Conseil national National Researchde recherches Canada Council Canada

Rapport annuel au Parlement2012-2013

Loi sur l’accès à l’information

TABLE DES MATIÈRES

I. INTRODUCTION________________________________________________________3

II. DÉLÉGATION DE POUVOIRS_____________________________________________3

III. STRUCTURE ORGANISATIONNELLE_____________________________________4

IV. INTERPRÉTATION DU RAPPORT STATISTIQUE___________________________5

V. FORMATION ET APPRENTISSAGE EN MATIÈRE D’ACCÈS À L’INFORMATION_______________________________________________________7

VI. NOUVELLES PROCÉDURES, LIGNES DIRECTRICES ET DIRECTIVES________8

VII. PLAINTES______________________________________________________________8

ANNEXE A: DÉCRET DE DÉLÉGATION___________________________________9

ANNEXE B : RAPPORT STATISTIQUE____________________________________10

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I. INTRODUCTION

La Loi sur l’accès à l’information vise à rendre plus accessible l’information contenue dans les dossiers contrôlés par des institutions fédérales. Ce droit d’accès est assujetti à certaines exceptions limitées et précises. La Loi a pour objet de compléter plutôt que de remplacer les procédures existantes d’accès à l’information détenue par le gouvernement.

Conformément à l’article 72 de la Loi sur l’accès à l’information, le vingt-neuvième rapport annuel sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information par le Conseil national de recherches Canada (CNRC) décrit comment le CNRC s’est acquitté de ses responsabilités en vertu de la Loi au cours de l’exercice 2012-2013. Le rapport annuel est également déposé au Parlement conformément à l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le Conseil national de recherches Canada (CNRC) est un organisme fédéral créé en 1916. Conformément à la Loi sur le CNRC, le Conseil assume la responsabilité d’entreprendre, d’aider ou de promouvoir des recherches scientifiques et industrielles dans différents domaines d’importance pour le Canada; de mettre sur pied une bibliothèque scientifique nationale et d’en assurer le fonctionnement; de publier, de vendre ou de diffuser par tout moyen l’information scientifique et technique que le Conseil juge, à sa discrétion, nécessaire de distribuer; de procéder à des études sur les unités et techniques de mesure; de travailler à la normalisation et à l’homologation des appareils et instruments scientifiques et techniques à l’usage de l’industrie canadienne; d’assurer le fonctionnement et l’administration des observatoires astronomiques mis sur pied ou exploités par le gouvernement canadien; d’administrer les activités de recherche et de développement du CNRC, y compris le versement de contributions à l’appui d’un certain nombre d’activités internationales et la prestation de services technologiques et scientifiques cruciaux pour les milieux de la recherche et pour l’industrie.

II. DÉLÉGATION DE POUVOIRS

Le président a délégué à la vice-présidente exécutive et secrétaire générale et au directeur, Gouvernance du Conseil, ses responsabilités en matière d’administration de la Loi sur l’accès à l’information. Concrètement, la responsabilité de l’application de la Loi a été déléguée au coordonnateur de l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (AIPRP).

On trouvera à l’annexe A le décret de délégation de pouvoir détaillé dûment signé.

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III.STRUCTURE ORGANISATIONNELLE

De manière générale, il incombe à la vice-présidente exécutive et secrétaire générale de s’assurer que les politiques, procédures et pratiques du CNRC en matière d’accès à l’information sont conformes au régime créé par la Loi sur l’accès à l’information. Comme le lui permet l’ordonnance de délégation de pouvoir, la vice-présidente exécutive et secrétaire générale a délégué une partie de son pouvoir au directeur, Gouvernance du Conseil, et au coordonnateur de l’Accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP). Le groupe de l’AIPRP fait donc partie du Bureau de la secrétaire générale (BSG).

Le groupe de l’AIPRP du CNRC est actuellement constitué d’un coordonnateur à temps partiel et de deux agents à temps plein. Le bureau de l’AIPRP du CNRC travaille étroitement avec le gestionnaire du groupe Gestion des documents, l’agent de liaison en matière d’AIPRP du PARI-CNRC, l’agent de liaison en matière d’AIPRP de la DRH, de la Direction des communications et des membres de la haute direction dans l’ensemble de l’organisation. Le Conseil national de recherches Canada a mis en place des procédures pour encadrer le traitement de toutes les demandes formelles d’accès à l’information. Ces demandes sont traitées par le coordonnateur de l’Accès à l’information et de la protection des renseignements personnels qui a le pouvoir d'accéder à tous les documents détenus par le CNRC.

Il assume la responsabilité de coordonner et de mettre en œuvre les politiques, les lignes directrices et les procédures afin de s’assurer que l’organisation respecte la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le groupe offre par ailleurs les services suivants à l’organisation :

Il organise des activités de sensibilisation à la Loi sur l’accès à l’information au sein de l’organisation.

Il traite et gère les demandes et les plaintes en matière d’accès à l’information. Il administre le système de gestion électronique. Il traite des questions en matière d’accès à l’information mentionnées dans le Cadre

de responsabilisation de gestion. Il traite les demandes de consultation reçues d’autres organismes fédéraux. Il conseille et guide les employés et les hauts dirigeants sur toutes les questions

liées à l’accès à l’information. Il rédige le rapport annuel au Parlement. Il coordonne les mises à jour des publications d’Info Source. Il examine tous les documents de l’organisation, et notamment les rapports de

vérification et d’évaluation, avant leur diffusion sur le site Web de l’organisation ainsi que les réponses aux questions parlementaires. Il examine également les rapports d’enquête sur les cas de harcèlement.

Il élabore des procédures internes.

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Il participe aux activités de la collectivité de l’AIPRP, et notamment aux réunions de la collectivité de l’AIPRP organisées par le Secrétariat du Conseil du Trésor ainsi qu’aux travaux des différents groupes de travail créés au sein de cette collectivité.

Conformément à l’article 71 de la Loi sur l’accès à l’information, le CNRC possède différents centres d’information qui sont les lieux désignés où le public peut consulter les manuels utilisés par les employés pour administrer les programmes ou les activités qui touchent le public. La bibliothèque principale du CNRC est située à l’édifice M-55 du complexe du chemin de Montréal à Ottawa (Ontario).

IV. INTERPRÉTATION DU RAPPORT STATISTIQUE

L’annexe B contient une version sommaire du rapport statistique sur les demandes d’accès à l’information reçues et traitées par le CNRC du 1er avril 2012 au 31 mars 2013. Dans la présente section, nous procédons à l’interprétation de ce rapport statistique.

Au cours de l’exercice, le CNRC a reçu 66 (soixante-six) nouvelles demandes d’accès à l’information. L’origine des demandes se répartissait comme suit : neuf (9) provenaient des médias, treize (13) d’entreprises, une (1) d’organismes et quarante-trois (43) du public en général. Sept (7) demandes avaient été reportées de l’exercice précédent pour un total de soixante-treize (73) demandes à traiter au cours de la période visée.

Le CNRC a traité soixante-huit (68) demandes au total au cours de la période visée. Le traitement de cinq (5) demandes a par ailleurs été reporté à la prochaine année financière. Les demandes relevaient de différents secteurs de l’organisation :

Ressources humaines 7 Subventions et contributions, y compris le Programme 10

d’aide à la recherche industrielle du CNRC (PARI-CNRC) Commandes subséquentes en vertu des offres à

commandes permanentes 30 Information sur les brevets 2 Programmes de recherche 7 Non spécifique 9 Gestion organisationnelle 3

L’article 9 de la Loi prévoit la prorogation des délais réglementaires si des consultations sont nécessaires ou si une demande vise un grand nombre de dossiers et que le traitement de la demande à l’intérieur des délais originaux prévus nuirait de manière déraisonnable au fonctionnement de l’organisation. De plus, des prorogations sont demandées lorsque des consultations sont nécessaires pour se conformer à la demande ou à l’article 27(1) de la Loi. Le CNRC a demandé des prorogations dans quinze (15) cas. Les prorogations principalement impliquées par des dossiers contenant

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des renseignements commerciaux confidentiels qui nécessitaient des consultations avec une tierce partie.

En bref, sur soixante-huit (68) demandes traitées, quarante-huit (48) ont été complétées dans les 30 jours, treize (13) ont été complétées entre 31 à 60 jours et sept (7) ont été complétées entre 61 et 120 jours. Les employés du CNRC, à tous les paliers, ont travaillé avec diligence pour respecter dans la mesure du possible les délais réglementaires.

D’autres organismes fédéraux demandent parfois au CNRC son point de vue sur la communication de renseignements quant à la possibilité de divulguer des renseignements qui émanent du Conseil national de recherches. Au cours de la période de référence, trente-trois (33) demandes de consultation de ce genre ont été reçues d’autres ministères fédéraux. Une (1) demande de consultation avait été reportée de l’exercice précédent. Le bureau de l’AIPRP collabore étroitement avec le bureau de première responsabilité concerné au CNRC afin de répondre efficacement à ces demandes de consultation.

La section du rapport statistique sur les exemptions répertorie le nombre de demandes où des exemptions particulières ont été invoquées. Le CNRC a notamment invoqué les alinéas 16(2)(c), 16.5, 18(a),(b),(d), 19(1), 20(1)(a)(b)(c)(d) et 21(1)(a)(b)(c)(d) de la Loi.

L’alinéa 16(2)(c) (méthodes de protection et enquêtes) a été invoqué dans un (1) cas, l’article 16.5 (Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles) ) a été invoqué dans un (1) cas,18 (a)(b)(d) (Intérêts économiques du Canada) a été invoqué dans neuf (9) cas parce que la communication de l’information demandée aurait porté préjudice à la position concurrentielle du CNRC. L’article 19 (Renseignements personnels) a été invoqué dix-neuf (19) fois parce que les renseignements demandés ont été jugés de nature personnelle et que le consentement de la personne en cause n’avait pas été obtenu. L’article 20 (a)(b)(c)(d) (Renseignements de tiers) a été invoqué dans dix-neuf (19) cas. L’exception utilisée en vertu de l’article 20 avait trait à des renseignements commerciaux confidentiels appartenant à un tiers. Les tiers ont été consultés conformément à l’article 27 de la Loi et ont donnés des motifs valables justifiant que l’on protège les renseignements les concernant. L’article 21(1)(a)(b)(c)(d) a été invoqué dans dix-neuf (19) cas.

Au cours de l’année écoulée, l’article 21 (Avis, etc.) a été invoqué dans dix-neuf (19) cas. Les renseignements demandés portaient sur des activités de gestion interne du CNRC. Il s’agissait d’avis internes, de recommandations et de délibérations entre hauts dirigeants du CNRC, de positions et de plans développés pour de futures négociations de même que de des projets relatifs à la gestion du personnel ou à l’administration d’une institution fédérale qui n’ont pas encore été mis en œuvre. La communication de ces renseignements aurait compromis l’intégrité du processus décisionnel du CNRC et nui à la spontanéité des discussions, des évaluations internes, des plans d’activités et des stratégies.

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Les statistiques, comme l’indique le graphique ci-dessous, indiquent le nombre de demandes reçues et traitées au cours des trois dernières années. Ces chiffres ne tiennent cependant pas compte des demandes traitées de manière informelle ni des autres demandes de renseignements reçues au bureau de l’AIPRP.

On observe une forte tendance à la hausse des demandes d’accès à l’information, plus particulièrement de la part des médias et du public. Il y a une diminution des exemptions invoquées par rapport à l’année précédente, qui peut être due à la hausse des demandes relative aux contrats. Les statistiques indiquent une augmentation du délai de traitement. La hausse observée dans les demandes des médias reflète une tendance qui découle des changements au sein de l’organisation.

2010-2011 2011-2012 2012-20130

1020304050607080

reçuestraitées reportées

Le rapport statistique annuel 2012-2013 est joint à la fin du présent chapitre à l’annexe B.

V. FORMATION ET APPRENTISSAGE EN MATIÈRE D’ACCÈS À L’INFORMATION

Le bureau de l’AIPRP s’est engagé à fournir une formation et un perfectionnement continus aux employés du CNRC.

Au cours de l’exercice, un cours sur l’AIPRP et la gestion de l’information au CNRC (3 heures) a été organisé le 21 mars 2013 avec 14 participants. Trois (3) séances de formation via téléconférence ont été offertes les 15, 16 et 17 mai 2012 pour environ 13 à 16 participants par séances.

Les membres du bureau de l’AIPRP travaillent continuellement à sensibiliser et guider les employés, les tierces parties et les demandeurs à propos des exigences de la Loi sur l’accès à l’information en offrant un dialogue continu et des discussions bilatérales. Au cours de l’exercice, les agents ont répondus à de nombreuses demandes et questions de collègues, où avis et conseils ont été prodigués sur divers sujets reliés à la Loi sur l’accès à l’information.

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Dans le cadre de ses rôles et responsabilités, le bureau de l’AIPRP du CNRC a évalué un total de quatre-vingt-six (86) questions parlementaires reçues durant la période d’avril 2012 à mars 2013. De plus, deux (2) rapports de harcèlement ont été examinés du point de vue de la protection des renseignements personnels.

Toutes les séances incluaient des renseignements sur la loi relative à la protection des renseignements personnels qui sont aussi rapportées dans le rapport annuel sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

VI. NOUVELLES PROCÉDURES, LIGNES DIRECTRICES ET DIRECTIVES

Au cours de l’exercice, le CNRC n’a fait aucun changement ou révision sur ses politiques, ses directives ou procédures au sujet de l’accès à l’information.

Le CNRC affiche sur son site Web, les résumés des demandes d’accès à l’information qui ont été complétées conformément à la directive révisée concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information qui a été émise par le Secrétariat du Conseil du Trésor en février 2012.

VII. PLAINTES

Deux plaintes ont été déposées contre le CNRC en 2012-2013. Dans le dossier A2012-0022, le demandeur s’est plaint au sujet de l’application de l’article 19 (renseignements personnels). L’autre plainte concerne le CNRC ainsi que six (6) autres ministères fédéraux. La plainte allègue que les politiques gouvernementales et instruments de politique, incluant les politiques institutionnelles, protocoles, lignes directrices et directives, qui portent sur les communications et les relations avec les médias, et qui limitent ou interdisent les scientifiques employés par le gouvernement de communiquer ou partager leurs recherches avec les médias et le public canadien, entravent le droit d’accès à l’information protégé par la Loi.

La plainte en suspens pour l’année financière 2010-2011 (A2010-0010) est réglée. La plainte a été considérée bien-fondée et réglée. De nouveaux documents ont été trouvés suivant une recherche supplémentaire. Les documents ont été remis au plaignant dans leur intégralité.

Dans le cas de la plainte en suspens pour l’année financière 2011-2012 (A2011-0047) est réglée. Le demandeur a allégué que le CNRC ne lui avait pas fourni les documents demandés en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Suivant l’enquête, le Commissariat à l’information a informé que la plainte qui avait été portée contre le CNRC a été jugée non fondée.

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ANNEXE A : DÉCRET DE DÉLÉGATION

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ANNEXE B : RAPPORT STATISTIQUE

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