Une journée dans la peau d’un chef de projet

8h30Fiche d’identité

Prénom : Christian Nom : CouetAge : 45 ansSituation : Marié, 3 enfants Métier : Chef de projet Entreprise : CONTOSO une compagnie internationale française basée à Paris

Avant que la Collaboration Sociale ne fasse son apparition, le quotidien de Christian était accaparé par les voyages et les appels téléphoniques afin de coordonner les membres de son équipe et de piloter son projet. Aujourd’hui, les choses ont bien changé

Dans le bus qui le mène à la gare, Christian parcourt le fil des actualités sur Yammer et s’enquiert des dernières avancées de son projet. Il est impressionné de constater à quel point le principe du “Follow the sun” s’applique à son équipe. La veille au soir, il avait demandé à son collègue à Atlanta, Rob, de mettre à jour le cahier des charges et à Sara de Sydney de détailler certains points. Aujourd’hui, Yammer l’informe que le fichier a bien été modifié. De plus, il peut également consulter les échanges entre Rob et Sara durant la nuit. Yammer : Rob a mis à jour le document

9h008h45Dans le train en route pour La Défense, Christian lit et annote le cahier des charges sur sa tablette. Grâce à son application Office, il peut modifier ses documents sans même que la Suite Office ne soit installée sur son appareil. Par ailleurs, toutes les modifications sont répertoriées chronologiquement dans l’espace de travail du document.

Yammer : Lien vers le site projet ajouté par Sara

Ajout d’un commentaire sur un document via Surface

Christian souhaite créer une nouvelle présentation PowerPoint pour la revue de projet de ce matin.

Afin de rassembler les différentes contributions de son équipe, il publie la présentation sur son groupe Yammer.

Intégration Office Online à Yammer

10h15 11h00Son calendrier Outlook lui rappelle que la réunion va bientôt commencer. La partie de l’équipe qui travaille à La Défense se retrouve dans leur salle de conférence. Christian lance la réunion en ligne grâce à Lync et allume la webcam à 360 degrés. Bien que l’équipe soit répartie entre Paris, Bordeaux et Sydney, tout le monde a l’impression de se retrouver dans la même pièce. Les participants peuvent suivre les détails techniques de la présentation sur l’écran de Christian, qui partage sa session Lync.

Christian prépare la réunion de comité de pilotage pour ses responsables. Il ouvre MS Project Professional et base sa présentation sur un des rapports natifs de l’outil qui détaille les principaux jalons atteints, le suivi des coûts et des délais. Il publie ensuite son document sur l’espace projet et poste le lien sur Yammer afin que ses managers aient un aperçu de l’état d’avancement du projet avant la réunion programmée pour le lendemain.

Christian partage la présentation sur Lync Ajout de la chronologie du planning Project dans la présentation

12h00

13h00

Christian se pose des questions à propos d’un point technique, avant le déjeuner. En cherchant sur l’intranet, il trouve des présentations PowerPoint à ce sujet mais elles ne répondent pas totalement à ses questions. Il s’aperçoit qu’un groupe Yammer existant s’intéresse au même sujet. Il y poste donc sa question.

Christian éteint son téléphone et part manger avec des collègues à la cafétéria. Les échanges directs et informels sont également une source non négligeable d’information.

Recherche de document sur SharePoint

14h30En retournant à son bureau, Christian allume son téléphone et lance Yammer. Sept personnes ont déjà posté des commentaires à sa question.

D’un clic, il prend contact avec la personne qui lui semble la plus fiable et trouve réponse à sa question.

Application Yammer sur mobile

Réponses Yammer

15h00 15h30Christian met à jour le planning du projet. Il vérifie la disponibilité de ses ressources dans MS Project.Une des tâches semble plus compliquée que prévu. C’est Astrid, travaillant à Bordeaux, qui est affectée à la tâche. Cela tombe bien : elle est en ligne sur Lync. Christian l’appelle sur Lync et constate que la tâche sur laquelle elle travaille est en effet plus difficile que prévue et leur fait prendre du retard sur la suite du projet. Christian s’engage à vérifier si un expert ne peut pas l’aider à ce sujet. Par ailleurs, il informe les autres membres de l’équipe du retard en créant un risque sur le site projet.

Christian réfléchit au moyen de trouver de l’aide en interne. Il lance une recherche sur SharePoint et s’aperçoit qu’une centaine d’experts ont les compétences requises. En limitant sa recherche à la France, trois profils pourraient convenir. Yves, notamment, possède une solide expérience à ce sujet. Christian décide donc de contacter Yves et ses responsables afin de savoir s’il pourrait apporter son aide au projet.

CS Risk Matrix pour suivre les risques

Recherche de personnes par compétences sur SharePoint

16h00

16h30

Maintenant, Christian essaie de trouver une personne qui pourrait aider Astrid, rapidement. Depuis le Centre de ressources, Il vérifie si une de ses collègues est disponible pour l’aider : Malorie a apparemment un peu de temps la semaine prochaine. Christian demande donc à son responsable s’il peut l’intégrer à son équipe projet.

Par ailleurs, il se rend sur la vue globale du portefeuille de projets de l’entreprise et s’assure que son projet est toujours dans le vert.

Pendant sa pause café, Christian lance Yammer et voit qu’il a déjà deux commentaires relatifs à sa présentation postée le matin. De retour à son bureau, il relit les messages plus en détail.

Disponibilité de Malorie

Vue du projet de Christian dans le centre de projets

Approbation d’Yves pour la sollicitation de Malorie sur Lync

18h00Sur le chemin du retour, Christian lit un roman sur sa tablette. Soudain, il s’aperçoit qu’il a oublié de remplir sa feuille de temps : il se connecte, renseigne ses activités et soumet sa feuille de temps pour validation. C’est la fin d’une journée bien remplie.

Aller plus loin :

Pour plus d’informations sur Microsoft Project : http://office.com/project

Pour plus d’informations sur Yammer : http://yammer.com

Campana & Schott est un cabinet de conseil en Management de Projet et Collaboration Sociale, fondé il y plus de 20 ans, spécialisé dans la mise en œuvre des solutions Microsoft en entreprise (Project, SharePoint et Yammer) et partenaire Gold de Microsoft. Avec actuellement plus de 200 consultants répartis sur dix sites en Europe et aux États-Unis, Campana & Schott est actif à l’international et travaille surtout pour des entreprises multinationales de tous les secteurs d’activité.

Contact : info@campana-schott.com

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