Tendances marquantes de la communication en salle de conseil

Target, Sony, Yahoo, Salesforce – toutes ces sociétés sont des leaders dans leur domaine et toutes ont été victimes d'atteintes significatives à l'intégrité de leurs données et se sont exposées à des risques commerciaux importants pour leur avenir. Les membres des conseils d'administration des petites et grandes organisations reconnaissent progressivement que pour protéger leurs informations confidentielles en cas de violation future des données, il est important de s'ouvrir à la technologie de la communication et d'adopter des pratiques sûres en matière de partage des informations dans le conseil.

Face à l'augmentation des menaces et des exigences, une technologie avancée s'impose

Les faits indiquent que bon nombre de conseils d'administration peinent à se défaire de leur mode de fonctionnement actuel : ils continuent de s'échanger des données essentielles et des informations confidentielles par courriel, sans se rendre pleinement compte du risque auquel s'expose l'entreprise dans un monde où les pirates règnent en maîtres.

Les conseils doivent désormais bannir de leurs communications à l’avenir les courriels et les documents imprimés, principalement en raison du risque qu'ils représentent pour la sécurité, mais il est surprenant de constater à quel point les conseils mettent du temps à adopter les nouvelles technologies et à mieux protéger leurs données et conversations confidentielles.

La bonne nouvelle, c'est que plusieurs portails pour conseils d'administration et outils technologiques axés sur la communication permettent aujourd'hui d'exploiter la rapidité de la communication numérique tout en garantissant une sécurité rigoureuse.

Dans une récente étude menée auprès de plus de 300 professionnels par le magazine Corporate Secretary, 32 % des conseils d'administration sondés déclarent se passer totalement du papier, tandis que 29 % reconnaissent utiliser de temps en temps des documents imprimés.1

Si la technologie transforme la manière de faire du commerce aujourd'hui, indépendamment de la taille de l'entreprise ou du secteur, la recherche a démontré qu'à l'échelle mondiale, l'adoption, par les conseils d'administration, d'une technologie de la communication sûre et moderne était un phénomène tout juste émergent. Dans ce livre blanc, nous analyserons pourquoi le taux d'adoption des outils de communication sur les portails pour conseils est faible malgré l'augmentation des menaces pour la sécurité. Les conseils d'administration courent-ils le risque d'évoluer trop lentement face à des menaces de sécurité toujours plus sophistiquées ?

STATU QUO – TENDANCES TECHNOLOGIQUES ACTUELLES EN SALLE DE CONSEIL

Pourquoi, aujourd'hui, la technologie de communication moderne et la cybersécurité sont-elles souvent les points noirs de nombreuses salles de conseil ? Un examen approfondi de la composition typique des conseils fournit des indications intéressantes pour alimenter le débat.

Ce n'est que récemment que le directeur de la technologie (CTO) ou le directeur des systèmes d'information (CIO) a vu son rôle se renforcer dans les réunions de conseil. En effet, il est souvent consulté pour des questions liées notamment aux avantages concurrentiels de la technologie et à la cybersécurité, un aspect particulièrement important pour assurer une protection adéquate des documents confidentiels du conseil.

Cela ne signifie pas que le sujet de la technologie est évité par les membres du conseil. Une récente étude de Spencer Stuart indiquait : « À l'heure où près de 10 % des sociétés de l'indice S&P 500 ont mis en place un comité responsable de la technologie, la plupart des conseils d'administration ne sont pas encore prêts à suivre le rythme des évolutions technologiques. »2

Seuls 71  % des administrateurs interrogés dans l'enquête annuelle 2015 de PwC indiquent que la stratégie informatique et l'approche d'atténuation du risque de leur entreprise s’appuient une connaissance suffisante de l'informatique au sein du conseil d'administration.3 Une récente étude menée par le Ponemon Institute, financée par Raytheon, démontre que 80  % des conseils d'administration ne sont même pas informés de la stratégie mise en place par leur entreprise en matière de cybersécurité.4 Face aux nombreux faits de piratage et violations qui font chaque jour la une des journaux, les salles de conseil qui ne privilégient pas la cybersécurité courent le risque réel de s'exposer à des violations sérieuses.

Il est essentiel que le conseil d'administration tout entier ne perde pas de vue les avancées technologiques et que son attitude en matière de sécurité serve d'exemple à toute l'organisation.

Parmi les nombreux cas récents de violation de données, notons celle subie par Yahoo dans5 laquelle de simples communications par courriel ont occasionné, à l'échelle de toute la société, une fuite de données sans précédent. Les conseils d'administration pourront mieux protéger les précieuses informations partagées avec leurs membres en adoptant des solutions technologiques spécifiquement créées afin de garantir des niveaux de sécurité adaptés à leurs données et à leurs informations financières et stratégiques.

Une technologie plus sécurisée a toutefois réussi à s'imposer dans les bonnes pratiques de documentation appliquées en salle de conseil. Si par le passé, l'approbation de la documentation passait par une signature personnelle à chaque fois qu'une décision financière importante était prise, une rémunération fixée ou un marché conclu, la technologie de l'e-signature permet aujourd'hui aux conseils d'administration de prendre des décisions avec plus d'efficacité et de réunir sans délai les approbations nécessaires. La loi Sarbanes-Oxley de 2002 (SOX) a changé cette dynamique en autorisant les membres des conseils d'administration à signer les documents au par un dispositif sûr et acceptable par le service juridique et la SEC. Pour les entreprises dont la capitalisation boursière est au moins égale à 5 milliards de $, c'est une obligation, alors qu'il ne s'agit que d'une recommandation pour les entreprises moins grandes. Indépendamment de la taille de l'organisation, cette décision a contribué à promouvoir, dans la salle de conseil, l'adoption d'une technologie plus moderne, et mis en lumière le besoin de disposer de moyens sûrs pour partager des documents au-delà des frontières.

Confrontés à la menace de piratage qui pèse sur leurs communications, les conseils commencent progressivement à chercher une alternative aux courriels actuels. Dans l'enquête de Corporate Secretary, 37  % des personnes interrogées indiquent que le système privilégié pour la distribution de leurs documents de conseil est un portail informatique, les courriels étant cités juste après (par 30 % des sondés).6

Tendances marquantes de la communication en salle de conseil : face à l'augmentation des menaces et des exigences, une technologie avancée s'impose

1. « Trends in board portal adoption » [Tendances propres à l'adoption d'un portail par les conseils d'administration] 2017, IR Media Group (USA) http://diligent.com/trends-board-portal-adoption/2. « Technology in the Boardroom: Five Things Directors Should Be Thinking About » [Technologie en salle de conseil : cinq aspects que les administrateurs doivent examiner] 2017, Spencer Stuart. https://www.spencerstuart.com/research-and-insight/technology-in-the-boardroom-five-things-directors-should-be-thinking-about3. « Annual Corporate Directors Survey » [Enquête annuelle auprès des administrateurs d'entreprise] 2015, PWC. https://www.pwc.com/us/en/corporate-governance/annual-corporate-directors-survey/assets/pwc-2015-annual-corporate-directors-survey.pdf4. « All Boards Need a Technology Expert » [Tous les conseils d'administration ont besoin d'un expert en technologie] 2015, Harvard Business Review. https://hbr.org/2015/09/all-boards-need-a-technology-expert5. « Yahoo Says 1 Billion User Accounts Were Hacked » [Yahoo déclare qu'un milliard de comptes d'utilisateurs ont été piratés] 2016, The New York Times. https://www.nytimes.com/2016/12/14/technology/yahoo-hack.html?_r=06. « Trends in board portal adoption » [Tendances propres à l'adoption d'un portail par les conseils d'administration] 2017, IR Media Group (USA) http://diligent.com/trends-board-portal-adoption/

BARRIÈRES À L'ADOPTION DE LA NOUVELLE TECHNOLOGIE

Dans un monde offrant aujourd'hui une technologie de communication sécurisée, qui, parmi les membres du conseil, ne prend pas au sérieux le risque de sécurité et pour quelle raison ?

Certains pointent du doigt la population vieillissante des conseils d'administration, prétendant que des membres plus âgés sont moins enclins à adopter une nouvelle technologie si leur hiérarchie ne montre pas l'exemple. Le Global Board Index de Spencer Stuart cité dans les Bloomberg News indique qu'en 2015, « 40 % des administrateurs appartenant aux sociétés de l'indice 500 de Standard & Poor avaient au moins 64 ans, alors qu'ils étaient 33 % en 2010 et 18 % en 2005 à avoir atteint cet âge ».7 Ce même article cite le Center for Board Matters d'Ernst & Young qui «  montre que près de 20  % des membres des conseils d'administration ont plus de 68 ans et siègent depuis plus de dix ans  ». Compte tenu du vieillissement de cette population, l'adaptation à de nouvelles formes de communication exigera de la formation, mais l'on sait que le résultat en vaut la peine, dans la mesure où les risques pour la réputation et la sécurité dépassent largement les problèmes d'apprentissage d'une nouvelle technologie.

Le partage d'informations sensibles d'entreprise est monnaie courante dans les salles de conseil, mais il devient de plus en plus difficile de conserver ces données « entre les quatre murs  » de la salle. Le cas récent de Salesforce8 démontre les implications commerciales réelles pour les conseils d'une distribution des informations confidentielles assurée par un simple courriel. Lors de la violation qu'elle a subie, Salesforce a vu sa liste des sociétés ciblées pour des fusions-acquisitions dévoilée au monde entier depuis des courriels envoyés par les membres du conseil, un événement qui a désavantagé l'entreprise et provoqué des mouvements de marché en raison des inquiétudes suscitées par les procédures de sécurité de Salesforce.

Dans les entreprises plus jeunes et ouvertes à la technologie où l'âge moyen des membres du conseil est généralement inférieur à 60  ans, les portails pour conseils et systèmes de vidéoconférence font partie du quotidien et facilitent le processus décisionnel, surtout si l'on tient compte des risques de sécurité qu'impliquent les courriels et la documentation papier. Dans la récente enquête de Corporate Secretary, 62 % des personnes sondées affirment qu'un portail pour conseils est la solution pour « améliorer la communication et/ou l'efficacité générale du conseil ».9

L'aspect «  coûts  » s'invite quelquefois dans la discussion sur l'adoption ou non d'un portail pour conseils, les membres des conseils éprouvant encore des difficultés à voir la technologie autrement que comme un coût supplémentaire. Mais dans un monde où les risques de sécurité vont grandissant, le débat sur les coûts devient vain. En effet, la dépense se justifie plus facilement si l'on considère que l'adoption de communications sécurisées peut balayer toutes les inquiétudes relatives à la fuite d'informations confidentielles et de documents de conseil.

LA SOLUTION TECHNOLOGIQUE EN MATIÈRE DE COMMUNICATION

L'enquête menée par Corporate Secretary analyse les raisons principales pour lesquelles il serait judicieux d'opter pour un portail dans le cadre des communications de conseil. Les trois raisons principales sont les suivantes :

1. Sécurité  : plus de sécurité pour les membres des conseils d'administration et les documents de conseil

2. Adoptabilité : plus grand confort/facilité d'utilisation pour les membres des conseils d'administration

3. Réduction des coûts : coût réduit par l'élimination du papier produit et/ou distribué

Un membre siégeant depuis longtemps au conseil d'admi-nistration d'une société américaine à capitalisation moyenne spécialisée dans les médias s'est récemment prononcé sur la sécurité en déclarant  : « La paranoïa est une bonne chose au sein des entreprises  : elle vous incite à commettre moins d'erreurs en se méfiant des agissements de chacun. » C'est une évidence : la sécurité des anciennes formes de communication telles que le papier et les courriels présente un énorme risque.

Le format papier, privilégié auparavant par les conseils, ne permet tout simplement pas un archivage efficace des dossiers, alors que grâce aux portails actuels, les conseils peuvent facilement conserver leurs millions de pages de documentation en toute sécurité et de manière centralisée, à l'abri des regards indiscrets. Oublier des documents confidentiels dans un train ou un avion implique un risque immédiat pour la sécurité. La conservation des mêmes documents sur un iPad, un ordinateur portable ou un appareil mobile et leur accès depuis un portail protégé par un identifiant confèrent aux informations la confidentialité dont les conseils d'administration ont besoin, en particulier dans un monde où les données confidentielles peuvent être partagées sur les réseaux sociaux en un seul clic ou effacées d'un ordinateur portable ou d'un appareil mobile.

Comme expliqué précédemment, la communication électronique s'est imposée au sein des conseils qui souhaitent planifier leurs réunions ou même signer des documents de la plus haute importance. Mais aujourd'hui, les conseils d'administration plus ouverts à la technologie profitent de plus en plus de l'efficacité des portails pour aider le secrétaire général à communiquer de façon plus rapide et performante avec les administrateurs. Grâce à des outils qui permettent une meilleure collaboration tels que la prise de notes interactive – suivie et gérée sur un serveur sécurisé – et la consultation intuitive des états financiers du conseil, la technologie développée pour les portails offre aux membres des conseils un système plus simple avec des modes de communication plus efficaces.

7. « The One Place It's OK to Be Old Is in the Boardroom » [Salle du conseil d'administration : seul endroit où l'âge avancé n'est pas un handicap] 2015, Bloomberg. https://www.bloomberg.com/news/articles/2015-08-21/aging-board-members-stick-around-longer-than-ever-in-s-p-5008. « Hacktivists Leak Colin Powell's Salesforce Potential M&A Emails » [Des pirates activistes divulguent des courriels de Colin Powell concernant les sociétés potentiellement ciblées par Salesforce pour des fusions-acquisitions] 2016, PYMNTS. http://www.pymnts.com/whats-hot-2/2016/hacktivists-leak-colin-powells-salesforce-potential-ma-emails/9. « Trends in board portal adoption » [Tendances propres à l'adoption d'un portail par les conseils d'administration] 2017, IR Media Group (USA). http://diligent.com/trends-board-portal-adoption/

Tendances marquantes de la communication en salle de conseil : face à l'augmentation des menaces et des exigences, une technologie avancée s'impose

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Tendances marquantes de la communication en salle de conseil : face à l'augmentation des menaces et des exigences, une technologie avancée s'impose

Dans le monde d'aujourd'hui qui prône l'économie et limite les communications à 140 caractères, les conseils devront toujours consacrer suffisamment de temps à l'analyse des documents financiers et autres dossiers commerciaux de la plus haute importance. Mais le risque de violations de données et de piratage ne doit pas restreindre leur capacité à se concentrer sur leurs tâches premières.

Il ne s'agit pas seulement de rester dans le coup et de disposer de protections adéquates pour la sécurité des communications au sein du conseil. Ces nouveaux outils technologiques contribuent à améliorer la prise de décisions et la collaboration, à gagner du temps, à réduire les coûts et à assurer que les membres du conseil sont aisément joignables à tout moment.

CONCLUSION

Le papier, et plus lentement le courriel n’est qu’un souvenir du passé pour la majorité des conseils d'administration à l'échelle mondiale, car les conseils commencent à reconnaître les avantages, pour leur sécurité, des formes plus modernes de communication et de partage d'informations.

Il faudra du temps aux membres des conseils plus âgés ou siégeant depuis plus longtemps pour adopter une nouvelle technologie, et il se peut simplement que les nouveaux membres, plus ouverts à la technologie, doivent prendre les devants pour bousculer les pratiques actuelles et amorcer le changement. Mais cette migration vers une technologie de communication moderne, intégrée aux portails pour conseils, prend de plus en plus d'ampleur, car les conseils d'administration comprennent les risques de sécurité auxquels ils s'exposent en conservant leurs modes de communication actuels.

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