent inclure le supplment Microcrdit leur rapport final.

5. Sil est mis fin laction avant que naient t remplis les critres denvoi de rapports, les fonds de

subvention doivent tre renvoys la Fondation.

6. La Fondation ne finance pas de systmes de garantie de prts.

XI. CONSIDERATIONS PARTICULIERES CONCERNANT LA FONDATION ROTARY - INDE

Pour plus dinformations sur le Foreign Contribution Regulation Act (FCRA) : http://mha.nic.in/fcra.htm. Pour

tlcharger les formulaires denregistrement : http://mha.nic.in/fcra/intro/forms.html.

En plus de toutes les autres modalits, les subventions devant tre payes entirement ou partiellement un

Rotary club ou un district en Inde doivent suivre les procdures de paiement et denvoi de rapport suivantes, afin

dtre en conformit avec les lois du gouvernement indien et le FCRA :

1. Les fonds de subvention seront verss sur un compte bancaire en Inde sous rserve que toutes les

conditions nonces ci-dessous aient t remplies. Les parrains fournissent les documents attestant que le

compte bancaire est accrdit FCRA, ou le personnel de la Fondation dtermine quil y a suffisamment de

fonds issus de contributions provenant dInde. Si ce nest pas le cas, le paiement de la subvention sera

plac en liste dattente et pay selon son ordre de placement une fois que des contributions

supplmentaires sont effectues et que suffisamment de fonds sont disponibles. Il revient aux parrains de

sassurer que les fonds de plusieurs subventions soient identifis individuellement sur le compte bancaire.

a. Subvention de district - Le paiement est subordonn l'approbation d'un plan de dpenses prcis

qui comprend un budget dtaill pour chacune des actions ou activits numres. Les

subventions de district seront uniquement verses sur le compte bancaire du district. Lintitul du

compte bancaire devra comporter le numro du district rcipiendaire et le numro de la

subvention ou une information se rapportant laction (ex. : District 0000 Subvention de district

12345). Les fonds ne pourront tre dbloqus que si la subvention de district de lanne

rotarienne prcdente ait t clture. Les fonds ne pourront tre dbloqus aprs la fin de

lanne de mise en uvre. Si tous les critres de paiement ne sont pas remplis par les parrains au

15 mai de lanne de mise en uvre, la subvention sera annule.

b. Subventions mondiales - Les fonds de subvention ne seront dbloqus quune fois les

contributions des parrains reues par la Fondation et les critres de paiement remplis. Les fonds

de subvention seront crdits au compte bancaire dont les informations ont t fournies par les

parrains dans la demande de subvention.

2. Les rapports intermdiaires sur des fonds de subvention verss en Inde jusquau 31 mars doivent tre

envoys au plus tard le 31 mai de la mme anne. Les rapports finaux doivent tre envoys dans les deux

mois suivant la fin de la mise en uvre de laction. Les parrains de laction doivent sassurer que les fonds

crdits sur un compte bancaire accrdit FCRA ne sont pas mlangs dautres fonds du club ou du

district.

3. Les rapports intermdiaires doivent :


a. Respecter les critres gnraux noncs au paragraphe IX

b. Montrer quune copie de tout rapport intermdiaire saisi sur www.rotary.org/fr/grants a t

envoye au bureau rgional Asie du Sud-est de la Fondation.

c. Inclure un certificat dutilisation des fonds dj dpenss, une dclaration de reu et de paiement

du montant de la subvention, certifie par un comptable agr indpendant (doit comprendre le

numro dimmatriculation du comptable en Inde).

d. Inclure, si les fonds de subvention nont pas t utiliss, un relev bancaire ou une photocopie

certifie par le directeur de lagence bancaire ou un comptable agre qui indique la date de

rception de la subvention et une dclaration indiquant les raisons pour lesquelles les fonds nont

pas encore t utiliss.

4. Les rapports finaux doivent :

a. Respecter les critres gnraux noncs au paragraphe IX

b. Montrer quune copie papier du rapport final saisi sur www.rotary.org/fr/grants a t envoye au

bureau rgional Asie du Sud-est de la Fondation.

c. Inclure galement :

i. Un certificat dutilisation des fonds dj dpenss, une dclaration de reu et de paiement

du montant de la subvention, certifie par un comptable agr indpendant (doit

comprendre le numro dimmatriculation du comptable en Inde).

ii. Un relev bancaire ou une photocopie certifie par le directeur de lagence bancaire ou un

comptable agre.

iii. Un tat de rapprochement des comptes, dans le cas o plusieurs subventions ont t

verses sur un mme compte accrdit FCRA.

iv. Les originaux de factures, reus et autres preuves de paiement et, dans le cas ou des

photocopies sont fournies, une dclaration crite stipulant que les originaux seront

conservs pendant une priode de huit ans et pourront tre fournis sur demande la

Fondation Rotary (Inde).

v. Des informations sur les bnficiaires (photos, articles de presses, lettres de

remerciements, etc.).

d. tre accompagn dun remboursement la Fondation Rotary (Inde) des fonds non utiliss.

5. Un club ou un district accrdit FCRA doit fournir au Ministry of Home Affairs (New Delhi) ses rapports

financiers accompagns dune dclaration FC-6 dans les dlais impartis par la lgislation locale.

Documents

SUBVENTIONS MODALITES.pdf