Regroupement des conseils scolaires de

langue française de l’Ontario

Guide d’utilisation

Système de vidéoconférence

avec périphériques

Centre d’aide Vidéoconférence 866 544 - 2044

http://video.franco-nord.edu.on.ca video@franco-nord.edu.on.ca

Regroupement des conseils scolaires de langue française de l’Ontario

Guide d’utilisation du système de vidéoconférence avec

périphériques Polycom

TABLE DES MATIÈRES Introduction………………………………………………………………...………II Activer le système…………………………………………………………..…..…III Mode de mise en attente……………………………………………………..…….III Microphone ………………………………………………………………………..III UTILISATION DU SYSTÈME VIDÉOCONFÉRENCE -- DÉBUTANT Page d’accueil AMX ….…………………………………………………………….1 Accéder aux différents menus AMX ……………………………………………..…1 - Accéder à la vidéoconférence …………………………………………………...2-3 - Accéder au téléviseur ……………………………………………………………4-5 - Accéder au magnétoscope …………………………………………………….…6-7 - Accéder au projecteur multimédia ……………………………………………....8-9 Télécommande de contrôle AMX ………………………………………………….10 Télécommande de contrôle Polycom ………………………………………………10 Vue d’ensemble de la page des commandes vidéoconférence Polycom …………..11 Faire un appel à partir de l’annuaire ……………………………………………….12 Mettre fin à un appel vidéo ………………………………………………………...13 Réglage de la caméra du site local ………………………………………………...14 Préréglage de la caméra du site local …………………………………………..….15 Accès au préréglage de la caméra du site local ……………………………………16 UTILISATION DU SYSTÈME VIDÉOCONFÉRENCE -- INTERMÉDIAIRE Accéder aux différentes sources……………………………………………………17 - Accéder à la caméra principale..………………………………………………….18 - Accéder à la caméra documents……………………………...…………………. 19 - Accéder au magnétoscope.. …………………………………………….……..….20 - Accéder au Smart Board………………………………………………………..…21 - Accéder à l’ordinateur……………………………………………………..….…..22

INTRODUCTION La conception du système de vidéoconférence offre toutes les conditions requises pour communiquer avec plusieurs personnes par l’entremise du projet vidéo du regroupement des conseils scolaires de langue française de l’Ontario. De plus, elle offre aux différents organismes la possibilité de collaborer lors de réunions et de réaliser différents projets éducatifs. Ce système permet l’utilisation de diverses pièces d’équipement, ainsi que la participation à une vidéoconférence. La configuration du système permet entre autre l’utilisation d’une caméra de documents, d’un magnétoscope (pour l’enregistrement de la vidéoconférence ou pour simplement le visionnement d’une cassette préenregistrée), d’un projecteur, d’un tableau interactif SMARTBoard et d’un système vidéoconférence Polycom avec une télécommande Polycom ou AMX. Ce guide a été conçu dans le but d’apporter un soutien pour l’utilisation du système de vidéoconférence. Utilisé conjointement avec une session de formation, tous pourront :

- coordonner des conférences d’un point à l’autre et d’un point à points multiples. - intégrer une variété d’équipement;

o caméra de documents o ordinateur o magnétoscope o projecteur multimédia

- utiliser une variété d’équipement à d’autres fins que pour la vidéoconférence. Ce guide est divisé en deux parties. La première partie, intitulée Utilisation du système vidéoconférence -- débutant, donne l’information de base pour l’utilisation du système. La deuxième partie intitulée, Utilisation du système vidéoconférence -- intermédiaire, donne les instructions pour l’utilisation des périphériques, de la caméra de documents, de l’ordinateur, du magnétoscope et du projecteur multimédia.

II

ACTIVER LE SYSTÈME Le système de vidéoconférence est continuellement sous tension. Cependant, il peut être mis en mode de mise en attente. MODE DE MISE EN ATTENTE Lorsque le système n’est pas utilisé pendant une durée prolongée, il se met automatiquement en mode de mise en attente. Pour réactiver le système, lever la télécommande polycom ou sur la télécommande AMX toucher l’écran et entrer dans le menu de vidéoconférence. *** Note *** Si le système ne semble pas vouloir sortir du mode veille s’il vous plaît contacter le coordonnateur, la coordonnatrice du site ou le centre d’aide au 1-866-544-2044. MICROPHONE Le microphone est normalement placé sur la table ou accroché au plafond. Il a une forme triangulaire et contient un bouton central lumineux pour indiquer que le microphone est en sourdine lorsque qu’il est rouge et fonctionnel lorsque qu’il est éteint. Lorsqu’il est placé sur la table, le mode sourdine est activé en pressant le bouton. Le bouton change au rouge pour indiquer que les sites distants ne peuvent plus entendre les sons provenant de votre site. Pour interagir dans la conférence, il s’agit de presser le bouton à nouveau. Le bouton changera de couleur pour indiquer que vous pouvez parler. Il est donc important de mettre le microphone en sourdine lorsque vous ne communiquer pas avec les autres intervenant. Ceci évite des saccades dans le son, permettant à tous les participants d’entendre l’interlocuteur clairement. Il existe un délai dans la transmission de l’image et de la voix. Il est donc important de laisser environ une seconde avant de commencer à parler.

III

UTILISATION DU SYSTÈME VIDÉOCONFÉRENCE

DÉBUTANT

PAGE D’ACCUEIL AMX Voici la page d’accueil de la télécommande AMX dès qu’elle sort du mode en veille.

L’icône pour accéder au menu de Vidéoconférence

L’icône pour accéder au menu de Télévision

L’icône pour accéder au menu de Magnétoscope

L’icône pour accéder au menu de Projecteur Multimédia

1

VUE D’ENSEMBLE DES COMMANDES DE VIDÉO AMX Pour avoir accès à la vidéoconférence, appuyer sur l’icône Vidéoconférence sur la page d’accueil de la console AMX. Vous pouvez aussi accéder à la vidéoconférence en appuyant sur l’icône correspondant sur les différents menus.

2

VUE D’ENSEMBLE DES COMMANDES DE VIDÉO AMX - suite La touche Appeler/Raccrocher permet d’effectuer un appel vidéo.

En appuyant sur la touche Appeler/Raccrocher , le menu principal du polycom apparaît sur le téléviseur pour vous permettre d’effectuer un appel. Pour mettre fin à votre appel, appuyer sur la touche Appeler/Raccrocher et choisir Déconnecter sur le téléviseur.

La touche Auto permet d’activer la fonction du suivi automatique de la caméra. Pour plus de détails, consulter la page quinze (15) .

La touche Près permet de choisir les fonctionnalités de la caméra de documents, du magnétoscope, de l’ordinateur, et de la caméra vidéoconférence.

La touche Loin permet de choisir les fonctionnalités de la caméra de documents, du magnétoscope, de l’ordinateur, et de la caméra vidéoconférence sur un site distant. ( Si c’est une conférence d’un point à un autre point ).

La touche Diapositive permet au site local d’accéder à une présentation PowerPoint.

Les touches directionnelles ont une double fonction. Elles servent aux fonctions panoramique et d’inclinaison de la caméra locale ou distante. Elles permettent également de se déplacer dans les menus du système vidéo. La touche Entrée située au centre permet aux utilisateurs, aux utilisatrices de sélectionner une option dans les menus.

La touche zoom (+) permet d’obtenir un plan rapproché. La touche zoom (-) permet d’obtenir un plan éloigné.

Appuyer une fois sur la touche Capture pour visualiser en mode plein écran, une source vidéo. Vous pouvez transmettre cette image fixe au site distant en appuyant deux fois sur cette touche.

La touche Sourdine permet de mettre le signal audio en sourdine pour une conversation privée au site local. Pour désactiver cette fonction, appuyer à nouveau sur cette touche.

Appuyer sur les touches ( ↑ ) ou (↓ ) pour augmenter ou diminuer le volume provenant du système polycom.

Appuyer la touche Info pour entrer dans le mode aide.

La touche Menu permet d’accéder aux pages précédentes du système jusqu’au menu principal.

3

POUR ACCÉDER AU TÉLÉVISEUR AMX Pour avoir accès au téléviseur, appuyer sur l’icône Télévision de la page d’accueil de la télécommande AMX. Vous pouvez aussi accéder au téléviseur en appuyant sur l’icône le représentant à partir des différentes pages.

4

POUR ACCÉDER AU TÉLÉVISEUR AMX - suite

Tv vidéo

Alimentation

0 à 9

Postes + -

Entrée

Volume

En sourdine

5

POUR ACCÉDER AU MAGNÉTOSCOPE Appuyer sur le bouton Près jusqu’à ce que trois icônes de sélection de source apparaissent à l’écran. Choisir l’icône de la troisième source à l’aide des touches directionnelles. (De la page des commandes vidéo pour la télécommande ``AMX``) . L’image vidéo du magnétoscope sera transmise en plein écran au site distant. Pour avoir accès aux commandes du magnétoscope utiliser les touches sur l’unité ou la télécommande du magnétoscope. Pour la télécommande AMX choisir l’icône Magnétoscope du menu principal.

6

POUR ACCÉDER AU MAGNÉTOSCOPE - suite

TV vidéo

Alimentation

Rembobiner

Avancer

Jouer

Arrêter

Enregistrer

Pause

7

POUR ACCÉDER AU PROJECTEUR MULTIMÉDIA Pour avoir accès au projecteur multimédia appuyer sur l’icône Télévision de la page d’accueil de la console AMX. Vous pouvez aussi accéder au projecteur multimédia en appuyant sur l’icône le représentant dans les différents menus.

8

POUR ACCÉDER AU PROJECTEUR MULTIMÉDIA - suite

Alimentation Pour fermer, appuyer sur ce bouton deux (2) fois.

Pour projeter à un écran central, le contenu de l’écran de l’ordinateur.

Pour projeter à un écran central, le contenu de l’écran du magnétoscope.

9

MANETTE DE CONTROLE AMX

MANETTE DE CONTROLE POLYCOM

Télécommande zone Commande

Télécommande zone Numérique

10

VUE D’ENSEMBLE DES COMMANDES DE VIDÉOCONFÉRENCE POLYCOM

La touche Appeler/Raccrocher permet d’effectuer un appel vidéo. En appuyant sur la touche Appeler/Raccrocher , le menu principal du polycom apparaît sur le téléviseur pour permettre d’effectuer un appel. Pour mettre fin à l’appel, appuyer sur la touche Appeler/Raccrocher et choisir Déconnecter sur le téléviseur.

La touche Auto permet d’activer la fonction du suivi automatique de la caméra. Pour plus de détails, consulter la page 15 et 16.

La touche Près permet de choisir les fonctionnalités de la caméra de documents, du magnétoscope, de l’ordinateur et de la caméra vidéoconférence.

La touche Loin permet de choisir les fonctionnalités de la caméra de documents, du magnétoscope, de l’ordinateur et de la caméra vidéoconférence sur un site distant. ( si c’est une conférence d’un point à un autre point ).

La touche Diapositive permet au site local d’accéder à une présentation PowerPoint.

Les touches directionnelles ont une double fonction. Elles servent aux fonctions panoramique et d’inclinaison de la caméra locale ou distante. Elle permet également de se déplacer dans les menus du système vidéo. La touche Entrée située au centre permet aux utilisateurs, aux utilisatrices de sélectionner une option dans les menus.

La touche Zoom (+) permet d’obtenir un plan rapproché. La touche Zoom (-) permet d’obtenir un plan éloigné.

Appuyer une fois sur la touche Capture pour visualiser en mode plein écran une source vidéo. Pour transmettre cette image fixe au site distant appuyer deux fois (2) sur cette touche.

La touche Sourdine permet de mettre le signal audio en sourdine pour une conversation privée au site local. Pour désactiver cette fonction, appuyer à nouveau sur cette touche.

Appuyer sur les touches (↑ ) ou (↓ ) pour augmenter ou diminuer le volume provenant du système polycom.

Appuyer la touche Info pour entrer dans le mode aide.

Cette touche permet d’accéder aux pages précédentes du système jusqu’au menu principal.

11

POUR FAIRE UN APPEL À PARTIR DE L’ANNUAIRE

1. Sélectionner l’icône de l’annuaire du menu principal sur l’écran du téléviseur.

2. Dans l’annuaire il y a un menu Appel Direct. Il existe ici une liste des six derniers sites appelés par le système. Si le site de votre destinataire est dans la liste, le sélectionner et appuyer la touche Retour sur la télécommande. L’appel débutera sous peu.

3. Si le site de votre destinataire n’est pas dans la liste des derniers appels,

sélectionner l’icône de l’annuaire au bas de la page à la gauche et appuyer sur la touche Retour de la télécommande. Faire défiler la liste jusqu’à l’entrée désirée et appuyer sur la touche Appeler/Raccrocher de la manette. L’appel débutera sous peu.

12

POUR METTRE FIN À UN APPEL VIDÉO

Pour terminer un appel vidéo : Appuyer sur la touche Appeler/Raccrocher, (l’icône du téléphone avec récepteur soulevé – télécommande AMX) de la page des commandes vidéoconférence. Mettre l’icône Déconnecter appel vidéo en surbrillance. Appuyer sur la touche Entrée de la page des commandes.

13

RÉGLAGE DE LA CAMÉRA DU SITE LOCAL Vous pouvez régler les fonctions Panoramique, Inclinaison, et Zoom, de la caméra locale. S’assurer que le système est en mode local. Pour effectuer un panorama et/ou une inclinaison de la caméra, utiliser les flèches directionnelles de la télécommande ( dans le menu de vidéoconférence sur la télécommande AMX) Note **** les commandes peuvent être inversés pour certains sites. ***** Par exemple, la droite est la gauche et vice versa. Pour effectuer un zoom, plan rapproché ou plan éloigné, appuyer sur les touches Zoom sur la télécommande.

14

PRÉRÉGLAGE DE LA CAMÉRA DU SITE LOCAL

Il est recommandé d’enregistrer tous les préréglages de la caméra avant le début de la vidéoconférence. Il est possible d’assigner jusqu’à dix positions de réglage par site. S’assurer que le système est en mode local. Effectuer un cadrage des personnes ou des objets en utilisant les touches directionnelles de la page de commandes vidéoconférence. Appuyer sur la touche Entrée située au centre des quatre flèches directionnelles. Dix balles de Lotto apparaîtront à l’écran dans le mode de programmation. Ensuite, appuyer sur un numéro de 0 à 9 sur la manette pour fixer le numéro correspondant.

15

ACCÈS AU PRÉRÉGLAGE DE LA CAMÉRA DU SITE LOCAL Pour avoir accès au préréglage de la caméra locale, choisir le numéro correspondant à la position que vous avez choisi. La caméra se déplacera automatiquement à la position désignée.

16

UTILISATION DU SYSTÈME VIDÉOCONFÉRENCE

INTERMÉDIAIRE

ACCÈS AUX DIFFÉRENTES SOURCES DE PRÉSENTATION Le système de vidéoconférences vous permet d’utiliser différents équipements de présentations lors d’une vidéoconférence tels que :

- une caméra principale ( Polycom Viewstation, Sony ) - une caméra à documents ( ELMO ) - un magnétoscope - un ordinateur - un tableau ( SMART Board )

17

ACCÈS À LA CAMÉRA PRINCIPALE La caméra principale vous permet de montrer le site local de votre vidéoconférence. Si le système de vidéoconférence est en mode local, appuyez une seule fois sur la touche près sinon, appuyer une seule fois sur la touche près de la télécommande. Parmi les trois icônes de sélection de sources, choisissez la caméra vidéo, située sur le premier icône du menu. Pour voir une pleine page de ce qui est envoyé au site distant, appuyez sur la touche près une seule fois et choisissez l’icône du téléviseur. Pour retourner à la conférence, répétez l’étape ci-dessus.

18

ACCÈS À LA CAMÉRA À DOCUMENTS La caméra à documents vous permet de projeter des documents, des objets à 3 dimensions, des acétates et des diapositives dans votre vidéoconférence. Assurez-vous que la caméra ELMO a été mise sous tension. Si le système de vidéoconférence est en mode local, appuyez une seule fois sur la touche près sinon, appuyer une seule fois sur la touche près de la télécommande. Parmi les trois icônes de sélection de sources, choisissez la caméra ELMO, située sur le deuxième icône du menu. Pour utiliser l’ELMO comme rétroprojecteur, sélectionnez l’option «Internal» dans la section «Input» de la caméra à documents. L’image de l’ELMO sera transmise en plein écran au site distant. Pour voir une pleine page de ce qui est envoyé au site distant, appuyez sur la touche près une seule fois et choisissez l’icône du téléviseur. Pour revenir à la conférence, répétez l’étape ci-dessus.

19

ACCÈS AU MAGNÉTOSCOPE Si le système de vidéoconférences est en mode local, appuyez une seule fois sur la touche près sinon, appuyer une seule fois sur la touche près de la télécommande. Parmi les trois icônes de sélection de sources, choisissez le magnétoscope, situé sur le troisième icône du menu. L’image du magnétoscope sera transmise en plein écran au site distant. Pour voir une pleine page de ce qui est envoyé au site distant, appuyez sur la touche près une seule fois et choisissez l’icône du téléviseur. Pour revenir de ce mode répétez l’étape ci-dessus.

20

ACCÈS À L’ORDINATEUR La caméra à documents ELMO vous permet de projeter l’écran de votre ordinateur dans votre vidéoconférence. Assurez-vous que la caméra ELMO a été mise sous tension. Si le système de vidéoconférences est en mode local, appuyez une seule fois sur la touche près sinon, veuillez appuyer une seule fois sur la touche près de la télécommande. Parmi les trois icônes de sélection de sources, choisissez la caméra ELMO, située sur le deuxième icône du menu. Pour utiliser l’ELMO pour envoyer l’image de votre écran, sélectionnez l’option AV1 dans la section «Input» de la caméra à documents. L’image de l’écran sera transmise en plein écran au site distant. Pour voir une pleine page de ce qui est envoyé au site distant, appuyez sur la touche «près» une seule fois et choisissez l’icône du téléviseur. Pour revenir de ce mode, répétez l’étape ci-dessus.

21

ACCÈS au Smart BOARD Le tableau Smart BOARD vous permet d’exécuter une interaction avec votre écran d’ordinateur lors d’une vidéoconférence. Pour utiliser le tableau Smart on a besoin d’utiliser un projecteur multimédia. Allumer le projecteur multimédia et choisir le mode «Ordinateur1». Ensuite, lancer les pilotes du Smart BOARD en allant dans le menu «démarrer, application, logiciel SmartBoard, SmartBoard». Dans ce menu, il y a un logiciel «Notebook» que l’on peut utiliser pour prendre des notes à l’ordinateur. Quand l’image est projetée sur le SmartBOARD, vous pouvez maintenant utiliser les «Stylus» pour écrire et vous servir de vos mains pour naviguer dans Windows. Veuillez-vous assurer que la caméra ELMO a été mise sous tension. Pour diffuser l’image de votre ordinateur au site distant, le système de vidéoconférence doit être en mode local. Appuyez une seule fois sur la touche «près» sinon, appuyer une seule fois sur la touche près de la télécommande. Trois icônes de sélection seront affichés sur la télévision, choisissez la caméra ELMO, située sur le deuxième icône du menu. Pour que l’image de votre écran d’ordinateur soit bien diffusée, sélectionnez l’option AV1 dans la section «Input» de la caméra à documents Elmo. L’image de l’écran sera transmise en plein écran au site distant. Pour voir une pleine page de ce qui est envoyé au site distant, appuyez sur la touche près une seule fois et choisissez l’icône du téléviseur. Pour revenir à la conférence répétez l’étape ci-dessus.

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