URC PARIS NORD 05/02/2016 · 2016-02-10 · Monitoring/ but : URC PARIS NORD 05/02/2016 3 § 5.18.1 des BPC, les objectifs du monitoring sont de : Vérifier que les droits, la sécurité

05/02/2016URC PARIS NORD

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Définition du Monitoring


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� Garantie que la conduite de l’essai clinique, lesenregistrements et les rapports sont réalisésconformément :

� Au protocole� Aux Procédures Opératoires Standard du promoteur� Aux bonnes pratiques cliniques� Aux obligations réglementaires en vigueur

� Permet de vérifier l’avancement de l’essai clinique

Monitoring/ but :


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§ 5.18.1 des BPC, les objectifs du monitoring sont de :

� Vérifier que les droits, la sécurité et la protection des patients qui se prêtent à la recherche sont satisfaits.

� Vérifier que la recherche est conduite conformément au protocole en vigueur, aux Bonnes Pratiques Cliniques (BPC) et aux dispositions législatives et réglementaires en vigueur.

� Vérifier que les données rapportées sont exactes, complètes et cohérentes avec les documents sources

Monitoring /Assuré par qui ?


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�L’Attaché de Recherche Clinique (ARC) est :� mandaté par le promoteur, � assure le lien entre le promoteur et l’investigateur et � rend compte au chef de projet.

� Il est responsable du contrôle qualité de l’essai(fiabilité et authenticité des données scientifiquesrecueillies) et du bon déroulement de l’essai dans lescentres.

Rappel : Visite de monitoring


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La première visite de suivi doit idéalement se dérouler dans le mois qui suit la première inclusion dans chaque centre (service clinique +/- pharmacie).

Elle est très importante car elle permet :- De s’assurer du bon respect des procédures,- De voir les erreurs et de les corriger avant l’inclusion d’un

trop grand nombre de patients,- De rappeler les points importants du protocole,- De modifier les circuits logistiques si nécessaire.



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� Vérification et mise à jour du classeur investigateur :

� Modification substantielle : nouvelle version de protocole et deconsentement

� Autorisation de l’ANSM et avis favorable du CPP�Mise à jour du FDF et des CV�Correspondance (newsletters, mails…)�Vérification du remplissage de la liste des patients inclus et du

registre des patients éligibles non inclus�Ajout d’étiquettes d’inclusion vierges�Mise à jour des feuilles de route�Comptabilité des NIFC vierges et des CRF restants…



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Lors de chaque monitoring, l’ARC doit vérifier les pointssuivants pour chaque patients inclus :

1/ Notification dans le dossier source de la participation dupatient à la recherche avant tout acte spécifique à larecherche

� Ce point est important car ce sera la première chose vérifiéeen cas de perte de consentement



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2/ Vérifier le consentement : son existence et sa conformité

� Nom et prénom du patient� Version du protocole� Date et signature du patient : date antérieure à toute procédure liée à la recherche � Date et signature investigateur : date au mieux le même jour que le patient et signature confrontée à celle du FDT (médecin dont on a le Cv et inscrit à l’ordre des médecin)� Procédure d’obtention du consentement, 2 ou 3 exemplaires :

� l’investigateur garde l’original � le patient garde une copie et� si dans les POS, le promoteur récupère une copie mais sous

enveloppe scellée

Rappel : Monitoring des CONSENTEMENTS


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� Pourquoi ?� Protection et droit de la personne� Accès aux données sources� Pour l’utilisation des données du patient dans la

recherche

� Responsabilité de l’investigateur� Disposition pénale (article 223-8 du code pénal 3 ans d’emprisonnement et 45 000€ d’amende)

�Des formulaires de consentement non-conformes ou absentsentraînent l’impossibilité d’utiliser les données du patient.

Rappel : Monitoring des CONSENTEMENTS


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Monitoring du consentement = étape incontournable avant la vérification des données sources car c’est le consentement du patient qui autorise l’ARC à consulter son dossier médical.

En l’absence de consentement, aucun représentant du promoteur n’est habilité à vérifier les données sources.

PAS DE CONSENTEMENT = PAS DE MONITORING



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3/ Respect des critères d’inclusion et de non inclusion4/ Le recueil des critères de jugement,5/ Les traitements :

� Vérifier l’attribution des traitements� Respect de randomisation� Respect de la posologie � Levée d’aveugle

� Vérifier la gestion des traitements� Comptabilité� Observance� Dispensation



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6/ Les évènements indésirables graves (EIGs): Faire l’inventaire des EIGs• Les nouveaux EIGs

• Vérifier leur notification• Vérifier si le formulaire est complété ou le faire compléter • Si personne n’est disponible le TEC voire l’ARc peuvent remplir le

questionnaire et la faxer pour déclaration au promoteur en mentionnant le nom et les fonctions du déclarant. Le formulaire devra être compléter (imputabilité) et daté/ signé par un investigateur.

• Les EIGs déclarés• Vérifier la mise à jour du suivi (Follow up)



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� Vérifier le matériel - CRF vierges restants + NFIC- Unités thérapeutiques- Autres matériels triptyques, feuilles de route, kit labo …

� Discuter des problèmes rencontrés dans le centre et aider à trouver des solutions (ex: l’état d’avancement des inclusions dans le centre)

� moment d’échange investigateur / promoteur

� Répondre aux queries



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Les cahiers d’observation sont revus par rapport aux dossiers sourcesafin d’identifier :

� Les données illisibles� Les données manquantes� Les données erronées� Les éventuelles déviations au protocole

Rappel : Visite de monitoring déroulement


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Les corrections : en présence de l’investigateur ou unepersonne habilitée (FDT)

� la donnée à corriger est barrée tout en restant lisible� La nouvelle donnée est inscrite à proximité� apposition du paraphe et de la date de la correction à côté

0 2 8

Rappel : Visite de monitoring ..et après ?


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Suite à un monitoring :� L’ARC rédige un rapport selon le délai défini avec le chef

de projet ou selon les POS du promoteur� Reporte tout élément vu lors de la visite de monitoring� Reporte toute déviation constatée lors de la visite de

monitoring et l’action corrective mise en place� Fait un bilan des problèmes non résolus

Chef de projet et monitoring


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� Et le chef de projet dans tout ça ?

PLAN de monitoring


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� En premier lieu, il faut définir un plan de monitoring � rôledu chef de projet

Ce plan est définit en fonction :- de la complexité de l’étude- du calendrier de visites des patients - du rythme d’inclusion- et en fonction du risque* selon les promoteurs

Il doit ensuite être adapté à la qualité de travail de chaque centre investigateur et / ou aux modifications apportées au protocole.* Définition de la gestion du risque dans les diapos suivantes

Monitoring en fonction du risque


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� Mis en place par l’APHP en 2001� Contexte réglementaire en train de changer pour mettre en

place ce nouveau système � Plusieurs études en cours sur la mise en place du

monitoring en fonction du risque et plusieurs organismes étudient sa faisabilité.

� Le monitoring à 100% des données reste le gold standard mais représente 30 à 60% du budget d’un essai.

Quelques références sur le management du risque dans les essais cliniques:


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� Evaluation de l’efficacité et du coût de deux stratégies de monitoragepour la recherche clinique institutionnelle.� Essai OPTIMON : OPTImisation du MONitorage des études de recherche

clinique. Résultats en mars 2015, non publiés pour le moment,� https://ssl2.isped.u-bordeaux2.fr/OPTIMON/default.aspx

� F-CRIN : French Clinical research Infrastructure Network : Composantefrançaise de l’infrastructure européenne de recherche clinique ECRIN.� Lettre d’information N°1 janvier 2013 (document joint)� Conférence de Consensus : Management du risque - Du monitoring au

management du risque global. Septembre 2013

� EMA 2013 : Reflection paper on risk based quality management inclinical trials

Monitoring : Rappel BPC paragraphe 5.18.3


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� Etendue et modalités du suivi de la recherche :Le promoteur s'assure que les recherches biomédicales sont suivies demanière adéquate. Il détermine l'étendue et les modalités appropriées dusuivi en se basant sur des aspects tels que l'objectif, le plan expérimental, lacomplexité de la recherche, la mise en insu, le nombre de personnesparticipant à la recherche, les critères d'évaluation et la durée de larecherche. D'une manière générale, il convient de procéder à un suivi sur lelieu de recherches avant, pendant et à la fin de la recherche.Cependant, dans certains cas exceptionnels, le promoteur peut décider qu'unsuivi centralisé accompagné de procédures telles que la formation desinvestigateurs, des réunions et des instructions écrites détaillées peut garantirune conduite appropriée de la recherche conformément aux présentesbonnes pratiques cliniques.Ce type de suivi ne peut être envisagé sans une vérification préalable sur lelieu de recherches que les ressources disponibles et l'organisation proposéedans ce lieu sont appropriées pour la conduite de la recherche (voir 4.1 et4.2).Les données à vérifier peuvent être sélectionnées à l'aide d'unéchantillonnage statistique.�Monitoring à distance possible et pas 100% des données

Monitoring : Définir les risques


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� Risque pour le patient : sécurité (médicament ou DM, interventions, investigations…), droits des patients (consentements, données personnelles)

� Risques concernant les données : validité des données

� Score logistique et Impact pour les études institutionnelles prend en compte plusieurs éléments : le risque de la recherche A à D et � Schéma de l’étude, impact des résultats� Durée de l’étude� Nombre de patients� Multicentrique ou non � Complexité logistique et CRF…

3 niveaux de monitoring sont définis : minime, intermédiaire et élevé

Plan de monitoring :


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� Mise en place sur site ou web conférence ou réunion investigateuravantages et inconvénients (visite sur site, rencontre de tous les

acteurs de l’étude, discussion avec d’autres professionnels intra et intermétiers)

� Monitoring au premier patient inclus et puis quel rythme choisir ? Àchaque inclusion, tous les 3 ou 5 patients inclus …

� Monitoring sur site ou centralisé ?� Avantages et inconvénients :

� Sur site : adéquation des locaux et du personnel, circuits DM,produits de santé, patient … existence des patients

� À distance : contrôle de cohérence et du remplissage des eCRF,gestion des queries

Plan de monitoring :


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� Définir le % de dossiers à monitorer à 100%� Puis définir les données à monitorer obligatoirement, par

exemple : � Existence du patient � Consentement� Critères de sélection� Critère de jugement principal� EIG� Administration du traitement / randomisation

Plan de monitoring et gestion du monitoring


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� Le plan de monitoring peut être adapté tout au long de l’étude :

illustration de la méthode de gestion dela qualité dite PDCA (Plan-Do-Check-Act),WIKIPEDIA. Cf aussi roue de Deming



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Élabore :� Le plan de monitoring, � Des documents types pour faciliter le monitoring des ARCs :

� Check list monitoring : • les documents / le matériel à emporter en monitoring• Ce qu’il y a à vérifier lors d’une visite : Consentement, EIGs,

CRFs*, classeurs, logistique …• les notes à prendre sur site à chaque visite pour chaque

personne incluse dans l’étude (fiche suivi patient)

*Possibilité de faire un CRF annoté qui sert de guide de monitoring :explications sur les données à vérifier



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� Avant que le monitoring d’un essai soit commencé, prévoir une réunion avec les DATA pour faire le point sur :� Les données à monitorer +++� Préparer ensemble un guide de monitoring� Prévoir les modalités de traçabilités des informations envoyées au data.

par exemple un centre utilise l’unité g/l pour la glycémie au lieu de mmol/l � que fait-on ?



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Élabore :� des documents types pour faciliter la préparation du monitoring et le suivi

par les ARCs et le CP :

� Tableau de reporting (soit logiciel soit tableau excel), pour le suivi post monitoring : un tableau par étude pour tous les ARC avec toutes les infos nécessaires pour le suivi : patients inclus, date d’inclusion, visites faites et monitorées, visites saisies ou gelées…

� Un tableau de suivi du chef de projet avec les visites validées vues dans les rapport de monito, celles en attente

� Rapport de monitoring

� plannings et calendriers : pour définir les objectifs et deadline



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Forme les ARC : � À l’étude

� Objectifs, schéma, traitements, critères d’évaluation, EI/EIG attendus …

� À la prise de RDV de monitoring� Comment prendre RDV, à quelle fréquence ?

� Au comportement à avoir en RDV� Au remplissage des « tableaux suivis patients » suite aux

visites de monitoring � Tableaux reflétant ce qui a été vu/validé en visite de monitoring, de

ce qu’il reste à corriger, à remplir, à faire …



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� Lit, corrige, valide les rapports : vérifie la cohérence des informations dans les rapports, la bonne utilisation des versions de protocole, note d’info…

� Remonte les non conformités si besoin et entreprend les actions correctrices

� Vérifie les transmissions des infos à la PV, AQ, Data/ Stat si nécessaire� Valide le plan de data-management� Prépare des newsletter, mailing� Organise les réunions investigateurs


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Visite de Clôture _ Définition


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La fermeture du centre intervient lorsque les inclusions et lesuivi des personnes incluses sont terminés conformémentau protocole ou de façon prématurée selon la décisionnotifiée par le promoteur.

Visite de Clôture _ QUAND, Où ?


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� La visite finale intervient une fois que tous les sujetsrecrutés par le centre ont terminé l’essai

� Elle a lieu dans tous les centres qui ont été ouverts etont reçu du matériel / produit, qu’ils aient ou non inclusdes patients dans l’essai

� Cette visite met un terme à la participation du centre

Visite de Clôture _ Fin prématurée


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� Arrêt de participation d’un centre :

� Départ de l’investigateur et pas de succession

� Absence d’inclusions ou trop faible recrutement.

� Non respect du protocole, des BPCs, fraude…

Visite de Clôture _ Fin prématurée


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� Arrêt d’étude :1. Sur demande du comité de surveillance

� Si des éléments indiques qu’il y a un risque augmenté dans un des 2 bras de l’essai (Effets secondaires graves majeurs)

2. Du fait du promoteur� Alerte des autorités pour l’utilisation d’un produit� Inefficacité du traitement évidente (suite aux résultats obtenus

lors d’une analyse intermédiaire)

Visite de Clôture _ Objectifs


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� Valider les dernières données (CRF, consentements, EIGs, perdusde vue, finalisation des listes, queries, ….)

� Gestion des traitements et retours

� Inventaire du matériel de l’essai et reprise

� Mise à jour des documents réglementaires (classeur investigateur).

Visite de Clôture _ Objectifs


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� Rappel des obligations de l’investigateur ARCHIVAGEaprès la fin de l’étude et AUDIT & INSPECTION possibles

� Règles de publications

� Récupérer les documents à archiver par le promoteur

ARCHIVAGE_ documents


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� Pour les recherches portant sur des dispositifs médicaux : 15 ans� Pour les recherches portant sur des dispositifs médicaux de

diagnostic in vitro : 15 ans� Pour les recherches portant sur des dispositifs médicaux incorporant

une substance qui si elle est utilisée séparément, est susceptibled’être considérée comme un médicament dérivé du sang : 40 ans

� Pour les recherches portant sur des médicaments à usage humain :15 ans

ARCHIVAGE_ documents suite


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� Pour les recherches portant sur des médicaments à usage humaindérivés du sang : 40 ans

� Pour les recherches portant sur des produits cosmétiques : 10 ans� Pour les recherches portant sur des produits sanguins labiles, organes,

tissus d’origine humaine ou animale, ou préparations de thérapiecellulaire : 30 ans

� Pour les recherches portant sur des produits non mentionnés à l’articleL.5311-1 du code de la santé public : 15 ans

Article L5311-1 du code de la santé publique


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� 1° Les médicaments, y compris les insecticides, acaricides etantiparasitaires à usage humain, les préparations magistrales,hospitalières et officinales, les substances stupéfiantes, psychotropes ouautres substances vénéneuses utilisées en médecine, les huilesessentielles et plantes médicinales, les matières premières à usagepharmaceutique ;

� 2° Les produits contraceptifs et contragestifs ;� 3° Les biomatériaux et les dispositifs médicaux ;� 4° Les dispositifs médicaux de diagnostic in vitro ;� 5° Les produits sanguins labiles ;� 6° Les organes, tissus, cellules et produits d'origine humaine ou

animale, y compris lorsqu'ils sont prélevés à l'occasion d'uneintervention chirurgicale ;

� 7° Les produits cellulaires à finalité thérapeutique ;� 8° Le lait maternel collecté, qualifié, préparé et conservé par les

lactariums ;� 9° Les produits destinés à l'entretien ou à l'application des lentilles de

contact ;

Article L5311-1 du code de la santé publique


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� 10° (Abrogé) ;� 11° Les procédés et appareils destinés à la désinfection des locaux et des

véhicules dans les cas prévus à l'article L. 3114-1 ;� 12° Les produits thérapeutiques annexes ;� 13° (Abrogé) ;� 14° Les lentilles oculaires non correctrices ;� 15° Les produits cosmétiques ;� 16° Les micro-organismes et toxines mentionnés à l'article L. 5139-1 ;� 17° Les produits de tatouage ;� 18° Les logiciels qui ne sont pas des dispositifs médicaux et qui sont

utilisés par les laboratoires de biologie médicale, pour la gestion desexamens de biologie médicale et lors de la validation, del'interprétation, de la communication appropriée en application du 3°de l'article L. 6211-2 et de l'archivage des résultats ;

� 19° Les dispositifs à finalité non strictement médicale utilisés dans leslaboratoires de biologie médicale pour la réalisation des examens debiologie médicale.

Visite de Clôture déroulement


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� Un courrier de fin d’étude est adressé à chaque centre participant(direction de l’établissement, pharmacie, services techniques, etinvestigateur)

� La visite de fermeture du centre peut avoir lieu avant le gel de base :dans ce cas l’investigateur est prévenu qu’il peut recevoir des demandesde corrections différées

� Mise à jour par l’ARC du classeur investigateur (la correspondance(copie), modifications substantielles, les différentes versions duprotocole, de la brochure investigateur,..)

Visite de Clôture déroulement


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Récupérer les documents à archiver par le promoteur :� Les consentements (sous enveloppes scellées signées parl’investigateur principal du centre), les CRFs

� Les CRFs et les consentements vierges restants, le matérieléventuellement prêté et les enveloppes de décodage

� si le promoteur ne les archive pas, ils sont détruits par cedernier� matériel récupéré, consigné sur un bordereau et signés parles 2 parties (conservation d’un exemplaire)

Visite de Clôture Avant la visite


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Contacts

• Prendre RDV avec l’investigateur principal du centre (tel / mail / fax)• Prendre RDV avec la pharmacie du centre si possible le même jour• Prendre RDV avec le laboratoire si besoin • Envoyer courriers Investigateur/Pharmacie/ labo de rendez vous pour la

visite de clôture : date, l’horaire d’arrivée et plusieurs points à prévoir pour optimiser la visite aussi bien chez l’investigateur qu’à la pharmacie

Rq 1 : courriers adressés à l’investigateur principal du centreRq 2 : prévoir une copie à classer dans le classeur investigateur (correspondance)

Visite de Clôture - Investigateur


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Objet : essai XXXXX – PXXXXX Visite de Fermeture du Centre n°02 – La P itié Salpêtrière Bonjour Dr XXXX, Les inclusions de l’essai intitulé XXXXX , « Etude multicentrique randomisée en double insu des effets de l’administrat ion de …………………. », se sont terminées le 10/11/2013. 31 patients ont été inclus dans votre centre. La dernière visite de suivi prévue par le protocole était planifiée pour le 18/05/2014. Je vous informe par ce courrier que, comme convenu avec XXX et le Dr XXXX, je viendrai à l’hôpital de la Pitié Salpetrière le mercredi 14 janvier 2015 à partir de 9h00 pour effectuer la visite de fermeture de votre centre. Afin d’optimiser au mieux le déroulement de cette v isite, merci de :

• Mettre à disposition de classeur investigateur • Mettre à jour la liste des patients inclus ainsi que la liste des patients

éligibles mais non inclus • Réfléchir aux conditions d’archivage (lieu, boîtes d’archivage …) • Imprimer toute la correspondance du centre en lien avec le protocole.

Encore merci pour votre participation. Bien cordialement,

Visite de Clôture - Pharmacie


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Objet : essai XXXXXX – PXXXXX Visite de Fermeture du Centre n°02 – L a Pitié Salpetrière Bonjour Mme XXXXX, Les inclusions de l’essai intitulé XXXXXXX , « Etude multicentrique randomisée en double insu des effets de l’administration de …………… ……… », se sont terminées le 10/11/2013. La dernière visite de suivi prévue par le protocole était planifiée pour le 18/05/2014. Je vous informe par ce courrier que je viendrai, comme convenu avec XXXXXXX, à la pharmacie de l’hôpital de la Pitié Salpetrière le jeudi 15 janvier 2015 à 16h30 pour effectuer la visite de fermeture de votre centre. Afin d’optimiser au mieux le déroulement de cette vi site, merci de :

• Mettre à disposition de classeur pharmacie et les documents relatifs à l’essai (fiches de retour pour destruction à l’AGEPS …)

• Mettre à disposition le cas échéant les coffrets de traitement XXX retournés ou non utilisés restant à la pharmacie

• Réfléchir aux conditions d’archivage des documents de l’essai (lieu, boîtes d’archivage …)

• Rassembler votre correspondance en lien avec le protocole. Encore merci pour votre participation.

Visite de Clôture _ Avant la visite


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Préparation de la visiteImprimer pour emporter :

- le dernier rapport de monitoring- le dernier état d’avancement du monitoring sur le centre- les queries qui concernent le centre- la liste de tous les EIG recensés dans le centreRq : comparer le tableau ainsi créé avec l’ensemble des feuilles EIG

récupérées

Visite de Clôture Avant la visite


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Liste des EIG XXXX XXXXXXXX – Centre 02

• Evènements indésirables graves oui non si oui préciser

N° patient Initiales patient date d’inclusion date EIG Motifs et commentaires fiche remplie

001 XXX AA 02/09/12 ???? DCD oui non

014 XXX ZZ 11/09/12 06-09-2013 Hémorragie digestive oui non

(1 EIG à déclarer)

014 XXX EE 11/09/12 ? Prolongation d’hospitalisation oui non

015 XXX RR 13/09/12 02/12/12 PEC pour insuffisance rénale avec aggravation oui non

015 XXX TT 13/09/12 06/12/12 DCD oui non

016 XXX YY 13/09/12 27/09/12 1 Hémorragie digestive

Hémorragie digestive (récidive)

oui non

(2 EIG à déclarer)

016 XXX UU 13/09/12 19/11/12 DCD oui non

017 XXX II 29/09/12 30/10/12 DCD oui non

019 XXX OO 04/10/12 23/10/12 DCD oui non

016 XXX PP 17/08/12 27/09/12 Prolongation d’hospitalisation oui non



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Préparation de la visite

Préparer pour emporter :• les enveloppes Promoteur de consentements• Une copie des courriers de rendez vous de Clôture Investigateur et

Pharmacien• Un maximum de documents réglementaires et autres correspondant

aux classeurs Investigateur et Pharmacie pour leur mise à jour



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Préparation de la visite

Préparer pour emporter :

• La liste des dates des précédentes visites de monitoring afin de pouvoir mettre à jour la monitoring log

• Préparer en partie le rapport de clôture (à emporter)

Visite de Clôture _ Lors de la visite


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Chez l’investigateur

� Mettre à jour le classeur investigateur (courrier promoteur de Clôture, documents réglementaires …)

� Vérifier le nombre de CRFs par rapport au nombre d’inclus, le nombre de pages, classer les queries dans les CRF ou dans le classeurs investigateurs

Visite de Clôture Lors de la visite


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Chez l’investigateur

� Vérifier la bonne documentation des EIG (faits nouveaux ousuivi)

� Récupérer les CRFs vierges restants et les enveloppes dedécodage� si le promoteur ne les archive pas, ils sont détruits par cedernier



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Chez l’investigateurFaire signer :• la monitoring log• l’enveloppe de consentements Promoteur

Rq1 : l’investigateur doit noter le nombre de consentements présents dans l’enveloppe (si incomplète)Rq2 : signature par l’investigateur principal présent dans le centre le jour de la visite

Rangement des documents de l’essai dans des cartons ou boîtesd’archivage mis à disposition dans le centre



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CONSERVATION DES DOCUMENTS ESSENTIELS SUR SITE INVESTIGATEUR

PROMOTEUR : Département de la Recherche Clinique et du Développement de l’AP-HP

« Essai XXXX » « P – AOM »

« Etude multicentrique randomisée en double insu des effets de l’administration ……………………… »

Boîte n° ___ / ___

Liste des documents archivés Versions (n° et date)

………………………………………………. …………………………………….

………………………………………………. …………………………………….

………………………………………………. …………………………………….

………………………………………………. …………………………………….

Cette étude s’est terminée en ……………………………… (année X)

Ne pas détruire avant ………………………………… (année X + 15)



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A la Pharmacie

� Mettre à jour le classeur Pharmacie du centre (courrier rendez vous de Clôture, documents réglementaires …)

� Récupérer une copie des formulaires de comptabilité des traitements de l’essai

Visite de Clôture fin


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� L’ARC, après sa visite, adresse un courrier de fermeture au centre� à archiver dans le classeur investigateur

� Le chef de projet envoie les courriers officiels de clôture de la rechercheà l’attention des directeurs des hôpitaux, des pharmaciens chefs, duCPP, et de l’autorité compétente

Visite de Clôture conclusion


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Cette dernière visite : � Met fin au travail effectué pour un projet donné.� Et permet également de faire un bilan de la collaboration ARC/Investigateur.

Résultats de la Recherche : Le promoteur envoie un courrier auxinvestigateurs pour les informer des résultats globaux de la recherche

Check liste de clôture (BPC)


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� Brochure investigateur. Mises à jour de la brochure investigateur.Documenter le fait que les nouvelles informations pertinentesconcernant les médicaments expérimentaux sont fournies au fur et àmesure.

� Amendements/modifications éventuels des documents suivants :� protocole (page se signature, engagement scientifique…) et

cahiers d’observation ;� document d’information et formulaire de recueil du

consentement ;� supports susceptibles d’être utilisés en vue du recrutement

des personnes ;� autres supports de recueil des données.



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� Amendements/modifications éventuels des documents suivants :Documenter les révisions qui ont été effectuées sur ces documents aucours de la recherche. Prouver l’adéquation entre la version desdocuments mis à jour et le déroulement de la recherche.

� attestation délivrée par l’assureur.� La date à laquelle il est envisagé de commencer la recherche� Information des investigateurs de la fin de la recherche ou de son arrêt

anticipé. Documentation que l’investigateur a été informé de la fin de larecherche ou de son arrêt anticipé.



60

� Avis du CPP et avis du CPP pour toute modification substantielle de larecherche. Documenter l’avis favorable du CPP nécessaire à la mise enplace de l’amendement.

� Autorisation de l’AFSSAPS/ ANSM ou, à défaut, accusé de réception del’AFSSAPS indiquant, le cas échéant, la date à laquelle, à défaut d’uneautorisation expresse, la recherche est réputée autorisée. Et également,Autorisation de l’AFSSAPS/ ANSM pour toute modification substantiellede la recherche et, le cas échéant, la preuve de l’envoi àl’AFSSAPS/ANSM suivie d’un délai de 35 jours, à défaut d’uneautorisation expresse.



61

� CV des investigateurs et des collaborateurs impliqués dans la recherche.Pour l’investigateur, permettre d’évaluer la compétence et l’aptitude àdiriger et surveiller la recherche.

� formulaire de délégations de fonctions : Document de recueil dessignatures et paraphes des personnes autorisées à saisir ou corriger desdonnées dans le cahier d’observation. Permettre de vérifier que lesdonnées ont été recueillies dans le cahier d’observation par despersonnes autorisées.



62

� Procédures de levée de l’insu. Description de l’attribution destraitements aux personnes et système permettant l’accès au code derandomisation en cas d’urgence. Documenter le système qui, en casd’urgence, doit permettre d’identifier rapidement le médicamentexpérimental pour une seule personne qui se prête à la recherche à lafois.

� Documentation de la notification au promoteur par l’investigateur desévénements indésirables conformément aux dispositions législatives etréglementaires, ainsi qu’au protocole.

� Rapport de la visite de mise en place de la recherche. Documenter larevue des procédures et des modalités pratiques du déroulement de larecherche, avec l’investigateur et l’équipe impliquée dans la recherche.



63

� Monitoring Log complet

� Liste complète de la correspondance des codesd’identification des personnes incluses dans la rechercheavec l’identité de ces personnes. Permet à l’investigateurd’avoir la liste exhaustive des personnes ayant participéa la recherche, afin d’accéder aux dossiers archives/sources en cas d’audit ou d’inspection. Cette liste doitêtre conservée conformément aux dispositionslégislatives et réglementaires en matière deconfidentialité.



64

� Liste des personnes sélectionnées dans la recherche. Identifier lespersonnes sélectionnées, ayant donné leur consentement et ayantéventuellement déjà eu un premier examen, durant la période desélection de la recherche. Ces personnes ne sont pas encoreconsidérées comme incluses dans la recherche biomédicale.

� liste chronologique des inclusions des personnes dans la recherche.Faire l’état des inclusions chronologiques des personnes dans larecherche ; les personnes sont identifiées par leur numéro dans larecherche.



65

� Documents d’information et formulaires de recueil du consentementcomplétés, datés et signés. Prouver que le consentement libre, éclairé,recueilli par écrit de chaque personne qui se prête à la recherche a étéobtenu avant sa participation à la recherche, et conformément à la loi.Objectiver l’accord donné par la personne concernée aux personneschargées du contrôle de la qualité d’accéder aux données individuellesstrictement nécessaires à ce contrôle (original chez l’investigateur)

� Documents sources. Prouver l’existence de la personne qui se prête àla recherche et l’intégrité des données rapportées. Inclure lesdocuments originaux liés à la recherche, les traitements et lesantécédents de la personne.



66

� Cahiers d’observation complétés, datés et signés et tout autredocument/support servant au recueil des données. Attester quel’investigateur confirme les données recueillies et transmises aupromoteur. (copie investigateur, original promoteur)

� Queries / Requêtes : Documentation des corrections apportées aucahier d’observation et à tout autre document/support servant au recueildes données. Documenter les corrections et les ajouts au cahierd’observation, ou à tout autre document/ support servant au recueil desdonnées, par des personnes dûment autorisées pour ce faire. (copieinvestigateur, original promoteur)



67

� Documentation sur le gestion et la comptabilité des UT : vérifierl’ensemble des ordonnances prescrites, la documentation de ladestruction des médicaments non utilisés

� Document récapitulatif par personne se prêtant à la recherche indiquant: les différents résultats avec la date et l’heure de prélèvement et cellede l’exécution des analyses, les résultats des échantillons de contrôleavec les mêmes renseignements chronologiques, les éventuellesremarques ainsi que les incidents survenus.

� Documenter l’ensemble des résultats pour un type d’analyse donné ;document réalisé par le biologiste conformément à l’arrêté du 26novembre 1999 modifié relatif à la bonne exécution des analyses debiologie médicale.



68

� Valeurs ou bornes des valeurs de référence des analysesde laboratoire ou des tests et examens prévus dans leprotocole en vue d’évaluer l’efficacité ou la sécurité dumédicament. Documenter les valeurs de référence.

� Document de gestion des échantillons biologiques prélevés(le cas échéant). Permettre de connaître l’identification et lalocalisation des échantillons biologiques conservés, si desdosages/ analyses ont besoin d’être refaits.



69

Communications autres que les visites effectuées sur le lieu de recherches:

� lettres ;� comptes rendus de réunions ;� comptes rendus téléphoniques ;� messages électroniques ;� télécopies...

Documenter tout contact pertinent concernant la gestion et la conduite dela recherche, les déviations au protocole, les événements indésirables.



70

Rapport final : Dans un délai d’un an suivant la fin de la recherche, unrapport final est établi et signé par le promoteur et l’investigateurcoordonnateur. Tous les investigateurs sont informés des résultats de larecherche par l’investigateur coordonnateur ou par le promoteur.