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NOTICE D’AIDE A L’UTILISATION DE TRACES

Certificats européens d’exportation vers les pays tiers

Utilisation de TRACES et production/utilisation de certificat

Suite à la négociation d’accords de libre échange (AELE), la Commission européenne a négocié des

certificats sanitaires d’exportation européens, c'est-à-dire identiques pour tous les Etats Membres de

l’Union Européenne.

L’outil de gestion communautaire centralisant les mouvements d’animaux et les flux de produits

d’origine animale est le système TRACES (TRAde Control and Expert System – TRACES). Concentrant à

son origine les données sur les mouvements d’animaux et de produits d’origine animale tant à

l’intérieur de l’Union européenne (UE) qu’en provenance de l’extérieur, TRACES contient maintenant

des informations relatives aux exportations vers les pays tiers pour les couples pays/produits

concernés par des accords de libre échanges.

Pour les couples pays/produits concernés (copier/coller le lien suivant dans la barre d’adresse du

navigateur internet https://circabc.europa.eu/w/browse/0a663872-5ec8-43db-80ea-618bc3bc3eeb),

les certificats sanitaires ne sont plus postés sous Exp@don et doivent être préremplis sous TRACES

par les exportateurs français.

Avant toute utilisation ou consultation du système, les exportateurs doivent s’enregistrer dans

TRACES afin de disposer de leurs identifiants.

La procédure d’enregistrement de l’exportateur fait l’objet d’une validation par l’autorité

compétente, la DD(CS)PP du département où se situe l’établissement du demandeur.

Compte bloqué :

En cas de compte bloqué et supprimé il est conseillé de contacter TRACES via sante-

traces@ec.europa.eu pour effectuer une demande de réinitialisation du compte.

Il est également conseillé de bien réfléchir à l’adresse email au moment de l’ouverture d’un compte,

en effet TRACES enverra systématiquement toute information vers cette adresse qui doit rester

exploitable pour la personne travaillant sur TRACES.

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Création ou utilisation d’un certificat

Pour créer ou réutiliser un certificat déjà créé, l’opérateur sélectionne « Certificat

d’exportation » dans le menu gauche situé sur la première page après connexion.

L’écran de recherche de certificat est alors affiché.

Recherche de certificat

L’opérateur est invité à saisir une information dans l’une des cases de critères de recherches. Le plus

simple restant la saisie du nom de l’expéditeur enregistré (généralement le nom de l’entreprise).

Deux possibilités:

a) Utiliser un ancien certificat suite à une recherche

b) Créer un nouveau certificat : cliquer sur « Nouveau »

b)

a)

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a) Si l’opérateur est déjà enregistré et que des certificats ont déjà été créés, l’opérateur peut

utiliser un ancien certificat.

Il existe deux options :

1. Ouvrir un certificat afin de le modifier

2. Copier/coller un certificat afin d’utiliser les mêmes informations pour un nouvel envoi

b) Création d’un nouveau certificat

Le choix de création d’un nouveau certificat ouvre l’écran contenant l’onglet « Lot ».

Il existe deux modes de renseignement du code douanier : soit via une recherche rapide en

disposant du code puis en cliquant sur « Assigner » après saisie, soit via une arborescence ou

« Navigateur code de nomenclature ».

1.

2.

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Navigateur code de nomenclature : l’opérateur sélectionne le début du code dans « Navigateur code

de nomenclature », l’arborescence correspondante se développe :

Remarque : Dans le cadre de l’exportation de produits laitiers, la notion de lot sous entend

l’expédition d’une commande dans sa globalité composée d’un ou plusieurs produits. Si la

commande de l’opérateur est composée d’au moins deux codes douaniers différents pour son

expédition, l’opération sera alors à renouveler.

Sélection de l’espèce :

Dans cet exemple, l’opérateur est invité à classifier le produit, lait cru ou pasteurisé. Il doit ainsi

connaître la classification de son produit avant de saisir le certificat.

Ensuite, TRACES demande de catégoriser le produit en fonction de l’espèce animale (vache,

bufflonne, chèvre ou brebis). La mention « Certificat EXPORT sans transit à travers les États

membres » est cochée automatiquement dans le système, l’opérateur n’y a pas accès.

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Lorsque l’opérateur a renseigné les informations concernant le produit du lot (code douanier, type,

espèce) il peut:

- Renseigner les informations d’un autre produit contenu dans le même lot en cliquant sur

« Assigner et ajouter un nouveau code »,

- Passer à l’étape suivante lorsque toutes les informations de chaque produit ont été

remplies en cliquant sur « Assigner ».

- Supprimer le certificat en cours et les données saisies en cliquant sur « Annuler»

Suite au clic sur « Assigner », l’écran « Détails concernant le lot présenté : Références » apparaît.

Références:

L’opérateur peut a tout moment : annuler, enregistrer ou soumettre le certificat. -> le mieux est

d’enregistrer le certificat après avoir rempli toutes les rubriques nécessaires (Commerçant/ lot/

transport/ itinéraire) sinon des messages d’erreur apparaitrons car le certificat ne sera pas complet.

L’operateur peut remplir les rubriques (commerçant, lot, transport, itinéraire) dans l’ordre qu’il

souhaite.

Explications de certaines parties de l’onglet « Références » :

I.2 N° de référence du certificat : le numéro sera visible lorsque la DSV compétente (DDPP) aura

validée le certificat

1.6 N° des certificats originaux associés : si d’autres certificats ont été émis, l’opérateur peut les

ajouter en pièce jointe. L’ajout de pièce jointe s’effectue via le bouton « Ajouter » dans le rectangle

« Attachement ».

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Commerçants

I.1 Expéditeur :

L’opérateur a deux possibilités pour saisir l’expéditeur :

- Si l’expéditeur est déjà enregistré :

- soit on le recherche avec son Code d'agrégation, il suffit alors de le renseigner et de

cliquer sur « Assigner » pour que les informations de l’expéditeur soient reprises

automatiquement

- soit on peut rechercher l’operateur en cliquant sur « Sélectionner ». Il suffit de

renseignant les diverses entrées (pays, nom. .) puis de cliquant sur « Rechercher ».

- Si l’expéditeur n’est pas créé : il faut sélectionner « Nouveau »

Remarque : le DSV peut valider en même temps la création de la société pour laquelle on travaille

(Expéditeur) et le certificat sanitaire en création/créé

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Remarque : Recherche de la société Le plus simple est de sélectionner « France » dans les pays si

l’opérateur exporte de France et saisir le nom de l’entreprise.

Les résultats s’affichent avec une liste se rapportant à l’expéditeur saisi :

L’opérateur choisit enfin l’établissement concerné par l’envoi de marchandises.

I.5 Destinataire : sélection de la société

-> Après avoir déterminer l’expéditeur, il convient de déterminer le destinataire. 2 solutions :

1/ Le destinataire est déjà enregistré :

On peut donc le rechercher en « Assignant » son code d’agrégation (si connu par l’operateur

expéditeur)

Soit faire une recherche du destinataire en cliquant sur « Sélectionner »

Une fois encore, le plus simple est de «Sélectionner » le destinataire par pays de destination et

saisir l’entreprise importatrice dans le pays choisi (cf. capture ci-dessous) La liste des

destinataires enregistrés s’affiche alors pour que l’opérateur puisse faire son choix.

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2/ Le destinataire n’est pas enregistré :

Il faut alors le crée en cliquant sur « Nouveau pays hors UE » dans la rubrique « Sélectionner »

Remarque :

Souvent, le destinataire n’a pas été créé en cas de première utilisation sur TRACES le concernant, il

faut donc créer ce destinataire. La DSV doit ensuite valider le statut. Il est préférable de

prévenir/notifier la DSV en parallèle par email afin qu’elle procède à la validation, n’ayant pas

forcément connaissance de l’information dans l’immédiat.

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I. 1 Lieux d’origine :

Ici, l’opérateur doit sélectionner le dernier point où a été chargée la marchandise. Il s’agira du lieu de

visibilité du lot pour les services vétérinaires. Il peut correspondre soit au dernier établissement

appartenant à l’entreprise, soit à un entrepôt ou a été stockée la marchandise, avant l’envoi et le

passage par le point de sortie du pays.

Ce lieu détermine la DSV compétente grâce au numéro de département.

I. 12 Lieu de destination :

L’opérateur sélectionne en premier lieu le pays de destination à droite en I.9.

I.7 / I. 8 Pays et région d’origine :

L’opérateur sélectionne le pays et la région d’origine de produits du lot.

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Le n° d’atelier de transformation est un bon indicateur d’origine car il identifie l’usine et donc son

lieu de production grâce à son n° d’agrément ici « FR 53…. » (53 = département de la Mayenne)

Deux options :

- Annuler -> annule toutes les saisies depuis le début

- Enregistrer un exemplaire du CS -> le clic conduit à un affichage d’information sur les

points manquants.

Remarque : les messages d’erreur apparaissent au moment ou l’on souhaite enregistrer ou valider

peu importe le moment et à quel stage on se trouve dans le système. Si certaines données manquent

ces messages apparaitront.

Marchandise : L’opérateur voit s’afficher le code douanier et l’espèce renseignés. Il est possible de

les modifier.

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I. 22 « Marchandises certifiées aux fins de : » : l’opérateur peut cocher si le produit est concerné par

la consommation humaine

I. 25 Identification des marchandises :

Il y a une ligne par produit. Si l’opérateur a enregistré deux espèces différentes pour le même code

douanier, il verra s’afficher deux lignes. Par ailleurs l’opérateur doit faire correspondre le Code

produit (code douanier) avec l’espèce animale préalablement choisie.

Atelier de transformation : n° d’agrément de l’établissement

Numéro du lot :

Sur certains produits le numéro de lot n’est disponible qu’au moment du départ de la marchandise

vers sa destination. L’opérateur peut donc enregistrer en attendant le départ, pour revenir ensuite

saisir le numéro de lot correspondant dans le certificat sanitaire qu’il aura enregistré.

La DSV accepte cette possibilité de saisie au jour du chargement.

Attention : si la DSV valide le CS un jour après la date de départ, elle verra s’afficher un message

rouge indiquant un blocage ou une impossibilité de validation.

Nombre de conditionnements : nombre de colis à envoyer

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L’operateur peut ajouter autant de lignes que de produits différents existant dans sa commande.

Il doit ajouter via une saisie manuelle, le nombre total de colis (nombre total de conditionnements)

et le poids brut.

Ajouter 10 : permet d’ajouter 10 entrées manuellement (au lieu de cliquer 10 fois sur « Ajouter »)

Lorsque toutes les informations de l’onglet « Lot » ont été saisies, l’opérateur enregistre.

Onglet « Transport » :

L’opérateur saisit la date du départ en I. 14 à droite.

I.29 Temps estimé du transport : temps entre le lieu de chargement (établissement expéditeur) et le

point de sortie. Apparait automatiquement par défaut.

I. 21 N° du scellé et n° du conteneur : Il est conseillé par précaution de saisir le numéro de scellé

juste avant le chargement.

Itinéraire:

I. 26 Transit par les Etats membres :

Pour le moment, cette case peut rester vide.

I. 32 Point de sortie de l’UE :

L’opérateur doit essentiellement (pour le moment) renseigner le point de sortie UE.

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I. 16 Point d’entrée

Ici, avec l’exemple du Chili il n’y a qu’un point d’entrée possible dans la liste : Val Paraiso

Enregistrement : une fois le certificat enregistré à la suite de la saisie du mot de passe demandée, un

numéro de référence DRAFT est attribué.

L’opérateur peut retrouver le certificat enregistré en haut de la liste affichée lors d’une recherche de

certificats (cf. début procédure). Ici le certificat est en statut « Brouillon » car il n’est présent que

dans la session de l’opérateur, et non celle du DSV.

L’opérateur a la possibilité de retourner dans le certificat en cliquant sur « Ouvrir ».

Le n° DRAFT sera différent lorsque le certificat sera validé. La DSV pourra lui attribuer un autre

numéro.

Après l’ouverture du certificat, l’opérateur peut choisir de l’imprimer (version Brouillon) pour obtenir

un visuel et éventuellement vérifier les points manquants, car il aura besoin d’une version française

et d’une version dans la langue du pays de destination. Ci-dessous figure la sélection linguistique en

question avant impression:

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Document certificat brouillon imprimé (la mention « Brouillon » est apposée sur le document pour

indication) :

Dans le cas où certaines informations nécessaires seraient manquantes dans le certificat, la DSV peut appeler l’entreprise afin qu’elle puisse modifier le certificat en conséquence et le renvoyer aussitôt via TRACES. La DSV le recevra directement.

L’opérateur doit joindre le document d’attestation dioxine au préalable (exemple page suivante): soit en le mettant en pièce jointe dans TRACES, soit en l’envoyant par email à la DSV compétente.

Si l’opérateur estime que le certificat est correct après vérification, il peut le soumettre à la certification.

Annule et remplace : si la DSV a validé, en cas d’erreur elle doit l’annuler elle-même et l’opérateur doit en refaire un autre puis le soumettre à nouveau. C’est la DSV qui est chargée de le remplacer. L’opérateur a l’information avec « N° de référence » puis « Remplacé par… »

Lorsque le CS est validé, la mention « ORIGINAL » est apposée sur le document imprimé pour

indication.

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REPUBLIQUE FRANCAISE REPUBLICA FRANCESA

ATTESTATION COMPLEMENTAIRE AU CERTIFICAT N°

CERTIFICADO COMPLEMENTARIO AL CERTIFICADO N°

Les animaux ou produits décrits par le certificat joint ne proviennent pas d’exploitations ou d’animaux ou d’œufs issus d’exploitations qui font l’objet de mesures conservatoires (mise sous séquestre) par les services vétérinaires, du fait de suspicion d’utilisation d’aliments susceptibles d’être contaminés par la Dioxine tel que prévu par alerte communautaire. Les produits ne sont donc pas contaminés par cette pollution, et conformément aux plans de surveillance, le taux de dioxine ne dépasse pas les normes internationales admises. Los animales o productos no provienen de establecimientos o de animales o huevos provistos por establecimientos en los cuales se aplican medidas cautelares (colocación bajo embargo) por el Servicio Veterinario Oficial, en relación con la utilización de alimentos susceptibles de haber sido contaminados por la dioxine segun notificacion comunitaria. Los productos no son contaminados por esta polucion; y segun los programas de vigilencia la proporcion de dioxine es inferior a las normas internacionales. N° Etablissement(s) / N° de Establecimiento(s) :……………………………….

Fait à / En...........………………………………….........le / el..........................

Le Vétérinaire Officiel / El Veterinario Oficial

ACDIO5ESP

Exemple d’attestation complémentaire à

insérer en pièce jointe :