Techniques de réunion Philippe Bellissent Janvier 2013 Licence 2 Communication UFR LASH

Techniques de réunion

Philippe BellissentJanvier 2013

Licence 2 Communication UFR LASH

UFR LASH 2013 Philippe Bellissent 2

Plan

1/ Les objectifs d’une réunion 2/La préparation de la réunion

3/Une méthode pour gérer une réunion

4/Le compte rendu de réunion


1/ Les objectifs d’une réunion

Un double objectif pour une réunion :

Le point de vue de l’organisateur: trouver des solutions à un problème posé

Le point de vue des participants : faire prévaloir son point de vue sur un problème posé

• La réunion doit déboucher sur consensus et sur des actions à entreprendre


Typologie

Réunion d’information

Réunion de négociations

Réunion d’études de cas

Réunion de projet

Réunion de famille Des réunions difficiles du fait de l’amateurisme des

participants


2/ La préparation de la réunion

Préparation générale :

Définir le thème les questions et les objectifs à atteindre d’une réunion

Définir les participants à la réunion Admettre des participants non désirés mais contraints

Choisir le moment de la réunion (date, heure) Négocier éventuellement la date de la réunion en

fonction des disponibilités des différents intervenants

Choisir le lieu de la réunion


2/ La préparation de la réunion (2) Préparation logistique:

Réserver la salle

Définir les prestations annexes (pause-café, pot de fin de réunion)

Déterminer les moyens matériels nécessaires à la réunion (vidéo projection, micro micro baladeur tribune ou pupitre, téléconférences)

Éditer en nombre voulu les documents proposés en réunion

Réaliser et mettre en forme les documents de présentation (PowerPoint, vidéo)

Lancer les invitations (prévoir les questions d’accès (joindre un plan

éventuellement pour accéder à la réunion) gérer les problèmes de stationnement

Mettre en place une signalétique d’accès à la réunion


3/Une méthode pour gérer une réunion

Le déroulement chronologique de la réunion

Le rôle des acteursL’animateurTypologie des participants

La gestion des thèmes


Chronologie d’une réunion

Présentation initiale

Rappel du contexte

Objectifs de la réunion

Présentation d’un ordre du jour

Présentation et discussion des différents de l’ordre du jour

Décisions sur les points abordés

Conclusion et fixation de la prochaine réunion


Les acteurs dans une réunion

Réunion et dynamique de groupe

Importance de l’animateur de la réunion

Choix d’un président de séance ?

Identification et définition des rôles des participants

La dynamique de groupe formathon.fr/formation_cres/Docs/Comm/dyn_groupe.pdf



La dimension psychosociale d’une réunion ne peut être ignorée

Sinon risques d’échecs dans les objectifs attendus


Etre reconnu

Faire Agir

Appartenir

Agir

Etre rassuré

Comprendre



Le triangle de Karpmann

Sinon risques d’échecs dans les objectifs attendus


Persécuteur

Sauveur Victime


L’animateur

Un objectif : Obtenir des décisions sur les thèmes de la réunion

Six attitudes de base• 1. Obtenir la confiance

• 2. Ecouter

• 3. Stimuler

• 4. Développer l’esprit d’équipe

• 5. Promouvoir les potentialités de chacun

• 6. Favoriser la participation


L’animateur

On ne gère un participant “difficile” que s’il gène l’écouteou le travail de groupe.

Si l’animateur se positionne contre le groupe, le groupe fait

corps (notamment quand le groupe perçoit des objectifs cachés).

L’animateur évite l’interprétation négative (un participant qui

s’endort, deux participants qui discutent...) à défaut, il est contraint

de faire face à cette “souffrance” ou il sera tenté de fairepreuve d’autorité (votre discussion peut intéresser tout le

groupe!).

L’animateur évite le “non”

La résistance aux changements peut s’accompagner parune clarté dans le processus pédagogique.


L’animateur

Ne pas faire face à l’agressivité par l’agressivité ou la

remise en cause = répondre avec une voix douce,plus grave, prendre des temps, choisir lareformulation ...

Attention aux attitudes, aux regards qui trahissentvotre pensée profonde...

Le gestuel, le déplacement (se diriger vers le brouhaha, sans

regarder les personnes, accorder la gestuelle à sa parole, être assis = participation au groupe, debout = prise de contrôle...).


Les participants

L’initiateurPropose les tâches, les buts ou les actions; définit

les problèmes; suggère des procédures.

L’informateurCherche à enrichir les discussions; transmettre

toute l’information qu’il possède; demande des faits et des données en rapport avec la discussion.

Le clarificateurInterprète ou explique les idées et les suggestions;

supporte mal les imprécisions donc demande des explications afin de clarifier les situations, les idées ou des termes; offre des suggestions ou des options; résume.


Les participants

L’orienteurRamène le groupe à la ligne de conduite qu’il s’était

donnée; aide à faire respecter le plan de travail et les procédures établies, et lorsque nécessaire, rappelle aux membres les objectifs du groupe.

Le coopératifEst conscient des objectifs et construit dans ce sens

; exprime ses idées, sentiments et informations et respecte ceux des autres; défend ses points de vues mais sans obstination et construit avec les idées des autres

L’attentifDonne peu d’information mais écoute et observe

tout ce qui se passe dans le groupe; rappelle certaines idées émises qui n’ont pas été développées; peut faire remarquer les problèmes de fonctionnement qu’il détecte.

Le fignoleurTente de coordonner les idées des autres; exprime

peu ses opinions, cherche à construire de nouvelles idées à partir de ce que les autres ont dit.


Les participants

Le fignoleurTente de coordonner les idées des autres; exprime

peu ses opinions, cherche à construire de nouvelles idées à partir de ce que les autres ont dit.

Le pacifisteCalme les esprits; cherche à concilier les différends

et à réduire les tensions; aide les personnes à explorer leur différence d’opinions; suggère une pause afin de résoudre les difficultés de nature interpersonnelle

Le portierS’assure que les canaux de communication restent

ouverts; facilite la participation des autres en demandant leur opinion; suggère des procédures qui permettent le partage des idées et des opinions


Les participants

Le stimulateurTransmet aux autres le plaisir de travailler à une

cause commune et communique sa sympathie; encourage et soutient la contribution des membres du groupe par

son verbal et non-verbal.

Le médiateurOffre des compromis qui accordent de l’importance

aux idées qui sont en conflit; modifie les positions dans l’intérêt de la cohésion et du développement du groupe.



Les participants

Mais on peut avoir aussi cette typologie…


La réunion en IPPDA

Un schéma passe partout :

Information

Problèmes

Propositions

Décisions

Actions

Méthodes de communication écrite et orale Fayet Commeignes Dunod


Titre

CR IPPDA

Informer les absents

Centrer l’écoute des participants

Constituer un tableau de bord pour suivre les actions

Préparer en amont ses interventions


Synthèse d’une réunion en IPPDA

texte


4/ Le compte rendu de réunionElément essentiel c’est lui qui donne sa raison d’être à la réunion

S’apparente à une forme de quasi contrat

Il doit y figurer :• · Le lieu de la réunion, la date, l’ordre du jour, l’heure de début et de fin de

réunion,• · Les objectifs de la réunion,• · Les amendements éventuels à l’ordre du jour,• · Le développement des points de l’ordre du jour :• - Le contenu des débats avec : - nom des intervenants,• - points d’accords et de désaccords,• - Les décisions prises et conditions dans lesquels elles ont été adoptées

(vote, à• l’unanimité, après consensus…),• - Les responsabilités de chacun,• - Les points laissés à la réflexion qui devront être repris à la prochaine

réunion,• · La date de la prochaine réunion, lieu, heure et ordre du jour.

http://www.t-a-c.org/doc/les%20differents%20type%20de%20reunions%20AFVP.pdf


4/ Après la réunion• Le compte rendu

• Ecrire• Valider• Diffuser …. le compte rendu• Faire les modifications eventuelles suiant le

srmarques ou retours de participants.• Attention remarques valides que pour celui

qui s’exprime. Attention aux modifications post réunion

http://www.t-a-c.org/doc/les%20differents%20type%20de%20reunions%20AFVP.pdf


Les comptes rendus

texte


Les différents compte rendus

Méthodes de communication écrite et orale Fayet Commeignes Dunod


4/ Après la réunion

• Bilan et analyse de la réunion

– Absence de certains de participants (raisons d’organisation ou raisons politiques ? (chaise vide) )

– Qualité de l’organisation matérielle

– Difficultés rencontrées dans le déroulement de la réunion ?

– Les objectifs ont-ils été atteints ? • Faire une analyse par objectif• Déterminer le degré d’obtention• Rechercher les causes• Définir les mesures correctrices ?

– contrôle des actions décidées en réunion.http://www.t-a-c.org/doc/les%20differents%20type%20de%20reunions%20AFVP.pdf

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Merci de votre attention

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