T RANSFERT D ’I NNOVATION L EONARDO D A V INCI L/13/T/0003 A CTION T O M AKE S YSTEM « ATOMS » K ICK OFF M EETING – B RUSSELS 9, 10, 11 O CTOBRE 2013 –

TRANSFERT D’INNOVATION LEONARDO DA VINCI L/13/T/0003

ACTION TO MAKE SYSTEM« ATOMS »

KICK OFF MEETING – BRUSSELS

9, 10, 11 OCTOBRE 2013 – BRUXELLES

Escola l'Esperança

1. PRÉSENTATION DES PARTENAIRES

ATOMS-Kick off meeting-Octobre 2013

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P0 – FISSAAJ

La Fédération des Institutions et Services Spécialisés dans l’Aide aux Adultes et aux Jeunes supporte, promeut et défend les intérêts des institutions et services travaillant pour les groupes les plus vulnérables tels les enfants (FWB) et les personnes porteuses d’un handicap (RW). La FISSAAJ affilie en son sein plus de 350 services dont 80 issus du secteur de l’Aide à la Jeunesse qui centre son action sur l’assistance aux jeunes en danger et/ou en difficulté.


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P0 – FISSAAJ

Parmi les services privés, agréés et subventionnés par la Fédération Wallonie Bruxelles, notre fédération affilie 7 SERVICES D’ACCROCHAGE SCOLAIRE. Les SAS sont au nombre de 12 au sein de la FWB.

Au départ, la FWB créa des structures, sous forme de projet pilote, conjointement subventionnées par l’Aide à la Jeunesse et l’Enseignement visant à travailler avec les jeunes en situation de décrochage. Ces services se muniront par la suite d’un Décret, le Décret du 12 mai 2004, régissant leurs missions et actions. Les SAS travaillent uniquement sur base volontaire et ont pour mission principale l’aide sociale, éducative et pédagogique par un accueil en journée et le cas échéant un accompagnement dans le milieu familial. Le Décret définit également les mesures de lutte contre le décrochage, l’exclusion et la violence à l’école ainsi qu’une série d’acteurs de Réseau œuvrant dans un même but : favoriser un retour réussi à l’école de l’élève pris en charge dans un SAS, structure externe à l’établissement originaire.

Les SAS seront finalement agréés en 2010 par une Commission d’agrément mixte.


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P0 – FISSAAJ

Membres du staff impliqués dans le projet :

THERASSE Daniel, Directeur général. BUSET Maïté, Coordinatrice du

Secteur Aide aux Jeunes. OZTURK Hatice, Responsable RH et

directrice administrative. PACHECO Suzana, Secrétariat Aide

aux Jeunes. ATOMS-Kick off meeting-Octobre 2013

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P0 – FISSAAJ

Les SAS impliqués dans le projet :

SAS Aux Sources, CANTINAUX Jean-Marc, Directeur.

SAS HO, VANDENHOVEN Antoine, Directeur.

SAS de Mons, DELCOURT Michaël, Directeur.

SAS Rebonds, CHANDELLE Dominique, Coordinatrice.

SAS Emergence, COLLARD Thierry, Coordinateur.

SAS Carrefour, COENRAETS Joëlle, Coordinatrice.

SAS BW, STRUYS Etienne, Directeur.


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P1 - AECA

L’Associazione Emiliano romagnola di Centri Autonomi di formazione professionale a été créée en 1973. Cette association rassemble des écoles et des centres de formation professionnelle travaillant dans la Région Emilie-Romagne.

AECA compte à ce jour 33 écoles et centres de formation formant un Réseau qui collabore avec plus de 1000 entreprises. L’objectif de cette association est de former les personnes, prioritairement les jeunes, qui encourent un risque de marginalisation sociale et professionnelle.

Depuis 2008, AECA bénéficie d’un projet régional, impliquant 42 organismes d’éducation et de formation, et ayant pour objectif de lutter contre le décrochage scolaire des jeunes et de favoriser l’obtention d’une qualification pour ces jeunes.


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P1 - AECA


BIGONI Giovanni, Président SARTI Giacomo, Coordinateur de

projets. PERON Massimo, Directeur du

CIOFS


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P2 – AFMR ETCHARRY

L’association pour la formation en milieu rural travaille sur le développement social, médico-social, sanitaire et de l’insertion ainsi que sur la dynamique du développement agricole, rural et territorial.

L’AFMR a pour but de former les professionnels et le personnel de ces secteurs d’action, engagés dans la lutte contre l’exclusion, la prévention et la réparation des handicaps ou des inadaptations tant en formation initiale, supérieure que continue et de promotion sociale.

L’association a aussi pour mission la mise en œuvre de recherches, de formation-actions, de formation-développements ainsi que l’accompagnement de personnes en parcours d’insertion sociale et professionnelle.


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P2 – AFMR ETCHARRY


BAYLAC Xavier, Directeur général. THELEME Pierre, Formateur. AITCIN Anne-Marie, Formatrice. TROUNDAY Maritxu, Formatrice. HASTARAN Fantxoa, Responsable des

projets. POURTAU Laurent, Directeur adjoint. ATOMS-Kick off meeting-Octobre 2013

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P3 - TRINIJOVE

Trinijove a été créé en 1985 et compte 3 centres de formation. La Fondation travaille sur le territoire de la partie Nord de Barcelone et a pour objectif de former les jeunes en risque d’exclusion et de les inclure sur le marché du travail.

La Fondation œuvre activement dans la lutte contre les situations d’exclusion sociale. Elle forme des jeunes dans différents domaines afin d’améliorer leurs compétences et pallier à leur manque de formation. Trinijove dispose d’une unité de formation, destinée aux jeunes de 14-16 ans qui sont en risque de décrochage scolaire.


11

P3 - TRINIJOVE


PARODY NUNEZ Ignacio Carlos, Directeur général.

DIAZ Elisabeth, Directrice de l’unité formation.

REYES Rafaela, Professeur. BURGUENO Yalanda, Coordinatrice

de l’unité éducative. ATOMS-Kick off meeting-Octobre 2013

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P4 – ESCOLA ESPERANCA

L’école, fondée en 1965, se situe dans un quartier de Barcelone économiquement et socialement touché. L’enseignement est donné à des jeunes de 3 à 18 ans dont bon nombre sont victimes d’échec scolaire. Pour combattre cette situation, l’école travaille en coordination avec d’autres organisations afin de rassembler le plus de ressources possibles pour lutter contre l’absentéisme scolaire. ATOMS-Kick off meeting-Octobre 2013

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P4 – ESCOLA ESPERANCA


ABENZA Jesus, Directeur des études – enseignement secondaire.

ELIAS Fernando, Directeur des études – enseignement primaire.

CASTELLVI Trinitat, Directrice de l’école.


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P5 - CEC

Le Comité européen de coordination vise à développer des partenariats européens entre les organisations ayant pour mission :- L’insertion sociale et professionnelle des publics en

difficulté;- L’accompagnement des personnes porteuses d’un

handicap;- L’égalité des chances;- La formation tout au long de la vie et l’éducation;- La promotion, la diffusion et l’évaluation des bonnes

pratiques de formation et d’informations envers ses partenaires;

- Le développement de l’intégration européenne.

Le CEC réunit 20 membres représentant environ 800 associations dans 13 Etats membres de l’Union européenne.


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P5 - CEC


DEGIMBE Eric, Directeur. CHRISTIAENS Monique, Secrétaire. BARDARO Eugenia, Gestionnaire

de projets.


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2. LE PROJET ATOMS


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INTRODUCTION

Sur base d’un premier partenariat européen « TOM’S », qui rassemblait l’Italie, la Belgique et la France, les partenaires ont pensé ATOMS dans la continuité de ce projet. Il a semblé pertinent d’associer à ce transfert d’innovation l’Espagne en raison du taux très élevé, dans la Région de la Catalogne, des jeunes en situation de décrochage (26%).

Le partenariat TOM’S avait permis de mettre en exergue une série de besoins des pays partenaires en termes de lutte contre le décrochage scolaire. La méthodologie SAS, ses outils et bonnes pratiques, était apparue comme particulièrement innovante pour traiter cette problématique.

L’objectif principal du projet vise à offrir une réponse à une série de besoins identifiés en matière de lutte contre les abandons scolaires et/ou de formation.


18

ACTIONS

1. RÉFÉRENTIEL des dispositifs existants dans les pays partenaires en matière de lutte contre le décrochage scolaire. Il s’agira d’un Recueil de données qui identifiera également les facteurs et causes de rupture, ainsi que les différentes caractéristiques des groupes à risques.

Pour établir ce Référentiel, les partenaires travailleront sur base des CARTOGRAPHIES des Réseaux d’acteurs, développées lors du projet TOM’S. Ces Cartographies seront adaptées pour permettre d’identifier, non plus les acteurs, mais bien les systèmes de lutte contre cette problématique.


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ACTIONS

2. TRANSFERT ET APPRENTISSAGE DE LA MÉTHODOLOGIE SAS auprès des formateurs des différents partenaires.

Le transfert portera sur les bonnes pratiques et outils développés par les SAS que chaque partenaire aura choisi de tester en fonction de ses besoins préalablement identifiés.

Une FORMATION DES FORMATEURS sera réalisée afin qu’ils puissent assimiler la méthodologie SAS et les outils sélectionnés pour le transfert. Ce module de formation sera pensé avec les SAS, sur base des besoins identifiés par les partenaires. Cette formation se déroulera en Belgique et comportera une session théorique et une phase d’immersion dans un ou plusieurs SAS.


20

ACTIONS

Type de transfert :

MÉTHODOLOGIE SAS

ES FR IT BE


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ACTIONS

3. La méthode enseignée sera TESTÉE auprès des publics cibles de jeunes : - Espagne : 20 jeunes min sous obligation scolaire, âgés

entre 12 et 18 ans.- Italie : 70 jeunes min sous obligation scolaire, âgés entre

12 et 18 ans.- France : 20 jeunes min en formation, âgés entre 18 et 25

ans.- Belgique : 40 jeunes min sous obligation scolaire, issus de

l’enseignement obligatoire en alternance et âgés entre 15 et 18 ans.

Cette PHASE DE TESTING permettra d’appréhender la mise en œuvre de nouvelles pratiques au sein d’institutions dans lesquelles ce dispositif n’existe pas en tant que tel et d’analyser comment et dans quelle mesure ces nouveaux outils pourraient permettre de lutter contre l’abandon scolaire.

Préalablement au testing, une GRILLE TEST, comportant les indicateurs d’évaluation, sera réalisée avec l’ensemble des partenaires.


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ACTIONS

4. ANALYSE COMPARATIVE DES RÉSULTATS DU TESTING ET FORMULATION DE RECOMMANDATIONS. Les résultats obtenus seront analysés, sur base des indicateurs préalablement établis, afin de rédiger une série de recommandations en matière de lutte contre le décrochage scolaire à destination des politiques nationales mais aussi au niveau européen.

L’objectif sera de mettre l’accent sur un DISPOSITIF POLYVALENT de prise en charge des jeunes en décrochage, sur l’importance d’assurer un parcours éducatif et de formation continu ainsi que sur la nécessité d’établir un Réseau visant à aider le jeune en mobilisant les ressources de chacun.


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1. Référentiel des dispositifs de lutte contre le décrochage scolaire ES – IT – FR – BE

2. Cartographie des Réseaux de systèmes

3. Elaboration du module de formation et formation des formateurs

4. Grille test5. Recommandations


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SYNTHESE

IMPACTS ATTENDUS

1. Impact à court terme : mettre en évidence, suite à la phase de testing, si la méthode transférée a permis d’offrir une réponse adéquate aux situations de décrochage scolaire des jeunes.

2. Impact à long terme : tenter d’offrir aux jeunes un parcours continu d’éducation et de formation en limitant, via le transfert de méthode, les risques de rupture. ATOMS-Kick off meeting-Octobre 2013

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WORK PACKAGE – WP 1- Etat des lieux et Référentiel

WP 1 FISSAAJ

Référentiel/Base de données =

recensement des causes et facteurs du décrochage, caractéristiques des groupes à risques, identification des besoins des partenaires

10/2013 – 12/2013ATOMS-Kick off meeting-Octobre 2013

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WORK PACKAGE – WP 2 – Création du module de formation

WP 2 FISSAAJ

Construction du module de formation qui permettra l’apprentissage de la méthode SAS. Ce module sera réalisé sur base des besoins identifiés dans le WP 1


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WORK PACKAGE – WP 3 – Formation des formateurs

WP 3 AECA/ETCHARRY

Formation des formateurs = apprentissage de la méthode SAS, transfert de connaissances. Session théorique et immersion au sein des SAS


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WORK PACKAGE – WP 4 – Elaboration de la grille test et testing

WP 4 TRINIJOVE/AECA

Elaboration d’une grille commune recensant les indicateurs pour évaluer la phase de testing de la méthode SAS dans les différents systèmes. Les résultats obtenus permettront de formuler des recommandations auprès des politiques.

09/2014 – 02/2015


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WORK PACKAGE – WP 5 - Management

WP 5 FISSAAJ

Management = assurer la gouvernance du projet de manière collégiale et participative. Coordonner l’ensemble des activités, en lien étroit avec les partenaires

10/2013 – 9/2015


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WORK PACKAGE – WP 6 - Evaluation

WP 6 FISSAAJ

Evaluation/expertise externe = sous-traitance d’un organisme privé.

10/2013 – 09/2015


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WORK PACKAGE – WP 7 - Dissémination

WP 7 CEC

Dissémination des activités et résultats attendus. Réalisation d’une newsletter trimestrielle, d’un site web, d’une plateforme partagée de données et d’un logo ATOMS.

01/2014 – 09/2015


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CHRONOGRAMME


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MOIS/ACTIVITES Oct 2013 11/13 ->12/13 Février - Mars 2014

Avril 2014 Mai 2014 Sept 2014 Oct 2014 Nov 2014

Coordination et management du projet (WP 5) FISSAAJ + CR

Elaboration du carnet de bord/ Validation du chronogramme/ Signature des conventions/ Projection budgétaire.CR

15/04/14 Collecte des données administratives et financières

Collecte des données administratives et financières Rapport intermédiaire.

CR en Italie

1ère rencontre transnationale de lancement du projet.(WP1)Belgique(9-10-11/13) WP 1 CRTous les partenaires

Réflexion sur la méthode de recensement des outils et dispositifs existants en matière de lutte contre le décrochage scolaire/ Elaboration de la « cartographie des Réseaux des systèmes »Aspects administratifs et financiers/Présentation du projet/Elaboration de la cartographie.

Questionnaire d’évaluation de la 1ère rencontre transnationale

Recensement des dispositifs et outils existants en matière de lutte contre le décrochage scolaire/ Elaboration des cartographies des partenaires. (WP 1)ALL PARTNERS

Analyse comparative du recensement et création du Référentiel de bonnes pratiques. (WP 6)EVAL EXT

Octobre 2013 à Février 2014



Sur base du Référentiel de bonnes pratiques, élaboration du module de formation à la méthode SAS / Learning Kit (WP2) FISSAAJ + SAS

1) Phase théorique :- Déf des attentes des ‘formateurs’- Déf des outils et méthodes qui seront présentés2) Phase d’immersion : déf de la méthode de répartition des formateurs par type de SAS Outils bonnes pratiques

Formation des ‘apprenant’ –Immersion SAS Belgique (WP 3)AECA / Trinijove

Formation de 5 jours : 2 jours de théorie et 3 jours de pratique au sein des SAS. Questionnaire d’évaluation sur la formation

Elaboration de la grille test pour évaluer implémentation de la méthode SAS dans les ‘systèmes’ des partenaires / Définition des groupes cibles qui seront soumis au test (WP 4)France ETCHARRY

Rencontre entre les membres du CR en France (2 jours). Réflexion autour de la mise en place de la phase de testing dans les différents pays.

Questionnaire d’évaluation de la rencontre en France

Coaching des ‘formateurs’ pour le testing local du learning kit (WP 4) FISSAAJ

Déplacement des SAS (4 jours) dans les services des pays partenaires. Questionnaire d’évaluation du coaching

Testing du learning kit sur les groupes cibles définis préalablementAll Partners (WP 4)

1ère évaluation de la phase de testingJusqu'en février 2015

Séminaire intermédiaire et présentation des 1ers résultats du testing Italie AECA (WP 7)+ tous les partenaires

Questionnaire d’évaluation du séminaire intermédiaireParticipants : CR – CAR – Eval.Ext - SAS

Analyse des résultats de la phase de testing/Rédaction des recommandations (WP 6) et (WP 7)Evaluation ext. + CR + CAR

Dissémination locale du projet et de ses résultats(WP 7)All partners

Séminaire final de dissémination des résultats(WP 7)Belgique CEC

Rédaction et remise du rapport final (WP 5)All partners

Evaluation du projetEval Ext (WP 6) Questionnaire

Questionnaire

Evaluation intermédiaireQuestionnaire

Publicité – Newsletter trimestrielle – Site web – Dissémination des résultats (WP 7)CEC

Newsletter Lancement site Web Newsletter (Mars 2014)

Newsletter

Newsletter

Newsletter

CHRONOGRAMME


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MOIS/ACTIVITES

Février 2015 Avril 2015 06/15 07-08-09-10/2015

1er décembre 2015

Coordination et management du projet (WP 5) FISSAAJ + CR

Collecte des données administratives et financières Collecte des données administratives et budgétaires finales en vue de la rédaction du rapport final pour le 15 octobre 2015 au plus tard.

1ère rencontre transnationale de lancement du projet. Belgique(9-10-11/13) WP 1 CRTous les partenaires

Recensement des dispositifs et outils existants en matière de lutte contre le décrochage scolaire/ Elaboration des cartographies des partenaires.ALL PARTNERS (WP 1)

Analyse comparative du recensement et création du Référentiel de bonnes pratiques.EVAL EXT (WP 6)

Sur base du Référentiel de bonnes pratiques, élaboration du module de formation à la méthode SAS / Learning Kit FISSAAJ + SAS (WP 2)

Formation des ‘apprenant’ –Immersion SASBelgiqueAECA / Trinijove (WP 3)

Elaboration de la grille test pour évaluer implémentation de la méthode SAS dans les ‘systèmes’ des partenaires / Définition des groupes cibles qui seront soumis au testFrance ETCHARRY (WP4)

Coaching des ‘formateurs’ pour le testing local du learning kit FISSAAJ (WP 4)

Testing du learning kit sur les groupes cibles définis préalablementAll Partners (WP 4)

Testing du learning kit sur les groupes cibles définis préalablementAll Partners

Séminaire intermédiaire et présentation des 1ers résultats du testingItalie AECA+ tous les partenaires (WP 7)

Analyse des résultats de la phase de testing/Rédaction des recommandationsEvaluation ext. + CR + CARWP 6 et 7

Analyse des résultats réalisée par l’EVAL.EXTRédaction des recommandations réalisée par les 4 CAR et validation par le CR

Dissémination locale du projet et de ses résultats(WP 7)All partners

Séminaires locaux de dissémination des résultats Avril 2015 à Juin 2015 Questionnaire d’évaluation des séminaires locaux

Séminaire final de dissémination des résultatsBelgique (WP 7)CEC + Tous les partenaires

Juin 2015 : Séminaire final à Bruxelles Questionnaire d’évaluation du séminaire finalParticipants : CAT – CAR – CR – SAS – Politiques – Experts – Presse – Eval.ext

Rédaction et remise du rapport final (WP 5)All partners

Remise du rapport final narratif et financier à l'Agence Nationale.

Evaluation du projetEval Ext (WP 6)

Evaluation finale

Publicité – Newsletter trimestrielle – Site web – Dissémination des résultats (WP 7)CEC

Newsletter

Newsletter

CHRONOGRAMME

CR = COMITE RESTREINT

Composé de maximum 2 membres par pays partenaires. Le CR, qui constitue la coupole du projet, assurera, en lien étroit avec la FISSAAJ, le management administratif et financier du projet, l’analyse des besoins stratégiques et les prises de décisions. CAR = COMITE D’ACCOMPAGNEMENT REGIONAL

4 CAR seront institués, soit 1 par pays partenaire. Les CAR seront composés localement par des membres du Réseau régional, des experts ou personnes ressources et des représentants des autorités mandantes ou publiques. CAT = COMITE D’ACCOMPAGNEMENT TRANSNATIONAL

Le CAT sera composé de maximum 2 membres de chaque CAR. Il devra, entre autres, faire remonter auprès des Politiques nationales des recommandations et favoriser la dissémination des résultats. EVAL.EXT = EVALUATEUR EXTERNE

Le projet fera l’objet d’une évaluation externe et d’un accompagnement méthodologique. Cet accompagnement sera assuré par un opérateur de formation. L’évaluateur définira, en début de projet avec les membres du CR, les indicateurs d’évaluation. ATOMS-Kick off meeting-Octobre 2013

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EVALUATION EXTERNE

L’évaluation externe du projet sera réalisée par un prestataire de services, sélectionné sur base d’appels d’offre.

Cette expertise interviendra à 4 temps principaux :

1. Evaluation en aval qui intervient lors de la mise en œuvre du projet. L’évaluateur s’assurera de l’adéquation des objectifs par rapport aux besoins, enjeux ou problèmes à résoudre.

2. Evaluation à mi-parcours afin de réorienter, le cas échéant, l’action.

3. Evaluation finale intervenant en fin de programme afin d’analyser les conséquences à court terme du projet mené.

4. Evaluation post projet lors de la clôture du projet pour analyser les effets à long terme càd les impacts.


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DISSEMINATION

OBJECTIFS :

- Informer et sensibiliser les partenaires du projet, parties prenantes acteurs publics et privés et membres du CEC de l’objectif du projet et de son possible transfert

- Nouveaux partenariats/ initiatives en matière de décrochage scolaire

- Recommandation auprès des institutions européennes et autorités publiques

- Perspectives de partenariats régionaux en vue de l’élaboration de futurs projets européens


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DISSEMINATION

ACTIVITÉS :

- Newsletter trimestrielle FR et synthèse EN

- Création d’un site internet et outil de communication entre partenaires

- Séminaire européen intermédiaire: présentation et diffusion des premiers résultats (Bologne 11/2014)

- Sur base de l’analyse des résultats obtenus du testing, rédaction de recommandations

- Dissémination régionale des résultats (table ronde, réunion, ateliers thématiques…) des pays partenaires

- Séminaire européen final de restitutions des résultats (Belgique 09/2015)

- Dossier de presse (résumé du projet, productions, résultats et perspectives

- Rapport final en FR/EN (300 exemplaires papier + version électronique téléchargeable)

- Diffusion auprès des institutions européennes, partenaires sociaux européens, autorités publiques, membres du CEC…


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3. CARTOGRAPHIES


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Escola l'Esperança

CARTOGRAPHIE DES ACTEURS

La cartographie des réseaux d’acteurs avait pour objectif d’offrir une lecture comparative du Réseau d’acteurs sur les 3 territoires-projets, et du degré d’implication et de proximité de chacun d’entre eux vis-à-vis du jeune.

Modalités :

A partir de la place centrale du jeune, les différents acteurs sont positionnés et repérés en fonction de 4 critères principaux :

1. Nature de l’acteur : partenaires publics (Etat, collectivités publiques…) ou partenaires privés (associations, ONG, entreprises….) ;

2. Forme de l’intervention : intervention imposée d’autorité ou intervention mobilisable à la demande du jeune ;

3. Degré d’intensité de l’intervention : intervention « en continu », au quotidien ou intervention ponctuelle ;

4. Nature de l’intervention : intervention thématique, sur un champ/domaine spécifique ou intervention multiple, globale.ATOMS-Kick off meeting-Octobre 2013

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Sur chacun des 3 territoires, les partenaires associés au projet ToM.S ont élaboré, conjointement, une première version de la cartographie de leur territoire. Puis, cette cartographie a été diffusée auprès des membres des autres pays. Chacun des professionnels en mobilité a ainsi pu se faire une première idée, en amont de son déplacement, du contexte général qu’il allait découvrir.

Cet outil a constitué un support facilitant la perception, par les professionnels, de la réalité de l’accompagnement et une mise en comparaison de ces accompagnements dans les 3 territoires concernés.


41



42

Intervention thématique

Prise en charge globale

Intervention en continu

Intervention ponctuelle

+-

Occ

asio

nnel

3/4

fois

/an

1/2

fois

/ m

ois

1 fo

is /

sem

aine

Tous sujets

2/3 sujets

1 sujet

1 fois / semaine

1/2 fois / mois

3/4 fois /an

Occasionnel

Tous sujets

2/3 sujets

1 sujet

CARTOGRAPHIE DES SYSTEMES


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4. RÈGLES FINANCIÈRES


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Escola l'Esperança

FINANCEMENT DU PROJET

• Une première avance, soit 40 % du montant réservé, sera versée aux partenaires dès réception des fonds européens.

• Une deuxième avance 40% pourra être octroyée après remise d’un rapport intermédiaire en novembre 2014 et elle ne pourra être versée qu’après consommation de 70% minimum de la première avance.

• Le solde ne sera liquidé qu’après remise et contrôle des rapports finaux et financiers et après :

- Clôture du dossier,

- Validation des aspects financiers par la FISSAAJ,

- Evaluation du projet par l’Agence nationale et la Commission européenne.

- Après réception du montant par la FISSAAJATOMS-Kick off meeting-Octobre 2013

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REGLES FINANCIERES

• Toutes dépenses doivent être justifiées par une pièce justificative valable.

• Les dépenses éligibles doivent être générées entre le 01/10/2013 au 30/09/2015.

• Possibilité de transfert entre poste budgétaire (10 max % du poste destinataire) en ayant averti au préalable la FISSAAJ

• Toutes dépenses doivent être présentées en euro. Consulter à cet effet le site de la commission européenne : http://ec.europa.eu/budget/inforeuro. Les montants des factures doivent être convertis au taux du mois en cours.

• Les coûts journaliers du personnel doivent correspondre à ceux déclarés dans le budget et ne doivent pas excéder le taux autorisé par l’U.E

• Les frais de séjour et de voyage ne doivent pas excéder le taux journalier autorisé par l’U.E. (voir documents).

• Toute modification au niveau du projet (budget, personnel) doit être signalée au promoteur du projet avant chaque remise de rapport financier.

• Les frais de déplacements en voiture sont à éviter.


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SUIVI FINANCIER DU PROJET

4 dates sont prévues pour la remise des dossiers des dépenses et des justificatifs :

1) Période 1 pour le 15 avril 2014 au plus tardDépenses 01/10/2013 au 31/03/2014

2) Période 2 pour le 15 octobre 2014 au plus tardDépenses du 01/04/2014 au 30/09/2014

3) Période 3 pour le 15 avril 2015 au plus tardDépenses du 01/10/2014 au 31/03/2015

4) Période 4 dossier solde pour le 15 octobre 2015 au plus tardDépenses du 01/04/2015 au 30/09/2012 + un tableau consolidé des relevés dépenses pour les 4 périodes


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CATEGORIES DE COÛTS DIRECTS ELIGIBLES

= frais spécifiques

A.Frais de personnelB.Coûts opérationnels :

1. Frais de déplacement et de séjour2. Frais d’équipement3. Frais de sous-traitance4. Autres frais


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LES FRAIS DE PERSONNEL

Concernent le personnel du porteur de projet et des partenaires travaillant sur le projet : Calculés sur base de frais réels journaliers

(salaire + cotisations sociales) Doivent pouvoir être justifiés par des

fiches de salaires et timesheet Limités à des maxima par catégorie

professionnelle. Catégorie dépend de la tâche effectuée et pas la fonction


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LES FRAIS DE DEPLACEMENT ET DE SEJOUR

• Frais de transport : sont calculés sur base de frais réels (moyen le plus économique)

• Frais de séjour ne peuvent excéder les plafonds journaliers par pays : indemnité forfaitaire ou frais réel (choix du partenariat – pratiques habituelles) ! Règlement de l’organisme peut être demandé

• Ne concernent que le personnel du partenariat

• Tout déplacement vers d’autres lieux que ceux où sont établis les partenaires du projet doit être justifié (demande préalable préconisée)


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FRAIS DE SOUS-TRAITANCE

• Maximum 30% des coûts directs du projet• Le personnel du partenariat ne peut être sous-

traitant• Pas de sous-traitance pour le management et

l’administration du projet• Appel d’offre obligatoire à partir de 200 euros (voir

règle sur les marchés publics)• Travaux ne peuvent être fractionnés pour éviter

appel d’offres• Contrat obligatoire avec au minimum: objet du

contrat, dates de début et de fin, montant de la rémunération, description détaillée des frais, calendrier de travail, modalités de paiement, clause relative à l’inexécution des travaux ou retard.


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AUTRES FRAIS

• Frais réels en lien avec l’action qui n’entrent dans aucune autre catégorie

• Coûts réalisés par le partenariatPar exemple :

Frais de dissémination, d’évaluation, frais d’audit du projet

Organisation de séminaire, production des rapports de séminaires, production de vidéo

Location de salles Publicité, copyright, propriété intellectuelle Matériel d’information et de documentation Frais de participation à des conférences


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LES FRAIS INDIRECTS

• 7% maximum du montant des coûts directs éligibles

• Montants forfaitaires (ne doivent pas être justifiés)

• Incluent les frais liés à l’administration du projet y compris l’achat de PC et de portables, les frais de communication, les frais d’infrastructure (location, électricité, etc.), les fournitures de bureaux


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LES JUSTIFICATIFS DES FRAIS ELIGIBLES

1) LES FRAIS DE PERSONNEL :Concernent uniquement le personnel du porteur de projet et des partenaires travaillant sur le projet. Les coûts journaliers seront limités à des maxima par catégorie professionnelle agréé par l’Agence AEF dans le cadre du projet.La catégorie dépend de la tâche effectuée dans le projet et pas de la fonction.


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Exemples de tâches effectuées en fonction de la catégorie :

- Administrateur/manager : coordonne l’équipe du projet de sa structure, coordonne l’ensemble des partenaires, anime les réunions.

- Formateur, chercheur, enseignant : tâches liées à l’ingénierie de formation et à l’expérimentation.

- Technicien : comptabilité, suivi du budget, mise en place et maintenance d’un site internet ou d’une plate-forme collaborative.

- Administratif : travaux de secrétariat, complétion des tableaux financiers, archivage du dossier.


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Documents à produire :a) Fiches de salaireb) Relevés des coûts salariaux mensuels + timesheet c) Tableau du coût du personnel dûment rempli.d) Apporter la preuve que les dépenses ont été payées. Fournir à cet effet une copie de l’extrait bancaire qui mentionne le paiement


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2) LES FRAIS DE VOYAGE ET DE SÉJOUR :Ne concerne que le personnel du partenariat.Les frais de transport sont calculés sur base des frais réels. Le porteur de projet et les partenaires veilleront à utiliser le moyen de transport le plus économique.Les frais de séjour ne pourront excéder les plafonds journaliers par pays (voir annexe)


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Documents à produire :

a) Les factures des Compagnies aériennes qui reprennent les prix et les dates de départ et de retour des déplacements.

b) Les billets d’avion et boarding pass, les billets de train et autres,…

c) Les déplacements en voiture sont à éviter.

d) Les frais de séjour : notes de frais, notes de restaurant valables, notes d’hôtel plafonnées au montant journalier autorisé par l’U.E. (voir annexe)

e) Apporter la preuve que les dépenses ont été payées. Fournir à cet effet une copie de l’extrait bancaire qui mentionne le paiement


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3) LES FRAIS DE SOUS-TRAITANCE :

Le personnel du partenariat ne peut être sous-traitant.

Les frais de sous-traitance sont limités à maximum 30% des coûts directs du projet.

Pas de sous-traitance pour le management et l’administration du projet.


a) Copie des appels d’offre obligatoires à partir de 200€ (travaux ne peuvent être fractionnés pour éviter les appels d’offres).

b) Contrat obligatoire qui reprend au minimum : objet du contrat, dates de début et de fin, montant de la rémunération, description détaillée des frais, calendrier de travail, modalités de paiement, clause relative à l’inexécution des travaux ou retard

c) Les factures des sous-traitants.

d) Apporter la preuve que les dépenses ont été payées. Fournir à cet effet une copie de l’extrait bancaire qui mentionne le paiement


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4) AUTRES FRAIS :

Frais réels en lien avec le projet qui n’entraînent aucune autre catégorie et doivent être clairement identifiables.

Exemple de frais :

- Frais de dissémination, d’évaluation, frais d’audit du projet.

- Organisation de séminaire, production des rapports de séminaires, production de vidéo.

- Location de salles pour les séminaires

- Publicité, copyright,

- Matériel d’information et de documentation

- Frais de participation à des conférences.ATOMS-Kick off meeting-Octobre 2013

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a) Toute dépense doit être justifiée par une facture

b) Pour les frais de déplacements liés à la participation à des conférences, il y lieu de fournir une note de frais qui reprend :

- les motifs de déplacements,

- le lieu de départ et de destination,

- les déplacements en voiture sont à éviter, sauf exceptions dûment justifiées et dans ce cas les frais seront limités au prix d’un billet de train.

- fournir copie des titres de transport (train, métro, bus,…)

c) Fournir la preuve que les dépenses ont été payées. Fournir à cet effet une copie de l’extrait bancaire qui mentionne le paiement


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5) LES FRAIS INDIRECTS : maximum 7% du total des dépenses éligibles.

Concerne les frais généraux y compris l’achat de PC et de portable.

Pas de justificatif à fournir (traçabilité dans la comptabilité).


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LES COÛTS INELIGIBLES

• Les rémunérations de capital• Les dettes et charge de la dette• Les provisions pour pertes ou dettes futures• Les intérêts débiteurs• Les créances douteuses• Les frais bancaires• La TVA sauf si le bénéficiaire prouve qu’il n’a aucun moyen de

la récupérer• Les coûts déclarés et pris en charge dans le cadre d’une autre

action ou d’un autre programme de travail bénéficiant ‘une subvention communautaire

• Les dépenses engagées hors période contractuelle• Les frais d’acquisition immobilière• Les amendes, pénalités financières et frais de

procédure judiciaire• Les déplacements en voiture sont à éviter


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