Université Hassan II de Casablanca – Faculté des Sciences Économiques, Sociales & Juridiques MODULE 21. MANAGEMENT ET TECHNIQUES COMMERCIALES Cours : S

Université Hassan II de Casablanca – Faculté des Sciences Économiques, Sociales & Juridiques

MODULE 21 . MANAGEMENT ET TECHNIQUES COMMERCIALES

Cours : Système d’Information et d’Aide à la Décision

S.I.A.D

Année universitaire 2007/2008 – 6ème semestre. Option Gestion

M. Abderrahim AYAT

S.I.A.D \S.I.A.D \

2A. AYAT – SIAD. AU 07/08

Objectif du cours

Ce cours vise principalement le développement de certaines aptitudes dont, notamment :

Définir le SI et comprendre son rôle ;

Reconnaître l’importance des SIAD comme un instrument essentiel à la compétitivité des entreprises ;

Reconnaître les étapes importantes du processus de mise en place & de développement d’un SIAD ;

Acquérir les connaissances de base pour différents outils relatifs au développement des SIAD : des outils d’accès aux données, des outils d’analyse, des outils de présentation et des outils d’échange d’information et de collaboration.

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Plan indicatif

I. Chapitre premier : notion du SI

Introduction ;

Définition & rôles ;

Dimensions du SI : informationnelle, technologique et organisationnelle

Conception et mise en place d’un SI.

II. Deuxième chapitre : Les usages du SI

III. Troisième chapitre : Le système d’information et d’Aide à la décision SIAD

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Chapitre 1er : notion de Système d’information - SI

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Introduction – étude de cas

Questions :

1. Quel est le type d’information traité dans le mini cas ?

2. Listez les ressources utilisée dans ce magasin de prêt-à-porter ;

3. Décrivez les opérations effectuées après la mise en place de l’outil informatique ;

4. Décrivez l’organisation du travail dans ce magasin ?

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Définition du Système d’Information

Système d’information (SI) proposition de définition :

Un SI est un ensemble organisé de ressources : matériel, logiciel, personnel, données, procédures… permettant d’acquérir, de traiter, de stocker des informations (sous formes de données, textes, images, sons, etc.) dans et entre des organisations.

Robert Reix – Système d’information et management des organisations. 5° Édition, Vuibert. Décembre 2005

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Définition du Système d’Information

Composantes du SI Rôles du SI

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Rôles du Système d’Information

1. Acquisition et saisie des données :

Aujourd’hui, les informations sont souvent traitées par les ordinateurs, dans ce contexte, ces informations doivent être sous une forme acceptable par les machines.

2. Traitement des données :

Il s’agit de transformer les données primaires (brutes) en résultats par des opérations de calculs, de sélection, de regroupement, de mise en forme…

3. Stockage des données :

Il s’agit de conserver les données primaires (brutes) et finales sous des formes exploitables et capables de les retrouver rapidement et sans erreur.

4. Communication des données :

Il s’agit de transmettre les données à d’autres utilisateurs (hommes ou machines) par EDI, messagerie électronique…

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Système d’Information…aujourd'hui

Développement technologique

Automatisation du traitement

de l’information et de

l’exécution des tâches

Aide à la décision

Communication à l’intérieur et à

l’extérieur de l’organisation

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Système d’Information comme sous système

Système de

pilotage

Système opérant

Système d’Information

Flux physique

Flux d’information

Flux de décisions tactique & Stratégique

Contraintes internesContraintes externes

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1. Le système d’information – SI comporte :• Des ressources humaines ;• Des moyens matériels ;• Des données et des modèles d’interprétation ;• Des procédures et des règles de fonctionnement

organisationnel.

2. Le SI doit apporter à TOUS les acteurs de l’organisation, l’INFORMATION dont ils ont BESOIN pour AGIR et DÉCIDER.

SI en bref…

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La notion multidimensionnelle du SI

Le système d’information comporte trois dimensions :

La dimension informationnelle : manipulation et production de l’information ;

La dimension technologique : utilisation des technologies matérielles et logicielles, et ;

La dimension organisationnelle : réunissant des individus, des procédures de travail, une coordination, des partenariats…

Nécessité de considérer et d’étudier le SI comme un objet multidimensionnel, susceptible d’être caractérisé selon les trois dimensions informationnelle, technologique & organisationnelle.

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La dimension INFORMATIONNELLE

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La dimension informationnelle

La vocation première d’un SI est de fournir de l’INFORMATION à ses utilisateurs.

Cette INFORMATION, pour être utilisable par l’être humain, doit être matérialisée sous forme de signaux accessibles à nos sens. Cela conduit à construire des REPRESENTATIONS…

…la qualité de ces représentations est susceptible d’influer de manière importante sur le comportement de leur utilisateur, d’où la PERTINENCE d’une information.

Exemple : le comptable enregistre les opérations effectuées à partir des pièces comptables et non à partir d’une observation directe de ces opérations…il prépare la paie sans avoir observé réellement le travail des ouvriers ou (leur présence) il établi le bilan et le compte de résultat et les communique…

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Système de

pilotage

Système opérant

Système d’Information

Flux physique

Flux d’information

Flux de décisions tactique & Stratégique

Contraintes internesContraintes externes

ImageReprésentationSchéma


ImageReprésentationSchéma

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Le bilan et le compte de résultat sont des représentations possibles de l’entreprise…

…un site Internet est une représentation de l’entreprise…

…une carte géographique est une représentation d’un territoire d’un pays…

(*)Ces supports sur lesquels apparaissent des signes, des signaux…sont des représentations du monde réel…

Une représentation est une image du monde réel : cette image est composée de signaux pouvant être perçus par nos sens.

(*)Robert Reix – Système d’information et management des organisations. 5° Édition, Vuibert. Décembre 2005

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Rôles d’une représentation :

1.1. Conservation de l’informationConservation de l’information à laquelle nous n’aurons plus directement accès : une photographie par exemple est une représentation d’un moment, d’un paysage auquel nous n’aurons plus accès direct ou nous n’allons plus revivre…

2.2. Communication Communication qui permet l’échange des informations entre les individus par l’échange de représentations. Exemple : un bon de commande est une représentation qui une fois communiqué à un fournisseur, permet à ce dernier de préparer le produits ou le service en faveur de son client…

3.3. Concrétisation (simplification) Concrétisation (simplification) une représentation permet la simplification et la facilitation de la perception des concepts et des modèles non directement (facilement) perçus par nos sens. Exemple : un bilan d’une société rend possible la perception du patrimoine de celle-ci.

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…& la pertinence des représentations !La PERTINENCE d’une représentation est directement liée à l’utilisation de l’information : est pertinent ce qui CONVIENT, ce qui EST APPROPRIÉ à une ACTION.

Une représentation sera pertinente si elle répond aux attentes de son utilisateurs, si elle le satisfait.

La pertinence est donc une notion relative à un utilisateur et à un contexte d’utilisation…

…est pertinente, l’information qui permet de prendre la bonne décision…


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PERTINENCEPERTINENCE

ActualitéExhaustivité Finesse - Précision

Ponctualité

Forme richesseAccessibilitéExactitude

Fiabilité


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La dimension TECHNOLOGIQUE

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La dimension technologique

Intro…

Système d’information : SIVS

Système informatique : SI

Collecte

Saisie

Stockage

Traitement

Stockage

Communication

Matériel : Hardware ordinateur

Logiciel : programme software

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La dimension technologiqueFonction de base Exemple de dispositifs technologiques

SaisieObtenir des données sous une forme permettant leur stockage, leur traitement et leur transmission

Clavier d'ordinateur, lecteur de codes à barres, scanner, enregistreur de sons (magnétophone), caméra vidéo, appareil photographique, etc…

Transmission

Déplacement des données dans l'espace

Réseau téléphonique, réseau spécialisé dans la transmission des données, réseau local, réseau de télévision, réseau radio, réseau Internet…

Stockage

Conservation organisée des données permettant de les retrouver ultérieurement

Imprimé (papier), bande magnétique audio et vidéo, CD (compact Disc), clé USB, mémoire centrale d'ordinateur, disque dur d'ordinateur…

Traitement

Création de données nouvelles à partir des données brutes par le calcul, la mise en ordre, le changement du format…

Ordinateur + Logiciel correspondant.

RestitutionRemettre les données sous forme communicable à l'homme

Imprimante (papier), écran, haut parleur…

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La dimension technologique

Les principaux apports des techniques du traitement électronique de l’information peuvent être résumés en 3 principaux apports :

1.1. Compression du TempsCompression du Temps : : traiter des données revient à les trier, les calculer, les sélectionner, les transmettre...pour produire des représentations pertinentes. Les nouveaux outils de traitement électronique ont permis l’automatisation des opérations avec des performances de vitesse sans aucune mesure avec celle d’un opérateur humain.

2.2. Compression de l’espace :Compression de l’espace : à l’heure actuelle, il est possible de transmettre des volumes considérables à l’aide d’internet entre deux points, quelque soit leur emplacement dans le globe. L’émergence du télétravail, du bureau à distance, l’entreprise virtuelle, le phénomène de la globalisation des marchés…sont des conséquences directes de cette élimination de la distance par le recours aux techniques électronique de communication.

3.3. L’expansion de l’information stockée :L’expansion de l’information stockée : les nouveaux procédés de stockage permettent aujourd’hui de stocker et d’archiver des volumes importants de données.

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La dimension ORGANISATIONNELLE

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La dimension organisationnelle

1 - Le SI est un élément déterminant dans le fonctionnement d’une organisation :

Le SI fournit dans des conditions déterminées, des représentations nécessaires aux différents acteurs d’une organisation. Les formes évoluées des technologies de l’information confèrent au SI des rôles de structuration, d’intégration, de coordination et d’automatisation du travail susceptibles de modifier considérablement les conditions du fonctionnement de l’organisation.

1 - Le SI est un élément constitutif de la structure de l’organisation

Le SI redimensionne les frontières d’une organisation, il peut l’étendre à ses clients, à ses fournisseurs… donnant naissance à de nouvelles formes d’organisations d’entreprise (exp. : E/se en réseau)

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Activités

1. Comment définirez-vous un SI ?

2. Quels sont les objectifs majeurs d’un SI ?

3. Quels sont les procédés technologiques susceptibles d’être utilisés dans ce modèle de SI ?

4. Comment les vendeurs de cette usine exploitent leur SI et quelles sont les possibilités qu’il leur offre ?

En vous basant sur les concepts développés dans le cours, vos connaissances et le mini cas ci haut :

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Conception & mise en place d’un SI

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Un Système d’Information n’est pas un phénomène spontané. Il est le résultat d’un travail de CONCEPTION aboutissant à une IMPLANTATION, synonyme de CHANGEMENT dans l’organisation…La conception d’un SI peut être caractérisée à la fois par ses OBJECTIFS et par sa DÉMARCHE.


Introduction…

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1.1.Les objectifs :Les objectifs :

Un système d’information doit répondre aux besoins Un système d’information doit répondre aux besoins spécifiques de ses futures utilisateurs. Un travail spécifiques de ses futures utilisateurs. Un travail préliminaire consiste à définir un préliminaire consiste à définir un CAHIER DES CAHIER DES CHARGESCHARGES qui exprime de façon structurée, les besoins qui exprime de façon structurée, les besoins que doit satisfaire le futur SI…que doit satisfaire le futur SI…

……ce cahier des charges va ensuite être interprété par ce cahier des charges va ensuite être interprété par des des spécialistes, analystes, concepteursspécialistes, analystes, concepteurs en un schéma en un schéma de système à réaliser…de système à réaliser…

……ce schéma ce schéma doit intégrédoit intégré de manière cohérente les choix de manière cohérente les choix relatives aux trois dimensions composantes d’un SI relatives aux trois dimensions composantes d’un SI « informationnelle, technologique & organisationnelle ».« informationnelle, technologique & organisationnelle ».


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1.1.1 Les choix informationnels :1 Les choix informationnels :

Correspondent aux choix relatifs aux représentations Correspondent aux choix relatifs aux représentations souhaitées. Il s’agit ici de choisir quelles sont les souhaitées. Il s’agit ici de choisir quelles sont les représentation à produire pour chaque utilisateur ce qui représentation à produire pour chaque utilisateur ce qui conduira à la définir des conduira à la définir des MODÈLES de données et les règles MODÈLES de données et les règles de transformation de ces données par des modèles de de transformation de ces données par des modèles de traitements.traitements.

1.1.2 Les choix organisationnels :2 Les choix organisationnels :

Correspondent aux choix relatifs aux acteurs et aux procédures Correspondent aux choix relatifs aux acteurs et aux procédures de travail. Il s’agit de répondre à la question de travail. Il s’agit de répondre à la question « QUI FAIT « QUI FAIT QUOI ? ».QUOI ? ».

1.1.3 Les choix techniques :3 Les choix techniques :

Correspondent aux choix relatifs aux matériels et logiciels à Correspondent aux choix relatifs aux matériels et logiciels à utiliser et la façon dont ils seront utilisés.utiliser et la façon dont ils seront utilisés.


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Dimension Organisationnelle

Dimension Informationnelle

Dimension Technique

Contrainte d’adéquation

Contrainte de pertinence

Contrainte de

praticabilité



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…pour résumer :

• Contrainte de pertinence :Contrainte de pertinence : les représentations fournies par le SI doivent être pertinentes pour les utilisateurs et correspondre à leurs besoins.

• Contrainte de praticabilité :Contrainte de praticabilité : les représentations utilisées et les traitements demandées doivent être manipulables par les outils techniques utilisés ;

• Contrainte d’adéquationContrainte d’adéquation : : les techniques retenues doivent être compatibles avec les moyens économiques de l’organisation et utilisables dans le contexte de travail.


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2.2.La démarcheLa démarche

Pour les SI de dimension très limitée, la construction peut prendre des formes d’essais, d’erreurs, de tâtonnements, de modifications... Au-delà d’une certaine dimension, cette approche empirique n’est pas possible et il est indispensable de PLANIFIER le SI « Schéma directeur » et d’ORGANISER le processus de sa construction et sa mise en place de manière MÉTHODIQUE…

…cette démarche méthodique peut être schématisée comme suit (cycle de vie du projet) :

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Définition initiale

Conception

Modèle du système

Développement Modèle avec logiciels

Tests

SI en fonctionnement

Implantation

Évaluation

Schéma directeur

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2.2.1 Schéma directeur1 Schéma directeurLa démarche de planification d’un SI doit fournir la réponse à deux questions :

1. Quels sont les objectifs à retenir ?

2. Quelles sont les ressources à prévoir ?

Cette démarche de planification produit un ensemble de résultats désignés généralement par le terme « schéma directeur »…

Ce dernier comprend généralement :

Schéma directeur

Projets à réaliser Moyens à utiliserPlans d’action

par projet

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2.2.1 Schéma directeur (suite)1 Schéma directeur (suite)

Schéma directeur

Projets à réaliser Moyens à utiliserPlans d’action

par projet

Traduction des objectifs assignés au SI en objectifs.Les applications que l’entreprise cherche à développer sont décrites par leur caractéristiques principales : objectifs à satisfaire, champs couvert, fonctionnalités principales…

Définition des moyens nécessaires pour la réalisation des projets (matériels, logiciels et humains). Ce volet permet d’évaluer l’adéquation ressources disponibles dans l’entreprise et permet leur ajustement en cas d’insuffisance.

Pour chaque projet inscrit dans le schéma directeur, le plan d’action explicite les choix essentiels : objectifs, moyens alloués, contraintes à respecter, délais, limites…

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2.2.2 Définition initiale « analyse préalable »2 Définition initiale « analyse préalable »Dans le cas de l’existence d’un schéma directeur, l’objectif de l’analyse préalable est :

La Mise à jour du plan d’action par rapport aux changements d’orientation stratégique, changements technologiques

Par ailleurs, en l’absence d’un schéma directeur, cette phase est l’occasion pour l’entreprise de définir et mettre en place l’AVANT PROJET de la solution à concevoir.

Étude de l’existant

Diagnostic Formulation du problème

Recherche de solutions

Évaluation des solutions

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2.2.3 La conception3 La conception

La phase de conception est le « pont » entre la définition du besoin (problème) et la réalisation...

…elle comporte généralement 2 phases :

Phase 1 Phase 2

Introduction de la dimension organisationnelle avec les choix technologiques.

Définition des rôles de chacun, « qui fait quoi », la chronologie « quand » la répartition spatiale « où », et comment « quel outil » (liaison avec les choix de la technologie).

Définition de la dimension informationnelle à travers la définition des données nécessaires pour l’exécution des tâches.

Il s’agit de répondre à la question :

Quelle structure des données et pourquoi faire?

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2.2.3 La conception en schéma :3 La conception en schéma :

Définition des procédures

Aménagement des structures de données

Phase 2

Dimension organisationnelle avec choix technologiques

Modèle conceptuel du SI

Analyse des

besoins

Modèle fonctionnel(quoi faire?)

Structure de données

(avec quelle information)

Phase 1

Dimension informationnelle

Modèle organisationnel du SICahier des charges de réalisation

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2.2.3 Le développement3 Le développementCette étape correspond à l’intégration totale de la dimension technologique. L’analyse, la programmation et les tests sont les principales sous étapes…on peut distinguer deux grandes phases.

Phase 1 Phase 2

Analyse détaillée (organique)

Il s’agit d’établir une description détaillée des traitements d’une part (programmes), des données d’autre part en tenant compte des particularités du matériel et logiciel utilisés.

Programmation et tests

Une fois bien décris, les programmes sont écrits et testés (cette phase peut être réduite si on utilise des logiciels achetés).

Les tests du programme sont effectués à partir d’un échantillon de données, d’une situation bêta…

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2.2.3.1 L’implantation : Travaux à mener en 3.1 L’implantation : Travaux à mener en parallèleparallèle

Installation des matériels : peut être lourde si la solution exige un saut technologique ;

Installation et tests des logiciels : toutes les applications doivent être installées dans leurs conditions normales de fonctionnement ;

Constitution des bases de données : dans le cas où la solution fait appel à de nouvelles bases de données ;

Formation des utilisateurs aux nouvelles procédures de travail tant pour les parties manuelles (inputs) que pour les tâches assistés par ordinateurs (graphiques, tableaux,…). Cette phase de formation est indispensable !

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2.2.3.2 L’implantation : Lancement de la solution.3.2 L’implantation : Lancement de la solution.

Lancement en parallèle : coexistence des deux solutions ancienne et nouvelle ;

Lacement partiel : une seule partie de la solution est lancée.

Lancement sur site pilote : lorsqu’on peut limiter l’exploitation de la solution à un seul site…après mise au point l’application est généralisée sur l’ensemble des sites ;

Lancement complet immédiat solution la plus simple mais la plus risquée!

Le lancement peut être effectué selon différentes modalités :

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2.2.3.3 L’implantation : démarrage effectif.3.3 L’implantation : démarrage effectif.

Après une série de corrections et d’adaptations des versions provisoires…la réception et l’installation définitive de la solution est opérée…

…cette étape marque l’aboutissement du projet qui entrera par la suite dans un cycle de maintenance.

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2.2.3 L’implantation en schéma3 L’implantation en schéma

Installation des matériels

Installation & tests des logiciels

Constitution des bases de données

Formation des utilisateurs

Lancement :• En parallèle ;• Partiel ;• En site pilote ;• Complet.

Adaptations éventuelles

Démarrage effectif généralisé

Maintenance

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2.2. 3.1 Conséquences de l’implantation3.1 Conséquences de l’implantation

Le passage d’un SI en projet à un SI effectif opérationnel

implique inéluctablement, une modification des tâches,

des rôles, de l’affectation des personnes, des processus

de travail, de communication…donc, introduction du introduction du

changement dans l’organisation.changement dans l’organisation.

En général :En général :

Implantation Implantation d’un SId’un SI

Changement Changement des procédures des procédures

de travailde travail

Changement du Changement du mode mode

opératoireopératoire

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2.2. 3.1 Conséquences de l’implantation (suite)3.1 Conséquences de l’implantation (suite)

L’introduction d’une nouvelle technologie se traduit par un

double apport :

1. Elle génératrice de règles et contraintes ;

2. Elle offre des ressources supplémentaires.

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Conclusions du premier chapitre

1. La notion de SI est une notion multidimensionnelle comprenant trois

dimension : informationnelle, technologique & organisationnelle …

pour bien comprendre la notion de SI, il est indispensable de prendre

simultanément ces trois dimensions !

2. Le SI doit répondre de manière efficace aux besoins exprimés par ses

futurs utilisateurs…le SI n’est qu’un INSTRUMENT devrant faciliter,

organiser, structurer, coordonner le travail en organisation !

3. La mise en place d’un SI doit s’inscrire dans une démarche durable et

constitue donc un objet qu’il faut PLANIFIER, ORGANISER,

FINALISER, ANIMER, MAINTENIR et CONTRÔLER.

4. Les usages d’un SI peuvent prendre plusieurs formes, pouvant être

regroupées en 2 grandes catégories, les usages fonctionnels et les

usages pour l’aide à la décision. Ces usages seront développés lors

du 2ème chapitre.

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2ème chapitre: Les applications fonctionnelles du SI

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Introduction – 5 exemples pour comprendre

2. Le directeur de l’entreprise SATEP dispose d’un système d’information lui permettant de suivre, à la demande, l’état et les conditions d’avancement des principaux chantiers. Il peut visualiser le planning, les écarts de délais, le budget et les écarts de coûts.

1. Le cabinet d’architecture ARTEC ARTEC utilise des micro-ordinateurs, des tables traçantes et un logiciel de conception assistée par ordinateur pour établir les plans…

3. La société CARCHAN, spécialisée dans la grande distribution vient de mettre en place, dans tous ses points de vente, des caisses modernes équipées de lecteurs de codes à barres permettant de reconnaître les produits achetés. Grâce à la consultation de la base de données des produits, le prix est reconnu, la facture et calculée et éditée, le stock et mis à jour, les statistiques sur les ventes sont facilement obtenues…

4. Le directeur de la société Technix (fabrication électrique) dispose d’un logiciel de simulation de charges lui permettant de mesurer à l’avance les conséquences du lancement en fabrication d’une commande (délais, coûts, insuffisance ou excès…). Il utilise régulièrement ce logiciel pour décider des délais et passer des ordres aux sous-traitants

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5. Tous les cadres de la société AGMA disposent d’un micro-ordinateur équipé du logiciel MS-OFFICE (traitement de texte, tableur, gestionnaire de données, présentation) et d’un logiciel de messagerie (MS-Outlook). Ils peuvent ainsi créer des documents, les représenter sous forme de tableaux et les manipuler. Ils disposent également d’Internet et d’intranet leur permettant d’échanger les données à l’intérieur et à même à l’extérieur de l’entreprise.

Introduction – 5 exemples pour comprendre

Usages des SI

Applications fonctionnelles

Applications d’aide à la décision

Applications d’aide à la

communication

Applications d’aide à la

gestion des connaissances

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APPLICATION FONCTIONNELLE

Une application informatique est un ensemble de logiciels articulés entre eux pour automatiser et faciliter le traitement des informations…

Gestion comptable et financière ;

Gestion commerciale ;

Gestion de la production ;

Gestion des ressources humaines…

Une application fonctionnelle désigne des réalisations informatiques conçues pour assister la conduite des fonctions essentielles de toute entreprise. On peut donc parler de :

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APPLICATION FONCTIONNELLE

Une application fonctionnelle est caractérisée par deux objectifs généraux :

1.Assistance pour le traitement des transactions « courantes »;

2. Information des gestionnaires à différents niveaux.

…les systèmes d’information fonctionnels assurent le traitement des transactions & des opérations et fournissent l’information utile pour la gestion.

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1ère section: Le SI pour la gestion comptable et

financière

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SI pour la gestion comptable et financière

Les principales composantes d’un SI comptable

1. La comptabilité générale ;

2. La gestion financière ;

3. La gestion budgétaire.

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1.Une transaction comptable peut être définie comme étant toute opération d’achat, de production, de stockage, de vente, de livraison, de location…

…donnant lieu à un flux monétaire en entrée ou en sortie.

Pour une entreprise, il s’agit de tout acte donnant lieu à un échange monétaire entre celle-ci et ses bailleurs de fonds, salariés, clients, fournisseurs, l’Etat, organismes sociaux…

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Le SI-GCF est le SI le plus facile et le plus important à concevoir du fait d’une part, de l’existence d’un référentiel réglementaire (plan et normes comptables) et d’autre part, l’information comptable et financière est l’élément fondamentale de l’économie de marché.

Transactions < >Achat, Vente, Paie…

Plan & normes comptables

États de synthèse comptables« Image fidèle »

Enregistrement des flux monétaires

Le système d’information comptable s’articule principalement sur :

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RAPPEL : Le journal est un document comptable qui enregistre, de façon chronologique et continue, toutes les opérations économiques effectuées par l’entreprise au cours d’une période souvent appelé exercice du 01/01/N au 31/12/N.

Le livre journal doit être tenue avec soin sans blancs ni ratures et chaque article (forme d’enregistrement des opérations) doit contenir les informations suivantes :

- La date de l’opération - L’intitulé et le numéro des comptes - Comptes (crédités ou débités) - Le montant de l’opération - Les pièces justificatifs (libellé)

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Architectures possibles d’un système d’information comptable

Architecture centralisée

Architecture semi intégrée ou totalement intégrée

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Architecture centralisée

Ce type d’architecture est adapté pour une entreprise individuelle ou une petite entreprise où une seule personne centralise et tient la comptabilité générale. Il n'y a qu'un seul journal et un seul grand livre qu'il est difficile de partager. De plus, l'essentiel du travail comptable est concentré sur les transactions (Achats/Ventes) qui peut représenter jusqu'à 80% des enregistrements comptables.

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Ce type d’architecture est adaptée pour une moyenne ou grande entreprise où il est nécessaire de partager le travail comptable entre plusieurs comptables.

Le système d’information doit donc permettre à tous les comptables de travailler en même temps d’où la nécessité de travailler selon une architecture Client/serveur.

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Architecture semi intégrée ou totalement intégréeChaque comptable peut alors se spécialiser dans un domaine « compte principal ». Le SI intégré permet donc, une plus grande

productivité et rapidité dans le traitement des informations comptables.

Dans ce système, le journal classique est divisé en journaux auxiliaires spécialisés, créés en fonction des besoins de

l'entreprise.

Les journaux auxiliaires qui sont créés en pratique sont :

· le journal des ventes (ou journal des clients) ;· le journal des achats (ou journal des fournisseurs) ;· le journal de caisse ;· le journal de banque;· le journal des opérations diverses (dit des OD).

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Banque / caisse

Personnel / Paie

Vente / Clients

Achats / Fournisseurs

Serveur contenant le

système d’information

GC

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2.1.La gestion financière ?Allocation optimale entre les ressources de financement et les emplois

Emplois ou engagements à

M&LT

Ressources à LT

Emplois ou engagements à CT

Ressources à CT

Emplois Ressources

Trésorerie nette : « résiduelle »

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Emplois ou engagements à

M&LT

Ressources à LT

Emplois ou engagements à CT

Ressources à CT

Emplois Ressources

Trésorerie nette : « Gérée »

Excédentaire Déficitaire

Gestion de la trésorerie

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2.1. La gestion financière aujourd’hui

Allocation optimale entre les ressources de financement et les emplois…

…afin d'optimiser la rentabilité des apports des apporteurs de capitaux et assurer la solvabilité et la liquidité de la trésorerie de l'entreprise.

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2.1. La gestion financièrePolitique financière à LT

Stratégie de développement

Plan de financementPlan de trésorerieGestion de la detteGestion des placement

Suivi de la trésorerieContrôle des coûtsContrôle des projets Suivi des mouvement de fonds…

Traitement des transaction comptables

Planification stratégique

Planification tactique

Contrôle des opérations

Traitement des transactions financières

S.I.A.D \S.I.A.D \



2.2. La gestion budgétaireMode de gestion consistant à traduire en programmes d’actions chiffrées (budgets) les décisions prises par la direction avec la participation des responsables.

La gestion budgétaire suppose la définition d’objectifs, une structure englobant l’ensemble des activités de l’entreprise, la participation et l’engagement des responsables des centres de responsabilité et la mise en place d’un contrôle budgétaire.

Les différents budgets par fonction comprennent :

– le budget des ventes ;

– le budget de production ;

– le budget des approvisionnements ;– le budget des autres charges ;

– le budget des investissements.

Le budget consolidé par fonctions ou par centres de responsabilités permet d’élaborer les états financiers prévisionnels (bilan, compte de résultat, tableau de financement) et le budget de trésorerie.

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2.3. Le contrôle budgétaire

C’est une modalité financière du contrôle de gestion. Tout budget est composé d’un ensemble de postes budgétaires. L’analyse des écarts budgétaires consiste à analyser les différences constatées entre les données prévisionnelles et les données réelles.

Les écarts trop importants doivent déclencher un processus de correction. L’analyse des écarts a longtemps constitué la méthode privilégiée du contrôle budgétaire. La régulation du système budgétaire à court terme réside dans ces mesures correctives qui, pour leur part, peuvent déclencher des effets d’apprentissage à moyen terme.

Les nouvelles méthodes de contrôle de gestion visent à anticiper les évolutions (planification flexible, méthodes des scénarios), à être plus réactives (réponses plus rapides aux modifications à court terme de l’environnement) ou à remettre en cause radicalement les données existantes

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Le contrôle budgétaire

Politique financière à LTStratégie de développement

Budget de fonctionnementDirection / DépartementProjet Budget d’investissement

Choix des modalités de financement

États de synthèses budgétaires

Rapprochement mensuel

Analyse des écarts et correction

Rapprochement trimestriel


Rapprochement semestriel


Rapprochement annuel


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2.4. Le contrôle de gestionSitué entre le contrôle stratégique et le contrôle opérationnel, le contrôle de gestion vise à améliorer les performances de l’entreprise grâce à des indicateurs de résultat et à promouvoir le changement organisationnel. Le contrôle de gestion englobe non seulement le contrôle financier (comptabilité analytique), mais encore l’ensemble des facteurs qualitatifs et quantitatifs (tableaux de bord) permettant d’améliorer les performances de l’entreprise.

Le contrôle de gestion repose sur une séquence d’actions s’enchaînant logiquement :

■ fixation des objectifs ;

■ planification stratégique et financière à trois ou cinq ans ;

■ élaboration du budget annuel ;

■ contrôle de l’exécution du budget ;

■ analyse des écarts entre les données budgétées et les données constatées ;

■ élaboration et mise en oeuvre des mesures correctives.

La réalisation des objectifs doit être obtenue en maximisant l’efficacité des ressources employées.

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2ème section: Le SI pour la gestion commerciale et

marketing

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3ème chapitre: Le système d’information et l’Aide à la

décision

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Aide à la Décision - Introduction

Au début des années 70, le professeur Henry Mintzberg a mis au point un nouveau modèle de gestion…

…ce modèle considère la gestion comme l’exécution de rôles de gestion.

Un gestionnaire est dans une position qui lui donne l’autorité d’endosser les rôles suivants :

Les rôles informationnels2

Les rôles interpersonnels1

Les rôles décisionnels3

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Les rôles interpersonnels1

Un gestionnaire devrait être :

1. Un superviseur hiérarchique pour ses subordonnés ;

2. Un agent de liaison avec l’environnement externe ;

3. Un représentant de l’ensemble de l’organisation lors des cérémonies officielles.

Les rôles informationnels2Un gestionnaire doit être :

1. Un contrôleur de l’information relative au rendement organisationnel

2. Un diffuseur de l’information à l’intérieur de l’organisation

3. Un porte-parole face à l’environnement externe.

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Un gestionnaire devrait être :

1. Un entrepreneur innovant ;

2. Un redresseur qui prend des mesures correctives ;

3. Un répartiteur de ressources ;

4. Un négociateur (en cas de conflits).

Les rôles décisionnels3

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La Décision c’est QUOI…& QUANDQUOI…& QUAND?

Décision Choix Mais avant de faire ce choix…il existe tout un processus de

prise de conscience du problème, d’investigation et d’analyse qui précède la phase finale de choix puis suivi par

la phase d’évaluation.

Problème à

résoudre

Un problème en gestion = un écart entre la situation réelle et la situation prévue ou espérée

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La Décision c’est QUOI…& QUANDQUOI…& QUAND?

Le gestionnaire est toujours en position d’évaluation des choix offerts face à un problème pour la prise de

la décision optimale.

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Processus de prise de Décision

Le modèle classique issu des travaux de Herbert SIMON, économiste et lauréat d’un prix Nobel (Modèle IMC) apporte une représentation permettant de bien caractériser les phases du processus de résolution de problème.

Le modèle IMCIMC de SIMON propose quatre phases :

1.1. Intelligence ;Intelligence ;

2.2. Modélisation ;Modélisation ;

3.3. Choix, et;Choix, et;

4.4. Évaluation.Évaluation.

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Modèle IMCModèle IMC

INTELLIGENCEIdentification du problème

MODÉLISATIONRecherches des actions

possibles

CHOIXApplication de règles pour

choisir une action

ÉVALUATIONTest du choix retenu

SATISFAISANT ?

OUI exécutionNON

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Le modèle IMCIMC de SIMON :

1.1. Intelligence :Intelligence :

répondre à la question « de quoi s’agit-il?, le répondre à la question « de quoi s’agit-il?, le mot intelligence correspond ici au sens mot intelligence correspond ici au sens militaire du terme : recherche et militaire du terme : recherche et renseignement.renseignement.

C’est une phase de sondage de l’environnement C’est une phase de sondage de l’environnement et de repérage des événements requérant des et de repérage des événements requérant des décisions.décisions.


S.I.A.D \S.I.A.D \


2.2. Modélisation :Modélisation :

C’est une phase de conception et de formulation C’est une phase de conception et de formulation des voies de solutions possibles…des voies de solutions possibles…

Il s’agit de définir des scénarii de réponse à Il s’agit de définir des scénarii de réponse à travers des modèles d’actiontravers des modèles d’action


3.3. Choix :Choix :

C’est une phase de prise de position et de C’est une phase de prise de position et de sélection d’un choix entre ceux possibles, sélection d’un choix entre ceux possibles, explorés durant la phase précédente.explorés durant la phase précédente.

S.I.A.D \S.I.A.D \


2.2. ÉvaluationÉvaluation

C’est une phase importante dans la mesure où C’est une phase importante dans la mesure où elle détermine si le choix retenu est adapté elle détermine si le choix retenu est adapté donc validé, sinon il est remis en cause et donc validé, sinon il est remis en cause et entraîne un retour en arrière vers une ou entraîne un retour en arrière vers une ou plusieurs phase du processus IMCplusieurs phase du processus IMC


?En quoi le système d’information peut En quoi le système d’information peut il aider les gestionnaires tout au long il aider les gestionnaires tout au long de ce processus de prise de décisionde ce processus de prise de décision

S.I.A.D \S.I.A.D \


SI & Aide à la DécisionSI & Aide à la Décision

1.1.Intelligence :Intelligence :

Un SIAD permet à l’aide d’un ordinateur, de Un SIAD permet à l’aide d’un ordinateur, de rechercher des données, de faire des traitements et rechercher des données, de faire des traitements et de déceler toute anomalie ou détecter tout écart …de déceler toute anomalie ou détecter tout écart …

Un ordinateur équipé d’un logiciel d’alerte peut Un ordinateur équipé d’un logiciel d’alerte peut alerter le décideur soit par un message, soit en alerter le décideur soit par un message, soit en éditant un mail d’une situation de dépassement, éditant un mail d’une situation de dépassement, d’insuffisance, de rupture,…d’insuffisance, de rupture,…

Outre cette fonction, un ordinateur permet le Outre cette fonction, un ordinateur permet le stockage des données et leurs restitution pour stockage des données et leurs restitution pour toute éventuelle réutilisation dans des cas toute éventuelle réutilisation dans des cas similaires.similaires.

S.I.A.D \S.I.A.D \



2.2.Modélisation :Modélisation :

Un SIAD à travers une base de données de modèles Un SIAD à travers une base de données de modèles de tableaux de calculs, de logiciels de traitement, de tableaux de calculs, de logiciels de traitement, permet une aisance dans l’utilisation du modèle, permet une aisance dans l’utilisation du modèle, dans la modification, dans l’enregistrement des dans la modification, dans l’enregistrement des versions et de garder une traçabilité quant aux versions et de garder une traçabilité quant aux modèles utilisésmodèles utilisés

3.3.Choix \ évaluation :Choix \ évaluation :

Une fois le modèle adapté est choisi ou conçu, on Une fois le modèle adapté est choisi ou conçu, on passe au test du choix retenu en procédant d’une passe au test du choix retenu en procédant d’une manière rétroactive. Autrement dit, l’essor des manière rétroactive. Autrement dit, l’essor des systèmes d’information a permis l’évaluation des systèmes d’information a permis l’évaluation des choix et le test des scénarii envisageables avant choix et le test des scénarii envisageables avant toute prise de décision.toute prise de décision.

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Un SIAD est un système d’information :

1. Un système fournissant une assistance aux décideurs essentiellement pour des problèmes non totalement structurés

2. Combinant le traitement automatisé de l’information et le jugement humain

3. Améliorant la qualité et l’efficacité du processus de prise de décision « contrôle, coût, temps)…

Documents

Université Hassan II de Casablanca – Faculté des Sciences Économiques, Sociales & Juridiques MODULE 21. MANAGEMENT ET TECHNIQUES COMMERCIALES Cours : S