Transport des prélèvements - manuelprelevement.frchu-nancy.manuelprelevement.fr/Docs/polelaboratoiresduch...4. Définitions et abréviations LBM : Laboratoire de Biologie Médicale

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Transport des prélèvements

SOMMAIRE Procédure de Transport des prélèvements biologiques des unités de soins au Laboratoire de Biologie Médicale ................................................................................................ 2 Procédure de Transport des prélèvements biologiques des unités de soins au LBM - prélèvements urgents .................................................................................................................. 9 Fiche technique Transport par pneumatique des produits sanguins labiles et examens d'Immuno – hématologie ............................................................................................................ 14 Fiche technique Transport des prélèvements biologiques par pneumatique ............................. 18 Fiche technique Transfert des Gaz du Sang par le réseau pneumatique .................................. 20 Fiche technique Utilisation du pneumatique du Laboratoire de Biologie Médicale du site des hôpitaux urbains .................................................................................................................. 21 Consignes en cas d'arrêt du réseau pneumatique ..................................................................... 23 Fiche technique Entretien des stations et cartouches du réseau pneumatique 110 et 160 mm .......................................................................................................................... 29 Fiche technique Horaires de ramassage des prélèvements bâtiment des hôpitaux urbains .................................................................................................................. 31 Fiche technique Horaires de ramassage des prélèvements bâtiment hôpital d’enfants ......................................................................................................................... 33 Fiche technique Horaires de ramassage des prélèvements bâtiment Brabois hôpital d’adultes ......................................................................................................................... 35


Sommaire 1. Objet .......................................... .............................................................................................. 3 2. Domaine d’application .......................... ................................................................................. 3 3. Référence(s) et document(s) annexe(s) .......... ..................................................................... 3

3.1. Référence(s) .................................................................................................................................. 3 3.1.1. Références documents internes .................................................................................................................................. 3 3.1.2. Références externes .................................................................................................................................................... 3

3.2. Document(s) annexe(s) ................................................................................................................. 3 4. Définitions et abréviations .................... ................................................................................ 3 5. Responsabilités et personnes ressources ........ .................................................................. 4

5.1. Responsabilités ............................................................................................................................. 4 5.2. Personnes ressources ................................................................................................................... 4

5.2.1. Participants à la rédaction ........................................................................................................................................ 4 5.2.2. Référents .................................................................................................................................................................... 4

6. Diffusion ...................................... ........................................................................................... 4 7. Contenu ........................................ .......................................................................................... 5

7.1. Logigramme .................................................................................................................................. 5 7.2. Descriptif ....................................................................................................................................... 6

Procédure

Transport des prélèvements biologiques des unités de soins au Laboratoire de Biologie

Médicale

LABO210-PROC-0010

Version

Applicable le : 27/11/2012

Rédaction Vérification Approbation

Marie-Ange MORET Julie THUILLEAUX Philippe JONVEAUX


1. Objet Ce document a pour objet de décrire la procédure de transport des prélèvements biologiques des unités de soins du CHU au LBM.

2. Domaine d’application Cette procédure concerne tous les prélèvements biologiques. A ce titre, tous les agents qui assurent une étape de l’acheminement des échantillons sont concernés.

3. Référence(s) et document(s) annexe(s)

3.1. Référence(s)

3.1.1. Références documents internes

- Manuel de prélèvement des analyses - Horaires de ramassage des prélèvements du SI - Horaires de passage des agents du ST - Procédure transport des échantillons biologiques inter sites du CHU - Tri des échantillons biologiques aux points de dépôt des prélèvements biologiques du LBM - Procédure de ramassage et d’acheminement des prélèvements biologiques sur chaque site

du CHU - Procédure DF-DSE-NDS-0012 « Courses à la demande »

3.1.2. Références externes

- Manuel de certification des établissements de santé V2010 révisé 2011 - Ordonnance N° 2010-49 du 13 janvier 2010 relative à la biologie médicale - Norme NF EN ISO 15189 Laboratoire d’analyses de biologie médicale Exigences

particulières concernant la qualité et la compétence - Norme NF EN ISO 22870 Analyses de biologie délocalisées (ADBD) Exigences concernant

la qualité et les compétences - Document COFRAC SH REF 02 - Document COFRAC SH GTA 01 - Norme ADR relative au transport international des marchandises par route - Guide pratique sur l’application du règlement relatif au Transport des matières Infectieuses

- 2009–2010 - En vigueur le 1 janvier 2009 - OMS

3.2. Document(s) annexe(s) NA

4. Définitions et abréviations LBM : Laboratoire de Biologie Médicale SI : Service Intérieur ST : Service Transport US : Unité de Soins EFS : Etablissement Français du Sang


5. Responsabilités et personnes ressources

5.1. Responsabilités Le Directeur Général est responsable du respect de l’application de la procédure. Le Responsable du LBM est responsable du ramassage des prélèvements et de leur acheminement aux différentes structures du LBM. A ce titre, il met à disposition des professionnels qui font les prélèvements, les informations utiles pour que cette étape pré analytique soit réalisée dans des conditions conformes aux recommandations des experts et assurent les formations. Le Responsable Qualité, la Direction des Soins, les Cadres Supérieurs de Santé, les Cadres de Santé sont responsables de la mise en application du présent document. Les responsables du SI, l’ingénieur logistique et les Responsables Techniques du service transport sont responsables de la mise en application du document.

5.2. Personnes ressources

5.2.1. Participants à la rédaction MA. MORET, CSS Qualité N.COLBE, référent qualité

5.2.2. Référents J. THUILLEAUX, Directrice référente du pôle Laboratoires P. AUBLET CUVELIER, CSS pôle Enfants D. BOUDJI, Ingénieur, DSE service transport P CHANET, CSS pôle Uro Néphro Dialyse MJ. DONO, CSS pôle Hématologie et Médecine interne R. KLEIN, CSS Brancardage AM. LEPRETRE, CSS Direction des Soins MA. MORET, CSS DQU H. QUILLE, Encadrant, Service Intérieur J. VAUTRIN, Responsable, Service Intérieur

6. Diffusion Cette procédure fait partie du système documentaire du LBM. Les directeurs et l’encadrement des directions qui assurent une des étapes de l’acheminement des prélèvements biologiques vers le LBM sont responsables de la diffusion et la mise en application du document.

- Direction des Soins pour l’acheminement des prélèvements aux points de ramassage, dans les structures du LBM

- Directions de site pour l’organisation des points de ramassage - Services Intérieurs qui acheminent les prélèvements des points de ramassage vers les

points de dépôt du LBM - Direction des Services économiques, Service Transport qui transporte les échantillons

d’un site géographique à l’autre par la route.


7. Contenu

7.1. Logigramme


7.2. Descriptif Prélèvement biologique prêt à être transporté au LB M : Les prélèvements biologiques doivent être transportés au LBM dans les délais conformes aux recommandations des biologistes et comme indiqués dans le manuel de prélèvement. Une attention particulière doit être portée aux conditionnements des échantillons pour assurer la sécurité des agents qui prennent en charge les prélèvements et doivent être mis dans les bons de laboratoires de couleur en respectant les codes couleurs « Consigne d'utilisation d'un bon de laboratoire » Prélèvements déposés aux points de ramassage ? Dans la majorité des cas, les prélèvements sont déposés à des points de ramassage centralisés définis par site géographique et par bâtiment. Selon les plages horaires et la nature des prélèvements, les acteurs et l’organisation qui en découlent, sont différents :

- Prélèvements pris en charge par le SI : les agents du SI prennent en charge les prélèvements qui ont été déposés aux différents points de ramassage centralisés conformément à la fiche technique « prise en charge des prélèvements aux points de ramassage » selon des horaires définis par le service intérieur et validés par le Responsable Qualité du LBM.

- Prélèvements pris en charge par un agent de l’US : les ASH des US sont amenés à

transporter des prélèvements biologiques dans les différents points de dépôt du LBM :

� entre les passages des collecteurs de prélèvements du SI et en fonction d’une organisation définie par les CSS de pôle

� lorsque les prélèvements sont urgents (cf. Transport des prélèvements biologiques des unités de soins au Laboratoire de Biologie Médicale – cas particulier des prélèvements urgents)

� lorsque les prélèvements requièrent des conditions pré analytiques spécifiques surtout en terme de délais et de température.

Lorsqu’un ASH assure le ramassage, il peut être amené, selon la plage horaire de la journée, à prendre en charge des prélèvements aux points de ramassage ou dans les salles de soins.

- Prélèvements pris en charge la nuit : le coursier de nuit assure le ramassage soit à

heure fixe soit à la demande des US dans le cas de prélèvements urgents. Il est amené à prendre en charge des prélèvements aux points de ramassage ou dans les salles de soins.

- Prélèvement au départ d’une gare pneumatique : les bâtiments récents sont équipés

d’un réseau pneumatique qui permet d’acheminer les prélèvements aux différents points de réception des prélèvements selon les procédures et fiches techniques «Utilisation des transports par tubes pneumatiques au CHU de Nancy », «Le transport des examens biologiques vers le Laboratoire de Biologie Médical »

Dans tous les cas, les prélèvements doivent être transportés en respectant les conditions de température préconisées dans le manuel de prélèvement et en respectant la confidentialité des données du patient.


Points de réception des structures du LBM ou de l’E FS : Les prélèvements sont déposés dans les différentes structures du LBM ou la réception de l’EFS. Prélèvements à trier :

Les prélèvements sont triés pour être acheminés dans les différentes structures du LBM « procédure de tri des prélèvements » « Fiches techniques de dispatching des analyses biologiques» L’analyse prescrite est-elle réalisée dans le servi ce du point de réception ? Si l’analyse prescrite est réalisée dans la structure où le prélèvement est déposé, le prélèvement a terminé le processus de transport. Si l’analyse n’est pas réalisée au point de réception, le prélèvement peut être trié et pris en charge par différents acteurs :

- Prélèvements pris en charge par un agent du SI : Si l’analyse prescrite est réalisée dans un service qui est sur le même site géographique que le service prescripteur, le prélèvement est pris en charge par le SI du site et selon les horaires définis par les responsables et validés par le Responsable Qualité du LBM.

- Prélèvements pris en charge par le ST : Si l’analyse prescrite n’est pas réalisée dans un

service qui est sur le même site géographique que le service prescripteur, le prélèvement est conditionné selon la procédure « transport des échantillons et des produits biologiques inter sites du CHU » pour être acheminé vers le centre de tri de l’autre site selon des horaires définis par le responsable du ST et validés par le Responsable Qualité du LBM. Si un prélèvement doit être déposé dans une structure spécifique du LBM, le prélèvement est acheminé selon la procédure DF-DSE-NDS-0012 « Courses à la demande ».

- Prélèvement pris en charge par un TLM : Si l’analyse a été déposée dans une structure

qui n’a pas de centre de tri et qui ne réalise pas l’analyse, le TLM ou un agent administratif dépose le prélèvement dans la structure qui réalise l’analyse. C’est le cas de la structure Hématologie Biologique localisée dans le bâtiment commun CHU / EFS qui assure la réception des prélèvements pour la structure d’Histocompatibilité et de Génétique. C’est également le cas de l’unité de Bactériologie – Virologie -Parasitologie du site de Brabois qui a une réception centralisée des prélèvements pour les disciplines correspondantes.

- Prélèvement remis à un agent de l’US : Si un prélèvement a été mis dans un bon de

laboratoire qui ne correspond pas à la structure qui réalise l’analyse ou s’il a été déposé par erreur par un agent d’une US au mauvais endroit, un TLM ou un agent administratif appelle un agent de l’US qui vient reprendre le prélèvement pour le transporter au bon endroit.

Prélèvements déposés et triés au centre de tri de l ’autre site : Les prélèvements sont déposés par l’agent du service transport au centre de tri de l’autre site. Ils sont triés pour être acheminés dans les différentes structures du LBM du site destinataire. Si l’analyse prescrite est réalisée dans la structure où est localisé le centre de tri, le prélèvement a terminé le processus de transport. Prélèvements pris en charge par le SI autre site :


Les prélèvements triés sont pris en charge par les agents du SI qui les acheminent vers les structures du LBM et selon des horaires définies par le SI. Prélèvements arrivés aux différents points de récep tion des services du LBM ou à l’EFS : Les prélèvements arrivés dans les structures du LBM ou à l’EFS sont pris en charge pour être prétraités si besoin et analysés.


Sommaire 1. Objet .......................................... ............................................................................................ 10 2. Domaine d’application .......................... ............................................................................... 10 3. Référence(s) et document(s) annexe(s) .......... ................................................................... 10

3.1. Référence(s) ................................................................................................................................ 10 3.1.1. Références documents internes ................................................................................................................................ 10 3.1.2. Références externes .................................................................................................................................................. 10

3.2. Document(s) annexe(s) ............................................................................................................... 10 4. Définitions et abréviations .................... .............................................................................. 10 5. Responsabilités et personnes ressources ........ ................................................................ 11

5.1. Responsabilités ........................................................................................................................... 11 5.2. Personnes ressources ................................................................................................................. 11

5.2.1. Participants à la rédaction ...................................................................................................................................... 11 5.2.2. Référents .................................................................................................................................................................. 11

6. Diffusion ...................................... ......................................................................................... 11 7. Contenu ........................................ ........................................................................................ 12

7.1. Logigramme ................................................................................................................................ 12 7.2. Descriptif ..................................................................................................................................... 12

Procédure

Transport des prélèvements biologiques des unités de soins au LBM - prélèvements urgents

LABO210-PROC-0008

Version


Rédaction Vérification Approbation

Marie-Ange MORET Julie THUILLEAUX Philippe JONVEAUX


1. Objet Cette procédure a pour objet de définir la marche à suivre pour assurer le transport d’un prélèvement urgent d’une structure de soins vers le LBM ou l’EFS.

2. Domaine d’application Cette procédure concerne tous les prélèvements biologiques urgents. A ce titre, tous les agents qui assurent une étape de l’acheminement des échantillons sont concernés.

3. Référence(s) et document(s) annexe(s)

3.1. Référence(s)

3.1.1. Références documents internes

- Courses à la demande effectuées par le service transport - Transport des prélèvements biologiques inter site du CHU - Manuel de prélèvement des analyses - Tri des échantillons biologiques aux points de dépôt des prélèvements biologiques du LBM - Procédure de ramassage et d’acheminement des prélèvements biologiques sur chaque site

du CHU - Procédure DF-DSE-NDS-0012 « Courses à la demande »

3.1.2. Références externes

- Ordonnance N° 2010-49 du 13 janvier 2010 relative à la biologie médicale - Norme NF EN ISO 15189 Laboratoire d’analyses de biologie médicale Exigences

particulières concernant la qualité et la compétence - Norme NF EN ISO 22870 Analyses de biologie délocalisées (ADBD) Exigences concernant

la qualité et les compétences - Manuel de certification des établissements de santé V2010 révisé 2011 - Document COFRAC SH REF 02 - Document COFRAC SH GTA 01 - Norme ADR relative au transport international des marchandises par route

3.2. Document(s) annexe(s) NA

4. Définitions et abréviations LBM : Laboratoire de Biologie Médicale Prélèvement urgent : prélèvement réalisé dans une situation critique ou présentant un risque vital pour le patient. SI : Service Intérieur ST : Service Transport US : Unité de Soins EFS : Établissement Français du Sang


5. Responsabilités et personnes ressources

5.1. Responsabilités Le Directeur Général est responsable du respect de l’application de la procédure. Le Responsable du LBM est responsable du ramassage des prélèvements et de leur acheminement aux différentes structures du LBM ou de l’EFS. A ce titre, il met à disposition des professionnels qui font les prélèvements, les informations utiles pour que cette étape pré analytique soit réalisée dans des conditions conformes aux recommandations des experts et assure les formations. Le Responsable Qualité, la Direction des Soins, les Cadres Supérieurs de Santé, les Cadres de Santé sont responsables de la mise en application du présent document. L’ingénieur logistique et les Responsables Techniques du service transport sont responsables dans le cas de la prise en charge d’un prélèvement urgent d’un site du CHU à l’autre.

5.2. Personnes ressources

5.2.1. Participants à la rédaction MA. MORET CSS qualité et gestion des risques

5.2.2. Référents J. THUILLEAUX, Directrice référente du pôle Laboratoires P. AUBLET CUVELIER, CSS pôle Enfants D. BOUDJI, Ingénieur, DSE service transport P CHANET, CSS pôle Uro Néphro Dialyse MJ. DONO, CSS pôle Hématologie et Médecine interne R. KLEIN, CSS Brancardage AM. LEPRETRE, CSS Direction des Soins MA. MORET, CSS DQU H. QUILLE, Encadrant, Service Intérieur J. VAUTRIN, Responsable, Service Intérieur

6. Diffusion Cette procédure fait partie du système documentaire du LBM. Les directeurs et l’encadrement des directions qui assurent une des étapes de l’acheminement des prélèvements biologiques vers le LBM sont responsables de la diffusion et de la mise en application du document.

- Direction des Soins pour l’acheminement des prélèvements aux points de ramassage, dans

les structures du LBM - Directions de site pour l’organisation des points de ramassage - Services Intérieurs qui acheminent les prélèvements des points de ramassage vers les

points de dépôt du LBM - Direction des Services économiques, Service Transport qui transporte les échantillons

d’un site géographique à l’autre par la route


7. Contenu

7.1. Logigramme

7.2. Descriptif Prélèvement réalisé en urgence Les prélèvements urgents doivent être transportés dans la structure du LBM qui réalise l’analyse ou à l’EFS le plus rapidement possible dès que le prélèvement a été conditionné. Si le prescripteur juge la situation comme critique ou à haut risque pour le patient, il convient de demander à l’agent qui dépose le prélèvement de le préciser au TLM qui réceptionne le prélèvement. Selon le cas, le prescripteur peut con tacter le biologiste. Conditionnement du prélèvement :

Prélèvements pris en charge

par un agent de l’US

Appel au service

transport

Prélèvements pris en charge par

l’agent du service transport dans l’US

Prélèvements à destination d’une structure sur le même

site que le prélèvement ?

Non

Prélèvements pris en charge le

coursier de nuit dans l’US

Transport par pneumatique

Prélèvement réalisé en urgence

Prélèvement pris en charge au LBM ou à l’EFS

Conditionnement du prélèvement

Oui

Préleveur SI, coursier de nuit, Adent de l’US, ST TLM Agents du centre de tri

- Manuel de prélèvement

- Consigne d’utilisation d’un bon de laboratoire

- Courses à la demande effectuées par le service transport

- Utilisation des transports par tubes pneumatiques au CHU de Nancy

- Transport des échantillons biologiques des US au LBMl

-Transport des échantillons et des produits biologiques inter sites du CHU


Le prélèvement doit être conditionné dans un bon de laboratoire de couleur en respectant les consignes d’utilisation indiquées dans la fiche technique « consignes d’utilisation d’un bon de laboratoire ». Il doit être indiqué en toute lettre « prélèvement urgent ». Les conditions pré analytiques telles qu’indiquées dans le manuel de prélèvement doivent être respectées. Prélèvements à destination d’une structure sur le m ême site que le prélèvement ?

- Prélèvements pris en charge par un agent de l’US : L’agent de l’US achemine le prélèvement directement dans la structure concernée par l’analyse et le donne en main propre à un TLM.

- Prélèvements pris en charge le coursier de nuit da ns l’US : Le coursier de nuit

achemine le prélèvement directement dans la structure concernée par l’analyse, et le donne en main propre à un TLM.

- Transport par pneumatique :

o Si la structure du LBM est équipée d’une gare de réception du pneumatique, le prélèvement est envoyé par l’agent de l’US au service concerné par ce moyen. L’agent de l’US doit impérativement téléphoner à la structure concernée pour l’informer de l’envoi du prélèvement.

o Si la structure du LBM n’a pas de gare de réception du pneumatique, un agent de l’US doit acheminer le prélèvement et le donner en main propre à un TLM de la structure concernée.

- Prélèvements pris en charge par l’agent du service transport : Le préleveur contacte le

service transport selon la procédure «Courses à la demande ». Il indique au chauffeur le lieu de dépôt précis du prélèvement et lui précise qu’il doit le donner en main propre à un TLM de la structure concernée.

- Prélèvement pris en charge au LBM ou à l’EFS : Le prélèvement à traiter en urgence est

pris en charge par un TLM qui le traite en priorité.


1. OBJET : Cette fiche technique a pour objet de décrire l’utilisation du réseau pneumatique en diamètre 160 mm pour le transport des Produits Sanguins Labiles (PSL) et des analyses immuno hématologiques entre le bâtiment de l’Institut du cœur et des vaisseaux Louis MATHIEU, le bâtiment des spécialités médicales Philippe CANTON et l'Etablissement Français du Sang Lorraine Champagne.

2. DESCRIPTION :

2.1. Utilisation des cartouches 160 mm : Les cartouches rouges sont exclusivement dédiées au transport des prescriptions de PSL ainsi que de Produits Sanguins Labiles (PSL) et des analyses immuno hématologiques. Attention : les cartouches comportent une puce électronique identifiant l’adresse automatique de retour vers la gare d’affectation (voir étiquetage de la cartouche)

2.2. Recommandations – Précautions : L’utilisation des cartouches 160 mm du transport par pneumatique vers l’EFS requière une attention au conditionnement des prélèvements. En effet, un conditionnement adéquat en conformité avec les règles d’hygiène et de sécurité est le garant d’un transport sans encombre et d’un traitement rapide et adapté des produits en transit.

La procédure est applicable 24h sur 24 et 7j sur 7. Le CSTH dans sa séance du 16 novembre 2010 a validé les éléments suivants :

� Produits sanguins labiles pouvant être transportés • Concentrés de globules rouges standard ou irradiés (sauf cas particuliers) • Plasmas frais congelés

� Produits sanguins labiles ne pouvant pas être transportés (des produits rares ou de

transformation particulière) :

• Concentrés plaquettaires, • produits sanguins labiles compatibilisés, • produits sanguins labiles transformés sauf irradiés, • produits sanguins labiles destinés à l'autotransfusion.

Tout cas particulier nécessite une discussion entre le médecin responsable de la distribution/délivrance à l'EFS -LC et le médecin prescripteur.

Fiche technique

Transport par pneumatique des produits sanguins labiles et examens d'Immuno -

hématologie

LABO210-FITEC-0021

Version :


Approbateur

Marie Noëlle GUIRLET, Sylvain SALIGNAC


� Le nombre maximum de poches est de • 3 pour les Concentrés de globules rouges • 3 pour les Plasmas frais congelés

Chaque cartouche ne peut contenir qu'un seul type d e produit pour un patient unique. Toute cartouche doit comporter : - le numéro de la gare - le(s) numéro(s) de téléphone des services - les numéros d'UF - la dénomination du service En cas d'anomalie : absence d'un des quatre élément s sur la cartouche, prière d'avertir le Cadre du Service.

Les documents d'identification sont joints obligatoirement au premier envoi dans la première cartouche :

• ordonnance • fiche de distribution nominative • documents immuno hématologiques (groupe sanguin, RAI) • accusé de réception spécifique ;

Se frictionner les mains avec une solution hydro alcoolique (SHA) ou se laver les mains avec un savon doux après toutes opérations d’envoi par le réseau pneumatique.

2.3. Circuit :

• CHU EFS les documents immuno hématologiques avec carte de groupe sanguin et résultats de la RAI ou des prélèvements permettant de la réaliser et la prescription des PSL.

• RETOUR EFS CHU les PSL accompagnés de la fiche de délivrance nominative et du bordereau de transport (à retourner à l'EFS avisé par la personne qui réceptionne les PSL avec inscription du nom et signature), le troisième volet de la prescription et éventuellement la carte de groupe sanguin du patient si elle a été fournie,

• CHU EFS bordereau de transport avisé.

• Les cartouches qui arrivent à l'EFS avec demande d' examens immuno hématologiques

sont renvoyées aussitôt au service après récupérati on du contenu. • Pour les demandes de PSL avec prescriptions conformes et documents IH valides, les PSL

seront envoyés immédiatement au service demandeur (PSL + bordereau de délivrance + bordereau de transport + 3ème volet de la prescription) si la prescription stipule une demande de délivrance immédiate. C'est au service de soins de vérifier l'arrivée de la cartouche et de renvoyer immédiatement le bordereau de transport dûment complété.

• Pour toute demande de PSL avec des résultats IH en attente, les PSL seront envoyés dès que le service en fera la demande si les résultats d'immuno hématologie sont disponibles

• Pour toute transfusion différée, l'information est notée sur la prescription. Cependant , l'EFS ne fera partir les PSL qu'à la demande du ser vice .

2.4. Méthode :

1. COMMANDES DE PRODUITS SANGUINS a. COMMANDES

Hors urgence : la commande est acheminée à l'avance à l'EFS - LC par pneumatique avec les


documents d'accompagnement nécessaires (prescription, carte de groupe valide, RAI). L'horaire prévu de délivrance est impérativement si gnalé .

• En urgence : le pneumatique peut aussi être utilisé pour l'envoi des documents nécessaires à la délivrance et l'EFS - LC sera prévenu par téléphone de l'envoi et de la situation d'urgence.

• A partir de 18h, en dehors de la situation d'urgence : appeler l'EFS-LC pour l'avertir d'une commande

b. RECEPTION DES PRODUITS SANGUINS

L'arrivée de produits dans le service de soins est signalée par un voyant lumineux et une alarme sonore. La cartouche est libérée spontanément dans le panier prévu à cet effet. Chaque service doit veiller à récupérer ses PSL. Aussi il est particulièrement important d'être vigilant au moment de la vérification de la concordance des produits et du patient. Dans tous les cas, dès réception d'une cartouche, l'IDE doit vérifier immédiatement les documents d'accompagnement et les produits :

• contrôle de concordance entre l'identité du malade présent au service, la carte de groupe sanguin, l'ordonnance et le bordereau de délivrance,

• heure de distribution, • aspect et intégrité des PSL, nombre, qualification et transformation, figurant sur la

prescription. En cas de non conformité de la part de l'EFS, l'IDE appelle l'EFS - LC pour renseignements complémentaires. Au moindre doute, après accord du médecin prescripteur ou du médecin responsable de la distribution, les poches sont renvoyées à l'EFS - LC. Dans l'état actuel, les produits retournés seront d étruits. Si la commande est conforme, l'IDE renvoie par retour de cartouche le double du bordereau d'expédition portant le numéro de la délivrance des produits. Ce bordereau accompagne les PSL et la fiche de distribution nominative dans la cartouche au départ de l'EFS. Le bordereau de transport fait figure "d'accusé de réception ". L'IDE vérifie la conformité de la livraison. Elle i nscrit son nom, la date et l'heure de vérification et signe dans l'espace prévu après avo ir coché la case "conforme". Le retour du bordereau de transport à l'EFS doit êt re immédiat. Les produits sanguins labiles sont aussitôt amenés auprès du patient receveur laissés à température ambiante si non transfusés immédiatement (pas de stockage intermédiaire au réfrigérateur) et impérativement transfusés dans les 6 heures suivant l'envoi.

c. DISPOSITIFS DE CONTROLE ULTIME Les dispositifs de contrôle ultime pré transfusionnel ne peuvent pas être placés dans les cartouches, un stock limité est conservé et géré par le cadre de chaque service concerné, en tenant compte des délais de péremption, et avec l'aide si nécessaire de l'Unité d'Hémovigilance.

2. TRANSPORTS DES ANALYSES D'IMMUNO-HEMATOLOGIE • Ne pas froisser les feuilles de demandes d’analyses,


• Tubes à prélèvement sanguin enroulés dans leur pochette dans le sens de la largeur, Attention : l’utilisation d’une cartouche affectée à la gare de départ est indispensable pour le retour de l’attestation de réception.

EN CAS DE PANNE DU RESEAU PNEUMATIQUE L'approvisionnement en PSL est assuré par déplacement d'un agent du bloc ou du service concerné qui se rend à pied à l'EFS - LC. Si une cartouche contenant des documents immuno hématologiques est bloquée alors qu'une transfusion est en attente : • Soit un deuxième exemplaire de la carte de groupe sanguin est utilisé • Sinon, faire parvenir à l'EFS un prélèvement sanguin du patient permettant le contrôle du groupe sanguin et l'édition d'un document permettant la délivrance (Carte de groupe ou consigne transfusionnelle).

En cas d'urgence, une délivrance en urgence vitale immédiate sera réalisée Remarque en cas d'Incident Transfusionnel

En cas d'incident transfusionnel (hyperthermie, frissons, réaction allergique) avec nécessité de renvoi de la poche incriminée à l'EFS, toute poche percutée ne doit pas être envoyée dans une cartouche mais déposée à la distribution de l'EFS - LC.

CHU DE NANCY

Accusé de réception des PSL

à envoyer à l'EFS après vérification de la concordance : identité, nombre et type de produit

Date de demande Date de réception :

Etiquette du patient

Heure de la réception:

Service Commande Réception Nom de l'IDE qui réceptionne :

Nombre de produits

�� CGR �� Signature :

�� PLASMA ��

�� PLAQUETTES ��


1. OBJET : Cette fiche technique a pour objet de décrire l’utilisation des cartouches 110 mm et 160 mm du transport des prélèvements par pneumatique vers le Laboratoire de Biologie Médical et l’EFS. Un conditionnement adéquat et conforme est le garant d’un transport sans encombre et d’un traitement rapide et adapté des produits en transit.

2. DESCRIPTION :

2.1. Utilisation des cartouches : Attention : Si une cartouche est tombée ou est fissurée, ne pas l’utiliser. Il faut demander aux services techniques de la contrôler afin de ne pas contaminer le réseau pneumatique.

2.2. Conditionnement des prélèvements :

Autorisé :

- Le conditionnement des prélèvements dans la glace à condition de respecter le schéma suivant :

Fiche technique

Transport des prélèvements biologiques par pneumatique

LABO210-FITEC-0018

Version


Approbateur

Sylvain SALIGNAC

Réseau 110 mm Réseau 160 mm

Centre de tri (Biochimie) (1)

Hématologie biologique (Hémostase) (2)

Etablissement Français du Sang (EFS)

o Chimie, o Bactériologie

(hémoculture) o Virologie, o Parasitologie, o Immunologie.

o NF, o Crase, o D. Dimères. o Héparinémies, o AT – PC – PS, o Agrégation plaquettaire o TIH, o VASP …

o Groupes sanguins, o Tubes RAI, o Autres :

o Tests de Coombs direct,

o Agglutinines froides, o Titrages anti-A et anti-

B…

Placer les tubes à l’intérieur de la pochette du bon de laboratoire

Préparer une poche de glace dans un sac plastique fermé par un zip

Placer la poche de glace fermée à côté des tubes dans la

pochette du bon de laboratoire. Prendre soin que la glace ne soit pas au contact direct des tubes


- Les flacons, pots plastiques contenant des liquides ou matières corporelles (urine, crachat, LBA, selle…) fermés hermétiquement.

Interdit :

- Les prélèvements dans de l’azote liquide

2.3. Recommandations

- Les feuilles de demandes d’analyses ne doivent pas êtres froissées - Placer au maximum 5 bons de laboratoire par cartouche - Les tubes à prélèvement sanguin, flacons à urine, pot à selle, lames en verre, etc. sont

enroulés dans leur pochette dans le sens de la largeur - Les écouvillons dans le sens de la longueur - Les flacons d’hémoculture doivent être mis, enroulés dans les pochettes transparentes,

tête-bêche. Placer au maximum 2 bons de laboratoire par cartouche

Flacons d’hémoculture Tête-bêche


3. OBJET : Cette fiche technique a pour objet de définir les modalités à respecter pour effectuer l’envoi d’un Gaz du sang (GDS) par le réseau pneumatique. Elle s’applique à tous les services qui utilisent le réseau pneumatique pour l’acheminent des GDS au Laboratoire Médical. Le service demandeur s’assure que l’ensemble du personnel applique cette fiche technique

4. DESCRIPTION : Des conditions pré analytiques à respecter sont :

- Feuille de demande d’analyse verte avec étiquette - patient - et tampon du service, - Deux étiquettes « patient » dont une à coller sur la seringue, - Renseignements cliniques obligatoires :

� type de prélèvement (sang artériel, veineux ou capillaire) � identités prescripteur et préleveur � heures de prélèvement, � renseignements cliniques (température du patient, état d’oxygénation…)

- Absence d’aiguille, - Bouchon bien fermé, - Absence de bulle dans la seringue,

Conditionnement :

1. Mettre la Seringue dans la pochette du bon de laboratoire 2. Insérer dans le bon de laboratoire (à côté de la seringue) une pochette plastique

zippée contenant de la glace pilée 3. Mettre le bon de laboratoire enroulé sur lui-même dans une cartouche de 110 mm. 4. Transférer immédiat par le réseau pneumatique au laboratoire de Biochimie

Le transfert doit impérativement avoir lieu dans un délai maximum de 30 minutes après le prélèvement.

Fiche technique

Transfert des Gaz du Sang par le réseau pneumatique

LABO210-FITEC-0020

Version


Approbateur

Mathias POUSSEL, Sylvain SALIGNAC

Placer la seringue à l’intérieur de la pochette du bon de laboratoire

Préparer une poche de glace dans un sac plastique fermé par un zip

Placer la poche de glace fermée à côté de la seringue dans la pochette du bon de laboratoire. Prendre soin que la glace ne soit pas au contact direct de la seringue


1. . OBJET : Cette fiche technique a pour objet de décrire les différentes étapes à respecter lors de l’arrêt du réseau pneumatique.

2. PROCEDURE DEGRADEE :

Rappel : Pour les jours et heures ouvrables :

- Boîte vocale : 59393 - Services Techniques pour le réseau pneumatique

o Messieurs Harmand et Astorg. o Numéros de téléphone : � 53489 – 53751 et � 54439 bip 517 ou 523

En dehors des jours et heures ouvrables : Numéro d’appel pour les urgences techniques : � 54167 (24h/24 – 7j/7)

2.1. Arrêt pour opération de maintenance :

- les cadres des secteurs concernés, du centre de tri, du laboratoire d’Hématologie Biologique, de la pharmacie et de l’EFS devront être avertis une semaine à l’avance par courrier électronique ou note de service

- un affichage clair est mis en place par l’encadrement des unités de soins directement sur les stations du réseau pneumatique

- l’encadrement organise les expéditions et les réceptions à partir d’autres stations ou met en place les procédures dégradées comme indiqué paragraphe

2.2. Arrêt suite à une panne totale du réseau : En cas de panne du réseau pneumatique les Services techniques transmettent l’information le plus rapidement possible :

- aux Cadres Supérieurs, Cadres de Soins et Médico-techniques (laboratoires et pharmacie), - vers les salles de soins des structures concernées (annexe 1), - vers l’Etablissement Français de Sang

Procédures dégradées Réseau en 110 mm : Les cadres des services de soins mettent en place une procédure dégradée de ramassage des tubes :

- Regroupement des tubes dans le local vaguemestre de chaque étage : o Un panier « centre de Tri », o Un panier « hématologie biologique »,

Fiche technique

Consignes en cas d'arrêt du réseau pneumatique

LABO210-FITEC-0017

Version


Approbateur

Philippe JONVEAUX


o Un panier « EFS »

- Les Cadres Supérieurs informent le Service Intérieur aux numéros suivants : o du lundi au vendredi contacter le responsable du Service Intérieur � 54173 bip 630

ou les responsables adjoints � 53621 bip 631 ou � 54473 bip 633 o samedi et dimanche, appeler la plate forme téléphonique � 9 o nuit appeler le coursier (modalité rappelée dans la note d’information n°29)

- Du lundi au samedi, ramassage par les agents du Service Intérieur aux heures de fonctionnement du service

- Dimanche, prise en charge par une ASH d’un secteur défini préalablement par l’équipe de cadres en fonction d’un roulement qui garantit l’équité entre les équipes.

- Pour les bilans urgents (réanimation) et en dehors des heures de ramassage par le service intérieur une ASH de l’unité.

Lors du retour à la normale une information est faite par les Services Techniques vers : - les salles de soins des structures concernées (annexe 1) - le centre de tri du laboratoire de biochimie et le service d’hématologie biologique, - la pharmacie, - le centre de distribution de l’EFS (annexe 2)

Procédures dégradées Réseau en 160 mm

Les produits sanguins labiles, les analyses d'Immuno Hématologie :

- si la panne survient au moment où une commande de PSL est en cours, les agents de l’EFS téléphonent aux personnels des Unités de Soins pour les informer de la panne et les personnels de l’Unité de Soins demandent les délais de disponibilité des PSL. Le transport des PSL est pris en charge par le personnel des Unités de Soins dans les containers prévus à cet effet.

- Si la panne est connue et qu’une commande de PSL est nécessaire, la commande est acheminée à l'avance à l'EFS avec les documents habituels (prescription, carte de groupe sanguin valide, RAI).

- si une commande de PSL est urgente, l'EFS est averti par téléphone et une ordonnance est faxée dans l'attente des documents obligatoires (carte de groupe sanguin valide, RAI).

Les produits pharmaceutiques :

- la commande est réalisée sous le logiciel PHARMA, l’ordonnance est faxée, - la pharmacie prévient le secteur concerné de la disponibilité de la commande, - l’ASH de chaque secteur se rend à la pharmacie.

Les examens d'Anatomie et Cyto pathologique :

Le service de soins achemine les prélèvements vers le service d’Anatomie et Cyto pathologique

2.3. Dysfonctionnement constaté par les services mé dico-techniques ou par les services de soins :

- les urgences des services techniques sont contactées le plus rapidement possible (n° de

téléphone en tête de ce présent document). - l’incident est décrit (cartouche bloquée, cartouche vide, erreur de station de retour…) - les services techniques informent les services de soins et le centre de tri de la panne, ils

indiquent si le dysfonctionnement entraîne un arrêt partiel ou total du réseau :


o dans le cas d’un un arrêt partiel, préciser les stations de départ ou d'arrivée encore en fonctionnement,

o dans le cas d’un arrêt total se référer au paragraphe 2.2 de ce document - Les services techniques signalent la fin de la panne et le retour à l’usage normal du réseau

pneumatique par téléphone (liste ci-dessous) ou courriel à l’encadrement concerné.

2.4. Dysfonctionnement constaté par les services te chniques : - Les services techniques contactent :

o les secteurs de soins concernés (annexe 1) o les services médico-techniques (annexe 2) le plus rapidement possible,

- ils donnent l'origine de la panne, les délais d'intervention et indiquent les gares de départ ou d'arrivée encore en fonctionnement

- les services de soins et médico-techniques apposent sur les stations un document papier indiquant leurs indisponibilités

Les services techniques signalent la fin de la panne et le retour à l’usage normal du réseau pneumatique par téléphone (liste ci-dessous) ou courriel à l’encadrement concerné.


Annexe 1

Bâtiment des spécialités médicales – Philippe CANTO N - Réseau de transport pneumatique 160 mm

Station N°114 Psychiatrie unité1 0 UF 1572

A055 � 57259 Unité 2 UF 1173 unité USP UF 1573

Station N°116 Hôpital de jour pneumologie 1er UF 1304

A173 � 57035 Maladies respiratoires UF 1109 Psychiatrie UF 1217 Station N°117 Maladies infectieuses 1er UF 1054

A209 � 53516 Hôpital de jour dermatologie UF 1186 Psychiatrie UF 1217 Station N°118 Maladies infectieuses et tropicales MIT unité B 2ème UF 1057 A118 � 54114 Station N°119 MIT 2ème UF 1055

A157 � 54103 Dermato unité A UF 1184 Station N°115 Maladies respiratoires 3ème UF 1107

A060 � 53564 Hospitalisation de semaine pneumologie

UF 1307

Station N°120 Pneumologie 3ème UF 1302 A096 � 53376 Station N°121 MIT 3ème UF 1055

A133 � 54103 Dermato unité A UF 1184 Station N°122

Maladies respiratoires 4ème UF 1104 A101 � 54051 Pneumologie UF 1374

Laboratoire du sommeil UF 1139


Institut Lorrain du cœur et des vaisseaux – Louis M athieu - Réseau de transport pneumatique 160 mm

Station N°101 Cardiologie 5 ème S2 UF 1413 � 53221 (L au V)

� 53245 (7j/7) S3 UF 1408 Station N°102 Cardiologie 5ème S1 UF 1412 � 53215 (7j/7)

S4 UF 1404 � 53050 (7j/7)

� 53215 (7j/7) UF 1423

Station N°106 Cardiologie USIC 1er UF 1405 � 53251 (7j/7) Réadaptation Cardiaque Rdc. UF 1701 � 57982 (7J/7) HDI 1er UF 3021 � 57403 (L au V) Station N°103 Non utilisé Station N°104 Chirurgie Cardiaque vasculaire et soins continus 4 ème S1 hospitalisation CCVT UF 2192 � 53082 (7j/7) S4 Soins continus UF 2185 � 54285 (7j/7) S3 Chir. vasculaire. UF 2152 � 53057 Station N°105 Réanimation chirurgie cardiaque et transplantation 2ème Réanimation Chirurgicale UF 2207 � 53086 � 53089

(7j/7) Station N°109 Bloc chirurgie cardio -vasculaire et transplantation 2 ème Blocs Opératoires UF 2202 � 53898 Blocs Opératoires UF 2153 Station N°108 Réanimation chirurgicale « Picard » 2ème Réanimation Chirurgicale UF 2051 � 54145 � 53939

(7j/7) Station N°107 Réanimation médicale 1 er Réanimation médicale UF 1032 � 53294 (7j/7)


Annexe 2

Centre de tri Biochimie Du lundi au samedi – 8h – 17h � 53922 Du lundi au samedi 17h – 8h Dimanche et jours féries � 53226 Laboratoire d’hématologie biologique 7j/7 et 24h/24 � 53781 Distribution EFS 7j/7 et 24h/24 � 79 71 34 Pharmacie � 54403 Laboratoire d’anatomie pathologique Du lundi au vendredi – 8h – 16h � 53608 Samedi 8h – 12h � 53463


1. OBJET : Cette fiche technique à pour objet de donner les consignes à respecter pour réaliser l’entretien des stations et cartouches du réseau pneumatique 110 et 160 mm.

2. Recommandations : Il est recommandé :

- de porter des gants et un tablier plastique à usage unique, - de se frictionner les mains avec des solutions hydro alcooliques (SHA) ou de se laver les mains avec un savon doux avant et après toute tâche d’entretien, - d’assurer la traçabilité de l’entretien (cahier prévu à cet effet).

3. Principe et technique d’entretien : Se reporter à la fiche technique « dépoussiérage humide des surfaces »

ATTENTION : les cartouches ne doivent pas être déposées sur la paillasse de soins (du fait du passage dans le réseau pneumatique, l’extérieur des cartouches est considéré comme sale), seul le contenu des cartouches peut être déposé sur la paillasse de soins.

4. Fréquence :

ASH / AEQ Après chaque utilisation 1 fois

par jour 1 fois

par semaine 1 fois

par mois

Extérieur Station X

Support cartouche X

Conduits extérieurs apparents X

Conduits intérieurs (nettoyage par les services techniques)

X

Cartouche : intérieur / extérieur X

En cas de projection ou de salissure visible sur la station ou dans les cartouches, l’entretien sera immédiat.

Cas particulier : bris de flacon à l'intérieur de l a cartouche avec fuite à l’extérieur � Manipulation de la cartouche : cf. tableau suivant.

� Informer les services techniques (5-99-89) en indiquant : - la station de départ, - la station d’arrivée, - le risque encouru.

Les services Techniques mettent en place les mesures appropriées pour nettoyer et désinfecter le réseau concerné.

Fiche technique

Entretien des stations et cartouches du réseau pneumatique 110 et 160

mm

LABO210-FITEC-0016

Version


Approbateur

BRUNEAUD FRANCOISE JOURNEAU PIERRE


5. Technique d’entretien :

Matériel utilisé Modalités Techniques d’entretien Produits utilisés

Extérieur station (dont bac de réception) Seau blanc de détergent

désinfectant pour surfaces, 2 lavettes blanches

Du haut vers le bas. Sécher les cellules de la station après

respect du temps de contact. Dépoussiérage humide

Détergent désinfectant pour sols et surfaces Conduits apparents

Support cartouche

Cartouche (entretien quotidien)

Seau blanc de détergent désinfectant pour surfaces,

2 lavettes blanches

o Intérieur avant extérieur o Il est également possible d'immerger

totalement la cartouche dans un bain de détergent désinfectant (respecter le temps de contact), puis laisser sécher.

Détersion désinfection Détergent désinfectant pour sols et surfaces

Cartouche (en cas de bris de flacon, avec souillure biologique)

bac de détergent désinfectant pour matériel,

lavette blanche

papier absorbant container DASRI

o Mettre un masque et enfiler deux paires de gants avant d’ouvrir la cartouche.

o Vider avec précaution les débris dans un container rigide DASRI

o Eponger avec du papier absorbant (à éliminer dans un sac jaune),

o Immerger la cartouche dans un bain de détergent désinfectant (respecter le temps de contact). Frotter.

o Rincer, essuyer.

Détersion désinfection Détergent désinfectant

pour matériel

Cartouche (en cas de bris de flacon de médicament ou poche

EFS)

bac de détergent désinfectant pour matériel,

lavette blanche

papier absorbant container DASRI

o Enfiler deux paires de gants avant d’ouvrir la cartouche.

o Vider avec précaution les débris dans un container rigide DASRI

o Eponger avec du papier absorbant (à éliminer dans un sac jaune),

o Immerger la cartouche dans un bain de détergent désinfectant (respecter le temps de contact). Frotter.

o Rincer, essuyer.

Détersion désinfection Détergent désinfectant

pour matériel

Documents

Transport des prélèvements - manuelprelevement.frchu-nancy.manuelprelevement.fr/Docs/polelaboratoiresduch...4. Définitions et abréviations LBM : Laboratoire de Biologie Médicale