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Outlook 2010

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Outlook 2010

1

Ce cours présente différentes rubriques repérées par une icône

ACTION

DES PROCÉDURES DÉCRIVENT LA MARCHE À SUIVRE POUR EFFECTUER UNE ACTION :

3 COMMANDES À SE RAPPELER :

<CLIC G> POUR APPUYER SUR LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS AVEC L'INDEX

<CLIC D> POUR APPUYER SUR LE BOUTON DROIT DE LA SOURIS AVEC LE MAJEUR

<DOUBLE CLIC> POUR APPUYER DEUX FOIS DE SUITE TRÈS RAPIDEMENT SUR LE BOUTON

GAUCHE DE LA SOURIS AVEC L'INDEX

INFOS

des informations viennent compléter ces procédures

EXEMPLE

des exemples viennent illustrer ces procédures

CONSEIL

des conseils vous aident à mettre en pratique vos connaissances

ATTENTION

des mises en garde vous permettent d'éviter les pièges ou d'en sortir

EXERCICE

des exercices permettent de tester les procédures et de mettre vos connaissances à l'épreuve

AVANCÉ

des procédures avancées décrivent des actions plus complexes

Outlook 2010

2

Souvent, une action peut être effectuée selon plusieurs méthodes :

ACTION

11ÈÈRREE

MMÉÉTTHHOODDEE

22ÈÈMMEE

MMÉÉTTHHOODDEE

Une méthode n'est pas meilleure qu'une autre mais l'une ou l'autre peut être mieux adaptée à votre manière de travailler.

Ces actions peuvent être effectuées avec plusieurs moyens :

Avec le bouton gauche de la souris

Avec le bouton droit de la souris

Avec le clavier

Elles peuvent concerner différents endroits de l'écran :

le menu "DÉMARRER" de Windows

le bureau de Windows

le panneau de configuration

la barre d'outils accès rapide

le bouton Organiser par du menu Affichage

le menu Fichier d’Outlook

le ruban de l'application

Selon votre dextérité et vos préférences, vous travaillerez avec le bouton gauche de la souris et les outils du ruban, vous appellerez des menus contextuels avec le bouton droit où vous utiliserez les touches du clavier, quelquefois plus rapides pour certaines actions.

Tout au long de cet ouvrage, vous apprendrez à vous familiariser avec ces éléments et à choisir ce qui vous convient le mieux !

Outlook 2010

3

III... OOOUUUTTTLLLOOOOOOKKK,,, PPPOOOUUURRR QQQUUUOOOIII

FFFAAAIIIRRREEE ??? Outlook est un logiciel d'organisation. Il permet de gérer naturellement ses

messages, ses rendez-vous et ses contacts. Il permet aussi de suivre les tâches à effectuer et de créer simplement des notes.

Il faut distinguer deux stades dans son utilisation :

le paramétrage qui peut parfois être assez complexe

L'utilisation proprement dite qui est graphique et intuitive.

INFOS

Outlook bénéficie de la convivialité de Windows, ce qui lui permet de fonctionner en parfaite harmonie avec les autres applications Windows et d'intégrer aisément des

objets issus d'autres applications

AAA... LLLAAA CCCOOONNNFFFIIIGGGUUURRRAAATTTIIIOOONNN OOOPPPTTTIIIMMMAAALLLEEE

La configuration conseillée est la suivante :

ordinateur de type pentium™ Core ou I7 avec Windows Vista

mémoire vive de 2 Go

écran plat 22" résolution 1980/1024 couleurs 32 bits

disque dur 500 Go

Lecteur DVD / Graveur

Souris laser 2 boutons + roulette de qualité

INFOS

Plus l'ordinateur sera puissant et mieux il sera équipé, plus agréable sera l'utilisation de Outlook

BBB... LLLAAA PPPRRROOOCCCÉÉÉDDDUUURRREEE DDD'''IIINNNSSSTTTAAALLLLLLAAATTTIIIOOONNN

AVANCÉ

POUR INSTALLER OUTLOOK

s'assurer qu'il y a la place suffisante sur le disque dur lancer Windows introduire le CD Rom Office dans le lecteur suivre les instructions L’installation est complètement automatique si l’on choisit l’installation par défaut

Outlook 2010

4

CCC... LLL'''OOOUUUVVVEEERRRTTTUUURRREEE /// LLLAAA FFFEEERRRMMMEEETTTUUURRREEE

L'installation affiche Outlook dans le menu démarrer et sur le bureau. Il peut aussi être intéressant de glisser un raccourci dans la barre de lancement rapide, en bas du bureau.

ACTION

POUR LANCER OUTLOOK :

<CLIC G> SUR MMEENNUU WWIINNDDOOWWSS

(en haut du menu)

POUR FERMER OUTLOOK:

<CLIC G> SUR LA CASE DE FERMETURE OU

MMEENNUU FFIICCHHIIEERR (en haut, à gauche)

QQUUIITTTTEERR

(en haut à gauche)

DDD... LLLEEESSS EEEXXXEEERRRCCCIIICCCEEESSS

Vous pouvez télécharger les exercices relatifs à ce manuel et les copier sur votre ordinateur dans un dossier spécifique.

ACTION

CRÉER UN DOSSIER

MMEENNUU WWIINNDDOOWWSS

(volet de droite)

la fenêtre "documents" s'affiche

DANS LE VOLET DE DROITE

<CLIC D>

le nouveau dossier est créé

SAISIR AUSSITÔT "COURS OFFICE"

PUIS <ENTRÉE>

le dossier est créé dans les documents de l'utilisateur

Outlook 2010

5

ACTION

TÉLÉCHARGER LES EXERCICES

OUVRIR VOTRE NAVIGATEUR INTERNET

SAISIR L'ADRESSE SUIVANTE :

http://www.ios-

fr.com/public/exosoutlook07n1.exe

<CLIC G> SUR

la boite de dialogue de téléchargement

s'ouvre

<CLIC G> SUR

POUR CONFIRMER

ACTION

DÉCOMPRESSER LES EXERCICES

DANS LA BOITE DE DIALOGUE

"TÉLÉCHARGEMENT"

À UN ÉVENTUEL MESSAGE

DE WINZIP (Winzip est le logiciel qui

permet de compresser les fichiers)

<CLIC G> SUR

INDIQUER LE DOSSIER DE

DÉCOMPRESSION "COURS OFFICE" DE

"DOCUMENTS"

POUR VALIDER

Outlook 2010

6

ACTION

INSTALLER LES EXERCICES

<CLIC G> SUR

SAISIR LE CODE SUIVANT :

256DGH24P1348

POUR VALIDER

<CLIC G> SUR POUR

FERMER WINZIP

les exercices sont maintenant

présents dans le dossier "cours office"

de "documents"

Outlook 2010

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IIIIII... UUUTTTIIILLLIIISSSEEERRR WWWIIINNNDDDOOOWWWSSS L'utilisation d’Outlook 2010 est simple pour autant que l'on maitrise :

Le clavier pour saisir les données

La souris pour les manipuler

Les fenêtres dans lesquelles ces mêmes données s'affichent

Les outils, le menu et la barre des tâches, qui permettent de traiter ces données et/ou de manipuler l'environnement.

AAA... LLLAAA SSSOOOUUURRRIIISSS

La souris permet d'actionner les commandes du menu et de déplacer le pointeur ; le déplacement de la souris sur le tapis détermine le déplacement du pointeur à l'écran. C'est un outil indispensable pour une utilisation optimale d'ACCESS.

PRINCIPE

Le POINTEUR a le plus souvent la forme d’une flèche : ou d'une croix ; son déplacement est proportionnel à celui de la souris sur le tapis

<CLIC G> (appuyer avec l'index sur le bouton gauche de la souris) sélectionne la cellule

à la position du pointeur : C’est là que les données vont s’insérer

<CLIC D> (APPUYER AVEC LE MAJEUR SUR LE BOUTON DROIT DE LA SOURIS) affiche la barre d'outils et

le menu contextuel lié à la position du pointeur ou à l'objet sélectionné

La ROULETTE permet de se déplacer dans la feuille comme avec l'ascenseur vertical ou de modifier le zoom (EN GARDANT <CTRL> ENFONCÉ)

ATTENTION

Lorsque le pointeur a la forme d’un rond bleu , il est plus sage de ne rien faire et

d’attendre qu’il reprenne une forme normale (LE PROCESSEUR EST OCCUPÉ)

UTILISATION

Allonger et poser de manière souple la main au dessus de la souris (MAIN

GAUCHE OU DROITE SELON QUE VOUS ÊTES GAUCHER OU DROITIER) - Vous êtes gaucher,

activer dans le panneau de configuration de la souris

Faire reposer l'index et le majeur sur les boutons gauche et droit de la souris sans trop courber les doigts - garder cette position et ne pas serrer la souris dans la main

Déplacer la main et la souris va suivre - ne jamais regarder la souris mais l'écran

Pour cliquer deux fois, relever l'index et le laisser rebondir sur le bouton gauche de la souris

La roulette centrale permet de faire défiler le document et en maintenant <CTRL> enfoncé de modifier le zoom

VOCABULAIRE

POINTER signifie déplacer la souris pour placer le pointeur à l'endroit désiré

<CLIC G> signifie enfoncer p relâcher très vite le bouton gauche de la souris

<CLIC D> signifie enfoncer puis relâcher rapidement le bouton droit de la souris

Outlook 2010

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<DOUBLE CLIC signifie appuyer deux fois de suite et rapidement sur le bouton gauche de la souris

<FAIRE GLISSER> signifie déplacer la souris tout en maintenant l'un de ses boutons enfoncé (GÉNÉRALEMENT LE GAUCHE) puis relâcher ce bouton en fin d'action

BBB... LLLEEE CCCLLLAAAVVVIIIEEERRR

Le clavier permet principalement de saisir les données ; toutes les actions de manipulation et de déplacement étant dévolues à la souris.

Les claviers standards sont composés d'un pavé alphanumérique (POUR LE TEXTE), d'un

pavé numérique (À DROITE POUR LES CHIFFRES ET LES OPÉRATEURS) et d'un pavé directionnel (AU

MILIEU). Il est conseillé de bien utiliser chaque pavé en fonction des données à saisir.

Les touches spéciales sont les touches suivantes :

<ALT> à gauche de la barre espace

<CTRL> aux extrémités droite et gauche de la barre espace

<MAJ> flèches vers le haut au dessus des touches <CTRL>

<ALTGR> à droite de la barre espace

<WINDOWS> à coté des touches <CTRL> avec un symbole Windows

Elles se combinent aux autres touches du clavier (TOUCHES DE RACCOURCI) afin d'obtenir de

manière rapide des actions définies dans une application donnée ou dans le système d'exploitation.

BBAARRRREE EESSPPAACCEE

Outlook 2010

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CCC... LLLEEESSS FFFEEENNNÊÊÊTTTRRREEESSS

Les fenêtres sont à la base du fonctionnement de Windows. Toute application, tout dossier, tout fichier de données (CLASSEUR, DOCUMENT…) est ouvert dans une fenêtre.

Leur contenu est très varié : texte, chiffres, images, icônes….

ATTENTION

Sous WINDOWS VISTA, il existe une fenêtre par document ouvert et non plus une fenêtre par application ouverte. Avec ACCESS, il n'y a qu'une base d'ouverte par fenêtre d'application. Pour ouvrir plusieurs bases, il faut lancer plusieurs fois l'application. Dans une fenêtre d'application, l'ouverture d'une nouvelle base provoque la fermeture de la précédente

LES FENÊTRES ONT TROIS ÉTATS POSSIBLES :

plein écran : la fenêtre occupe alors la totalité de l'écran

en fenêtre : la fenêtre peut être positionnée n'importe où dans l'écran sa forme et sa taille sont personnalisables

en icône : l'icône s'affiche dans la barre des tâches, en bas de l'écran.

LES DIFFÉRENTES CASES DES FENÊTRES :

le bouton de RÉDUCTION réduit la fenêtre en icône

le bouton D'AGRANDISSEMENT agrandit de fenêtre à plein écran

le bouton de RESTAURATION restaure de plein écran à fenêtre

le bouton de FERMETURE ferme la fenêtre

LA COMPOSITION DES FENÊTRES :

LE MENU affiche les commandes

LA BARRE D'OUTILS affiche les outils les plus utilisés (PERSONNALISABLE)

LA BARRE D'ÉTAT affiche des informations sur le contenu de la fenêtre

Outlook 2010

10

COMPOSITION D'UNE FENÊTRE (OUTLOOK)

La position et la taille d'une fenêtre peuvent être modifiées.

ACTION DIMENSIONNER UNE FENÊTRE

POINTER sur L'ANGLE DE LA FENÊTRE ou FAIRE GLISSER JUSQU'À LA DIMENSION

DÉSIRÉE

DÉPLACER UNE FENÊTRE

POINTER sur LA BARRE DE TITRE: FAIRE GLISSER JUSQU'À LA POSITION

DÉSIRÉE

INFOS

le pointeur peut aussi être positionné sur un des cotés de la fenêtre ; il prend alors la

forme ou selon que l'un ou l'autre des cotés horizontaux ou verticaux ait été sélectionné ; seule la longueur ou la hauteur de la fenêtre peut alors être modifiée

Ruban

Onglet

Barre de titre

Outlook 2010

11

DDD... LLLEEESSS MMMEEENNNUUUSSS EEETTT BBBAAARRRRRREEESSS DDD’’’OOOUUUTTTIIILLLSSS

Les menus WINDOWS affichent de manière hiérarchique les commandes associées.

11 LLEE MMEENNUU DDÉÉMMAARRRREERR

Le menu DÉMARRER est un menu particulier, toujours accessible à gauche en bas et à gauche de l'écran dans la barre des tâches, qui donne accès directement aux applications et à la configuration de l’ordinateur.

<<CCLLIICC GG>> PPOOUURR DDÉÉRROOUULLEERR LLEE MMEENNUU

ACTION

LE MENU DÉMARRER :

<CLIC G> SUR MMEENNUU WWIINNDDOOWWSS

le menu s’affiche <CLIC G> SUR LE MENU VOULU le sous menu s’affiche

INFOS

permet de revenir en arrière dans l’affichage des sous-menus

OOUUTTLLOOOOKK

Outlook 2010

12

ACTION

LANCER UN PROGRAMME :

<CLIC G> SUR MMEENNUU WWIINNDDOOWWSS

le menu s’affiche

<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR LE DOSSIER CONTENANT LE PROGRAMME PUIS SUR LE PROGRAMME LUI MÊME

AVANCÉ

Le menu correspond à des raccourcis stockés dans le sous-dossier "menu démarrer" du dossier "documents and settings" de l’utilisateur

22 LLEESS BBAARRRREESS DD’’OOUUTTIILLSS

Plusieurs barres d’outils sont disponibles et affichés en bas de l’écran, de part et d’autre de la barre des tâches. Parmi elles, la barre de langue et la barre de lancement rapide.

ACTION AFFICHER / NE PLUS AFFICHER UNE BARRE D’OUTILS:

POINTER DANS LA BARRE DES TÂCHES <CLIC D> <CLIC G> SUR BARRES D’OUTILS <CLIC G> SUR LA BARRE À AFFICHER OU À NE PLUS AFFICHER

INFOS

Les poignées permettent de modifier la largeur de la barre d’outils et éventuellement de la déplacer – les chevrons permettent d’afficher les outils non affichés

ATTENTION

Il peut alors être nécessaire de déverrouiller la barre des tâches

33 LLEESS IICCÔÔNNEESS DDEE NNOOTTIIFFIICCAATTIIOONN

Elles sont affichées en bas et à droite de l’écran et affichent des informations sur le système d’exploitation et les processus résidents.

ACTION

AFFICHER DES INFORMATIONS : POINTER SUR L’ICÔNE

MODIFIER LES CARACTÉRISTIQUES : <CLIC D> SUR L’ICÔNE

PPOOIIGGNNÉÉEE

SSUUIITTEE

OOUUTTLLOOOOKK

OOUUTTLLOOOOKK

Outlook 2010

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44 LLEESS MMEENNUUSS CCOONNTTEEXXTTUUEELLSS

Lorsqu'un <CLIC D> est effectué sur une sélection en mode création, un menu "contextuel" s'affiche. Ces menus disponibles à tout moment que ce soit dans les applications ou dans le système d'exploitation. Ils permettent d'afficher les principales commandes de gestion d'un objet.

ACTION MENU CONTEXTUEL POINTER sur UN OBJET <CLIC D>

le menu s’affiche

EEE... LLLEEESSS BBBOOOIIITTTEEESSS DDDEEE DDDIIIAAALLLOOOGGGUUUEEE

Outlook 2010 a une présentation avec onglets et rubans.

CONSEIL

le clavier est plus rapide à utiliser que la souris pour le renseignement de boîtes de dialogue requérant beaucoup de saisie et lors de la saisie des enregistrements

Avec le clavier :

une zone vers l'avant <TAB> (SÉLECTIONNE LE CONTENU DE LA ZONE)

une zone vers l'arrière <MAJ> <TAB> (SÉLECTIONNE LE CONTENU DE LA ZONE)

Avec la souris :

afficher le contenu de la boite de dialogue <CLIC G> sur l'onglet afférent

positionner le point d'insertion sur une zone <CLIC G> au début de la zone

pour sélectionner le contenu d'une zone <DOUBLE CLIC> sur la zone

Une boîte de dialogue est constituée de diverses zones :

les onglets

les zones de texte

les zones de liste

les cases à cocher

les cases d'option

les boutons de commande

Outlook 2010

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COMMANDE "OPTIONS" DE OUTLOOK (exemple de boîte de dialogue)

CONSEIL

Sortir d'une boîte de dialogue à l'aide des boutons de commande Fermer une boîte de dialogue, que l'on a ouverte uniquement pour en vérifier le contenu, par le bouton <ANNULER>

11 LLEESS OONNGGLLEETTSS

Ils regroupent dans un même plan des éléments cohérents d'une boîte de dialogue.

ACTION BBOOUUTTOONN GGAAUUCCHHEE

<CLIC G> SUR L'ONGLET MARQUANT LES

INFORMATIONS À ATTEINDRE

CCLLAAVVIIEERR

UN ONGLET VERS L'AVANT <CTRL><PGPR>

UN ONGLET VERS L'ARRIÈRE

<CTRL><PGSV>

22 LLAA ZZOONNEE DDEE TTEEXXTTEE

Dans une zone de texte, il est nécessaire de saisir un certain nombre d'informations complémentaires sans lesquelles la commande ne pourrait s'effectuer.

Liste de catégories d’options

Case à cocher

Zone de liste

Bouton de commande

Outlook 2010

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ACTION BBOOUUTTOONN GGAAUUCCHHEE

<DOUBLE CLIC> DANS LA ZONE DE TEXTE SAISIR LES INFORMATIONS DEMANDÉES <OK> POUR VALIDER

CCLLAAVVIIEERR

<TAB> JUSQU'À LA ZONE DE TEXTE

SAISIR LES INFORMATIONS DEMANDÉES

<ENTRÉE> POUR VALIDER

CONSEIL

Si la zone de texte est vide, le curseur est positionné au début de la zone si elle est déjà pré-renseignée, le texte existant est sélectionné et les caractères frappés par l'utilisateur viennent en remplacement de ceux sélectionnés. Si ce qui figure ne convient pas, il n'est pas nécessaire de l'effacer, Dans tous les cas, il suffit donc de saisir le nouveau texte

ATTENTION

ne pas cliquer dans la zone si elle est déjà sélectionnée, le texte saisi viendrait s'inscrire au milieu de celui déjà existant

33 LLAA ZZOONNEE DDEE LLIISSTTEE

Dans une zone de liste, une liste de choix possibles est affichée, le choix actuel étant en sur brillance.

ACTION BBOOUUTTOONN GGAAUUCCHHEE

POINTER DANS LA ZONE VOULUE CLIQUER SUR LES FLÈCHES DE DÉFILEMENT <CLIC G> SUR L'OPTION CHOISIE <OK> POUR VALIDER

CCLLAAVVIIEERR

<TAB> POUR ATTEINDRE LA ZONE

UTILISER LES FLÈCHES POUR SE

DÉPLACER

JUSQU'À LA ZONE VOULUE

<ENTRÉE> POUR VALIDER

11--<<CCLLIICC GG>> PPOOUURR FFAAIIRREE

DDÉÉFFIILLEERR LLEESS PPOOLLIICCEESS

22--<<CCLLIICC GG>> SSUURR UUNNEE PPOOLLIICCEE

PPOOUURR LLAA VVIISSUUAALLIISSEERR DDAANNSS LLAA

ZZOONNEE AAPPEERRÇÇUU

44 LLAA ZZOONNEE DDEE LLIISSTTEE DDÉÉRROOUULLAANNTTEE

Elle est basée sur le même principe que la zone de liste, le signe affiché dans la

case de droite permet d'afficher les choix disponibles.

<<CLIC G> SUR LA FLÈCHE POUR AFFICHER LA PARTIE INFÉRIEURE DE LA LISTE

Outlook 2010

16

55 LLAA CCAASSEE AA CCOOCCHHEERR

Une case à cocher est une option qu'il est possible d'activer ou de désactiver. Une zone de cases à cocher propose une ou plusieurs cases dont le choix n'est le plus souvent pas exclusif. Une case activée est cochée (comporte une croix).

ACTION BBOOUUTTOONN GGAAUUCCHHEE

<CLIC G> DANS LA CASE POUR L'ACTIVER <CLIC G> DANS LA CASE POUR LA

DÉSACTIVER <OK> POUR VALIDER

CCLLAAVVIIEERR

<TAB> POUR ATTEINDRE LA ZONE

UTILISER LES FLÈCHES POUR SE

DÉPLACER

<ENTRÉE> POUR VALIDER

66 LLAA CCAASSEE DD''OOPPTTIIOONN

Une zone de cases d'options propose une ou plusieurs cases dont le choix est exclusif. Une seule case peut être activée dans une zone. Une case activée comporte un cercle plein ; une case non activée comporte un cercle vide.

ACTION BBOOUUTTOONN GGAAUUCCHHEE

<CLIC G> DANS LA CASE POUR L'ACTIVER <CLIC G> DANS UNE AUTRE CASE POUR

DÉSACTIVER LA PRÉCÉDENTE <OK> POUR VALIDER

CCLLAAVVIIEERR

<TAB> POUR ATTEINDRE LA ZONE

UTILISER LES FLÈCHES POUR SE

DÉPLACER

JUSQU'À LA ZONE VOULUE

<ENTRÉE> POUR VALIDER

77 LLEE BBOOUUTTOONN DDEE CCOOMMMMAANNDDEE

Le bouton de commande permet de fermer une boîte de dialogue en acceptant ou en refusant les modifications apportées. Le bouton par défaut est entouré de bleu.

ACTION BBOOUUTTOONN GGAAUUCCHHEE

<CLIC G> SUR LE BOUTON DÉSIRÉ <OK> VALIDE LES MODIFICATIONS

APPORTÉES <ANNULER> NE LES PREND PAS EN

COMPTE

CCLLAAVVIIEERR

<TAB> POUR ATTEINDRE LA ZONE

UTILISER LES FLÈCHES POUR SE

DÉPLACER

JUSQU'À LA ZONE VOULUE

<ENTRÉE> POUR VALIDER

BBOOUUTTOONNSS DDEE CCOOMMMMAANNDDEE

((LLEE BBOOUUTTOONN PPAARR DDÉÉFFAAUUTT EESSTT EENNCCAADDRRÉÉ DDEE BBLLEEUU ))

Outlook 2010

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INFOS

"APPLIQUER" applique immédiatement les choix effectués sans fermer la boite de dialogue

CONSEIL

toujours sortir d'une boîte de dialogue à l'aide des boutons de commande fermer une boîte de dialogue, que l'on a ouverte uniquement pour en vérifier le contenu, par le bouton <ANNULER>

FFF... LLLEEE VVVOOOLLLEEETTT OOOUUUTTTLLLOOOOOOKKK

Ce volet affiche les différents modules d’Outlook.

Outlook est un logiciel très complet dont les différents modules permettent de répondre à des besoins d'organisation et de communication dans l'entreprise :

LE MODULE MESSAGERIE PERMET DE

Envoyer et de recevoir des messages transitant par Internet ou Microsoft Exchange

S'abonner à des flux RSS

Gérer ces messages et les organiser

LE MODULE CALENDRIER PERMET DE

Créer des rendez-vous à des dates et heures précises par catégories

Gérer ces rendez-vous, les déplacer, les copier, en être prévenu à l'avance …

Afficher ces rendez-vous par jour, semaine ou par mois

Outlook 2010

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LE MODULE CONTACTS PERMET DE

Enregistrer tout nouveau contact (client, prospect, fournisseur, relation…)

Gérer toutes les informations relatives à ces contacts

Associer ces contacts avec la messagerie, le calendrier ou les tâches

LE MODULE TÂCHES PERMET DE

Faire une liste de toutes les choses importantes à faire

Indiquer pour toutes ces tâches une date de début et surtout une date limite

Rappeler les échéances en cours et mettre en évidence les échéances dépassées

GGG... LLLAAA ZZZOOONNNEEE DDD'''AAAFFFFFFIIICCCHHHAAAGGGEEE

Elle affiche à l'ouverture un écran d'accueil synthétisant les informations des différents modules puis le contenu du module sélectionné par l'utilisateur.

Cette fenêtre n’est pas forcément présente lors de l’ouverture d’Outlook bien qu’elle soit bien pratique par la vue synthétique des différents dossiers qu’elle offre.

Pour l’avoir à chaque ouverture du logiciel, cliquer gauche sur le menu Fichier, puis sur le bouton Options. La boîte Options d’Outlook s’ouvre. A gauche de cette boîte, cliquer gauche sur la catégorie Options avancées. Dans la boîte qui s’affiche cliquer sur le bouton Parcourir… de la rubrique Démarrage et fermeture d’Outlook. Et cliquer gauche sur Fichier de données Outlook.

Outlook 2010

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HHH... LLLEEE GGGUUUIIIDDDEEE /// LLLEEE DDDIIIDDDAAACCCTTTIIICCCIIIEEELLL

En cours de travail, il est possible de faire appel à une aide contextuelle, à la leçon du didacticiel concernée ou à un index recensant les informations disponibles.

LES DIFFÉRENTS MOYENS D'OBTENIR DE L'AIDE

CASE AIDE DE LA boite de dialogue active

TOUCHE <F1> du clavier

MENU de l’application

Outlook 2010

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IIIIIIIII... LLLAAA MMMEEESSSSSSAAAGGGEEERRRIIIEEE Elle va permettre d'échanger des messages et éventuellement des fichiers avec

d'autres utilisateurs.

LES 2 TYPES LES PLUS COURANTS DE MESSAGERIE SONT :

POP3 : les messages sont téléchargés sur l'ordinateur et supprimés du serveur

HTTP : les messages sont toujours stockés sur le serveur de votre fournisseur d'accès

ACTION

ACCÉDER À LA MESSAGERIE :

<CLIC G> SUR DANS LA PARTIE BASSE DU VOLET GAUCHE

le détail du module s'affiche dans la partie haute

<CLIC G> SUR UN DOSSIER affiche son contenu dans le volet d'affichage

Un clic gauche sur Fichier de données Outlook ouvre la liste des dossiers comme l’illustre la figure ci-dessous à droite.

Outlook 2010

21

Pour visualiser les messages vous concernant il faudra cliquer sur votre nom de messagerie ou votre nom dans

la liste qui figure au-dessus à droite. Par défaut vos messages n’apparaissent pas dans Fichier de données Outlook. Pour les faire apparaître : Cliquer gauche sur Personnaliser Outlook Aujourd’hui… tout en haut à droite de la fenêtre de Fichier de

données Outlook., cliquer sur la case Démarrage et sur le bouton Sélection de dossiers. Cocher les cases des dossiers liés à votre compte.

Outlook 2010

22

AAA... PPPAAARRRAAAMMMÉÉÉTTTRRREEERRR LLLAAA MMMEEESSSSSSAAAGGGEEERRRIIIEEE

Avant de pouvoir utiliser la messagerie, il faut tout d'abord avoir un compte de messagerie (une boîte Email) puis renseigner les informations du compte ou des comptes dans Outlook.

11 CCRRÉÉEERR UUNN CCOOMMPPTTEE

Dans une entreprise, le compte est créé par le service informatique pour chacun des utilisateurs. Le plus souvent, l'entreprise possède un nom de domaine auxquels sont rattachés les comptes utilisateurs.

EXEMPLE

L'entreprise s'appelle "transports bretons"

Elle a acheté le nom de domaine "tbr.fr" auprès d'une société spécialisée qui héberge en même temps ce nom de domaine http://www.tbr.fr

Un serveur de messagerie est associé à ce nom de domaine pour lequel l'hébergeur fournit les indications de server pop et smtp

Les utilisateurs reçoivent des noms simples reprenant le prénom et le nom :

Ainsi Pierre De Dupont aura pour adresse professionnelle : Pierre.dedupont@tbr.fr

Pour les particuliers, de nombreuses sociétés proposent des comptes gratuits permettant de créer une adresse personnelle et souvent des services associés :

Google

Yahoo

La poste

Créer un compte à la poste

Outlook 2010

23

EXEMPLE Aller sur le site de la poste : http://www.laposte.net

<CLIC G> sur "créer votre boîte"

Outlook 2010

24

EXEMPLE

ce compte est alors accessible à partir du webmail du fournisseur d'adresses :

il peut aussi être paramétré dans Outlook.

CONSEIL

Il est recommandé de créer un compte de messagerie personnel indépendant de votre fournisseur d'accès ; autrement, si vous êtes amenés à changer de fournisseur d'accès (COMME CELA EST PROBABLE PUISQUE TOUS PROPOSENT DES PRIX, DES

TECHNIQUES, DES SERVICES OU UNE QUALITÉ DE SERVICE QUI VARIENT DANS LE TEMPS ET EN FONCTION DES

RÉGIONS), il faudra prévenir tous vos contacts de votre nouvelle adresse et vous en

perdrez certainement dans l'opération.

Outlook 2010

25

11 PPAARRAAMMÉÉTTRREERR LLEE CCOOMMPPTTEE

Pour paramétrer le compte dans Outlook, il suffit normalement de connaître :

L'adresse de messagerie

Le mot de passe associé

Il est plus sûr cependant de posséder les informations techniques qui sont fournies par le fournisseur d'adresses :

Le serveur de courrier entrant (serveur pop3)

Le serveur de courrier sortant (serveur smtp)

ACTION

MENU FICHIER

<CLIC G> SUR

ACTION

CONFIGURATION MANUELLE

COCHER EN BAS DE

LA FENÊTRE PRÉCÉDENTE PUIS , RENSEIGNER LES ÉLÉMENTS NOTAMMENT LES SERVEURS POP ET SMTP

(ils sont le plus souvent de la forme POP.NOMDUDOMAINE et SMTP.NOMDUDOMAINE)

<CLIC G> SUR POUR VÉRIFIER QUE TOUT FONCTIONNE

PUIS

Outlook 2010

26

22 IINNFFOORRMMAATTIIOONNSS UUTTIILLIISSAATTEEUURRSS

Avant de pouvoir utiliser la messagerie, il est indispensable de la paramétrer.

ACTION

NOM DE L'UTILISATEUR DU COMPTE :

RENSEIGNER LE NOM

RENSEIGNER L'ADRESSE DE MESSAGERIE

INFOS

remplacer le cas échéant la chaîne de caractères "sociéte.com" par votre fournisseur d'accès (orange.fr, cegetel.fr, free.fr, bbox.fr…)

AVANCÉ

Le nom de domaine suivant @ (arrobase : prononcer "at") peut varier ; cela peut être :

Le nom de votre fournisseur d'accès ex : orange.fr

Le nom d'un fournisseur d'adresses gratuites : google.fr

Le nom du domaine de votre entreprise : tbr.fr

ACTION

NOM DES SERVEURS : INDIQUER LE SERVEUR DE TYPE POP

INDIQUER LE SERVEUR DE TYPE SMTP

INFOS

Seuls les serveurs de type "pop3" permettent la récupération des messages ; les autres types de serveurs ne permettent que la consultation en ligne sur Internet

AVANCÉ

Là encore, la première partie des noms de serveur "POP." Ou "POP3" puis "SMTP." reste le plus souvent constante mais la deuxième partie va dépendre de votre connexion :

Le serveur de votre fournisseur d'accès ex : orange.fr

Le serveur de votre fournisseur d'adresses gratuites : google.fr

Le nom du domaine de votre entreprise : tbr.fr

ACTION

CONNEXION À LA MESSAGERIE : SAISIR LE NOM DU COMPTE

(souvent le nom avec l'initiale du prénom) SAISIR LE MOT DE PASSE

Outlook 2010

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CONSEIL

conservez bien précieusement le document ou le fichier fourni par votre fournisseur d'adresses sur lequel figurent ces informations

ATTENTION

S'assurer que la case est cochée pour ne pas retaper le mot de passe à chaque fois

EXEMPLE

Pour notre adresse personnelle à la poste, le paramétrage sera le suivant :

il est nécessaire ici pour le serveur SMTP d'activer l'authentification dans l'onglet

des paramètres supplémentaires (VOIR CHAPITRES 4 ET 5 SUIVANTS)

33 TTEESSTTEERR LLEE CCOOMMPPTTEE

Ce test permet de vérifier le bon fonctionnement par l'envoi d'un message test.

ACTION

TESTER LE PARAMÉTRAGE : DANS LA BOITE DE DIALOGUE PRÉCÉDENTE

<CLIC G> SUR

44 CCOOMMPPLLÉÉTTEERR LLEE PPAARRAAMMÉÉTTRRAAGGEE

Il est intéressant de nommer le compte de manière parlant et de donner une adresse de réponse.

ACTION

COMPLÉTER LE PARAMÉTRAGE : DANS LA MÊME BOITE DE DIALOGUE

<CLIC G> SUR

ONGLET

Outlook 2010

28

55 AACCCCÈÈSS AA IINNTTEERRNNEETT

Il s'effectue normalement par le même moyen que pour le navigateur.

ACTION

ACCÈS A INTERNET : DANS LA MÊME BOITE DE DIALOGUE

<CLIC G> SUR

ONGLET

ce paramètre est valable en entreprise et pour la plupart des liaisons adsl

66 MMOODDIIFFIIEERR UUNN CCOOMMPPTTEE

Les différentes informations peuvent être modifiées en sélectionnant un compte et en choisissant "modifier".

ACTION

MENU FICHIER

<CLIC G> SUR puis sur Paramètres du compte…

DANS L’ONGLET , SÉLECTIONNER LE COMPTE

<CLIC G> SUR

77 SSUUPPPPRRIIMMEERR UUNN CCOOMMPPTTEE

Un comte qui ne fonctionne plus doit être supprimé, sinon la messagerie envoie un message d'erreur à chaque fois qu'elle essaie de s'y connecter.

ACTION

MENU FICHIER

<CLIC G> SUR , puis sur Paramètres du compte…

DANS L'ONGLET , SÉLECTIONNER LE COMPTE

<CLIC G> SUR

88 RRÉÉPPAARREERR UUNN CCOOMMPPTTEE

Outlook peut essayer de réparer un compte qui ne fonctionne plus (SI CE MAUVAIS

FONCTIONNEMENT EST DÛ À UN PROBLÈME INTERNE).

ACTION

MENU FICHIER

Outlook 2010

29

<CLIC G> SUR , puis sur Paramètres du compte…

DANS L’ONGLET , SÉLECTIONNER LE COMPTE

<CLIC G> SUR

99 CCOOMMPPTTEE PPAARR

DDÉÉFFAAUUTT

C'est celui qui sera utilisé pour l'envoi des messages à défaut d'en spécifier un autre.

ACTION

MENU FICHIER

<CLIC G> SUR , puis sur Paramètres du compte…

DANS L'ONGLET , SÉLECTIONNER LE COMPTE

<CLIC G> SUR

1100 PPAAPPIIEERR AA LLEETTTTRREE -- PPOOLLIICCEESS

Outlook permet de définir une police et un papier à lettre utilisés pour tout nouveau message.

ACTION

PAPIER A LETTRES - POLICES: MENU FICHIER OPTIONS, COURRIER

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR POUR SÉLECTIONNER UN THÈME COMPLET OU

<CLIC G> SUR POUR SÉLECTIONNER UNE POLICE ET SES ATTRIBUTS

POUR VALIDER

Outlook 2010

30

EXERCICE

sélectionner le thème de votre choix

1111 SSIIGGNNAATTUURREE

Elle va permettre de personnaliser l'envoi d'u message.

ACTION

CRÉER UNE SIGNATURE : MENU FICHIER OPTIONS, Courrier

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR POUR CRÉER UNE NOUVELLE SIGNATURE ET LUI DONNER UN NOM

Outlook 2010

31

DANS LE VOLET BAS, SAISIR LE TEXTE ET LE METTRE EN FORME JOINDRE ÉVENTUELLEMENT UNE CARTE DE VISITE DU GESTIONNAIRE DE CONTACTS

POUR VALIDER

EXERCICE

créer une signature simple liée à l'adresse que vous avez créée

1122 FFOORRMMAATT DDEESS MMEESSSSAAGGEESS

Le format par défaut est le format HTML. Le conserver car c'est le plus riche.

ACTION

FORMAT : MENU FICHIER OPTIONS, Courrier Choisir HTML pour le format

Outlook 2010

32

BBB... EEENNNVVVOOOYYYEEERRR UUUNNN MMMEEESSSSSSAAAGGGEEE

Avec l'ADSL ou tout moyen de connexion moderne, vous êtes en ligne de manière permanente et pouvez envoyer et recevoir les messages à tout moment.

ACTION

CRÉER UN NOUVEAU MESSAGE :

<CLIC G> SUR dans le ruban de l’onglet accueil.

11 IINNDDIIQQUUEERR LLEESS

DDEESSTTIINNAATTAAIIRREESS

Les destinataires peuvent être choisis dans la liste des contacts ou saisis manuellement ; s'ils sont connus, ils sont proposés après la saisie de quelques caractères.

ACTION

SAISIR LES DESTINATAIRES :

<CLIC G> SUR POUR CHOISIR UN DESTINATAIRE DANS LA LISTE DE CONTACTS OU

SAISIR DIRECTEMENT L'ADRESSE DU DESTINATAIRE :

IDEM POUR POUR D'ÉVENTUELS DESTINATAIRES EN COPIE SEULE

Outlook 2010

33

INFOS

S'il y a plusieurs destinataires, séparer les adresse par un point-virgule

AVANCÉ

Pour envoyer un message à plusieurs destinataires sans que ces destinataires soient

visibles les uns pour les autres, utiliser

22 LL''OOBBJJEETT DDUU MMEESSSSAAGGEE

Tout message doit avoir un objet.

ACTION

OBJET :

<CLIC G> DANS LA ZONE SAISIR L'OBJET

33 CCOOMMPPOOSSEERR LLEE MMEESSSSAAGGEE

Il reste à saisir le texte du message. Il est saisi dans la partie basse de la fenêtre. Word est utilisé comme éditeur par défaut avec ses outils de correction et de mise en forme.

ACTION

SAISIR LE TEXTE : <CLIC G> DANS LA PARTIE BASSE DE LA FENÊTRE SAISIR LE TEXTE LE METTRE EN FORME

Outlook 2010

34

44 EENNVVOOYYEERR LLEE MMEESSSSAAGGEE

Une fois le message saisi, il ne reste plus qu'à l'envoyer.

ACTION

ENVOYER LE MESSAGE :

<CLIC G> SUR

le message part généralement aussitôt

EXERCICE

envoyer un message simple du type ci-dessous à votre voisin en mettant en copie toutes les autres personnes présentes

55 JJOOIINNDDRREE DDEESS FFIICCHHIIEERRSS

Il n'est pas rare de devoir envoyer un fichier à quelqu'un. La messagerie est le moyen idéal puisque le fichier est reçu sur un ordinateur et peut être alors réutilisé ou modifié.

ACTION

JOINDRE DES FICHIERS :

<CLIC G> SUR DANS LE RUBAN MESSAGE DU MESSAGE SÉLECTIONNER LE DOSSIER SÉLECTIONNER LE OU LES DOCUMENTS (AVEC <CTRL> OU <MAJ>)

<CLIC G> SUR

INFOS

Les documents joints s'affichent dans la zone "attacher" :

La plupart des boites permettent maintenant de stocker de 1 à 10 Go de données

EXERCICE

1 - ouvrir Excel faire le tableau suivant :

Outlook 2010

35

l'enregistrer dans "documents" sous le nom : "tableau"

2 - ouvrir word faire le courrier suivant

L'enregistrer dans "documents"sous le nom "lettre"

66 SS''AASSSSUURREERR DDEE LLAA RRÉÉCCEEPPTTIIOONN

Pour les messages importants, il est préférable de s'assurer de la bonne réception du message par une confirmation de lecture.

ACTION

CONFIRMATION DE LECTURE : LE MESSAGE ÉTANT OUVERT

<CLIC G> SUR L’ONGLET COCHER L'UNE OU/ET L'AUTRE DES CASES SUIVANTES

Outlook 2010

36

INFOS

L'accusé de réception est envoyé automatiquement lorsque le message arrive dans la boite aux lettres du destinataire. La confirmation de lecture est proposée au destinataire du message à la suite de l'ouverture du message

EXERCICE

Créer un message comme suit Attacher les documents créés précédemment Demander un accusé de réception et de lecture L'envoyer aux mêmes destinataires que précédemment

CCC... RRREEECCCEEEVVVOOOIIIRRR DDDEEESSS MMMEEESSSSSSAAAGGGEEESSS

Les messages que vous envoyez sont affichés dans la boite d'envoi jusqu'à leur départ ; une fois envoyés, les messages sont stockés dans les "éléments envoyés". Les messages qui vous recevez sont stockés chez votre fournisseur de messagerie (serveur interne, Orange, Free, Bouygues, Sfr…) jusqu'à leur réception dans la "boîte de réception de Outlook" ; ils sont alors effacés sur le serveur de messagerie distant. Il est intéressant de paramétrer Outlook pour envoyer et recevoir automatiquement les messages à intervalles de temps définis. Une bulle d'information dans la zone de notification vous informe alors des nouveaux messages dont l'objet s'affiche en transparence

ACTION

ENVOYER / RECEVOIR :

<CLIC G> SUR L’ONGLET Envoyer/recevoir PUIS SUR LE BOUTON POUR

RÉCUPÉRER MANUELLEMENT VOS MESSAGES ENTRANTS ET ENVOYER MANUELLEMENT VOS

MESSAGES SORTANTS

Outlook 2010

37

INFOS

La boîte de réception s'affiche en gras s'il y a des messages non lus et indique entre parenthèses le nombre de messages non lus . Ces messages sont eux même affichés en gras

EXERCICE

Faites un envoyer/recevoir manuel puis consulter la boîte de réception

AVANCÉ

Les comptes faisant l'objet de "ENVOYER/RECEVOIR" peuvent être paramétrés dans FICHIER – OPTIONS Courrier- Réception des messages :

Outlook 2010

38

11 LLIIRREE LLEESS MMEESSSSAAGGEESS

Les messages sont affichés dans la boite de réception. Les messages en gras n'ont pas encore été lus. Dans une autre partie de la boîte de réception s'affiche le contenu du message.

INFOS

Pour qu'un message soit considéré comme lu :

le garder sélectionné plus de quelque secondes (SI PARAMÉTRÉ DANS LES OPTIONS)

l'ouvrir <CLIC D> marquer comme lu

il passe alors de gras à maigre et il est supprimé du nombre de messages à lire indiqués à la suite de "boite de réception" .

ACTION

OUVRIR UN MESSAGE : <DOUBLE CLIC> SUR LE MESSAGE il s'affiche dans sa propre fenêtre

EXERCICE

Ouvrir le dernier message reçu

ACTION

FERMER UN MESSAGE :

<CLIC G> SUR EN HAUT À GAUCHE POUR FERMER LA FENÊTRE DE MESSAGE

22 RRÉÉPPOONNDDRREE ÀÀ UUNN MMEESSSSAAGGEE RREEÇÇUU

Pour répondre à un message reçu, il n'est pas nécessaire de redéfinir tous les éléments du message.

ACTION

RÉPONDRE : <CLIC G> SUR LE MESSAGE

<CLIC G> SUR (ou éventuellement répondre à tous) RENSEIGNER LE MESSAGE L'ENVOYER

INFOS

Il est aussi possible de transférer rapidement à un contact un message reçu en

sélectionnant le message à transmettre puis en cliquant sur .

EXERCICE

Répondre brièvement aux différents messages que vous venez de recevoir

Outlook 2010

39

Après sélection du message dans la boite de réception :

et vous permettent de répondre directement à l'auteur et/ou aux auteurs du message

vous permet de le transférer à quelqu'un d'autre

permet de le supprimer

permet d'en assurer un suivi dans le temps

33 CCLLAASSSSEERR LLEESS

MMEESSSSAAGGEESS

Si vous utilisez régulièrement votre messagerie, les messages s'amassent dans la boîte de réception et il devient rapidement difficile de s'y retrouver. Un minimum de classement est alors de rigueur (IDEM POUR LES ÉLÉMENTS ENVOYÉS).

ACTION

CRÉER UN NOUVEAU DOSSIER : DANS LE VOLET DE GAUCHE <CLIC D> SUR

SAISIR LE NOM DU NOUVEAU DOSSIER

MODIFIER ÉVENTUELLEMENT DANS LA LISTE LE DOSSIER RACINE (sous-dossier d'un dossier)

POUR VALIDER

EXERCICE

Créer un dossier "Affaires en cours" dans la boite de réception y déplacer tous les messages reçus ce jour

Outlook 2010

40

ACTION

CLASSER LES MESSAGES : À PARTIR DE LA BOITE DE RÉCEPTION, IL SUFFIT DE FAIRE GLISSER LES MESSAGES DANS LE

DOSSIER CONCERNÉ

EXERCICE

Déplacer dans le dossier "Affaires en cours" de la boite de réception tous les messages reçus ce jour

44 SSUUPPPPRRIIMMEERR LLEESS

MMEESSSSAAGGEESS

Les messages supprimés sont en fait simplement déplacés dans le dossier nommé . Il faut régulièrement vider ce dernier.

ACTION

SUPPRIMER UN MESSAGE : SÉLECTIONNER LE MESSAGE

<CLIC G> SUR

le message est déplacé dans le dossier "éléments supprimés" VIDER LE DOSSIER "ÉLÉMENTS SUPPRIMÉS" :

SÉLECTIONNER LE DOSSIER

<CLIC D> .

EXERCICE

Supprimer quelques-uns des messages reçus puis vider le dossier "éléments supprimés"

55 LLEESS MMEESSSSAAGGEESS DDOOUUTTEEUUXX

De très nombreuses méthodes sont utilisées pour détourner frauduleusement les mails de leur simple rôle de message :

Le spam ou pourriel : c'est un message, le plus souvent commercial et non sollicité ; cela peut devenir très gênant lorsque l'on reçoit plus de spams que de messages réels mais ce n'est pas vraiment dangereux.

Les messages infectés : ils peuvent être infectés par des virus ou des spywares/malwares ; ces derniers sont un peu moins nocifs que les virus et plus utilisés à des fins de récupération de données

Le hameçonnage : il consiste à vous envoyer un faux mail semblant provenir d'une structure officielle (grande société, banque, site marchand, paypal…) et vous demandant le plus souvent confirmation d'informations confidentielles sous un faux prétexte. Le lien inclus dans le message vous emmène sur un site quasiment identique au site original afin de vous amener à délivrer des informations confidentielles (n° de compte, de carte bleue, mot de passe…)

Pour éviter les problèmes :

Posséder un antivirus efficace quotidiennement mis à jour des nouvelles définitions de virus. Lancer un contrôle complet de l'ordinateur environ une fois par semaine.

Outlook 2010

41

Posséder un anti-spyware efficace. Cette fonctionnalité est maintenant le plus souvent incluse dans les anti-virus. Faire une analyse régulière.

Ne pas ouvrir les messages douteux. Juste vérifier dans le volet de lecture qu'il est bien douteux. Le supprimer ou le mettre dans le courrier indésirable

Ne jamais cliquer sur un lien d'un message douteux pour accéder à un site sur internet ; c'est la base de fonctionnement du hameçonnage.

ATTENTION

Se méfier et détruire sans les ouvrir les messages en langue anglaises non attendus notamment ceux commençant par "hi"

CONSEIL

plusieurs moyens d'éviter la plupart de ces problèmes :

Ne pas indiquer son adresse Email de manière lisible sur un site web (PAR EXEMPLE

COMME CONTACT). Des logiciels les récupèrent automatiquement pour créer des

fichiers à des fins de spam. Si nécessaire, mettre une image dans laquelle figure votre adresse Email.

Utiliser une adresse Email spécifique pour tous les formulaires de contact des sites web que vous êtes amenés à renseigner et la gérer à part de votre adresse professionnelle et de votre adresse personnelle.

Ne pas aller sur les sites de vente de pharmacie, de montres… et évidement sur les sites pornographiques. Vos adresses Email et éventuellement celles de vos contacts pourraient être récupérées malgré vous pendant votre navigation.

ACTION

DÉTRUIRE UN MESSAGE DOUTEUX : SÉLECTIONNER LE MESSAGE ENFONCER LA TOUCHE "MAJ" (SHIFT / FLÈCHE VERTICALE DU CLAVIER) ET APPUYER

PARALLÈLEMENT SUR LA TOUCHE"SUPP" DU CLAVIER

le message n'est pas déplacé mais supprimé

EXERCICE

Supprimer définitivement un ou plusieurs des messages reçus

66 BBLLOOQQUUEERR DDEESS EEXXPPÉÉDDIITTEEUURRSS

Les messages non sollicités peuvent être automatiquement aiguillés dans un dossier spécial nommé "courrier indésirable".

ACTION

COURRIER INDÉSIRABLE : SÉLECTIONNER LE MESSAGE

<CLIC D> ,

les courriers en provenance de cet expéditeur seront automatiquement dirigés vers le dossier "COURRIER INDÉSIRABLE" (mais les messages déjà reçus ne seront pas supprimés)

EXERCICE

Bloquez les messages en provenance d'un de vos voisins et testez en le bon fonctionnement

Les spams ou pourriels proviennent souvent de plusieurs adresses d'un même domaine et c'est alors ce domaine qu'il faut mettre dans les expéditeurs bloqués.

Outlook 2010

42

ACTION

COURRIER INDÉSIRABLE : SÉLECTIONNER UN MESSAGE

<CLIC D> ,

ONGLET

<CLIC G> SUR SAISIR LE NOM DE DOMAINE SANS HTTP//WWW. EX : SOCIETE.DE

PUIS POUR VALIDER

les courriers en provenance de tous les expéditeurs de ce domaine seront automatiquement dirigés vers le dossier "COURRIER INDÉSIRABLE"

ATTENTION

Ne pas mettre dans les expéditeurs bloqués des noms de domaine comme "gmail", "yahoo" ou tout autre fournisseur générique de comptes de messagerie

INFOS

Cette boîte de dialogue permet aussi de gérer les destinataires approuvés et de modifier chacune des 2 listes.

DDIIFFFFÉÉRREENNTTEESS AADDRREESSSSEE PPOOUURR UUNN

MMÊÊMMEE DDOOMMAAIINNEE

Outlook 2010

43

77 OORRGGAANNIISSEERR LLEESS MMEESSSSAAGGEESS

Outlook peut vous aider à classer vos messages manuellement ou automatiquement.

ACTION

ORGANISER DANS DES DOSSIERS : SÉLECTIONNER LES MESSAGES À DÉPLACER

ONGLET ACCUEIL, BOUTON , <CLIC G> SUR Autre dossier.

ACTION

METTRE LES MESSAGES EN COULEUR : MENU FICHIER, Options, Personnaliser le ruban, DANS LA LISTE DÉROULANTE CHOISIR Commandes non présentes sur le ruban.

Outlook 2010

44

A DROITE : <CLIC G > SUR NOUVEAU GROUPE

<CLIC G> SUR Renommer…, ET ÉCRIRE Catégories. DANS LA LISTE DE GAUCHE, <CLIC G> SUR Catégories, PUIS AJOUTER PUIS <CLIC G> SUR Catégoriser et déplacer… SUIVI DE <CLIC G> SUR AJOUTER.

SÉLECTIONNER UN MESSAGE DE LA PROVENANCE DÉSIRÉE

Outlook 2010

45

A DROITE DE LA LIGNE DU MESSAGE APPARAIT UNE CASE. <CLIC D> SUR CETTE CASE, GLISSER SUR Classer, PUIS <CLIC G> SUR Toutes les catégories…

<CLIC G> SUR Catégorie bleue, PUIS SUR Renommer, ÉCRIRE Finances, PAR EXEMPLE. FAIRE DE MÊME AVEC LA catégorie jaune EN SAISISSANT Comptabilité.

Et <CLIC G> SUR OK.

Maintenant, vous allez pouvoir attribuer une couleur à vos messages et par là-même donner une signification sur leur contenu. Vous les classez finalement par catégories telles que vous les avez-vous-même paramétrer ci-dessus.

SÉLECTIONNER DES MESSAGES, <CLIC D> DESSUS, GLISSER SUR Classer ET <CLIC G> SUR

UNE COULEUR.

EXERCICE

classer vos messages par couleur en fonction de la provenance (UNE POUR CHACUN DE VOS

VOISINS)

Outlook 2010

46

88 CCRRÉÉEERR DDEESS RRÈÈGGLLEESS DDEE

RRÉÉCCEEPPTTIIOONN

Un bon moyen de ne pas avoir à trier régulièrement ses messages consiste à créer des règles de routage de telle manière que, automatiquement, les messages soient dirigés vers le dossier adéquat en fonction notamment de leur origine.

ACTION

CRÉER UNE RÈGLE SIMPLE DE CLASSEMENT: SÉLECTIONNER UN MESSAGE SERVANT DE BASE À LA RÈGLE

<CLIC D> , COCHER LES CASES VOULUES SÉLECTIONNER LE DOSSIER DE RÉCEPTION

POUR VALIDER

EXERCICE

Créer un sous-dossier de la boîte de réception pour chacune des provenances possibles et créer les règles adéquates pour classer automatiquement les messages

ACTION

CRÉER UNE RÈGLE COMPLEXE : MENU FICHIER, Informations,

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR

Outlook 2010

47

ACTION

PARAMETRER LES REGLES :

1- SÉLECTIONNER LA RÈGLE

CORRESPONDANT AUX CONDITIONS DE RÉCEPTION

DANS LE SECOND VOLET EN BAS, <CLIC G> SUR LE LIEN

POUR PRÉCISER LE DOSSIER

<CLIC G> SUR

2- SÉLECTIONNER LES RÈGLES

CORRESPONDANT AUX DESTINATAIRES (ÉTAPE 2)

DANS LE SECOND VOLET EN BAS, <CLIC G> SUR LE LIEN

POUR PRÉCISER L'ADRESSE DE L'ÉMETTEUR

<CLIC G> SUR

3- SÉLECTIONNER LES RÈGLES

CORRESPONDANT AUX ACTIONS COCHER LES CASES SUPPLÉMENTAIRES CORRESPONDANTES

DANS LE SECOND VOLET EN BAS, <CLIC G> SUR LE LIEN

SSÉÉLLEECCTTIIOONN DDEE LLAA

RRÈÈGGLLEE

RREENNSSEEIIGGNNEEMMEENNTT DDEESS CCRRIITTÈÈRREESS DDEE LLAA RRÈÈGGLLEE

SSÉÉLLEECCTTIIOONNNNÉÉEE

Outlook 2010

48

POUR PRÉCISER LE MESSAGE

<CLIC G> SUR

4- DÉFINIR LES EXCEPTIONS COCHER LES CASES CORRESPONDANTES

<CLIC G> SUR

5- DANS UN NOM À LA RÉGLE ET L'ACTIVER

<CLIC G> SUR

EXERCICE

Créer une règle de ce type pour l'un des émetteurs des messages reçus

DDD... LLLEEESSS FFFLLLUUUXXX RRRSSSSSS

Jusqu'à l'arrivée des flux RSS, un internaute qui désirait savoir s'il y avait du nouveau sur ses sites ou forums préférés n'avait d'autre solution que d'y aller voir régulièrement (ET SOUVENT POUR RIEN). Le principe du flux RSS est basé sur ce

constat et c'est alors le site lui-même qui vous prévient des nouveautés. Les flux sont signalés par une icône du type ou . Outlook permet de lire les flux RSS.

AVANCÉ

Un flux RSS n'est en fait qu'un fichier texte au format xml avec une structure codifiée : un titre, une description courte et un lien vers l'article concerné.

<?xml version="1.0" encoding="ISO-8859-1"?> <rss version="2.0"> <channel> <title>Mon site web</title>

<link>http://monsiteweb.com</link> <description>Les news de mon site web</description>

<item> <title>nouvelle info</title> <link>adresse internet de l'article</link> <guid isPermaLink="false">1</guid> <description>description courte de l'article.</description> <pubDate>Wed, 29 Nov 2008 19:30:00 GMT</pubDate> </item> </channel> </rss>

ACTION

S'ABONNER A UN FLUX RSS : À PARTIR DE VOTRE NAVIGATEUR

<CLIC G> SUR L'ICÔNE DE FLUX RSS , OU DU SITE AUQUEL VOUS DÉSIREZ

VOUS ABONNÉ LA LISTE DES FLUX DU SITE S'AFFICHE

<CLIC G> SUR DU FLUX DÉSIRÉ

TTIITTRREE LLIIEENN

DDEESSCCRRIIPPTTIIOONN IIDDEENNTTIIFFIIAANNTT UUNNIIQQUUEE

Outlook 2010

49

<CLIC G>

AVANCÉ

Si le flux s'ajoute à un autre lecteur de flux (NAVIGATEUR INTERNET PAR EXEMPLE), vous

pouvez aussi faire un <CLIC D> sur l'icône et copier l'adresse dans le presse-papiers Dans Outlook, dans le volet de navigation à gauche, <CLIC D>

SUR PUIS COLLER L'ADRESSE

EXEMPLE

Pour m'abonner au flux cinéma du journal "le monde" : je vais sur le site du monde : http://www.lemonde.fr

Je descends en bas et à gauche de la page d'accueil sur la liste des flux

je clique sur le flux auquel je veux m'abonner :

je clique sur ou si Outlook n'est pas mon lecteur de flux par défaut

je fais <CLIC D> sur je copie l'adresse du flux dans le presse-papiers (CTRL C): http://www.lemonde.fr/rss/sequence/0,2-3476,1-0,0.xml#

Dans Outlook, dans le volet de navigation à gauche

je fais <CLIC D> SUR PUIS je colle l'adresse à partir du presse-papiers (CTRL V)

puis et

LE FLUX EST AJOUTÉ DANS LA LISTE DES FLUX :

il suffit de le sélectionner pour avoir la liste des infos

et de cliquer sur pour ouvrir ce dernier dans le navigateur

EXERCICE

Abonnez-vous à un des flux de votre choix du journal "le monde"

Outlook 2010

50

IIIVVV... LLLEEE CCCAAALLLEEENNNDDDRRRIIIEEERRR Le calendrier va permettre de gérer l'emploi du temps de manière efficace.

INFOS

La plupart des "organiseurs" et beaucoup de téléphones portables sont maintenant synchronisables avec Outlook ; vous pouvez donc avoir à disposition en déplacement votre emploi du temps, le modifier et mettre à jour Outlook de ces modifications (idem éventuellement pour les contacts).

ACTION

ACCEDER AU CALENDRIER :

<CLIC G> SUR DANS LE VOLET EN BAS À GAUCHE

le calendrier s'affiche

AAA... LLLEEE RRREEENNNDDDEEEZZZ---VVVOOOUUUSSS

Le calendrier va permettre d'afficher les événements enregistrés.

11 AAFFFFIICCHHEERR LLAA PPÉÉRRIIOODDIICCIITTÉÉ DDÉÉSSIIRRÉÉEE

L'affichage des événements dans Outlook peut être complètement personnalisé et adapté aux habitudes de chacun. Il reprend les principaux types de présentation des agendas professionnels.

ACTION

MODIFIER L'AFFICHAGE : DANS LE MENU ACCUEIL <CLIC G> SUR LE BOUTON APPROPRIÉ

POUR "MOIS" DES OPTIONS SONT PROPOSÉES

Outlook 2010

51

EXERCICE

tester les différents modes d'affichage

ACTION

AFFICHER LA PÉRIODE : DANS LE VOLET GAUCHE, EN HAUT

<CLIC G> SUR OU DU MOIS POUR LE FAIRE DÉFILER

<CLIC G> EN FACE DE LA LIGNE POUR AFFICHER LA PÉRIODE CORRESPONDANTE OU <CLIC G> SUR LE JOUR POUR AFFICHER LE JOUR DANS LE VOLET DROIT

INFOS

Vous pouvez aussi faire défiler les périodes avec la roulette de la souris

EXERCICE

faire varier conjointement les périodes affichées et les modes d'affichage

22 CCRRÉÉEERR UUNN RREENNDDEEZZ--VVOOUUSS

Le rendez-vous est la base de fonctionnement du calendrier.

ACTION

CRÉER UN RENDEZ-VOUS : DANS LE RUBAN ACCUEIL

<CLIC G> SUR OU <DOUBLE CLIC> SUR LA DATE À LAQUELLE DOIT AVOIR LIEU LE RENDEZ-VOUS RENSEIGNER LA BOITE DE DIALOGUE

Outlook 2010

52

EXERCICE

Créer deux rendez-vous comme ci-dessus

33 RREENNSSEEIIGGNNEERR UUNN RREENNDDEEZZ--VVOOUUSS

Une fois le rendez-vous créé, il faut en renseigner les diverses composantes.

ACTION

RENSEIGNER UN RENDEZ-VOUS : SAISIR L'OBJET

SAISIR L'EMPLACEMENT (les emplacements déjà utilisés sont proposés)

INDIQUER LA CATÉGORIE DU CALENDRIER (une couleur y est associée)

MODIFIER ÉVENTUELLEMENT LES HEURES (décocher alors )

PRÉVOIR UN RAPPEL (il sera affiché sur l'ordinateur tant de temps avant le rendez-vous) INDIQUER VOTRE DISPONIBILITÉ POUR D'AUTRES CHOSES (disponible, indisponible…)

SAISIR ÉVENTUELLEMENT UN TEXTE COMPLÉMENTAIRE INDIQUER ÉVENTUELLEMENT LES CONTACTS ASSOCIÉS INDIQUER ÉVENTUELLEMENT UNE CATÉGORIE D'ACTIVITÉ

POUR VALIDER LE RENDEZ-VOUS

EXERCICE

Compléter les deux rendez-vous ci-dessus

44 MMOODDIIFFIIEERR UUNN RREENNDDEEZZ--VVOOUUSS

Le calendrier permet une modification graphique des rendez-vous.

ouvrir un rendez-vous <double clic> sur le rendez-vous

Déplacer un rendez-vous sélectionner le rendez-vous et le faire glisser avec la souris à son nouvel emplacement

Modifier la durée sélectionner le rendez-vous et faire glisser le bord vertical droit ou gauche avec la souris

EXERCICE

Créer le rendez-vous comme suit puis essayer de le déplacer, le copier, modifier sa durée ; enfin, le remettre dans son état initial

Outlook 2010

53

55 MMEETTTTRREE EENN FFOORRMMEE LLEE RREENNDDEEZZ--VVOOUUSS

Les options de mises en forme sont celles du traitement de texte et sont

affichées dans l'onglet du ruban.

ACTION

METTRE EN FORME LE RENDEZ-VOUS :

<CLIC G> SUR METTRE EN FORME LE TEXTE

<CLIC G> SUR INSÉRER LES ÉLÉMENTS DÉSIRÉS

EXERCICE

Modifier le rendez-vous et Attacher les fichiers "lettre" et "tableau" précédemment créés.

66 PPEERRSSOONNNNAALLIISSEERR LLEESS CCAATTÉÉGGOORRIIEESS

A la première utilisation d'une catégorie, Outlook propose de la personnaliser.

Les catégories d'activité du calendrier sont liées à des couleurs et peuvent être personnalisées à tout moment.

ACTION

PERSONNALISER LES CATÉGORIES:

<CLIC G> SUR

SÉLECTIONNER UNE CATÉGORIE

<CLIC G> SUR SAISIR LE NOUVEAU NOM

MMIISSEE EENN FFOORRMMEE

DDUU TTEEXXTTEE SSÉÉLLEECCTTIIOONNNNÉÉ

Outlook 2010

54

INFOS

Vous pouvez à tout moment, modifier, supprimer ou créer des catégories

EXERCICE

personnaliser les catégories comme ci-dessus

77 PPEERRSSOONNNNAALLIISSEERR LLEE RREENNDDEEZZ--VVOOUUSS

Il est possible d'ajouter un certain nombre de caractéristiques au rendez-vous.

ACTION

CARACTÉRISTIQUES :

DANS LE RUBAN ONGLET

POUR FIXER L'IMPORTANCE DU RENDEZ-VOUS

POUR INDIQUER LA DISPONIBILITÉ DE L'AUTEUR NOTAMMENT EN

CAS DE DEMANDE DE RÉUNION

POUR ÉVITER D'AVOIR À RÉÉCRIRE UN RENDEZ-VOUS PÉRIODIQUE

EXERCICE

Tester les caractéristiques supplémentaires du rendez-vous.

Outlook 2010

55

BBB... LLLAAA RRRÉÉÉUUUNNNIIIOOONNN

La réunion est un concept difficile à gérer et grand consommateur de temps. Outlook est un outil puissant pour gérer les réunions à partir du moment où ceux-ci utilisent Outlook pour gérer leur emploi du temps

11 FFAAIIRREE UUNNEE DDEEMMAANNDDEE DDEE RRÉÉUUNNIIOONN

Trouver une date et une heure qui convienne à tous les participants potentiels d'une réunion est un exercice qui demande de très nombreux allers et retours d'informations entre généralement une secrétaire organisatrice et les participants. Outlook résume cet exercice à la "demande de réunion".

ACTION

FAIRE UNE DEMANDE DE RÉUNION : DANS LE RUBAN ACCUEIL

<CLIC G> SUR INDIQUER LES DESTINATAIRES INDIQUER LES DATES, DURÉE ET EMPLACEMENT DE LA RÉUNION

POUR ENVOYER LA DEMANDE

la réunion est automatiquement créée dans le calendrier

INFOS

Outlook vous prévient si vous n'êtes pas libre aux dates et heures indiquées

EXERCICE

Envoyer une demande de réunion sur le modèle ci-avant aux autres participants

22 CCRRÉÉEERR UUNNEE RRÉÉUUNNIIOONN

Il est aussi possible de créer la réunion dans le calendrier et à partir de là, d'y inviter des participants.

ACTION

CRÉER UNE RÉUNION : CRÉER LA RÉUNION COMME UN RENDEZ-VOUS

<CLIC G> SUR

Outlook 2010

56

l'onglet s'affiche au lieu de l'onglet INDIQUER LES DESTINATAIRES INDIQUER LES DATES, DURÉE ET EMPLACEMENT DE LA RÉUNION

POUR ENVOYER LA DEMANDE

la réunion est automatiquement créée dans le calendrier

EXERCICE

Créer une réunion sur le modèle ci-dessus.

ACTION

AFFICHER LA PLANIFICATION

<CLIC G> SUR DU GROUPE

si les calendriers des participants sont partagés, Outlook est en mesure d'afficher la disponibilité de ces derniers

EXERCICE

Afficher la planification de la réunion précédente.

INFOS

Pour annuler la réunion, il suffit que l'organisateur la supprime dans son calendrier

Outlook 2010

57

CCC... LLLEEE CCCAAALLLEEENNNDDDRRRIIIEEERRR

Le calendrier, en tant qu'entité, va pouvoir être copié, déplacé, supprimé ou partagé.

11 CCRRÉÉEERR UUNN GGRROOUUPPEE

Si plusieurs calendriers doivent être gérés, il peut être intéressant de les regrouper

ACTION

CRÉER UN GROUPE

MENU ACCUEIL, , <CLIC G> SUR , <CLIC G> SUR

SAISIR LE NOM

EXERCICE

Créer un groupe de calendriers nommé "EMPLOIS DU TEMPS"

22 CCRRÉÉEERR UUNN

CCAALLEENNDDRRIIEERR

Plusieurs calendriers avec des finalités différentes peuvent être créés.

ACTION

CRÉER UN CALENDRIER

<CLIC G> SUR , <CLIC G> SUR SAISIR LE NOM DU NOUVEAU CALENDRIER

POUR VALIDER

EXERCICE

Dans le groupe "EMPLOIS DU TEMPS" Créer deux nouveaux calendriers nommés "perso" et "pro"

33 AAFFFFIICCHHEERR UUNN CCAALLEENNDDRRIIEERR

À partir du moment où plusieurs calendriers existent, il est possible de choisir lequel ou lesquels afficher.

ACTION

AFFICHER UN CALENDRIER DANS LE VOLET DE GAUCHE COCHER LE CALENDRIER À AFFICHER

POUR VALIDER

Outlook 2010

58

Pour avoir une vue complète de l'emploi du temps d'une ou plusieurs personnes, plusieurs calendriers peuvent être affichés en même temps, côte à côte ou en superposition.

ACTION

AFFICHAGE EN SUPERPOSITION DANS LE VOLET DE GAUCHE

<CLIC D> SUR LA LIGNE DU CALENDRIER, <CLIC G> SUR pour activer ou désactiver le mode superposition.

la superposition est très pratique pour avoir une vue synthétique d'un emploi tu temps

ATTENTION

Lorsque vous créer un rendez-vous avec des calendriers en superposition, assurez-vous que le rendez-vous est créé dans le bon calendrier

44 MMAANNIIPPUULLEERR DDEESS RREENNDDEEZZ--VVOOUUSS

Si vous disposez de plusieurs calendriers, savoir copier ou déplacer des rendez-vous ou des réunions de l'un à l'autre peut être pratique.

ACTION

MANIPULER DES RENDEZ-VOUS : AFFICHER LES CALENDRIERS CÔTE À CÔTE <FAIRE GLISSER> LES ÉVÉNEMENTS D'UN CALENDRIER À L'AUTRE POUR LES COPIER IDEM AVEC LA TOUCHE <MAJ> ENFONCÉE POUR LES DÉPLACER

EXERCICE

Déplacer tous les événements précédemment créés (RÉUNION ET RENDEZ-VOUS) du

calendrier précédent dans les calendriers "perso" ou "pro" selon leur nature

55 AAFFFFIICCHHEERR LLEESS JJOOUURRSS FFÉÉRRIIÉÉSS

Les jours fériés sont souvent des éléments importants de la gestion d'un emploi du temps qu'il soit personnel ou professionnel. Outlook permet de les intégrer.

MENU FICHIER

<CLIC G> SUR OPTIONS, <CLIC G> SUR Calendrier

Outlook 2010

59

ACTION

<CLIC G> SUR COCHER "FRANCE"

POUR VALIDER

INFOS

Il est aussi possible de rajouter d'autres éléments comme les vacances scolaires en allant chercher les éléments sur des sites spécialisés

EXEMPLE

Pour rajouter les vacances scolaires, Faîtes une recherche dans votre moteur de recherche préféré avec les mots clés comme "calendrier vacances scolaires Outlook" Vous trouverez plusieurs liens

(EX: HTTP://COLLECTION.SASFEPU.FREE.FR/) Télécharger le fichier des vacances scolaires Si le fichier est une archive, le décompresser Dans Outlook 2010, créer un nouveau groupe dans l’onglet accueil, nommé Importer. menu Fichier, Options, Personnaliser le ruban, à la place de Commandes courantes, choisir Commandes non présentes sur le ruban,

<clic g> sur Dans la liste de droite, <clic g> sur la ligne Accueil Calendrier,

<clic g> sur , <clic g> sur la ligne Nouveau groupe

(Personnalisé), <clic g> sur le bouton Renommer, saisir Importer/Exporter, <clic g> sur le bouton Ajouter >> et, <clic g> sur OK.

<clic g> sur

puis

, puis

Désigner le fichier par puis

Sélectionner le calendrier puis

Cocher s'il ne l'est pas déjà

66 PPAARRTTAAGGEERR UUNN CCAALLEENNDDRRIIEERR

Partager son calendrier, c'est le rendre accessible aux autres. Outlook le permet uniquement si vous êtes connectés à un serveur Exchange (INCLUS

DANS WINDOWS SERVER 2003 OU 2008)

Le service commercial d'une entreprise compte un directeur, 4 commerciaux et une secrétaire. Chacun des commerciaux partage son calendrier. La secrétaire qui gère

Outlook 2010

60

EXEMPLE l'emploi du temps de son directeur a alors aussi accès aux emplois du temps des commerciaux :

Le directeur sait à tout moment chez qui ils sont

La secrétaire peut convoquer une réunion en quelques secondes sans risque qu'un participant lui dise qu'il est indisponible

ACTION

PARTAGER UN CALENDRIER: SÉLECTIONNER LE CALENDRIER <CLIC D> DESSUS, GLISSER SUR Partager, <CLIC G> SUR Partager le calendrier

COCHER INDIQUER LES DESTINATAIRES ENVOYER le calendrier sera alors accessible par les destinataires

AVANCÉ

Si vous possédez un agenda Google, vous pouvez aussi utiliser l'outil de synchronisation Outlook/Google afin que chaque calendrier fasse une mise à jour automatique des modifications de l'autre (ADRESSE DE L'OUTIL : HTTP://DL.GOOGLE.COM/

GOOGLECALENDARSYNC/ GOOGLECALENDARSYNC_INSTALLER.EXE) puis partager votre agenda

Google.

Il est aussi possible de n'envoyer qu'une vue du calendrier à un moment donné.

ACTION

ENVOYER UN CALENDRIER:

<CLIC G> sur RENSEIGNER LA BOITE DE DIALOGUE

POUR VALIDER

une vue du calendrier au format ics est jointe au mail RENSEIGNER LE MAIL L'ENVOYER

Outlook 2010

61

EXERCICE

Envoyer votre calendrier "pro" aux autres personnes présentes

77 AAFFFFIICCHHEERR UUNN CCAALLEENNDDRRIIEERR

PPAARRTTAAGGÉÉ

Il est pratique d'afficher les calendriers partagés dans un nouveau groupe. Ainsi, la recherche de date pour des réunions notamment, pourra se faire automatiquement.

ACTION

AFFICHER UN CALENDRIER PARTAGÉ: <CLIC G> SUR

SAISIR LE NOM

POUR VALIDER

le calendrier s'affiche si le droit vous en a été donné

88 PPUUBBLLIIEERR UUNN

CCAALLEENNDDRRIIEERR

Outlook permet de publier un calendrier sur internet, soit sur un emplacement spécifique ( ), soit sur un emplacement commun

( ).

ACTION

PUBLIER UN CALENDRIER SUR INTERNET: SÉLECTIONNER LE CALENDRIER

<CLIC G> SUR Publier en ligne <CLIC G> SUR

RENSEIGNER LA BOÎTE DE DIALOGUE

POUR VALIDER

le calendrier est maintenant accessible sur internet

Outlook 2010

62

INFOS

Il est nécessaire de s'inscrire préalablement sur Microsoft Online (INSCRIPTION GRATUITE

AVEC ADRESSE DE MESSAGERIE ET MOT DE PASSE) pour pouvoir utiliser ce service

Outlook 2010

63

Le destinataire, lorsqu'il recevra le message, pourra soit afficher le calendrier, soit s'y abonner.

Outlook 2010

64

VVV... LLLEEESSS CCCOOONNNTTTAAACCCTTTSSS C'est ici que sont gérées toutes les informations concernant les contacts.

ACTION

ACCEDER AUX CONTACTS :

<CLIC G> SUR DANS LE VOLET EN BAS À GAUCHE

AAA... CCCRRRÉÉÉEEERRR UUUNNN CCCOOONNNTTTAAACCCTTT

Les contacts ou les groupes de contact peuvent être créés simplement.

ACTION

CRÉER UN NOUVEAU CONTACT :

<DOUBLE CLIC> DANS LA ZONE CONTACT ou <CLIC G> SUR RENSEIGNER LES DIFFÉRENTES INFORMATIONS

POUR ENREGISTRER LE CONTACT ET FERMER

INFOS

permet d'inclure dans la fiche la photo du contact (SI VOUS POSSÉDEZ CETTE DERNIÈRE)

ON PEUT AUSSI DOUBLE CLIQUER SUR POUR INSÉRER UNE IMAGE

L'ONGLET DONNE ACCÈS À TOUS LES ATTRIBUTS DE TRAITEMENT DE TEXTE NÉCESSAIRES

Outlook 2010

65

POUR METTRE EN FORME LES NOTES

INFOS

Un ruban spécifique permet alors de gérer le contact. On y retrouve beaucoup d'outils communs avec la messagerie

EXERCICE

Saisir le contact "François Legrand" tel que ci-dessus.

Un moyen simple d'ajouter un contact est de le faire à partir de la messagerie. Ainsi, les informations connues peuvent être renseignées automatiquement et un lien est fait entre le contact et les messages adressés ou reçus.

ACTION

ENREGISTRER UN CONTACT DE MESSAGERIE: DANS LA MESSAGERIE, VOLET LISTE DE MESSAGES, SÉLECTIONNER LE MESSAGE DANS LE VOLET DÉTAILS, GLISSER SUR L'ADRESSE DE MESSAGERIE

<CLIC G> SUR , PUIS <CLIC G> SUR

EXERCICE

Ajouter en tant que contact toutes les personnes avec lesquelles vous échangé des messages. Inventez le cas échéant les éléments que vous ne connaissez pas

Outlook 2010

66

BBB... CCCRRRÉÉÉEEERRR UUUNNN GGGRRROOOUUUPPPEEE DDDEEE CCCOOONNNTTTAAACCCTTTSSS

(((LLLIIISSSTTTEEE DDDEEE DDDIIISSSTTTRRRIIIBBBUUUTTTIIIOOONNN)))

Un groupe de contacts est une liste de contacts homogène quant à la nature des envois. Par exemple, il peut y avoir une liste "fournisseurs", une liste "clients," une liste "personnel"…

ACTION

CRÉER UN GROUPE DE CONTACTS :

<CLIC G> SUR

NOMMER LA LISTE

ACTION

SÉLECTIONNER LES MEMBRES DE LA LISTE :

<CLIC G> SUR , PUIS SUR À partir des contacts Outlook

la liste des contacts s'affiche

SÉLECTIONNER LES MEMBRES AVEC <CTRL>

<CLIC G> SUR

les contacts sélectionnés s'affichent à la suite

POUR AJOUTER LES MEMBRES

<CLIC G> SUR POUR ENREGISTRER LE GROUPE DE CONTACTS.

EXERCICE

Créer une liste de distribution nommée "personnel" dans laquelle vous mettrez toutes les personnes avec lesquelles vous échangé des messages

MMEEMMBBRREESS DDEE LLAA LLIISSTTEE DDEE

DDIISSTTRRIIBBUUTTIIOONN

Outlook 2010

67

CCC... AAAFFFFFFIIICCCHHHEEERRR LLLEEESSS CCCOOONNNTTTAAACCCTTTSSS

Les contacts peuvent être affichés en fonction de leur nombre et des informations qu'ils contiennent de la manière la plus appropriée.

ACTION

AFFICHER LES CONTACTS :

<CLIC G> SUR LA FLÈCHE AUTRES DANS LE GROUPE Affichage actuel.

les contacts sont affichés selon le critère voulu

AVANCÉ

Chaque fiche contact est au format Vcard, ce qui permet de gérer chaque fiche contact comme une entité autonome. Ainsi, il est possible de joindre une fiche Vcard à la signature de l'émetteur

EXERCICE

Tester l'affichage des contacts selon les différentes modalités

DDD... AAACCCTTTIIIVVVIIITTTÉÉÉ DDDEEESSS CCCOOONNNTTTAAACCCTTTSSS

Outlook permet d'afficher toute l'activité liée à un contact : mails reçus ou envoyés, réunions …

ACTION

ACTIVITÉ DES CONTACTS: OUVRIR LE CONTACT

<CLIC G> SUR , puis <CLIC G> SUR DE L'ONGLET

les événements liés à ce contact s'affichent <DOUBLE CLIC> SUR UN ÉVÉNEMENT POUR L'AFFICHER

CCOONNTTAACCTTSS LLIISSTTEESS

Outlook 2010

68

INFOS

Pour sélectionner les éléments à afficher dans les activités, faire un <CLIC D> sur le

carnet d'adresses concerné (dans le volet gauche) et choisir

Dans l'onglet , <CLIC G> sur et cocher les éléments à prendre en compte

AVANCÉ

Pour choisir les colonnes de données à afficher, faire un <CLIC D> sur une tête de

colonne et choisir - faire alors glisser le champ requis à la position voulue

EXERCICE

Parcourir vos contacts, afficher leurs activités comme ci-dessus

Outlook 2010

69

EEE... LLLAAA LLLOOOCCCAAALLLIIISSSAAATTTIIIOOONNN DDDEEESSS CCCOOONNNTTTAAACCCTTTSSS

Outlook propose aussi de situer géographiquement les contacts.

ACTION

LOCALISATION DES CONTACTS: OUVRIR LE CONTACT

<CLIC G> SUR DE L'ONGLET

une carte géographique s'affiche sur une page internet

EXERCICE

Essayez de localiser vos contacts (N'OUBLIEZ-PAS QU'IL FAUT AVOIR INDIQUÉ UNE ADRESSE POUR

CELA)

FFF... JJJOOOIIINNNDDDRRREEE UUUNNN CCCOOONNNTTTAAACCCTTT

Un contact peut être joint directement à partir de sa fiche.

ACTION

LOCALISATION DES CONTACTS: SÉLECTIONNER LE CONTACT

ONGLET ACCUEIL, <CLIC G> SUR

GLISSER SUR

<CLIC G> SUR UN NUMÉRO DU CONTACT POUR L'APPELER (votre ordinateur doit être équipé d'un modem ou relié à un standard ip)

Outlook 2010

70

<CLIC G> SUR POUR LUI ENVOYER UN MAIL

<CLIC G> SUR POUR L'INVITER À UNE RÉUNION

EXERCICE

Essayez de joindre vos contacts vos contacts par l'un ou l'autre de ces moyens(LES

ÉLÉMENTS NÉCESSAIRES DOIVENT ÊTRE RENSEIGNÉS DANS LA FICHE)

Outlook 2010

71

VVVIII... LLLEEESSS TTTÂÂÂCCCHHHEEESSS Il est souvent pratique de faire le point sur son travail en écrivant sur un papier la

liste des choses à faire. Outlook permet de faire la même chose en mieux puisqu’à chaque élément de la liste est lié une date de début et une date d'échéance.

ACTION

ACCEDER AUX TÂCHES :

<CLIC G> SUR DANS LE VOLET EN BAS À GAUCHE

Liste détaillée

IL EXISTE D’AUTRES MODES D’AFFICHAGE ACCESSIBLES AVEC UN <CLIC G> SUR et un <CLIC G> SUR L’UN DES ICÔNES CI-DESSOUS.

Outlook 2010

72

AAA... CCCRRRÉÉÉEEERRR UUUNNNEEE TTTAAACCCHHHEEE

La création de la tâche et de ses caractéristiques est la première étape.

ACTION

CRÉER UNE TACHE : <DOUBLE CLIC> DANS LE VOLET DROIT OU

<CLIC G> SUR RENSEIGNER LES PARAMÈTRES DE LA TÂCHE

EXERCICE

créer une tâche comme ci-dessus pour le mois en cours

INFOS

<clic g> sur de l'onglet "tâche" permet d'enregistrer des informations

complémentaires relatives à une tâche permettant éventuellement de la valoriser.

Outlook 2010

73

BBB... MMMOOODDDIIIFFFIIIEEERRR UUUNNNEEE TTTAAACCCHHHEEE

Une tâche peut évidemment être modifiée mais ses paramètres peuvent aussi être enrichis d'une affectation de la tâche à un contact ou d'une automatisation de la périodicité de la tâche lors de la création ou lors de la modification.

ACTION

MODIFIER UNE TÂCHE : <DOUBLE CLIC> SUR LA TÂCHE

ACTION

AFFECTER UNE TÂCHE : LA TÂCHE ÉTANT OUVERTE

<CLIC G> SUR

RENSEIGNER LE DESTINATAIRE

<CLIC G> SUR

le message avec la tâche à accomplir et ses caractéristiques est envoyé au destinataire

EXERCICE

Modifier la tâche précédemment créée en l'affectant à votre voisin – Lui envoyer le mail

Une tâche répétitive n'a pas besoin d'être recréée à chaque fois.

Outlook 2010

74

ACTION

AUTOMATISER UNE TÂCHE : CRÉER LA TÂCHE

<CLIC G> SUR RENSEIGNER LES ÉLÉMENTS

POUR VALIDER

l'information s'affiche dans la tâche :

EXERCICE

Modifier la tâche précédemment créée de telle manière qu'elle figure tous les mois à échéance du 15

CCC... TTTEEERRRMMMIIINNNEEERRR UUUNNNEEE TTTÂÂÂCCCHHHEEE

Il faut bien tenir à jour les tâches en cours et les tâches terminées afin que les tâches en retard notamment soient bien mises en évidence.

ACTION

TERMINER UNE TÂCHE : DANS LA FENÊTRE D'ACCUEIL DE OUTLOOK : <CLIC G> SUR COURRIER À GAUCHE COCHER LA CASE DE LA TÂCHE TERMINÉE

les tâches terminées sont en gris et barrées

Outlook 2010

75

EXERCICE

Indiquer la tâche précédente comme "terminée"

DDD... AAAFFFFFFIIICCCHHHEEERRR LLLEEESSS TTTAAACCCHHHEEESSS

Les tâches peuvent être affichées de différentes manières.

ACTION

MODIFIER L'AFFICHAGE DES TÂCHES :

DANS L’ONGLET ACCUEIL, <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR L’UN DES ICÔNES CI-DESSOUS.

EXERCICE

Faire varier les types d'affichage

INFOS

Les tâches peuvent être classées dans des catégories ; il est possible d'en

assurer un suivi et leur contenu peut être rendu privé (GROUPE OPTIONS DE LA

TÂCHE)

EXERCICE

Tester les options décrites ci-dessus

Outlook 2010

76

VVVIIIIII... LLLEEESSS NNNOOOTTTEEESSS Il est pratique de pouvoir afficher l'équivalent des "post-it" avec Outlook.

ACTION

ACCEDER AUX NOTES :

<CLIC G> SUR LE BOUTON Notes DANS LE VOLET EN BAS À GAUCHE

AAA... CCCRRRÉÉÉEEERRR UUUNNNEEE NNNOOOTTTEEE

La procédure est identique à celle des autres modules.

ACTION

CRÉER UNE NOTE : <DOUBLE CLIC> DANS LE VOLET DROIT OU

<CLIC G> SUR

RENSEIGNER LA NOTE

<CLIC G> SUR POUR FERMER LA NOTE

Outlook 2010

77

INFOS

La note peut être déplacée sur le bureau de Windows en la faisant simplement glisser

EXERCICE

créer une note comme ci-dessus – la déplacer sur le bureau – l'afficher au premier plan

BBB... MMMOOODDDIIIFFFIIIEEERRR LLLEEESSS CCCAAARRRAAACCCTTTÉÉÉRRRIIISSSTTTIIIQQQUUUEEESSS

La note peut être caractérisée par une couleur particulière ; elle peut aussi être affectée à une catégorie ou transférée à un contact.

ACTION

CARACTÉRISTIQUES DE LA NOTE :

<CLIC D> SUR LA NOTE FERMÉE OU <CLIC G> SUR À L'ANGLE HAUT-GAUCHE DE LA NOTE

OUVERTE MODIFIER LES CARACTÉRISTIQUES

EXERCICE

changer la couleur de la note créée précédemment et la classer dans une catégorie

CCC... AAAFFFFFFIIICCCHHHEEERRR LLLEEESSS NNNOOOTTTEEESSS

L'affichage des notes peut être personnalisé.

ACTION

MODIFIER L'AFFICHAGE :

<CLIC G> SUR LE BOUTON Autres DANS LE GROUPE Affichage actuel

<CLIC G> SUR UN DES ICÔNES PRÉSENTS CI-DESSOUS.

Outlook 2010

78

EXERCICE

Modifier l'affichage des notes

VVVIIIIIIIII... GGGEEERRREEERRR LLLEEESSS FFFIIICCCHHHIIIEEERRRSSS

OOOUUUTTTLLLOOOOOOKKK Outlook présente l'avantage de contenir tous les éléments évoqués dans un seul

fichier. Ceci est particulièrement pratique pour la sauvegarde des données.

INFOS

Le fichier Outlook se situe par défaut à l'emplacement suivant : C:\Users\NomUtilisateur\AppData\Local\Microsoft\Outlook Il est de la forme .pst

AAA... CCCRRRÉÉÉEEERRR UUUNNN FFFIIICCCHHHIIIEEERRR OOOUUUTTTLLLOOOOOOKKK

Un fichier Outlook peut être créé en n'importe quel emplacement. Il est nécessaire si deux fichiers sont en ligne d'indiquer lequel sera celui par défaut.

ACTION

CRÉER UN FICHIER OUTLOOK :

<CLIC G> SUR

GLISSER SUR

<CLIC G> SUR (tout en base de la liste)

INDIQUER L'EMPLACEMENT DU FICHIER LUI DONNER UN NOM ET LE CAS ÉCHÉANT UN MOT DE PASSE

POUR VALIDER

Outlook 2010

79

EXERCICE

Créer dans le dossier "documents" un nouveau fichier Outlook nommé "essai"

BBB... DDDÉÉÉFFFIIINNNIIIRRR LLLEEE FFFIIICCCHHHIIIEEERRR PPPAAARRR DDDÉÉÉFFFAAAUUUTTT

Une fois le fichier créé, il faut définir le fichier qui sera utilisé par défaut; si vous voulez notamment changer de fichier Outlook, il est nécessaire d'indiquer qu'il n'est plus le fichier par défaut avant de pouvoir le supprimer dans Outlook.

ACTION

FICHIER PAR DÉFAUT : DANS LE MENU FICHIER – INFORMATIONS

<CLIC G> SUR , PUIS SUR Paramètres du compte…

<CLIC G> SUR L’ONGLET

SÉLECTIONNER LE FICHIER

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR

il faut redémarrer Outlook pour que les modifications soient prises en compte

EXERCICE

Définir comme par défaut le fichier "essai" précédemment créé

Outlook 2010

80

CCC... LLLAAA SSSUUUPPPPPPRRREEESSSSSSIIIOOONNN DDDEEESSS FFFIIICCCHHHIIIEEERRRSSS

Les fichiers Outlook peuvent être supprimés.

ACTION

SUPPRIMER UN FICHIER : DANS LE MENU FICHIER – INFORMATIONS

<CLIC G> SUR , PUIS SUR Paramètres du compte…

<CLIC G> SUR L’ONGLET

SÉLECTIONNER LE FICHIER

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR

le fichier supprimé ne doit pas être le fichier par défaut

INFOS

C'est la liaison avec le fichier qui est supprimée et non le fichier lui-même

EXERCICE

Supprimer le fichier "essai" précédemment créé – vérifier qu'il existe toujours dans les documents

DDD... LLLEEE CCCOOOMMMPPPAAACCCTTTAAAGGGEEE DDD'''UUUNNN FFFIIICCCHHHIIIEEERRR

Les fichiers Outlook ont tendance à prendre de l'importance et il est nécessaire de les compacter régulièrement pour limiter leur taille et améliorer les temps de réponse.

ACTION

COMPACTER UN FICHIER : DANS LE MENU FICHIER – INFORMATIONS

<CLIC G> SUR , PUIS SUR Paramètres du compte…

<CLIC G> SUR L’ONGLET

SÉLECTIONNER LE FICHIER

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR

<CLIC G> SUR

POUR VALIDER

EXERCICE

Vérifier la taille du fichier Outlook en cours – Le compacter – Vérifier de nouveau l'espace utilisé

Outlook 2010

81

EEE... LLLAAA SSSAAAUUUVVVEEEGGGAAARRRDDDEEE DDD'''UUUNNN FFFIIICCCHHHIIIEEERRR

Pour sauvegarder vos données Outlook, il faut simplement faire une copie du fichier par défaut sur un autre support (cd, dvd, disque externe, clé usb…). Cette sauvegarde régulière des données est indispensable.

EXERCICE

Sauvegardez votre fichier Outlook

CONSEIL

Vous pouvez dans la même boite de dialogue ouvrir le dossier contenant le fichier

avec pour trouver simplement ce dernier ; il faut ensuite fermer Outlook avant d'effectuer la copie.

INFOS

Les paramètres des comptes de messagerie ne sont pas inclus dans le fichier pst – mettez-bien de côté vos identifiant car vous en aurez besoin en cas de panne ou de changement de machine

SSSOOOMMMMMMAAAIIIRRREEE II.. OOUUTTLLOOOOKK,, PPOOUURR QQUUOOII FFAAIIRREE ?? .......................................................................................................................................................................................... 33

A. LA CONFIGURATION OPTIMALE ............................................................................................................... 3

B. LA PROCÉDURE D'INSTALLATION ............................................................................................................. 3

C. L'OUVERTURE / LA FERMETURE ............................................................................................................... 4

D. LES EXERCICES .......................................................................................................................................... 4

IIII.. UUTTIILLIISSEERR WWIINNDDOOWWSS .......................................................................................................................................................................................................................... 77

A. LA SOURIS ................................................................................................................................................. 7

B. LE CLAVIER ................................................................................................................................................ 8

C. LES FENÊTRES ........................................................................................................................................... 9

D. LES MENUS ET BARRES D’OUTILS ........................................................................................................... 11 1 LE MENU DÉMARRER ................................................................................................................................... 11 2 LES BARRES D’OUTILS .................................................................................................................................. 12 3 LES ICÔNES DE NOTIFICATION ..................................................................................................................... 12 4 LES MENUS CONTEXTUELS ........................................................................................................................... 13

E. LES BOITES DE DIALOGUE ....................................................................................................................... 13 1 LES ONGLETS ................................................................................................................................................ 14 2 LA ZONE DE TEXTE ....................................................................................................................................... 14 3 LA ZONE DE LISTE ......................................................................................................................................... 15 4 LA ZONE DE LISTE DÉROULANTE .................................................................................................................. 15 5 LA CASE A COCHER ....................................................................................................................................... 16 6 LA CASE D'OPTION ....................................................................................................................................... 16 7 LE BOUTON DE COMMANDE ....................................................................................................................... 16

F. LE VOLET OUTLOOK ................................................................................................................................ 17

G. LA ZONE D'AFFICHAGE ........................................................................................................................... 18

H. LE GUIDE / LE DIDACTICIEL ..................................................................................................................... 19

IIIIII.. LLAA MMEESSSSAAGGEERRIIEE .................................................................................................................................................................................................................................... 2200

A. PARAMÉTRER LA MESSAGERIE ............................................................................................................... 22 1 CRÉER UN COMPTE ...................................................................................................................................... 22 1 PARAMÉTRER LE COMPTE........................................................................................................................... 25 2 INFORMATIONS UTILISATEURS .................................................................................................................... 26 3 TESTER LE COMPTE ...................................................................................................................................... 27 4 COMPLÉTER LE PARAMÉTRAGE ................................................................................................................... 27 5 ACCÈS A INTERNET ....................................................................................................................................... 28 6 MODIFIER UN COMPTE ................................................................................................................................ 28 7 SUPPRIMER UN COMPTE ............................................................................................................................. 28 8 RÉPARER UN COMPTE ................................................................................................................................. 28 9 COMPTE PAR DÉFAUT .................................................................................................................................. 29 10 PAPIER A LETTRE - POLICES .......................................................................................................................... 29 11 SIGNATURE .................................................................................................................................................. 30 12 FORMAT DES MESSAGES ............................................................................................................................. 31

B. ENVOYER UN MESSAGE .......................................................................................................................... 32 1 INDIQUER LES DESTINATAIRES ..................................................................................................................... 32 2 L'OBJET DU MESSAGE .................................................................................................................................. 33 3 COMPOSER LE MESSAGE ............................................................................................................................. 33 4 ENVOYER LE MESSAGE ................................................................................................................................. 34 5 JOINDRE DES FICHIERS ................................................................................................................................. 34 6 S'ASSURER DE LA RÉCEPTION ...................................................................................................................... 35

C. RECEVOIR DES MESSAGES ...................................................................................................................... 36 1 LIRE LES MESSAGES ...................................................................................................................................... 38 2 RÉPONDRE À UN MESSAGE REÇU ................................................................................................................ 38 3 CLASSER LES MESSAGES ............................................................................................................................... 39 4 SUPPRIMER LES MESSAGES ......................................................................................................................... 40 5 LES MESSAGES DOUTEUX ............................................................................................................................ 40

6 BLOQUER DES EXPÉDITEURS ........................................................................................................................ 41 7 ORGANISER LES MESSAGES ......................................................................................................................... 43 8 CRÉER DES RÈGLES DE RÉCEPTION .............................................................................................................. 46

D. LES FLUX RSS ........................................................................................................................................... 48

IIVV.. LLEE CCAALLEENNDDRRIIEERR ...................................................................................................................................................................................................................................... 5500

A. LE RENDEZ-VOUS .................................................................................................................................... 50 1 AFFICHER LA PÉRIODICITÉ DÉSIRÉE.............................................................................................................. 50 2 CRÉER UN RENDEZ-VOUS ............................................................................................................................. 51 3 RENSEIGNER UN RENDEZ-VOUS .................................................................................................................. 52 4 Modifier un rendez-vous .............................................................................................................................. 52 5 METTRE EN FORME LE RENDEZ-VOUS ......................................................................................................... 53 6 PERSONNALISER LES CATÉGORIES ............................................................................................................... 53 7 PERSONNALISER LE rendez-vous .................................................................................................................. 54

B. LA RÉUNION ........................................................................................................................................... 55 1 FAIRE UNE DEMANDE DE RÉUNION............................................................................................................. 55 2 CRÉER UNE RÉUNION ................................................................................................................................... 55

C. LE CALENDRIER ....................................................................................................................................... 57 1 CRÉER UN GROUPE ...................................................................................................................................... 57 2 CRÉER UN CALENDRIER ................................................................................................................................ 57 3 AFFICHER UN CALENDRIER .......................................................................................................................... 57 4 MANIPULER DES RENDEZ-VOUS .................................................................................................................. 58 5 AFFICHER LES JOURS FÉRIÉS ........................................................................................................................ 58 6 PARTAGER UN CALENDRIER ......................................................................................................................... 59 7 AFFICHER UN CALENDRIER PARTAGÉ .......................................................................................................... 61 8 PUBLIER UN CALENDRIER ............................................................................................................................ 61

VV.. LLEESS CCOONNTTAACCTTSS ........................................................................................................................................................................................................................................ 6644

A. CRÉER UN CONTACT ............................................................................................................................... 64

B. CRÉER UN groupe de contacts (LISTE DE DISTRIBUTION) ...................................................................... 66

C. AFFICHER LES CONTACTS ....................................................................................................................... 67

D. ACTIVITÉ DES CONTACTS ........................................................................................................................ 67

E. LA LOCALISATION DES CONTACTS .......................................................................................................... 69

F. JOINDRE UN CONTACT ........................................................................................................................... 69

VVII.. LLEESS TTÂÂCCHHEESS.................................................................................................................................................................................................................................................. 7711

A. CRÉER UNE TACHE .................................................................................................................................. 72

B. MODIFIER UNE TACHE ............................................................................................................................ 73

C. TERMINER UNE TÂCHE ........................................................................................................................... 74

D. AFFICHER LES TACHES ............................................................................................................................ 75

VVIIII.. LLEESS NNOOTTEESS .................................................................................................................................................................................................................................................... 7766

A. Créer UNE note ....................................................................................................................................... 76

B. MODIFIER LES CARACTÉRISTIQUES ........................................................................................................ 77

C. AFFICHER LES NOTES .............................................................................................................................. 77

VVIIIIII.. GGeeRREERR LLEESS FFIICCHHIIEERRSS OOUUTTLLOOOOKK ........................................................................................................................................................................ 7788

A. CRÉER UN FICHIER OUTLOOK ................................................................................................................. 78

B. DÉFINIR LE FICHIER PAR DÉFAUT ........................................................................................................... 79

C. LA SUPPRESSION DES FICHIERS .............................................................................................................. 80

D. LE COMPACTAGE D'UN FICHIER ............................................................................................................. 80

E. LA SAUVEGARDE D'UN FICHIER .............................................................................................................. 81