TESSI - Archivage électronique de documents: le bon compromis

CONFÉRENCE DOCUMATION 2012 | Mercredi 21 mars 2012

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Archivage électronique des documents : le bon compromis

Mercredi 21 mars 2012Emmanuelle Ertel, Directeur Tessi GED

Franck Joseph, Responsable Partenariat, DIGIPOSTE

Présentée par Alain Borghesi, vice-président FNTC,

PDG Cecurity.com



L’archivage électronique des documents : le contexte

• L’archivage est une obligation et une nécessité pour l’entreprise :

• Obligation au regard de la loi, règlements et directives qui constituent le cadre

dans lequel opère l’entreprise : code du commerce, des impôts, du travail…

• Nécessité de se protéger en réduisant ses risques et préserver le patrimoine de

l’entreprise : technique, commercial, informationnel au sens large (Guide de l’archivage électronique et

CFE – FNTC)

• Archiver c’est donc conserver (des informations, des documents, des

objets…) dans le but de les retrouver pour des raisons identifiées, sur des

durées définies.

• L’archivage électronique une ouverture pour le particulier :

• Bulletin de paye électronique, CFE individuel



L’archivage électronique des documents : le bon périmètre� Gestion Electronique de Documents :

� Documents vivants à destination d’un SAE ou non

• Acquisition des données (dématérialisation,

• Classement des documents

• Stockage des documents

• Diffusion des documents

� Système d’Archivage Electronique : Z42-013 / ISO 14 641-1

� Recevoir, conserver, communiquer et restituer des archives électroniques

• Intégrité

• Pérennité

• Traçabilité

� Coffre Fort Electronique :

• Dispositif permettant d’assurer la valeur probatoire d’un document

� Signature électronique : procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache

� Constitution de preuve : empreinte, traçabilité des actions



Cadre réglementaireCode civil : art 1316-2 Lorsque la Loi n’a pas fixé d’autres principes, et défaut de convention valable entre les parties, le juge règle les conflits de preuve littérale en

déterminant par tout moyen le titre le plus vraisemblable, quel que soit son support

Loi n°2000-230 du 13 Mars 2000 : Le droit de la preuve intègre le vecteur électronique Toute preuve est admissible par principePrincipe dit de neutralité et de non discrimination par rapport au support « … sous réserve (…) qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité » (art. 1316-1 C Civ.)

Art.1 Loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives revue en 2008 : l’ensemble des actions, outils et méthodes mises en œuvres pour conserver à moyen ou long terme des informations dans le but de les exploiter

Politique d’archivageDéfinir la politique d’archivage : Type de document, Règles de conservation (durée de rétention, droit à l’oubli, format de stockage), organisation

Définir les formats : PDF/A; Tiff; JPEG – JPEG2000, MPEG, MP3, XML

Cahier des charges – Spécifications fonctionnelles



L’archivage électronique des documents : les flux



L’archivage électronique des documents : la bonne solution

CAPTURE & EMISSION DES FLUX MULTI-CANAUX

CIRCULATION & CONSULTATION STOCKAGE DES DONNEES



Contextesocial

Contexte juridique

et réglementaire

Contexte économique

Les échanges électroniques sont de plus en plus au cœur de la vie desfrançais

Une politique proactive de l’État pour le développement de l’économienumérique

− Évolution et application du cadre législatif� Loi de finance définissant le régime des factures électroniques et le recours au dispositif de signature

électronique .� Loi pour la confiance dans l’économie numérique relative à la validité des actes juridiques conclus sous forme

électronique− Multiplication des initiatives de l’État en matière d’administration électronique : Télé procédures,

dématérialisation des marchés publics, monservicepublic.fr− Mise en place d’un cadre normatif auquel se conformer (Label FNTC-TA ; Norme NF Z 42-013; Norme ISO

15489)− Modification du code de travail en mai 2009 autorisant la remise des bulletins de paie sous format

électronique

Une conjoncture économique favorisant la rationalisation des coûts

Un contexte socio-économique et juridique favorable à la dématérialisation



Facturiers

Employeurs

Banques Assurances

Service Public

Grande Distribution

Un marché de la dématérialisation centré sur les émetteurs, ce qui limite l’adhésion des particuliers

Une offre existante fragmentée



La Poste innove en lançant Digiposte


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Une offre sans équivalent pour les particuliers et les entreprises

Simplicité

Tranquillité

Maîtrise



L’archivage électronique des documents :

Le bon compromis ?

Un système évolutif

B to B et B to C!