Technologies information2emejoursept2013

ADBS - Technologies de gestion de l'information 1

Comprendre les technologies de gestion de l’information

16 au 18 septembre 20132ème journée

Gonzague CHASTENET - OUROUK


Les multiples contenus en entreprise :Variété (une chance) et prolifération (une menace)

Dossiers et DocumentsDossiers et Documents Page webPage web MailMail

Wiki/blogWiki/blogForumForumTchatTchat

Collaborer et communiquerCollaborer et communiquer

2


Sommaire

De quoi parlons-nous ?

Les technologies de l’information

L’offre du marché

Les nouveaux usages


L’information se gère dans un système d’information, quel qu’en soit le format ou la nature.

« contenu »

Données Article Rapport Ouvrage Dossier Catalogue Plaquette Cartographie Podcast Vidéo …

Données Article Rapport Ouvrage Dossier Catalogue Plaquette Cartographie Podcast Vidéo …

L’enjeu : construire des systèmes d’information autour de l’information numérique (complexe ).

L’enjeu : construire des systèmes d’information autour de l’information numérique (complexe ).



De quoi parlons-nous ?1. Les documents à gérer en entreprise

Cycle de vie

Structureà gérer

simple

riche

simple complexe

Courrier

Mail

Procédure

Documentationtechnique

Publication

Rapport

Facture

Formulaire

Offre technico-commerciale

Actes d’un congrès

Photo

Dossieradministratif

Gérer un document c’est gérer un objet riche en contenu et s’inscrivant dans un processus d’entreprise.

Gérer un document c’est gérer un objet riche en contenu et s’inscrivant dans un processus d’entreprise.

6 6

Production d’information Accès à l ’information

• Processus itératifs : Communautés, Devis, projets, etc.

• Processus structurés : Qualité, doc. technique, évaluation, etc.

produire valider stocker publier rechercherdiffuserindexer

La gestion de contenuLe cycle de vie des contenus

archiver

capturer interagir

La nature du processus de production est structurante pour le choix des outils. La nature du processus de production est structurante pour le choix des outils.

agréger

ADBS - Nouveaux outils, nouveaux usagesADBS - Technologies de gestion de l'information

7 7

La gestion de contenuLes points de vigilance (1/2)

Production Publication

• Cycle de vie ouvert

• Cycle de vie défini par un processus

Archivage

Template V0.nVn

Statut : validéStatut : périmé

Intégration visa/documentCirculation logique

66

77

55

11

99

22 33 88

44

10



Le point de vue organisationnel

Qui sont les producteurs/auteurs ? beaucoup d’auteurs ayant le choix de leur format peu de sources imposant une structure de l’information (CMS)

Le producteur d’information est-il motivé par la diffusion ?

Qui sont les lecteurs ? le même monde que les auteurs un autre monde


Sommaire




Les nouveaux usages

9



Un ensemble pour couvrir le cycle de vie

La GED

Le workflow

Le CMS

WIKI

Portail

10

11 11

La gestion de contenuDes outils éclatés suivant les formats et le stade du cycle de vie

Gabarit Page publiée Site

Bureautique GED Portail de publication

CMS

eMail



produireproduire validervalider stockerstocker publierpublier rechercherrechercherdiffuserdiffuserindexerindexer

ECM

Le cycle de vie des contenus La couverture par les outils du marché

Po

rtai

l et

CM

S

Mo

teu

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cher

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…

vidéo

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.ppt

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Word

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CMS

messagerie

Formats

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rum

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capturercapturer

Ges

tio

n d

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fére

nti

els

mel MessagerieMessagerie

CMS/collaboratifCMS/collaboratif

12




La GED

Le workflow

Le CMS

WIKI

Portail

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Fax

Fichiers bureautiques

Photos

Documentationtechnique (CAD)

e-mail

Flux papier

GEDGED

Son

Video

Gestion Électronique de Documents : créer de la cohérence par les méta-données pour gérer des conteneurs hétérogènes.

capture de tout format création suivant modèle gestion des méta données classement par dossier Intégration méta données

et fichiers bureautiques gestion de documents

composites gestion de versions nomadisme gestion des droits d’accès traçabilité recherche sur méta

données et contenu rendition (pdf, …) archivage affichage de tout format workflow documentaire et

intégration messagerie connecteurs ERP, etc.

capture de tout format création suivant modèle gestion des méta données classement par dossier Intégration méta données

et fichiers bureautiques gestion de documents

composites gestion de versions nomadisme gestion des droits d’accès traçabilité recherche sur méta

données et contenu rendition (pdf, …) archivage affichage de tout format workflow documentaire et

intégration messagerie connecteurs ERP, etc.


Les fonctionnalitésOCR/ICR/Speech to text

Lors de la numérisation d’un document texte sur support papier, il est possible de convertir l’image en fichier texte avec un taux de reconnaissance élevé (mais 99 % de réussite c’est 1% d’erreur soit 20 fautes dans une page de 2000 caractères) (Optical character recognition)

Avec l’intelligent character recognition (ICR) ou le LAD (lecture automatique de document), des règles liées à la structure du document et de l’apprentissage améliorent la reconnaissance : Position (ex : adresse) Champs calculés Sémantique (ex : code postal)

Usages : Traitement des factures et liasse administrative de livraison Vente par correspondance Traitement d’enquêtes …

La reconnaissance s’étend maintenant aux fichiers son (Speech to texte) et permet d’indexer automatiquement des conférences, etc.

ADBS - Technologies de gestion de l'information

Les fonctionnalitésIndexation / classement

ManagerAcademy.com

Normes technique

Site internet institutionnel

Soumission d’articleGestion de publicitéLa CNIL

Note technique ....

Règle de validation ....

Auteur 1

Auteur 2

Armoire Projets

Supports de Formation

(classement en dossier)(indexation)

16


Glisser / déposer et héritage des méta données : une fonction critique pour banaliser l’usage

Niveau 1

Niveau 2

WindowsGlisser/déposer

Titre du document DTA immeuble YY

Plan de classement

Prévention des risques/Amiante

11

22

Saisie des métadonnées(automatique puis manuelle)

Date de classement

Auteur de classement

Type de document

Prévention des risques/Amiante12/01/2010

Jean Dupont

DPI

Millésime 2009

…

Immeuble YY

17


Du classement arborescent à la gestion documentaire

Serveur de fichiers

Analogue au classement papier

Rassurant pour l’utilisateur

Peu efficace

Analogue au classement papier

Rassurant pour l’utilisateur

Peu efficace

Portail documentaire

Valorise le document numérique

Changement de pratique à accompagner

L’ergonomie pour rendre attractif

Valorise le document numérique

Changement de pratique à accompagner

L’ergonomie pour rendre attractif

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Les fonctionnalitésNavigation dans des dossiers


Les fonctionnalitésIndexation/classement

L’indexation consiste à attribuer des descripteurs à un document (ou un dossier), dont les valeurs sont ou non contrôlées :

Titre Auteur Dates (s) Type de document Produit Lieu Entité Activité Tiers

Ces descripteurs peuvent être : Mono ou multivalués Indépendants ou liés Contrôlés ou libre

La fiche est liée à la base documentaire. Elle doit pouvoir être à géométrie variable suivant le type de documents.

La question : à quoi vont servir ces champs : À gérer le cycle de vie À retrouver le document

La tendance naturelle : trop de champs. La tendance naturelle : trop de champs.

Le nombre d’attributs est variable suivant l’usage :

GED bureautique : 3 à 5 GED documentaire : 10 à 20 Application de gestion : plusieurs dizaines

Le classement dans une arborescence est une pratique commune, bien développée par l’usage des répertoires Windows ou des classements papier.

Le classement n’est pas uniquement intellectuel ; il est aussi visuel.

Une GED performante permet de réconcilier ces deux approches : chaque champ d’indexation doit pouvoir être présenté en arborescence.

Toutefois, il est possible que des « dossier » hors champs d’indexation soient proposé pour classer des documents.

L’équilibre entre indexation et classement est le résultat d’un débat entre une approche analytique

(l’indexation) et une approche intuitive (le classement).

Le pragmatisme est souvent nécessaire pour faire adhérer les utilisateurs.

L’équilibre entre indexation et classement est le résultat d’un débat entre une approche analytique

(l’indexation) et une approche intuitive (le classement).

Le pragmatisme est souvent nécessaire pour faire adhérer les utilisateurs.

Comment garantir la cohérence des valeurs

entre bases documentaires ?

Comment garantir la cohérence des valeurs

entre bases documentaires ?


Les fonctionnalitésClassement des e-mail

Les messages électroniques sont un type de document dont le classement présente quelques caractéristiques : Un message contient souvent des pièces jointes Il possède de fait des méta données (émetteur, récepteur, date, titre) Il est ré utilisé Il contient de plus en plus d’informations importantes en cas de contentieux (ex :

demande de modification de spécifications ou accord d’un client) Il est reçu par plusieurs personnes (qui le classe ?) C’est l’outil de travail d’utilisateurs pressés (ex : les avocats)

Une GED doit permettre : Un classement par glisser/déplacer « drag & drop » Une aide au classement des pièces jointes Une reprise automatique des méta données Une protection contre le doublonnage Le classement dans le format natif

Un enjeu majeur pour la réussite d’une GED bureautique. Un enjeu majeur pour la réussite d’une GED bureautique.

21


Les fonctionnalitésIntégration bureautique

Lors du classement/indexation, les méta données sont créées dans la base de données en dehors du document.

Pour garantir la cohérence entre ces méta données et le contenu du document, il est souhaitable de ré intégrer ces méta données dans le document (ou les champs internes de gestion comme l’identifiant du fichier ou la dernière date de modification).

Cette intégration suppose que le document respecte un modèle : Feuille de style Word Cartouche Autocad …

Une GED d’entreprise doit proposer des modèles de documents qui favoriseront cette intégration bureautique

Certains utilisateurs peuvent souhaiter saisir les méta données directement dans le document.

L’intégration bureautique est nécessaire pour garantir un reporting cohérent avec le contenu des documents (ex : gestion des offres technico-commerciales)

Un enjeu majeur pour l’intégration de la bureautique dans le SI d’entreprise. Un enjeu majeur pour l’intégration de la bureautique dans le SI d’entreprise.

22


Intégration OfficeLes attributs de la GED sont publiés dans le document.


Les fonctionnalitésIntégration messagerie

L’intégration fluide entre la messagerie et la GED est un facteur de succès.

Elle permet principalement d’envoyer un lien vers un document au lieu de transférer le fichier. De ce fait, le destinataire ouvre toujours la dernière version, même si une nouvelle version a été créée après l’envoi du mail.

L’intégration doit être possible dans les deux sens : Depuis la messagerie, accéder à la base GED

Depuis un document, fonction : envoyer à

Un système de GED performant doit : « iconiser » le lien et non pas transmettre une URL, longue et rebutante.

Personnaliser le message en fonction de la tâche et du destinataire dans le cas d’un processus documentaire

Par ailleurs, naviguer dans une arborescence documentaire depuis le client de messagerie est un plus (ex : Interwoven et Exchange).

Un enjeu majeur pour changer les comportements et éviter l’engorgement du réseau. Un enjeu majeur pour changer les comportements et éviter l’engorgement du réseau.

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Les fonctionnalitésGestion de versions

1 fiche documentaire

4 versionsannotées

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Une gestion de version fluide est un facteur de succès dans l’implantation d’une GED. Elle doit permettre de modifier un document et de créer, le cas échéant, une nouvelle

version de façon transactionnelle ( c’est à dire sans déposer le fichier puis le reclasser, un défaut d’outils collaboratifs dit de GED).

Une gestion de version doit distinguer : Version mineure Version majeure Chaque version doit pouvoir être commentée

Une GED performante, qui associe toutes les versions à un même enregistrement de méta données peut accepter des finesses comme :

Un titre propre à une version Des formats de fichiers différents (ex : une version .pdf et une version .doc)

Notification : Une GED performante doit pouvoir notifier par e-mail à ceux qui le souhaitent la création d’une

nouvelle version, d’une modification, ou le classement d’un nouveau document dans un dossier Comparaison de version sous Word :

Possible avec Word (indépendamment de la GED) Il existe des technologies pour comparer plus précisément des gros fichiers (ex : Workshare)

Gestion de versions linguistiques : une option parfois indispensable.

La gestion de version est un changement pour une organisation qui n’y est pas accoutumée.

La gestion de version est un changement pour une organisation qui n’y est pas accoutumée.

Les fonctionnalitésGestion de versions

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Les fonctionnalitésNomadisme et emprunt/restitution

Le nomadisme est une demande de certains utilisateurs qui travaillent sur leurs documents lors de voyages. Elle pose une complexité technique en raison de la synchronisation exigée.

Il induit un mécanisme d’emprunt/restitution (check-in, check-out)

Emprunt

Un utilisateur qui emprunte un document pour le modifier verrouille le fichier.

Le document n’est alors accessible qu’en lecture pour les utilisateurs autorisés.

Restitution

Remise à disposition du document modifié

Proposition automatique de créer une nouvelle version

Le document est libéré, les utilisateurs autorisés pourront le modifier à leur tour

Une GED performante doit permettre d’emprunter simplement un document ou un dossier.

Une version PC mobile de la GED est une option, très discriminante au regard de l’offre et rarement justifiée par les usages.

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Les fonctionnalitésAnnotations/watermark

Les annotations peuvent être localisées dans le document ou non.

L’annotation graphique avec un stylo numérique reste complexe.

Les fonctions d’annotation passent souvent par un format de publication (ex : pdf).

La fonction watermark permet d’associer des données de confidentialité ou de copyright (ex : fond de page).

La saisie de remarques ou avis sur un document relève plus d’un workflow documentaire simple avec reprise de cette zone dans un reporting.

La gestion des annotations informatiques est un grand changement de comportement. La gestion des annotations informatiques est un grand changement de comportement.

28


Les fonctionnalitésVisualisation des documents

Format de visualisation Visualisation au format natif du document via un viewer propre à l’outil

de GED. Le format pdf est une autre possibilité pour la consultation de toute

information dans un format universel. Conversion en HTML «à la volée»

Mise en surbrillance de termes Les mots qui ont permis de retrouver le document par une recherche

sont mis en surbrillance dans le texte

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Les fonctionnalitésSécurité

Différents droits Lire (tout ou uniquement les méta données) Modifier Détruire Imprimer …

Différentes granularités Sur un dossier

Les droits sont affectés sur un «dossier projet» par exemple Tous les documents classés dans le «dossier projet» sont accessibles au même titre que le dossier lui

même Sur le document

Des droits peuvent être affectés aux dossiers Les droits sur les documents peuvent être différentsEx : un utilisateur pourra avoir accès au «dossier projet» sans avoir accès à tous les documents qu’il

contient Les droits peuvent être différenciés par personne, par rôle ou par groupes. Le cryptage d’un document est possible mais suppose des outils non triviaux.

Un enjeu majeur pour convaincre les utilisateurs réticents. Un enjeu majeur pour convaincre les utilisateurs réticents.

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ADBS - Technologies de gestion de l'informationADBS nouveaux outils 19 décembre 2007 31

Un utilisateur voit un dossierUn autre utilisateur

ne voit pas le dossier

L ’utilisateur voit un document

Un autre utilisateur ne voit pas le document

Une gestion des droits d ’accès personnaliséeUne gestion des droits d ’accès personnalisée

L ’utilisateur a des droits diverssur le document

Les droits sont attribués :

- par objet (document, dossier, forum, etc.)

- par personne ou par groupe


Les fonctionnalitésDocuments composites/baseline

Document composite : regroupement de plusieurs documents ou fichiers Utilisé pour la gestion de configuration de la documentation (manuel

d’aide par exemple) ou la gestion de dossier (ex : une offre technico-commerciale).

La gestion de liens entre fichiers n’est pas triviale (si les liens dépendent de l’adresse informatique lors de la production, l’adresse change quand vous classez un fichier dans une GED)

Baseline Version figée d’un dossier à un instant donné (généralement lors d’un

jalon de validation), chaque document dans une version propre. Cette fonction issue du monde de la documentation technique ou des

PDM monte en puissance via la gestion d’instruction de dossier (ex : offre technico-commerciale)

Des fonctions très discriminantes au regard de l’offre du marché. Des fonctions très discriminantes au regard de l’offre du marché.

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Les fonctionnalitésPublication/rendition

Copie «synchronisée» ou non d’un document vers un espace de publication (Extranet, CD, etc.) avec un changement de format (html, pdf)

C’est aussi l’occasion de le vérifier (mots interdits pour le destinataire, propriétés Office inopportunes, etc.)

Modes de publication Systématique (Cf. serveur de rendition pdf) Conditionnelle Avec intervention d’un «Knowledge Worker» pour enrichissement ou

neutralisation

La publication fait généralement sortir le document numérique de la GED voire de l’entreprise.

Cf. GED et CMS Cf. GED et CMS

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Les fonctionnalitésTraçabilité

Suivi de l’état d’un document En rédaction En cours de validation Validé Publié sur l’intranet...

Historique des actions sur un document Modification Lecture Utilisation du document comme base de travail d’un autre document Impression Transmission par messagerie électronique...

La communication sur cette fonction doit être maîtrisée. La communication sur cette fonction doit être maîtrisée.

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Les fonctionnalitésArchivage/records management

Gestion de la durée de vie des documents En fonction de règles définies («age» du document, nombre de version maxi, ...), les

documents entrent dans un processus d’archivage ou suppression (validation possible) La durée de conservation devrait être un champ de la fiche associée à un document. Pour aller plus loin, cf. www.guideinformatique.com /dossiers/archivage et sauvegarde

Gestion du support des documents archivés : En ligne sur un serveur Sur un support optique Off line (pas directement accessible)

La valeur probante des archives numériques dépend : Du processus d’archivage, notamment l’horodatage Du support d’archivage (ex : disque WORM)

Un tiers archiveur est une solution en développement pour garantir la fiabilité de l’archivage électronique. Il suppose toutefois un travail d’organisation en amont non

négligeable.

Un tiers archiveur est une solution en développement pour garantir la fiabilité de l’archivage électronique. Il suppose toutefois un travail d’organisation en amont non

négligeable.

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Les fonctionnalitésStatistiques d’usage

La production de statistiques d’usage permet de piloter le déploiement d’une GED et de fournir des indicateurs d’usage.

Pilotage du déploiement : Nombre de documents classés Nombre d’utilisateurs Utilisation des méta données

Indicateurs d’usages : Documents utilisés/peu utilisés Nombre d’utilisateurs par documents Durée de traitement d’un document par tâche

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Les fonctionnalitésCirculation de documents (Workflow)

Circuit de validation (fonction propre à l’outil de GED) Les documents suivent un circuit automatisé de validation et change

d’état à chaque étape. Il passe d’un intervenant à l’autre par transmission d’un lien via la

messagerie

Processus administratif requerrant un pilotage plus large que la base documentaire (Cf. partie GED et workflow)

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Les fonctionnalitésGestion de formulaire

Un formulaire est un objet hybride associant : Des données Des contenus Des documents annexés

Il existe plusieurs solutions techniques pour gérer un formulaire et sa circulation : Interface sur une base de données Un document Un objet propre

La question : les données recueillies devront-elles alimenter une base de données ?

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Les fonctionnalitésRecherche

Dans l’outil de production Par mot clé sur les attributs (champs d’indexation) Texte intégral (sur le contenu des documents) Par navigation dans le plan de classement (hiérarchie des dossiers de

classement) Utilisation d’agents

l’utilisateur est périodiquement averti qu’un nouveau document correspond aux centres d’intérêts qu’il a défini

Autres sources Modes de restitution des résultats de recherche

Catégorisation Résumé automatique ...

Utilisation d’agents

Cf. GED et recherche Cf. GED et recherche

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Les fonctionnalitésAPI (application programming interface)

Interface de programmation permet de définir la manière dont un composant informatique peut

communiquer avec un autre. C'est donc une interface de code source fournie par un système informatique ou une bibliothèque logicielle, en vue de répondre à des requêtes pour des services qu'un programme informatique pourrait lui faire.

La connaissance des API est indispensable à l'interopérabilité entre les composants logiciels.

Les API d’une GED sont indispensables pour l’interfacer avec : Un ERP (ex : SAP, Oracle application, People soft, etc.) Un PDM (Windchill, Matrix, etc.) Une application métier (Qualité, Courrier, Brevet, etc.)

Un enjeu majeur pour utiliser une GED en plate-forme multi usage. Un enjeu majeur pour utiliser une GED en plate-forme multi usage.

40




La GED

Le workflow

Le CMS

WIKI

Portail

41


Un outil de workflow s’apparente à un « automate » pour processus de gestion

Un outil de workflow permet de programmer et exécuter automatiquement des enchaînements d ’opérations selon des règles prédéfinies

---- Le workflow détecte et alerte (messages, …) en cas de retard, de refus, ...

--- Le conseiller commercial peut consulter l’état d’avancement du dossier

--- Le workflow fournit des statistiques (volumes, respect des délais, … en global, par personne, ..)

Client

demande un prêt

Conseiller commerci

al saisit demande et infos clients

selon montan

t

<-------- dossier électronique transmis automatiquement --------->

Accord direction régionale

Accord direction nationale

Back-office régional

obtention accord et contrat

assurance

42


1. gestion des factures avec SAP + iXOS

Juke box CD-Rom

Serveur d'archivage

(iXOS)

Serveur de transactions

(SAP R/3)

consulter sa boîte SAP

afficherfacture iXOS

validerfacture SAP

1. Saisie facture 2. Validation commande 3. Validation imputation

scannerfacture iXOS

lier factureà transaction

iXOS +SAP

lancerworkflow SAP

liaison site distant

43


FonctionsFonctions- circulation- intégration e-mail- avertissement des acteurs- affichage des annexes (bureautiques ou PDF)

ObjectifsObjectifs- accélérer la circulation - aviser les acteurs des demandes en cours- 100 utilisateurs

ImpactsImpacts- passage du séquentiel au parallèle- visa électronique- adhésion de décideurs à l'outil informatique- pédagogie de la gestion dématérialisée des processus

2. automatisation de demandes budgétaires

Avant Après

DG

44


3. validation de dossiers d'investissement

- 200 utilisateurs- qq 100 dossiers/an- zéro délai- sites distants

- 200 utilisateurs- qq 100 dossiers/an- zéro délai- sites distants

- rigueur administrative- projet fédérateur- visibilité sur les travaux en cours

- rigueur administrative- projet fédérateur- visibilité sur les travaux en cours

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La GED

Le workflow

Le CMS

WIKI

Portail

46


Content Management System : créer de la cohérence par le format html pour accéder à des informations hétérogènes

Création de pages html Création de sites

intranet/internet Intégration multimédia Diffusion multi canal Navigation Indexation des pages Personnalisation des

interfaces Annuaire Statistiques d’utilisation Gestion multilinguisme Gestion de versions de

contenu

Création de pages html Création de sites

intranet/internet Intégration multimédia Diffusion multi canal Navigation Indexation des pages Personnalisation des

interfaces Annuaire Statistiques d’utilisation Gestion multilinguisme Gestion de versions de

contenu

Que l’outil CMS s’appuie ou non sur une base de données change radicalement ses possibilités.

Que l’outil CMS s’appuie ou non sur une base de données change radicalement ses possibilités.

L’offre technique


Peut-on produire directement dans le format de publication ?

C’est le cas des contenus courts qui alimentent directement les sites (ex : blog) ou de contenus à structure maîtrisée (ex : catalogue).

C’est en particulier le cas des wiki qui proposent des fonctions de suivi et de révision.

C’est le cas des contenus courts qui alimentent directement les sites (ex : blog) ou de contenus à structure maîtrisée (ex : catalogue).

C’est en particulier le cas des wiki qui proposent des fonctions de suivi et de révision.

OUIOUI

La production de texte long (rapports, contrat, etc.) reste le monopole du traitement de texte.

PowerPoint reste un outil incontournable pour produire des pages de présentation.

Les apports de la publication web ne va concerner qu’une partie de ces documents (titre, méta données,statut, résumé, etc.)

La production de texte long (rapports, contrat, etc.) reste le monopole du traitement de texte.

PowerPoint reste un outil incontournable pour produire des pages de présentation.

Les apports de la publication web ne va concerner qu’une partie de ces documents (titre, méta données,statut, résumé, etc.)

NONNON

Le vrai enjeu est celui de la structure du document pour gérer des contenus partiels d’un document. Comment produire structuré sans éditeur XML ?

Le vrai enjeu est celui de la structure du document pour gérer des contenus partiels d’un document. Comment produire structuré sans éditeur XML ?


Positionnement des outils

En amont, chaque outil de production génère un format propre.

Certains outils gèrent un format de A à Z : messagerie CMS

Certains outils gèrent tous les formats pour une fonction : GED : production et classement Moteur de recherche : recherche

transverse Portail : publication et navigation Workflow : processus d’élaboration

en groupe

Le CMS et le portail sont généralement associés dans un même outil mais la fonction portail d’un CMS peut être limitée.

Même Microsoft qui couvre l’ensemble des besoins fonctionnels avec son offre l’a segmentée par outil spécialisé : Office (production, un outil par type

de document) SharePoint (modules GED, CMS et

collaboratif) Exchange SQL server


Le cycle de vie de l’information complexe (le point de vue de l’utilisateur)

Modèle d’organisation : le rayonnage et le Rubik’s cube

Navigation analytique et affichage de listes

La vision du fonds documentaire en tournant autour

Modèle d’organisation : le réseau et la vitrine

Navigation intuitive entre pages

La vision du sens en naviguant à l’intérieur du fonds

GEDGED CMSCMS


De la juxtaposition à l’intégration : exemple GED et CMS (1/2)Exemple : un site de publication d’informations de santé

Illustration

Contenu éditorial

Documents publiés

Dossiers thématiques


De la juxtaposition à l’intégration : exemple GED et CMS (2/2)Un même document, géré en base de données, apparait dans quatre pages différentes et qui lui donnent chacune un sens.

52


CMS + GED + portail

Contenu éditorial (CMS)

Contenus documentaires extraits (titre, méta données, paragraphe, etc.) :- les plus récents- les plus pertinents- … (GED)

+ structuration

Un enjeu : l’intégration entre la GED et le CMS. Une contrainte : le respect des droits d’accès

Un enjeu : l’intégration entre la GED et le CMS. Une contrainte : le respect des droits d’accès

Documents en pièces jointes

53

Portail : juxtaposition ou intégration


Type 1 : juxtaposition Les fonctions sont proposées

via des widget du portail Chaque fonction a son propre

système d’indexation ou de rubriquage

Le moteur de recherche peut créer des vues transverses à la volée

Solution type : SharePoint

Type 2 : intégration Le portail KM propose des

vues ou dossiers personnalisées qui regroupent des contenus issus d’outils différents mais qui concernent une thématique commune via une sur indexation (tag ou plan de classement)

Solution type : Knowledge plaza, Kentika


SPS 2010 : interface Utilisateur

Documents et métadonnéesDocuments et métadonnées

Contenus éditoriauxContenus éditoriaux

Contenus multimédiaContenus multimédia

Navigation multisourcesNavigation multisources

SPS 2010 illustre la nouvelle génération d’outils de gestion de contenu. SPS 2010 illustre la nouvelle génération d’outils de gestion de contenu.

55


Utiliser l’ECM d’entreprise ou rechercher un outil spécifique aux professionnels de l’information ?

Les DSI s’orientent de plus en plus vers des plate-formes multi usage pour mutualiser les investissements mais aussi pour maîtriser la gestion de l’information au sein de leur système d’information.

Une plate-forme ECM propose : une large couverture fonctionnelle, une interopérabilité entre les modules, des garanties de maintenance et d’exploitation par la DSI.

L’intégration des outils métiers (bibliothéconomie, etc.) n’est pas un problème a priori.

L’expérience montre qu’en matière d’ECM, il vaut mieux prendre « une taille au dessus ».

La nécessité de collaborer avec d’autres entités autour d’une plate-forme commune de gestion de l’information devrait être une opportunité de valoriser les compétences et les travaux des centres de documentation.

Un enjeu pour les professionnels de l’information : sensibiliser les DSI et les Dir Com à la gestion de l’information.

Un enjeu pour les professionnels de l’information : sensibiliser les DSI et les Dir Com à la gestion de l’information.




La GED

Le workflow

Le CMS

WIKI

Portail

57


Wiki : vers une nouvelle forme de production en groupe de connaissance

Un wiki est un système de gestion de contenu de site Web qui rend les pages Web librement et également modifiables par tous les visiteurs autorisés.

On utilise les wikis pour faciliter l'écriture collaborative de documents avec un minimum de contraintes : exemple : définition d’un lexique, dictionnaire (Cf. wiktionary).

Un wiki archive continuellement chaque modification qu'on y apporte, avec sa date et son auteur, et conserve généralement toutes ces informations dans une base de données.


Wiki : modifier wiki

En mode modification, vous disposez d’un éditeur de texte comparable à un traitement de texte.

Vous pouvez saisir vos modifications, insérer une image, un lien, etc.

Vous pouvez aussi saisir un commentaire (zone Résumé) qui apparaîtra avec votre nom.

Quand vous sauvegarder, vos modifications sont publiées et visibles par tous.

Attention aux conflits de mise à jour si plusieurs personnes modifient la même page simultanément.


wiki

En mode historique, vous lister l’ensemble des versions avec leurs auteurs.

Vous pouvez choisir deux versions et les comparer.

Wiki : historique


wikiWiki : comparaison

En mode comparaison, vous affichez les différences entre deux versions (en couleur).

Vous affichez l’auteur et éventuellement son commentaire (zone Résumé)

Vous pouvez naviguer vers les différences précédentes.


Quelle gouvernance d’un wiki ?

Plusieurs outils existent sur la marché.

Un wiki se structure comme un site web (pour éviter les conflits de mise à jour notamment !)

Il est souhaitable qu’un modérateur observe les évolutions successives et la convergence et arrête la discussion au moment opportun.

Il est possible de bloquer :

un contenu lorsque la phase de conception est déclarée terminée.

limiter le nombre d’auteurs

faire valider par une autorité avant publication d’une nouvelle version

63 6363

Cinq outils pour échanger en groupe rapidement

Portail de publication Une ligne éditoriale Nombre d’auteurs limités Un modérateur Pas de commentaires souhaité

Blog Un auteur responsable de la ligne éditoriale Des commentateurs souhaité sans limite

Wiki Plusieurs auteurs qui convergent par

itération Un modérateur possible Commentaires possibles des auteurs

Forum Ligne éditoriale par le titre du forum Plusieurs auteurs qui se commentent en

chaîne Un modérateur possible

RSE Regroupement de toutes les fonctions

autour d’un portail animé par une personne

ContenuCommentaires



De la publication à la collaboration : une large palette d’outils pour partager l’information.De la publication à la collaboration : une large palette d’outils pour partager l’information.

Base documentaire

Intranet

Question/réponse

Blog

Wiki

Forum

ProcessusProcessus ConfianceConfiance

Processus et confiance, deux conditions pour instaurer un partage durable. Processus et confiance, deux conditions pour instaurer un partage durable.

CAPITALISATIONCAPITALISATION BRASSAGEBRASSAGE

64




La GED

Le workflow

Le CMS

WIKI

Portail

65


Comment ça marche ? Les mécanismes fondamentaux d’un portail

PORTAIL

PORTAIL

INTERFACES

UN CONTENU ELEMENTAIRE

UN CONTENU AGREGE A PARTIR DE PLUSIEURS SOURCES

Informations

& applications

Informations

& applicationsS

OU

RC

ES

A

B

C

D

CO

NT

EN

U

Réf. A

PR

OF

ILS

RE

GL

ES

Réf. C,D, EP

ER

SO

NN

AL

ISA

TIO

N

Contenu personnalisé

Contenu personnalisé

PR

ES

EN

TA

TIO

N

Produire et gérer et distribuer le contenu

Produire et gérer et distribuer le contenu

11

Stocker les références au contenu

22

Restituer le contenuRestituer le contenu33

Présenter le contenuPrésenter le contenu44


Réseau d’experts


Réseaux sociauxLes acteurs sont autant des ressources que les bases.

Les possibilités nouvelles des réseaux sociaux permettent de « gérer » des personnes comme des ressources.

Un membre d’un réseau social va se décrire et ouvrir la possibilité d’être connu comme un expert ou un « sachant »

Les échanges entre les membres du réseaux sont autant de contributions pour enrichir la connaissance d’un sujet

Un des membres devrait agir comme Knowledge manager du réseau pour synthétiser, modéliser, qualifier les contenus partagés.

68


Réseaux sociauxLes acteurs sont autant des ressources que les bases.

69


Intranet de projet, la boîte à outils : gestion des documents, suivi des projets, forums de discussion, base de liens html, sondages en ligne, ...

Events :Events :- Séminaires- Forum- Congrès...

Events :Events :- Séminaires- Forum- Congrès...

Last News :Last News :derniers ajouts importants sur le site, dernières nouvelles de la communauté, ...

Last News :Last News :derniers ajouts importants sur le site, dernières nouvelles de la communauté, ...

Contacts :Contacts : annuaire de la communauté

Links Links : liens pertinents sur les IAS

To DoTo Do : module de gestion des tâches, date d'échéance, responsable, % d'avancement…

Autres Autres répertoires de répertoires de documents :documents :- Partenaires- Docs projet- Présentations- Docs éditeurs

First Survey :First Survey : sondages en lignes

Contacts :Contacts : annuaire de la communauté

Links Links : liens pertinents sur les IAS

To DoTo Do : module de gestion des tâches, date d'échéance, responsable, % d'avancement…

Autres Autres répertoires de répertoires de documents :documents :- Partenaires- Docs projet- Présentations- Docs éditeurs

First Survey :First Survey : sondages en lignes

ForumForum : lieu d'échange, de discussion, entre les experts. On peut y poser ses questions, débattre d'une opinion, etc… en mode asynchrone

ForumForum : lieu d'échange, de discussion, entre les experts. On peut y poser ses questions, débattre d'une opinion, etc… en mode asynchrone

Articles & Research papersArticles & Research papers :- ensemble des documents présents dans le répertoire du même nom- les derniers documents entrés sont présentés en tête de liste, le visiteur peut ainsi suivre les derniers ajouts

Articles & Research papersArticles & Research papers :- ensemble des documents présents dans le répertoire du même nom- les derniers documents entrés sont présentés en tête de liste, le visiteur peut ainsi suivre les derniers ajouts

Business Opportunities :Business Opportunities :permet de suivre l'état d'avancement de démarches commerciales, ou de projets...

Business Opportunities :Business Opportunities :permet de suivre l'état d'avancement de démarches commerciales, ou de projets...

Moteur de Moteur de recherche :recherche :recherche Full Text dans l'ensemble des documents

Moteur de Moteur de recherche :recherche :recherche Full Text dans l'ensemble des documents


ABC xxx


Sommaire




Les nouveaux usages

72


Panorama du marché françaisLes éditeurs de logiciel

Documentum Opentext FileNet/IBM IBM (Content

manager) Interwoven Oracle (Stellent) Ever Archimed (Noesys)

Lotus Notes Sharepoint Dip systèmes Ennov Webfolio Axemble (Vdoc) Docubase Knowing …

Alfresco Zope Nuxeo

CMS eZpublish Drupal Typo3 SPIP

GEDentreprise

GEDentreprise

GED départemental

GED départemental

LibreLibre

Une plate forme GED unique pour toute l’entreprise ? Deux domaines peu compatibles : une GED de production et une GED en libre service.

Il existe aussi des éditeurs de documentation structurées ou des éditeurs spécialisés par type de documents (photothèque, brevets, Qualité, etc.).

Une plate forme GED unique pour toute l’entreprise ? Deux domaines peu compatibles : une GED de production et une GED en libre service.

Il existe aussi des éditeurs de documentation structurées ou des éditeurs spécialisés par type de documents (photothèque, brevets, Qualité, etc.).

CMSCMS

Sharepoint Vignette Jalios Jahia Noheto Kosmos


Le cas SharePoint 2010La plate-forme ECM idéale ?

Fonctions GED avancéesGestion riche des métadonnées Oui

Gestion de version en transactionnel

Oui

Gestion fine des droits d’accès Oui

Classement en glisser/déposer et héritage des métadonnées

Oui

Classement des mails Add on

Document composite Oui

Worflow documentaire Oui

Gestion du cycle de vie Develop.

Abonnements Oui

Multiclassement Oui

Avec SharePoint 2010, Microsoft franchit un cap majeur qui le rend compétitif avec les offres ECM leader :

La GED devient comparable avec les meilleures GED du marché.

L’intégration avec Office 2007 voire 2010 fournit une très grande fluidité dans la production bureautique et la gestion du cycle de vie.

Avec le même outil, des projets GED et des projets CMS peuvent être couverts.

Le marché a très vite réagi et les principaux éditeurs se positionnent maintenant en partenaire Microsoft avec des connecteurs SharePoint.

L’année 2011 sera critique pour vérifier si les annonces de Microsoft en terme de performance sont atteintes.

74


D’autres outils non ECM

Gestion de documentation et bibliothèque

Alexandrie Cadic Cincom Jlb

GED Dip systemes Docuware Docubase Nextdocs …

Dématérialisation Azur technology …

Collaboratif projet One2team Silverpeas …

Gestion de documentation et bibliothèque

Alexandrie Cadic Cincom Jlb

GED Dip systemes Docuware Docubase Nextdocs …

Dématérialisation Azur technology …

Collaboratif projet One2team Silverpeas …

Le marché est riche en outils couvrant partiellement le domaine ECM :

Outil CMS enrichi Gestion documentaire Gestion de projet Gestion de contenu d’un métier Collaboratif innovant

Dans une démarche ECM, l’usage de ces outils devrait être justifié par :

Fonctions métiers rapides à mettre en oeuvre Ergonomie soignée Outil d’apprentissage Coûts

CMS Drupal eZ publish Jahia Jalios Joomla! Nuxeo Spip Typo3 Wordpress Zope …

Collaboratif /RSE blueKiwi Xwiki …

Portail aggrégateur Kentika Knowledge plaza …

CMS Drupal eZ publish Jahia Jalios Joomla! Nuxeo Spip Typo3 Wordpress Zope …

Collaboratif /RSE blueKiwi Xwiki …

Portail aggrégateur Kentika Knowledge plaza …

75


Comment compléter avec des outils spécialisés ?

Progiciel

dédié

ECM + dev. specifique

Gestion de bibliothèque

Gestion de centre de documentation

Gestion du courrier

Gestion de photothèque

Gestion de brevets

Gestion de contrats

…

76


Quels outils pour quels usages ?Comment traiter une information documentaire face à la prolifération des outils informatiques proposés.

Serveur de fichiers

Base documentaire

Intranet

Wiki Messagerie

Workflow

Application métier

Formulaire

ClassementClassement courantcourant

PublicationPublication

Gestion desGestion des connaissancesconnaissances ArchivageArchivage

Processus Processus métiermétier

Processus Processus administratifadministratif

Promouvoir des bonnes pratiques. Promouvoir des bonnes pratiques.

77


Sommaire




Les nouveaux usages

78


Les nouveaux usages

Les multiples usages de la gestion de contenu

Les nouveaux rôles

Quelques éléments de gestion de projet

79


Les nouveaux usages

Entrepôt d’information : convergence de gestion des travaux internes, de base de données avec indicateurs et de la documentation (par exemple dans des dossiers thématiques)

Knowledge management :

Capitalisation des savoir-faire

Navigation dans des bases de connaissance Métier

Gestion de la documentation des projets (industrie, informatique, etc.)

Gestion et animation de communautés de pratiques (bibliographie, gestion des travaux, etc.)

Interactivité avec les centres de documentation (esprit web 2.0)

Gestion de portails d’entreprise en « co-propriété »

Publication multicanal / multi support (papier, web, petit et grand écrans)

Records management

Veille

La gestion documentaire comme la gestion de portail devient une composante du système d’information de l’entreprise.

La gestion documentaire comme la gestion de portail devient une composante du système d’information de l’entreprise.

80


Processus Questions /réponses

Un visiteur/internaute pose une question.

Un visiteur/internaute pose une question.

La question est qualifiée puis attribuée à un rédacteur.

La question est qualifiée puis attribuée à un rédacteur.

Un rédacteur peut :- reprendre une réponse existante (interne ou externe),- indiquer des sources,- renvoyer vers un centre spécialisé- rédiger une réponse.

Un rédacteur peut :- reprendre une réponse existante (interne ou externe),- indiquer des sources,- renvoyer vers un centre spécialisé- rédiger une réponse.

Un comité de rédaction :-valide la réponse (éventuellement),- décide la publication du couple Question/réponse,- indexe et classe la réponse.

Un comité de rédaction :-valide la réponse (éventuellement),- décide la publication du couple Question/réponse,- indexe et classe la réponse.


Un exemple : The Library of Congress

Avant d’accéder à ce service, l’internaute :

choisit un domaine,

est invité à lire les conditions,

est orienté vers la base des questions archivées,

est informé sur les limites du service.


Un exemple : BiblioSes@me de la BPI


Un service de questions/réponses

Un service de questions/réponses prolonge un service de recherche en ligne via un moteur de recherche. Les moteurs de recherche ne savent pas interpréter les questions (ils

comparent uniquement les mots d’une question avec les index). Il est pertinent de proposer ce service à proximité de l’accès au moteur

de recherche pour inciter l’internaute à rechercher par lui-même des réponses.

Une liste de questions fréquentes (Frequent Asked Questions) est une manière de traiter les questions répétitives ou liées à l’actualité.

Il vise généralement à traiter les questions complexes qui n’ont pas trouvé de réponses via le moteur de recherche.

Il est important de préciser l’engagement de service (domaine des questions, délai de réponse, niveau d’engagement de la réponse Cf. Yahoo).


Téléphone, fax, courrier, Internet

@

CLIENT- connaissance

- qualification contenu

QUALIFICATION DE LA

PRESTATION

SERVEUR D’INFORMATION- gamme commerciale, - info techniques

- info ventes / concurrence, - info financières (société et produits) et services, - info générale, -info réseau...

Système de connaissances



Prestataires extérieurs Autres Prestataires Contructeur Gestion de la réclamation

N i v e a u 2 - Expert

N i v e a u 1- cœur de métier


Base des scripts (en plusieurs langues)

Base SGML

Bases d’informations clients, voitures, services,

Base SGBD

Base SGBD

Base Relationnelle Client

SGBDGED

Système de Gestion Electronique des Documents

Clients??

??

Connaissancesexplicites

et officielles

ConnaissancesTacites

et création de nouvelles connaissances

CRM : organisation d’un centre d’appels

Flux push

85

86

Aujourd’huiAujourd’hui DemainDemain

« mapetiteusine.com »« mapetiteusine.com »• Des référentiel fonctionnels internes ou externes :

• Produit• Qualité• Documentation• Juridique• Pays• Personnes• …

• Des référentiels Opérations :• Dossier Personnes• Dossier Chantiers• Dossier Missions• …

• Des portails pour guider et trouver

• Des référentiel fonctionnels internes ou externes :• Produit• Qualité• Documentation• Juridique• Pays• Personnes• …

• Des référentiels Opérations :• Dossier Personnes• Dossier Chantiers• Dossier Missions• …

• Des portails pour guider et trouver

Référentielsfonctionnels ProductionProduction

RéférentielsOpérations

Les référentiels : vers une gestion collective des documents et des dossiers.



Les nouveaux usages


Les nouveaux rôles


87


Les nouveaux acteurs d’un programme ECM et nouveaux rôlesLes nouveaux acteurs d’un programme ECM et nouveaux rôles

Nouveaux acteurs Sponsor ECM Gestionnaire d’un programme ECM Document controler Information manager Community manager Knowledge manager Responsable du domaine collaboratif (DSI)

Nouveaux rôles AMOA dans les métiers Documentaliste Veilleur Archiviste

88


Les nouveaux rôlesGestionnaire d’un programme ECMLes nouveaux rôlesGestionnaire d’un programme ECM

L’interlocuteur des acteurs de l’ECM : Sponsor ECM Métiers DSI

Pilote du programme ECM : Gardien de la cohérence de la vision Gardien de la charte Moyens Calendrier Support méthodologique aux projets Pédagogie des outils (possibilités et limites)

Maître d’ouvrage ou délégué des outils transverses : Référentiel Charte

L’équipe Programme ECM n’est pas nécessairement pérenne. L’équipe Programme ECM n’est pas nécessairement pérenne.

89


Les nouveaux rôlesDocument controlerLes nouveaux rôlesDocument controler

Domaine fonctionnel : Garantit d’exhaustivité Garantit de format Qualité de l’indexation Suivi des documents (indice, archivage, suppression) Recherche pour les métiers

Une évolution pour les documentalistes ou les archivistes

90


Les nouveaux rôlesInformation managerLes nouveaux rôlesInformation manager

Domaine fonctionnel : Convergence Veille et documentation S’intéresser aux nouvelles sources (forum, etc.) Impliqué dans l’animation du portail métier (au delà de l’information

technique) Implication dans les démarches Knowledge management Fournir de l’information pour la création de valeur

Une évolution pour les documentalistes

91


Les nouveaux rôlesCommunity managerLes nouveaux rôlesCommunity manager

Domaine fonctionnel : Animation d’une communauté (technique, métier, projet) Organise les contenus produits ou gérés Favorise les versements Formation à l’usage des outils et des règles de gestion Contribue aux versements vers les référentiels d’entreprise (knowledge management,

archivage, etc.)

Un poste d’intégration pour un jeune collaborateur « débrouillard »

Une évolution pour les documentalistes

92


Les nouveaux rôlesKnowledge managerLes nouveaux rôlesKnowledge manager

Missions : favorise le partage des connaissances dans leur unité garantit l’homogénéité et la complétude des ressources d’information dresse le bilan des usages de partage des connaissances travaille en collaboration avec les documentalistes, la veille, le marketing, le

développement commercial ,etc.

Profil : un professionnel de la communauté avec des compétences en gestion de

l’information ou assisté par un professionnel de l’information (le tandem idéal) de l’expérience professionnelle temps partiel envisageable (avec budget d’heures) nommé par le management ou élu (certaines entreprises élisent leurs Knowledge

manager !)

93


Les nouveaux rôlesResponsable du domaine collaboratif (DSI)Les nouveaux rôlesResponsable du domaine collaboratif (DSI)

Missions Définit, construit et maintient la plate-forme ECM qui fonde le programme de gestion globale

des contenus d’entreprise Fédère et coordonne les compétences techniques d’infrastructure connexes (annuaires,

sécurité, portail, messagerie, etc.) Gère le calendrier des projets ECM au sein du calendrier de la DSI Gère la relation avec les éditeurs de la plate-forme ECM

Positionnement L’interlocuteur des acteurs de l’ECM au sein de la DSI Interlocuteur technique privilégié des chefs de projet métier pour la gestion des projets locaux Souvent, responsable du programme ECM par interim Acteur du rapprochement entre la GED et le monde CMS/collaboratif

Profil : Un technicien polyvalent ou Un fédérateur d’experts techniques, orienté usage

94


Les nouveaux usages


Les nouveaux rôles


95


Quels outils pour quels usages Exemple : vous rentrez d’un congrès, que faire

des différents documents gérés lors de cet événement : Documentation collectée (papier, CD) Site du congrès Facture Notes de frais Note de synthèse Choses vues et entendues Contacts

96


Une charte pour cadrer la co propriété

L’application des règles et des recommandations de ces chartes garantit :

la cohérence la qualité

… de l’ensemble des bases du point de vue :

du fond de la forme.

Charte éditoriale

Organisation et traitement de l’information

Charte éditoriale

Organisation et traitement de l’information

Charte graphique

Identité visuelle et codes graphiques

Charte graphique

Identité visuelle et codes graphiques

Charte ergonomique

Navigation intra-site et organisation des pages

Charte ergonomique

Navigation intra-site et organisation des pages

Charte sémantique

Langage commun

Charte sémantique

Langage commun

Charte technique

Outils et règles d’usage

Charte technique

Outils et règles d’usage

97


Une approche marketing Un portail métier est toujours un outil de management

PositionnementPositionnementPositionnementPositionnement

PromotionPromotion PromotionPromotion

Production Production Production Production

PersonnalitéPersonnalitéPersonnalitéPersonnalité

Performance Performance Performance Performance

98


Une plate-forme commune ?

Production &ClassementProduction &Classement

Capture, indexation, diffusionCapture, indexation, diffusion

Extraction &RechercheExtraction &Recherche

MétiersMétiers

Veille, Documentalistes,Knowledge manager, etc.Veille, Documentalistes,

Knowledge manager, etc.

Une plate-forme commune aux métiers et aux professionnels de l’information

Une plate-forme gérée en co-propriété

Une plate-forme commune Siège-filiales

La plate-forme d’entreprise ne peut concerner que des outils stabilisés et concernant des usages à maturité.

99


Quelles compétences ?

Gestion du programme ECM Connaissance des outils Modélisation processus et contenus Référentiel de métadonnées d’entreprise Collaboration en équipe projet avec les métiers, la Communication, la DSI …

Gestion des contenus Cartographie et qualification des bases Indexation adaptée Publication dans des environnements métier Animation de communautés métier Qualification des documents Revue des fonds documentaires (ex : documentation projet) Rédaction de résumé …

100


La gestion d’un projet ECM

Démarche Développer un usage autant que répondre à un besoin

Connaître les possibilités de l’outil (Cf. POC)

Impliquer les utilisateurs (même contre leur gré)

Favoriser des contraintes de délai (time boxing)

Conception Concevoir parallèlement l’outil et le processus documentaire

Dépasser la question de l’ergonomie sans la nier

Ne pas sous estimer la question des droits d’accès

Ne pas exagérer la question des métadonnées

101


DémarcheLe POC (Proof of concept)

Objectifs

Vérifier la faisabilité technique de quelques fonctions critiques

Vérifier l’intégration dans l’architecture technique cible

Faire adhérer les futurs utilisateurs

Provoquer des réflexions sur l’organisation cible

Modalités

Rédiger un cahier des charges du POC et une grille d’analyse des points de vérification (« à quelles conditions ce POC sera-t-il réussi ? »

Formaliser des cas d’usage à tester (mise en situation des utilisateurs)

Attention aux POC gratuits

102


Par quels projets commencerQuels usages privilégier ?

Dématérialisation et traçabilité des des processus

Constitution d’un patrimoine intellectuel

Formalisation des savoir faire métier

Ré utilisation des contenus

Collaboration transverse

Partage d’information

Ingénierie documentaire

…

Dématérialisation et traçabilité des des processus

Constitution d’un patrimoine intellectuel

Formalisation des savoir faire métier

Ré utilisation des contenus

Collaboration transverse

Partage d’information

Ingénierie documentaire

…

Valorisation des produits auprès des clients

Aide au choix (produits, prestataire, etc.) Interaction avec le client Efficacité d’une gestion de projet Évaluation des risques industriels Transmission de dossiers vers client ou

partenaire, voire d’un savoir-faire Assistance à l’élaboration de devis Résolution transverse de problèmes eDiscovery (prévention des risques

juridiques) Knowledge management …

Valorisation des produits auprès des clients

Aide au choix (produits, prestataire, etc.) Interaction avec le client Efficacité d’une gestion de projet Évaluation des risques industriels Transmission de dossiers vers client ou

partenaire, voire d’un savoir-faire Assistance à l’élaboration de devis Résolution transverse de problèmes eDiscovery (prévention des risques

juridiques) Knowledge management …

Usages générauxUsages généraux Usages métierUsages métier

Un usage général peut faire mûrir des usages métier. Un usage général peut faire mûrir des usages métier.

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