Travaux de Fin d’Exercice - tech.alfainfo.comtech.alfainfo.com/docs/CVO582_TFE.pdf · Travaux de Fin d’Exercice SOMMAIRE 1 Traitements préalables à la clôture 2 2 Editions

alfaFinance - alfa.compta VO 5.70-5.82

Créé le 3/11/2004

FF_alfaFinance_Trvx_Fin_Exercice.doc Page 1 sur 21

Travaux de Fin d’Exercice

SOMMA IRE

1 Traitements préalables à la clôture 2

2 Editions de fin d’exercice 6

2.1 Documents sans paramétrage préalable 6

2.2 Editions nécessitant des paramétrages particuliers 6

2.3 Cas Particulier de la consolidation 6 2.3.1 Création du dossier de consolidation. 7

2.3.2 Initialisation du dossier 8

2.3.3 Traitement de consolidation 9

3 Clôture de l’exercice 11

3.1 Archivage AVANT Clôture 11

3.2 Clôture de l’exercice 15 4 Réouverture de l’exercice 16

5 Annexes 18

5.1 Exportation de balances pour le Module Budget Gestion 18 5.1.1 Balance générale 18

5.1.2 Balance analytique 20


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Procédure Générale

1 Traitements préalables à la clôture

1.1 Avant de commencer le traitement, nous vous conseillons d’effectuer une vérification de la cohérence technique de votre dossier par le choix Spécifique au dossier / Maintenance du dossier

Cliquer sur le bouton Lancement. Editer le compte rendu : si vous avez des anomalies, veuillez contacter notre Service d’Assistance. Sinon, vous pouvez poursuivre la procédure décrite ci-après.


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1.2 Affecter le compte de résultat de l’année précédente (compte 120000 ou 129000). Il doit être soldé avant la clôture,

1.3 Solder tous les comptes d’attente (racine 47). Si ce n’est pas possible, décocher la case « doit être soldé avant clôture » sur la fiche du compte par le choix Gestion du plan comptable / modifier. Ne pas oublier de la cocher à nouveau après la réouverture.

1.4 Les bordereaux et les écritures d’abonnements de l’exercice doivent tous être comptabilisés.

1.5 Exporter les balances de fin d’exercice (générale ou analytique) afin de permettre le traitement du Compte Administratif dans le Module Budget Gestion. (voir 5. Annexes)

1.6 Vérifier dans le choix Spécifique au dossier / Nomenclature / Bilan que la classe 0 (chiffre zéro) est bien définie si vous utilisez dans votre comptabilité des comptes commençant par ce chiffre.

1.7 Effectuer le lettrage des comptes lettrables et le rapprochement bancaire

1.8 Sauvegarder le dossier à clôturer

1.9 Imputer (valider) tous les brouillards par le choix Ecritures/Imputation des brouillards : les écritures ne sont plus modifiables, ni supprimables.


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1.10 Effectuer le Traitement de clôture mensuelle (menu Clôture, clôture mensuelle des journaux).

Indiquer le dernier mois de l’exercice (ici 12/2004). Cliquer sur Valider. S’il reste des écritures non imputées, un message vous en informe et vous devez procéder à l’imputation des écritures avant de clôturer. Si toutes les écritures sont imputées, le lancement de la clôture mensuelle est alors possible. Le message suivant apparaît. Répondre Oui pour la lancer.

Remarque : le dernier mois clos est alors renseigné sur chaque ligne journal affichée dans la fenêtre de la clôture mensuelle.

Si tous les mois sont clos, il est cependant encore possible de passer des écritures dans le journal Opérations diverses de l’expert (défini dans les paramètres généraux du dossier, onglet Plan comptable). Dans ce contexte, seul, ce journal autorise la saisie d’écritures sur le dernier mois de l’exercice. Ces écritures devront être imputées et la clôture mensuelle de ce journal effectuée.

Effectuer un contrôle de faisabilité de la clôture en sélectionnant le bouton

du menu Clôture / Clôture annuelle de la comptabilité.


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Cliquer sur le bouton Valider et confirmer le lancement du contrôle. Lorsque ce contrôle est terminé, apparaît la fenêtre d’impression afin de choisir le périphérique d’impression du compte rendu de contrôle. Pour chaque point de contrôle mentionné, vous obtenez en détail les traitements à effectuer impérativement pour permettre la clôture annuelle. Ci-après un exemple de compte rendu.


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2 Editions de fin d’exercice

2.1 Documents sans paramétrage préalable Journaux auxiliaires, journal centralisateur Grand Livre Général, Grand Livre des Tiers Balance Générale, Balance des Tiers Grands Livres Analytiques Balances Analytiques

2.2 Editions nécessitant des paramétrages particuliers Pour l’édition des documents de synthèse, vous avez 2 possibilités : - soit les éditer dans la comptabilité, voir ci-après - soit les éditer dans le Module Budget Gestion (se reporter à l’aide livrée

avec ce module) Remarque : les paramètres ne nécessitent pas, à priori, de modification si :

- les éditions obtenues lors de l’exercice précédent ont été satisfaisantes, - le contexte comptable reste inchangé.

Paramétrage des Documents de synthèse (type CERFA) Bilan, CR, SIG

(attention : les comptes 18 ne doivent pas figurer dans la consolidation générale de l’entité juridique) :

- Modifier, si besoin, le paramétrage des rubriques des documents de synthèse afin d’y inclure les racines des comptes auxiliaires présents dans votre comptabilité (commençant par ‘0’, par exemple) par le choix Commun à l’ensemble des dossiers / Paramétrage des Rubriques Documents de synthèse.

- Actualiser le paramétrage du Code ‘Défaut’ proposé dans le choix Clôture / Edition des Documents de Synthèse en indiquant la date d’arrêté des comptes.

Lancer le calcul des Documents de Synthèse Editer après avoir coché les options adéquates.

2.3 Cas Particulier de la consolidation Traitements et Editions nécessités par les travaux de consolidation.

Au préalable, pour les effectuer, il faut créer le dossier qui recevra cette consolidation.

si vous souhaitez effectuer une consolidation analytique, nous vous conseillons d’appeler notre Service d’Assistance Téléphonique pour vous aider à la création de ce dossier. Vous pourrez ensuite reprendre au 2.3.3.


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2.3.1 Création du dossier de consolidation.

Ce dossier se crée par le menu Changement d’utilisateur ou de dossier qui se trouve dans le Menu Général.

Cliquer sur Gérer puis cliquer sur de la barre de menu (situé en haut à gauche de l’écran) pour obtenir l’écran de création de dossier. Saisir le Code de ce nouveau dossier, par exemple CONSO04 ainsi que son libellé.


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ATTENTION : ce code ne doit jamais comporter plus de 8 caractères et contenir

des caractères différents des lettres majuscules et de chiffres.

2.3.2 Initialisation du dossier Se positionner ensuite sur ce nouveau dossier (CONSO04 dans notre exemple). Aller dans Spécifique au dossier / Paramètres généraux

Cliquer sur Création et suivre l’assistant de création. Nous vous conseillons de créer ce dossier à partir d’un dossier qui est le plus représentatif de vos paramètres comptables (par exemple, le dossier contenant le plan comptable le plus exhaustif).


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2.3.3 Traitement de consolidation Une fois le dossier initialisé, aller sur le menu Clôtures, clic droit de la souris. Sélectionner le choix Consolidation de dossiers.

Cliquer sur Suivant

Sélectionner les dossiers à consolider en cliquant dans les cases à cocher correspondantes.


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Cliquer sur Suivant et renseigner les options comme sur l’image écran ci-dessous.

Si vous effectuez une consolidation analytique, il faut cocher en fonction les options :

Puis cliquer sur Suivant et lancer le traitement de consolidation. Un compte-rendu peut être consulté ou imprimé.

Afin de produire des documents de synthèse consolidés (bilan, compte de résultat, SIG) dans le Module Budget Gestion, il convient de réaliser un export de la balance générale et analytique (si états analytiques) depuis le dossier de consolidation et de les importer dans le dossier de consolidation correspondant du Module Budget Gestion.


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3 Clôture de l’exercice

3.1 Archivage AVANT Clôture

Pour consulter ultérieurement un exercice clos, il faut procéder à un archivage de ce dossier avant clôture en utilisant à nouveau la technique de la consolidation détaillée ci-après.

Exemple : clôture du dossier IME. o Créer un nouveau dossier. Par exemple, IME2004 (pour IME exercice 2004

avant clôture). La procédure de création de ce dossier d’archive est la même que celle définie pour le dossier de consolidation avec la même restriction en ce qui concerne l’analytique (voir 2.3.1). ⌦ Si vous souhaitez avoir la liste des dossiers archive à la fin, il faut donner une codification en conséquence.

o Se positionner sur ce nouveau dossier (IME2004).

o L’initialiser en prenant comme référence le dossier à clôturer (dans notre exemple : IME).


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o Pour éviter une nouvelle saisie dans ce dossier, nous vous conseillons d’aller

dans le menu Spécifique au dossier / Paramètres généraux et sélectionner l’onglet Exercice. Saisir en période de chevauchement 1.

o Dans le menu Clôture, sélectionner Consolidation de dossiers.


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o Cliquer sur Suivant

o Cocher UNIQUEMENT la case correspondant au dossier à archiver (dans notre

exemple IME). o Renseigner les options comme sur l’image écran ci-dessous.


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Si vous archivez un dossier qui gère de l’analytique et/ou le budget, il faut cocher en fonction les options :

o Cliquer sur Suivant et lancer le traitement de consolidation (archive dans ce

cas). Un compte-rendu peut être consulté ou imprimé. o Pour éviter une nouvelle saisie dans ce dossier, nous vous conseillons

d’effectuer une clôture mensuelle des journaux jusqu’au mois défini dans la période de chevauchement : dans notre exemple 01/2005. Pour effectuer cette clôture, prendre le menu Clôture, clôture mensuelle des journaux

Cliquer sur Valider et répondre Oui à la question suivante


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3.2 Clôture de l’exercice o Sauvegarder le dossier à clôturer sur un autre support magnétique (dans

notre exemple IME)

o Se positionner dans le dossier à clôturer(dans notre exemple IME).

o Aller sur le menu Clôture / Clôture annuelle de la comptabilité

Cliquer sur le bouton Lancement

Répondre à chacune des questions posées, taper le mot CLOTURE dans la zone correspondante et appuyez sur le bouton Valider. Après l’exécution de ce traitement, le message suivant apparaît :

Cliquer sur le bouton OK et rééditer les documents après clôture (balances, grands livres, bilan, etc).


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4 Réouverture de l’exercice Après le traitement de clôture, vous DEVEZ procéder au traitement de réouverture de la comptabilité pour générer les à nouveaux. Prendre le menu Réouverture / Réouverture de la comptabilité.

Répondre aux questions suivantes et taper le mot OUVERTURE dans dans la zone correspondante et appuyer sur le bouton Valider.

Cliquer sur Oui

Cliquer sur Oui.


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Lorsque le traitement de réouverture est terminé, le message suivant apparaît :

Cliquer sur OK.

le journal de report constitué est imputé directement. Vous ne pouvez donc pas le modifier.


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5 Annexes

5.1 Exportation de balances pour le Module Budget Gestion

5.1.1 Balance générale

Remplir avec les mentions ci-dessus. Indiquer la période d’édition du 01/01/2004 au 31/12/2004 si les exportations mensuelles n’ont pas été réalisées. Décocher l’option Edition des comptes de regroupement Si votre comptabilité comporte des comptes de Tiers commençant par 0» (zéro), vérifiez bien que le premier d’entre eux figure bien dans le champ N°compte début.


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Cliquer sur l’Onglet

o Cocher les options comme indiqué ci-dessus.

o Ne pas cocher la prise en compte des comptes collectifs puisque l’on envoie le détail des comptes de tiers .

o Si vous ne voulez pas les comptes non mouvementés pendant la période choisie, vous pouvez décocher cette option.

Cliquez sur la Commande .

o Choisir le Code du format Exportation FS-BAL1 dans la liste déroulante.

o Laisser le chemin d’accès indiqué par défaut s’il convient.

o Modifier le nom du fichier ASCII de destination : BALGEN.TXT devient BALGaamm.TXT où aa = année de l’exercice comptable et mm = mois à transférer. Exemple : le transfert de décembre 2004 donnera le nom de fichier BALG0412.TXT


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5.1.2 Balance analytique Pour l’exploitation des états analytiques dans le Module Budget Gestion, il est indispensable d’exporter également la balance analytique (en plus de la balance générale).

Choisir Balance des Comptes détaillée par Section Indiquer la Période d’édition du 01/01/2004 au 31/12/2004 si les exportations mensuelles n’ont pas été réalisées.


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Cliquer sur l’onglet Options

Cocher les deux options.

Cliquer sur la Commande .

o Choisir le Code du format Exportation FS-BALA1.

o Laisser le chemin d’accès indiqué par défaut s’il vous convient.

o Modifier le nom du fichier ASCII de destination : BALANA.TXT devient BALAaamm.TXT où aa = année de l’exercice comptable et mm = mois à transférer. Exemple : le transfert de décembre 2004 donnera le nom de fichier BALA0412.TXT